Annonceringsbetingelser Annoncering vedrørende IBM-licenser til Ikast-Brande Kommune Side 1 af 7
1 Indledning Nærværende annoncering vedrører anskaffelse af nye, opgraderinger samt vedligehold af IBM-licenser til Ikast-Brande Kommune. Annonceringen gennemføres som en offentlig annoncering i henhold til lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven). Annonceringen er offentliggjort på www.udbud.dk samt på Ikast-Brande Kommunes hjemmeside, jf. http://www.ikast-brande.dk/erhverv/udbud-og-indkoeb/tilbudsindhentning. 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Ikast-Brande Kommune Rådhusstrædet 6 DK-7430 Ikast Tlf.: +45 9960 4000 E-mail: post@ikast-brande.dk Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende annonceringen imidlertid af rådgivningsvirksomheden Tolstrup & Hvilsted, som er Ikast-Brande Kommunes rådgiver på opgaven. Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal således rettes til: Tolstrup & Hvilsted Att.: Mathias Jacobi Grøn Livøvej 10a 8800 Viborg E-mail: kontakt@tohv.dk 3 Annonceringsmaterialet Det samlede annonceringsmateriale består af: Nærværende annonceringsbetingelser Bilag 1 Tro og love erklæring Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Aktindsigt Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit 5.1.1. Side 2 af 7
4 Annonceringens omfang Ikast-Brande Kommune ønsker at anskaffe, foretage opgraderinger af samt købe vedligehold til følgende 6 typer IBM licenser: IBM Domino Enterprise Server Processor Value Unit (PVU) Annual SW Subscription & Support IBM Domino Enterprise Client Access License Authorized User Annual SW Subscription & Support IBM Domino Messaging Client Access License Authorized User Annual SW Subscription & Support IBM Connections Authorized User Annual SW Subscription & Support IBM Connections Content Manager per Authorized User Annual SW Subscription & Support IBM Sametime Complete Authorized User Annual SW Subscription & Support For yderligere oplysninger henvises til Bilag 2. Endvidere ønsker Ikast-Brande Kommune en option på indkøb af yderligere 30 licenser, jf. Bilag 2 Tilbudsliste. Licenserne er i annonceringsmaterialet angivet med varenavn, idet andre produkter, på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed, vil medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse s eksisterende systemer som anvender IBM software for Ikast- Brande Kommune, idet kommunens eksisterende systemer som anvender IBM software. Licensaftalen ønskes indgået for en periode på 2 år fra den 01.04.2015. 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Annonceringen gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse på www.udbud.dk 06.03.2015 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til annonceringen 16.03.2015, kl. 10.00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 18.03.2015 Side 3 af 7
Tilbudsfrist 23.03.2015, kl. 10.00 Forventet udsendelse af underretning Uge 13, 2015 Forventet kontraktindgåelse Uge 13, 2015 Dækningens startdato D. 01.04.2015 5.1.1 Spørgsmål til annonceringen Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringen. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende annonceringen skal stilles skriftligt og skal rettes pr. e-mail til kontakt@tohv.dk, med emnet: "Spørgsmål annoncering af IBM-licenser til Ikast-Brande Kommune senest den 16.03.2015, kl. 10.00. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ikast-Brande Kommunes hjemmeside på adressen http://www.ikast-brande.dk/erhverv/udbud-ogindkoeb/tilbudsindhentning. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet på hjemmesiden. 5.1.2 Underretning og standstill-periode Alle tilbudsgivere vil skriftligt blive underrettet om hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af Kontrakt. 5.1.3 Kontraktindgåelse Indgåelse af kontrakt vil ske på baggrund af de til en hver tid gældende IBM s standardbetingelser IBM International Passport Advantage. 5.2 Annonceringsprocedure 5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ikast-Brande Kommune indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt e-mailadresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information, jf. afsnit 6 Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet, jf. afsnit 8.7 Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Side 4 af 7
Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. 6 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation bedes vedlagt tilbuddet: Tilbudsgivers personlige forhold: Oplysninger om tilbudsgivers identitet (herunder CVR) samt anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2. 7 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris ud fra den samlede evalueringspris i Bilag 2 Tilbudsliste. Tilbudsgiver skal i de gule felter afgive sin nettopris ekskl. moms for hver varelinje. Herefter udregnes den samlede evalueringspris automatisk. 8 Tilbuds- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet fremsendes pr. mail med emnefeltstekst: "Tilbud Annoncering af IBM-licenser til Ikast-Brande Kommune. Tilbuddet skal sendes pr. mail til kontakt@tohv.dk og være modtaget senest den 23.03.2015, kl. 10.00 Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet er modtaget rettidigt på ovenstående e-mailadresse. Ikast-Brande Kommune er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med principperne i LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter, jf. dennes 12. Side 5 af 7
8.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i annoncerings- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ikast-Brande Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ikast-Brande Kommunes ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ikast-Brande Kommunes fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke førend endelig kontrakt er underskrevet. 8.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.7 Forbehold 8.7.1 Ikast-Brande Kommunes forbehold Ikast-Brande Kommune forbeholder sig retten til at annullere udbuddet, såfremt baggrunden herfor ikke følger et usagligt formål. 8.7.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet vil medføre, at Ikast-Brande Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Side 6 af 7
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet, har Ikast-Brande Kommune ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ikast-Brande Kommune pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til annonceringsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af annonceringsmaterialets indhold, herunder eksempelvis overstregninger, omskrivninger og lignende. Side 7 af 7