Århus Byråd Rådhuset 8000 Århus C 09-06- 2008 Vedr. afslag til stillingsansøger. A har ved brev af 13. december 2007 rettet henvendelse til Statsforvaltningen Midtjylland, som i medfør af 47 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 1060 af 24. oktober 2006 med senere ændringer) fører tilsynet med kommunerne i Region Midtjylland og med Region Midtjylland. A har søgt en stilling hos Århus Kommune, som han fik afslag på. A anfører bl.a., at han i den forbindelse ikke har fået en begrundelse for, hvorfor Århus Kommune ikke har kunnet imødekomme hans ansøgning om ansættelse. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund: A rettede ved brev af 13. december 2007 henvendelse til statsforvaltningen. Det fremgik af henvendelsen, at A har søgt en stilling hos Århus Kommune, som han fik afslag på. A har oplyst, at han ikke har kunnet få et svar, der opfylder bestemmelserne. A savner således: En begrundelse for, at Århus Kommune ikke har kunnet imødekomme hans ansøgning. A anfører, at Århus Kommune forsøger at begrunde, hvorfor den man har ansat er blevet ansat, men det er som udgangspunkt uden interesse for mig. En klagevejledning En klagefrist TILSYNET STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: 151 6950 RINGKØBING JOURNAL NR.: 2007-613/265 SAGSBEHANDLER: IMJMID DIREKTE TELEFON: 7256 8552 TELEFON: 7256 8300 TELEFAX: 9732 4517 GIRO: 887 3747 EAN- NR. 5798000362314 midtjylland@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: 09.00-15.00 TORSDAG: 12.30-17.00 FREDAG: 09.00-12.00 EKSPEDITIONSTID: MANDAG- ONSDAG 09.00-15.00 TORSDAG 09.00-17.00 FREDAG 09.00-12.00 A har desuden stillet nogle spørgsmål om den, der er blevet ansat i stillingen. A anfører i den forbindelse, at Århus Kommune har ry for at opslå stillinger proforma, hvorefter man foretager interne ansættelser der er jo offentlighed i forvaltningen. Det har Århus Kommune ikke ønsket at svare på.
Statsforvaltningen anmodede ved brev af 20. december 2007 Århus Byråd om en udtalelse. Århus Kommune afgav ved brev af 16. januar 2008 en udtalelse. Kommunen anførte bl.a., at det er kommunens vurdering, at sagen er behandlet i overensstemmelse med skrevne og uskrevne juridisk gældende retningslinier på området. I relation til begrundelsen for, at A ikke er blevet ansat i stillingen, henviser kommunen til mails af 11. og 13. december 2007 fra Afdelingen for til A. I mail af 11. december 2007 til A skrev kommunen således bl.a. følgende som svar på A s ansøgning af 26. november 2007: Idet vi henviser til din ansøgning som medarbejder til, beklager vi at måtte meddele dig, at vi ikke kan tilbyde dig stillingen. Heri ligger der ikke en tilsidesættelse af dine kvalifikationer, men vi har valgt at besætte stillingen med en ansøger, som i endnu højere grad modsvarer den aktuelle jobprofil. A rettede ved mail af 12. december 2007 henvendelse til kommunen, idet A anmodede om at få tilsendt en ny afslagsskrivelse, som lever op til formkravene i forvaltningsloven. Derudover ville A gerne bede om nogle oplysninger i relation til den medarbejder, der var blevet ansat i stillingen. Det drejede sig om oplysninger om navn, uddannelse, kvalifikationer udover de, der følger af uddannelsen samt oplysning om, hvorvidt vedkommende forud for denne ansættelse var ansat ved Århus Kommune. Århus Kommune besvarede A s henvendelsen ved mail af 13. december 2007 og anførte bl.a. følgende:..et enigt ansættelsesudvalg har valgt at ansætte en ingeniør med kompetence indenfor det faglige område i samt med mange års erfaring med opgaver i forbindelse med håndtering af betalingsvedtægten for på det kommunale område. Yderligere oplysninger om vedkommende kan jeg desværre ikke oplyse, da det er personlige oplysninger, men jeg håber at ovenstående er tilfredsstillende. Det er kommunens vurdering, at den i de omhandlede mails givne begrundelse er i overensstemmelse med de krav, som kan udledes af forvaltningslovens 22 og 24. SIDE 2
I relation til klagepunkterne omhandlende klagevejledning og klagefrist oplyser kommunen, at afgørelsen i den foreliggende sag ikke kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, hvorfor der i henhold til forvaltningslovens 25 heller ikke er krav om klagevejledning. Kommunen anfører videre, at idet A s brev af 13. december 2007 til statsforvaltningen først er blevet kommunen bekendt i forbindelse med statsforvaltningens fremsendelse af sagen ved brev af 20. december 2007, har kommunen ikke haft tilstrækkelig anledning til at skønne, om der som følge af den almindelige vejledningspligt omtalt i forvaltningslovens 7, stk. 1, kunne være behov for oplysning om muligheden for sagens indbringelse for tilsynsmyndigheden eller Folketingets Ombudsmand. Århus Kommune anfører endvidere nogle bemærkninger om aktindsigt. Århus Kommune henviser således til forvaltningslovens 10, stk. 2, hvorefter ansøgere til offentlige stillinger alene har krav på at blive bekendt med dokumenter, som vedrører egne forhold. Kommunen henviser endvidere til offentlighedslovens 2, stk. 3, om aktindsigt i personsager. I kommunens udtalelse er videre anført følgende: Det er allerede som led i begrundelsen for, at A ikke blev ansat i stillingen overfor ham oplyst, hvilken uddannelse og kvalifikationer, som den, der er blevet ansat, er i besiddelse af, jfr. foran to omtalte mails. Kommunen vil snarest belejligt overfor A imødekomme ønsket om oplysning af navn på den som er blevet ansat i overensstemmelse med reglerne i Offentlighedslovens 2 og 16, stk. 3. Under hensyn til, at opregningen i 2, stk. 3 er udtømmende, agter kommunen ikke at oplyse om stillingindehaverens forudgående beskæftigelse. Kommunen finder ikke, at de særlige hensyn, som ligger bag meroffentlighedspricippet i 4, stk. 1, 2. pkt. gør sig gældende i nærværende sag. Kommunen oplyser endelig, at stillingen er besat efter eksternt opslag i øvrigt i overensstemmelse med de regler og den praksis, som følges i det offentlige. Retsgrundlag: 7, stk. 1, 10, stk. 2, kapitel 6-22-24 - og 25 i forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 1365 af 7. december 2007) er sålydende: 7, stk. 1. En forvaltningsmyndighed skal i fornødent omfang yde vejledning og bistand til personer, der retter SIDE 3
henvendelse om spørgsmål inden for myndighedens sagsområde. 10, stk. 2. Den, der ansøger eller har ansøgt om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste, kan dog kun forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter mv., der vedrører den pågældendes egne forhold. 22. En afgørelse, skal, når den meddeles skriftligt, være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. 23, stk. 1. Den, der har fået en afgørelse meddelt mundtligt, kan forlange at få en skriftlig begrundelse for afgørelsen, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. En begæring herom skal fremsættes over for myndigheden inden 14 dage efter, at parten har modtaget underretning om afgørelsen. Stk. 2. En begæring om skriftlig begrundelse efter stk. 1 skal besvares snarest muligt. Hvis begæringen ikke er besvaret inden 14 dage efter, at begæringen er modtaget af vedkommende myndighed, skal denne underrette parten om grunden hertil samt om, hvornår begæringen kan forventes besvaret. 24, stk. 1. En begrundelse for en afgørelse skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen efter disse regler beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Stk. 2. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Stk. 3. 24, stk. 1, 2. pkt., og stk. 2, gælder ikke i de sager, der er nævnt i 9, stk. 4. Begrundelsens indhold kan i øvrigt begrænses i det omfang, hvori partens interesse i at kunne benytte kendskab til denne til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private eller offentlige interesser, jf. 15. 25, stk. 1. Afgørelser, som kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, skal, når de meddeles skriftligt, være ledsaget af en vejledning om klageadgang med angivelse af klageinstans og oplysning om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om eventuel tidsfrist. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. Stk. 2. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at klagevejledning på nærmere angivne sagsområder, hvor særlige forhold SIDE 4
gør sig gældende, kan undlades eller ske på anden måde end nævnt i stk. 1. 2 og 16, stk. 3, i offentlighedsloven (lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer) er sålydende: 2, stk. 1. Loven gælder ikke for sager inden for strafferetsplejen. Sager om lovgivning, herunder bevillingslove, er kun omfattet af loven, for så vidt lovforslag er fremsat for Folketinget. Stk. 2. Bortset fra bestemmelsen i 6 gælder loven endvidere ikke for sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste. Det samme gælder for andre sager om enkeltpersoners ansættelsesforhold i det offentliges tjeneste, jf. dog stk. 3 og 4, stk. 2. Stk. 3. I sager som nævnt i stk. 2, 2. pkt., gælder loven for oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser. For så vidt angår ansatte i chefstillinger gælder loven endvidere for oplysninger om disciplinære reaktioner af advarsel eller derover. Det gælder dog kun for et tidsrum af to år efter, at den endelige afgørelse herom er truffet. Stk. 4. Justitsministeren kan bestemme, at loven i sager, der er omfattet af stk. 2, 2. pkt., tillige skal gælde for andre oplysninger end dem, der er nævnt i stk. 3. 16, stk. 3. Fremsættes der begæring om aktindsigt i sager som nævnt i 2, stk. 2, 2. pkt., underretter myndigheden snarest den ansatte herom med angivelse af, hvem der har fremsat begæringen. Når der er truffet afgørelse om aktindsigt, underretter myndigheden den ansatte om, hvilke oplysninger i sagen der er udleveret. Statsforvaltningens udtalelse: Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i styrelsesloven. 1. Begrundelse Hvis afslag til en stillingsansøger meddeles skriftligt, skal afslaget ledsages af en begrundelse i overensstemmelse med forvaltningslovens kapitel 6, herunder forvaltningslovens 24 om kravene til indholdet i en begrundelse. Begrundelseskravet i forvaltningsloven anses først og fremmest motiveret i retssikkerhedshensynet til den, der modtager en afgørelse, som ikke giver ham medhold. Han skal have et grundlag for at vurdere, om afgørelsen er lovlig og rigtig, eller om han eventuelt skal anfægte den over for afgørelsesmyndigheden eller en klage- eller tilsyns- SIDE 5
myndighed. Begrundelseskravet tjener desuden bl.a. til generelt at øge tilliden til offentlige myndigheders virksomhed og afgørelser, og pligten til at begrunde antages generelt at fremme kvaliteten i trufne afgørelser. En begrundelse skal derfor i medfør af forvaltningslovens 24, stk. 1-2, som udgangspunkt indeholde tre elementer. For det første skal den henvise til de retsregler, i medfør af hvilken afgørelsen er truffet. Det gælder dog ikke, hvis afgørelsen ikke er truffet i medfør af nogen retsregel, men fx som i ansættelsessager i medfør af myndighedens almindelige pligt og beføjelse til at drive myndighedens virksomhed og træffe ledelsesbeslutninger i den sammenhæng. For det andet skal begrundelsen om fornødent indeholde en redegørelse for de faktiske omstændigheder i sagen, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. For det tredje skal myndigheden i afgørelser, der beror på et skøn, oplyse om de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Statsforvaltningen har den opfattelse, at en begrundelse i et skriftligt afslag til en stillingsansøger enten skal fortælle om mangler i ansøgerens kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling, eller om de kvalifikationer hos den valgte, som kommunen lagde vægt på eller eventuelt begge dele. Statsforvaltningen finder, at såfremt disse forhold er beskrevet således, at den afviste ansøger kan se, hvad der blev lagt vægt på, er begrundelseskravet opfyldt. Det er statsforvaltningens opfattelse, at kommunens mail af 13. december 2007 indeholder en begrundelse, der lever op til ovenstående krav. Af mailen fremgår således, hvilke kvalifikationer den valgte ansøger er i besiddelse af. Statsforvaltningen ser ikke grundlag for at anse begrundelsen for ufyldestgørende som motivation af kommunens valg af ansøger. 2. Aktindsigt Statsforvaltningen er enig med kommunens udtalelse om, at A alene har krav på at blive gjort bekendt med dokumenter, som vedrører A s egne forhold, jf. forvaltningslovens 10, stk. 2. Kommunen har oplyst, at kommunen vil imødekomme A s ønske om oplysning af navn på den person, som er blevet ansat, i overensstemmelse med reglerne i offentlighedslovens 2 og 16, stk. 3. SIDE 6
Statsforvaltningen tager kommunens oplysning til efterretning og forudsætter, at dette er sket. Statsforvaltningen forudsætter desuden, at kommunen har givet aktindsigt vedrørende alle de oplysninger, som nævnes i offentlighedslovens 2, stk. 3, 1. pkt., for så vidt A har anmodet derom. 3. Klagevejledning Da afgørelsen om ansættelse ikke kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, er der ikke pligt til klagevejledning i henhold til forvaltningslovens 25. Det er endvidere statsforvaltningens opfattelse, at kommunen ikke havde anledning til at iværksætte almindelig vejledning efter forvaltningslovens 7, stk. 1. 4. Proforma Der er intet i det i sagen oplyste, som giver statsforvaltningen anledning til at formode, at kommunens valg af ansøger er usagligt begrundet. Statsforvaltningen bemærker herved, at den som tilsynsmyndighed ikke kan anfægte en kommunens skønsudøvelse, så længe denne må antages at respektere lovgivningens rammer for sådanne skøn. Der er ikke noget i vejen for, at allerede ansatte hos kommunen søger stillinger eller ansættes i dem. Dette forudsætter naturligvis, at kommunen foretager en saglig vurdering af alle indkomne ansøgninger og afvejer alle ansøgeres kvalifikationer og mangler i forhold til den aktuelle stilling og ikke favoriserer nogen, fx som følge af, at de allerede er ansat i kommunen. Statsforvaltningen foretager sig herefter ikke videre i sagen. Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til A. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Martin Basse kontorchef Inge Maria Frydendahl Jakobsen SIDE 7
fuldmægtig SIDE 8