Norddjurs Kommune Økonomisk sekretariat Område: Budgetopfølgning i Norddjurs Kommune Gældende fra: August 2017 Ansvarlig: Økonomichefen Dækningsområde: Norddjurs Kommune Forretningsgang vedrørende samlet budgetopfølgning i Norddjurs Kommune Indledning I henhold til Principper for økonomistyring i Norddjurs Kommune, side 8, fastsættes herved følgende opgave-, rolle- og ansvarsfordeling i forbindelse med den samlede budgetopfølgning. Der gennemgøres mindst to større budgetopfølgninger årligt, hvor der på samtlige områder estimeres et forventet regnskab med behandling i de stående udvalg, økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Det skal bemærkes, at de rapporter, som anvendes til budgetopfølgningen, skal være med saldi/forbrug pr. ultimo måneden. Direktionen kan fastsætte krav om flere samlede budgetopfølgninger eller om budgetopfølgninger på specifikke områder for eksempel ved at udpege områder som er i fokus, fordi de enten er konjunkturfølsomme, har særligt usikre budgetforudsætninger m.v. På nuværende tidspunkt har direktionen besluttet at der skal gennemføres 3 samlede budgetopfølgninger. En pr. ultimo marts, en pr. ultimo juni/halvårsregnskab samt en pr. ultimo oktober. Opfølgningen pr. ultimo marts er valgt for at have en rimelig periode til at vurdere det hidtidige årsforbrug sammenholdt med forventningerne til den resterende del af budgetåret. Endvidere giver tidspunktet mulighed for at træffe beslutninger, der kan vende en eventuel uheldig budgetudvikling på et konkret område i den resterende del af budgetåret samt i efterfølgende budgetår. Opfølgningen pr. ultimo oktober er valgt for at have tilstrækkeligt tidsrum til at vurdere, om iværksatte tiltag har haft den ønskede virkning, eller om der skal yderligere tiltag til i forbindelse med efterfølgende budgetår. Endvidere giver det kommunalbestyrelsen mulighed for at vedtage bevillinger på afvigelser opstået i løbet af året. De enkelte aftale enheder er forpligtede til lokalt at følge udviklingen inden for eget område. Fagudvalgene orienteres månedligt via budgetopfølgninger fra direktørområderne / aftaleholderne. Opfølgningerne udarbejdes af Økonomisk sekretariat i samarbejde med direktørområderne / aftaleholderne, og foregår så vidt muligt efter fælles retningslinjer med hensyn til form og indhold (fælles skabelon). Økonomisk sekretariat har ansvaret for at koordinere budgetopfølgningerne, mens den 1
budgetansvarlige leder skal vurdere forbruget og give et bud på forventet regnskab. Økonomistyring Målene for en god økonomistyring i Norddjurs Kommune er: 1. At holde budgetterne og styre likviditeten. 2. At sikre løbende effektivisering, herunder reduktion af enhedsomkostninger. 3. At nå de politiske mål. For at sikre en god økonomistyring i Norddjurs Kommune er følgende forhold gældende: Aftaler med aftaleenhederne bygger på ansvarlighed og handlefrihed inden for budgettets rammer. Lønsumsstyring Fælles økonomifunktion i samspil med direktørområderne. Overførsel mellem budgetårene Direktionen sikrer helhed i organisationen. Udarbejdelse af præcise budgetforudsætninger. Kompetenceudvikling af budgetansvarlige. Der arbejdes med at få implementeret Mit forventede regnskab (budgetopfølgningsmodul i økonomisystemet) i alle aftaleenheder Økonomiudvalget Økonomiudvalgets opgaver, roller og ansvar er beskrevet i Styrelsesloven og Styrelsesvedtægten. Styrelsesloven angiver alene nogle helt overordnede retningslinjer for, hvilke opgaver økonomiudvalget har i relation til budgetlægning og regnskabsaflæggelse. I styrelsesvedtægtens 12 fremgår, at Økonomiudvalget fører tilsyn med: At forvaltningen af økonomiske midler sker i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger og i øvrigt på forsvarlig måde. At de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden kommunalbestyrelsens samtykke. Økonomiudvalget har således det overordnede ansvar for at sikre, at kommunalbestyrelsen er vidende om kommunens økonomiske status. De stående udvalg Det stående udvalg har den umiddelbare forvaltning af udvalgets område, herunder ansvar for overholdelse af de økonomiske rammer, som fremgår af budgettet. I denne sammenhæng er der 2
særlig fokus på de stående udvalgs økonomiske ansvar for serviceudgifterne. Overførselsudgifterne og øvrige ikke-styrbar områder udgør en særlig problemstilling, hvor et stående udvalg ikke i samme omfang kan gøres ansvarlig for eksempelvis udviklingen i antal borgere, som er berettiget til en konkret ydelse. Omvendt bør det stående udvalg naturligvis også følge disse udgifter nøje, og her bør der tilsvarende forelægges forslag til initiativer, som kan reducere eventuelle merudgifter. De stående udvalg orienteres løbende via budgetopfølgningerne fra direktørområderne/ budgetansvarlige. Direktørområderne skal iagttage følgende muligheder ved forventet merforbrug: 1. Kan der ske en opbremsning af forbruget. 2. Muligheder for at finde yderligere indtægter. 3. Muligheder for finansiering på andre budgetområder inden for udvalgsområdet. 4. Overførsel af underskud til følgende år med mulighed for efterfølgende nedbrindelse. 5. Nedbringelse af serviceniveauet. Kun økonomiudvalget kan anvise følgende finansieringsmuligheder: Indenfor et andet udvalgsområde Nedprioritering af anlægsopgaver Kassebeholdningen Det fremgår af Principper for økonomistyring i Norddjurs Kommune, side 6: I tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder angiver det udvalget kompenserende besparelser eller merindtægter på andre områder indenfor udvalgets bevilling. Der kan ikke påregnes tillægsbevillinger finansieret af kassebeholdningen i årets løb. Undtaget herfra er den årlige, politiske behandling af budgetoverførsler mellem årene. Selv mindre finansieringsbidrag indenfor udvalgets eget ansvarsområde er interessante og bør forelægges. Det stående udvalg har en initiativforpligtigelse, dels når det gælder om at informere om eventuelle merudgifter, dels når det gælder anvisning af finansieringsmuligheder. Direktørområderne er altid forpligtede til at pege på finansiering inden for eget område og kan ikke indstille en tillægsbevilling med finansiering via kassebeholdningen. Kun et stående udvalg kan indstille en tillægsbevilling med finansiering via kassebeholdningen. 3
Budgetopfølgningen foregår efter følgende forretningsgang: 1. Direktørområde/afdeling/område rekvirerer selv rapporter fra økonomisystemet pr. ultimo en måned. 2. Der afholdes møde mellem det enkelte direktørområde/afdeling/område og Økonomisk sekretariat med henblik på gennemgang/afklaring af budgetområdet. Økonomisk sekretariat tager initiativ til mødets afholdelse. Det vurderes blandt andet, om der forventes afvigelser på grund af områdernes beregninger vedrørende mængder, nøgletal m.v. 3. Økonomisk sekretariat udarbejder og beskriver sagen, som sendes til gennemgang hos direktørområdet og til godkendelse hos direktøren for området. 4. Direktørområderne udarbejder forslag til finansiering og beskrivelse af konsekvens for serviceniveau. 5. Direktionen behandler budgetopfølgningen inden politisk behandling. 6. Samtlige oplysninger fra alle stående udvalgsområder samles i et fælles dokument til forelæggelse for direktion og de stående udvalg. 7. Likviditetsmæssige virkninger af budgetopfølgningen indsamles af Økonomisk sekretariat for opdatering af kommunens samlede likviditetsbudget. 8. Budgetopfølgningens konsekvenser for de efter følgende 3 budgetoverslagsår skal angives. 9. Der anvendes en bagatelgrænse på budgetafvigelser og bevillingsansøgninger på 100.000 kr. i forhold til budgetbeløb. Direktionen Direktionen har til opgave løbende at følge den samlede økonomiske udvikling i kommunen og sikre et administrativt helhedssyn på budgettet. Direktionen har til opgave at påpege muligheder for finansiering af merudgifter og forelægge disse til politisk behandling. Finansieringsmulighederne tager udgangspunkt i det stående udvalg, hvor merudgiften opstår, jf. ovenstående rækkefølge. Direktionen er dermed af kommunalbestyrelsen pålagt at fremlægge finansieringsmuligheder, som ud fra en faglig vurdering kan finansiere det nødvendige beløb, idet direktionen som udgangspunkt ikke kan foreslå, at et yderligere behov for serviceudgifter kan finansieres af kassebeholdningen. Direktionens forslag til finansiering skal fremgå af sagsfremstillingen i økonomiudvalgets og kommunalbestyrelsens sagsfremstilling. Direktionens faglige vurdering vil i en række tilfælde have konsekvens for det kommunale serviceniveau, men vil samtidig give kommunalbestyrelsen et godt grundlag at træffe sine beslutninger på. Tidsplanen for budgetopfølgningen skal tilrettelægges således, at direktionen kan behandle de samlede budgetopfølgninger inden den politiske behandling. 4
Økonomisk sekretariat Økonomisk sekretariat koordinerer og sikrer udarbejdelse af de løbende budgetopfølgninger, som fordeles til udvalg og direktionen. Økonomisk sekretariat har en aktiv og central rolle i forhold til budgetopfølgningen, herunder løbende at sparre med og rådgive forvaltningerne om økonomi- og tillægsbevillingssager. Økonomisk sekretariat understøtter direktionen i den rolle i forbindelse med budgetopfølgningen. Økonomisk sekretariat varetager indberetninger af tillægsbevillinger til økonomisystemet på både drifts- og anlægsområdet. I forbindelse med budgetopfølgningerne forudsættes det, at overførsler er uændret år efter år. Senest ajourført/offentliggjort: August 2017 5