Rapport - benchmark af it-afdelingen Side 1 af 8 Rapport benchmark af s it-afdeling Indhold: 1 Indledning... 1 2 Årsværk og opgaver... 3 2.1 Årsværk pr. indbygger... 3 2.2 Årsværk for opgaveområder... 4 3 Udgifter og opgaver... 5 3.1 Årlige udgifter pr. opgaveområde... 5 3.2 Kommentarer... 6 4 Konklusion og anbefalinger... 8 1 Indledning Baggrund: s it-afdeling og Marslev & Kruse har aftalt et forløb med henblik på som det er skrevet i konsulentaftalen at gennemføre en benchmark af it-afdelingens ydelser i forhold til 2, max 3 andre kommuner i Danmark. I den overordnede sammenligning i afsnit 2.1 af it-årsværk i forhold til indbyggerantal har vi udvalgt fire kommuner. I den mere detaljerede sammenligning af årsværk og udgifter for opgaveområder har vi alene sammenlignet med en kommune, hvor vi for nylig har udført en lignende opgave og hvor vi har dækkende og specificerede oplysninger. Formålet med benchmarken er igen citeret fra konsulentaftalen at få et indtryk af antal årsværk i ift. andre kommuner vurdere it-afdelingens samlede budget ift. andre kommuner sammenligne it-afdelingens ydelser og opgaver ift. andre kommuner
Rapport - benchmark af it-afdelingen Side 2 af 8 Vi vil kortlægge ligheder og forskelle i forhold til disse andre kommuner og kommentere, hvor det forekommer relevant. I sammenligningsgrundlaget har vi anvendt egne oplysninger, baseret på erhvervet kendskab gennem opgaveløsning i udvalgte kommuner. For en ordens skyld har vi anonymiseret kommunerne. Overvejelser vedrørende sammenlignelighed og konklusionernes sikkerhed præsenteres løbende i rapporten. Afgrænsning: Som benchmarkens formål er formuleret, er der i rapporten fokuseret på kvantitative forskellige og ligheder. I sammenligningen fokuseres der derfor anvendte ressourcer og udgifters størrelse og fordeling. En mere kvalitativ tilgang, hvor der fokuseres på udbytte og nytteværdi af de anvendte IT-ressourcer vil være yderst relevant, men er som nævnt ikke i fokus her, da det ikke er en del af kommissoriet. Endvidere skal vi understrege, at der ikke er tale om en opgørelse af s samlede it-udgifter. Her vil fx udgifter til fagsystemer skulle inddrages. Her er formålet at behandle it-afdelingens ydelser og de hertil hørende udgifter. Forløb: It-afdelingen og Marslev & Kruse har sammen fastlagt en række opgaveområder, som anvendes ved opgørelse og sammenligning af de kvantitative oplysninger. Opgaveområderne fremgår nedenfor. It-afdelingen har herefter foretaget en omfattende og yderst grundig opgørelse af personaletidsforbrug og udgifter. Endvidere indeholder opgørelsen en række beregninger af omkostningsbilledet for de omtalte opgaveområder. Vi har herefter foretaget en række omgrupperinger og justeringer i den nu foreliggende informationsmasse med henblik på at harmonisere sammenligningsgrundlaget. Dette er i alt overvejende grad foretaget i den information, som vi sammenligner med. Efterfølgende er der i dialog med it-afdelingen foretaget en række justeringer hen imod det nu foreliggende resultat, der er vedlagt denne rapport (Internt notatark af 11. december 2013, Emne: It-afdelingens baggrundsmateriale for benchmarkanalyse udarbejdet af Marslev & Kruse)
Rapport - benchmark af it-afdelingen Side 3 af 8 2 Årsværk og opgaver 2.1 Årsværk pr. indbygger Som en første grov indikator i en benchmark sammenligner vi it-afdelingens personaleforbrug med andre kommuners sat i forhold til kommunernes indbyggertal (Itpersonale pr. 1000 indbyggere). Det giver følgende billede: Kommune IT-personale Indbyggere (1000) IT-pers./1000 indb. Kolding 25 90 0,28 Kommune1 41 115 0,36 Kommune2 24 76 0,32 Kommune3 16 59 0,27 Kommune4 12 50 0,24 Kommentar: Sammenligningsoplysningerne er 1 3 år gamle. Endvidere skal det for en ordens skyld bemærkes, at der er usikkerheder i opgørelsen. I nogle kommuner er der IT-personale i fagforvaltningerne, i andre er der ikke. Dette kan påvirke sammenligningen. Disse forhold vurderes dog at være af mindre betydning i denne sammenhæng, hvor betragtningen er grov og helt overordnet. ligger i midterfeltet, marginalt højere end de mindste kommuner og mærkbart under den store kommune. Sammenligningen med den store kommune skal dog medtage det forhold, at den varetager en række driftsopgaver i forbindelse med egen intern afvikling af fagsystemer, som i andre kommuner, også Kolding Kommune, afvikles eksternt. Uden oplysningerne for kunne man fristes til at uddrage den lovmæssighed, at den relative anvendelse af IT-personale er proportional med kommunestørrelse. Men netop s oplysninger bryder dette mønster. Konklusion: Hvis man vil betragte oplysningerne som en hitliste over effektivitet el. lign., så ligger placeret godt i denne hitliste. Men herudover er der intet påfaldende ved ud fra de anførte oplysninger. Ligheden med de øvrige kommuner er det mest påfaldende.
Rapport - benchmark af it-afdelingen Side 4 af 8 2.2 Årsværk for opgaveområder Nedenfor er opstillet personaleforbrug, fordelt på en række udvalgte opgaveområder, jf. indledningen herom. Vi har sammenlignet it-afdelingen med oplysninger, som stammer fra én kommune, idet vi her har oplysningerne for de anførte opgaveområder med en god detaljeringsgrad. Vi har foretaget en del justeringer i sammenligningskommunens oplysninger med henblik på at harmonisere sammenligningsgrundlaget. Vi får følgende billede, hvor vi har opstillet personaleforbruget fordelt på opgaveområder i årsværk og procentvis i forhold til det samlede personaleforbrug: Opgaveområde: Afvigelse Årsværk % Årsværk % % Serverdrift (ekskl. fagsystemer) 1,44 5,68% 0,52 2,17% 4% Egen drift af Acadre 0,2 0,79% 0,08 0,33% 0% Egen drift af GIS 0,05 0,20% 0,14 0,58% 0% Egen drift af Omsorgssystem (KMD Care) 0,07 0,28% 0,32 1,33% -1% Brugeradministration 2,43 9,58% 1,50 6,25% 3% Backup 0,19 0,75% 0,38 1,58% -1% Netværksadministration 1,09 4,30% 1,25 5,21% -1% Telefoni 0,45 1,77% 0,25 1,04% 1% Mobile enheder (Smartphones, Ipad) 0,73 2,88% 1,40 5,83% -3% Brugerstøtte (Helpdesk) 4,92 19,40% 4,50 18,75% 1% Klienthåndtering, klargøring, pakkedistribution 2,88 11,36% 2,32 9,67% 2% Projektarbejde 5,99 23,62% 4,00 16,67% 7% Indkøb 1,57 6,19% 3,00 12,50% -6% Øvrigt (restkategori) 3,35 13,21% 4,34 18,08% -5% I alt 25,36 100% 24 100% Kommentar: Der skal i sagens natur knyttes store forbehold til sammenligningernes nøjagtighed: Forskellige opgørelsesmetoder og klassifikation af konkrete aktiviteter i forhold til opgaveområderne er de mest tænkelige forhold, der kan influere på opgørelserne af persontidsforbrug og dermed på sammenligningernes nøjagtighed. Dette forhold kan anes i forbindelse med opgaveområderne Projektarbejde og Indkøb. Den kvantitative forskel er stor men betragtes de tilsammen er forskellen væsentligt mindre: Summen af Projektarbejde og Indkøb udgør hos 29,81 % og hos sammenligningskommunen 29,17 %. En mulig forklaring på dette kan være at meget indkøbsarbejde både har karakter af og betragtes som projektarbejde og omvendt. Dette er formentlig gældende for
Rapport - benchmark af it-afdelingen Side 5 af 8 sammenligningskommunen, idet Projektarbejde i s opgørelse er veldefineret som internt og eksternt (for forvaltningerne). Men uanset dette, kan vi konkludere at bløde opgaver projektledelse, indkøb og det element af koordinerende aktiviteter, der ligger heri taget en væsentlig del af den samlede arbejdstid. Herudover er der bortset fra restkategorien Øvrigt en påfaldende lighed. Vi noterer kun forskelle af en vis størrelse på områderne Serverdrift, Brugeradministration og Mobile enheder. Dette behandles senere. Der er også en større forskel ved kategorien Øvrigt. Det er i sagens natur ikke muligt at afgøre, hvad der gemmer sig bag denne forskel andet end at vi kan konstatere at s opgørelse fremstår mere grundig og udtømmende end sammenligningskommunens. Konklusion: Vi kommenterer som nævnt på de nævnte opgaveområder senere men vil i øvrigt generelt vurdere ligheden som overordentlig stor. Forskellene synes at være påfaldende små. 3 Udgifter og opgaver 3.1 Årlige udgifter pr. opgaveområde Vi sammenligner nu de årlige udgifter fordelt på de enkelte opgaveområder, baseret på opgørelser for de respektive kommuners respektive it-afdelinger. Opgaveområder: Sammenligningen nedenfor udføres for samme opgaveområder som ovenfor, men nu sammenlignes ikke for årsværk alene, idet der er suppleret med: Lønomkostninger: Årsværkangivelserne er omsat til løn, i henhold til opgørelserne fra og sammenligningskommunen. Beregnede udgifter i øvrigt: Det drejer sig om udgifter til maskinel, programmel, vedligeholdelse og udgifter til ekstern bistand. Vi skal bemærke, at for området Netværksadministration har vi kun medtaget lønudgifter. Vi har ikke oplysninger til at bringe udgifter til netværk (fiber, kabling, aktivt udstyr) på en sammenlignelig formel. Mobiltelefoniabonnementer har it-afdelingen anført under opgaveområdet Telefoni. Vi har undladt at medtage det her og har heller ikke medtaget det under området Mobile enheder. Baggrunden herfor er, at vi ikke har oplysninger at sammenligne med. En årsag er, at det er udgifter, der ofte i andre kommuner er decentrale og derfor vanskelige at opgøre samlet.
Rapport - benchmark af it-afdelingen Side 6 af 8 Fordelingen af udgifter på opgaveområderne fremgår her: Opgaveområde: Afvigelse Mio % Mio % % Serverdrift (ekskl. fagsystemer) 1,48 9,6% 1,40 9,7% 0% Egen drift af Acadre 0,22 1,4% 0,12 0,8% 1% Egen drift af GIS 0,09 0,6% 0,10 0,7% 0% Egen drift af Omsorg 0,08 0,5% 0,19 1,3% -1% Brugeradministration 1,25 8,1% 0,59 4,1% 4% Backup 0,97 6,3% 0,73 5,1% 1% Netværksadministration 0,48 3,1% 0,70 4,9% -2% Telefoni 1,13 7,3% 1,10 7,6% 0% Mobile enheder (Smartphones, Ipad) 0,30 1,9% 0,63 4,4% -2% Brugerstøtte (Helpdesk) 2,15 13,9% 1,50 10,4% 3% Klienthåndtering, klargøring, pakkedistribution 1,61 10,4% 1,29 9,0% 1% Projektarbejde 3,21 20,7% 2,14 14,9% 6% Indkøb 0,65 4,2% 1,61 11,1% -7% Øvrigt (restkategori) 1,87 12,1% 2,30 16,0% -4% I alt 15,49 100% 14,40 100% Kommentarer: Vi kan se det samme forhold omkring opgaveområderne Projektarbejde og Indkøb som vi noterede i afsnittet ovenfor i forbindelse med persontidsopgørelsen: Den samlede forskel på og sammenligningskommunen er lille men de tager begge en væsentlig del af de respektive it-afdelingers ressourcer. Herudover ser vi en vis forskel på områderne Brugeradministration og Brugerstøtte. Vi noterer igen, at ligheden i øvrigt er overordentlig stor. 3.2 Kommentarer I afsnittet kommenterer vi på de enkelte opgaveområder: Serverdrift (ekskl. fagsystemer): Det merforbrug, som kunne ses på fordelingen af arbejdstid er forsvundet, når ud udgifter til maskinel, programmel mv. inddrages (ved årsværkopgørelsen er der tale om +4 %, ved de samlede udgifter forsvinder forskellen). En præcis årsag er vanskelig at fastlægge. I it-afdelingens opgørelse indledes med Prissætning af delelementer af en samlet serverinfrastruktur er ikke nogen eksakt videnskab og det har muligvis en væsentlig indflydelse: Med virtualisering, automatisk omfordeling af kapacitet og belastning kan det virkelig være sin sag at etablere et retvisende billede af udgifter til serverdrift.
Rapport - benchmark af it-afdelingen Side 7 af 8 Under alle omstændigheder er der ikke nogen nævneværdig forskel på de samlede udgifter til serverdrift. Egen drift af Acadre, GIS og Omsorg: Det er meget små og stort set identiske opgaveområder. Brugeradministration: Vi observerer her et merforbrug hos i forhold til sammenligningskommunen og ud fra vor viden vil vi antage at der også er tale om et merforbrug i forhold til mange øvrige kommuner. Vi ser forklaringen på forskellen i det forhold at it-afdelingen ifølge dens beskrivelse har en rolle som organisationskontor for resten af kommunen med hensyn til administration af kommunens organisation både i kommunens kernesystemer (Active Directory) men også i mange øvrige forskellige systemer. Der kan formentlig opstilles argumenter for og imod denne arbejdsdeling, der i andre kommuner kan have store dele placeret i HR-funktionens arbejdsprocesser. Vi skal her blot bemærke forholdet og anbefale at der er bevidsthed herom. Hvis arbejdsdelingen ændres, vil udgiftsbilledet ligeledes ændres. Backup: Her er meget lidt forskel. It-afdelingen synes på linje med sammenligningskommunen. Netværksadministration: Som før nævnt, har vi ikke været i stand til at etableres et forsvarligt sammenligningsgrundlag her med hensyn til udgifter. Målt på årsværk er it-afdelingen på linje med sammenligningskommunen. Telefoni: Her er meget lidt forskel. It-afdelingen synes på linje med sammenligningskommunen, med et svagt mindre forbrug. Mobilabonnementer indgår ikke i sammenligningen. Mobile enheder (Smartphones, Ipad): Når vi sammenligner årsværksforbrug, har itafdelingen et mindre forbrug i forhold til sammenligningskommunen. Hertil har sammenligningskommunen et dedikeret mobile managements- og sikkerhedssystem, mens it-afdelingen gør brug af den fælles Exchange-løsning. Det er små tal og forskellen er lille. Brugerstøtte (Helpdesk): Her en mindre forskel, idet anvender lidt flere ressourcer, men i mindre omfang både it-afdelingen og sammenligningskommunen anfører i øvrigt at have inkluderet bistand til brugere med glemte adgangskode under dette opgaveområde (og ikke under brugeradministration). Klienthåndtering, klargøring, pakkedistribution: Her er mindre forskel begge kommuner anvender i øvrigt samme teknologi til pakkedistribution. Projektarbejde og Indkøb: Vi henviser til tidligere bemærkninger. Øvrigt (restkategori): Også her henvises til tidligere bemærkninger.
Rapport - benchmark af it-afdelingen Side 8 af 8 4 Konklusion og anbefalinger Benchmarkings af kommunale it-afdelinger må og kan aldrig fortolkes som givende absolutte resultater. Der vil altid være lokale variationer og særlige forhold, som spiller ind. Endvidere vil forskellige opfattelser af, hvordan forskellige aktiviteter og udgifter skal rubriceres og opgøres, også påvirke resultaterne. Samme forbehold kan også rettes mod denne rapport om benchmark af Kolding Kommunes it-afdeling. Når alt dette er sagt, så er det primære udkomme af sammenligningen, at der er en påfaldende lighed mellem s it-afdeling og sammenligningskommunen på de målepunkter, som vi gør brug af. Som nævnt har vi sammenlignet med en kommune, hvor vi har materiale i den fornødne detaljeringsgrad for et spænd af opgaver, som dækker de opgaveområder, som har været anvendt i analysen. Vi har materiale fra øvrige kommuner for udvalgte opgaver og har for flere af disse kunnet konstatere lighedstræk med sammenligningskommunen, hvorfor vi anser denne kommune som anvendelig og repræsentativ som sammenligningskommune. Uanset, at det er interessant i denne type sammenligning at lede efter forskelle, så er ligheden det mest fremtrædende træk. Der er nærmest overraskende få og små afvigelser. Oplysningerne fra sammenligningskommunen (og flere af de øvrige kommuner) stammer fra en analyse af mulige gevinster ved en hel eller delvis outsourcing, hvor også en undersøgelse af brugernes og forvaltningernes tilfredshed med itafdelingens ydelser har indgået. Resultatet var her, at der ikke kunne identificeres gevinster ved outsourcing ved en sammenligning med markedets tilbud. Vi kan herudfra komme frem til en lignende konklusion for, at kommunens it-afdeling ud fra en udgiftsbetragtning fremstår som konkurrencedygtig. Som nævnt i indledningen er det kvalitative aspekt udbytte, serviceniveau, brugertilfredshed mv.- ikke i fokus for benchmarken og dermed heller ikke omfattet af konklusionen.