IT-afdelingen Generelt om området IT-afdelingen løser service-, drifts- og udviklingsmæssige opgaver indenfor IT- og telefoniområdet. Det er visionen at skabe en kommunal forvaltning, hvor alle medarbejdere udnytter informationsteknologiens muligheder optimalt såvel internt som i forhold til borgere, virksomheder og andre myndigheder. IT-afdelingen er ligeledes ansvarlig for kommunens IT-sikkerhedspolitik. IT-afdelingen arbejder for: At sikre at Svendborg Kommunes IT-systemer fungerer optimalt, således at de er tilgængelige for medarbejderne i deres daglige arbejde. At medvirke til, at kommunens ansatte til enhver tid kan løse deres opgaver på en hensigtsmæssig og forsvarlig måde ved hjælp af IT. At afdelingens ansatte medvirker som teknisk kyndige konsulenter ved ITprojekter i kommunen. At der i henhold til Svendborg Kommunes IT-sikkerhedspolitik garanteres størst mulig sikkerhed omkring Svendborg kommunes IT-installation. At der skabes sammenhæng mellem organisationsudvikling og brugen af ITredskaber. At integrerer, styrke og forbedre de nye kommunikations- og informationsformer. At skabe og drive det IT-mæssige grundlag som er nødvendigt for at Svendborg Kommune kan yde god service overfor borgerne og virksomhederne. At medvirke til en forenkling af arbejdsprocesserne i kommunen til gavn for såvel borgerne, virksomhederne som kommunen. Tværgående indsatsområder Direktionen har valgt 4 indsatsområder nævnt under direktørområdet Miljø og Teknik samt IT, som går på tværs af organisationen. I samme afsnit er direktionens motivation for, at området er udvalgt som tværgående indsatsområde, beskrevet. Nedenfor er efterfølgende redegjort for, hvorledes afdelingen vil arbejde med at implementere indsatsområdet. Sundhed og trivsel/reduktion af sygefravær. Sundhed og trivsel. At medarbejderne har en oplevelse af at blive set, hørt og respekteret.
Sikre en tilpas balance mellem kravene til udvikling og behovene for at kunne hellige sig arbejdsopgaverne. Sikre balance mellem opgavemængde, tildelte ressourcer og serviceniveau. Sekretariat og udvikling udarbejder koncept til trivselsundersøgelse indeholdende højst 3 til 4 spørgsmål. Trivselsundersøgelsen igangsættes første gang inden udgangen af januar måned 2009. Trivselsundersøgelser med fokus på enkle målrettede spørgsmål Grøn Gul Rød = 90 % er tilfredse = 65 % 89 % er tilfredse = mindre end 65 % er tilfredse Reduktion af sygefravær. Analysere sygefraværet på baggrund af den viden Svendborg Kommune har om sygefraværet (indtryk af omfanget, samtaler, kortlægning el.lign.) Vurdere om der er forhold i arbejdsmiljøet, der medvirker til sygefraværet. I så fald medtage de pågældende arbejdsmiljøproblemer i de videre trin i APV-processen. Finde ud af hvordan fraværet fordeler sig mellem kort og langt fravær. Drøfte årsager til fraværet, og på baggrund af dialogen vurdere hvorvidt der er sammenhæng mellem sygefravær og arbejdsmiljø. Afdelingen registrere nettosygefravær (antal tabte arbejdsdage) på følgende årsager: Almindelig sygdom Langvarig sygdom mere end 10 sygedage Sygdom som følge af tilskadekomst i tjenesten Hvordan vil vi gøre det: Finde ud af hvordan fraværet fordeler sig mellem kort og langt fravær.
Essentia udarbejder koncept til registrering af sygefraværet på almindelig sygdom, langvarig sygdom, mere end 10 dage og sygdom som følge af tilskadekomst i tjenesten. Sekretariat og udvikling følger op på registreringerne hver måned, og sender statistikken ud til afdelingschefer og funktionschefer. Rekruttering og fastholdelse Rekruttering Fortsat at få kvalificerede ansøgere til vores stillingsopslag Sekretariat og udvikling udvikler og tilpasser metoder til at gøre stillingsopslag mere attraktive samtidig med at opslaget matcher jobindholdet. Miljø og Tekniks gode ry som en god arbejdsplads med gode udfordringer skal fastholdes/forbedres. Kommunikationsmedarbejdere ønskes brugt til at gøre stillingsopslag mere attraktive. Udforme opslag med vægt på hvad kan vi tilbyde og mindre vægt på krav. Fokusere ved ansættelsessamtaler på hvorfor ansøgere netop har valgt at søge den aktuelle stilling. Evaluere herpå og give erfaringer videre Antallet af kvalificerede ansøgere på stillingsopslag Grøn Gul Rød = kvalificeret ansættelse ved 1. opslag = kvalificeret ansættelse ved genopslag = ingen kvalificerede ansøgere. De respektive ansættelsesudvalg afgør om en ansøger er kvalificeret. Sekretariat og udvikling samler måleresultater sammen evt. via skema som ansættelsesudvalgene udfylder. Fastholdelse En personaleomsætning som er til gavn for organisationen. Den enkelte oplever en høj grad af jobtilfredshed.
Som udgangspunkt fokusere på måling af sygefravær og personaleomsætning, da det kan være udmærkede indikatorer på sundhed og trivsel. Der følges op på personaleomsætningen halvårligt. Den enkeltes opgaver er sammensat således, at de udnytter og udvikler den enkeltes kompetencer. Herudover inddrages trivselsundersøgelserne. Personaleomsætning Grøn = Personaleomsætning mellem 7 12 % Gul = Personaleomsætning mellem 0 og 6 % samt mellem 13 og 15 % Rød = Personaleomsætning over 16 % Digitalisering Digitalisering En mere effektiv udnyttelse af nuværende IT systemer Mindre individuel spildtid Legalisere at man spørger sig frem Øget service via hjemmeside En metode til at nå disse fire punkter er at uddanne flere decentrale IT-kyndige på de vigtigste IT programmer. Disse IT-kyndige skal være proaktive i undervisning efter behov rundt om i organisationen på formel plan og næsten vigtigst på det uformelle plan. Antal initiativer, udført af de lokale IT-sagkyndige, der har givet en øget digitalisering, set fra borgernes/virksomhedernes side. Indenfor en periode på 12 måneder. Målet er: Grøn = mere end 7 Gul = 4 6 Rød = 3 og der under
Økonomi/budgetoverholdelse Budgetoverholdelse At budgetterne overholdes At opgaverne med budgetindhold udføres til de aftalte tider. Via budgetkontroller og interne styringsprocedure ønskes budgetterne fulgt nøje både overordnet og i detaljen alt efter behov i den enkelte situation. Ved at forbruget i forhold til budgettet er: Grøn = mindre end 98 % Gul = 99-100 % Rød = større end 100 % Områdets egne indsatsområder Digitalisering En mere effektiv udnyttelse af nuværende IT systemer Mindre individuel spildtid Legalisere at man spørger sig frem En metode til at nå disse tre punkter er at hvert enkelt direktørområde får sine egne såkaldte IT-kyndige. De IT-kyndige skal lokalt kunne hjælpe med at løse almindelige IT-opgaver som: Skift af toner i printer (og papirstop) Tjek af kabler/genstarte maskiner Hjælp til at flytte udstyr Man skal også kunne få såkaldt kollegahjælp fra de IT-kyndige. Det betyder, at det ikke er nødvendigt at ringe til IT-afdelingens hotline, men at man lokalt kan få hjælp til fælleskommunale systemer og hvordan gør jeg vejledninger.
Færre henvendelser via Helpdesk, Grøn = 5 % eller mere Gul = 3 % - 4 % Rød = 3 % eller mindre Medarbejdere og ledere tilkendegiver positive oplevelser med at hver enkelt direktørområde har sin egen IT-kyndige. Det være sig enten mundtlige tilkendegivelser f.eks. på afdelingsmøder eller ved en tilfredshedsundersøgelse udarbejdet af IT-afdelingen f.eks. 1 x årligt Grøn Gul Rød = 70 % eller mere er tilfredse = 50 % 69 % er tilfredse = 49 % eller mindre er tilfredse
Økonomisk oversigt for IT-afdelingen Budgetoversigt 2008-2012 (1.000kr.) IT-afdelingen Vedtaget Budget Budget Budget Budget Budget 2009 2010 2011 2012 2008 Drift: IT-afdelingen løn m.m. 7.967 8.382 8.382 8.382 8.382 Udgifter til IT 29.802 31.781 31.781 31.781 31.781 Drift i alt 37.769 40.163 40.163 40.163 40.163 + = Nettoudgift, - = Nettoindtægt