Nyborg marts 2015 Fastholdelsesforløb med fokus på kerneopgaven Erfaringer fra Tidlig Indsats i Københavns Kommune
Program Tidlig Indsats samtaler med fokus på fastholdelse og kerneopgaven Vigtige principper i fastholdelsesarbejdet Veje til at styrke dialogen mellem medarbejder og leder (og øvelse) Cases Diskussion Stil endelig spørgsmål undervejs
Tidlig Indsats til hvem, hvornår og hvordan Til medarbejdere og ledere Tidlig Indsats er et tilbud til medarbejdere og ledere fra Købenavns Kommune Samtaleforløb med psykolog eller vejledning hos fysioterapeut Kurser til ledere og trioer om fraværshåndtering Fx relevant at bruge ved: Længerevarende fravær eller frygt for fravær Generel mistrivsel Ønske om hjælp til at udarbejde fastholdelsesplaner Sådan arbejder vi Fortrolighed: Der er tavshedspligt i forhold til de ting, der kommer frem i samtalerne. Inddragelse af lederen: Vi samarbejder med både medarbejder og leder omkring emner, som måtte være relevante.
Fokusområder Fastholdelse Tilbagevendingsplaner der holder Forebyggelse af mistrivsel og fravær Livsfaser: Hvordan bevare arbejdsevnen HELE livet Huske produktionen og de andre medarbejdere Støtte dialogen mellem medarbejder og leder Ved afskedigelse: hjælp til at komme videre i arbejdslivet
Samtaleforløb der kommer hele vejen rundt Leder Arbejdsplads Strukturer og systemer Medarbejderen Opgaven Tidlig Indsats: Hjælpe til at skabe forbindelse mellem elementerne Belyse udfordringen hele vejen rundt
Fastholdelsesplaner der holder (for den enkelte) En gradvis tilbagevenden tilpassede krav Kan bruges efter sygemelding (eller som forebyggelse) Efter en sygemelding: Funktionsevnen genvindes gradvist. Hvilke justeringer er mulige: 1. knap: tid 2. knap: opgaver 3. knap: social/faglig støtte
Fastholdelsesplaner der holder (for arbejdspladsen) Justeringen kan laves uden store omkostninger for resten af gruppen Justeringen udfordrer fællesskabet og principperne Omfattende forandringer er nødvendige eller en helt ny funktion NB: I det gule og det røde område - overvejelser omkring de tilbageværende bliver mere og mere afgørende Inklusion ikke længere muligt
At huske de andre Forebyggelse af stressdominoeffekt: Og hvis der er en stue, hvor der er en medarbejder, der mangler, så forsøger vi at gå ind og tale med resten af personalet. Vi ser jer, vi ser alt det, I gør, og vi er godt klar over, at I er pressede - så vi på den måde kan understøtte dem. (Pædagogisk område, ledererfaring 0-2 år). Fra Andersen, Buchardt, Friborg og Aust 2016
Når der er et fravær Vigtige principper: Insistere på kontakt Modarbejde følelsen af eksklusion Den sygemeldte bevarer tilknytningen til arbejdspladsen Hav hele tiden en plan klare aftaler Systematik og faste procedurer Aftale hvad der kan siges til kollegerne Når medarbejderen er tilbage: husk opfølgning
TR og AMRs væsentlige rolle Være med til at opfange mistrivsel (gennem åbne øjne, synlighed og tilgængelighed) at diskutere og kommunikere om balancen i rummeligheden at sikre opfølgningen at huske de andre
Den gode fastholdelse Kunsten at finde balancen Mellem empati og handlekraft Mellem hensynet til den enkelte og hensynet til de andre medarbejdere Mellem det jeg selv kan gøre og det jeg skal søge hjælp til Lederinddragelsen som støtte i forhold til at finde disse balancer
Samtaleforløb med lederinddragelse Giver hjælperen større mulighed for at afstemme interventionen med de muligheder og rammer, der findes på arbejdspladsen hjælpe lederen til at støtte medarbejderen bedst muligt bidrage til at skabe afklaring i rollerne
Lederens vigtige og svære opgave 95 % af danske ledere ser det som en vigtig ledelsesopgave at håndtere stress hos deres medarbejdere, mens 55 % svarer, at de kun i nogen eller mindre grad føler sig klædt på til at håndtere medarbejdernes stress. Fra Andersen, Buchardt, Friborg og Aust 2016
Afgørende i den hjælp Tidlig Indsats yder At støtte op om dialogen mellem leder og medarbejder i fastholdelseforløb
Samtalens knuder Hvad er det der siges og hvad er det der bliver hørt? Når intentionerne misforstås Når frygten spiller os et puds Hvad er lederen fyldt op af og hvad er medarbejderen fyldt op af
Samtalens to parter lederens tanker og udsagn om mistrivsel eller fravær Vil hun nu tro jeg ringer, fordi jeg ikke har tillid til hende? Det giver overhovedet ikke mening, at vi skal have denne samtale Jeg ringer jo kun til dig, fordi jeg skal Det er jo også fordi hun er så perfektionistisk. Og så er der vist også knas på hjemmefronten Hvornår kommer du så tilbage? Er han nu syg igen?!? Han må altså snart komme ind i kampen Er du nu sikker på, du er på den rigtige arbejdsplads?
Samtalens to parter medarbejderens tanker og udsagn om mistrivsel eller fravær Min leder må da kunne regne ud at jeg ikke har det så godt Måske kan jeg slet ikke klare det her arbejde? Hvorfor ringer hun til mig nu? Jeg vil ikke være en af de der besværlige medarbejdere Alt går fint Jeg er en dårlig kollega nu skal de andre løbe hurtigere fordi jeg er syg Når man er syg, så er man syg
At identificere mistrivsel Nå, Hvordan går det så? Jo tak, jeg har det af h til Kilde: Videncenter For Arbejdsmiljø
Hvordan kan du svare som leder? Medarbejder i døråbning: Det er altså lidt svært med det her projekt Tag det nu roligt, det skal nok gå skal du se Ikke lige nu, jeg skal lige have det her afsted Du skal altså til at lære ikke at lægge overlæggeren så højt. Hvis jeg kender dig ret er du alt for ambitiøs. Det er sjovt for Birgitte havde altså slet ikke nogle problemer med den opgave! Kan du ikke sende mig en mail og så kigger jeg på det ved lejlighed (kigger ikke op fra skærmen) Suk du er ikke den eneste her der har travlt.
Hvordan kan du svare som leder? Det er altså lidt svært med det her projekt Hvis du har tid lige nu Sæt dig ned og lad mig høre hvad det er du oplever Hvad er det ved projektet der driller dig? Ved du hvad det er der spænder ben? Har du selv nogle ideer til hvad man kunne gøre ved det? Hvordan kan jeg hjælpe dig her? Hvis du ikke har tid lige nu Det vil jeg rigtig gerne tale med dig om. Hvor presserende er det? Jeg kan desværre ikke være lige nu. Hvad siger du til at jeg kigger i vores kalendre og vender tilbage med et tidspunkt helst i dag, men senest indenfor de næste par dage? Hvad plejer du at gøre?
Eksempel: Kommunikationsøvelse Parvis Efter øvelsen svarer I på følgende: A skal fortælle om noget der interesserer ham til B. B reagerer på det A fortæller på tre forskellige måder - Tre scener/sekvenser, hvor A hver gang skal tale ca. 30 sekunder til B: 1. B giver positiv feedback (viser interesse, spørger, nikker, søger øjenkontakt m.m.) 2. B giver negativ feedback til A (kritisk, utålmodig, irritabel, stresset, urolig, osv.) 3. B er forstenet og viser ingen reaktion. Hvordan var kontakten under hver situation? Hvad skete der med relationen undervejs 21
Interview to og to: Fortæl om en situation hvor du med din rolle fik hjulpet til fastholdelse eller håndtering af mistrivsel (5 minutter) Genfortælling: kollega genfortæller tekstnært, samt siger sine tanker og sine følelser om det, de har hørt (2-3 minutter) 22
Eksempler fra Tidlig Indsats: samtaleforløb om fastholdelse
Case: Brobygning og fokus tilbage 55-årig sosu-hjælper Mange omstruktureringer Medarbejder åbenlyst utilfreds med ledelsen & arbejdsmiljøet Kollegerne har længe været irriterede og opgivende Fokus flyttes: Konflikterne skygger for opgaven Afvisende over for lederen lederen lader hende være (ignorerer) TR opsøger medarbejderen: Har du behov for hjælp? Det siger medarbejderen: jeg er meget berørt af alt dette Sparring med leder: Medarbejderen vil gerne have dig i tale Nyt fokus: Hvad er det egentlig jeg godt kan lide ved dette job og vores fælles opgave Aftale om opkvalificering; sidemandsoplæring i dokumentation
Case at styrke dialogen mellem parterne 39-årig pædagog, integreret daginstitution Brænder for friluftsliv med børnene mange opgaver her Omstrukturering: flyttet fra børnehaven til vuggestuen uden meget opfølgning Lederhenvendelse: Hun virker til at være i mistrivsel Medarbejder: Jeg føler mig udsat og svigtet Det er jo en helt anden opgave Græder meget for sig selv og frygter for en sygemelding Jeg vil flyve under radaren. Hvis bare jeg kunne undgå min leder i 2 år Støtte til at tage dialogen med lederen TR deltog Konkrete aftaler om opfølgning og løbende dialog Hvilke dele af opgaven kan overføres til vuggestuen?
Diskussion: roller i det gode fastholdelsesforløb Jeres erfaringer delt op i roller Hvad anser I for jeres væsentligste opgaver i fastholdelsesarbejdet? Hvad oplever I af dilemmaer og gode erfaringer? Tal ud fra jeres egen rolle som hhv. leder, medarbejderrepræsentant eller konsulent
Opsamling Det gode fastholdelsesforløb skal være holdbart for alle parter kræver tæt dialog og løbende opfølgning skal hele tiden pege i retning af kerneopgaven