KØBENHAVNS UNIVERSITET Bestyrelsesmøde nr. 79, den 4. juni 2015 Pkt. 8. Bilag 3 Københavns Universitets bestyrelse SAGSNOTAT 26. MAJ 2015 Vedr.: Sagsbehandler: Styrkelse af kommunikation om universitetsvalget Rektorsekretariatet/Kommunikation REKTORSEKRETARIATET NØRREGADE 10 POSTBOKS 2177 Stemmeprocenten til universitetsvalgene har gennem en årrække været faldende. Man kunne måske formode, at det var universitetsreformen i 2003, der fik engagementet i universitetsvalget til at falde. KU s opgørelser viser dog, at stemmeprocenten blandt de studerende var støt faldende inden (Figur 1) 1. I de senere år, hvor KU har markedsført universitetsvalget mere intensivt, er stemmeprocenten blandt de studerende steget en lille smule dog ikke til niveauet før 2003. Stemmeprocenten ligger nu omkring 15 pct. I 2013 var stemmeprocenten noget højere 19,6 pct. hvilket formentlig skyldes, at valget faldt sammen med debatten om studiefremdriftsreformen, som fik mange studerende til at interessere sig for studenterpolitik. 1017 KØBENHAVN K TLF 35 32 26 26 DIR 35 32 26 30 MOB 28 75 26 30 jacs@adm.ku.dk www.rektorat.ku.dk REF: JACS 1 For VIP- og TAP-gruppen er der kun data fra 2004 og frem altså efter universitetsreformen i 2003.
SIDE 2 AF 7 Figur 1: Stemmeprocenten blandt studerende* og medarbejdere** til konsistorium / bestyrelse. * Der er ikke data for 2003. ** For VIP- og TAP-gruppen er der kun data for 2004 og frem. Bortset fra 2004 har der været fredsvalg blandt TAP erne alle år. Med i billedet indgår, at der afholdes mange fredsvalg på KU og mange valg bortfalder helt, fordi der ikke er nogen opstillingsparate kandidater (figur 2). I 2014 var der således kun afstemning ved 20 ud af i alt 152 valg. Udover at det formentlig påvirker den almene interesse for valget, er det et særskilt problem, at der er så få, der ønsker at engagere sig i arbejdet i de formelle organer.
SIDE 3 AF 7 Figur 2: Antal valg på KU* * Tallene viser samtlige valg til bestyrelsen, akademiske råd, studienævn, ph.d.-udvalg, og fra 2013 også institutråd. Antallet af valg varierer fra år til år, men andelen af fredsvalg og bortfaldne valg har siden 2009 ligget fast på mellem 80 og 90 pct. af det totale antal valg. Universitetsvalget 2015 Universitetsvalget i efteråret 2015 bliver et såkaldt Big Bang idet der både afholdes valg for ansatte og studerende til alle organer, undtagen VIP til ph.d.-udvalg. Derfor skal ledelsen i løbet af første del af 2015 tage stilling til hvilke kommunikationsinitiativer, der skal iværksættes, hvis disse skal kunne nå at blive implementeret til efterårsvalget 2015. Rektor var på HSU-mødet d. 27. august 2014 indstillet på at skrive et valgbrev til alle ledelsesniveauer, hvor vigtigheden af at sikre processen til valgmøder, tid til at deltage i møderne etc. understreges. Rektor udtalte tillige at Det er en ledelsesopgave også at fremhæve vigtigheden og betydningen af arbejdet i KU s organer. (referat fra HSU-mødet 27. august 2014). På HSU-mødet 22. april 2015, hvor udvalget drøftede forslag til ændringer i valgstatutten, udtalte rektor, at der gerne må udarbejdes informationsmateriale om, hvorfor valget er vigtigt, hvilke fora der vælges til, hvem der kan vælges m.v. Med hensyn til at forankre valget på institutterne vil rektor gerne opfordre til, at der udpeges en valgansvarlig på institutterne og administrative enheder.
SIDE 4 AF 7 Initiativer der allerede er gennemført Rektorsekretariatet/Uddannelsesservice/KU-Kommunikation har fra 2009 markant forbedret kommunikationsindsatsen i forbindelse med afholdelse af valg på KU. Indsatsen er gradvis blevet styrket over årene. Hovedelementerne i indsatsen har været: Tabel 1: Initiativer taget centralt for at styrke universitetsvalget Kortere vej til afstemning (færre klik ind til afstemningsmodulet) Modernisering af valgsite Kommunikation på engelsk (til det stigende antal ikke-dansktalende medarbejdere og studerende.) Mere synlighed Løbende kommunikation om valget Gennemført i efteråret 2013 således at vejen ind til selvbetjening er ét klik væk fra forsiden af KUnet (personlig redirect). Overflytning af eksternt liggende site til KUnet (intranet.ku.dk/valg), gennemskrivning af tekster og forbedring af grafik. Der er udarbejdet et parallel-site på engelsk og alle formelle dokumenter er nu oversat og tilgængelige på engelsk. Alle nyheder, der bliver udsendt, oversættes ligeledes. Plakater og animationsfilm er udarbejdet på engelsk. a) Der er udarbejdet webgrafik, som inden og under valgene lægges på KUnet. Grafikken varierer ift. valgprocessens faser fx kandidatanmeldelse og afstemning. b) I 2013 blev den grafiske valg-identitet opdateret, og i den forbindelse blev der udarbejdet en plakatkampagne som ligeledes var en del af kommunikationen. c) Animeret valgvideo (for at skabe generel opmærksomhed om valget) + et antal videoer som introducerer arbejdet i hvert enkelt organ. d) Ophængning af store udendørs facadebannere på campus med tydelig markering af afstemningsperioden. REKsek/US udsender nyheder på KUnet i forbindelse med opstillingsperioden samt før, under og efter selve afstemningen. Der udsendes ligeledes allemail i forbindelse med annoncering af valg samt afstemning. Der er i forbindelse med valget 2014 (som langt overvejende var et studentervalg) systematisk sendt information ud til fakulteternes redaktioner vedr.
nyheder, grafikelementer mv. SIDE 5 AF 7 Facebook Facebook er i skiftende omfang blevet brugt som supplement til den øvrige løbende kommunikation. US oprettede på et tidspunkt en særlig valg-profil på Facebook, hvorfra valgsekretariatet kommunikerede om valget. Profilen fik dog ikke mange følgere, og det blev derefter besluttet at anvende KU s officielle Facebook-profil. US/REKsek har været i dialog med Universitetsavisen om øget fokus på universitetsvalget, og der har ligeledes været en separat proces i bladudvalget vedr. opprioritering af valgdækningen (som avisen er forpligtet på jf. dens kommissorium). Universitetsavisen afholdt i februar 2014 en workshop med deltagelse af studerende, medarbejderside, valgsekretær og rektorsekretariatets valgkommunikationsansvarlige med henblik på at samle input til den fremtidige dækning af universitetsvalget. Universitetsavisens udgivelsesplan for papiravisen var pr. 2014 synkroniseret til tidspunktet for valgets afholdelse, og webversionen gik i luften med et nyt temasite om valg. REKsek har afholdt møder med henholdsvis de studenterpolitiske organisationer og repræsentanter for medarbejdersiden for at hente input til indsatsen. Planlagte nye initiativer Det har været drøftet, om tidspunktet for afholdelse af valget er det rigtige. Fra flere sider har det været bemærket, at timingen er vigtig, så valget fx ikke igen ligger samtidig med den årlige trivsel og tilfredshedsmåling (ÅTT). Rektoratet har bl.a. på den baggrund besluttet at udskyde ÅTT til foråret. Gruppen af internationale medarbejdere og studerende får nemmere ved at gennemføre fremtidige valg, idet en engelsk version af selve afstemningsplatformen (i Selvbetjeningen) forventes klar i løbet af 2015. I forbindelse med det kommende valg vil KU igen lave en valgvideo ligesom universitetet også kan benytte de sociale medier (fx Facebook) mere aktivt, da de bliver stadig mere vigtige kommunikationskanaler. KU s officielle Facebook-kanal er oplagt at bruge, men den bør suppleres af lokale Facebook-kanaler, ikke mindst studenterorganisationernes.
KUSK konkluderede på sit møde den 9. marts 2015, at de fælles valgvirkemidler er gode, men at den vigtigste og mest troværdige kommunikation foregår lokalt (valgcafeer, debatarrangementer mv.). På LT-mødet den 22. april blev det besluttet, at hvert fakultet og/eller institut udpeger en valgambassadør, der er ansvarlig for at skabe opmærksomhed om valget lokalt. Fakulteterne melder tilbage til LT inden sommerferien vedrørende valgambassadører samt andre lokale initiativer. Fakulteterne kan ligeledes melde tilbage til LT med forslag til evt. nye initiativer på fællesniveau. Fakulteterne vil, ift. kommende valg, viderekommunikere de fælles tiltag samt arbejde med lokale initiativer. SUND vil fx lave videoer med lokale ansigter og bl.a. JUR og SAMF vil lave lokale arrangementer. SIDE 6 AF 7 Flere nye tiltag? Det er US s, REKsek s og KU-KOM s vurdering, at en øget markedsføringsindsats (á la plakater, bannere, websites, nyheder) i bedste fald vil øge stemmeprocenten marginalt. Derimod vil en indsats, der fokuserer på det politiske altså hvad de enkelte kandidater står for og vil arbejde for formentlig kunne øge engagementet i valget. Fakulteterne og institutterne kan bl.a. overveje: Facilitering af debatmøder eksempelvis campus-, fakultets- eller uddannelsesbaserede cafémøder enten både for ansatte og studerende eller separate møder arrangeret af fakulteterne eller, for de studerendes vedkommende, af studenterorganisationerne. Bedre brug af sociale medier (især vigtigt ift. studerende). Mere kommunikation i form af postkort/klistermærker og lignende der kan anvendes i frokoststuer, kantiner og lignende ( kommunikation i øjenhøjde ). Fra centralt hold fortsættes den eksisterende kommunikationslinje, og der følges op på allerede igangsatte initiativer. US er ved at implementere et nyt e-valgssystem. KU-KOM har undersøgt, om der skal laves en pop-up reminder på KUnet til vælgere. Det vil dog kræve mange timers it-udvikling i KIT samt formentlig alligevel irritere mange brugere af KUnet. Afgørende er det også, at studenterorganisationerne engagerer sig mere i valgkampen. De bør sammen arrangere debatmøder, uddele flyers, fange medstuderende til en snak om studenterpolitik i hovedindgange/kantiner eller lignende. LT har tidligere behandlet Jesper Højbergs rapport om universitetets kommunikation. En af pointerne er, at der ikke efterspørges mere skriftlig kom-
munikation, men at ledelserne lokalt tydeliggør deres budskaber og formidler medinddragelse. SIDE 7 AF 7