Referat af bestyrelsesmøde d. 13. november 2018, kl. 19.00-22.30 Tilstede: Tim, Niels-Erik, Steen, Anita, Kurt, Stig, Annette & Magnus Fra Ejendomskontoret: Danny Andersen Fra Bo-Vest: Torben Hvidsten, Sophie Klemmesen Afbud: Ingen 1. Godkendelse af seneste Afdelingsmødereferat den 10.10.2018. Godkendt 1.1 Godkendelse af seneste bestyrelsesmøde den 9.10.2018 Godkendt 2. Spørgsmål til referaterne: Ingen 3. Konstituering af bestyrelsen: Formand: Tim Resen Næstformand: Stig Rasmussen Kasserer: Annette Rasmussen Referent: Kurt Damsted Medlem: Stig, Niels-Erik, Steen & Anita 1. Suppleant: Magnus Aagaard 2. Suppleant: Vacant 6.Status på byggesagen ved Sofie Clemmensker På afdelingsmødet den 10. oktober 2018 valgte bestyrelsen at tage punktet af dagsordenen p.g.a. bestyrelsens ønske om dybere gennemgang af forskellen i nuværende budget og det i 2017 godkendte budget. Stig : Utilfreds med projektgruppens regnefejl, og afdelingens kompetence samt projektets økonomi. Han mener i øvrigt, at fremlæggelse på afdelingsmødet den 28. november er forhastet. Annette : Undrer sig over fordoblingen af dørprisen i.f.t. det i 2017 godkendte budget. Sofie: Oplyser, at byggeudvalget lbd, er blevet informeret. Budgettet maj 2017 blev udarbejdet på grundlag af informationer, der på det tidspunkt var til rådighed for kælderdørene. Rådgiver og erfa blev anvendt. Torben : Mener, at Bo-Vest priser er ok, og det er dem man har brugt. Det er rådgivers priser, der nu har fordoblet priserne på BD60 døre. Rådgiver har været ude efter budgettet og gennemtjekket alle kælderdørene.
Rådgiver priser: 12.000 kr./dør Budget priser: 10.000 kr. / dør Steen : Byggeudvalget har ikke været brugt aktivt nok. Standard procedure bør være en ordentlig fysisk gennemgang med BU og PA som deltagere sammen med rådgiverne, Sofie: Var med rundt, men så ikke problemet med altaner og kælderdøre. Annette: Ønsker, at afvente med at offentliggøre budget før årsager er indhentet. Kan projektet evt, ændres? Hvad er konsekvensen heraf? Danny: Kun et spørgsmål om, at Bo-Vest genforhandler med rådgiver. Sofie: Bo-Vest har udbudt opgaven til rådgiver, hvorfor rammen er fastlagt kontraktligt. KONKLUSSION: Byggeudvalget afholder konkret møde med Sofie Clemmensen i morgen (14.ds.2018). Emne: Forslag 1; Hovedprojektet alene Forslag 2: Hovedprojektet + tilføjelse (Baldakiner) Projektet sættes i gang. Afstemning foretages ved afdelingsødet om: Med Baldakin: 2,6 % huslejestigning Uden Baldakin: 2,3 % huslejestigning 6.1 Altaner. v/ Torben Påregnes at gå i udbud i næste uge, hvorefter der afholdes møde med byggeudvalget (Tim, Stig og Steen) og konklusion træffes herefter så igangsætning kan ske i Q1/2019. 6.2 Affaldsøer v/torben Monterings Arbejdet foregår ok ift plan. Generel information møde med beboerne om hvordan man bruger affaldsøerne afholdes i december måned inden jul. 6.3 P-pladser v/torben Processen er igang. Tilbud forventes indhentet inden for de næste 2 uger. 4: Indstillinger og orienteringer fra ejendomskontoret. 4.1:Forslag til indkøb af maskiner: Indkøb af 2 stk. Husqavarna Combimaskiner med klippebord (Græsklipning), fejemaskine og saltudlægger. Bytteprisen med udfasning af 1 stk. IRUS.fejemaskine beløber sig samlet til kr. 205.000 kr. Indkøb af 1 stk. Stama Multiel ladbil med tippelad samt anhænger med tip. Elbilen indregistreres, så den også kan anvendes på offentlig vej. Byttepris med udfasning af traktor, affaldsvogn og affaldskompressor beløber sig til kr. 278.750. Indkøb af 2 stk. Cramer løvsuger til kr. 80.000. Indkøbene finansieres over den på afdelingsmødet godkendte ekstrabevilling på kr. 650.000.
Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen godkender, at der indkøbes maskiner som beskrevet. Aktion: Afdelingsbestyrelsen godkender, at der indkøbes maskiner som beskrevet. 4.2: Forslag til ændringer af køkken- og badeværelsesrenovering under den kollektive råderet. RÅDERETSBADEVÆRELSER: MUREARBEJDER BETALES AF BEBOEREN. Arbejdet omfatter nyt Bad: Nedhugning af alle vægfliser, oghugning af terrazzogulv, opstøbning af hele gulv samt med fald til afløb i bruseniche, op pudsning af overvægge, klar til fliser, primning af vægge og gulv, vådrumsbehandling iflg. SBI 252 til loft med væv i hjørnerne i hele rummet, ind muring af spejl 500x800 mm, levering og opsætning af vægfliser i hele rummet til 2,30, levering og pålægning af gulvklinker på hele gulvet, fugning af gulv og vægge samt Silikone fugning. Tillægsydelser - bilag. NØDVENDIGE: Udstøbning af gennemboringer i dæk/etageadskillelse. ELARBEJDER BETALES AF AFDELINGEN. El-arbejder ikke besluttet. VVS-ARBEJDER BETALES AF AFDELING VVS-arbejder omfatter demontering af eksisterende installation, hulboring i betondæk for ny afløbsinstallation, etablering af ny aføbsinstallation for toilet, gulvafløb og håndvask, nyt gulvafløb m.v. MALERARBEJDER BETALES AF BEBOEREN, KAN EVT. BETALES OVER VEDL. KONTO. Loft (specialbehandling), faldstamme og gerigter. TØMRERARBEJDER Afkortning af badeværelsesdør i bund. MULIGHEDER FOR VALG AF FLISER/KLINKER GLASVÆG JF.TEGNINGER
GENBRUG SANITET GENBRUG AF BLANDINGSBATTERIER TILVALG: SKAB UNDER VASK KUN TIL STANDARDVASK (DEN AFDELINGEN OPSÆTTER) GULVVARME ELVARME UNIDRAIN (gulvafløb) TIL DRØFTELSE : 4.21:Finansieret råderetsbeløb hæves til kr. 75.000-4.2.2:Forslag Afskrivningsperiode hæves til 20 år Det er helt uproblematisk at ændre afskrivningsperioden, da det på ingen måde er nødvendigt med en 10-årig afskrivningsperiode. Månedlige ydelser falder. Afskrivningsperiode 20 år - (Dog ønsker Anita 10 år) 4.2.3:Malerarbejder Forslag: Bør, grundet krav om vådrumsssikring af lofter, kun udføres af professionelle.. 4.2.4:Elarbejder Forslag: Opsætning af stikkontakt ved spejl. 4.2.5: Murerarbejder Forslag: Glasvæg udgår, der er ikke plads og erstattes af forhæng (beboerbetaling). Der må ikke opsættes andre typer vægge. Betaling for tilvalg. RÅDERETSKØKKENER. Følgende skal fremgå af et afdelingsreferat: FINANSIERET RÅDERETSBELØB KR. 65.000 AFSKRIVNINGSPERIODE 10 ÅR
TØMRER/SNEDKER ARBEJDER BETALES AF BEBOEREN TØMRER/SNEDKER ARBEJDER OMFATTER: Nedtagning af eksisterende køkken, ny gulvbelægning, montering af nyt køkken efter beboerens valg. Montering af rørkasse ved vandrør og faldstamme. Hovedentreprisen - styring af byggesagen - ligger hos køkkenfirmaet. ELARBEJDER BETALES AF AFDELINGEN ELARBEJDER OMFATTER: Montering ny boligtavle med automat sikringer, ny el-installation til komfur inklusive ekstra kabel kabel for eventuel indbygningsovn, ny el-installation til opvaskemaskine, ny el-instalation til emhætte, nyt lampeudtag i loft, nye kontakter ved dør, bestående af 1 stk. stikkontakt og 1 stk. krone afbryde, dvs. dobbelt afbryder (loftslys og underskabs belysning), der 3-4 dobbelte OPUS panel stikkontakter på bordplade, der monteres 6 stk. LED slimline armaturer under overskabe, driver placeres oven på overskabe, hvis der forefindes stofledninger i køkken installationen, udskiftes de til kabel installation, det er yderst få der ønsker midlertid tilslutning af komfur i entre. VVS-ARBEJDER BETALES AF AFDELINGEN VVS-ARBEJDER OMFATTER: Afmontering af eksisterende installation, og genmontering med få ændringer fra køkken til køkken, samt skift af gammel model af faldstamme. MURERARBEJDER MURERARBEJDER OMFATTER:Nedrivning af eksisterende vægfliser, pudsning af vægge, opsætning af fliser, fugninger efter rørindfræsning. GULVARBEJDER BETALES AF AFDELINGEN GULVARBEJDER OMFATTER: Skift af hele gulvet + isolering og parketgulv. BLANDINGSBATTERIER/KOMFUR Genbruges med mindre skift er nødvendigt.
MALERARBEJDER - BETALES AF BEBOER MALERARBEJDER OMFATTER: Spartling, opsætning af væv på alle vægge, samt malerbehandling af værre, lofter og træværk. EMHÆTTER/HVIDEVARER Kan ikke finansieres over den kollektive råderet. TIL DRØFTELSE : MALERARBEJDER Forslag: Krav om væv fastholdes, men opsættes kun på synlige flader.. TØMRER/SNEDKER ARBEJDER Forslag: Rørkasser kan ikke fravælges.. ELARBEJDER Forslag: Kun nødvendig indfræsning af kabler foretages. Der er ikke grund til indfræsning af alle kabler. GULVARBEJDER Forslag: Skift af hele gulvetc+cisolering og pålægning af linoleum eller pålægning på eksisterende gulv. Driften vurderes løsning af det enkelte køkken. MURERARBEJDER Forslag: Opsætter kun fliser, hvis beboeren har valgt denne løsning. Øvrige murerarbejder udgår og foretages af maler. FARVEVALG AF FLISER UDGÅR/ÆNDRINGER AF VEDLIGEHOLDELSESREGLEMENTET Køkken: Vægbehandling. Løs gulvbelægning skal fjernes ved fraflytning
Badeværelser: Gælder kun for ikke renoverede badeværelser. ENDELIG INDSTILLING FRA AFDELINGSBESTYRELSEN FREMKÆGGES TIL BESLUTNING PÅ ET EKSTRAORDINÆRT AFDELINGSMØDE SOM EN SAMLET PAKKE FOR HENHOLDSVIS BADEVÆRELSER OG KØKKENER. 4.3 Tømning af nedgravede affaldscontainere. Brøndby Kommune er indstillet på, at ved løbende ibrugtagning af færdige affaldsøerne, påbegyndes tømningerne. Det vil kommunen organisere. For driften vil det være en fordel, da skaktlukningen ikke skal foretages på en gang, men også kan foretages løbende. Afhentning af rest- og madaffald hos beboere, der ikke selv kan klare opgaven. Hvilke kriterier skal der vurderes efter. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen godkender, at de nye affaldsøer ibrugtages, når de er klar til brug. Bestyrelsen godkendte driftens indstilling. 4.4 Affaldsspande til madaffald. Affaldsspande til madaffal skal indkøbes over affaldsprojektet. Spande fås i flere størrelser, en 7 eller 10 liters model. Poser til madaffald skal indkøbes over driftbudgettet - prisniveau afhængig af posestørrelse. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen godkender, hvilken spandetype der skal indkøbes. Afdelingsbestyrelsen besluttede, at det er den 7 liters, der indkøbes. 4.5 Godkendelse af dagsorden til det ekstraordinære afdelingsmøde den 28. november 2018 Ekstraordinært afdelingsmøde med godkendelse af kollektive råderetsordninger og ny økonomi for byggesagen. Dagsordenen vedlagt. Driften indstiller, at afdelingsbestyrelsen drøfter og godkender dagsordenen til ekstraordinært afdelingsmøde. Indkaldelsen skal omdeles onsdag den 14. november og bilag eftersebdes den 21. november 2018. Bestyrelsen godkendte driftens indstilling.
4.6 Efterretningssager. 4.6.1: BUDGETKONTROL Budgetkontrol gennemgået og der er ingen særlige bemærkninger udover forbruget på konto 116 til nye vaskemaskiner. Øvrige forhold er gennemgået med afdelingens økonomimedarbejder og for 2019 er der i PPV-Planen (konto 116-aktiviteter) rettet på indkøb af maskiner og småværktøj (afsat som reserver til indkøb). Samtlige større indkøb forelægges til godkendelse i afdelingsbestyrelsen. 4.6.2: PERSONALE Driften organiseres fra 1. februar 2019 med 5 gårdmænd, 1. førstemand, 1 HKér og en deltids ejendomsmester. Gårdmænd: Erik, Jan, Ole, Dean (ny funktionær fra 1. november) og Christian (afløser), 1.mand: Mads, HKér; Lise og Ejendomsmester deltid: Danny. Denne organisering vil for 2019 give ét råderum på ca. 300.000 kr. De håndværksmæssige ekspertiser, som de ansatte besidder, bruges såvel i bygningen som i udearealer. Opgaven ligger primært på to ansatte. 4.6.3 HÅNDVÆRKSPRISER - LUKKET PUNKT Orientering blev givet på mødet. 4.7 Orienteringssager. 4.7.1: LED LAMPER LED lamper til resterende opgange indkøbes i 2018 og ligger på lageret indtil opsætning efter maling af opgangene er afsluttet. Bevilling til indkøb er budgetteret i indeværende år. 4.7.2: NYE TRÆER Haveudvalget (beplantningsudvalget) har været rundt i afdelingen sammen med en gartner, og der er valgt et antal placeringer til nyplantning i indeværende år. Træerne finansers over konto 116 1400. 4.7.3: ROTTEPLAGE Kommunens skadedyrsbekæmpelse er aktivt på sagerne. Aktuelt er der opstillet fælder ved Park Allé 202-206 og Brøndbyvestervej 96.
7: Orientering fra bestyrelsesmedlemmers deltagelse i møder, kurser, etc. Aktion: Tim og Stig deltog i Dorte Larsens 70 års fødseldag 7: Formandens diverse Aktion: Der er nedsat et Haveudvalg / beplantningsudvalg (Tim og Stig) Udvalget har været rundt med en gartner, der kommer med en beplantningplan for 20 bye træer inden jul. 9. Beboerhenvendelser Aktion; Referater bliver ikke offentliggjort 10. Brug af B-ordningen Aktion: Anvendes i henhold til lovgivningen Ved opsigelse lukkes B-kontoen Før opsigelse bruges den til vedligehold og ælde Efter opsigelse besigtiges lejligheden og mislighold ordnes uden om B-kontoen Ny forslag udarbejdes af Danny Andersen og forelægges bestyrelsen. 11. Info fra udvalgene. 11.1 Husorden og vedligehold. Intet at bemærke 11.2 Legeplads. Udvalget skal tjekke forbruget af disse. Legepladser, der ikke bruges skal lukkes aht. vedligehold og reservedelsbeholdning. 11.3 Område. Se bemærkning om beplantningsudvalget under pkt. 7. 11.4 Bygge. Intet at bemærke. 11.5 Klage. (emner herunder bliver ikke offentliggjort). 11.6 IT & Webside. Intet at bemærke. 11.7 Effektiv drift. Intet at bemærke.
Referent: Kurt Damsted