Bilag 2 Konkurrenceudsættelse af park- og vejdrift Kommissorium med bilag A 1. Bestiller /projekt ejer Byrådet har i forbindelse med budgetforliget i 2011 bestilt en konkurrenceudsættelse af park- og vejdrift for 77 mio. kr. Styregruppe, niveau 1 Direktionen Projektejer Kåre Jørgensen, direktør for Teknik & Miljø 2. Involverede Styregruppe, niveau 2 Per Christensen, chef for Trafik og Veje (formand) Jørgen Jørgensen, chef for Natur og Vand John Allan Pedersen, afdelingsleder for Park & Vejservice 1 Per Pedersen, afdelingsleder for Ejendomme og Energi Repræsentant fra Børn og Unge Repræsentant for Kultur og Service Repræsentant for Job og Velfærd Repræsentanter fra MED Jesper Bang Christiansen, indkøbs- og udbudskonsulent, Indkøb Britt Bak Odgaard, civilingeniør, Trafik og Veje (sekretær) Fagchef Per Christensen, chef for Trafik og Veje Projektleder Britt Bak Odgaard, civilingeniør, Trafik og Veje Projektgruppe Niels Hammer Sørensen, ingeniør, Trafik og Veje Dennis Georg Næser, driftsleder for Park & Vejservice 2 Lotte Kunstmann, landskabsarkitekt, Natur og Vand Repræsentant for kommunale grundejere Jesper Bang Christiansen, indkøbs- og udbudskonsulent, Indkøb Ressourcepersoner/grupper Ekstern rådgiver Arbejdsgruppe for veje, stier og parker Arbejdsgruppe for parker, skove og vandløb 1 Udgår af styregruppen, når udarbejdelse af udbudsmaterialet påbegyndes. 2 Udgår af projektgruppen, når udarbejdelse af udbudsmaterialet påbegyndes.
Arbejdsgruppe for kommunale grundejere Arbejdsgruppe for virksomhedsoverdragelse Arbejdsgruppe for udbud og kontrakt Arbejdsgruppe for økonomiadskillelse 3. Formål Formålet er at konkurrenceudsætte driften gennem et EU-udbud. Viborg Kommune byder med på opgaverne. Et eventuelt provenu styrker kassebeholdningen. Opgaven indeholder følgende elementer: Afklaring af den præcise afgrænsning af konkurrenceudsættelsen. Økonomisk udskillelse af Park & Vejservice fra Trafik og Veje. Klargøring af Park & Vejservice til kontrolbud gennemføres i særskilt projekt. Afklaring af, om kontrakter med kommunale grundejere skal med i udbuddet. Grænsedragning mellem veje, parker og kommunale grundejere skal fastlægges. Ligeledes skal det afgøres, hvad der skal ske med byjord. Der afholdes et rådgiverudbud, hvor der udpeges en ekstern rådgiver, som kan udarbejde udbudsmaterialet. 4. Indhold Der gennemføres en foranalyse, der skal fastlægge en detaljeret tidsplan for projektet, hvor det fremgår, hvilke beslutninger, som der skal træffes af de 2 styregrupper samt hvornår. Det skal afklares, om der skal udbydes i fagentreprise eller totalentreprise samt tildelingskriteriet. Ligeledes skal Park & Vejservice rolle i forhold til udbudsreglerne fastlægges præcist. Det skal afklares, om der i øvrigt er opgaver, som pt. kontraktmæssigt varetages af eksterne entreprenører, som skal med i udbuddet. Den fremtidige status på Miljøpatruljen skal afklares. Kommunen vil fastholde et basispersonale til ad hoc opgaver. Der skal foretages en faglig vurdering af, hvor stort et omfang et sådant basis-personale med tilhørende opgaver udgør.
Der udarbejdes kriterier for prækvalifikation af tilbudsgivere Der afholdes prækvalifikation af tilbudsgivere. Der udarbejdes et udbudsmateriale, der indeholder beskrivelse af udbudsform, samarbejdsform, mængder, serviceniveau/plejeplaner, certificeringer, kontrol/bod og virksomhedsoverdragelse. Der afholdes licitation. Park & Vejservice afgiver kontrolbud. Der skal udarbejdes en kontrakt på 4+2 eller 5+1 år med vinderen af udbuddet. Byrådet kan dog vælge at aflyse licitationen og beholde opgaven i eget regi, hvis det viser sig, at det vil være billigere eller mere økonomisk fordelagtigt. Der gennemføres virksomhedsoverdragelse, hvis Park & Vejservice ikke får tildelt opgaven. Det vurderes, om der skal oprettes en entrepriseenhed på Rådhuset, som skal styre entreprisen. November 2011: Igangsætning af projektet November 2011 januar 2012: Foranalyse herunder inspirationsmøder med andre kommuner, entreprenører mv. November 2011 februar 2012: Økonomisk udskillelse af Park & Vejservice fra Trafik og Veje. December 2011 januar 2012: Udpegning af styregrupper, projektejer, fagchef, projektleder, projektgruppe og ressourcepersoner/grupper. 5. Tidsplan og tidsterminer Februar 2012: Forberedelse af rådgiverudbud Marts 2012: Rådgiverudbud Januar december 2012: Opgørelse af mængder Januar december 2012: Udarbejdelse af serviceniveau/plejeplan April december 2012: Arbejde med virksomhedsoverdragelse December 2012 februar 2013: Færdigskrivelse af udbudsmateriale Februar 2013: Prækvalifikation
Marts april 2013: Udbud April 2013: Licitation Maj 2013: Byrådsbehandling Juni 2013: Kontraktforhandling Juli december 2013: Virksomhedsoverdragelse Opstart 1. januar 2014. 6. Produkter/resultat Udbudsform Samarbejdsform Økonomi Mængdeopgørelser Serviceniveau/plejeplaner Udbudsmateriale Kontrakt Virksomhedsoverdragelse Organisation af bestillere Det er en forudsætning for gennemførelsen af et udbud, at der foreligger en opgørelse over, hvilke mængder udbuddet omfatter og en registrering af, hvordan opgaven skal løses. Grundlæggende kan opgaveløsningen og hermed serviceniveauet for hver enkelt opgave fastlægges som et tilstandskrav eller et udførelseskrav. Da fastlæggelsen af serviceniveauet kræver en gennemgang af alle opgaver, er den ressourcemæssige omkostning ved at gennemføre denne analyse imidlertid uafhængigt af, hvilket serviceniveau der fastlægges. 7. Arbejdstimer og penge Der vil skulle afsættes betydelige ressourcer til opgørelse af mængder og serviceniveau forud for et udbud. Det skal dog understreges, at opgørelsen, uanset om der gennemføres et udbud eller ej, er en nødvendig og vigtig opgave. Dataene skal under alle omstændigheder anvendes i forbindelse med driftsoptimering, rationalisering og til konsekvensvurderinger i forbindelse med serviceændringer. I bilag A til kommissorium er der bl.a. på baggrund af erfaringerne fra Holstebro og Favrskov Kommuner foretaget en detaljeret vurdering af de ressourcemæssige konsekvenser ved at gennemføre udbuddet.
Omkostningerne ved udbuddet er beregnet på baggrund af den detaljerede opgørelse af opgaverne i bilag A. Heraf fremgår, at udbuddet vil koste ca. 7,7 mio. kr. at gennemføre. Beløbet svarer til ca. 10 % af entreprisesummen. Beløbet er sammenlignet med erfaringerne fra Favrskov Kommune og Holstebro Kommune, og der er ikke noget, der tyder på, at de beregnede udgifter er overvurderede. I Holstebro kostede udbuddet f.eks. 20-25 % af entreprisesummen og genudbud 10 %. Favrskov Kommune har ikke opgjort ressourceforbruget i den 3 årige periode, der er brugt på opgørelse af mængder og serviceniveau/plejeplaner. Det er imidlertid Forvaltningens vurdering, at det samlede ressourceforbrug i Favrskov Kommune, alt andet lige (kommune- og bystørrelser, mm) ikke adskiller sig principielt fra erfaringerne i Holstebro Kommune. 8. Interessenter Der udarbejdes en interessentanalyse. 9. Problemer/risici Der udarbejdes en risikoanalyse. 10. Status undervejs Styregruppen, niveau 1, får kvartalsvis opfølgning på den samlede portefølje. 11. Evaluering 12. Praktisk Tidsregistrering Forbrug af tid på projektet registreres under 2.4 Vejdrift, konkurrenceudsættelse. Journalisering Hovedsag: 2011/48038
Bilag A: Ressourcer Erfaringer fra Holstebro og Favrskov Kommune... 7 Erfaringer overført på Viborg Kommune... 8 Detaljeret opgørelse af forventet ressourceforbrug til teknisk grundlag... 10 Virksomhedsoverdragelse... 18
Erfaringer fra Holstebro og Favrskov Kommune Forvaltningen har været i kontakt med Holstebro og Favrskov Kommune for at høre om deres erfaringer om konkurrenceudsættelse. Holstebro Kommune Erfaringer fra Holstebro Kommune viser, at det koster 20-25 % af entreprisesummen, hvis der ikke er registreret mængder og plejeplaner/serviceniveau for veje, parker, skove, vandløb mv. Hvor der er styr på registreringer, men udbudsmateriale mv. mangler, er prisen ca. 10-15 % af det samlede udbud. Et genudbud koster 2-5 % af entreprisesummen. Holstebro Kommune brugte dog 10 % af entreprisesummen i forbindelse med genudbuddet i 2009, da de andre tidligere kommuner blev lagt til. Holstebro Kommune brugte ca. 400.000 kr. på konsulentudgifter i forbindelse med deres genudbud i 2009. I dette udbud var alle mængder og plejeplaner kendte. Favrskov Kommune Favrskov Kommune har arbejdet under en BUM model siden 1. januar 2007, og har brugt 3 år på selv at opgøre mængder og plejeplaner/serviceniveau. Kommunen vurderer, at det er en forudsætning for gennemførelse af et udbud, at dette er til stede, uanset om opgaverne udføres i kommunalt eller i privat regi. Favrskov Kommune har brugt ca. 300.000 kr. på konsulentudgifter til at skrive udbudsmaterialet. Derudover er der brugt 300.000 kr. på eksterne konsulenter til at afgive kontrolbuddet, samt et forbrug svarende til 467.000 kr. i driftsenheden. Favrskov Kommune har ikke nogen opgørelse over, hvad ressourceforbruget i Forvaltningen til opgørelser mængder og plejeplaner/serviceniveau har været over den 3 årige periode. Det samlede ressourceforbrug i Favrskov har således været 1.067.000 til konsulentudgifter, samt et ukendt antal årsværk over en 3 årig periode i Forvaltningen.
Erfaringer overført på Viborg Kommune Som udgangspunkt er Holstebro Kommune umiddelbart mest sammenlignelig med Viborg Kommune, som det fremgår af nedenstående skema: Favrskov Holstebro Viborg Største by [indbyg.] 7.901 34.241 35.898 Næststørste by [indbyg.] 7.191 3.172 7.530 Hele kommunen [indbyg.] 46.894 57.290 93.310 Areal [km 2 ] 539,36 800,19 1474,05 Befolkningstæthed [indbyg. pr. km 2 ] 86,27 71,3 63,3 Både Holstebro og Viborg Kommune har en større by, hvilket betyder større parkanlæg, 4-sporede veje, store sportsanlæg osv. Favrskov Kommunes største by er på størrelse med Bjerringbro. I forhold til status før udbuddet gennemføres er Holstebro Kommune også tættest på situationen i Viborg Kommune. Der er i Viborg Kommune ikke gennemført systematiske registreringer af mængder eller konsekvent udarbejdet plejeplaner/serviceniveau for veje, parker, skove, vandløb. Der findes dog, afhængigt af fagområde nogle registreringer i forskelligt detailniveau. Det forudsættes, at der ønskes en god sikkerhed for, at det ønskede kvalitetsniveau kan fastholdes efter udbuddet. Det betyder, at der i forbindelse med udbuddet skal foreligge en opgørelse af, hvilke mængder udbuddet omfatter og en registrering af hvordan opgaven skal løses. Det skal understreges, at opgørelsen uanset om der gennemføres et udbud eller ej, er en nødvendig og vigtig opgave. Dataene skal under alle omstændigheder anvendes i forbindelse med driftsoptimering, rationalisering og til konsekvensvurderinger i forbindelse med serviceændringer Når mængder og plejeplaner er registreret inden udbuddet, skal entreprenøren indsætte enhedspriser for de forskellige mængder. Dette giver mulighed for en bedre pris for udbuddet, da mængder og plejeplaner er kendte, og entreprenøren derfor ikke skal gætte sig til, hvad han byder på. Udbudsformen kræver dog et stort forarbejde. Opgaverne kan - afhængigt af deres karakter - i nogle tilfælde mest rationelt løses af Forvaltningen og i andre med konsulentbistand. Opgaveløsningen vil derfor kræve dels et årsværksforbrug af Forvaltningen, dels en bevilling til eksterne rådgivere. Fordelingen mellem de to poster afhænger også af i hvor høj grad, der kan accepteres en påvirkning af løsningen af Forvaltningens øvrige opgaver. Udbudsform Viborg Kommune skal vælge, hvordan der skal udbydes. Det kan på baggrund af erfaringer fra Holstebro og Favrskov Kommune anbefales, at der udbydes i totalentreprise. Det giver entreprenøren mulighed for at etablere et fornuftigt årshjul, og dermed en god pris. Det betyder også noget for, hvor stor entrepriseledelsen på Rådhuset skal være. Jo flere forskellige entreprenører, jo flere ressourcer skal der til for at styre entreprisen. Ulempen ved en totalentreprise er, at der sandsynligvis kun vil være ca. 5 firmaer, som kan/vil byde på opgaven, nemlig NCC, HedeDanmark, Arkil, Kaj Bech og Park & Vejservice.
Sammenfatning af forventet ressourceforbrug til etablering af teknisk grundlag I de efterfølgende sider er det detaljeret opgjort, hvad der forventes at skulle bruges af årsværk og eksterne konsulenter på at lave et traditionelt udbudsmateriale. Denne udbudsform anbefales, da det forventes at give den bedste pris, og der er styr på hvilke mængder, der skal passes. Det vurderes på baggrund af den detaljerede opgørelse af opgaverne, at udbuddet vil koste ca. 7,7 mio. kr. at gennemføre. Beløbet svarer til ca. 10 % af entreprisesummen. En sammenligning med erfaringerne fra Favrskov Kommune og Holstebro Kommune tyder på, at de forventede udgifter ikke er overvurderet. I Holstebro kostede udbuddet som nævnt 20-25 % af entreprisesummen og genudbuddet 10 %, mens Favrskov Kommune ikke har opgjort ressourceforbruget i den 3 årige periode, der er brugt på opgørelse af mængder og serviceniveau/plejeplaner. Det er imidlertid forvaltningens vurdering, at det samlede ressourceforbrug i Favrskov Kommune, alt andet lige (kommune- og bystørrelser, mm), ikke adskiller sig principielt fra erfaringerne i Holstebro Kommune Beløbet på 7,7 mio. kr. dækker alle udgifter til eksterne rådgivere, årsværk i Viborg Kommune samt mængdeopgørelser og plejeplaner/serviceniveau. Disse fordeles med: Viborg Kommune Projektleder: 1,5 årsværk Trafik og Veje: 2,7 årsværk (veje, stier, bygværker, vintertjeneste mv.) Natur og Vand: 2,3 årsværk (parker, skove, vandløb, fredninger mv.) Kommunale grundejere: 0,5 årsværk (ca. 300 kontrakter vedr. drift) Park & Vejservice: 1 årsværk Indkøb: 0,5 årsværk Øvrige: 0,8 årsværk (ledelse, Fællesstaben, skoleledere mv.) I alt 9,3 årsværk svarende til ca. 4,7 mio. kr. Eksterne rådgivere Ekstern rådgiver: 1 mio. kr. Mængdeopgørelse og serviceniveau på veje, stier og pladser: 800.000 kr. Mængdeopgørelse og plejeplaner på parker og bynære skove: 900.000 kr. Mængdeopgørelse og plejeplaner for kommunale grundejere: 300.000 kr. I alt ca. 3 mio. kr. Der forventes gennemført flere udbud af forskellige rådgiverydelser.
Detaljeret opgørelse af forventet ressourceforbrug til teknisk grundlag Park & Vejservice udfører opgaver på alle offentlige arealer. Dette indbefatter bl.a. vejene, broer, parker, skove, vandløb, fredninger, vintertjeneste samt opgaver for kommunale grundejere. Fordeling af årsværk på de forskellige driftsopgaver er vist herunder. Tallet for 2011 er bedste bud pr. 30. november 2011, og kan derfor godt ændre sig lidt. I tabellen er også vist forbruget på et normalt år dvs. når der ikke er store besparelser på fx skoler. 2011 Normalt år Parker, bynære skove mm. 16,7 18 Veje, stier, vinter mm. 59,9 62 Vandløb, skove mm. 7,5 7,5 Kommunale grundejere 18,4 28,5 Anlæg 12,1 3 I alt 114,6 119 Herunder er opstillet hovedopgaverne. Veje, stier og pladser Driftsopgave Mængde Serviceniveau/plejeplan Bemærkninger Veje og stier med asfaltbelægning Der fastsættes skønnede mængder for udførelsen af mindre asfaltreparationer samt kørebaneafmærkning 0,125 årsværk Udførelsen af slidlag, forstærkning og større reparationer er ikke omfattet, da disse asfaltarbejder udføres efter særskilt licitation. Det offentlig vejnet er på 1667 km, og der er ca. 250 km stier. Arealet af p-pladser er ikke opmålt. Den samlede mængde af kørebaneafmærkning er ikke kendt. Grusveje og stier Der er 56 km offentlige grusveje. 0,125 årsværk Mængden af offentlige grusstier er
ukendt der bruges skønnede mængder Fortove Der er 685.000 m2 fortov og 470 km kantsten. Derudover er der forskellige andre typer belægninger, hvoraf omfanget ikke kendes. 0,2 årsværk Der skal indhentes priser på skønnede mængder af alle forskellige typer belægninger som findes. P-pladser, torve og pladser Der findes ingen oversigt over de enkelte parkeringsarealer. 0,1 årsværk Særlige reparationer bør foregå efter indhentning af tilbud på de enkelte opgaver som måtte opstå. Banegårdsplads og Rutebilstation Mængder og arbejdsbeskrivelse er ukendt. 0,025 årsværk Trappetorvet, drift af pladsen Mængder og arbejdsbeskrivelse er ukendt. Læskure og busholdepladser Mængder og placeringer er ukendte, og bør fastlægges 0,025 årsværk Broer og tunneller Der er ca. 350 forskellige bygværker. 0,15 årsværk Der skal laves en beskrivelse, der tager højde for det enkelte bygværk. De helt unikke reparationer må udføres efter tilbud. Virksunddæmningen Der arbejder i sommerperioden 2 mand på dæmningen, da åbningstiderne kræver det. I vinterperioden er den kun bemandet 1 dag om ugen og efter aftale. Arbejdsgange 0,075 årsværk Bør evt. udføres af adhoc gruppen
er ukendte, og de enkelte elementer af opgaven bør fastlægges. Sundstrup og Hjarbæk Havn Mængder kendes. 0,025 årsværk Springvand Der er 18 stk., som alle er konstrueret forskelligt. Der er på de fleste tilknyttet målere, som giver en driftansvarlig meddelelser såfremt et vist vandforbrug overskrides. 0,1 årsværk Springvandene er alle forskellige, og derfor skal der udføres en manual til hver enkelt. Inventar indenfor vejskel Mængder er ukendt 0,15 årsværk Færdselsregulerende og sikkerhedsfremmende foranstaltninger Der er knap 12 km betonautoværn og 40 km stålautoværn. 0,5 årsværk Mængderne af skilte, steelere, helle-anlæg m.m. er ukendt Renholdelse indenfor vejskel Mængderne og ruter på steder hvor der skal fejes er kendte. Disse foretages af ekstern entreprenør. Øvrige mængder er helt ukendte og afhænger af hvordan opgaven skal løftes Tilstandskrav samt udførelseskrav 0,3 årsværk Posten er stor og indeholder alt fra tømning af affaldskurve, overalt, opsamling af løst affald, stormfald, manuel fejning og fejning med traktor. Beplantning indenfor vejskel De fleste mængder er ukendte. Der skønnes nogle mængder. Tilstandskrav samt udførelseskrav 0,25 årsværk Posten indeholder en række forskelligartede opgaver hvor mængder og serviceniveau skal opgøres særskilt: græsslåning på land og i byer med forskellige intervaller og forskellige typer grej, brænding af ukrudt på heller langs fortove m.m., beskæring
langs vejarealer, pleje af bede og alle typer beplantning i byerne og nyplantning. Afvanding De fleste mængder er ukendte og de fleste af disse arbejder kræver særskilte løsninger. Der er omkring 22.000 rendestensbrønde. Tømningen af disse foretages af ekstern entreprenør. Data skal ajourføres 0,25 årsværk Indeholder alt fra oprensning af grøfter, afhjælpning af vejafvandingsproblemer, afhøvling af rabatter, udskiftning af vejbrønde, spuling af vejunderføringer, forstærkning af kanter langs asfalt, efterfyldning af skyllerender, vedligeholdelse af regnvandsbassiner og pumpestationer. Vejtilsyn Kan registreres i løbet af 2012 i forbindelse med det normale arbejde. Merforbrug: 0,05 årsværk Viceværtopgave i udbuddet, hvis den ikke hjemtages. Det vil sige, at vejtilsynet flyttes til Trafik og Veje 0,075 årsværk Er en myndighedsopgave. Ud over tilsyn med vejnettet kan der føres tilsyn med retablering efter gravetilladelser, fritrumsprofil mv. Vintertjeneste Alle kommunens veje vintervedligeholdelse efter 3 forskellige serviceniveau. I alt 1667 km. Dertil kommer 228 km stier, 32 km fortov og 144 pladser. Derudover udføres vintertjeneste for ca. 110 institutioner samt Vejdirektoratet. Vil ikke kræve yderligere ressourcer at dokumentere mængderne Serviceniveauet er beskrevet i det af Byrådet vedtagne Vinterregulativ. Er en blanding af tilstandskrav og udførelseskrav 0,2 årsværk Det forventes ikke, at vintervagten vil blive omfattet af udbuddet, men vil blive flyttet ind til myndighedsdelen (Rådhuset). Hvor meget tid der bruges i P & V til administration, vagt mv., vil blive registeret i løbet af 2012 i forbindelse med udførelsen.
Parker, skove, natur og vandløb Under bemærkninger er der skelnet mellem om opgaven mest rationelt kan løses af Forvaltningen eller med konsulentbistand. Der er derfor opgjort årsværk i Forvaltningen og årsværk hos ekstern konsulent. Driftsopgave Mængde Serviceniveau/plejeplan Bemærkninger Vandløb Der udarbejdes vedligeholdelsesbeskrivelser for 75 vandløb, svarende til ca. 290 km vandløb. Beskrivelserne skal indeholde: kort, længde beskrivelser, Gps koordinater, ad hoc opgaver m.m. Lovkrav, hvor vedligeholdelsen udføres efter vedligeholdelseskravene i regulativerne for vandløbet. 0,5 årsværk (egne) Der vil være en del ad hoc opgaver forbundet til udbuddet. Det skal overvejes om opgaven skal løses af basispersonale til ad hoc opgaver, evt. Miljøpatruljen som har ca. 75 % af den konkurrenceudsatte opgave. Parker og grønne områder 131 arealer på i alt ca. 163 ha. Der skal laves beskrivelser for et stort antal arealer af meget varieret karakter. Specielt for parkernes vedkommende med en meget stor variation i krav og opgaver indenfor den enkelte park. Alle arealer på nær Bjerringbro er registreret på elementniveau. Der mangler registrering af Bjerringbro + enkelte arealer i Viborg. Dertil kommer justeringer af alle registrerede arealer i hele kommunen. Den basale pleje beskrives på baggrund af arealregistreringer og plejebeskrivelser med hovedvægt på tilstandskrav, men også udførelseskrav. 0,2 årsværk (egne) 0,1 årsværk (konsulent) Plejebeskrivelser (målsætninger) for alle parker: Dertil kommer beskrivelser af ekstraarbejder i form af supplerende ydelser, der kan være svære at forudsige omfanget af, og som kan svinge fra areal til areal og år til år (følger af vejret, sygdom i plantematerialet, hærværk, 0,3 årsværk (egne) Udbudsbeskrivelse: 0,2 årsværk (egne) 1 årsværk (konsulent) I alt 0,7 årsværk (egne) I alt 1,1 årsværk (konsulent)
borgerhenvendelser m.m.). Endelig beskrives omfanget af den administrative opgave, som skal udbydes (tilsyn, faglige vurderinger, borgerhenvendelser m.m.). Bynære skove 14 arealer på i alt ca. 88 ha. Den basale pleje beskrives med hovedvægt på udførelseskrav, men også tilstandskrav. I øvrigt som ovenfor. Legepladser 20 legepladser i off. grønne områder. Tilstandskrav i forhold til sikkerhed. i forhold til renoveringer m.m. Data indsamles og der laves udbudsbeskrivelser med indarbejdelse af sikkerhedskrav. 0,1 årsværk egne Vedligehold græsarealer og publikumsfaciliteter i egne skove naturarealer Arealstr. og længde af stier skal opgøres præcist og ved ligeholdet beskrives. En del kan evt. registreres i Parkreg. Udførselskrav 0,1 årsværk egne Naturpleje, pleje af fortidsminder og hegnsvedligehold i egne skove og naturarealer Arealstr. og hegnslængder skal opgøres og plejen beskrives Udførselskrav 0,05 årsværk egne Plejekravet vil variere afhængigt af afgræsningen af arealerne. Bør overvejes om opgaves skal løses af ad hocstyrken Vedligehold af grusveje på egne skove og naturarealer Vejlængder skal opgøres Udførselskrav 0,05 årsværk egne Fredninger (private arealer) vedligeholdende pleje af natur og publikumsfaciliteter samt vedligehold af hegn Mere end 60 hegn Ca. 30 arealfredninger hvor der udføres pleje. Udførselskrav 0,65 årsværk egne Plejekravet vil variere afhængigt af afgræsningen af arealerne. Bør overvejes om opgaves skal løses af basispersonale til ad hoc opgaver
Fredninger (private arealer), førstegangspleje i nye områder, rydning og nye hegn Ca. 3 mand i 3 mdr. (i praksis er mængden og opgave meget variabel Beskrivelse fra opgave til opgave. 0,05 årsværk egne Timepris på motormanuel fældning, indtræk med spil og evt. udkørsel og flishugning. Bør overvejes om opgaves skal løses af basispersonale til ad hoc opgaver Skove, ad hoc, fældning af risikotræer og kultur/bevoksningspleje Variabel Beskrivelse fra opgave til opgave. 0,05 årsværk egne Timepris på motormanuel fældning og topkapning. Udkørsel og opmåling Salg af brænde Buskrydning i kulturer
Kommunale grundejere Der er ca. 300 kontrakter med kommunale grundejere. De kommunale grundejere er Rådhuset, skoler, institutioner, idrætsanlæg, plejehjem mv. Opgaverne er fx græsslåning og vintervedligeholdelse. Det skal afklares, om de kommunale grundejere skal med i udbuddet. Det vil betyde, at grundejerne med stor sandsynlighed får en bedre pris, end hvis de hver især skal købe ydelsen ved en lokal entreprenør. Det vil også give mulighed for, at der kan laves en central styring af entrepriserne i stedet for, at det er den enkelte leder af institutionen, som skal stå for dette. Men en kontrakt fratager også grundejerne mulighed for at spare på ydelsen. Der er således en mindre efterspørgsel på ca. 10 årsværk hos Park og Vejservice i spareår. I normale år bliver der brugt ca. 28 årsværk. Hvis de kommunale grundejerne skal med i udbuddet, vil det kræve, at der opgøres mængder og serviceniveau for alle institutioner. Under alle omstændigheder skal der foretages en grænsedragning mellem grundene og veje/parker, således at det fx kan afgøres, hvem p-pladserne og stier tilhører. Hvis de kommunale grundejere ikke kommer med i udbuddet, vil det ikke være muligt at virksomhedsoverdrage de driftsfolk, som bruger over 50% af deres tid på de kommunale grundejere. Disse vil derfor sandsynligvis skulle afskediges. Repræsentanter for de kommunale grundejere anbefaler, at de kommer med i udbuddet. De kommunale grundejere har ikke mulighed for selv at foretage registreringerne, og anbefaler derfor, at der udpeges en tovholder på Rådhuset, og at der anvendes en ekstern konsulent til at tilvejebringe dataene. Det vurderes, at der skal anvendes ½ årsværk på Rådhuset, og 300.000 kr. til ekstern konsulent.
Virksomhedsoverdragelse I forbindelse med konkurrenceudsættelsen af Park & Vejservice skal der ske en virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, hvis driftsopgaverne fremover skal varetages af en ekstern entreprenør. En medarbejder skal have arbejdet 50% med en opgave, der er med i udbuddet, for at kunne blive virksomhedsoverdraget. Der er regler for information og inddragelse af medarbejdere i forbindelse med gennemførelse af udbud/konkurrenceudsættelse. Der er regler for henholdsvis inddragelse af samarbejdssystemet, og i forhold til medarbejdere, der bliver direkte berørt af en virksomhedsoverdragelse til en ekstern leverandør. Dette medfører, at reglerne i Virksomhedsoverdragelsesloven skal efterleves og 5 er meget præcis i sin oplistning af, hvad der skal informeres om og overholdes denne informationspligt, vil overdrageren dermed også have løftet sin bevisbyrde for, at medarbejderne har fået den lovmæssige information. Desuden træder bestemmelserne i MED-aftalen om medarbejderinddragelse også i kraft, men her er informationspligten bredere formuleret. Ved virksomhedsoverdragelse skal kommunen også overdrage oplysninger om medarbejdernes løn- og ansættelsesvilkår til den nye arbejdsgiver. Dette kunne indgå i udbudsmaterialet, da det giver entreprenøren en ide om, hvilke kompetencer der overtages, hvilket giver mulighed for at give et bedre bud på opgaven. Viborg Kommune skal være forberedt på, at der sandsynligvis vil være nogle medarbejdere hos Park & Vejservice, som får en fyringsseddel på 1. arbejdsdag. Dette skyldes de gunstige priser på udbud, som der er pt. Miljøpatruljen Job & Velfærd har en samarbejdsaftale om Miljøpatruljen med Teknik & Miljø. Aftalen vedrører et aktiverings- og afklaringsprojekt, hvor formålet er at forberede fx kontanthjælpsmodtagere til at indgå på et moderne arbejdsmarked. Job & Velfærd er meget tilfreds med den nuværende ordning, og ønsker at forblive tilkoblet Park & Vejservice. Det vurderes, at der skal bruges 1 årsværk hos Park & Vejservice og 0,2 årsværk på Rådhuset til dels at klargøre virksomhedsoverdragelsen og lave kontrolbud. Dette er sammenlignet med Favrskov Kommune forholdsvis lavt, når størrelsen af opgaverne tages i betragtning.
Udtalelse fra Park & Vejservice Lokal-MED om beslutning om konkurrenceudsættelse af Park & Vejservice. Park & Vejservice Lokal-MED har den 11. januar 2012 behandlet konkurrenceudsættelsen af Park & Vejservice, og udtaler følgende: I 2010 gennemførte Teknik og Miljø en analyse af Park & Vejservice der mundede ud i rapporten Optimering af Park & Vejservice. Rapporten beskriver forskellige forslag til effektiviseringer, organisatoriske ændringer og økonomiske besparelser for hele området. Rapporten blev forelagt Teknisk Udvalg til orientering den 24. november 2010. Park & Vejservice har siden arbejdet på at få gennemført forslagene fra rapporten. Bl.a. er der sket følgende: Materielgården i Skals og stillepladsen i Frederiks er blevet lukket. Processen med lukninger er endnu ikke færdig. Der bliver stadig analyseret på, om en lukning af flere materielgårde/stillepladser vil være optimal. Der har været en gennemgang af maskiner og materiel. Det har indtil videre betydet en reduktion på bl.a. tre lastbiler som den største reduktion. Derudover er der reduceret med en del mindre maskiner og materiel. På personalesiden er der siden 2010 sket en reduktion på ca. 20 personer. Det har betydet en besparelse på 6 mio. kr. Pt. er der en arbejdsgangsanalyse i gang for at optimere administrationen i Park & Vejservice. På baggrund af ovenstående, er det derfor uforståeligt, at der i efteråret 2011 blev indgået budgetforlig, der betyder en konkurrenceudsættelse af Park & Vejservice med bud allerede i marts 2013. En optimeringsproces er selvfølgelig en løbende proces. Lokal MED mener dog ikke, at der er afsat tilstrækkelig tid til, at foretage den optimering af Park & Vejservice som tidligere er behandlet i Teknisk Udvalg. Ordentlighed er en af Viborg Kommunes værdier.
Park & Vejservice Lokal MED vurderer ikke, at der bliver levet op til værdierne i det her tilfælde. Ordentlighed kunne være, hvis tidshorisonten havde været så lang, at det var muligt for Park & Vejservice, at optimere organisationen med henblik på en konkurrenceudsættelse. En tidshorisont kan f.eks. være at man i kalenderårene: 2012: Registrerer alle mængder og arealer Fastlægger service- og kvalitetsniveau for opgaverne/områderne Adskiller Park & Vejservice økonomi, så timepriserne for mandskab og maskiner kan blive beregnet korrekt. 2013: Park & Vejservice kan derefter beregne enhedspriser således, at Park & Vejservice er klar til at give kontrolbud i foråret 2014 på lige fod med de private entreprenører. 2014: Licitation og kontrolbud i første halvdel af 2014. I kommissoriet er prisen for at konkurrenceudsætte Park & Vejservice på 7,7 mio. kr.. Derudover skal bestillerorganisationen i hhv. Trafik & Veje og i Natur & Vand udbygges, for at kunne udføre den ændrede funktion som entrepriseleder. Dette vil også betyde en meromkostning. F.eks. behandler Park & Vejservice hvert år ca. 4500 henvendelser fra borgere. De henvendelser vil fremover være i forvaltningen. Derfor vurderer Park & Vejservice at det er tvivlsomt, om kommunen kan opnå den forventede besparelse. Dels pga. de øgede udgifter i Trafik & Veje og Natur & Vand og dels pga. de ekstra arbejdsopgaver som ikke er beskrevet i udbudsmaterialet. De vil uden tvivl komme, når tiden der er afsat, ikke er tilstrækkeligt til at udarbejde et gennembearbejdet og kvalitetsmæssigt korrekt udbudsmateriale. John Pedersen Formand Jan Jensen Næstformand Det fremgår ikke tydeligt, om der er en medarbejderrepræsentant fra Park & Vejservice i styregruppe 2.
Notat Dato: 12. januar 2012 Kopi til: Fælles-MED Teknik & Miljø Emne: Udtalelse vedr. konkurrenceudsættelse af park- og vejdrift Teknik & Miljø Virksomhedsmiljø Dato: 12. januar 2012 Sagsnr.: 2012/01072 Sagsbehandler: am1 Medarbejdersiden i Fælles-MED Teknik & Miljø udtaler hermed, at der er et misforhold mellem de ressourcer, der er afsat i budgetforliget til gennemførelse af udbud (1 mio. kr.), og det, der er beregnet jf. kommissoriet (7.7 mio. kr.). Medarbejdersiden påpeger på baggrund af forvaltningens ressourceberegninger, at omkostningerne på 1 mio. kr. til gennemførelse af udbudet er voldsomt underbudgetterede. Medarbejdersiden bakker op om Lokal-MED Park og Vej s udtalelse og understreger vurderingen i udtalelsen specielt vedr. tidshorisonten, der ikke giver tilstrækkelig mulighed for, at Park og Vej Service kan give et fyldestgørende og reelt bud på lige vilkår med private entreprenører. Medarbejersiden i Fælles-MED Teknik & Miljø tilslutter sig endvidere FagMED Teknik & Miljø s udtalelse. Ovenstående er besluttet på Fælles-MED s møde den 12. januar 2012
Medarbejderrepræsentanterne i administrationens udtalelse til Byrådets beslutning om konkurrenceudsættelse af opgaver i Teknik & Miljø. Viborg Byråd har i forbindelse med budgetforliget for 2012 besluttet at konkurrenceudsætte en række opgaver, der i dag løses af medarbejdere i områder, der hører under Direktøren for Teknik & Miljø. Medarbejderrepræsentanterne i Fag MED anerkender den politiske beslutning, selv om vi ikke er overbeviste om, at det vil medføre en besparelse, uden at det samtidig medfører en serviceforringelse. Når opgaverne udføres af medarbejdere indenfor samme organisation har der været praksis for at yde en ekstra service ud over kerneydelserne, der ud fra en helhedsbetragtning kunne lette arbejdet et andet sted i organisationen. Udbud af opgaverne vil resultere i øget bureaukrati og ekstra arbejde, hvis disse serviceydelser fremover skal varetages af forvaltningen frem for, for straks at løses på stedet. Når opgaverne beskrives i udbudsmaterialet kan det blive overordentlig svært at beskrive den samlede serviceydelse. De mange små ekstra opgaver, der hidtil har været løst på stedet som en selvfølgelighed, og som typisk ikke vil blive beskrevet i udbudsmaterialet, kan ikke fremover forventes løst i samme omfang. Opgaveløsningen fremover vil derfor medføre en serviceforringelse. Beslutningen om konkurrenceudsættelse er truffet, uden at der er klart afgrænset, hvilke opgaver der er omfattet af konkurrenceudsættelsen. Den manglende afgrænsning har skabt usikkerhed blandt medarbejderne i administrationen, om de er omfattet af beslutningen eller ej. Medarbejderrepræsentanterne skal derfor anbefale, at der snarest sker en afgrænsning af omfanget af konkurrenceudsættelsen, så usikkerheden blandt medarbejderne kan blive afklaret. Forberedelsen af konkurrenceudsættelsen i forvaltningen, forud for at udbudsmaterialet kan udarbejdes med konsulenthjælp, er en ressourcekrævende opgave og vil koste tid i forvaltningen. I lyset af rationaliseringerne siden kommunalreformen kan denne store opgave ikke undgå at påvirke andre opgaver. Beslutningen om konkurrenceudsættelse må derfor enten træffes i sammenhæng med en synliggørelse af, at der er andre opgaver som nedprioriteres, med mindre der tilføres forvaltningen en ekstra ressource til opgaven. Det må være en selvfølge at der afsættes tilstrækkelig tid til, at opgaverne beskrives fyldestgørende, hvis man vil undgå at konkurrenceudsættelsen resulterer i serviceforringelser. Endvidere bør alle anvendte ressourcer til forberedelse og udarbejdelse af udbudsmaterialet indgå som en omkostning for at skabe et sammenligneligt billede af økonomien ved konkurrenceudsættelsen. Når opgaverne konkurrenceudsættes forventes kommunens egne enheder at skulle afgive kontrolbud. For at konkurrencen om opgaverne mellem de eksterne bydere og kommunens enheder bliver reel, må der komme en klar tilkendegivelse af, at kontrolbuddene kan afgives på lige vilkår med andre bydende, på baggrund af en reel vurdering af hvad opgaven kan løses for.