Den værdibaserede personalepolitik 1
2 3 Indholdsfortegnelse Den værdibaserede personalepolitik 4 Formålet med Den værdibaserede personalepolitik.... 4 Værdigrundlaget.... 6 Konkretisering af værdierne.... 7 Helhed.... 7 Ansvarlighed.... 7 Respekt... 7 Engagement.... 7 Resultatorientering og handlekraft......................... 8 Ansættelsespolitik 9 Overordnede handlinger.... 9 Nyansættelser og ansættelsesudvalg... 10 Bedst egnede kandidat.... 10 Introduktion af nye medarbejdere... 10 Socialt ansvar.... 11 Kompetenceudvikling 12 Overordnede handlinger...12 Strategisk kompetenceudvikling...13 Udviklingssamtaler....13 Videndeling, helhed, videreformidling... 13 Information og vejledning.... 14 Lønpolitik 15 Overordnede handlinger.... 16 Lokal lønpolitik... 16 Lønsamtaler.... 16 Lønpolitisk drøftelse... 16 Kompetence og forhandlingsprocedure...17 Ledelses- og samarbejdspolitik 18 Overordnede handlinger...19 Dialogen i hverdagen.... 19 Dialogfora for både ledere og medarbejdere... 19 Samarbejde med og mellem parterne i MED-organisationen... 19 Synlig og kompetent ledelse.... 19 Tværgående arrangementer... 20 Familie- og seniorpolitik 21 Overordnede handlinger...21 Selvbetalt orlov... 21 Fleksibel arbejdsplads.... 21 Ferieplanlægning.... 23 Ændrede arbejdsfunktioner.... 23 Seniorordninger... 23 Sundheds- og arbejdsmiljøpolitik 24 Overordnede handlinger... 25 Fælles spilleregler for sundhedsfremme og forebyggelse.... 25 Organiseringen af sundheds- og arbejdsmiljøpolitikken i Egedal Kommune sker gennem en koordineret indsats via:.... 26 Fysisk og psykisk arbejdsmiljø.... 26 Fraværsdialog.... 26 Motion.... 27 Rygning... 27 Alkohol og misbrug... 27 Kost.... 27 Fratrædelsespolitik 28 Overordnede handlinger... 28 Ansøgt fratrædelse... 28 Fratrædelsessamtalen.... 28 Uansøgte afskedigelser... 30 Langvarig sygdom.... 30 Afskedigelse af andre årsager.... 30 Kollektiv afskedigelse... 30 Omplacering.... 31
4 5 Den værdibaserede personalepolitik Personalepolitikken gælder for alle ansatte i Egedal Kommune og indeholder kommunens overordnede holdninger, mål og indsatsområder på personaleområdet. Grundlaget for personalepolitikken er fem værdier. Værdierne er med til at skabe fælles brede rammer for personalepolitikken, som er det fælles fundament for alle medarbejdere i Egedal Kommune. På hver enkelt arbejdsplads skal det drøftes, hvordan man kan underbygge personalepolitikken. Værdierne danner grundlag og ramme i forhold til arbejdet med at styrke kulturen i Egedal Kommune. Den styrkede kultur skal håndtere den nye normal : at vi som kommune til stadighed skal levere flere og bedre ydelser til borgerne for færre ressourcer og dermed sætte fokus på effektivisering, fornyelse og innovation gennem et styrket tværfagligt samarbejde, i dialog i en tillidsfuld og anerkendende atmosfære. Formålet med Den værdibaserede personalepolitik Egedal Kommune har en forventning om, at personalet altid optræder professionelt, kompetent og imødekommende. De ansatte er kommunens ansigt udadtil. Det er deres indsats, der er afgørende for, at Egedal Kommune leverer god service til borgere og brugere. Derfor har Egedal Kommune behov for kompetente og motiverede ansatte på alle niveauer og på alle arbejdspladser. Målet med personalepolitikken er at gøre Egedal Kommune til en attraktiv arbejdsplads til glæde for både de ansatte, borgerne, erhvervslivet og politikerne. Personalepolitikken udtrykker også Egedal Kommunes og de ansattes gensidige forventninger. Værdierne og personalepolitikken skal understøtte såvel de politiske som de ledelsesmæssige fastsatte mål og politikker. Det er vigtigt, at betydningen af værdierne defineres og løbende drøftes med de ansatte på de enkelte arbejdspladser. Det vil sige, at værdierne og personale-
6 7 politikken bør være pejlemærker for holdninger og adfærd hos ledelse og medarbejdere. Personalepolitikken er dermed retningsgivende for, hvad der i Egedal Kommune kan karakteriseres som værende rigtigt eller forkert, godt eller dårligt, positivt eller negativt. Dog er det nødvendigt med visse supplerende regler for hovedpunkterne i personalepolitikken for at beskrive ansvar, forpligtelse, rettigheder og muligheder for ansatte i Egedal Kommune. Personaleadministrative regler og retningslinjer skal derfor supplere den værdibaserede personalepolitik. Personalepolitikken skal således medvirke til at: skabe grundlaget for at yde god service og ydelser til borgere og brugere udtrykke og understøtte vores fælles værdier i en styrket kultur i Egedal Kommune udtrykke visioner for det samlede personaleområde, så både ledelse og medarbejdere tager medansvar angive retningen for den ledelses- og samarbejdsmæssige udvikling indenfor det personalepolitiske område beskrive de gensidige forventninger i forhold til ansvar, forpligtelser, rettigheder og muligheder for medarbejdere og ledelse skabe grundlag for fælles skabelse af attraktive arbejdspladser med medarbejdere og ledere, der aktivt medvirker til at omtale og brande Egedal Kommune som en attraktiv kommune. Værdigrundlaget Værdigrundlaget for Egedal Kommunes personalepolitik tager udgangspunkt i fem værdier: Helhed Ansvarlighed Respekt Engagement Resultatorientering og handlekraft Konkretisering af værdierne Helhed Vi skaber/understøtter helhed, når: vi samarbejder på tværs og ser os selv som en del af en større helhed vi skaber en sammenhængende opgaveløsning for borgere og brugere vi er hjælpsomme og skaber en vi -følelse vi er åbne og opsøger og deler information og viden til gavn for alle vi supplerer hinandens faglighed og løfter i flok Ansvarlighed Vi udviser ansvarlighed, når: vi inddrager og tager medansvar den enkelte ansatte er en god rollemodel vi tager organisatorisk og personligt ansvar for læring og udvikling vi sætter fokus på områder, der bør udvikles vi er pligtopfyldende og udviser rettidighed i vores arbejde vi i opgaveløsningen sikrer gensidig forventningsafstemning Respekt Vi udviser respekt, når: samarbejdet på tværs i organisationen mellem personalegrupper, politikere og borgere hviler på gensidig tillid og respekt vi gennemfører politiske og ledelsesmæssige beslutninger loyalt vi anerkender hinandens faglighed, kultur, kompetencer og roller vi er opmærksomme, lytter og søger at forstå hinanden vi viser hinanden rummelighed og giver gensidig feedback og anerkendelse vi løser vores opgaver optimalt og effektivt Engagement Vi udviser engagement, når: vi udstråler virkelyst og arbejdsglæde
8 9 Ansættelsespolitik vi forpligter os vi klart giver udtryk for holdninger i en konstruktiv og anerkendende dialog vi yder vores bedste vi anerkender nye idéer og nye måder at arbejde på Resultatorientering og handlekraft Vi er resultatorienterede og udviser handlekraft, når: vi er proaktive og søger at præge udviklingen af kommunens serviceydelser vi er forandringsparate vi sætter klare mål og når dem vi er effektive og skaber de bedste resultater gennem dialog, tværfagligt samarbejde og handling vi prioriterer spillerum, initiativer, kreativitet og innovation vi synliggør mål, resultater og de gode historier Målsætningen for Egedal Kommunes ansættelsespolitik er at tiltrække kompetente medarbejdere, så de kan løse nuværende opgaver og er på forkant med de fremtidige. En bredt sammensat og kompetent medarbejdersammensætning er af afgørende betydning for at sikre en fortsat udvikling af arbejdspladserne og i forhold til at kunne yde bedst mulig service og ydelser til borgere og brugere. Ansættelsespolitikken skal: sikre Egedal Kommune de bedste muligheder for at En bredt sammensat og kompetent medarbejdersammensætning er af afgørende betydning for at sikre en fortsat udvikling af arbejdspladserne. tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere sikre en høj kvalitet i kommunens serviceydelser og arbejdsvilkår gennem sammensætningen af de samlede personaleressourcer sikre, at medarbejderen, udover at have de relevante kompetencer i forhold til den ansøgte stilling, er i besiddelse af lyst og evne til fortsat at udvikle sig fagligt og personligt sikre at medarbejderne yder en engageret, ansvarlig, fleksibel, effektiv og tværfaglig arbejdsindsats tilstræbe en bred og repræsentativt sammensat medarbejderstab, som afspejler befolkningens sammensætning sikre at Egedal Kommune er en fremtidsorienteret kommune, der er med til at tiltrække den yngre generation gennem ansættelse af elever. Overordnede handlinger I ansættelsespolitikken er der fokus på nyansættelser og ansvarsfordelingen i organisationen.
10 11 Nyansættelser og ansættelsesudvalg Alle faste stillinger og vikariater med varighed på 6 måneder og derover skal opslås. Korterevarende vikariater under 6 måneder kan opslås efter lederens beslutning. Ved nyansættelser nedsættes et ansættelsesudvalg, som består af repræsentanter fra ledelsen og medarbejderstaben. Medarbejderstaben udgør ansatte uden ledelsesansvar, herunder tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter. Den nye med arbejder skal hurtigt lære Egedal Kommunes værdier og kultur at kende. Medarbejdere i medarbejderstaben tæt på, hvor stillingen slås op, skal deltage i ansættelsesproceduren. Helt fra forberedelsesfasen er det vigtigt at inddrage medarbejdernes viden om de enkelte jobfunktioner. Tillidsrepræsentanterne skal være informeret om nyansættelser inden for deres område. Bedst egnede kandidat Egedal Kommune ansætter den bedst egnede kandidat ud fra en samlet vurdering af ansøgernes faglige og personlige kvalifikationer under hensyn til arbejdsstedets øvrige personalesammensætning, de fremtidige opgaver og økonomi. Introduktion af nye medarbejdere En grundig introduktion af nye medarbejdere er et konkurrenceparameter i forhold til rekrutteringen af kvalificeret arbejdskraft. Den nye medarbejder skal hurtigt lære Egedal Kommunes værdier og kultur at kende. I Egedal Kommune er introduktionen inddelt i to områder: a) en overordnet introduktion og b) en individuel introduktion på den enkelte arbejdsplads. a) Overordnet introduktion Egedal Kommune gennemfører obligatorisk introduktion for alle nye medarbejdere. Her introduceres de blandt andet til de overordnede strukturer, værdier, kultur, politikker og strategier. Egedal Kommunes direktion har i samarbejde med HR og Kommunikation ansvaret for den overordnede introduktion i kommunen. b) Individuel introduktion og evaluering På den enkelte arbejdsplads får nye medarbejdere en grundig introduktion til konkrete arbejdsopgaver. Det sker ved, at der udarbejdes en plan for introduktionen. Ligeledes skal der for den enkelte medarbejder foretages en evaluering inden udløbet af tre måneders ansættelse. Ved evalueringen gives gensidig feedback fra den nyansatte til arbejdsstedet og fra arbejdsstedet til den nyansatte. Der kan iværksættes en mentorordning eller sidemandsoplæring, hvor en erfaren medarbejder får til opgave at tage hånd om den nye medarbejder. Socialt ansvar Egedal Kommune tager sit sociale ansvar som arbejdsgiver alvorligt, herunder forpligtelserne i forhold til det rummelige arbejdsmarked. Derfor er vi positivt indstillet over for mulighederne for at indgå aftaler om job på særlige vilkår, som seniorjobs, løntilskudsordninger, fleksjob med videre. Det omfatter både medarbejdere, hvis arbejdsevne er forringet af helbredsmæssige eller sociale årsager og ansøgere, der har vanskeligt ved at komme ind på arbejdsmarkedet på almindelige vilkår. Ledere og tillidsvalgte er ansvarlige for at søge rådgivning om ansættelse af medarbejdere på særlige vilkår hos Jobcenter og Center for Administrativ Service, og for at det på den enkelte arbejdsplads drøftes, hvordan man kan iværksætte og støtte op om sådanne jobs og medarbejdere.
12 13 Kompetenceudvikling Egedal Kommune har fokus på kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere. Både ledere og medarbejdere har ansvar for at styrke kompetenceudvikling, der sikrer såvel arbejdspladsens behov som medarbejderens individuelle og faglige udvikling, således at medarbejderen også tager ansvar for at anvende de erhvervede kompetencer i det daglige arbejde. Kompetenceudvikling indgår i medarbejderens hverdag, for eksempel i form af jobrotation, sidemandsoplæring, netværk, erfaringsudvekslingsgrupper (ERFA-grupper), feedback, supervision, mentorordninger, sparring, coaching, informations-/adgang/-søgning, vidensdeling, projektgrupper, ændring af jobindhold (nye opgaver, udvidet ansvar), kompetenceplaner (aftaler over tid med udviklingsperspektiver og opfølgning), deltagelse i møder og projekter med videre. Herudover er elever og studerende med til at sikre en løbende udvikling ved at komme med nye input. Kompetenceudvikling skal medvirke til at: sikre at medarbejderne er klædt på til at løse nuværende og kommende arbejdsopgaver, så Egedal Kommune i dag og fremadrettet leverer en god service overfor borgere og brugere sikre at Egedal Kommune er en attraktiv og moderne arbejdsplads med et godt arbejdsmiljø, der kan være med til at tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere sikre at fagligheden styrkes, og der videndeles på tværs i organisationen sikre at de ansatte yder en engageret, ansvarlig og fleksibel arbejdsindsats kommunens opgaveløsning er innovativ og effektiv. Overordnede handlinger Den mest givtige kompetenceudvikling sker, når arbejdspladsens mål og medarbejderens personlige og faglige ønsker og behov er forenelige. Kompetenceudviklingen er afstemt i forhold til de ansattes pri- vatliv, dermed sagt, at der er plads til forskellig udvikling gennem tid. Der er fokus på både faglige og personlige kompetencer. I kompetenceudvikling er der blandt andet fokus på følgende emner: Strategisk kompetenceudvikling, udviklingssamtaler, videndeling, helhed, videreformidling samt information og vejledning. Strategisk kompetenceudvikling Direktion og centerchefer definerer, med input fra MED-systemet, overordnede strategiske kompetence-indsatsområder, som alle centre og enheder skal arbejde med i forhold til kompetenceudvikling. Indsatsområderne inddrages for den enkelte medarbejder i udviklingssamtalen. Udviklingssamtaler Der afholdes årligt i perioden februar til maj udviklingssamtaler for medarbejdere (MUS: MedarbejderUdviklingsSamtaler) og ledere (PLUS: PersonaleLederUdviklings- Samtaler). Samtalerne kan enten holdes individuelt eller i grupper (GRUS: gruppeudviklingssamtaler). En ansat har krav på en individuel udviklingssamtale, såfremt det ønskes. En del af samtalen er en evaluering med henblik på udvikling. I samtalerne vurderer lederen og medarbejderen samarbejdet, udviklingspotentialet og behovet hos medarbejderen/gruppen, hvorefter der udarbejdes en skriftlig udviklingsplan. Den skriftlige udviklingsplan underskrives af leder og medarbejder og opbevares i personalesagen. Der er vejledninger og skabeloner til afholdelse af udviklingssamtaler og til udfyldelse af udviklingsplaner tilgængeligt på Egenettet. Videndeling, helhed, videreformidling Egedal Kommune har fokus på, at der ved kompetenceudvikling efterfølgende skal være en læring i organisationen/på arbejdspladsen. Det vil sige at før et kursus eller lignede iværksættes, skal det drøftes, hvordan den nye kompetence
14 15 Lønpolitik skal bruges, hvad arbejdspladsen får ud af det, og hvordan den nye viden videreformidles til kollegaer. I Egedal Kommune er det vigtigt, at man uddanner sig, og der er opbakning til det blandt ledere og medarbejdere. Det er en naturlig del, at evalueringen indgår som en del af læringen. Information og vejledning I Egedal Kommune er det vigtigt, at man uddanner sig, og der er opbakning til det blandt ledere og medarbejdere. Der er åbenhed om uddannelse, kursustilbud, betaling, ansøgningsmuligheder med videre. HR og Kommunikation skal have overblik over behov og har en koordinerende funktion med at give råd og vejledning samt følge op på kompetenceudviklingen i Egedal Kommune. Lønpolitik defineres i Egedal Kommune som de overordnede principper der lægges til grund for den lokale løndannelse, som finder sted indenfor de enkelte enheder. Lønpolitikken er et af redskaberne i personalepolitikken for at fremme og udvikle Egedal Kommunes værdier og målsætninger Egedal Kommune ønsker at tilbyde en konkurrencedygtig løn, sammenholdt med primært de omkringliggende kommuner. Udmøntning af lønpolitikken er dynamisk og fleksibel og under løbende tilpasning til opgaveløsningen på kommunens arbejdspladser. Den overordnede lønpolitik skal derfor suppleres med lokale lønpolitikker på de enkelte arbejdspladser. Både den overordnede lønpolitik og den lokale lønpolitik tager udgangspunkt i Egedal Kommunes værdier, den styrkede kultur, drift og mål. Derudover udvikles den lokale lønpolitik i forhold til den enkelte enheds egen kultur, drift og mål. Lønpolitikken skal: Være et værkstøj der medvirker til at tiltrække, udvikle og fastholde kompetente medarbejdere Være et værktøj der medvirker til at sikre opfyldelsen af Egedal Kommunes værdier, kultur og mål Anvendes som et aktivt ledelsesredskab inden for rammerne af lovgivningen og de til enhver tid gældende overenskomster og aftaler Tilstræbe, at løndannelsen i videst muligt omfang finder sted lokalt inden for den enkelte enhed Sikre, en synlig og gennemskuelig løndannelse med sammenhæng mellem løn, mål, kompetencer, opgaver og arbejdsplads Sikre. at den førte lønpolitik er både drifts- og udviklingsorienteret Sikre, at løn og resultater kan knyttes sammen, således at resultatløn bliver muligt at anvende på en hensigtsmæssig måde
16 17 Sikre, at der efter forhandling gives mulighed for honorering af en særlig indsats. Overordnede handlinger I lønpolitikken er der blandt andet fokus på følgende emner: Lokal lønpolitik, lønsamtaler, lønpolitisk drøftelse samt kompetence- og forhandlingsprocedure. Lokal lønpolitik Udfordringen i en overordnet generel lønpolitik er, at omsætte den til konkret i forhold til løndannelsen på de enkelte arbejdspladser. Med udgangspunkt i den overordnede lønpolitik skal der derfor på alle niveauer, som er tillagt forhandlingskompetence, ske en drøftelse mellem ledere og medarbejderne i det relevante MED-udvalg om sammenhængen mellem personalepolitik, lønpolitik og enhedens opgaver og mål, som udmøntes i en lokal lønpolitik. På baggrund drøftelsen sørger den rammeansvarlige leder for, at der udarbejdes en lokal lønpolitik, som orienteres til medarbejderne. Den lokale lønpolitik skal foreligge skriftligt og indenfor rammerne af den overordnede lønpolitik. Kun på skrift kan der skabes den nødvendige gennemskuelighed i principper og politikker for løndannelsen på området. Fastlæggelse af en lokal lønpolitik hverken kan eller skal udelukke, at der nødvendigvis må ske en individuel afgørelse i konkrete tilfælde. Lønsamtaler Den enkelte medarbejder kan anmode om en lønsamtale med sin nærmeste leder. Selve forhandlingsretten ligger hos de faglige organisationer. Det kan drøftes lokalt om lønsamtalen og udviklingssamtalen er to selvstændige samtaler, eller om lønsamtalen skal indgå som en selvstændig del af udviklingssamtalen. Lønpolitisk drøftelse Der afholdes en årlig drøftelse i Hoved-MED om kommunens lokale lønpolitik, den samlede lønudvikling og lønudviklingen for de større faggrupper, som indgår i den personalepolitiske redegørelse. Personale og forhandling indkalder i perioden efter overenskomstfornyelsen de lokale repræsentanter for organisationerne med henblik på at indgå aftaler om tidsfrister og procedure for de lokale forhandlinger, som efterfølgende orienteres til ledere og lokale tillidsrepræsentanter. Kompetence og forhandlingsprocedure Egedal Kommune har en forhandlingsprocedure, der skal sikre en gennemskuelighed i forhandlingsforløbet. Lederne har kompetence til, efter forhandling med de faglige organisationer, at disponere individuelle lønforhold inden for den økonomiske ramme, som er i form af årsbudgettet. Lederne skal forud for den årlige forhandling orientere medarbejderne om forhandlingsproceduren, herunder hvornår der forhandles, og efter forhandlingen om hovedindholdet af resultatet.
18 19 Ledelses- og samarbejdspolitik I forbindelse med den årlige forhandling, kan der efter ønske fra en af parterne optages en dialog om råderummet ift. forhandlingen. De faglige organisationer eller den lokale (fælles)tillidsrepræsentant kan en gang årligt anmode om lønoplysninger på medarbejderne i overenskomstgruppen. Ledere og chefer skal søge rådgivning i Personale og Forhandling forud for forhandlinger, hvor der kan forudses væsentlige uenigheder, samt ved forhandling af lederlønninger. Personale og Forhandling giver fælles information til ledere og tillidsrepræsentanter forud for lokale forhandlingsrunder samt uddannelse til ledere efter anmodning. (Drøftet og godkendt i H-MED 27.4.15, med mindre ændringer godkendt af formandsskabet maj 15). I Egedal Kommune definerer vi ledelse som en relationel proces, som udøves i et samspil mellem gensidigt involverede interessenter omkring driften og udviklingen af de kommunale kerneydelser, opgaveløsning og service med borgere og brugere i fokus. Udgangspunktet for ledelses- og samarbejdspolitikken i Egedal Kommune er, at der udvikles et veldefineret samspil mellem ledere og medarbejdere. Vi ønsker, at alle yder en så god indsats som muligt. Derfor skal såvel ledere som medarbejdere påtage sig ansvar for at etablere en konstruktiv og anerkendende dialog og et givtigt samarbejde. Et succeskriterium for en velfungerende ledelses- og samarbejdspolitik er samtidig, at alle ansatte, både ledere og medarbejdere, har veldefinerede roller. Tillidsrepræsentanterne og arbejdsmiljørepræsentanterne indgår i Egedal Kommune som nøglepersoner for at understøtte samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. Ledelses- og samarbejdspolitikken skal medvirke til at: sikre, at værdierne omsættes til adfærd i dagligdagen sikre den konstruktive og anerkendende dialog og det givtige samarbejde mellem ledere og medarbejdere sikre høj gensidig åbenhed om relevant information fremme udvikling, engagement og ansvarlighed i opgaveløsningen give plads til nytænkning, kreativitet og innovation i det daglige arbejde skabe rum for og sikre udfoldelse af det tværfaglige arbejde, således at der opnås synergieffekt i organisationen sikre samarbejdet og den gensidige respekt på tværs i organisationen mellem ledere, medarbejdere og politikere sikre de ansattes medindflydelse på deres arbejde i hverdagen, samt skabe ejerskab og medansvar hos de ansatte skabe rammer og afstemme forventninger, så medarbejderne bedst muligt kan varetage deres arbejde i henhold til kommunens mål og strategier. Overordnede handlinger I ledelses- og samarbejdspolitikken er der blandt andet fokus på dialogen i hverdagen, dialogfora for både ledere og medarbejdere, samarbejde med og mellem parterne i MED-organisationen, synlig og kompetent ledelse og tværgående arrangementer. Dialogen i hverdagen I Egedal Kommune er der fokus på dialogen i hverdagen. Dette gælder for ledere og medarbejdere imellem, men også dialogen i det indbyrdes forhold kolleger imellem. Dialogen i hverdagen betyder, at medarbejdere og ledere forpligter sig til at lytte til hinandens holdninger og til at udvise respekt i forhold til individuelle holdninger. Feedback indgår, som et vigtigt element i denne sammenhæng, og er med til at sikre forståelse for helhed. Dialogfora for både ledere og medarbejdere For at sikre samarbejdet på tværs af niveauer og faglige områder kan der etableres dialogfora for både ledere og medarbejdere. Dialogfora kan sikre en dialog om såvel ledel-
20 21 Familie- og seniorpolitik ses- som medarbejderperspektivet i kommunen. Et dialogforum kan eksempelvis være ledersamlinger, netværksmøder, fyraftensmøder med videre. Samarbejde med og mellem parterne i MED-organisationen For at sikre relationen mellem ledere og medarbejdere er der i Egedal Kommune fokus på samarbejdet mellem ledelsen og parterne. Det gøres ved løbende information, dialog og inddragelse af alle parter herunder relevante tillidsrepræsentanter, medarbejderrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Den lokale MED-aftale danner grundlaget for MED-arbejdet i kommunen. Synlig og kompetent ledelse Ved synlig ledelse i Egedal Kommune menes, at lederen skal synliggøre værdier, mål, opgaver og forventninger til medarbejderen. Lederen skal kunne træde i karakter både i forhold til medarbejdere og til andre lederkolleger. Lederne skal være gode rollemodeller og værdi- og kulturbærere i organisationen. Lederne skal samtidig følge op, anerkende og markere succeser og derved være med til at gøre Egedal Kommune til en attraktiv arbejdsplads. Ledelse i Egedal Kommune konkretiseres i Egedal Kommunes ledelsesgrundlag. Ledelsesevalueringer er med til at sikre lederne feedback og mulighed for målrettet ledelsesudvikling. Tværgående arrangementer For at fremme samarbejdet på tværs skal der være rum og mulighed for at etablere fællesarrangementer på tværs af organisationen med socialt og fagligt indhold. I Egedal Kommune lægger vi vægt på, at de ansatte gennem familieog seniorpolitikken oplever en god balance mellem arbejdsliv og privatliv. Egedal Kommunes familieog seniorpolitik skal danne grundlag for at understøtte livsfasernes forskellige behov. Familie- og seniorpolitikken skal: fastholde kompetente ansatte danne ramme for en hensigtsmæssig stillingtagen til den enkelte ansatte og dennes livssituation skabe mulighed for en gradvis overgang til seniortilværelsen gøre det attraktivt at blive længst muligt i Egedal Kommune have fokus på det hele menneske med en god balance mellem arbejdsliv og privatliv sikre en individuel og situationsbestemt stillingtagen til den enkeltes situation, efter behov, for eksempel i forbindelse med kriser sikre, at lederen og kollegerne medvirker til at tage ansvar og vise omsorg for den pågæl-
22 23 I Egedal Kommune opereres der med flere forskellige typer af omsorgshensyn. dende medarbejder, hvis der er behov herfor. Overordnede handlinger I familie- og seniorpolitikken er der blandt andet fokus på følgende elementer: Selvbetalt orlov, fleksibel arbejdsplads, ferieplanlægning, ændrede arbejdsfunktioner og seniorordninger. Selvbetalt orlov Det er muligt at ansøge om 10 ekstra selvbetalte orlovsdage pr. år, som kan anvendes efter eget ønske. Det er muligt at søge om længerevarende orlov til for eksempel uddannelse og udviklingsformål. Al orlov skal tilpasses arbejdspladsen, og der skal afleveres en velbegrundet ansøgning. Fleksibel arbejdsplads Såfremt der inden for den enkelte arbejdsplads rammer er mulighed for at lave en fleksibel arbejdstilrettelæggelse, og hvor det er muligt at tage individuelle hensyn, vil Egedal Kommune arbejde for at skabe en individuel arbejdstilrettelæggelse for den enkelte ansatte. Endvidere vil det i nogle tilfælde være muligt for ledere og de administrativt ansatte i Egedal Kommune at få etableret opkobling til kommunens systemer fra hjemmet. Ferieplanlægning Der skal, såfremt det er muligt, tages individuelle hensyn angående ferieplanlægning. Ansatte, der er en del af en børnefamilie, ønsker eksempelvis ofte at afvikle ferie indenfor skolernes ferie, hvorimod andre ansatte muligvis gerne vil afvikle ferie på et andet tidspunkt end i højsæsonen. Ændrede arbejdsfunktioner Overordnet set er det kommunens holdning, at individuelle ordninger kan etableres, såfremt det kan indpasses i organisationen samt ligger indenfor de regelsæt, som er gældende for området. I Egedal Kommune opereres der med flere forskellige typer af omsorgshensyn, såsom: ændret arbejdstid i særlige tilfælde fritagelse for særligt belastende vagter/
24 25 Sundheds- og arbejdsmiljøpolitik Overordnede handlinger For at få en god og sund arbejdsarbejdsfunktioner (weekend, aften og nat) flytning/rotation til et mindre belastende eller anderledes belastende job, eventuelt i en anden afdeling/institution indenfor kommunens grænser ændrede arbejdsopgaver. Seniorordninger Der er forskellige mulige ordninger for seniorer, som er beskrevet i den overordnede rammeaftale om seniorpolitik. Den berørte medarbejder og lederen kan drøfte ønsker til seniorordninger, der efter lederens anbefaling behandles af Personale og Forhandling og forhandles af den faglige organisation. Den faglige organisation kan tilsvarende stille forslag til seniorordninger. I Egedal Kommune er sundhedsog arbejdsmiljøpolitikken en målsætning om at skabe muligheder og rammer, som motiverer den enkelte arbejdsplads til at fremme sikkerhed, sundhed og trivsel samt forebyggelse af sygdom for alle ansatte. Sundheds- og arbejdsmiljøpolitikken skal gøre det lettere for medarbejderne at vælge en sundere måde at leve på, også ved at gøre omgivelserne og vilkårene mere sunde. Arbejdsmiljøindsatsen er i MED-aftalen defineret til at omfatte sikkerhed, sundhed og trivsel. Sundheds- og arbejdsmiljøpolitikken relaterer sig til følgende områder: Livsstil (f.eks. rygning, kost og motion) Arbejdsmiljø (f.eks. indretning af kontorer, støj, trivsel, stress, mobning, chikane, vold og/eller trusler) Kommunens sociale ansvar (f.eks. i forhold til fravær, ekstraordinært ansatte mv.) Sundheds- og arbejdsmiljøpolitikken skal: sikre, at arbejdspladsen arbejder helhedsorienteret med at forebygge sygdom og belastninger i arbejdet samt forsøge at fremme og bevare medarbejdernes trivsel, arbejdslyst og arbejdsevne skabe større arbejdsglæde og øget effektivitet skabe et godt image blandt medarbejdere, kunder, samarbejdspartnere og i samfundet sikre en attraktiv arbejdsplads, som kan fastholde og tiltrække gode medarbejdere give mulighed for reduktion af sygefraværet skabe et godt samarbejde og en god omgangstone sikre mulighed for at øge sundheden og sikkerheden for særligt udsatte grupper sikre rummeligheden for arbejdspladsens ansatte.
26 27 plads er det nødvendigt at tænke helhedsorienteret og prioritere vores indsatser. At skabe sammenhæng i sundheds- og arbejdsmiljøpolitikken indebærer, at vi i Egedal Kommune tænker tingene sammen i både planlægningen, gennemførelsen og forankringen af aktiviteterne. I sundheds- og arbejdsmiljøpolitikken er der blandt andet fokus på følgende emner: fysisk og psykisk arbejdsmiljø, fraværssamtaler, motion, rygning, alkohol og misbrug samt kost. Fælles spilleregler for sundhedsfremme og forebyggelse Dialog og enighed mellem medarbejdere og ledelse på den enkelte arbejdsplads Tilbud der tager udgangspunkt i den enkelte medarbejders motivation. Organiseringen af sundhedsog arbejdsmiljøpolitikken i Egedal Kommune sker gennem en koordineret indsats via: Arbejdspladsvurderinger og trivselsundersøgelser Arbejdsmiljøorganisationen, ledere og tillidsrepræsentanter MED-organisationen på alle niveauer Medarbejderne selv Sundhedsordningen Ressourcepersoner i Center for Sundhed og Omsorg og Center for Administrativ Service Frivillige sundhedsinitiativer fra medarbejdere, ledere, arbejdspladser, Personaleforening mv. Det er vigtigt at få placeret ansvaret for gennemførelsen af politikken, således at de ansvarlige sørger for, at sundheds- og arbejdsmiljøpolitikken regelmæssigt kommer på dagsordenen og bliver fulgt op. Hovedtrækkene i den koordinerede indsats er beskrevet i den lokale MED-aftale. Ressourcepersoner i Egedal Kommunes Center for Sundhed og Omsorg og Center for Administrativ Service koordinerer og igangsætter sundhedsfremmende tiltag, hvilket er med til at sikre forankring og in- tegration af områderne livsstil, arbejdsmiljø og socialt ansvar. Fysisk og psykisk arbejdsmiljø I Egedal Kommune skal der efter gældende regler foretages en arbejdspladsvurdering, hvor der sættes fokus på både det fysiske og psykiske (trivselsmæssige) arbejdsmiljø. Resultatet af arbejdspladsvurderingen skal bruges til at forbedre forholdene indenfor organisationen. Der skal være fokus på: Forebyggelse Tydelige målsætninger og værdier God kommunikation En klar rollefordeling og forventningsafstemning. Fraværsdialog Ved hyppig og/eller længerevarende sygdom skal medarbejderen tilbydes fraværsdialog med lederen for at sikre kontakten og tilknytningen til arbejdspladsen for at afklare, om der kan gøres noget fra arbejdspladsens side for at muliggøre en hurtigere og bedre tilbagevenden til arbejdet. Rammer og indhold i fraværsdialoger er beskrevet i Retningslinjer for håndtering og forebyggelse af sygefravær. Motion Egedal Kommune ønsker at understøtte motion og aktiviteter, hvor samvær med kolleger kan give et alternativ til den fysiske udfoldelse, den enkelte kan udføre i fritiden. Rygning I Egedal Kommune skal rygeregler sikre, at der ikke ryges i arbejdstiden eller på kommunale matrikler. Rygere, der gerne vil stoppe, tilbydes støtte og hjælp til at gennemføre rygestop. Alkohol og misbrug I Egedal Kommune skal retningslinjer og regler omkring alkohol og andet misbrug sikre: i hvilken anledning, der må indtages alkohol i arbejdstiden støtte til og viden om, hvor der kan hentes hjælp mod alkoholmisbrug
28 29 Fratrædelsespolitik støtte til og viden om, hvor og hvordan der kan hentes hjælp mod andet misbrug. Kost I Egedal Kommune vil vi tilbyde sund og varieret kost for at: understøtte en mere hensigtsmæssig livsstil ved blandt andet at give medarbejderne mulighed for at vælge sund mad de steder, hvor det er muligt at købe mad (kantinerne) føre en prispolitik, der fremmer det sunde valg give sund forplejning til møder, kurser og større arrangementer. I Egedal Kommune omfatter fratrædelser både ansøgt fratrædelse på grund af andet job, pension, studie eller lignende og uansøgt afskedigelse. Fratrædelsespolitikken skal medvirke til at: sikre, at en fratrædelse kommer til at forløbe så hensigtsmæssigt som muligt for alle implicerede parter at uansøgt fratrædelse forebygges og undgås, idet det er omkostningsfuldt både menneskeligt og økonomisk. Overordnede handlinger I fratrædelsespolitikken er der fokus på følgende emner: ansøgt fratrædelse, fratrædelsessamtalen, uansøgte afskedigelser, langvarig sygdom, afskedigelse af andre årsager, kollektiv afskedigelse og omplacering. Ansøgt fratrædelse Når en ansat ønsker at fratræde sin stilling, skal dette ske skriftligt. Den ansatte kan vælge, om vedkommende vil begrunde sin opsigelse.
30 31 Fratrædelsessamtalen I forbindelse med fratrædelse kan lederen eller den fratrædende medarbejder ønske at gennemføre en frivillig fratrædelsessamtale. Dette giver medarbejderen en mulighed for at overdrage erfaringer og viden om arbejdsopgaverne (iagttagelser, idéer, erfaringer, kritik, holdninger og vurderinger), så medarbejderen dermed kan være med til at sikre kontinuitet og videndeling i det videre arbejde. Overdragelsen af stillingen er en opgave, som varetages af den enkelte leder. Fratrædelsessamtalen muliggør ligeledes overvejelser om udvikling af den pågældende stilling. Medarbejderens gode råd og anbefalinger kan give anledning til eftertanke og kan sætte nye tiltag i gang på arbejdspladsen. Samtalen foretages som udgangspunkt med nærmeste leder. Den ansatte kan ønske, at lederen over nærmeste leder deltager, eller at samtalen afholdes med en konsulent fra Center for Administrativ Service. Uansøgte afskedigelser Ved uansøgte afskedigelser vil der være en lang række love og regler, som skal overholdes, inden afskedigelsen kan iværksættes. Rådgivning og vejledning herom skal indhentes hos Personale og Forhandling. Alle parter fortjener, at afskedigelsen sker på en så værdig måde som mulig. Processen omkring afskedigelsen har stor betydning for både den medarbejder, der skal videre i sit liv samt for arbejdspladsens omdømme blandt medarbejderne og i omverdenen. Det er vanskeligt at sige farvel til en medarbejder/kollega, men god forberedelse kan gøre det nemmere. Ansvarlighed og respekt skal vises overfor både den, der forlader arbejdspladsen, og dem der bliver tilbage. Det er ikke muligt for lederen at indgå i en dybere dialog med medarbejdergruppen omkring konkrete afskedigelsessager på grund af tavshedspligt. Langvarig sygdom Lederen skal under sygdomsforløbet være i løbende dialog med den syge medarbejder, jf. Retningslinjer for håndtering og forebyggelse af sygefravær. Ansvarlighed og respekt skal vises overfor både den, der forlader arbejdspladsen, og dem der bliver tilbage. Er der tale om driftsmæssige vanskeligheder i forbindelse med langvarig sygdom, kan den pågældende medarbejder blive indstillet til afskedigelse. Dette sker efter en konkret og individuel vurdering. Forud for afskedigelse skal en fraværsdialog tilbydes for at afklare, hvorvidt arbejdspladsen kan bidrage positivt for at sikre tilbagevenden til arbejdspladsen. Afskedigelse af andre årsager Der kan ske afskedigelse af andre årsager for eksempel alvorlige samarbejdsproblemer, manglende kompetencer i arbejdet, ved påvirkning af alkohol og rusmidler med videre. Der bør almindeligvis være afholdt en eller flere samtaler, hvor de utilfredsstillende forhold er taget til referat og krav om forbedringer nedskrevet. Kollektiv afskedigelse I tilfælde af kollektive afskedigelser skal det vurderes, om det kan klares ved naturlig afgang, omplacering eller lignende. Et eksempel på kollektive afskedigelser kan være lukning af en institution eller dele af en enhed. Ved lukning eller reduktion af en enhed skal det være de ansatte, der bedst kan løse fremtidige opgaver, der bliver på arbejdspladsen. Kompetencerne skal således vurderes ud fra et helhedssyn. Processen og kriterier for afskedigelserne drøftes i MED-organisationen, således at åbenhed om processen fremmes. De afskedigede skal tilbydes psykologhjælp og evt. henvises til anden relevant bistand.
32 33 Herudover skal der være en plan for, hvordan de blivende ansatte orienteres om afskedigelserne, og hvordan de kommer videre i det daglige arbejde. Omplacering I nogle situationer indgår omplacering som en alternativ løsning til en afskedigelse f.eks. i forbindelse med budgetreduktioner, nedlæggelse af institutioner, enheder eller funktioner. Her skal berørte medarbejdere i faste stillinger tilbydes eventuelle vakante stillinger indenfor en anden enhed, hvis vedkommende har kvalifikationerne til jobbet. Andre omplaceringer kan søges i situationer, hvor den ansatte har behov for eller ønske om ændringer i ansættelsesforholdet, f.eks. ønske om ændret arbejdstid, ændrede opgaver, eller sygdomsrelateret skånehensyn. Omplaceringen kan både formidles inden for eget center/afdeling/institution eller i andre centre/afdelinger/ institutioner i kommunen, hvor der eventuelt er ledige stillinger. Personale og Forhandling medvirker til at skabe kontakt mellem medarbejderen og arbejdsstedet med de(n) ledige stilling(er). Egedal Kommune Dronning Dagmars Vej 200 3650 Ølstykke Tlf: 7259 6000 kommune@egekom.dk egedalkommune.dk