Vejledning til Mit Personale 2017 2. udgave 1
Indholdsfortegnelse Oversigt over Løn side 2 Ansættelse side 3 Fratrædelse/forlængelse side 19 Journalisering Personalemappen side 21 Lønskemaer side 25 Mødetidsplan side 27 Ferie overfør/udbetal timer side 31 Indberetning af fravær sygdom side 33 Indberetning af fravær nedsat tjeneste side 37 Indberetning af fravær barsel side 40 Indberetning af fravær omsorgsdage side 43 Indberetning af fravær seniordage side 44 Indberetning af fravær tillidshverv side 45 Rapporter side 46 2
Løn- og personalekonsulenter Anne Lindholm Hansen 2257 Susanne Hollmann 2256 Samantha Faber 2276 Yeliz Uzmay 5143 Lotte H. Danchell 2255 Charlotte Torp 2267 Annemarie S. Otte 2261 Irene Lærke 5240 Hotline til Løn: Lokal 2727 (mandag fredag mellem 8:30 13:00) Ved hastesag udenfor telefontid, ring direkte til en lønkonsulent Mailadresse: personale@fredensborg.dk 3
Log ind i KMD OPUS Rollebaseret Ansæt medarbejder For at ansætte nye medarbejdere, skal du gå ind under fanen Mit Personale og Løn- og ansættelsesvilkår I venstre side kan nu ses de forskellige arbejdsgange, du kan foretage dig Du trykker her på Ansæt medarbejder Selve ansættelsen foregår i 7 trin felter markeret med en lille stjerne, skal udfyldes! Skulle du blive i tvivl om noget, står der en hjælpe-tekst til højre Du kan til hver en tid, gå tilbage i de 7 ansættelsestrin, hvis du finder en fejl vær dog opmærksom på, at ændringerne på et givent trin, kan have konsekvenser for øvrige trin. Gennemse derfor altid alle trin igen, hvis du foretager ændringer Forløbet vil hele tiden kunne følges i boksen Indhold, som vil komme frem nedenfor til venstre 4
Trin 1 Basis Start med at udfyld CPR-nummer, Startdato og vælg Ansættelsesforhold Du kan ved oprettelse på tidligere og fratrådte medarbejdere få forskellige muligheder Nyansættelse - Genansættelse - Overflytning Du skal vælge Nyansættelse Er du i tvivl, ring 2727 5
Tidsbegrænset ansættelse Ved tidsbegrænset stilling, skal der angives en fratrædelsesdato Fratrædelsesdato er sidste dag i måneden eller sidste arbejdsdag ved en skæv dato f.eks. 21.12.2016 Tryk herefter på Næste 6
Trin 2 Stilling 1. Åben rullelisten under Organisation her ser du de enheder som du enten er leder for eller har adgang til Vælg den organisationsenhed som medarbejderen skal ansættes på (valg af organisationsenhed bestemmer kontering) 2. Åbn rullelisten/ikonet ved Stilling søg stillingen frem ved at trykke Vis søgekriterier Aktivitetsårsag Månedsløn: Vælg ledig stilling eller tidsbegrænset ansættelse Timeløn: Vælg tilkaldevikar. Jobstatus: Vælg hvilken slags medarbejder du ansætter Tryk herefter på Næste 7
Trin 3 Lønforhold Hvis der er tale om tjenestemandsansættelse kontakt Løn på 2727 1. I rullemenuen under Medarbejderkreds vælger du hvilken type medarbejder der skal ansættes Vær opmærksom på, at de nederste vedr. tjenestemandsansatte lærer og løntilskud Ved månedslønsansættelse vælges der overenskomstansat Ved timelønsansættelse vælges der vikar Løntilskud, flexjob, akutjob vælges der overenskomstansat noter i bemærkninger, hvis den ansatte er dækket af en af de nævnte 8
2. Tryk på ikonet ud for Lønklasse for at søge den rigtige lønklasse frem Søg lønklassen ved at trykke på Vis søgekriterier. Her kan du enten: - Tryk på pilen ud for lønklasse og søg indenfor intervaller eller stillingskategori - Søge, hvis man kender de første fem tal og sæt * og klik start søgning 9
3. Erfaringsdatoen skal dokumenteres med eventuelt sidste lønseddel eller anden dokumentation Erfaringsdato styrer lønindplacering og oprykning til næste løntrin i henhold til gældende overenskomst Hvis den nyansatte er omfattet af en forhåndsaftale, skal du: 4. Marker i Forhåndsaftaler, tryk på ikonet for at søge forhåndsaftale En Forhåndsaftale, er en aftale der er indgået mellem fagforbundet og kommunen om aflønninger for bestemte funktioner f.eks. Praktikvejledertillæg) 10 Klik på ikonet og få vist evt. indgået Forhåndsaftaler indenfor overenskomsten
Vi anbefaler, at der ikke indberettes Individuel løn via Decentral ansættelse Hvis du alligevel opretter Individuel løn via Decentral Ansættelse, skal der stadig udfyldes et lønskema Individuel løn tastes i Lønskema og sendes til personale@fredensborg.dk 11
Trin 4 Arbejdstid Månedslønnet: Du skal her ændre Tæller, hvis der er tale om færre timer end 37 pr. uge Deltidsmedarbejder der arbejder 20 timer ugentligt, skal registreres 20,000/37,000 Nævner må aldrig ændres Ved anden ansættelses dato end den 1. i måneden, vil du her bliver bedt om antal timer / præsteret timer Du kan få hjælp, ved at vælge en faggruppe, ude i rullefanen ved Hent værdier til faggruppe Arbejdstiden for Timelønnet Hvis du ansætter en timelønnet medarbejder, vil du møde nogle blanke felter Beskæftigelsesgraden indberettes som 0,001 / 37,000 En timelønnet, vil aldrig kunne få udbetalt en månedsløn, uanset hvilken tæller / nævner du indberetter Tryk Næste 12
Trin 5 Tilslutning 1. Afmærk Pension hvis medarbejder er berettiget til pension fra ansættelsestidspunktet Uddannet personale har stort set alle ret til pension fra ansættelsestidspunkt Ikke uddannet personale har for størsteparten karenstid for oprettelse af pension Vi tjekker jeres indberetninger af pensionsordninger 2. Sæt flueben i både Tidsadministration og Vagtplan, hvis medarbejderen skal være tilknyttet Vagtplan (Husk efterfølgende, at indberette i den organisatoriske placering) De medarbejder som ikke er tilknyttet Vagtplan, skal der oprettes en Mødetidsplan 13
3. Tag stilling til om medarbejderen skal benytte Hovedkort eller Bikort Hovedregel: Månedsløn: altid hovedkort/frikort Timeløn: altid bikort Medmindre medarbejderen selv anmoder om andet Skema til Ansættelse på Timeløn, har muligheden for at markerer for valg af hovedkort/frikort Hvis medarbejderen ønsker en supplerende trækprocent indberet f.eks. 2 Således øges trækprocenten med 2 %, udover den trækprocent, der er angivet af SKAT IT-skal ikke vinges af og ikke udfyldes Hvis medarbejderen skal have adgang til en løsning indenfor løn, økonomi og indkøb mm. (adgang til KMD Opus), oprettes en Helpdesk opgave Tryk Næste 14
Trin 6 Supplerende oplysninger 1. Hvis evt. bemærkninger til ansættelse skriv i det markerede felt F.eks. Lønskema ligger i Personalemappen, Beklædningsgodtgørelse, Aftenvagt eller anden info 2. Jeg ønsker at angive anden modtager Anvendes ikke, da alle oprettelser er sat op til at videresendes til vores fælles postkasse Tryk Næste 15
Trin 7 Kontroller og udfør Her ser du alle de informationer du har indberettet 1. Gennemse om det er korrekte oplysninger ellers har du mulighed for at gå tilbage i trinene 2. Tryk Udfør ansættelsen Ansættelsen er nu fuldført og medarbejderen er nu tilgængelig i Mit Personale 16
Vedligehold medarbejder Vælg Mit Personale - videre på Løn- og ansættelsesvilkår - Vedligehold medarbejder Når du har valgt Vedligehold medarbejder, får du vist ovenstående skærmbillede 17
1. Find den medarbejder, som skal ændres Venstre side under Teamoversigt 2. Tryk Ændre dato for at vælge den dato, ændringerne skal gælde fra 3. Dobbeltklik på den ændring du skal bruge 4. Foretag ændring og tilføj eventuelt Bemærkninger Scrol ned på siden og tryk Send til godkendelse I de bjælker der står Vis, kan man kun se oplysninger og ikke ændre på dem Hvis man alligevel ønsker at ændre noget, kan du beskrive, hvad der skal ændres under Tilføj eventuelle bemærkninger F.eks. hvis medarbejderen skal have pension fra starten 5. Tryk Send til godkendelse 18
Fratrædelse/ Forlængelse For at Fratræde medarbejder, skal du gå ind under fanen Mit Personale Klik herefter videre på Fratrædelse/forlængelse Find den medarbejder, som skal fratrædes Venstre side under Teamoversigt Tryk Ændre dato for at vælge den dato for fratrædelsen Fratrædelsesdato er sidste arbejdsdag (som udgangspunkt fratrædes der med udgangen af en måned) Find aktivitetsårsag for fratrædelsen Klik på rullemenuen ved Aktivitetsårsag Hvis der kommer et nyt felt frem med Feriekort må dette ikke røres Det gør der ved f.eks. Pensionering = Forladt arbejdsmarkedet 19 Tryk Næste
HUSK Der må ikke fratrædes medarbejdere, der overgår til anden stilling i Fredensborg Kommune. Her skal du kontakte Løn. At journaliser den skriftlige opsigelse i Personalemappen. Hvis det er eget ønske, skal opsigelsen journaliseres under Ansøgt afsked 81.36.05 med teksten f.eks. 31.10.16 Opsigelse 5. Kontroller at de tastede oplysninger er korrekte 6. Tryk Udfør fratrædelse Fratrædelsen er nu gennemført OBS timelønnede skal fratrædes den sidste dag de er på arbejde 20
Journaliser i Personalemappen via Outlook 1. Scan dokumenter, gerne i en lang fil (alle dokumenter) i et scan 2. Åbn Outlook og klik på mailen, så den markeret 3. Oppe til højre i Outlook, klikker du på ikonet Gem i Personalemappen Er det første gang den dag du skal journalisere, kommer denne boks frem Du skal logge på med samme kode, som du bruger til Mit Personale 21
1. Tast cpr.nr eller medarbejder.nr. og tjek Udsøgningsdato 2. Udsøgningsdato skal være en dato, hvor medarbejder er ansat 3. Vælg Dokumenttype og ving af i Gem kun vedhæftede filer Hvis det kun er det ene dokument, som skal journaliseres på denne medarbejder under Ansættelse, kan man fjerne flueben på den andet dokument 4. Højre klik på den fil der skal gemmes (med flueben) og Omdøb til f.eks. 01.10.16 Indstilling og bilag 22 Klik på Gem
Personalemappen via Mit Personale 1. Vælg medarbejder og åbn mapper ved at klikke på de sorte pile 2. Åbn dokument ved at markere dokument og klik på Vis 3. Tekster kan rettes og filer kan flyttes til anden mappe herfra Vælg Andre handlinger og ret tekst i Kort Beskrivelse og klik på Gem egenskaber 23
Der kan gemmes dokumenter som er gemt i dine mapper Vælg Opret eller indlæs Indlæs fil Klik på Gennemse Find det dokument du vil gemme Navngiv dokument - f.eks. 01.12.16-31.03.17 Aftale om orlov uden løn (gemmes under 81.30.02) 24
Lønskemaer på FREDE I menuen i venstre side vælges Løn - Blanketter Vær opmærksom på, at lønskemaer ne jævn ligt opdateres, næste gang er pr. 01.04.17 25
26 Vær opmærksom på, at tillæg kan være det fulde beløb eller reguleres i forhold til timetal Husk at der skal skrives en begrundelse / tekst for at udbetaling af trin og beløb
Mødetidsplan hvad er det? Mødetidsplanen er den der viser den aftalte arbejdstid. Mødetidsplanen er styrende for hvor mange timer der bliver trukket i ferie, 6. ferieuge mv. Mødetidsplanen går bl.a. ind og optæller eksakte fraværstimer, der bliver brugt til bl.a. fraværsrapporter og statistikker. Hvis den ugentlige arbejdstid ændres skal mødetidsplanen opdateres det sker IKKE automatisk. 27
Opret mødetidsplan Vælg funktionen Mødetidsplaner, markér medarbejderen og klik på knappen behandl. 28
Opret mødetidsplan Indtast dato for hvornår mødetidsplanen skal være gyldig fra (evt. en gyldig til dato). Indtast antallet af uger, som mødetidsplanen skal indeholde. 29
Opret mødetidsplan Indtast mødetider på de enkelte dage. Kontroller mødetidsplanen ved brug af knappen Beregn gns. mødetid. Navn på skabelon tast mellemrum (systemet giver den derved et nummer). Klik på knappen gem for at gemme mødetidsplanen. Der kommer kvittering på oprettelsen. 30
Ferie - overførsel/udbetaling af tid Ferie optjenes i ferie år f.eks. 01.01.16 31.12.16 Ferie optjent i 2016, afholdes i perioden 01.05.17 30.04.18 og så fremdeles. Overfør tid = overførsel af ferietimer til næste ferieår. Udbetal tid = udbetaling af 6. ferieuge må først indberettes efter lønkørslen for april, dog kun hvis der er afleveret underskrevet blanket til nærmeste leder senest 1. oktober. 31
Ferie - overførsel/udbetaling af tid Vær opmærksom på at dato er sat det rigtige år. Afholdelses år skifter ved 1. maj. 32
Indberetning af fravær - sygdom Vælg funktionen Indberet fravær/nærvær. Udsøg medarbejder via navn/ma.nr./cpr-nr. Klik på den medarbejder, der skal indberettes på. 33
Indberetning af fravær - sygdom Vælg fraværstype sygdom. Indtast en start dato og slut dato ved at klikke på kalenderen (hvis slutdato ikke kendes, sættes denne til 31.12.9999. Gem indberetningen. Accepter indberetningen. 34
Indberetning af fravær - 56 Hvis du har en langvarig eller kronisk lidelse, som medfører, at du ofte er sygemeldt, har du mulighed for at søge om en 56 aftale. Hvad er en 56 aftale? En 56 aftale er en aftale, som indgås mellem dig og din arbejdsgiver. Dit lokale jobcenter skal godkende aftalen. Aftalen giver din arbejdsgiver ret til refusion fra kommunen fra din første fraværsdag, hvis du er sygemeldt pga. din langvarige eller kroniske lidelse. Hvem kan få en 56 aftale? Du kan søge om en 56 aftale, hvis: du har en langvarig eller kronisk lidelse. du årligt er sygemeldt i mindst 10 dage grundet lidelsen. Hvis jobcentret er i tvivl om, du er sygemeldt i mindst 10 dage årligt, vil de indhente en erklæring fra din læge. 35
Indberetning af fravær - 56 56 indtastes som sygdom m/ 56-aftale (hvis I er i tvivl om der er en 56 aftale, kan det tjekkes under fraværsaftaler ). Aftalen journaliseres i personalemappen og mail til personale@fredensborg.dk 36
Indberetning af fravær - nedsat tjeneste/nedsat tjeneste graviditetsgener Hvis en medarbejder på grund af sygdom ikke kan genoptage arbejdet i fuldt omfang, kan det aftales med ansættelsesmyndigheden, at vedkommende betragtes som delvis uarbejdsdygtig og dermed er delvist sygemeldt. I sådanne tilfælde har den ansatte ret til sædvanlig løn under det delvise sygefravær. 37
Indberetning af fravær - nedsat tjeneste/nedsat tjeneste graviditetsgener Hvis medarbejderen har det samme antal timers nedsat tjeneste hver dag, kan der med fordel vælges funktionen gentagelse. 38
Indberetning af fravær - nedsat tjeneste/nedsat tjeneste graviditetsgener Marker de dage hvor der er fravær (det er muligt at udfylde skema dagligt, ugentlig samt månedligt). Hvis en slut dato ikke kendes, tastes eller vælges en dato, dog max 5 år frem. Klik på Gem. 39
Indberetning af fravær - barsel Man har som forældrepar ret til 46 ugers barsel (farens 2 uger tælles ikke med). De fordeles således: Mor 26 uger med løn (14 + 12 uger) Far 2 uger med løn inden for de første 14 uger efter barnets fødsel Far 7 uger med løn (hvis offentlig ansat), gælder for børn født efter 01.04.15 20 uger på dagpenge (13 uger hvis far er offentlig ansat og afholder sine 7 uger med løn) 40
Indberetning af fravær - barsel Medarbejderen skal aflevere en vandrejournal med ultralydsdato for forventet fødsel. Derefter vil I modtage en mail fra Løn om, hvornår de kan gå fra på barsel (tidligst 8 uger før). Derefter opretter I barsel i enten Rollebaseret Indgang eller Vagtplan. Senest 8 uger efter fødslen udfyldes blanketten Aftale om barselsorlov sammen med medarbejderen, denne lægges på personalesagen, samt en mail til personale@fredensborg.dk 41
Indberetning af fravær - barsel i Vagtplan Åbn 4 ugers plan Opret et barselsforløb Højreklik / afvigelse Opret Barselsforløb Nøgle: Tast MA.nr. Betegnelse: Barsel Tast forventet fødselsdato og OK Herefter skal BA tastes Forventet fødsel i Personalemappe + mail Vi tjekker BA og sender mail Vi holder øje med fødsler Barselsaftale senest 8 uger efter fødsel, som lægges i Personalemappe + mail Overførsel af ferie Afholdelse af ferie Afholdelse af omsorgsdage Optjent afspadsering må planlægges Barsel uden løn i Vagtplan / BUD Registrer afvigelse 42
Indberetning af fravær - omsorgsdage Der gives 2 omsorgsdage pr. barn til og med de fylder 7 år. Hvis man er i tvivl om hvor mange dage der er til rådighed, kan det tjekkes under Tidssaldi. Nyansatte skal aflevere Dokumentation for ej afholdte omsorgsdage. 43
Indberetning af fravær - seniordage Der er forskellige regler alt efter hvilken overenskomst medarbejderen er ansat under, både for hvornår dagene gives og hvor mange dage der gives. Seniordage afholdes i timer ligesom ferie. 44
Indberetning af fravær - tillidshverv Når en tillidsrepræsentant er fraværende udover den aftalte tid til TR-arbejde, f.eks. deltager i et kursus afholdt af den faglige organisation, er arbejdsgiver berettiget til AKUT-refusion. Løn sørger for at indhente AKUT-refusion fra de faglige organisationer, på baggrund af jeres fraværsindberetning. Det kræver dog at I anvender følgende fraværskoder: ORG = organisationsmøde TRK = tillidsrepræsentant kursus UDØ = udøvelse af erhverv 45
46 Rapporter - Rapporter på løn og personaleforhold
47 Rapporter - Rapporter på fravær
48 Rapporter - Rapporter på fravær, ferie, senior/fritvalg og omsorgsdage
49 Rapporter - Rapporter på refusioner (sygedagpenge, barsel og øvrige)
50 Rapporter - Lønsedler
51 Rapporter - Arbejdstidsopgørelse (kun for vagtplansbrugere)
52 Rapporter - Budgetopfølgning/lønopfølgning (lønudgift inkl. arbejdsgiverudgifter)