Referat fra bestyrelsesmøde nr. 19 22. marts 2017 kl. 15:00 18.00 Bestyrelsesmødet var indkaldt af direktør Inge Prip på vegne af formandskabet. Mødested: Esnord, Milnersvej 48, 3400 Hillerød Deltagere: Formand Per Gotfredsen Næstformand Jens-Olav Pedersen Allan Thomsen Anders Taarnby Jesper Luja Simonsen Kirsten Jensen Lars Dyrstrøm Marianne Mensal Marianne Thellersen Olav Olsen Peter Bøgh Svend Pedersen Direktør Inge Prip (tilforordnet for Esnord) Vicedirektør Adrian Tresoglavic (tilforordnet for Esnord) Ressourcecenterchef Glenn Christensen (tilforordnet for Esnord) Revisor Lars Hillebrand fra Deloitte (deltog under punkt 4) Afbud: Kim Simonsen Mona Heegaard Hybschmann Bilag: Bilag A1: Årsrapport 2017 Bilag A2: Revisionsprotokollat 2017 Bilag A3: Forslag til bestyrelsens stillingtagen til revisionsprotokollat 2017 Bilag A4: Bestyrelsens tjekliste til årsrapporten 2017 Bilag B: Evaluering af direktørens resultatkontrakt for 2017 Bilag C: Handlingsplan for øget gennemførsel 2018 Bilag D1: Professionel Kapital 2017 matrixrapport Bilag D2: Igangsatte aktiviteter på baggrund af Professionel Kapital-undersøgelsen Bilag E: Redegørelse for Esnords implementering af Databeskyttelsesforordningen Bilag F1: Henvendelse til formandskabet fra A. Taarnby og M. Mensal Bilag F2: Forslag til bestyrelsesudtalelse fra A. Taarnby og M. Mensal Bilag F3: Orientering om justeringer på TR-området Dagsorden: Punkt 1 Velkomst og konstatering af om bestyrelsen er beslutningsdygtig samt underskrivelse af referatet fra det forrige bestyrelsesmøde Formanden bød velkommen til det sidste møde i denne bestyrelses funktionsperiode. Med 12 deltagende bestyrelsesmedlemmer kunne det konstateres, at bestyrelsen var beslutningsdygtig. Herefter blev referatet fra det forrige bestyrelsesmøde underskrevet. Side 1 af 5 www.esnord.dk
Punkt 2 Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen var udarbejdet af Esnord i samarbejde med formandskabet. Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen tog mødets dagsorden til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog mødets dagsorden til efterretning. Punkt 3 Siden sidst Formanden orienterede bestyrelsen om formandskabets beslutning om at udbyde ejendommen på Rasmus Knudsens Vej 9 (RK9) i Helsingør til salg. Der blev ligeledes redegjort for den dialog, der har været med Helsingør Kommune, ang. salget, og en potentiel køber samt planen for den videre salgsproces. Bestyrelsen udtrykte enighed i den redegjorte plan for den videre salgsproces. Herefter informerede formanden bestyrelsen om, at formandskabet har nedsat et forhandlingsudvalg med det formål at stå for dialogen med Helsingør Kommune i relation til salget af RK9 og arbejdet med at finde en ny placering af Esnords uddannelsesudbud i Helsingør. Udvalget består af medlem af bestyrelsen Jesper Luja Thomsen, vicedirektør Adrian Tresoglavic og ekstern konsulent Eva Hofman Bang. Det blev noteret, at forhandlingsudvalgets første møde med Helsingør Kommune var foregået positivt. Bestyrelsen udtrykte derefter opbakning til forhandlingsudvalgets arbejde. Dernæst præsenterede direktøren de seneste søgetal til uddannelsesoptaget i august 2018. I forlængelse af dette drøftede bestyrelsen, for det første, hvorvidt Esnords 10.klasser og brobygningsarbejdet med folkeskolerne har en positiv effekt på Esnords søgetal og, for det andet, om en ny markedsføringsstrategi kunne øge Esnords søgetal. Der var i bestyrelsen et ønske om at undersøge, hvilken effekt brobygningsindsatsen har på Esnords søgetal og at der på et af de kommende bestyrelsesmøder sker en drøftelse af en ny markedsføringsstrategi. Punkt 4 Årsrapport 2017 herunder gennemgang af revisionsprotokollat og udkast til bestyrelsens stillingtagen hertil Ressourcecenterchefen præsenterede årsrapporten 2017 (bilag A1) og gennemgik de væsentligste økonomiske punkter i årsregnskabet for 2017. I tilknytning til dette påpegede formanden, at det har været en besværlig budget- og regnskabsproces grundet Esnords udtrædelse af det administrative fælleskab, ENIGA, og orienterede derudover bestyrelsen om, at der er igangsat en likviditetsanalyse for bl.a. at afdække Esnords fremtidige likviditetsbehov. Dernæst drøftede bestyrelsen årsrapporten 2017 og noterede sig bl.a., at Esnord i 2017 har leveret et overskud på 4,6 mio. kr. og opbygget en egenkapital på 9,5 mio. kr. Herfor udtrykte bestyrelsen glæde over det fremlagte årsregnskab og roste Esnord for at have opnået dette økonomiske resultat. Herefter gennemgik revisoren revisionsprotokollatet (bilag A2). Først og fremmest kvitterede revisoren for opnåelsen af den positive egenkapital særligt med tanke på, hvordan det økonomiske udgangspunkt for Esnord så ud i 2012. Revisoren orienterede bestyrelsen om, at revisionen ikke havde givet anledning til kritiske eller væsentlige bemærkninger. Afslutningsvis konkluderede revisoren, at revisionen ikke har givet anledning til mistanke om besvigelser og spurgte hvorvidt bestyrelsen havde kendskab til besvigelser. Bestyrelsen konstaterede, at den ligeledes ikke havde kendskab til besvigelser. Side 2 af 5
Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen godkendte årsrapporten 2017 og forslaget til bestyrelsens stillingtagen til revisionsprotokollatet (bilag A3). Beslutning: Bestyrelsen godkendte årsrapporten 2017 og forslaget til bestyrelsens stillingtagen til revisionsprotokollatet. Herudover konstaterede bestyrelsen, at den havde været tro mod tjeklisten til årsrapporten 2017 (bilag A4). Punkt 5 Evaluering af direktørens resultatkontrakt for 2017 Efter at direktøren havde forladt lokalet, redegjorde formanden for formandskabets forslag til en evaluering og udmøntning af direktørens resultatkontrakt for 2017 (bilag B). Herefter drøftede bestyrelsen den forslåede evaluering og udmøntning af direktørens resultatkontrakt for 2017. To bestyrelsesmedlemmer påpegede, at de syntes, at nogle af målene i resultatkontrakten blev opfyldt for let. De to bestyrelsesmedlemmer ønskede, at resultatkontrakten fremadrettet bliver gjort mere skarp, præcis og lettere at dokumentere. I forlængelse af dette noterede formanden, at Esnords resultatkontrakter er blevet strammet op og målopfyldelsen er blevet kvalificeret gennem denne bestyrelsesperiode bl.a. på de to pågældende bestyrelsesmedlemmers foranledning. Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen godkendte formandskabets foreslåede evaluering og udmøntning af direktørens resultatkontrakt for 2017. Beslutning: Bestyrelsen godkendte formandskabets foreslåede evaluering og udmøntning af direktørens resultatkontrakt for 2017. Punkt 6 Handlingsplan for øget gennemførsel 2018 Vicedirektøren orienterede bestyrelsen om Esnords Handlingsplan for øget gennemførsel 2018 (bilag C). I bestyrelsen var der et ønske om, at handlingsplanen til næste år gøres mindre og mere overskuelig samt at der kommer et større fokus på undervisningsdifferentiering i det daglige arbejde med at øge gennemførslen. Punkt 7 Udtagelse af Handelsgymnasiet Campus Helsingør til kvalitetstilsyn Direktøren orienterede bestyrelsen om, at Handelsgymnasiet Campus Helsingør er blevet udtaget til kvalitetstilsyn af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet pga. for lav elevovergang til de videregående uddannelser. Derudover berettede direktøren om, hvilke aktiviteter der er igangsat for at øge overgangen til de videregående uddannelser. Punkt 8 Resultaterne fra Professionel Kapital-undersøgelsen Vicedirektøren orienterede bestyrelsen om resultaterne fra Professionel Kapital-undersøgelsen gennemført i efteråret 2017 (bilag D1) og redegjorde for hvilke aktiviteter, der er igangsat i kølvandet på undersøgelsen (bilag D2). Side 3 af 5
Der var enighed i bestyrelsen om, at når initiativerne, til forbedring af Professionel Kapitalresultaterne, er endeligt fastlagte og udrullet, skal der udarbejdes et kort notat hvori der redegøres for dette. Notatet skal herefter forelægges bestyrelsen. Punkt 9 Esnords implementering af Databeskyttelsesforordningen På bestyrelsesmødet den 14. december 2017 havde der i bestyrelsen været et ønske om, at der til det førstkommende bestyrelsesmøde skulle ske en redegørelse for Esnords efterlevelse af EU s Databeskyttelsesforordning. Derfor blev der, sammen med det øvrige materiale til dette bestyrelsesmøde, udsendt et kort notat omhandlende Esnords implementering af Databeskyttelsesforordningen (bilag E). Indstilling: Det blev indstillet, at bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning. Punkt 10 Forslag til bestyrelsesudtalelse stillet af Anders Taarnby og Marianne Mensal Bestyrelsen drøftede henvendelsen til formandskabet (bilag F1), forslaget til en bestyrelsesudtalelse (bilag F2) samt ledelsens orientering om justeringerne på TR-området (bilag F3). Formanden påpegede at han mente, at bestyrelsen ikke kunne drøfte den specifikke sag, idet der er tale om en igangværende forhandling mellem Esnords ledelse og medarbejdernes faglige organisationer og så længe at retningslinjerne i TR-cirkulæret følges. Ender forhandlingerne dog ud i en hårdknude, kan bestyrelsen overveje, om den vil træde ind i forhandlingsprocessen. Med undtagelse af forslagsstillerne var resten af bestyrelsen enige i formandens anskuelse og dermed var der ikke opbakning til den forslåede bestyrelsesudtalelse. Der var dog enighed i bestyrelsen om, at der generelt altid skal være et godt samarbejdsklima mellem ledelsen og medarbejderne i en organisation. Punkt 11 Evt. Formanden orienterede bestyrelsen om et møde med Frederiksborg Gymnasium & HF, hvor Esnords nuværende og fremtidige placering på Carlsbergvej 34 blev drøftet. På vegne af de udpegningsberettigede kommuner informerede borgmester Kirsten Jensen bestyrelsen om, at kommunerne har aftalt at indstifte et rotationsprincip i relation til kommunernes bestyrelsespost. Rotationsprincippet betyder, at deltagelsen i bestyrelsen går på skift mellem kommunerne hvert andet år. Dertil annoncerede borgmester Kirsten Jensen, at de udpegningsberettigede kommuner har genudpeget hende til at sidde i de første to år af den nye bestyrelses funktionsperiode. Marianne Thellersen meddelte, at hun ikke fortsætter i den kommende bestyrelsesperiode. Side 4 af 5
Godkendt af: Per Gotfredsen Jens-Olav Pedersen Allan Thomsen Anders Taarnby Formand Næstformand Jesper Luja Thomsen Kim Simonsen Kirsten Jensen Lars Dyrstrøm Marianne Mensal Marianne Thellersen Mona H. Hybschmann Olav Olsen Peter Bøgh Svend Pedersen Nicklas Møller Mikkelsen Referent Side 5 af 5