Notat Emne: Til: 10- dages forespørgsel vedr. fejl i lønudbetalinger og dagpengerefusion Byrådets medlemmer Den 2. maj 10- dages forespørgsel vedr. fejl i lønudbetalinger og dagpengerefusion Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Nedenfor besvares spørgsmålene: 1. Hvor mange henvendelser har Aarhus Kommune modtaget om problemer med lønudbetaling til medarbejderne? MBA 8100 Aarhus C Besvarelse: Såfremt lønmodtagerne har spørgsmål, og/eller klager vedrørende deres lønudbetaling, skal lønmodtageren rette henvendelse til ansættelsesstedet, som er behjælpelig med udredning af spørgsmålene. Disse henvendelser registreres ikke, men via drøftelserne i de magistratsvise løndriftsgrupper er det indtrykket, at der har været et stigende antal henvendelser efter konverteringen i november 2012, dvs. efter overgangen til nyt lønberegningsmodul og nyt ferie-/fraværsmodel. Når tjenestestederne oplever problemer med lønudbetaling til medarbejderne, kontaktes i første omgang KMD BPO A/S. Såfremt dette ikke medfører løsning af problemet, sendes der ofte en klage via magistratsafdelingen til KMD BPO A/S. Klagerne har været stigende efter konverteringen i november 2012 og har toppet i januar måned. Sagsnr. 13/010467-1 Journalnr. Sagsbeh. Niels Lucassen Telefon 8940 2000 Direkte telefon Fax E-mail nl@aarhus.dk www.aarhus.dk Antal klager i alt* Marts 18 Februar 14 Januar 40 December 2012 10 Oktober 2012 8 * ca. halvdelen af klagerne vedrører fejl i lønudbetalingerne. Øvrige klager vedrører bl.a. dagpengerefusion og ferie m.m.
2. Der har både været beretninger om for sent udbetalt løn og for lidt udbetalt løn. Er det et billede, der kan genkendes? Besvarelse: Det kan bekræftes, at der både er beretninger (klager) om for sent udbetalt løn og for lidt udbetalt løn. Også her er tendensen, at antallet er toppet i februar måned og nu er svagt faldende. Når vi ser på nøgletallene inden for lønadministrationen vedr. bl.a. antal fejl, der direkte berører lønmodtagere med konsekvens for lønudbetalingerne, holder disse sig stort set inden for det kontraktligt aftalte, dog med en stigning umiddelbart efter overgangen til det nye lønberegningsmodul og ferie-/fraværsmodul. Årsagerne til at der sker for sent udbetalt løn og for lidt udbetalt løn eller for den sags skyld også for meget udbetalt løn, kan henføres til begge parter. Det opleves, at både KMD BPO A/S og tjenestestederne laver fejl i det daglige arbejde. Oversigt over fejl der direkte berører lønmodtagere Marts Febr. Jan. Dec. 2012 Okt. 2012 Fejlpct 0,6 0,6 0,5 0,4 0,3 KMD Fejlpct. 1,4 1,9 1,4 1,5 1,2 Aak Total 2,0 2,5 1,9 1,9 1,5 3. Hvordan er oplevelsen af samarbejdet med Lønhuset? Besvarelse: Oplevelsen af samarbejdet med KMD BPO A/S (tidligere Lønhuset) er blandet. Den i november måned gennemførte brugerundersøgelse af lønadministrationen viste et stort behov for forbedring. På baggrund heraf er der i samarbejde med KMD BPO A/S igangsat en række initiativer, der forventes at medføre en væsentlig forbedring af lønadministrationen og i den forbindelse samarbejdet, jfr. bilaget nedenfor. 4. Hvad er den aktuelle status på problemerne med lønudbetalingen, og hvad er fremtidsudsigterne til stabil lønudbetaling? Besvarelse: Den aktuelle status på problemerne med lønudbetalingerne er som nævnt tidligere, at nøgletallene holder sig stort set indenfor det kontraktligt aftalte. Der er dog også andre forhold, der påvirker kvaliteten i lønadministrationen. Der 2
foretages derfor løbende initiativer, der forbedrer lønudbetalingerne og lønadministrationen i øvrigt, dels via initiativer som opfølgning på brugerundersøgelsen, dels via løbende systemforbedringer, tilpasninger i de daglige arbejdsgange og mere fortrolighed i de nye løsninger hos både tjenestestederne og KMD BPO A/S. Borgmesterens Afdeling forventer derfor en gradvis forbedring i kvaliteten i lønadministrationen og dermed også en mere stabil lønudbetaling. 5. Byrådet er tidligere blevet orienteret om, at der er registreret fejl i dagpengeadministrationen, som Lønhuset er ansvarlig for. Har Aarhus Kommune modtaget refusion fra KMD BPO A/S for den tabte dagpengerefusion på baggrund af disse fejl? Besvarelse: Ifølge kontrakten skal KMD BPO A/S (tidl. Lønhuset) refundere tabt dagpengerefusion til Aarhus Komme udover 100.000 kroner i de sager, der skyldes fejlagtig sagsbehandling hos KMD BPO A/S. Vedrørende 2012 har KMD BPO A/S således refunderet 221.485 kr. (efter fradrag af de ovenfor nævnte 100.000 kr.). Det af KMD BPO A/S refunderede beløb overføres til magistratsafdelingerne i forhold til registrerede KMD BPO A/S fejlsager. 6. Samtidig er byrådet blevet orienteret om at der er anmeldt regreskrav overfor systemleverandørerne til Aak-fravær og Nemrefusion pga. fejl i systemerne, hvad er status på disse anmeldte regreskrav? Besvarelse: Borgmesterens Afdeling er i dialog med KMD A/S, om det af Aarhus Kommune anmeldte krav. KMD A/S har den 9. januar anerkendt, at Aarhus Kommune i forbindelse med fejlen i Aak Fravær har mistet dagpengerefusion. KMD A/S erkender at være erstatningsansvarlig i henhold til de relevante kontrakter. Borgmesterens afdeling er i dialog med KMD A/S, om det af Aarhus Kommune anmeldte krav. Så vidt det er muligt afrapporteres der i regnskabet for 2012. Jakob Bundsgaard Borgmester / Niels Højbjerg Stadsdirektør 3
Bilag: Lønadministrationen skal forbedres. KMD BPO A/S har i samarbejde med Aarhus Kommune lavet en handlingsplan, der skal forbedre brugernes oplevelse af servicen. Dialogen mellem brugerne og KMD BPO A/S forbedres, og KMD BPO A/S skal blive bedre til at håndtere brugernes henvendelser. Direkte kontakt til KMD BPO A/S teams Brugerundersøgelsen viste, at brugerne har svært ved at få kontakt til en medarbejder i KMD BPO A/S, der kender til de særlige forhold på institutionen. Det tager KMD BPO A/S nu konsekvensen af. Når brugerne fremover henvender sig, får de fat i en medarbejder fra det team, der er tilknyttet magistratsafdelingen. KMD BPO A/S medarbejdere kan dermed specialisere sig i magistratsafdelingens overenskomstområder og opbygge kendskab til de særlige forhold, der gør sig gældende for institutionerne i magistratsafdelingen. Kompetenceudvikling af KMD BPO A/S medarbejdere Brugerne oplever, at KMD BPO A/S medarbejdere ikke har tilstrækkelig faglig viden. Derfor gennemfører KMD BPO A/S nu yderligere kompetenceudvikling af egne medarbejdere bl.a. indenfor fravær, fejlhåndtering og lønrapporter. Tastebar KMD BPO A/S gentager succesen med tastebar. Her kan alle brugere møde op og få hjælp til deres konkrete udfordringer med at indberette eller trække rapporter. Brugerne kan medbringe evt. vanskelige sager til afklaring. For hvert tastebarmøde vil der være et overordnet tema. Der vil blive informeret nærmere om tid, sted og emner for tastebarmøderne via Opus Rollebaseret Indgang, informationsfanebladet under Lønservice. Institutionsbesøg For at forbedre dialogen mellem KMD BPO A/S og institutionerne, tager KMD BPO A/S på besøg på nogle institutioner her i løbet af foråret. På møderne vil der være fokus på, hvordan indberetningerne sker på institutionen, og hvordan det kan forebygges, at indberetninger returneres til institutionerne. KMD BPO A/S aftaler nærmere med magistratsafdelingen, hvilke institutioner der får besøg. Opfølgning på returnerede indberetninger I den kommende tid vil KMD BPO A/S endvidere sætte målrettet ind i forhold til returnerede indberetninger. KMD BPO A/S vil hver dag kontakte 2-3 institutioner, som har fået returneret indberetninger, med henblik på at forklare, hvorfor de bliver returneret, og hvordan indberetningen skal ske for at undgå returnerede indberetninger. KMD BPO A/S vil desuden sammen med 1-2 lønspecialister fra Aarhus Kommune gennemgå et udsnit af de returnerede indberetninger for at sikre en ensartet håndtering af 4
samme type fejl og for at opnå en fælles forståelse af, hvornår KMD BPO A/S skal returnere en indberetning. Der vil blive sat fokus på, om returneringsårsagerne er forståelige og indeholder den nødvendige hjælp til, at brugerne kan rette op på fejlen. Forbedringer af Opus RI - fanebladet Lønservice på vej I april måned udruller KMD BPO A/S en række forbedringer af Opus Rollebaseret Indgang fanebladet Lønservice. Bl.a. bliver der mulighed for at foretage hurtigt valg i rullemenuer. Når man får adviser pr. mail, vil der fremgå information om emnet. Opgaveoversigten vil stå åben, når man går ind i Opus Rollebaseret Indgang. Det bliver muligt at anføre bemærkninger til berigere og til indberettere, så man kan oplyse, hvilke oplysninger der mangler, og hvad man er i tvivl om. Endelig bliver der mulighed for, at anciennitetsberegningen kan gemmes, så den f.eks. kan videresendes til faglig organisation og lægges i personalemappen som dokumentation for beregningen. 5