Ny ledelsesstruktur i Center Pleje og Omsorg

Ny ledelsesstruktur i Center Pleje og Omsorg 29. oktober 2015

Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE...2 RESUMÉ:...4 ÆLDRECENTRENE...4 HJEMMEPLEJEN...4 SYGEPLEJEN...4 SERVICETEAM OG HJÆLPEMIDDELDEPOT...4 BORGERVISITATION OG ADMINISTRATION...4 PRODUKTIONSKØKKEN...4 BOFORMERNE...4 1. INDLEDNING...5 PRINCIPPER STYRENDE FOR MODEL C...5 2. NUVÆRENDE LEDELSESSTRUKTUR...6 2.1 ORGANISATIONSDIAGRAM OVER NUVÆRENDE STRUKTUR...6 2.2 LEDELSESSPÆND PR. 1. OKTOBER 2015...7 3. NY LEDELSESSTRUKTUR - MODEL C...8 3.1 FORSLAG TIL NYT ORGANISATIONSDIAGRAM MODEL C...8 4. ÆLDRECENTRE...10 4.1 KVALITET OG EFFEKTIVITET PÅ ÆLDRECENTRENE...10 4.2 SYNLIG LEDELSE PÅ ÆLDRECENTRENE...11 5. HJEMMEPLEJEN...12 5.1 HJEMMEPLEJEN OG ORGANISERINGEN HERAF...12 5.2 LEADERTEAMET I HJEMMEPLEJEN...13 5.3 PLANLÆGGERNE...13 5.4 NATTEVAGTEN...13 5.5 SYNLIG LEDELSE I HJEMMEPLEJEN...14 5.6 TVÆRGÅENDE SAMARBEJDE...14 6. SYGEPLEJEN...15 6. 1 KVALITET OG EFFEKTIVITET I SYGEPLEJEN...15 6. 2 SYNLIG LEDELSE I SYGEPLEJEN...15 7. SERVICETEAM OG HJÆLPEMIDDELDEPOT...15 8. BORGERVISITATION OG ADMINISTRATION...16 9. PRODUKTIONSKØKKEN...16 10. BOFORMERNE...16 11. TVÆRFAGLIGT SAMARBEJDE...17 FÆLLES RETNING GENNEM LEDELSESFORA...17 DET TVÆRFAGLIGE SAMARBEJDE MED BORGEREN I CENTRUM...17 12. ØKONOMI...18 13. PROCES FOR OMPLACERING AF LEDERE...18 Side 2 af 17

Resumé Ældrecentrene Et ledelsesspænd på 30-35 medarbejdere pr. leder. Betegnelsen for ledelsen på ældrecentrene er: Ældrecenterleder og Assisterende ældrecenterleder. Hjemmeplejen Betegnelsen for ledelsen i hjemmeplejen er: Hjemmeplejeleder. Et ledelsesspænd på 40 50 medarbejdere pr. leder. Der etableres tre hjemmeplejedistrikter fordelt på øst, vest og syd. Geografisk fordelt i kommunen udfra distrikternes område. Nattevagten forankres decentralt ved de tre hjemmeplejeledere. Sygeplejen Betegnelsen for ledelsen i sygeplejen er: Leder af Sygeplejen og Assisterende leder af sygeplejen. Sygeplejen rummer alle sygeplejersker i Center Pleje og Omsorg herunder demenssygeplejersker, centersygeplejersker og de udekørende sygeplejersker. Sygeplejen forslås også i den fremtidige organisering placeret i Skørping. Serviceteam og hjælpemiddeldepot Alle pedeller og hjælpemiddeldepotet samles i et team med selvstændig ledelse og økonomisk budget. Borgervisitation og administration Betegnelsen ændres fra Myndighed til Borgervisitation. Administrationens medarbejdere skal fremadrettet referere til funktionslederen af Borgervisitationen og Administrationen. Produktionskøkken Produktionskøkkenet og modtagerkøkkenerne samles under en ledelse, fordi det skaber et bedre fokus på det gode måltid. Samtidig får køkkenet fælles økonomi. Boformerne Der skal nedsættes en arbejdsgruppe, som skal beskrive fordele og ulemper ved boformernes fremtidige organisatoriske forankring i Center Pleje og Omsorg eller i Center Familie og Handicap. Side 3 af 17

1. Indledning Byrådet i Rebild Kommune godkendte den 28. november 2014 Fremtidens senior- og handicapservice som udviklingsstrategi for Center Pleje og Omsorg. Et af indsatsområderne i Fremtidens senior- og handicapservice er Organisering, ledelse og kommunikation. Med dette indsatsområde er det overordnede formål at tilvejebringe en ny ledelsesstruktur, som skal understøtte de strategiske udviklingsmål i Fremtidens senior- og handicapservice. Den nye ledelsesstruktur skal sikre implementering af nye udviklingsinitiativer side om side med sikker drift. En arbejdsgruppe har i foråret 2015 udarbejdet to modelforslag benævnt henholdsvis model A og B. I forhold til disse to modeller besluttede Sundhedsudvalget den 9. juni 2015, at ny centerchef sammen med ledergruppen, fællestillidsrepræsentanter fra FOA og DSR samt udviklingskonsulenter skulle udarbejde et nyt forslag til en organiseringsmodel. Et nyt organiseringsforslag, som skal sikre en decentral og synlig ledelse samt understøtte strategien Fremtidens senior- og handicapservice. Som udgangspunkt for arbejdet ligger et politisk godkendt kommissorium, hvor følgende principper for model C er sat op. Principper styrende for model C Sikre en decentral ledelse af driftsenhederne på pleje og omsorgsområdet, hvor ledelsen er synlig og tilstedeværende for medarbejdere, brugere, pårørende og frivillige. Lederen skal klart vise vejen for udvikling, motivation og trivsel. Sikre at ledelsen både har decentrale frihedsgrader og klare fælles mål. Kontraktholdere/lederne skal referere direkte til centerchefen. Understøtte en så effektiv drift af pleje og omsorgsområdet som muligt med mest muligt faglig og ledelsesmæssig kvalitet indenfor budgetrammen. Sikre gode rammer for tværfagligt samarbejde og en helhedsorienteret opgaveløsning, hvor borgerens selvhjulpenhed og behov er i centrum. Sikre de bedst mulige rammer for løbende erfaringsudveksling og faglig sparring på tværs af Center Pleje og Omsorg og i samspil med andre relevante centre i Rebild Kommune. Sikre klar og tydelig beskrivelse af de vigtigste ledelsesmæssige opgaver, som de decentrale ledere skal løse for at understøtte centerchefen og "Fremtidens senior- og Handicapservice" bedst muligt. Væsentlige krav til ledelsesegenskaber skal beskrives - herunder hvilke færdigheder, prioriteter og arbejdsværdier de decentrale ledere skal have for at lykkes med ledelsesopgaven. Centerchefen skal tilvejebringe forslag til proces for besættelse af lederstillinger. Side 4 af 17

2. Nuværende ledelsesstruktur Center Pleje og Omsorg er i dag organiseret med seks afdelinger/områder: Myndighed Administration og Uddannelse Serviceteam herunder hjælpemiddeldepot Produktionskøkken Ældrecentre herunder hjemmeplejen og sygeplejen 1 Boformerne. 2.1 Organisationsdiagram over nuværende struktur Se bilag for større udgave i A3-format. I den nuværende ledelsesstruktur er der 10 ledere, der refererer direkte til centerchefen. En funktionsleder af Myndighed 1 Sygeplejen har selvstændigt kontraktområde i dag, men er ledelsesmæssigt forankret under Skørping Ældrecenter. Side 5 af 17

En Teknisk serviceleder herunder hjælpemiddeldepot En leder af produktionskøkkenet Seks distriktsledere En leder af boformerne I den nuværende organisering er der fem konstitueringer i ledelsen. Der er endvidere tilknyttet tolv assisterende distriktsledere på ældrecentrene og to stedfortrædere på boformerne. Administrationen, som består af syv medarbejdere, refererer direkte til centerchefen i den nuværende organisering. 2.2 Ledelsesspænd pr. 1. oktober 2015 Pr. 1. oktober 2015 er der ansat 469 medarbejdere på ældrecentrene, hjemmeplejen og sygeplejen fordelt med henholdsvis 321 medarbejdere i indegruppen og 148 medarbejdere i udegruppen. Ledelsesspænd pr. 1. oktober 2015 2 Ældrecentre Antal medarbejdere inde Antal medarbejdere ude Totalt antal fastansatte medarbejdere Bælum Ældrecenter 27 17 44 Terndrup Ældrecenter 29 0 29 Skørping Ældrecenter - sygeplejen 0 24 24 Skørping Ældrecenter - plejen 41 32 73 Støvring Ældrecenter 40 31 71 Suldrup Ældrecenter 36 16 52 Øster Hornum Ældrecenter 19 5 24 Haverslev Ældrecenter 25 23 48 Nørager Ældrecenter 26 0 26 Ådalscentret 56 0 56 Rørbæk Ældrecenter 22 0 22 Totalt antal medarbejder 321 148 469 2 Tallene i skemaet dækker fastansatte, afløsere (midlertidige ansatte) og elever. Side 6 af 17

3. Ny ledelsesstruktur - model C Med baggrund i principperne fra kommissoriet er der udarbejdet en model, som understøtter en flad organisering, hvor lederne har direkte reference til centerchefen. 3.1 Forslag til nyt organisationsdiagram model C Se bilag for større udgave i A3-format. Center Pleje og Omsorg organiseres fremadrettet som følger: Borgervisitation og Administration Serviceteam og hjælpemiddeldepot Produktionskøkken Ældrecentre Hjemmeplejen Sygeplejen Boformerne. Side 7 af 17

I udkast til model C er der ledelsesmæssigt tale om en flad struktur, hvor nedenstående 14 ledere refererer direkte til centerchefen: En funktionsleder af Borgervisitation og Administration En Teknisk serviceleder herunder hjælpemiddeldepot En leder af produktionskøkkenet Seks ældrecenterledere Tre hjemmeplejeledere En leder af sygeplejen En leder af boformerne Derudover er der tilknyttet seks assisterende ældrecenterledere, en assisterende leder af sygeplejen, seks planlæggere, hvoraf 4,5 normering går til direkte til planlægning og to stedfortrædere for Boformerne. I model C er der en opdeling af ældrecentrene, hjemmeplejen og sygeplejen. Denne opdeling giver en tydelighed omkring såvel opgaver som ansvarsområder. I modellen er der flere ældrecentre, der udgør en samlet enhed, idet ældrecentrene er for små til at drifte som enkeltstående. Ældrecentrene lægges derfor sammen til en samlet enhed, så det kan driftes såvel økonomisk som i forhold til medarbejderne. Fordelene ved en flad ledelsesstruktur som model C er, at den enkelte leder støttes i sikker drift og styring. Dette sker bl.a. som ledelsesstøtte gennem centerchefen i kraft af ledelsesbaseret coachingsamtaler (LBC samtaler) og via en fast mødestruktur, hvor der er mulighed for sparring og ledelsesstøtte herunder sparring og støtte med sideordnede. Det være sig både sparring og erfaringsudveksling med sideordnede kolleger, hvorved der skabes gode forudsætninger for at lykkes som leder. En flad struktur sikrer endvidere en større grad af ensartethed og gennemsigtighed i opgaveløsningen. Et af principperne for model C er at sikre en decentral ledelse af driftsenhederne på pleje og omsorgsområdet, hvor ledelsen er synlig og tilstedeværende for medarbejdere, brugere, pårørende og frivillige. Lederen skal vise vejen for udvikling, motivation og trivsel. Det har derfor været en af arbejdsgruppens opgaver at beskrive, hvilke ansvarsområder lederen skal have i funktionsbeskrivelserne. Funktionsbeskrivelserne skaber tydelighed i forhold til lederens ansvarsområder og opgaver. Med den nye organisering ønskes der fortsat fokus på ledelse som fag gennem den samlede ledergruppe. Funktionsbeskrivelserne er vedlagt som bilag. For at kunne arbejde i samme retning i den samlede ledergruppe skal ledelsen have klare fælles mål. De fælles mål for alle serviceområderne er udarbejdet i sammenhæng med visionen for Center Pleje og Omsorg. I forlængelse heraf slår arbejdsgruppen fast, at lokal historie og de enkelte enheders egen DNA også vil have værdi, hvorfor det skal sikres, at ledelsen fortsat har decentrale frihedsgrader. Dette ses bl.a. i udarbejdelsen af delmål og implementering af disse på de respektive ældrecentre, hvor den enkelte leder har metodefrihed til at omsætte målene til praktisk handling. I forlængelse af organisationsforslaget lægges der endvidere op til drøftelse af ny styringsmodel på ældrecentrene og i sygeplejen eksempelvis rammestyring i stedet for BUM. Side 8 af 17

4. Ældrecentre Der er med den nye organisering af Center Pleje og Omsorg fælles ledelse for nedenstående ældrecentre. Ældrecentrene vil som i dag fortsat ligge på to forskellige matrikler. Ledelsen vil bestå af en ældrecenterleder og en assisterende ældrecenterleder. Ældrecentre Antal boliger 3 Antal medarbejdere Støvring og Øster Hornum 37 + 17 =54 40+19=59 Suldrup og Haversdal 32+23 =57 36+25=61 Nørager og Rørbæk 28+ 24 =52 26+22=48 Bælum og Terndrup 33 +31= 64 27+29=56 Skørping og Svinget 43 +8 =51 41+0= 41 Der vil med en fordeling på + 50 boliger kunne sikres et passende ledelsesspænd herunder styrke driftssikre ældrecentre. Sammenlægning af ældrecentrene sker endvidere ud fra en geografisk fordeling. Dagcenterfunktionen samt aktivitetscentrene er ledelsesmæssigt forankret hos lederne af de respektive ældrecentre. De frivillige på ældrecentrene er også forankret hos lederen på ældrecentrene. Ældrecentre Antal boliger Antal medarbejdere Ådalscentret 30 56 Ådalscentret som er en specialistfunktion for demente borgere - bevares som et selvstændigt ældrecenter med en ældrecenterleder og en assisterende ældrecenterleder. 4.1 Kvalitet og effektivitet på ældrecentrene En fælles ledelse af ældrecentrene betyder fleksibilitet i planlægningen af den daglige drift og en optimal mulighed for ressorceudnyttelse. Det giver endvidere en større effektivitet, at medarbejderne på de ældrecentre, der har fælles ledelse, kan arbejde på begge ældrecentre. Ledelsen har således samlet set en større volumen, hvad angår medarbejderkapaciteten, hvilket er vigtigt for, at der er sikker drift i alle vagter. Vagtplanen vil altid skulle følge borgerens behov. Det betyder i praksis, at hvis der er nogle beboere fra et ældrecenter, der er indlagt, så er det muligt, at medarbejderne, som får frigivet ressourcer i den periode, kan hjælpe til på det andet ældrecenter. Derudover er der også mulighed for bedre at hjælpe hinanden ved sygdom. Har et ældrecenter mange medarbejdere, der er ramt af influenza, er der en fleksibilitet set i forhold til, at medarbejdere kan arbejde på begge centre. En større personalegruppe vil skabe mere dynamik herunder styrke de faglige miljøer. Det giver bedre kvalitet i opgaveløsningen blandt andet via et fælles stærkere fokus på kerneopgaven og dermed gode muligheder for at opbygge større og stærkere faglige 3 Antal boliger er inkl. aflastningsboliger. Side 9 af 17

fællesskaber. Endvidere vil det give en stor kvalitetsforbedring for de ældre, at der primært er kendte medarbejdere fra de to ældrecentre under samme ledelse. 4.2 Synlig ledelse på ældrecentrene To væsentlige aspekter for at udøve synlig ledelse er tydelighed og ledelsesfeltets størrelse. Arbejdsgruppen anbefaler et ledelsesspænd på 30 35 medarbejdere pr. leder dvs. for såvel ældrecenterlederen og som for den assisterende ældrecenterleder. Ældrecenterlederen har således en medleder den assisterende leder, at dele ledelsen med. Det giver fleksibilitet og synergi set i forhold til, hvordan ledelsesfeltet deles jfr. funktionsbeskrivelserne, hvoraf det fremgår, hvad henholdsvis ældrecenterlederen og den assisterende ældrecenterleder har af ansvarsområder og opgaver. Ældrecenterlederen har jfr. funktionsbeskrivelserne det overordnede ansvar for sammen med den assisterende ældrecenterleder at være en synlig inspirator og kulturbærer overfor ansatte, beboere, pårørende samt interne og eksterne samarbejdspartnere. Endvidere at fremme samarbejdsrelationer på tværs. Der er en række kriterier, der skal være til stede for, at beboere, medarbejdere, pårørende og frivillige vil opleve ledelsen som værende synlig. Skabe tydelige mål og retning. Være rollemodel herunder stedets ansigt udadtil. Være den person, som de pårørende og frivillige naturligt går til. Være fysisk tilstede og være til rådighed for den enkelte medarbejder Er tilgængelig indenfor normal arbejdstid via mail eller telefon. Være delegerende i forhold til ansvar og kompetencer til medarbejderne. Bringe sig selv i spil overfor medarbejdergrupper, der arbejder på skæve tidspunkter (aften, nat og weekend). Synlig ledelse handler således i høj grad om tydelighed. Tydelighed set i forhold til mål og retning men også set i forhold til, hvordan brugere, beboere, pårørende, frivillige og medarbejdere kan komme i kontakt med lederen. Der skal være synlig ledelse på begge ældrecentre. Ældrecenterlederen har ansvaret herfor, og den assisterende ældrecenterleder hjælper. Det betyder, at lederne skal fordele tiden ligeligt på begge ældrecentre hen over ugen herunder være synlige og tilgængelig. For at imødekomme dette har ældrecenterleder og assisterende ældrecenterleder fysisk placering på hver sit ældrecenter. Arbejdsfordelingen mellem ældrecenterlederen og den assisterende ældrecenterleder skal være tydelig. Det skal således være synligt gennem kalender, hvornår lederen kan træffes set i forhold til medarbejdere, frivillige, beboere og pårørende og øvrige samarbejdspartnere. Ved ferie og sygdom vil den, der er tilbage fordele tiden på begge centre. Det er endvidere vigtigt, at der altid er ledelse til stede for at starte dagen op specielt for dagvagterne. Foruden delt ledelse er lederne også stedfortræder for hinanden. Side 10 af 17

I tilknytning til ældrecentrene er der et netværk af frivillige og pårørende, som støtter op og hjælper i det daglige arbejde eksempelvis på aktivitets- og dagcentrene. Ledelse af frivillige er en vigtig opgave for ældrecenterlederen, som skal være kontaktperson for de frivillige. jfr. frivilligpolitikken skal kontaktpersonen: Koordinere og informere mellem de frivillige, pårørende og medarbejdere. Sikre samarbejde med medarbejdere, beboere, pårørende og eksterne samarbejdsrelationer. Sikre at der afholdes mindst et årligt dialogmøde mellem frivillige, beboere, medarbejderrepræsentanter og ledere. Funktionsbeskrivelser for såvel ældrecenterlederen som for den assisterende ældrecenterleder er vedlagt som bilag til oplægget. 5. Hjemmeplejen 5.1 Hjemmeplejen og organiseringen heraf Der forslås med den nye organisering af Center Pleje og Omsorg etableret tre hjemmeplejedistrikter i Rebild Kommune. Hjemmeplejedistrikternes baser forslås placeret på tre ældrecentre, hvor der skal laves administrative arbejdspladser til hjemmeplejelederne og planlæggerne samt møde og omklædningsfaciliteter til medarbejderne. Hjemmeplejedistrikternes base er geografisk fordelt i kommunen ud fra distrikternes område: Hjemmeplejedistrikt Øst: Terndrup Ældrecenter - på loftetagen. Der er i forbindelse med etableringen behov for renovering. Hjemmeplejedistrikt Syd: Nørager ældrecenter. Der er i forbindelse med etableringen behov for renovering. Hjemmeplejedistrikt Vest: Støvring Ældrecenter. Etablering af basen for hjemmeplejedistriktet kræver, at der laves to nye kontorer - et til ældrecenterlederen og et til den assisterende ældrecenterleder eksempelvis ved at inddrage to plejeboliger herudover skal omklædningsfaciliteter udbygges til de nye medarbejdere. Ved etablering af tre hjemmeplejedistrikter får hjemmeplejelederen relative ens distrikter i størrelse både hvad angår antal borgere, kørelister og medarbejdere. Den nye organisering rummer: Hjemmeplejedistrikt Øst: Bælum, Terndrup og Skørping. Hjemmeplejedistrikt Syd: Rørbæk, Nørager, Haverslev og Suldrup Hjemmeplejedistrikt Vest: Støvring og Øster Hornum. Medarbejderne møder som udgangspunkt ind der, hvor de organisatorisk er forankret og slutter dagen samme sted. Et indmøde sted giver ledelsen og medarbejderne mulighed for at drøfte opgaverne og videndele, hvilket sikrer en bedre kvalitet i opgaveløsningen samtidig med, det sikrer trivsel og arbejdsglæde i form af en fællesskabsfølelse hos medarbejderne. Herudover anbefaler Sundhedstyrelsen, at medarbejderne klæder om på arbejdspladsen. Medarbejderne skal endvidere hente eksempelvis IPads, biler og cykler på arbejdspladsen. Side 11 af 17

5.2 Leaderteamet i hjemmeplejen Lederteamet i hjemmeplejen er backup for hinanden i forbindelse med ledelsesmæssige opgaver og ved opgaver omkring komplekse borgerforløb. Det betyder, at én af de tre ledere altid skal være på arbejde, hvorfor de tre koordinerer ferie etc. For at sikre videndeling, mulighed for faglig sparrring og erfaringsudveksling holdes der fælles hjemmeplejemøde hver anden måned med de tre hjemmeplejeledere og centerchefen. Her er fokus på de konkrete opgaver omkring økonomi, drift og strategisk ledelse. Hjemmeplejelederne deltager endvidere på møder i den samlede ledergruppe i Center Pleje og Omsorg med fokus på ledelse generelt, udvikling og andre emner af fælles karakter. Disse møder holdes hver 14. dag. Funktionsbeskrivelser for såvel hjemmeplejelederen som for planlæggerne er vedlagt som bilag. 5.3 Planlæggerne Til hvert hjemmeplejedistrikt ansættes to fuldtids planlæggere grundet det store antal kørelister. Planlæggernes primære opgave bliver udarbejdelse af kørelister, og nye visitationer går til planlæggeren. Overblikket er et vigtigt aspekt, idet jo større et overblik planlæggeren har, jo lettere kan der laves ændringer ved behov, hvilket er med til at sikre fleksibilitet i opgaveløsningen og dermed kvalitet for borgerne. Idet planlæggeren udarbejder kørelister og har overblik over opgaven, fordeler planlæggeren dagens arbejde, når lederen undtagelsesvis ikke er til stede. Derudover varetager planlæggerne eksempelvis administrative opgaver, er ansvarlig elevvejleder, tovholder og superbruger af CARE. Planlæggeren arbejder derudover også i hjemmeplejen ved sygdom og force majeure. 5.4 Nattevagten Nattevagten forankres ved de tre hjemmeplejeledere, som indgår et tæt samarbejde omkring løsning af nattevagtens opgaver. Mangler en leder således en nattevagt, er det en fælles udfordring at finde en løsning, hvilket beskrives i en samarbejdsaftale. Nattevagterne skal således kunne arbejde i alle distrikter. På den vis sikres kendskab til hinandens borgere og opgaver, hvorved der skabes fleksibilitet i opgaveløsningen og samarbejdet, idet der er mulighed for at hjælpe hinanden ved ferie, sygdom etc. De tre hjemmeplejeledere holder endvidere fællesmøder for nattevagten, hvor sygeplejelederen deltager. På denne vis kan samarbejdet koordineres og optimeres. Den decentrale forankring af nattevagten sikrer kortere køretid hen til borgerne, hvilket særligt har betydning i forbindelse med akutte kald. Når den udekørende nattevagt forankres decentralt, møder medarbejderne ind på flere forskellige ældrecentre. Det betyder, at nattevagten inde på ældrecentrene, som arbejder alene, får en ekstra mand den udekørende medarbejder, som kan hjælpe ved behov. Et samarbejde mellem de to nattevagter skaber trivsel for begge og fleksibilitet i opgaveløsningen til gavn for borgeren. Side 12 af 17

Den decentrale forankring af nattevagten giver endvidere medarbejderne mulighed for at møde deres ledere ved arbejdets afslutning, hvilket kan fremme trivslen, idet lederen kan give medarbejderne faglig sparring, videndeling om opgaverne, nye tiltag mm. og på denne vis sikre synlig ledelse. 5.5 Synlig ledelse i hjemmeplejen For at kunne være en nærværende og synlig leder, der kan give sine medarbejderne faglig sparring vurderer arbejdsgruppen, at et ledelsesspænd på 40-50 medarbejdere er det mest optimale. Hjemmeplejelederen skal være på basen hver dag og fordele sin ledelsestid henover dagen alt afhængig af opgaverne og situationen. Det er væsentligt, at lederen møder alle medarbejdere for at sikre trivsel og synlig ledelse, forventningsafstemme og drøfte opgaveporteføljen mm. Medarbejderne kører ude og arbejder meget selvstændigt, men lederen skal være til stede, hvis der er problemer eller komplekse opgaver, hvor medarbejderne har brug for at tale med lederen. I henhold til funktionsbeskrivelserne er en af hjemmeplejelederens opgaver blandt andet at være en synlig inspirator og kulturbærer overfor de ansatte, at sikre formidling af relevant viden og lovstof til medarbejderne og være sparringsparter med henblik på videndeling og udvikling af hjemmeplejegruppen. Hjemmeplejelederen har ikke direkte kontakt med borgerne og deres pårørende, idet det ofte er planlæggeren, som besvarer telefonen men ved behov skal lederen være tilgængelig. 5.6 Tværgående samarbejde Der kan laves samarbejdsaftaler med lederne af ældrecentrene og lederen af hjemmeplejedistriktet omkring hjælp til borgere i ældreboligerne. Har en borger eksempelvis brug for hjælp en aften, skal de udekørende ikke nødvendigvis køre til et kald, hvis ældrecentrets medarbejdere har mulighed for at løse opgave. Sådanne samarbejdsaftaler kan fremme fleksibiliteten af samarbejdet og dermed effektivitet i opgaveløsningen. Der etableres team i hjemmeplejen for at sikre, at der kommer så få medarbejdere som muligt i borgerens hjem. Igennem team samarbejdet med ældrecentrene og sygeplejen sikres et bedre samarbejde, hvor forskellige medarbejdergrupper får mulighed for at lære hinanden at kende og videndele, hvilket fordrer et godt samarbejde og sammenhold samt en bedre løsning af opgaverne til gavn for borgerne. Side 13 af 17

6. Sygeplejen 6. 1 Kvalitet og effektivitet i sygeplejen I den nye ledelsesstruktur forslås det, at der skal være en sygeplejefaglig leder, som de udekørende sygeplejersker, demenssygeplejerskerne og centersygeplejerskerne refererer til. På denne vis bliver det sygeplejefaglige ansvar tydeligt samtidig med, at det faglige niveau højnes, og der bliver i samarbejdet mulighed for bedre sparring særligt ved komplekse opgaver. Der vil blive et tæt samarbejde mellem sygeplejerskerne og det udekørende personale fra hjemmeplejen herunder den udekørende nattevagt og mellem centersygeplejerskerne og personalet på ældrecentrene. Det samlede sygeplejefaglige ansvar ligger hos lederen af sygeplejen, og sygeplejelederen skal understøtte udviklingsopgaver inden for området. Funktionsbeskrivelser for såvel leder af sygeplejen som for den assisterende leder af sygeplejen er vedlagt som bilag til oplægget. Sygeplejen foregår i den nuværende organisering som udgangspunkt i sygeplejeklinikkerne på ældrecentrene og på sundhedscentret i Støvring. Dette forslås videreført til den nye organisering. Sygeplejen forslås også i den fremtidige organisering placeret i Skørping. Centersygeplejerskerne er på ældrecentrene i dagvagt svarende til samme antal timer som i dag. Sygeplejen i aften og nat på ældrecentrene løses fortsat af de udekørende sygeplejersker. 6. 2 Synlig ledelse i sygeplejen Leder af sygeplejen skal være på basen hver dag særligt om morgenen for at starte dagen op, fordele og drøfte opgaver. Medarbejderne kører ude og arbejder meget selvstændigt, men lederen skal være til stede, hvis der er problemer eller komplekse opgaver, hvor medarbejderne har brug for at tale med lederen. Det er endvidere væsentligt, at lederen har møder med alle medarbejdere dette for at sikre synlig ledelse, forventningsafstemme og drøfte opgaveporteføljen, trivsel mm. 7. Serviceteam og hjælpemiddeldepot I den nye ledelsesstruktur forslås det, at serviceteamet skal rumme pedelfunktionerne i Center Pleje og Omsorg samt hjælpemiddeldepotet. Pedellerne er i den nuværende organisering formelt i samme enhed - men tilknyttet det enkelte ældrecenter. I den nye organisering forslås pedellerne samlet som et team, der møder ind et sted og med en selvstændig økonomisk ramme. Dette vil give mulighed for en bedre tværgående koordinering af arbejdet pedellerne imellem samtidig med, at opgaverne i højere grad kan fordeles ud fra kompetencer og ønsker. Ud over pedelopgaverne ved ældrecentrene, servicering af bilparken og cykler, nødkald og mindre boligændringer løses der i stigende grad opgaver for andre centre i Rebild Kommune. Side 14 af 17

Ved at pedellerne samles, sikres der en bedre optimering af opgaverne og af medarbejderressourcerne. En samlet koordinering af alle medarbejderne giver endvidere mulighed for at tilkalde pedelhjælp, når der opstår et akut behov herfor. Ved etablering af serviceteamet skal der udarbejdes en beskrivelse af serviceniveau, som rummer de forskellige opgaver, opgavernes vigtighed og prioriteringen af disse. Serviceniveaubeskrivelsen skal gælde for alle områder af Center Pleje og Omsorg. Området forslås organiseret med en leder, der skal varetage koordinering af det fælles serviceteam og hjælpemiddeldepot. 8. Borgervisitation og administration Staben, der understøtter driften og ledelsen, rummer i sin nuværende form en administrativsamt en udviklings- og en uddannelsesdel. Medarbejderne refererer i den nuværende organisering direkte til centerchefen. I den nye organisering forslås det, at medarbejderne i staben skal referere til den nuværende funktionsleder af Myndighed. Dette for at frigive ressourcer hos centerchefen, som får en større ledergruppe under den nye organisering og for at give medarbejderne en tættere og mere nærværende ledelse. Herudover ses der mulighed for at optimere samarbejdet de to afdelinger i mellem. Staben skal også fremadrettet understøtte udviklingsinitiativer blandt andet i arbejdet med de øvrige strategier under Fremtidens senior- og handicapservice og forberedelser af arbejdet til Sundhedsudvalget. Den nye organisering af Administrationen betyder et anderledes ledelsesspænd for funktionslederen, idet medarbejderstaben øges med syv. Myndighedsbetegnelsen ændres til Borgervisitation. 9. Produktionskøkken Produktionskøkkenet og modtagerkøkkenerne samles under en ledelse, fordi det skaber et bedre fokus på det gode måltid. Samtidig får køkkenet fælles økonomi. Hvis ledelsen bliver samlet, vil det betyde en bedre udnyttelse af medarbejderressourcerne og optimering af arbejdsgange. Der vil være en øget mulighed for faglig sparring og udvikling af hele døgnets kost. En samling af køkkenerne vil medvirke til en ensartet kvalitet af maden i alle køkkener og på alle ældrecentre og en bedre udnyttelse af de indkøbte varer. 10. Boformerne Boformerne, som består af 12 boliger i Støvring og 8 boliger i Rørbæk, er et specialtilbud forankret under Center Pleje og Omsorg. Ultimo 2016 samles boligerne til en enhed, hvorfor den nyansatte forstanders primære opgave i 2016 bliver fusions- og forandringsledelse. Forstanderen indgår i den samlede ledergruppe i Center Pleje og Omsorg, hvor der er mulighed for sparring i forhold til fælles ledelse og udvikling. Sideløbende hermed har forstanderen mulighed for ledelsesbaseret coachingsamtaler med centerchefen. Til boformerne knyttes endvidere en stedfortræder, som løfter forstanderens opgaver ved sygdom, ferie o.l. Side 15 af 17

Det er uafklaret, hvor boformerne skal organiseres, hvorfor der skal nedsættes en arbejdsgruppe, som skal beskrive fordele og ulemper set i forhold til, om boformerne fremadrettet skal organiseres i Center Pleje og Omsorg eller Center Familie og Handicap. 11. Tværfagligt samarbejde Fælles retning gennem ledelsesfora Model C skal sikre de bedst mulige rammer for løbende erfaringsudveksling og faglig sparring på tværs af Center Pleje og Omsorg og i samspil med andre relevante centre i Rebild Kommune. Der sættes fælles mål og retning gennem ledelsesforaer. Formålet med faglige lederforaer er at skabe samstemt ledelse på tværs af løsningen af kerneopgaven. Det giver mulighed for at: Skabe et større ledelsesrum til at tænke idéer på kryds og tværs. Skabe ledelsesfora, hvor der er mere rum til sparring omkring ledelse. Være en god rollemodel vise det gode samarbejde på tværs. Lære hinandens fagområder og udfordringer at kende. Diskutere og konkretisere visioner og mål for det tværfaglige samarbejde. Definition af tværfaglighed Krydser de faglige grænser. Forudsætter fælles målsætning (er). Integrerer de forskellige fagligheder. Udvikler ny fælles viden. Det tværfaglige samarbejde med borgeren i centrum Arbejdsgruppen drøfter hvordan vi sikrer gode rammer for tværfagligt samarbejde og en helhedsorienteret opgaveløsning, hvor borgerens selvhjulpenhed og behov er i centrum. Der skal laves rammer for en mødestruktur, som sikrer koordinering af opgaver mellem de forskellige faggrupper. Lederen har ansvaret for at sikre disse møder. Igennem team samarbejde eksempelvis mellem ældrecentrene, sygeplejen og hjemmeplejen sikres et bedre samarbejde, hvor forskellige medarbejdergrupper får mulighed for at lære hinanden at kende og videndele, hvilket fordrer et godt samarbejde og sammenhold samt en bedre løsning af opgaverne til gavn for borgerne. Den helhedsorienterede opgaveløsning sikres gennem det tværfaglige samarbejde. Der laves samarbejdsaftaler herfor. Side 16 af 17

12. Økonomi I forslaget til ny organisering af Center Pleje og Omsorg reduceres antallet af ledere men der ansættes flere planlæggere, hvorfor der samlet set vil være et merforbrug på 0,5 mio. kr., som afholdes inden for Center Pleje og Omsorgs ramme. 13. Proces for omplacering af ledere Personalejuridisk er strukturændringen underlagt en omplaceringspligt. Det betyder, at alle nuværende ledere skal søges omplaceret til de nye lederstillinger. Medarbejderne bliver således ikke afskediget i processen, men indgår i en omplaceringsproces, hvor de får mulighed for at tilkendegive ønsker til fremtidig stilling samt arbejdssted. Det er kun såfremt en leder ikke har de fornødne kvalifikationer til at varetage en af de nye stillinger eller ved overskud af ledere, der eventuelt kan opstå en afskedigelsessituation. Ved eventuelt overskud af ledere vil der søges omplaceret til basisstillinger i Center Pleje og Omsorg. Omplaceringsprocessen kører af to omgange: Først besættes lederstillingerne herefter besættes stillingerne med de assisterende ledere. Omplaceringen sker via et omplaceringsudvalg, som er sammensat af centerchef, tillidsvalgte samt medarbejderrepræsentanter. Udvalget understøttes af en specialkonsulent fra Fællescenter Økonomi personale & løn. Efter alle ledere er omplaceret vil der pågå arbejde med nye ansættelsesbreve samt lønforhandlinger med de faglige organisationer. Side 17 af 17