Vejledning til elektronisk anvisning med supplerende ledelsestilsyn

Vejledning til elektronisk anvisning med supplerende ledelsestilsyn

1. Indledning... 3 1.1. Rapporten dannes det tager kun et øjeblik.... 4 2. Budgetopfølgning og integreret anvisning... 5 3. Supplerende ledelsestilsyn med bilagskontrol... 6 3.1. Eksempel på fuldelektronisk faktura... 9 3.2. Eksempel på indskannet faktura...10 3.3. Lønposteringer...11 4. Sådan viser du elektronisk, at du har kontrolleret et bilag... 12 5. Skriv dine kommentarer i rapporten... 13 6. Finde anviste rapporter - revisionen.... 14 7. Udskrive rapport og dokumentation... 15 8. I øvrigt... 16 Varde Kommune Side 2 af 16

1. INDLEDNING: Når du skal udføre elektronisk anvisning, skal du gøre følgende 2 ting: 1) Budgetopfølgning og integreret anvisning (kontrol af forbrug og overholdelse af budget) Det vil i den forbindelse være relevant at se på forbrugsprocenten. Er den som forventet på denne tid af året? Når du anviser din rapport, påtager du dig ansvaret for, at: indtægter eller udgifter følger af beslutninger i Varde Kommune eventuelle bevillingsforudsætninger og/eller bindinger er overholdt der er bevillingsmæssig dækning for dispositioner 2) Supplerende ledelsestilsyn (bilagskontrol) Når du foretager bilagskontrol, skal du bl.a. kigge på: Kontrol af mindst 10 elektroniske bilag (er varen indkøbt til stedet, og findes den på institutionen/afdelingen?). Kontrol af mindst 10 manuelle bilag (er der gyldig dokumentation, er det påført bilagsnr. og kontonr., er varen indkøbt til stedet, og findes den på institutionen/afdelingen?) Ukendte eller store posteringer (en postering på 100.000 er vigtigere at kontrollere, end en på 100 kr.) Den 10. i hver måned fremsender Økonomiafdelingen en mail til alle, der anviser. Mailen indeholder linket til anvisning og supplerende ledelsestilsyn, og vil se således ud: Så er anvisning/ledelsetilsyn klar i. HUSK - du skal have foretaget dit ledelsestilsyn inden den 25. Med venlig hilsen Johan Brøndsted Økonomi og Digitalisering Link: http://573ax2009iis/sites/dynamicsax/finance/enterprise%20portal/epbudgetaccount able.aspx Klik på linket i mailen for at få rapporten frem. Varde Kommune Side 3 af 16

1.1 RAPPORTEN DANNES DET TAGER KUN ET ØJEBLIK: Rapporten er nu dannet. Gældende vejledning finder du på linket her: Varde Kommune Side 4 af 16

2. BUDGETOPFØLGNING OG INTEGRERET ANVISNING: Formålet med budgetopfølgning og integreret anvisning er, at du skal kontrollere dit forbrug samt overholdelse af budget. Du skal tage stilling til om bl.a. forbrugsprocenten er realistisk og om I overholder budgettet. For at undersøge rapporten nærmere, kan der i den elektroniske udgave dykkes ned i rapporten. Hvis du klikker på et + (plus) vil du komme et niveau længere ned i din rapport. Hvis du klikker på et (minus) vil du tilsvarende komme et niveau længere op Du har mulighed for at klikke dig så langt ned i rapporten, at du kan se kontonumrene. Dette gøres hurtigst ved at klikke på pilen ud for det samlede beløb og vælge Konto : Varde Kommune Side 5 af 16

3. SUPPLERENDE LEDELSESTILSYN MED BILAGSKONTROL: Formålet med supplerende ledelsestilsyn med bilagskontrol skal ses som en stikprøvekontrol af afdelingens bogføringer, og dette gøres på følgende måde. Klik på det område, du ønsker at undersøge forbruget på - fx et specifikt lønområde - og klik på Finansposteringer inde i boksen: Tryk på Rediger filter Varde Kommune Side 6 af 16

Afgræns på den måned, du er i gang med at anvise for: Tryk på Anvend filter. Du får nu vist de posteringer, der svarer til dit forbrug for foregående måned, som også er den måned, du anviser for. Som udgangspunkt er rapporten sat op til at starte fra niveau S2. Du kan med fordel ændre dette til D1 eller F1, for at opnå det største overblik over forbruget. Prøv dig evt. frem, hvilken model der passer dig bedst. Varde Kommune Side 7 af 16

Bilagsnumre, der starter med 900, er elektroniske fakturaer Alle elektroniske fakturaer har vedhæftet dokumentation, som det er muligt at se, ved at klikke på clipsen. Dokumentationen kan være en fuldelektronisk eller indskannet faktura. Starter bilagsnummeret med 800, er det enten lønposter eller BS+. Hvis der ikke er en clips, så er bilaget enten manuelt eller fra et eksternt system. Starter bilagsnummeret med jeres afdelingsnummer, er det et manuelt bilag, hvilket vil sige, at det enten er et udlæg, en ompostering eller manuel udbetaling til fx et firma. Starter bilagsnummeret med 103, er det Økonomi, der har bogført på din afdeling. Varde Kommune Side 8 af 16

3.1 EKSEMPEL PÅ FULDELEKTRONISK FAKTURA: Klik på clipsen og derefter nummeret under Beskrivelse for at se dokumentationen. Det vil starte med OIO, fx OIO, OIOUBL og OIOBLINV i Type. Du får nu vist dokumentationen, som er en fuldelektronisk faktura. Fakturaen kan se således ud: Varde Kommune Side 9 af 16

3.2 EKSEMPEL PÅ INDSKANNET FAKTURA: Hvis det er en indskannet faktura, klik på clipsen og derefter på nummeret under Beskrivelse, der hvor Type er Fil. Klik på åbn Du får nu vist den indskannede faktura. Varde Kommune Side 10 af 16

3.3 LØNPOSTERINGER: Hvis du har adgang til KMD Opus Løn, kan du undersøge en lønpost nærmere. Dette gør du ved at sætte et flueben ud for posteringen. Derefter trykker du på KMD Opus opslag. På det næste billede, logger du dig på som normalt ved Rollebaseret Indgang: Klik derefter på OK : Herefter vises resultatet af din udsøgning: Varde Kommune Side 11 af 16

4. SÅDAN VISER DU ELEKTRONISK, AT DU HAR KONTROLLERET ET BILAG: Når du har været inde på finansposteringer og tjekke et bilag, skal du elektronisk markere, at du har kontrolleret dette bilag. Sæt et flueben ud for den (eller de) poster, du har kontrolleret. Derefter klikker du på knappen Kontrolleret. har nu elektronisk registreret, at du har kontrolleret det markerede bilag. Ønsker du at se, hvilke bilag du har kontrolleret, klik da på Finansposteringer igen (som på side 6), og afgræns på måneden. Tryk på Anvend filter. Herefter kan du i højre side se, hvilke poster, du har kontrolleret samt dato for kontrol. HUSK at lukke på krydset, inden du går videre med de sidste trin. Varde Kommune Side 12 af 16

5. SKRIV DINE KOMMENTARER I RAPPORTEN: Når du har undersøgt de relevante poster i budgettet/regnskabet, er det vigtigt, at du får skrevet, hvad du har undersøgt og forholdt dig til. Notér også gerne, hvis der har været behov for at lave korrektioner. Du skal skrive dine kommentarer i feltet under rapporten, og der er angivet forslag til, hvordan du bør gribe det an. Når du er færdig med at skrive dine kommentarer, klik på Anvis rapport. Når du har fået nedenstående besked, har du anvist. Varde Kommune Side 13 af 16

6. FINDE ANVISTE RAPPORTER REVISIONEN: Der kan være behov for at finde tilbage til de rapporter, du tidligere har anvist. Klik på Anviste rapporter. Her har du mulighed for at åbne dine anviste rapporter, således at du kan dokumentere, at du har opfyldt dit ledelsestilsyn. Varde Kommune Side 14 af 16

7. UDSKRIVE RAPPORT OG DOKUMENTATION: Klik på Vis dokument. Nu åbnes rapporten. Ved at klikke på printer ikonet kan du udskrive den anviste rapport. Hvis du vil udskrive dine kommentarer, kan du højreklikke i feltet med dine noter og vælge Udskriv. NB: Det kan godt være svært at læse (og forstå) en økonomirapport, da mange af tallene går igen flere gange. Reglen er den, at beløbet på det overliggende niveau er summen fra de underliggende niveauer i rapporten. Varde Kommune Side 15 af 16

8. I ØVRIGT: I stedet for at tilgå din anvisningsrapport fra linket i mailen, har du også mulighed for at finde din anvisningsrapport via 2009 Portal: På startsiden skal du herefter klikke på Ledelsestilsyn Varde Kommune Side 16 af 16