Til alle brugere af BørneIntra Servicebrev BørneIntra version 2.11 10. juni 2015 Ref.: KWJ Den 23. juni 2015, frigives BørneIntra version 2.11 Der vil være ændringer indenfor de nedenstående områder KMD A/S Kundeservice Postboks 531 2730 Herlev Tel. 44 60 10 00 Fax 44 60 47 56 www.kmd.dk CVR-nr. DK 26911745 J.nr.: 2015/06
Indhold Servicebrev BørneIntra version 2.11... 1 Ferieforespørgsel... 3 Alle ansatte kan se ferieforespørgsel-resultater... 3 Datointerval i forhold til ferieforespørgslen... 4 Aktuel komme-gå status i fremmødekalender (for institutioner som bruger Kommegå modulet)... 6 Hvem har booket hvilken tid i forbindelse med mødeindkaldelser... 9 Lukkeperioder - institutioner i og uden for området... 11 Samlemapper: Det maksimale antal anslag er ændret... 12 Helbredsoplysninger nyt vaccinationskort... 12 Import (Kun relevant for en administrator)... 13 Blacklist håndtering og linket til exportlog er flyttet til import siden... 13 Gruppetilhørsforhold ved import af børn... 13 Diskplads (Kun relevant for en administrator)... 14 Side 2 af 15 J.nr.: 2015/06
Ferieforespørgsel ALLE ANSATTE KAN SE FERIEFORESPØRGSEL-RESULTATER Al personalet (ikke kun vedkommende der har afsendt en ferieforespørgsel) får nu mulighed for at se forældres besvarelse af ferieforespørgsler i fremmødekalenderen. For at se resultaterne åbnes Fremmødekalenderen for den uge, den måned eller det år, der ønskes, ved at klikke på den pågældende periode i kalenderne. I fremmødekalenderen fremgår status over forældrenes besvarelser på ferieforespørgslen for den givne periode jf. skærmbilledet nederst på siden. For eksempel hvis ferieforespørgslen vedrører uge 13, er det muligt at se resultaterne ved at vælge uge 13 i Fremmødekalenderen. Er der sendt to forespørgsel ud for samme periode, vil begge besvarelser fremgå. Status på besvarelse kan ses ud fra hvert barn der har modtaget en ferieforespørgsel. Status kan være følgende: Besked sendt Har indberettet ferie Skal ikke holde ferie Er der ikke noget ikon, er der ikke sendt en ferieopfordring til barnets forældre. Personalet kan ved at klikke på linket Se feriemeddelelser i Listen jf. ovenstående skærmbillede se en liste over de ferieforespørgsler, der er sendt ud. Side 3 af 15 J.nr.: 2015/06
Ved at klikke på meddelelsens navn (under kolonnen Emne ) er det muligt at se den samlede oversigt fra en specifik afsendt meddelelse. Har den bruger der er logget på BørneIntra selv sendt ferieopfordringer ud til forældrene, vil der være 2 links i bunden af fremmødekalenderen; Se feriemeddelelser i Listen og Se feriemeddelelser i Beskeder. Se feriemeddelelser i Listen, er en oversigt over samtlige feriemeddelelser, der er sendt for institutionen. Se feriemeddelelser i Beskeder, er en oversigt over de feriemeddelelser den pågældende bruger selv har sendt. DATOINTERVAL I FORHOLD TIL FERIEFORESPØRGSLEN Datointervallet for den valgte periode i kalenderen er blevet sammenknyttet med perioden i ferieforespørgslen og med standard datoerne for registrering af ferie. Det kan ses: 1) Når personalet sender en ferieforespørgsel. Standardperioden i ferieforespørgslen afhænger af, hvilken periode personalet har valgt i kalenderen. For eksempel: Fremmødekalenderen åbnes, og uge 22 (25. maj til 31. maj) markeres, de ønskede børn markeres (evt. alle ved at sætte flueben ud for Barn ) og der vælges Send opfordring. Side 4 af 15 J.nr.: 2015/06
Nu vil standard datoerne markerede periode indsættes i den fremkomne dialogboks (altså fra d. 25. maj til d. 31. maj). 2) Når forældre udfylder ferieforespørgslen. Når forældrene besvarer ferieforespørgslen ved at klikke på linket Indberet ferie for [Barnets navn], så vil datoerne for den periode ferieforespørgslen drejer sig om, være indsat i Fra/til-felterne Side 5 af 15 J.nr.: 2015/06
Aktuel komme-gå status i fremmødekalender (for institutioner som bruger Komme-gå modulet) Det er nu muligt udover at se ferie, sygdom og ændringer i komme/gå tider i Fremmødekalenderen - at få vist de aktuelle komme-gå tider plus tilhørende statistik for de institutioner, der har aktiveret komme/gå modulet. Aktuelle komme/gå tider er kun vist for den pågældende dag i Fremmødekalenderne. Tidligere komme-gå-tider skal findes via Kontor Lister Hvis barnet er ankommet til institutionen, vil ikonet af en grøn dør ( Er kommet ) blive vist ud fra det pågældende barn. I start kolonnen vises ankomsttidspunktet. Vær opmærksom på at Slut kolonnen viser det angivet afhentningstidspunkt fra barnets ugeskema. Hvis barnet er afhentet fra institutionen, vil ikonet af en orange dør ( Er gået ) blive vist ud fra det pågældende barn. I start kolonnen vises ankomsttidspunktet, og i slut kolonnen vises nu det faktiske afhentningstidspunkt. Hvis der af forældrene er ændret i de planlagte komme/gå tider fra barnets ugeskema, vil disse tider blive vist med en orange farve i start og slut kolonnen. Er barnet kommet vil ankomsttidspunktet vises som det konkrete tidspunkt men uden den orange farve. Side 6 af 15 J.nr.: 2015/06
Kolonnen Status er placeret efter barnets navn og kan vise følgende: barnet er endnu ikke ankommet, men forventes at ankomme i dag barnet er ankommet barnet er afhentet barnet holder fri barnet er sygemeldt Det er ikke muligt at klikke på ikonerne i Status kolonnen og ændre disse. Det er stadig muligt for personalet, at oprette eksempelvis sygdom for et barn. Nu skal der klikkes på det grønne plus. Der er blevet tilføjet et filter i Fremmødekalenderne, så der kan sorteres på sortere børnenes status. Dette filter stemmer overens med det, der er i Komme-gå modulet. Betydningen af ovenstående er som følger: Side 7 af 15 J.nr.: 2015/06
Alle børn (viser alle børn) Børn i huset lige nu (børn der er ankommet, fraregnet børn der er afhentet) Hvem er kommet? (samtlige børn der er ankommet) Hvem er gået hjem? (børn der er afhentet) Hvem mangler at komme? (alle børn, fraregnet børn der er registeret syge, børn der har ferie og børn der er ankommet) Børn med beskeder (børn, hvor der er registreret en besked i forhold til planlagte aktiviteter ferie, sygdom, ændringer i komme/gå tider) Ikonerne for ferie, sygdom samt den orange farve for ændringer i komme/gå tider er ens i forhold til dags-, uge- og månedsvisning. Side 8 af 15 J.nr.: 2015/06
Hvem har booket hvilken tid i forbindelse med mødeindkaldelser I forbindelse med mødeindkaldelser f.eks. forældresamtaler er det nu muligt at se, hvem der har booket en bestemt mødetid jf. skærmbilledet nedenfor. Side 9 af 15 J.nr.: 2015/06
Således har forældre f.eks. mulighed for at se hvem der har booket de andre tider og dermed mulighed for at vide hvem de skal kontakte, hvis de ønsker at bytte tider. Kontaktinformationer kan ses ved at klikke på navnet for den pågældende forælder, herved vises de informationer denne forælder har ønsket at offentliggøre. Personalet kan ligeledes jf. næste skærmbillede se, hvem der: har accepteret invitationen og i hvilket tidsrum har afvist invitationen endnu ikke har svaret på invitationen Side 10 af 15 J.nr.: 2015/06
Lukkeperioder - institutioner i og uden for området I brugerundersøgelser vedr. Lukkeperioder fremgår det nu tydeligere, hvilke institutioner forældre kan vælge imellem i deres eget institutionsområde eller i et andet område, hvis de i en lukkeperiode har brug for alternativ pasning til deres barn/børn. De tilgængelige institutioner er grupperet som følgende: Institutioner der holder åbent i barnets område Institutioner der holder åbent i andre områder. Disse institutioner er grupperet efter institutionstype (institutioner uden type, er registreret som Andre ) Side 11 af 15 J.nr.: 2015/06
Samlemapper: Det maksimale antal anslag er ændret Det er nu muligt at lave en længere tekst til samlemapper - beskrivelsesfelt er øget til 2000 anslag. Helbredsoplysninger nyt vaccinationskort Sektionen med vaccinationskort i barnets heldbredskort er opdateret og har fået nyt design, således det følger de nuværende officielle standarder. Det er muligt blot at sætte et flueben ved Givet uden at skulle tilføje en vaccinationsdato. Tilføjes en vaccinationsdato, da vil fluebenet ved Givet automatisk blive tilføjet. Eksisterende data fra tidligere vaccinationskort er blevet flyttet over i det nye vaccinationskort, efter KMD har konsulteret Statens Serums institut herom. Side 12 af 15 J.nr.: 2015/06
Import (Kun relevant for en administrator) BLACKLIST HÅNDTERING OG LINKET TIL EXPORTLOG ER FLYTTET TIL IMPORT SIDEN Hvis automatisk import er aktiveret i kommunen (ses ved, at linket Import af børn og familiemedlemmer er gråtonet og inaktivt) så vil følgende være tilgængelig i oversigten af import af børn og forældre. Link til Eksportér importlog til csv (Mulighed for at få en oversigt over eventuelt fejlede data fra de seneste importer). Link til Blacklist for import (Mulighed for at markere hvilke institutionsnumre fejllisten skal se bort fra). GRUPPETILHØRSFORHOLD VED IMPORT AF BØRN Hvis et barn skifter modul i institutionssystemet, vil det anses som en ny plads i BørneIntra. Hidtil har importen fjernet gruppetilhørsforholdet for barnet, det sker ikke længere. Følgende regler er gældende: Ved Ny indmeldelse i samme institution, som hidtil, vil gruppetilhørsforholdet være det samme som den hidtidige plads. Er der flere aktive importerede pladser, vil den nye indmeldelse få samme gruppetilhørsforhold som den seneste aktive importerede plads. Side 13 af 15 J.nr.: 2015/06
Diskplads (Kun relevant for en administrator) Administratorer af BørneIntra har nu mulighed for at se hvor meget af deres tilkøbt KMD diskplads, der benyttes i kommunen til filopbevaring. Informationer om diskforbrug findes under Admin Indstillinger Kommune Diskplads. Informationerne kan kun ses af en administrator. Den vist information er: Diskplads brugt på billeder i BørneIntra o Hvor meget af KMD s diskplads der benyttes til lagring af billeder i de eksisterende albums Diskplads brugt på dokumenter Side 14 af 15 J.nr.: 2015/06
o Hvor meget af KMD s diskplads der benyttes til lagring af eksisterende dokumenter. Dokumenter i papirkurven tæller som almindelige dokumenter indtil de slettes permanent herfra. Dokumenterne slettes automatisk fra papirkurven efter 3 måneder, med mindre I har sat en anden periode op (gøres under Admin -> Indstillinger - Kommune -> Layout -> Automatisk sletning). Diskplads brugt på andet i BørneIntra o Hvor meget af KMD s diskplads der benyttes til lagring af andre eksisterende filer Den total værdi af den benytte KMD diskplads er vist i feltet I alt. OBS Dokumenter og fotoalbums fra slettede institutioner tæller også med (ligger også under papirkurven). Disse elementer slettes ikke automatisk. Fotoalbums fra slettede institutioner, kan flyttes til en eksisterende institution (og herefter slettes). Dokumenter kan slettes manuelt fra papirkurven. Informationerne bliver opdateret ved en natlig kørsel, hver søndag. Det var alt for nu Har du spørgsmål til ovenstående er du velkommen til at kontakte Servicegruppen for Institutionssystemet på telefon 4460 4120 eller skrive til vores E- mail adresse institu@kmd.dk Venlig hilsen Serviceteam Institution Direkte telefon: 4460 4120 E-mail: institu@kmd.dk Side 15 af 15 J.nr.: 2015/06