Nyhedsbrevet Årgang 3 - nr. 1-20. januar 2011 Klik på boksen for at læse artiklen Ledelsesakademiet godt fra start side 2 MUS-kurser til alle ledere i Fredericia Kommune side 3 LEDERKONFERENCEN også en udfordring i logistik side 4 Videndeling på konferencer side 5 Læs også Et længerevarende konsulentforløb side 5 Opsætning: Medi Zeneli
side 2 Tilbage til forsiden Ledelsesakademiet godt fra start Fredericia Kommune har netop startet sit eget ledelsesakademi. Her tilbydes samtlige ledere med personaleansvar lederuddannelse på diplomniveau. Uddannelsen er fleksibelt tilrettelagt, så man kan tage modulerne i eget tempo, og holdene bliver sammensat så de bliver så tværfaglige og mangfoldige som muligt. Vi har interviewet to af deltagerne på de første moduler, Anna Margrethe Nygaard, publikumschef på Fredericia Bibliotek, og Jan Dupont Mathiasen, skoleleder på Bøgeskov skole. Jeg tror på mange måder at det binder os sammen som kommune, at uddannelsen foregår internt i Fredericia Kommune. Der opstår en sammenhængskraft imellem os, fastslår Jan, og Anna Margrethe supplerer: At deltagerne kommer fra mange forskellige afdelinger åbner øjnene for, at ledelse er et fag. Det betyder mindre hvor du er leder henne, fordi problemstillingerne i det du gør, er meget lig. Vi spurgte, hvad det betyder for dem, at uddannelsen er fleksibelt tilrettelagt, og på det svarede de begge prompte: Det er en god idé! Jan: Jeg har ikke tilmeldt mig forårssemestret, for det passer mig fint at tage moduler i efteråret det passer ind i min arbejdsrytme på skolen, så jeg hopper på igen til sensommeren. Der skal også være huller i uddannelsen, hvor man er til stede på arbejdet. Anna Margrethe: Jeg var meget i tvivl om jeg skulle tage to moduler igen i foråret. Da jeg havde afleveret den første opgave tænkte jeg, at det var mange kræfter at bruge på den her lederuddannelse. Men nu har jeg alligevel tilmeldt mig jeg ser det også sådan, at der er grænser for hvor længe man vil gå før man er færdig. Jeg tilmelder mig et semester ad gangen, og så ser jeg hvordan det går. Jan: Jeg håber at jeg kan få merit for to moduler som jeg har fra den gamle diplomuddannelse. Jeg regner med at stykke noget sammen så jeg til sidst får en hel diplom, men det er egentlig ikke noget der betyder noget - jeg vil bare blive en bedre leder. De to ledere er helt enige om, at det også er andre gode grunde til at holde uddannelsen internt i kommunen. Det hænger bl.a. sammen med muligheden for at indgå i formelle og uformelle netværk efterfølgende. Begge fremhæver værdien af faglige netværk med kolleger i hele landet, mens de netværk man kan få her på uddannelsen har en anden kvalitet, i og med at alle har samme arbejdsgiver og dermed samme betingelser. Og så er der jo også det med det sociale: det med at vi bagefter møder hinanden på gangene her på Uddannelsescentret eller til lederkonferencen på den Kreative Skole og kender hinandens navne, det er rigtig rart. Det er rart at man kender hinanden i en relation - og så er det praktisk at det er lige i nærheden, så hvis lokummet brænder derhjemme så kan man godt nå begge dele, smiler Jan. På det meget konkrete spørgsmål om, hvilke to ting de har lært om deres lederskab i forbindelse med uddannelsen, må de indtil videre melde pas det er for tidligt at svare på endnu. Til gengæld har de nogle refleksioner over forholdet mellem teori og praksis: Jeg har lært at det her med at stoppe op og få noget teori og nogle perspektiver på det man gør i dagligdagen, det er utrolig vigtigt for mit lederskab, siger Anna Margrethe og tilføjer: Det er rart at have et frirum, hvor man kan suge noget af det til sig det er dét vi ikke får tid til i hverdagen. Du får nye indfaldsvinkler på nogle ting, du bliver mere sikker i din sag som leder. Afslutningsvis pointerer Anna Margrethe, at det er vigtigt at have opbakning og samarbejdsvilje fra sin arbejdsplads, fordi der er tale om en uddannelse der kræver mere end blot tilstedeværelse på de fire undervisningsdage. Der er meget læsning og der skal skrives opgaver og det kan godt være en udfordring, hvis det er et stykke tid siden man har beskæftiget sig med videnskabelig litteratur. Til det svarer Jan: Det er hårdt og det er svært, men det er alligevel godt givet ud. Mens det står på, må man bare bide i det sure æble og komme igennem det. Det med at læse litteraturen kræver en vis tilvænningstid, men det er meget lærerigt, og det bliver nemmere hen ad vejen. Det er ikke bare tung litteratur, det er meningsfuld litteratur, så det er godt givet ud. Og efter en lille pause: det håber jeg også at mit personale vil sige. KAREN DELFS Centerleder FAKTABOKS Ledelsesakademiet er en diplomuddannelse i offentlig ledelse (DOL). Fredericia Kommune udbyder de seks obligatoriske moduler i samarbejde med COK og UC Lillebælt, der forestår undervisningen. Det er muligt at tage to moduler pr. semester, deltagelse aftales med nærmeste leder. Ansøgningsfrist er 1. maj og 1. november, og styregruppen tager stilling til optag, hvis der er flere ansøgere end pladser.
Tilbage til forsiden MUS-kurser til alle ledere i Fredericia Kommune MUS er et vigtigt og uundværligt redskab i enhver organisation. Derfor har Uddannelsescentret udviklet et MUS-kursus, som matcher et MUS-materiale, der også er udviklet på centret. På kurset præsenteres materialet, og det kædes sammen med kommunens ledelsesgrundlag og den anerkendende tilgang til ledelse. Deltagerne prøver kræfter med materialet i øvelsessituationer. Her arbejder de med anerkendende spørgeteknik og afprøver værdien og effekten af forskellige spørgsmålstyper i samtalens forskellige faser. De arbejder også med at bruge deres afdelingers værdigrundlag og/eller stillingsprofiler som ramme for samtalen. Det kan være svært at samtale konkret! Der er en særlig udfordring i at bruge cirkulære og refleksive spørgsmål. Det har vist sig, at man ikke kommer 'ind til benet' ved at holde samtalen på et generelt og abstrakt niveau. Når man fx beder medarbejderen om at give eksempler på, at hans/hendes samarbejdskompetence kommer i spil, kan man spørge ind til andres mulige oplevelse af situationen. Man kan også som leder få formuleret sin egen oplevelse på en måde, så den er knyttet til situationen og ikke til personen. Man kan bede medarbejderen reflektere over, hvordan den konkrete handling understøttede afdelingens værdigrundlag og hvordan man evt. kunne handle anderledes for at understøtte værdigrundlaget endnu bedre. Kurset varer en dag, og der er ½ opfølgningsdag efter en kortere periode. På opfølgningsdagen faciliteres deltagerne, så de hver især får formuleret deres læringspointer, og så de får formuleret deres tanker og refleksioner over de andres erfaringer og læringspointer. Det er tanken, at kurset afholdes en gang hvert halve år. Det materiale, der er udviklet på Uddannelsescentret, kan bruges i hele organisationen. Materialet er bygget op omkring tre grundtemaer: Det, man gør Den, man er Det, man skal. Temaerne udfoldes i seks undertemaer: Status på det forgangne år Motivation Personlige kompetencer Faglige kompetencer Kommende arbejdsopgaver Handleplan. Materialet er enkelt og konkret. Der er i alt 21 forberedelsesspørgsmål. Der er angivet nogle mulige personlige kompetencer, og de faglige kompetencer konkretiseres ved, at medarbejderne skal vælge nogle foretrukne måder at arbejde og løse opgaver på. Endelig er der udarbejdet korte vejledninger til ledere og medarbejdere. Konceptet matcher den kompetenceudviklingsstrategi, som er vedtaget i kommunen, og som skal udfoldes og implementeres i den kommende tid. HANNE NIEMANN JENSEN Konsulent side 3
side 4 Tilbage til forsiden LEDERKONFERENCEN også en udfordring i logistik Lederkonferencen er en årligt tilbagevendende opgave for UCF. Som altid indebærer det, at rigtig mange af vore medarbejdere involveres i arbejdet med at få arrangementet til at lykkes. Når direktionen, ud fra oplæg fra UCF, har besluttet sig for form og indhold, begynder det praktiske arbejde med konferencen. For administration og konsulenter betyder det at finde de rigtige rammer for konferencen. Valget faldt i år på Den Kreative Skole, og hvad kunne vel være mere naturligt, når temaet var kreativitet og innovation. Knap 300 mennesker skulle have forplejning i de to dage. Da arrangementet foregik ud af huset, betød det ekstra indsats for vores køkken, der, ud over selve kokkeriet, havde opgaven med at tænke opsætning, borddækning og servering, leje af udstyr, transport og bemanding på flere lokationer, der ikke umiddelbart var velegnede til opgaven. Efter rammerne var på plads fulgte udsendelse af invitationer, it-løsninger til at håndtere tilmeldinger, møder med samarbejdspartnerne på afviklingsstedet, bestilling af materialer, borde, tavler, bøjlestativer, lys og lyd, besvarelse af spørgsmål fra lederne, holddelinger på dagene, produktion af navneskilte, modtagelse af lederne på konferencestedet samt øvrige praktiske opgaver på de 2 dage. Logistikken vedrørende menu til morgenmad, frokost, og afsluttende tapas gav især sved på panden, både mht. transport, servering og afrydning, men det lykkedes til vor egen og deltagernes tilfredshed. Hele planlægningen omkring arrangementet startede ca. 1 måneds tid før, hvor logistikken blev startet op, og det overordnede overblik blev dannet. Succeskriteriet var, at arrangementet skulle forløbe som planlagt - med en tilfreds direktion og deltagende ledere, der fik det nødvendige energi-boost til det store arbejde med at realisere de visioner, der ligger bag projekt Fredericia Former Fremtiden. For os, på UCF, var succeskriteriet desuden, at deltagerne ikke skulle mærke de logistiske udfordringer, men have en oplevelse af en velsmurt maskine. Det er altid mere krævende at lave store arrangementer, især når det er ud af huset. Set i bakspejlet, synes vi at vi kan levere varen, og det giver blod på tanden til at prøve nye og større udfordringer. JONAS BERNHARDT Kok, Køkkenchef
Tilbage til forsiden Videndeling på konferencer I en stadig søgen efter de innovative løsninger og ressourcebesparende indsatser er det vigtigt at kunne videndele erfaringer og resultater, som andre kan lade sig inspirere af og udvikle videre på. For at dele ud af viden og innovative løsninger, opfordrer vi til at forsøge sig med videndelingskonferencer. På Uddannelsescentret er vi med til at administrere videndelingen af Fredericia Modellen Længst muligt i eget liv. Projektet har fået KL s innovationspris og er efterspurgt af landets kommuner. Erfaringer fra konferencen længst muligt i et eget liv viser, at der er stor efterspørgsel. Der er fuldt hus hver gang og der er altid flere på venteliste. Med jævne mellemrum skal der afsættes tid til et par ekstra konferencer, ud over dem der allerede er programsat. Selv Norge og Sverige besøger konferencerne her. Konferencerne giver omtale, sparring, kontakter ude i landet og samtidig er der mulighed for at tjene penge til egen afdeling. På Uddannelsescentret har vi erfaring med at planlægge og afholde konferencer. Vi sørger for alle dele af planlægningen: markedsføring, fysiske rammer, mad, tilmelding, materialer og koordineringsopgaver. Hvis du har et tema eller emne, som du typisk får mange henvendelser fra andre kommuner og samarbejdspartnere om, bør du overveje at lave en videndelingskonference. Du er altid velkommen til at kontakte Uddannelsescentret for sparring og rådgivning. Og vi påtager os gerne opgaven som den professionelle partner og opgaveudfører for din konference. ANNE-METTE PETERSEN Driftsleder Et længerevarende konsulentforløb Uddannelsescentrets konsulenter understøtter både korte og længere udviklingsforløb for kommunens afdelinger. Vi træffer kvalificerede valg mellem forskellige måder at arbejde sammen med organisationen på. Som et eksempel på, hvordan vi arbejder med et længerevarende konsulentforløb, har vi valgt at fortælle om projekt arbejdsglæde på Øster Elkjær. Formålet med dette projekt var at skabe sammenhæng på et plejeområde, der reelt var opdelt i fire selvstændige afdelinger med hver deres kultur og værdier. Ledelsens ønske var at skabe sammenhæng og oplevelse af én samlet arbejdsplads med fælles værdier, hvor ressourcerne blev sat ind dér hvor behovet var. Fleksibilitet og fælles ansvar skulle karakterisere opgaveløsningen sammen med et fælles syn på kvaliteten af opgaveløsningen. I samarbejde med ledelsen på området valgte vi, at forløbet skulle afvikles over et kalenderår. Dermed kunne vi tage højde for kompleksiteten i at ændre den eksisterende kultur og værdier. Samtidig kunne vi sikre fortsat progression i forløbet og kunne derfor rette ind hvis der skete forandringer på plejeområdet. PROCESSEN Ledelse og medarbejdere var tæt inddraget under hele forløbet. Her følger en kort beskrivelse af de enkelte elementer i processen. 1. Identificering af afdelingernes værdier og valg af de værdier, der oplevedes væsentlige at videreføre for at medarbejderne kunne se sig selv i en ny sammenhæng. Sideløbende afholdelse af gruppeudviklingssamtaler og jobrotation mellem afdelingerne side 5
Tilbage til forsiden 2. Fælles samling for de fire afdelinger, hvor alle var med til at udvælge og forpligte sig til de værdier og den adfærd, der efterfølgende skulle være kendetegnende for området. 3. Træning i og afprøvning af de valgte værdier og samarbejde på tværs og skabelse af fælles produkt. 4. Konsulentdeltagelse i personalemøder og aftaler om kontinuerlig opfølgning på arbejdet med værdier. 5. Opsamling og evaluering på en fælles medarbejderdag, hvor samarbejde og fleksibilitet blev afprøvet og evalueret gennem praktiske øvelser. 6. Evaluering af hele projektet med ledelse og samtlige medarbejdere. Mellem hvert skridt var der opsamling/evaluering med ledelsen. Undervejs blev der indlagt coaching for lederne. RESULTATER FRA PROJEKTET Med projektet blev der defineret ni fælles værdier med en koordineret forståelse af, hvilken adfærd de indebærer. Deltagerne oplever nu en større sammenhæng i arbejdet og højere grad af fleksibilitet/ udnyttelse af ressourcer. Fælles ansvarlighed og initiativpligt hos medarbejdere har også vist sig som et værdifuldt resultat. Og endelig en større arbejdsglæde og forståelse for hinandens vilkår. Det er også aftalt, at status på værdi- og kulturarbejdet indgår som fast dagsordenpunkt på samtlige personalemøder. Tilbage til forsiden OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER Som konsulent og som opdragsgiver er det vigtigt at have følgende opmærksomheder i et langt procesforløb med konsulentbistand. - At ansvar for projektet fastholdes hos ledelsen at der aftales en tydelig rollefordeling mellem konsulent og ledelse. Det er en nem og typisk faldgrube, at konsulenten påtager sig det reelle ansvar for projektets succes. Konsulenten skal sikre, at processen fører mod de planlagte mål, men skal ikke påtage sig ledelsens ansvar. Rollefordelingen er, i mange situationer, det væsentligste element i den aftale, der indgås ved projektets start. - At stille krav til ledelsen at sikre, at der mellem de aftalte sessioner med konsulenterne sker opfølgning i dagligdagen på arbejdsstedet. I en travl hverdag kan den daglige opfølgning nemt risikere at falde ud af driftsmæssige årsager. - At der sikres fortsat fokus på arbejdet efter projektperioden. Lave konkrete aftaler om, hvordan opfølgningen skal foregå og i fornødent omfang evt. stille sig til rådighed som coach for ledelsen. - At en lang procesperiode kræver konstante justeringer af planlagte aktiviteter. I et plejeområde sker der kontinuerligt ændringer, enten i personalemæssig, organisatorisk og eller økonomisk sammenhæng. Disse ændringer kræver justeringer, som løbende skal aftales med ledelsen, hvilket kræver jævnlig og nær kontakt til ledelsen. LARS KØLNER & Chefkonsulent RIKKE ALBREKSTSEN Udviklingschef Uddannelsescentret Fredericia er Fredericia Kommunes kompetenceudviklingscenter. Vores vision er at være omdrejningspunkt for læring og videndeling i kommunen, ligesom vi har et mål om at være dagsordenssættende i forhold til kompetenceudvikling. Nyhedsbrevet giver et billede af, hvordan Uddannelsescentret møder fremtiden. Det udgives 4 gange årligt. Vi håber I finder inspiration i Nyhedsbrevet, men I har mulighed for at afmelde det ved at sende en mail til: mz@ucf.dk Næste nummer udkommer april 2011 side 6