Statsforvaltningens udtalelse af 9. juni 2009 til Faaborg- Midtfyn Kommune 0 9-0 6-2 0 0 9 T I L S Y N E T M E D K O M M U N E R N E I R E G I O N S Y D D A N M A R K Statsforvaltningen Syddanmark har modtaget Sylvest Trading ApS s henvendelse af 21. april 2009 vedrørende klage over delvis afslag på aktindsigt i sag om melding om olieholdigt metalaffald. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Det er statsforvaltningens opfattelse, at Faaborg-Midtfyn Kommunes administration af reglerne om aktindsigt ikke fuldt ud har været i overensstemmelse med lovgivningen. Statsforvaltningen har derfor anmodet Faaborg-Midtfyn Kommune om at oplyse, hvad kommunen agter at foretage sig i anledning heraf. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse: S T A T S F O R V A L T N I N G E N S Y D D A N M A R K S T O R E T O R V 1 0 6 2 0 0 A A B E N R A A J O U R N A L N R. : 2 0 0 9-6 1 3 / 5 3 1 S A G S B E H A N D L E R : D L U S Y D D I R E K T E T E L E F O N : T E L E F O N : 7 2 5 6 7 9 0 0 T E L E F A X : 7 4 6 2 8 4 0 9 E A N - N R. 5 7 9 8 0 0 0 3 6 2 2 9 1 S E - N R. 2 9 3 7 6 2 7 1 t i l s y n s y d @ s t a t s f o r v a l t n i n g. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g. d k E K S P E D I T I O N S T I D : M A N D A G - O N S D A G : 1 0. 0 0-1 5. 0 0 T O R S D A G : 1 0. 0 0-1 7. 0 0 F R E D A G : 1 0. 0 0-1 3. 0 0 T E L E F O N T I D : M A N D A G - O N S D A G : 0 9. 0 0-1 3. 0 0 T O R S D A G : 1 2. 0 0-1 6. 0 0 F R E D A G : 0 9. 0 0-1 3. 0 0 Sagens baggrund Det fremgår af sagen, at du den 24. marts 2009 fik begrænset aktindsigt i sag om melding af olieholdigt affald. Den 25. marts 2009 klagede du til Faaborg-Midtfyn Kommune over, at du har fået afslag på aktindsigt i klagers navn. Den 15. april 2009 traf kommunen på ny afgørelse om aktindsigt, hvori der blev givet afslag på aktindsigt i klagers navn med henvisning til offentlighedslovens 13. Følgende fremgår af kommunens afgørelse om aktindsigt af 15. april 2009: ( ) Den 24. marts fik De begrænset aktindsigt i sag om melding af olieholdigt metalaffald, ( ). Dette skete fordi klager ønsker anonymitet.
Den 25. marts 2009 modtog vi Deres e-mail, hvori de anmoder om oplysninger om klager i sag om melding af olieholdigt affald. De begrunder med en udtalelse, De har fået af Deres advokat, om at kommunen ikke både kan være bekendt med klager og holde ham anonym. Jævnfør 13 i Offentlighedsloven vurderer vi, at Deres interesse i at vide hvem klager er, ikke er så væsentlig, at klagers ønske om at være anonym skal tilsidesættes. ( ) Kommunens vurdering: ( ) Når vi har taget en klage til behandling og klager ønsker at være anonym, vurderer vi klagers interesse i at være anonym mod ansøgers interesse i at vide, hvem der har klaget. Den der har ansvaret for belastning af miljøet, skal rette op på forholdene uanset om der er klaget og uanset hvem, der har klaget. Den ansvarliges interesse i at vide hvem der er klager, vil derfor være ret begrænset. Dette begrundes yderligere med, at alle sager afgøres ud fra de faktiske forhold, og at den aktuelle sags udfald vil være ens, uanset om sagen er opstået som følge af en klage eller f.eks. et tilsyn. ( ) Følgende fremgår af din henvendelse til statsforvaltningen 21. april 2009: S I D E 2 ( ) Hermed påklages ovennævnte sag om fuld aktindsigt hos Faaborg-Midtfyn Kommune, da klagen har vist sig at være ubegrundet og uden hold, må vores interesse i at vide, hvem klager er vægte højere end klagers ønske om at være anonym og at vi derfor betragter klagen som chikane/bagvaskelse at der derfor er grundlag for en dialog med klageren, hvis klagen er venlig ment i modsat fald, hvis det er chikane, at drage omsorg for, at denne chikane stoppes. at der ikke i 13 i offentlighedsloven er hjemmel for ikke at give fuld aktindsigt ( )
Faaborg-Midtfyn Kommune fastholder i en udtalelse til statsforvaltningen af 7. maj 2009, kommunens begrundelse i brev af 15. april 2009. Kommunen afgav den 19. maj 2009 følgende supplerende oplysninger til statsforvaltningen: ( ) Da kommunen modtog klagen, blev vi oplyst af klager, at vedkommende ønskede anonymitet. Vi har på pågældende tidspunkt vurderet, at klagen kunne behandles, uanset hvordan vi blev gjort opmærksom på forholdet (tilsyn eller klage). Således har kommunen ikke fundet det nødvendigt at indhente yderligere udtalelse fra klager. ( ) Statsforvaltningen har modtaget kopi af de dokumenter, der var blevet unddraget fra aktindsigt. Statsforvaltningen konstaterer, at de undtagne oplysninger indeholder navn, adresse samt telefonnummer på vedkommende, der har klaget i den pågældende sag om melding om olieholdigt metalaffald. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008). Udtrykket lovgivningen forstås som gældende ret i almindelighed, det vil sige både den skrevne og uskrevne ret, herunder offentligretlige retsgrundsætninger. S I D E 3 Tilsynet omfatter ikke spørgsmål om hensigtsmæssighed, herunder sagsbehandlingens tilrettelæggelse eller sagsbehandlingstiden i det omfang, sådanne spørgsmål ikke er reguleret i lovgivningen. God forvaltningsskik er endvidere ikke en del af prøvelsesgrundlaget, da disse principper ikke har karakter af retsregler. Følgende fremgår 4, stk. 1, 5, stk. 1 og 13, stk. 1, nr. 6 i lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven - lov nr. 572 af 19. december 1985, som senest ændret ved 5 i lov nr. 552 af 24. juni 2005): 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed
som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. 5. Retten til aktindsigt omfatter 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til ( ) 6) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Følgende fremgår af pkt. 44 i Justitsministeriets vejledning om, offentlighed i forvaltningen af 3. november 1986: 44. Efter 13 kan retten til aktindsigt i øvrigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til en række nærmere angivne offentlige eller private interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Det gælder f.eks. hensynet til statens sikkerhed, rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, forebyggelse og forfølgning af lovovertrædelser, gennemførelse af offentlig kontrol og planlægningsvirksomhed samt det offentliges økonomiske interesser. Også andre private og offentlige interesser end dem, der udtrykkeligt er nævnt i 13, nr. 1-5, kan, jfr. nr. 6, begrunde undtagelse fra den almindelige adgang til aktindsigt, når hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er klart påkrævet. S I D E 4 I tilfælde, hvor der kan være begrundet tvivl om, hvorvidt en begæring om aktindsigt bør afslås efter 13, vil det kunne være rimeligt at indhente en udtalelse fra den, hvis interesse kan være til hinder for, at begæringen imødekommes. Hvis der f.eks. således i en sag indgår dokumenter vedrørende en straffesag, bør der efter omstændighederne indhentes en udtalelse fra vedkommende politimester om, hvorvidt efterforskningshensyn taler imod meddelelse af aktindsigt. ( ).
Offentlighedslovens 4 er udtryk for lovens hovedregel om et generelt offentlighedsprincip. Dokumenter i den offentlige forvaltning skal således kunne forlanges udleveret, medmindre der er sikker hjemmel til, at myndigheden kan nægte at udlevere de ønskede dokumenter eller oplysninger. Det fremgår af offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 6, at der kan gives afslag på aktindsigt med henvisning til, privates interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Statsforvaltningen har noteret sig, at dokumenterne indeholder navn, adresse samt telefonnummer på vedkommende, der har indgivet en klage i den pågældende sag om melding om olieholdigt metalaffald. Statsforvaltningen har endvidere noteret sig kommunens oplysning om, at idet kommunen kunne behandle klagen uanset hvordan de blev gjort opmærksom på forholdene, har kommunen ikke fundet det nødvendigt nærmere at vurdere, den hvis navn holdes anonymts interesse i, at der ikke gives aktindsigt i navnet. Statsforvaltningen finder, at Faaborg Midtfyn Kommunes administration af reglerne om aktindsigt ikke fuldt ud har været i overensstemmelse med lovgivningen. Statsforvaltningen lægger vægt på, at det ikke på det foreliggende grundlag findes godtgjort, at hemmeligholdelse af klagers navn er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn i forhold til den privates interesser. S I D E 5 Statsforvaltningen har derfor anmodet Faaborg-Midtfyn Kommune om at oplyse, hvad kommunen agter at foretage sig i anledning heraf. I øvrigt Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne udtalelse til Faaborg-Midtfyn Kommune med anmodning om oplyse, hvad Faaborg-Midtfyn Kommune agter at foretage sig. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet: (www.statsforvaltningen.dk). Med venlig hilsen
Stella Bøttger specialkonsulent / Ditte Lundgaard Jakobsen fuldmægtig S I D E 6