NOTAT Projekt EU-udbud af indkøb af beholdere og indsamling af affald Kunde Rudersdal Kommune Notat nr. 8 Dato 10/04/2018 Til Fra Kopi til Tanja Ladefoged, Rudersdal Kommune Dorte Hvid-Jacobsen, Rambøll Projektgruppen 1. Udbudsstrategi og proces Allerød, Fredensborg, Hørsholm og Rudersdal Kommune står alle fire overfor implementering af nye affaldsordninger for private husstande i 2019-2020 for indsamling af genanvendelige fraktioner. Fredensborg Kommune har på nuværende tidspunkt ikke en politisk godkendelse af det endelige valg af affaldsløsning for de private husstande. Det er besluttet, at de tre kommuner Allerød, Hørsholm og Rudersdal samt Fredensborg Affald A/S i fællesskab udarbejder udbudsmateriale vedr. indkøb af beholdere til de nye indsamlingsordninger. Endvidere skal indkøbet give mulighed for at indkøbe beholdere til dagrenovationsordningen, hvis der er behov for løbende udskiftning af beholdere. Dato 10/04/2018 Rambøll Hannemanns Allé 53 DK-2300 København S T +45 5161 1000 F +45 5161 1001 www.ramboll.dk Dokument ID 1100031516-1643283214-39 Version 5.0 Det er endvidere besluttet, at de tre kommuner Allerød, Hørsholm og Rudersdal i fællesskab udarbejder udbudsmateriale vedr. indsamling af de genanvendelige fraktioner og dagrenovation. I tilknytning til disse indsamlingsentrepriser har de tre kommuner besluttet at udbyde udlevering af beholdere samt drift af et beholderværksted. Fredensborg Forsyning har valgt at hjemtage indsamlingsentreprisen, og har derfor ikke behov for udbud af disse ydelser. Rambøll er tilknyttet processen som teknisk rådgiver og bistår kommunerne med udarbejdelse af det samlede udbudsmateriale. Desuden er Bird & Bird tilknyttet projektet og bistår kommunerne med juridisk sparring og kvalitetssikring af udbudsmaterialet. På nuværende tidspunkt er udbudsmaterialets kravspecifikationer tilrettet kommunernes ønsker og fremstår som 95 % færdige. Udestående drejer sig primært om opgørelse af antal af beholdere til Rambøll Danmark A/S CVR NR. 35128417 1/6 Medlem af FRI
udbringning og tømning i områder med fælles renovationsløsninger. Disse data forventes udarbejdet i marts/april måned. De kommunale teknikere, som har været tilknyttet projektgruppen, samt ledelsesniveauet repræsenteret i projektets styregruppe er enige om indhold af udbudsmaterialet, herunder udbudsform, tildelingskriterier og kravspecifikationer. I afsnit 2 beskrives udbudsstrategi for indkøb af beholdere mere detaljeret, mens udbudsstrategi for indsamling af affald mm. beskrives i afsnit 3. 2. Indkøb af beholdere Indkøb af nye affaldsbeholdere skal udbydes i henhold til udbudslovens bestemmelser. Der er indgået en aftale mellem de fire kommuner om at udarbejde udbudsmateriale og gennemføre udbudsprocessen fælles for de fire kommuner. Hensigten er at koordinere erfaringer og forventninger samt effektivisere processen og opnå bedre priser fra tilbudsgiverne grundet en større ordre. I modsætning til de tre andre kommuner har Fredensborg Kommune på nuværende tidspunkt ikke en politisk godkendelse af den nye affaldsordning. Det er derfor besluttet, at indkøb af beholdere til Allerød, Hørsholm og Rudersdal Kommune udgør udbuddets hovedleverance, mens indkøb af beholdere til Fredensborg Affald A/S indarbejdes som en option. Udbudsprocessen forventes igangsat 1. juli 2018. Dermed forventes den politiske afgørelse om ny affaldsløsning i Fredensborg Kommune at være på plads. 2.1 Udbudsstrategi Der udbydes en rammeaftale på fire år, hvorunder de fire kommuner kan købe beholdere i hhv. hovedleverancer og supplerende leverancer. Der vil ikke være mulighed for forlængelse af rammeaftalen. Udbudsformen vil være et offentligt EU-udbud, med tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". Da der er tale om et offentligt udbud vil alle interesserede kunne afgive tilbud, men ud over at en kommende leverandør vil skulle overholde de stillede krav i kravspecifikationen, vil der blive stillet krav til at tilbudsgiverne kan fremvise en vis økonomisk formåen og robusthed samt erfaring med levering af et tilsvarende antal beholdere til en anden kunde. Endvidere vil udbudslovens obligatoriske udelukkelsesgrunde skulle være overholdt. De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, vil blive vurderet i henhold til fire underkriterier, som er henholdsvis pris, kvalitet, service og miljø. Pris vurderes ud fra en samlet tilbudssum for indkøb af beholdere til alle fire kommuner. Laveste samlede evalueringstekniske pris opnår den bedste vurdering. Kvalitet vurderes i forhold til holdbarhed og funktionalitet på de tilbudte beholdere. Det vægtes højt, hvis der tilbydes lang garantiperiode, at beskrivelser af montering, vedligehold 2/6
og eventuel reparation af beholderne er fyldestgørende og virker overbevisende, at beholderleverandøren kan dokumentere holdbarhed af låg-i-låg funktion og skillevæg, at tilsendte vareprøver fremstår funktionsmæssige egnede, robuste og i overensstemmelse med de specificerede krav om æstetisk og harmonisk udtryk, herunder at der er redegjort overbevisende i forhold til beholderens udseende over tid. Endvidere vægtes det højt, hvis tilbudsgiveren har et certificeret kvalitetsstyringssystem. Service vurderes i forhold til levering og samarbejde. Det vægtes højt, hvis der tilbydes korte leveringstider, færre krav til minimumsstørrelse af ordrer samt hvis beskrivelser af samarbejdet omkring levering er beskrevet fyldestgørende og virker overbevisende i forhold til at imødegå eventuelle forsinkelser og andre driftsforstyrrelser. Miljø vurderes i forhold til andel af genbrugsplast samt beskrivelse af tilbagetagningsordning for defekte beholdere. Det vægtes højt hvis tilbudsgiver kan tilbyde en høj andel af genbrugsplast i beholderen samt at defekte beholdere kan afleveres retur til brug for nyproduktion af beholdere. Endvidere vægtes det højt, hvis tilbudsgiver kan dokumentere, at der er foretaget støjreducerende tiltag på beholderen. Hvert af kriterierne vurderes efter en skala fra 0-10 point, hvor 10 gives for den bedst mulige vurdering. Det foreslås, at de fire underkriterier vægtes efter følgende model: Pris: 60 % Kvalitet: 15 % Service: 15 % Miljø 10 % Tilbudsgiveren med højeste score tildeles rammeaftalen, som udformes som fire særskilte, men i substansen enslydende aftaler for hver af de fire kommuner. Der vil blive udpeget en fælles kontraktansvarlig blandt kommunerne, for at sikre samme kontraktopfølgning med leverandøren. 2.2 Indkøbets omfang Udbudsmaterialet indeholder mulighed for indkøb af forskellige typer af affaldsbeholdere (2- og 4-hjulede beholdere) til private husstande, kommunale institutioner og erhverv tilknyttet dagrenovationsordningen. Fredensborg Affald A/S indkøb er indsat som en option. Endvidere er indkøb af beholdere til eventuel implementering af indsamling af bioaffald i de fire kommuner indsat som option. 2.3 Tidsplan Valg af beholderleverandør, og dermed beholdertype, er vigtigt at kende forud for bestilling af biler i indsamlingsudbuddet, men samtidig ønsker kommunerne at give Fredensborg Kommune muligheden for at nå en politisk godkendelse af ny affaldsordning. Derfor er det forudsat, at udbudsprocessen bliver gennemført fra 1. juli 2019 til medio august, hvorefter der foretages en evaluering af indkomne tilbud med henblik på tildeling af rammekontrakten. Dette forventes at kunne ske medio oktober 2018. 3/6
Selve aftaleperioden forventes at løbe fra 1. august 2019 til 31. juli 2023. 2.4 Politisk godkendelse Det er forudsat, at de enkelte kommunalbestyrelser behandler en indstillingssag, hvor udbudsmateriale og proces godkendes. Som udgangspunkt forventes der ikke at være tilretninger af materialet efter den politiske proces i de fire kommuner, idet ændringer vil medføre forskellighed i udbudsmaterialet, som vil kunne påvirke udbudsprocessen negativt i forhold til tid og indhentede priser. Selve tildelingen af rammeaftalerne forventes at ske uden politisk forhåndsgodkendelse, på baggrund af de allerede politisk godkendte tildelingskriterier. Politisk vil der blive orienteret om valg af leverandør på en orienteringssag i efteråret 2018. 3. Indsamling af affald mm. Indsamling af dagrenovation og genanvendelige fraktioner samt tilknyttede ydelser med udbringning af nye beholdere og drift af et beholderværksted skal udbydes i henhold til udbudslovens bestemmelser. Der er indgået en aftale mellem de tre kommuner Allerød, Hørsholm og Rudersdal om at udarbejde udbudsmateriale og gennemføre udbudsprocessen fælles for de tre kommuner. Hensigten er at koordinere erfaringer og forventninger samt effektivisere processen og opnå bedre priser fra tilbudsgiverne grundet en større ordre. 3.1 Udbudsstrategi Der udbydes en kontrakt på 5½ år, hvorunder de tre kommuner får indsamlet dagrenovation og genanvendelige fraktioner. Endvidere vil der i opstartsfasen være en tillægsydelse omkring montering og udbringning af affaldsbeholdere til genanvendelige fraktioner og en permanent tillægsydelse om drift af et beholderværksted. Der vil være mulighed for forlængelse af kontrakten i 2 x 2 år. Udbudsformen foreslås at være udbud med forhandling, da de tre kommuners behov for at samle indsamlingen ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger. Tildelingskriteriet vil være "bedste forhold mellem pris og kvalitet". Udbud med forhandling er valgt fremfor et offentligt udbud for at sikre kommunerne den bedste konkurrencesituation blandt de relativt få tilbudsgivere, der forventes at være på markedet. Til trods for at udbudsformen er administrativt tungere og procesmæssigt længere end et offentligt udbud, forventes denne indsats at give bedre priser og en større sikkerhed for levering af forhandlet ydelse i kontraktperioden. Alle interesserede vil kunne ansøge om at deltage i udbuddet. Der vil alene blive prækvalificeret tre ansøgere til at deltage i udbuddet. Disse tre tilbudsgivere vil skulle overholde udelukkelsesgrundene ligesom de skal leve op til de stillede krav om økonomisk formåen samt erfaring med løsning af tilsvarende opgaver. Hvis flere ansøgere opfylder de stillede mindstekrav til økonomisk og faglig kapacitet, vil der ske en udvælgelse af de tre ansøgere som findes bedst egnede baseret på deres referencer. De tre udvalgte ansøgere vil efter prækvalifikation skulle udarbejde tilbud, som indgår i forhandlingsprocessen. 4/6
De tilbud, der i tilbudsfasen modtages fra de prækvalificerede tilbudsgivere, vil blive vurderet i henhold til fire underkriterier, som er henholdsvis pris, opgaveløsning og driftssikkerhed, kvalitet og service samt miljø. Tilbudsgivernes besvarelse vurderes for hvert af kriterierne efter en skala fra 0-10 point, hvor 10 gives for den bedst mulige vurdering. Pris vurderes ud fra en samlet tilbudssum for indsamling af affald, udbringning af beholdere samt drift af beholderværksted til de tre kommuner. Laveste samlede evalueringstekniskepris opnår den bedste vurdering. Opgaveløsning og driftssikkerhed vurderes i forhold til tilbuddets tilbudte materiel, mandskab og beredskab for at sikre god kvalitet og driftssikkerhed i opgaveløsningen. Det vægtes højt hvis tilbudsgiver kan beskrive en organisering af opgaveløsningen som fremstår robust og kvalificeret i forhold til de konkrete ydelse, og hvor der er taget højde for at der skal varetages ydelser både i forhold til indsamling af affald og beholderydelser. Det vægtes ligeledes højt hvis tilbudsgiver kan beskrive, hvordan der vil sikres stabilitet i medarbejderstaben, lavt sygefravær og hvis tilbudsgiver kan påvise at have opnået certificeringer på hhv. kvalitetsledelse, miljøledelse og arbejdsmiljøledelse. Endelig vægtes en solid beskrivelse af tilbudsgivers vinterberedskab højt. Kvalitet og service relaterer sig til hvilken samarbejdsorganisation tilbudsgiver forventes at tilbyde de tre kommuner. Det vægtes højt, hvis tilbudsgiver kan beskrive en organisation, hvor kørselsleder, beholderværkstedsleder og driftsleder af beholderudbringningen har solid erfaring med de påtænkte arbejdsopgaver, og hvor varetagelse af borgerbetjening, opsamling af klager, driftsforstyrrelser og informationer er kvalificeret beskrevet i forhold til rolleog ansvarsfordeling mellem de forskellige medarbejdergrupper hos tilbudsgiver. Miljø vurderes i forhold til det enkelte indsamlingskøretøj og drift af disse. Det vægter højt, hvis der tilbydes højere euronorm på indsamlingsbiler end foreskrevet i kravspecifikationen. Ligeledes vægter det højt, hvis tilbudgiver har beskrevet hvilke tiltag, der gennemføres for at sikre trafiksikker, støjreducerende og miljørigtig kørsel samt støjreducerende indsamling og beholderhåndtering. For hvert af kriterierne vurderes efter en skala fra 0-10 point. Det foreslås at de fire underkriterier vægtes efter følgende model: Pris: 60 % Opgaveløsning og driftssikkerhed: 14 % Kvalitet og service: 13 % Miljø: 13 % Tilbudsgiveren med højeste score tildeles kontrakten, som udformes som tre særskilte, men i substansen enslydende kontrakter for hver af de tre kommuner. Der vil blive udpeget en fælles kontraktansvarlig blandt kommunerne, for at sikre samme kontraktopfølgning med leverandøren. 3.2 Entreprisens omfang Udbudsmaterialet indeholder følgende ydelser: 5/6
Indsamling af dagrenovation, herunder batterier og småt elektronik Indsamling af genanvendelige fraktioner (papir, glas, metal, plast og pap) Montering og udbringning af beholdere Drift af beholderværksted. I udbudsmaterialet er der endvidere beskrevet tillægsydelse omkring vask af beholdere og plastforing af beholdere til dagrenovation samt indsamling af pap hos enfamilieboliger. Som option er indsat muligheden for indsamling af bioaffald og dagrenovation hos private husstande generelt. Alle entrepriser er opdelt på de tre kommuner Allerød, Hørsholm og Rudersdal. 3.3 Tidsplan Det er forudsat, at prækvalifikationsfasen gennemføres ultimo maj til ultimo juni, hvorefter der er 1. tilbudsfrist medio august. Herefter foretages en evaluering af indkomne tilbud med henblik på gennemførelse af forhandlingsrunde med tilbudsgiverne, og endelig opfordring til at afgive fornyet tilbud forventes afsendt medio oktober. Tilbudsgiverne afleverer endelige tilbud primo november, som evalueres i forhold til de opstillede tildelingskriterier, og på baggrund deraf tildeles kontrakten. Dette forventes at kunne ske i december 2018 (inden jul). Selve kontraktperioden forventes at løbe fra 1. april 2019 til 30. september 2024 med mulighed for forlængelse af kontraktperioden i 2 x 2 år. I Allerød starter kontrakten dog først 1. juni 2019. 3.4 Politisk godkendelse Det er forudsat, at de enkelte kommunalbestyrelser behandler en indstillingssag, hvor udbudsmateriale og proces godkendes. Som udgangspunkt forventes der ikke at være tilretninger af materialet efter den politiske proces i de tre kommuner, idet ændringer vil medføre forskellighed i udbudsmaterialet, som vil kunne påvirke udbudsprocessen negativt i forhold til tid og indhentede priser. Selve tildelingen af kontrakterne forventes at ske uden politisk forhåndsgodkendelse, på baggrund af de allerede politisk godkendte tildelingskriterier. Politisk vil der blive orienteret om valg af leverandør på en orienteringssag i januar 2019. 6/6