46 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 3. december 2013 Start kl. 17.00, slut kl. 20.00. Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Christian Vestergaard, Tina Holm, Eigil Stausholm, Kirsten Sørensen, Pia Hornbæk, Inge Häuser, Palle Christensen, Carl Aage Poulsen, Steen Købsted, Robert Simonsen, Lisbeth Andersen, Kim Martens, Bjarne Olsen, Lise Lotte Kjær og Lotte Bang. Frede Skrubbeltrang gik efter punkt 1, Winni Jensen, Egon Jensen og Lise Stender havde meldt afbud. Dagsorden: 1. Husordner - hvad kan de bære herunder politik for klager m.v. Johnny, Carsten og evt. Karina eller Bettina som tager sig af klagerne på kontoret, deltager under punktet. Spisning 2. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde 3. Orientering fra: a. Formanden b. Udvalg 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 5. Evaluering af bestyrelsesmøderne og bestyrelsens struktursammensætning efter maj 2014 herunder temamøde og planlægning af møder i 2014 6. Rammeaftale med rådgivere skal den udvides til at omfatte Niels Krogh Madsen som har overtaget Rottbøll og Christensen eller skal vi undlade og fortsætte med 2 arkitekter? 7. Politik for byggesags honorar 8. Forretningsgang for renholdelse 9. Ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden til afdeling 2 Havrevangen/Bygholmen 10. Dato og forslag til emner til næste møde 11. Eventuelt 12. Resume af beslutninger 1. Husordner - hvad kan de bære herunder politik for klager m.v. Palle Christensen orienterede om hans erfaringer og det møde vi havde haft med Anne Henriksen specifikt omkring afdeling 1 og 3. Der var en livlig debat omkring klagesager. Der blev foreslået at vi overvejer at droppe de anbefalede breve da, de næsten aldrig bliver hentet og koster rigtig mange penge. Steen Købsted er ikke enig i at afdelingsbestyrelsen ikke skal have en kopi af klagebrevet. Den øvrige bestyrelse mener ikke afdelingsbestyrelsen har noget at bruge den til. Politik for klager blev gennemgået og med en tilføjelse klager forældes efter ½ til 1 år afhængig af klagens art, blev politikken godkendt. Den ændrede klagepolitik blev godkendt Lotte Bang foreslog, at vi udarbejder en vejledning til beboerne
47 så de kan se hvad de kan og skal gøre. Beboerrådgiverne udarbejder sammen med Bettina og Karina en vejledning. 2. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møde Ingen bemærkninger til dagsordenen og referatet. 3. Orientering fra: a. Formand Se formandens orientering. Ingen bemærkninger. Dagsorden og referat blev godkendt b. udvalg Aktivitetsudvalg: Har fastsat den 15. februar 2013 til bestyrelsens julefrokost, men fundet ud af at det var lige op til uge 8, men vi fastholder datoen. Kunstudvalg: Nykredit har afskaffet julevinen, til gengæld vil de gerne fra deres fond bevilge et tilskud til kunst eller legeplads til Lille Tingbakke de snakker i størrelsesordenen kr. 35.000. Såfremt vi er interesseret kan vi sende en ansøgning inden 31. december 2013. Byggeudvalg: Intet nyt 4. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Bjarne Olsen spørger til KPMGs fusion med EY Lotte Bang er bekymret da hun ikke har så gode erfaringer med EY, de har ikke noget godt ry hverken for at behandle kunderne eller medarbejderne godt. Dog bebuder vore kontakt personer i KPMG, at det ikke vil få nogen praktisk betydning for os. Konkurs Søren Bernhard A/S, vi forsøger at lave en aftale med Nørresundby Bank, men LB er ikke sikker på at det kan lykkedes. Der er lavet licitation på færdiggørelsen af etapen og der vil blive lavet en ny licitation på sidste etape i foråret 2014. Der har været lidt opstarts vanskeligheder med Bolignet bl.a. var alle afdelingsbestyrelsens private telefon nr. tilgængelige, det er korrigeret, nu kan man vælge hvis man ønsker det vist. Palle Christensen spørger undrende til det Gitte Vinther skriver om dødsboer. Lotte Bang bekræfter, at det ikke er noget vi kan ændre på og beklager, at der desværre er flere og flere tab i
48 afdelingerne på boudlæg. Palle Christensen opfordrer til at vi skal passe på hinanden, Lotte Bang skal ikke nødvendigvis arbejde så sent om natten som her på det sidste. Steen Købsted orienterer at de i afdeling 16 har haft bestyrelsesmøde og valgt at de ikke ønsker sammenlægning af afdelingerne i Store Tingbakke som LBF har krævet. Christian Vestergaard orienterer om, at der i afdeling 4 Rughaven m.fl. er stemt ja til helhedsplanen - 197 for 185 imod. 5. Evaluering af bestyrelsesmøder og -arbejdet samt bestyrelsen 2014 herunder temamøde og planlægning af møder for 2014 Et forslag til emne kunne være hvad husordner kan bære. Punktet blev udsat til næste møde. 6. Rammeaftale med rådgivere skal den udvides til at omfatte Niels Krogh Madsen som har overtaget Rottbøll og Christensen eller skal vi undlade og fortsætte med 2 arkitekter Vi vil fortsætter med 2 arkitekter og meddeler Niels Krogh Madsen at vi ikke ønsker at overdrage rammeaftalen til dem. Det projekt vi har indsendt kan gøres færdigt med de tilknyttede kontaktpersoner. 7. Politik for byggesags honorar Forslag til ændringer for beregning af byggesags honorar så det er nemmere at beregne honorarets størrelse før renoveringens start og dermed lave estimat over omkostningerne for renoveringerne. Politikken blev godkendt ensstemmigt. Politik for byggesags honorar godkendt 8. Forretningsgang for renholdelse Den tilrettede forretningsgang blev taget til efterretning og vi tilstræber at forretningsgangen i fremtiden bliver mere ensartet. Bl.a. vil vi holde et kursus med deltagelse af BL og en jurist for at teamledere og varmemestrer der syner kan blive klædt på til opgaven. 9. Ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden til afdeling 2 Havrevangen/Bygholmen
49 Afdeling 2 har ansøgt om et tilskud til etablering af petanquebane kr. 38.000. Der var enighed om at etablering af en petanquebane ikke falder ind under kriterierne for tilskud jf. vores politik for tilskud fra dispositionsfonden. 10. Dato og forslag til emner Næste møde den 14. januar 2014 kl. 17.00-20.00 Punkter på fremtidige møder: Evaluering af bestyrelsesmøderne og bestyrelsens struktursammensætning efter maj 2014 Facebookpolitik Afregning af udlæg m.v. - kontokort Gavepolitik Ansøgningen om en petanquebane blev ikke godkendt Næste møde 14. januar 2014 11. Eventuelt Palle Christensen tilbud fra bredbånd Nord et fælles oplæg fra Yousee afdeling 5 er interesseret. Han spørger til binding på kontrakten. Lotte Bang mener dog ikke den ændring der er lavet skulle afstedkomme en binding. Hun undersøger. Steen Købsted spørger omkring overvågningskamera har vi en politik - det er besluttet at det skal tages op i hvert enkelt tilfælde. Palle Christensen har dog endnu ikke meldt tilbage. Lotte Bang spørger til julegaver til bestyrelsen, Christian Vestergaard er imod og da det ikke er med i gavepolitikken, Pia Hornbæk mener når man får et honorar for at sidde i bestyrelsen skal man ikke også have en gave. Eigil Stausholm er ikke enig, det er en anerkendelse for at have lagt et stykke arbejde i løbet af året. Steen Købsted er enig med Eigil Stausholm. Palle Christensen er enig med Christian Vestergaard. (der er efterfølgende sendt information ud på mail vedrørende dette punkt) Punkt på næste møde gavepolitikken I nogle afdelinger har vi indført en Husdyr registrering hvilket er ret hensigtsmæssigt i de afdelinger der har tilladelse til husdyr, vi kunne godt anbefale at alle afdelinger ville indarbejde det. Vi sender et eksempel rundt til alle afdelinger med husdyr som et forslag til implementering i afdelingerne. 12. Resume af beslutninger Det blev besluttet: - at klagepolitikken blev godkendt - at et emne til temamøde kunne være husordner med deltagelse af advokaten
50 - at julefrokost 15. februar 2014 - at vi søger om tilskud i kunstfonden til Nykredit - at politik for byggesags honorar blev godkendt Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Palle Christensen Formand Næstformand Eigil Stausholm Tina Holm Inge Häuser Lisbeth Andersen Kirsten Sørensen Robert Simonsen Winni Jensen Lise Stender Carl Aage Poulsen Egon Jensen Pia Hornhæk Steen Købsted Bjarne Olsen