Udbudsbetingelser For offentligt udbud af rammeaftale om køb og levering af storkøkkenudstyr
Indholdsfortegnelse 1. Generel beskrivelse af udbuddet... 3 2. Aftalens omfang... 4 3. Tidsplan... 4 4. Udelukkelse og egnethed... 5 4.1. Foreløbig dokumentation... 5 4.1.1. Oplysninger om personlige forhold... 6 4.1.2. Konsortier mv... 6 4.1.3. Udnyttelse af andre enheders kapacitet... 6 4.2. Udelukkelse og dokumentation for pålidelighed... 7 4.3. Egnethed... 7 5. Tildelingskriterium... 8 5.1. Pris... 8 5.1.1. Evaluering af underkriteriet Pris... 9 5.2. Kvalitet... 9 5.2.1. Evaluering af underkriteriet Kvalitet... 9 5.2.1.1. Evaluering af tilbudsgivers sortimentsbredde og dybde... 9 5.2.1.2. Evaluering af tilbudsgivers service...10 6. Spørgsmål til udbudsmaterialet...10 7. Tilbudsfrist og formkrav...11 8. Åbning af de indkomne tilbud...11 9. Dokumentation, underretning og standstill...11 10. Vedståelsesfrist...12 11. Sprog...12 12. Alternative tilbud...12 13. Forbehold...12 14. Offentlighed...12 15. Ansvar...13 16. Øvrige vilkår...13 17. Tildeling af kontrakter på rammeaftalen...13 Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 2 af 13
Udbudsbetingelser 1. Generel beskrivelse af udbuddet Lyngby-Taarbæk Kommune, herefter benævnt Ordregiver, udbyder herved rammeaftaler om levering af storkøkkenudstyr til kommunen. Lyngby-Taarbæk Kommune har ca. 55.000 borgere og ca. 4.000 fuldtidsbeskæftigede medarbejdere. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til lov nr. 1564 af 15. december 2015, Udbudsloven, hvilket betyder, at enhver egnet tilbudsgiver har ret til at afgive tilbud. Ordregiver forventer, at det årlige forbrug af storkøkkenudstyr er ca. 1,4 mio. kr., eksklusiv moms. Det forventede forbrug pr. år er alene udtryk for Ordregivers forventning, som ikke er bindende for aftaleperioden. De udbudte rammeaftaler træder i kraft den 1. marts 2018 og ophører den 28. februar 2021. Endvidere har Ordregiver en option på forlængelse i 1 gange 12 måneder. Vilkårene for Ordregivers udnyttelse af optionen fremgår af udbudsmaterialets kontrakt. Kontrakten er opdelt i følgende delaftaler - Delaftale 1, Maskiner og service - Delaftale 2, Isenkram Tilbudsgiver kan vælge at give tilbud på en eller flere delaftaler. Ordregiver vil altid evaluere tilbuddene på de enkelte delaftaler og tildele rammeaftalerne til de tilbudsgivere, der tilbyder den samlet set økonomisk mest fordelagtige løsning for Ordregiver. På delaftale 1 vil der blive indgået aftale med to leverandører. På delaftale 2 vil der blive indgået aftale med to leverandører. Kriterierne for tildelingen af ordrer på delaftalerne er beskrevet i afsnit 17. Ordregiver indgår rammeaftalerne med de vindende tilbudsgivere på baggrund af udkastet til kontrakt. Ordregiver forpligter sig til at købe de pågældende produkter hos de vindende tilbudsgivere. Tilbud skal afgives på baggrund af disse udbudsbetingelser, kravspecifikationen, udkast til kontrakt, bilag, samt eventuelle rettelsesblade. Tilbudsgiver bedes i forbindelse med tilbudsafgivelsen anvende følgende bilag: 1. Det fælleseuropæiske dokument, ESPD 2. Tilbudsliste Udbuddet er offentliggjort på Ordregivers hjemmeside. Udbudsmaterialet består af følgende: Disse udbudsbetingelser Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), der findes i filen espd-request.xml Tilbudsliste, inkl. prisskema Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 3 af 13
Kravspecifikation Udbudsmaterialets kontrakt, inkl. bilag Skabelon for støtteerklæring for økonomisk og finansiel formåen Skabelon for støtteerklæring for teknisk og faglig formåen Skabelon for konsortieerklæring Der kan i løbet af udbudsproceduren ske ændringer i og præciseringer af udbudsmaterialet, fx som følge af tilbudsgivernes spørgsmål til materialet, jf. afsnit 6. Ordregiver vil give adgang til supplerende oplysninger om udbudsmaterialet på Ordregivers hjemmeside. Tilbudsgiver er selv forpligtet til at holde sig opdateret om supplerende oplysninger, herunder rettelsesblade og spørgsmål/svar dokumenter. 2. Aftalens omfang Nedenstående er Ordregivers forventede estimerede årlige forbrug angivet i kr. pr. år ekskl. moms baseret på historiske data (2016) og forventninger til fremtidigt forbrug. Varetype Samlet forbrug i 2016 Maskiner og service Isenkram 1.100.000 kr. 300.000 kr. De angivne estimater og forventede forbrugsmængder er alene udtryk for Ordregivers forventninger til forbruget. Ordregiver forpligter sig således ikke til at aftage en bestemt mængde eller indkøbe for et bestemt beløb på baggrund af rammeaftalen. 3. Tidsplan Udbuddet gennemføres efter følgende forventede tidsplan. Afsendelse af udbudsbekendtgørelse 14. november 2017 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet 8. december 2017 Besvarelse af spørgsmål 14. december 2017 Tilbudsfrist 21. december 2017, kl. 12.00 Indhentning af dokumentation, jf. 138 og 151 Januar/februar 2017/2018 Tildeling af rammeaftale Uge 7 Standstill-periode Uge 7 og 8 Underskrivelse af kontrakt Uge 9 Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 4 af 13
Kontraktstart 1. marts 2018 Ordregiver skal jf. udbudslovens 151 stk. 1, kræve dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD fra de tilbudsgivere, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt. Kravet til dokumentation fremgår af afsnit 9. Tilbudsgiver må gerne vedlægge dokumentationen allerede ved afgivelse af tilbud. 4. Udelukkelse og egnethed 4.1. Foreløbig dokumentation Tilbudsgiver skal udfylde ESPD til foreløbig dokumentation i relation til, om tilbudsgiver skal udelukkes fra at deltage i udbudsproceduren, og om tilbudsgiver er egnet til at varetage den udbudte kontrakt. Udbudsmaterialet omfatter filen espd-request.xml, som tilbudsgiver skal downloade til sin computer fra Ordregivers hjemmeside. Filen skal ikke åbnes, men skal udfyldes på Europa-Kommissionens hjemmeside på følgende internetadresse: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome På Europa-Kommissionens hjemmeside vælges først sprog ( da Dansk ), hvorefter tilbudsgiver skal klikke på Jeg er en økonomisk aktør og herefter på Importere ESPD. Efterfølgende gives ved brug af Vælg fil mulighed for at finde filen espd-request.xml, som tilbudsgiver har downloadet. Når filen er valgt, angives tilbudsgivers land, hvorefter udfyldelse af ESPD kan påbegyndes ved at trykke Næste. Det er til enhver tid muligt at gemme de indtastede oplysninger undervejs ved at gå til den sidste side af dokumentet og vælge Eksporter. Herved genereres en fil kaldet espd-response.xml, som tilbudsgiver skal gemme på sin computer. Efterfølgende kan tilbudsgiver fortsætte udfyldelsen af ESPD ved på startsiden at uploade filen espd-response.xml i stedet for espd-request.xml. Det færdigudfyldte ESPD skal tilbudsgiver vedlægge sit tilbud ved tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiver må gerne omdøbe filen, hvilket især kan være relevant, hvis der skal vedlægges mere end et ESPD. Tilbudsgiver kan alternativt gøre brug af funktionen Udskriv på den sidste side af dokumentet og vedlægge en elektronisk udskrift af det færdigudfyldte ESPD i pdf-format eller tilsvarende gængs format. For yderligere oplysninger om udfyldelse af ESPD henvises til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning ESPD Dokumentation og e-certis : http://www.kfst.dk/media/46438/espd-dokumentation-og-ecertis.pdf I ESPD skal følgende være oplyst: Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 5 af 13
4.1.1. Oplysninger om personlige forhold Alle felter under overskriften Oplysninger om den økonomiske aktør, ESPD del II.A Alle felter under overskriften Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter, ESPD del II.B Alle felter under overskriften Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet, ESPD del II.C jf. afsnit 4.1.3 nedenfor Alle felter under overskriften Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på, ESPD del II.D Alle felter under overskriften Grunde vedrørende straffedomme, ESPD del III.A, jf. afsnit 4.2 nedenfor Alle felter under overskriften Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger, ESPD del III.B, jf. afsnit 4.2 nedenfor Alle felter under overskriften Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet, ESPD del III.C jf. afsnit 4.2 nedenfor I ESPD skal tilbudsgiver endvidere i afsnit α anføre ved samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier, at tilbudsgiver opfylder Ordregivers egnethedskrav til teknisk og faglig formåen, jf. afsnit 4.3. Hvis tilbudsgiver ikke opfylder Ordregivers egnethedskrav, kan tilbudsgiver ikke få tildelt en rammeaftale. 4.1.2. Konsortier mv. Når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, deltager i udbudsproceduren sammen, skal spørgsmålet Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre, ESPD, del II.A, besvares Ja, og felterne, der herpå dukker op, udfyldes med de efterspurgte oplysninger. Desuden skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes separat ESPD med oplysningerne i afsnit 4.1.1-4.1.3. Det skal angives hvilken virksomhed, Ordregiver med bindende virkning for den/de øvrige virksomheder kan føre afklarende drøftelser med, samt dokumenteres, at samtlige deltagere accepterer at hæfte solidarisk over for Ordregiver for kontraktens gennemførsel. Udbudsmaterialets skabelon for konsortieerklæring bedes her anvendt. Vurderingen i forhold til udelukkelse, jf. afsnit 4.2 vil ske for hver enkelt konsortiedeltager for sig, men med virkning for det samlede konsortium. Vurderingen i forhold til egnethed, jf. afsnit 4.3, vil ske samlet for konsortiet. 4.1.3. Udnyttelse af andre enheders kapacitet Baserer en tilbudsgiver sit tilbud på en eller flere andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen, skal ESPD, del II.C. besvares Ja. Baserer en tilbudsgiver sit tilbud på en eller flere andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal oplysningerne til bedømmelse af udelukkelse og egnethed, jf. afsnit 4.1.1 og 4.1.2, afgives i særskilt ESPD for hver af de disse andre enheder. Tilbudsgiver skal endvidere dokumentere, at denne eller disse andre enheder accepterer at hæfte solidarisk med tilbudsgiver for kontraktens gennemførsel. Udbudsmaterialets skabelon for støtteerklæring for økonomisk og finansiel formåen bedes her anvendt. Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 6 af 13
Baserer en tilbudsgiver sit tilbud på en eller flere andre enheders tekniske og faglige formåen, skal oplysningerne til bedømmelse af udelukkelse og egnethed, jf. afsnit 4.1.1 og 4.1.3, afgives i særskilt ESPD for hver af de disse andre enheder. Endvidere skal tilbudsgiver for hver enhed godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at fremlægge dokumentation for enhedens tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i aftaleperioden. Udbudsmaterialets skabelon for støtteerklæring for teknisk og faglig formåen bedes her anvendt. Opfylder en enhed ikke relevante minimumskrav til egnethed, jf. afsnit 4.3, og/eller skal Ordregiver udelukke enheden fra at deltage i udbudsproceduren, jf. afsnit 4.2, kan Ordregiver fastsætte en frist for tilbudsgiver til at udskifte enheden. 4.2. Udelukkelse og dokumentation for pålidelighed Ordregiver vil udelukke tilbudsgivere fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135 og 136. Ordregiver vil endvidere udelukke en tilbudsgiver, hvis tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, tilbudsgiverens aktiver administreres af en kurator eller af retten, tilbudsgiver er under tvangsakkord, om tilbudsgivers erhvervsvirksomhed er blevet indstillet, eller tilbudsgiver befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor tilbudsgiveren er hjemmehørende, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2) tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld på under 100.000 kr. til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 7) Hvis Ordregiver på baggrund af oplysningerne i ESPD eller ud fra øvrige omstændigheder vurderer, at tilbudsgiver er omfattet af en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde, vil Ordregiver meddele tilbudsgiver dette og fastsætte en frist for tilbudsgiver til at dokumentere, at tilbudsgiver alligevel er pålidelig, jf. udbudslovens 138. Ordregiver vil ikke udelukke en tilbudsgiver, der inden for den fastsatte frist fremlægger tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig. Reglerne i dette afsnit gælder tilsvarende for andre økonomiske enheder, som tilbudsgiver vil basere sin opfyldelse af krav til økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen på, jf. afsnit 4.1.5. 4.3. Egnethed Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har erfaring med levering af storkøkkenudstyr til offentlige myndigheder eller virksomheder underlagt lignende regelsæt og levering bestilt via et e-handelssystem. Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 7 af 13
5. Tildelingskriterium Rammeaftalerne for hver enkelt delaftale vil blive tildelt de tilbudsgivere, der afgiver de økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af det bedste forhold mellem pris og kvalitet, med de angivne procentsatser (vægtning): Pris: 70 % Kvalitet: 30 % Ordregiver anvender ved evalueringen af de indkomne tilbud en pointmodel med en pointskala på 0 10 point. Tilbuddene tildeles således en pointscore i dette spænd for hvert under- eller delkriterium. Efter tildeling af pointscorer sammenstilles og vægtes pointene, og der udregnes en samlet pointscore. Tilbuddet med den højeste samlede pointscore er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingen vil ske til de to tilbudsgivere, som på hver delaftale har afgivet de to økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet. Nedenfor i afsnit 5.1. og 5.2 er det beskrevet, hvordan hvert enkelt underkriterium evalueres. 5.1. Pris Tilbudsgiver skal udfylde de faner (delaftaler) i tilbudslisten, prisskemaer, som tilbudsgiver afgiver tilbud på. Tilbudsgiver skal i prisskemaet for delaftale 1 angive: Varenumre for de tilbudte varer (kolonne F) Garantiperiode i år (kolonne G) Eventuel beskrivelse af tilbudte produkt (kolonne H) Listepriser for de tilbudte varer (kolonne I) Tilbudte rabatter på de enkelte varegrupper (kolonne J for delaftale 1) Tilbudsgiver skal for delaftale 2 angive: Varenumre for de tilbudte vare (kolonne F) Eventuel beskrivelse af tilbudte produkt (kolonne G) Listepriser for de tilbudte varer (kolonne H) Det tilbudte antal (pr. pakning), skal angives i stk. (kolonne I) Tilbudte rabatter på de enkelte varegrupper (kolonne J for delaftale 2) Priserne skal omfatte alle de med leverancen forbundne direkte og indirekte omkostninger, herunder fx emballage, kundebetjening og løbende bistand, afgifter, gebyrer mv. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver udfylder alle timepriser og alle rabatsatser pr. varegruppe. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver kan tilbyde og dermed udfylde minimum 95 % af de for hver delaftale oplistede varelinjer. Såfremt tilbudsgiver ikke udfylder 95 % af varelinjerne, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt. Ved manglende udfyldelse af en varelinje, vil Ordregiver prissætte varelinjen med den højeste tilbudte listepris for varen blandt de øvrige tilbud, fraregnet tilbudsgivers tilbudte rabat for varegruppen. Prissætningen er alene til brug for tilbudsevalueringen. Hvis alle tilbudsgivere undlader at prissætte samme varelinje, udgår denne varelinje i evalueringen. Såfremt rabatten for en varegruppe ikke er udfyldt, vil Ordregiver udfylde rabatprocenten med 0. Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 8 af 13
Tilbudsgiver skal fremsende dokumentationen, fx i form af datablade, såfremt Ordregiver kræver dette til brug for tilbudsevalueringen og som dokumentation for listepriserne. 5.1.1. Evaluering af underkriteriet Pris For underkriteriet Pris udregner Ordregiver tilbudsgivers samlede tilbudte pris som summen af de samlede evalueringspriser for hver enkelt tilbudte vare. Den samlede evalueringspris for hver vare udregnes som listeprisen pr. stk. fratrukket rabatten ganget med evalueringsmængden. Ved evaluering af underkriteriet pris omregnes tilbudsgivernes samlede tilbudte priser til point efter en lineær pointmodel, hvor laveste pris får 10 point, mens en pris, der ligger 25 % over laveste pris, får 0 point. Priser, der ligger mere end 25 % over den laveste pris tildeles ligeledes 0 point. 25 % er fastsat på baggrund af Ordregivers forventning til spredningen i de tilbudte priser. Pointscorerne angives med to decimaler. 5.2. Kvalitet Ved kvalitet indgår følgende delkriterier: tilbudsgivers sortimentsbredde og - dybde og tilbudsgivers service. Delkriterierne indgår i evalueringen med følgende vægtning: Sortimentsbredde og -dybde: 50 % Garanti og service: 50 % Tilbudsgiver skal i sit tilbud angive sin sortimentsbredde og -dybde ved at indsætte antallet af varenumre i tilbudsliste. Antallet af varenumre opgøres som tilbudsgivers sortiment af produkter inden for den relevante delaftale. Således skal tilbudsgiver fx alene angive det antal varenumre, der er i tilbudsgivers isenkramsortiment, såfremt tilbudsgiver byder på delaftalen Isenkram. Ordregiver forbeholder sig ret til at indhente dokumentation for det tilbudte sortiment. Redegørelsen for tilbudsgivers service skal indeholde: Beskrivelse af den garanti, der ydes på hver varegruppe, herunder fx brudgaranti, fri reparation mv, samt beskrivelse af garantiens varighed, Beskrivelse af hvordan kundekontakten vil blive håndteret i praksis, herunder hvordan tilbudsgiver vil sikre, at Ordregiver orienteres om gode tilbud, manglende varer o.l., og hvordan tilbudsgiver vil håndtere fejlleverancer, manglende varer osv. Beskrivelse af service og installationsarbejde, herunder reaktionstider ved akutbestillinger, hvordan Ordregiver bestiller service og installationsarbejde mv. (kun for delaftale 1) 5.2.1. Evaluering af underkriteriet Kvalitet Kvalitet består af delkriterierne tilbudsgivers sortimentsbredde og -dybde og tilbudsgivers garanti og service. Der fastsættes en pointscore for hvert delkriterium. Den samlede pointscore for underkriteriet kvalitet angives med to decimaler. 5.2.1.1. Evaluering af tilbudsgivers sortimentsbredde og dybde Ved evaluering af delkriteriet sortimentsbredde og -dybde benyttes tilbudsgivers antal varenumre som udtryk for hvor bredt/dybt et sortiment, der tilbydes. Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 9 af 13
Ved evaluering af delkriteriet sortimentsbredde og -dybde omregnes tilbudsgivernes tilbudte sortiment til point efter en lineær pointmodel, hvor det største sortiment får 10 point, mens et sortiment, der ligger 100 % eller mere end 100 % under det største sortiment, får 0 point. 100 % er fastsat på baggrund af Ordregivers forventning til spredningen i de tilbudte sortimenter. Pointscorerne angives med to decimaler. 5.2.1.2. Evaluering af tilbudsgivers service Ordregiver benytter en pointmodel til at foretage en evaluering af tilbudsgivers garanti og service på baggrund af tilbudsgivers redegørelse. Pointscorerne fastsættes ud fra Ordregivers skøn over tilbudsgivers tilbudte kvalitet, ud over mindstekravene, og ud fra følgende skala: Den tilbudte kvalitet Point Optimal 10 Glimrende 9 Meget god 8 God 7 Tilfredsstillende 6 Middel 5 Jævn 4 Mindre tilfredsstillende 3 Ringe 2 Dårlig 1 Meget dårlig (opfylder kun mindstekrav) 0 For delkriteriet garanti og service vil det vægte positivt, at tilbudsgiver har en omfattende og langvarig garanti, at tilbudsgiver er serviceminded, herunder i forhold til håndteringen af fejlleverancer, manglende varer mv. Desuden vil det for delaftale 1 vægte positivt, at tilbudsgiver har en grundig, dækkende og fleksibel servicering, herunder i forbindelse med installationsarbejde, samt korte reaktionstider ved akutbestillinger af service. Tilbudsgiver kan ikke forvente, at Ordregiver vil lægge vægt på mere end de første 5 A4-sider af redegørelsen. Ordregiver anbefaler derfor, at tilbudsgiver begrænser sin redegørelse til 5 A4-sider (hvor 1 A4 side indeholder ca. 2.400 tegn med mellemrum), inkl. eventuelle tabeller, illustrationer og bilag mv. 6. Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i udbudsmaterialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, således at der så vidt muligt kan undgås forbehold over for udbudsmaterialet i det afgivne tilbud. Alle spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftligt til udbudskonsulent, Adam Kadosh på adamk@ltk.dk. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside i anonymiseret form. Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 10 af 13
Spørgsmål modtaget senest torsdag den 8. december 2017, kl. 12.00 vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne tidsfrists udløb, besvares, såfremt Ordregiver har mulighed for at besvare disse senest 6 dage inden tilbudsfristen. Tilbudsgiver opfordres til at stille sine skriftlige spørgsmål så tidligt som muligt. 7. Tilbudsfrist og formkrav Tilbud skal være Ordregiver i hænde inden torsdag den 21. december 2017 kl. 12.00. Tilbud inkl. alle bilag skal sendes til udbudskonsulent, Adam Kadosh på adamk@ltk.dk. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet og vil derfor blive afvist. 8. Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 9. Dokumentation, underretning og standstill Ordregiver skal jf. udbudslovens 151 stk. 1, kræve dokumentation for de oplysninger, der er angivet i ESPD fra de tilbudsgivere, som Ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftaler til. Dokumentationen skal fremlægges i form af en attest eller lignende i henhold til nationale regler i tilbudsgivers hjemland. Det skal dokumenteres, at tilbudsgiver samt medlemmer af bestyrelse, direktion og/eller tilsynsråd ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. afsnit 4.2, Endvidere skal det jf. afsnit 4.3 dokumenteres, at tilbudsgiver har erfaring med levering til offentlige myndigheder eller virksomheder underlagt lignende regelsæt samt erfaring med levering bestilt via e-handelssystem. Ordregiver vil indhente referencelister som dokumentation. Danske tilbudsgivere skal som dokumentation for, at de ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, aflevere en serviceattest. Serviceattesten kan indhentes hos Erhvervsstyrelsen via følgende link: https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmod_om_serviceattest Ordregiver gør opmærksom på, at der skal indhentes oplysninger fra Skifteretten, Politiet, ATP og Skat. Endvidere gør Ordregiver opmærksom på, at der skal indsendes samtykkeerklæringer fra medlemmer af tilbudsgivers bestyrelse, direktion og/eller tilsynsråd til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med indhentning af serviceattesten. Tilbudsgiver får en passende frist fra Ordregivers skriftlige anmodning til at indsende dokumentationen. Dokumentationen må ikke være udstedt tidligere end 6 måneder før tilbudsfristen. Alle tilbudsgivere vil få skriftlig underretning om Ordregivers tildelingsbeslutning på samme tid. Det forventede tidspunkt herfor fremgår af tidsplanen, jf. afsnit 3. Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 11 af 13
Underretningen om tildelingsbeslutningen udgør ikke en accept af de økonomisk mest fordelagtige tilbud eller et afslag på de øvrige tilbud. Først ved underskrivelsen af kontrakt foreligger der en bindende forpligtelse for Ordregiver i forhold til den udbudte ydelse. Ordregiver er i medfør af lov om Klagenævnet for Udbud 3, forpligtet til efter underretningen om tildelingsbeslutningen at afvente udløbet af en standstill-periode, inden indgåelse af kontrakt. 10. Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 11. Sprog Tilbud med alt dertil hørende samt al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk. 12. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 13. Forbehold Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer vil ikke blive accepteret. Sådanne tilbud vil blive betragtet som ukonditionsmæssige. Forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil af Ordregiver så vidt muligt blive kapitaliseret og lagt til den pris, tilbudsgiver har angivet. 14. Offentlighed Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at materiale, der indgives til en offentlig myndighed - herunder tilbudsmateriale i en udbudsprocedure - er omfattet af aktindsigt efter offentlighedsloven, hvorfor alle og enhver som udgangspunkt har ret til at gøre sig bekendt med indholdet heri. Offentlighedsloven giver kun i begrænset omfang mulighed for at undtage forretningshemmeligheder og lignende fra aktindsigt og alene i tilfælde, hvor der er en nærliggende risiko for betydeligt tab for tilbudsgiveren, hvis de pågældende oplysninger udleveres. Ordregiver vil så vidt muligt forinden besvarelse af eventuelle aktindsigtsbegæringer i materiale fra tilbudsgiver indhente en udtalelse fra tilbudsgiver til brug for sin vurdering af, om oplysninger kan udelades ved aktindsigtsbesvarelsen. Udtalelsen er alene vejledende for Ordregiver, der er forpligtet til at træffe sin afgørelse på grundlag af lovgivningen og praksis fastlagt af bl.a. Folketingets Ombudsmand og Klagenævnet for Udbud. Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 12 af 13
Tilbudsgiverne opfordres til ikke at indgive oplysninger, som er kritiske for tilbudsgivers virksomhed, til Ordregiver, medmindre oplysningerne har reel betydning for Ordregivers bedømmelse af tilbuddet og/eller ansøgningen om prækvalifikation. 15. Ansvar Tilbudsgiver er ansvarlig for, at oplysninger, der afgives af tilbudsgiver til Ordregiver i forbindelse med udbudsproceduren er korrekte. Konstaterer Ordregiver inden tildelingen af kontrakt, at en tilbudsgiver har afgivet urigtige eller misvisende oplysninger, eller har fortiet oplysninger, med henblik på uretmæssigt at påvirke Ordregivers beslutning i forhold til udelukkelse af tilbudsgiver, bedømmelse af tilbudsgivers egnethed eller tildeling af kontrakt, vil Ordregiver som udgangspunkt udelukke tilbudsgiver, jf. afsnit4.2. Konstateres tilbudsgivers uretmæssige ageren først efter underskrift af kontrakt, anses forholdet at udgøre væsentlig misligholdelse, såfremt tilbudsgiver ikke kan godtgøre, at de urigtige, misvisende og/eller fortiede oplysninger konkret var uden betydning for Ordregivers tildelingsbeslutning og indholdet af parternes kontrakt. Ordregiver kan i forbindelse hermed ophæve kontrakten straks eller med et efter omstændighederne for Ordregiver hensigtsmæssigt varsel, opkræve tilbudsgiver en bod på 100.000 kr., til kompensation for Ordregivers ressourceforbrug ved genudbud, samt forlange eventuelle øvrige tab erstattet. Ordregiver gør i øvrigt opmærksom på at afgivelse af urigtige eller misvisende oplysninger til en offentlig myndighed kan være omfattet af straffelovens regler, herunder straffelovens 161-163. 16. Øvrige vilkår Der ydes ikke honorar for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og det vil ikke blive returneret. 17. Tildeling af kontrakter på rammeaftalen På delaftalerne 1 og 2, der hver er indgået med 2 forskellige leverandører, tildeles de enkelte ordrer på aftalerne efter varekurvsmodellen, hvor det ved bestilling er den laveste pris på den sammensatte varekurv, der afgør hvem af de 2 leverandører på delaftalen, den konkrete bestilling afgives hos. Ved bestilling af de enkelte varer har bestilleren på forhånd ud fra sit individuelle behov fastlagt sin varekurv. Hvis leverandørerne har identiske priser på den samlede varekurv, anvendes kaskademodellen, hvor leverandørerne oplistes i en prioriteret rækkefølge, efter hvem der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Udbud af storkøkkenudstyr, 2017 Side 13 af 13