Syddjurs Kommune 12. februar 2009 Budgetafdelingen Drejebog for budget 2010. Drejebogen omfatter møder og aktiviteter i forbindelse med budgetlægning og fastlæggelse af serviceniveau. I drejebogen præciseres hvilke aktører/personer, der er involveret hvornår, samt hvilket materiale der skal udarbejdes på givne tidspunkter. Drejebogen indeholder referencer til principperne for aftalestyring, herunder også de aktiviteter i aftalestyring som har nær tilknytning til budgetlægningen. Drejebogen er drøftet i direktionen inden den endelige udarbejdelse med henblik på økonomiudvalgets godkendelse på mødet den 17. februar 2009. Den godkendte drejebog udsendes i uge 8 til høringsparter og øvrige interessenter bl.a. med henblik på at give dem mulighed for at aftale møder som passer ind i tidsplanen. Direktionen orienterer på et møde den 3. april 2009 om drejebogen og budgetsituationen samt eventuelle andre forhold af betydning ledere i Syddjurs Kommune med budgetansvar. 10. februar Oplæg til drejebog færdiggøres Drejebogen 11. februar Drøftelse af drejebog Direktion Drejebogen 12. februar Drejebog færdiggøres Drejebogen 17. februar Godkendelse af drejebog udvalget Drejebogen 20. februar Udsendelse af drejebog Drejebogen 11. marts Gennemgang af drejebog Afdelingschefer, økonomikonsulenter Drejebogen m.v. 3. april Orientering om drejebog m.v. Direktion og alle budgetansvarlige ledere Drejebogen Drejebogen består af en række delelementer i form af 1. Aftalestyring 2. Befolkningsprognose 3. Pris- og lønfremskrivning 4. Oplæg til anlægsbudget 5. Effektiviserings- og strukturtiltag 6. Korrigeret basisbudget 7. Aftale mellem KL og regeringen 8. Budgetkatalog 9. Lov- og cirkulæreprogram 10. og takster 11. Høring, budgetforhandlinger og borgermøder 12. Forankring og budgetopfølgning Drejebogen prøver så vidt muligt i detaljer at beskrive opgaver og tidspunkter for de forskellige aktører, herunder også fagudvalgenes og afdelingernes inddragelse i budgetprocessen. De detaljerede tidsplaner indgår i beskrivelsen af delelementerne. Med henblik på at skabe overblik over den samlede proces er der til sidst i drejebogen også en overordnet tidsplan med fokus på det politiske arbejde og møder samt tidslinjer for de forskellige materialer der udarbejdes under budgetlægningen. - side 1 af 14 -
1. Aftalestyring Syddjurs Kommune drejebog for budget 2010 I Syddjurs Kommune bruges et aftalestyringskoncept, hvoraf det fremgår, at Udgangspunktet for budget er 1. overslagsår i indeværende års budget. Budgettet fremskrives med pris- og lønfremskrivningsprocenter udmeldt af KL. Budgettal kan tilrettes baseret på demografi i henhold til den godkendte befolkningsprognose og i henhold til de godkendte elevtalsmodeller, klassetalsmodeller, børnetal i institutionerne etc. Der udarbejdes et budgetkatalog der omfatter forslag til ændringer i eller omrokeringer mellem rammerne for de enkelte afdelinger og aftaleenheder. Forslag til budgetkataloget, omrokeringer, serviceudvidelser eller besparelser, drøftes i forbindelse med dialogmøde mellem politikere/afdelinger og aftaleenhed. Præcise krav til spareforslag eller serviceudvidelser fastlægges i forbindelse med godkendelse af drejebogen for budgetlægningen. Af yderligere principper kan nævnes at Overførselsret på mindreforbrug på 5%. Overførsel af beløb større end 5% af årsbudgettet skal forelægges til godkendelse. Ingen overførselsret på merforbrug. Hvis der i ekstraordinære situationer opstår et merforbrug, skal merforbruget budgetforklares overfor direktion og økonomiudvalg. Merforbruget overføres som negativ overførsel til indhentning i det efterfølgende budgetår. Aftaleenheden kan konvertere løn til driftsmidler og omvendt, så længe love og regler samt vedtagne politikker er overholdt. Dele af lønfremskrivningen i overenskomsten afsættes som centrale lønpuljer med henblik på at skabe et styringsgrundlag for lønforhandlinger samt give mulighed for en mere aktiv lønpolitik. 1. Januar Implementering af aftale Afdeling og aftaleholdere Aftale for 2009 April Afrapportering på aftaler med Aftaleholdere, direktion, Aftale for 2008 evaluering af målopfyldelse Byrådet 28. april Drøftelse af temaer for aftalestyring Hovedudvalg Aftaleskabelon Maj Forberedelse af dialogmøder Afdeling og aftaleholdere Aftaleskabelon Ultimo maj Dialogmøder Fagudvalg, afdeling, brugerbestyrelse, Aftaleskabelon aftalehol- der og medarbejderrepræsentanter Juni Oktober Budgetproces Fagudvalg, afdeling, brugerbestyrelse, Budgetmateriale aftalehol- der og medarbejderrepræsentanter Medio november Udarbejdelse af fælles mål Direktion Aftaleskabelon 26. november Godkendelse af fælles mål Byrådet Aftaleskabelon Primo december Godkendelse af områdemål Direktør, aftaleholdere Aftaleskabelon Primo december Udsendelse af skabelon med Direktionssekretariat Aftaleskabelon mål og budget Medio december Godkendelse af institutionsmål Direktion, afdeling og aftaleholdere Aftale for 2010 Oktober December Udarbejdelse af ny aftale med Fagudvalg, afdeling og aftaleholdere Aftale for 2010 serviceniveau, målsætninger, succeskriterier og resultatkrav Senest 15. december Indgåelse af aftaler Direktion, aftaleholdere Aftale for 2010 1. Januar 2010 Implementering af aftale Afdeling og aftaleholdere Aftale for 2010 - side 2 af 14 -
2. Befolkningsprognose Til brug for budgetlægningen udarbejdes der hvert år en ny befolkningsprognose. Forholdsvis store forskydninger på baggrund af byggemodningsprojekter, flyttemønstre, konjunkturer og ændrede aldersfordelinger gør det nødvendigt at have en ajourført prognose som grundlag for budgetlægningen. Af hensyn til de mange formål befolkningsprognosen skal opfylde er det nødvendigt at der i prognosen indgår et skøn for hver enkelt årgang fra 0 til 99 år. Derudover skal der til brug for skøn over skattegrundlaget bruges en forudsætning om betalingskommunefolketallet, dvs. nettoresultatet af borgere som er i botilbud o.lign. i én kommune, hvor de indgår i folkeregisteret, men har en anden kommune som betaler for tilbuddet. 20. februar Fastlæggelse af bygge- boligprogram Plan, udvikling og kultur i Bygge- boligprogram til brug for befolk- ningsprognosen samarbejde med Natur, teknik og miljø 25. februar Drøftelse af prognoseforudsætninger Direktionen Befolkningsprognose 26. februar Færdiggørelse af befolkningsprognose Plan, udvikling og kultur Befolkningsprognose 4. marts Fagudvalget drøfter befolkningsprognose Udvalget for plan, udvikling Befolkningsprognose og kultur 17. marts udvalget godkender udvalget Befolkningsprognose befolkningsprognose 26. marts Byrådet orienteres om befolkningsprognose Byrådet Befolkningsprognose 3. Pris- og lønfremskrivning Drejebogen forudsætter, at budgetlægningen foretages i budgetårets, dvs. 2010 pris- og lønniveau. Til det formål er det nødvendigt med skøn for prisudviklingen. Det forudsættes, at der her tages udgangspunkt i skøn fra Kommunernes Landsforening, KL. Dog kan der reguleres for væsentlige ændringer i skønnene for tidligere år. Det foreslås, at der efter prisfremskrivningen foretages en reduktion på 1% i 2010 på alle arter ekskl. 5.2, overførsler, 5.1, tjenestemandspensioner, 4.8, betalinger til regionen, 8.6 statstilskud og 7.6 betalinger fra staten. I overslagsårene 2011 til 2013 reduceres med henholdsvis 2%, 3% og 4%. Reduktionen på 1% om året foretages ud fra en forudsætning om, at der løbende vil være mulighed for at indhente effektiviseringsgevinster bredt i organisationen. En reduktion på 1% udgør cirka 13 mio. kr. 2. marts KL udsender skøn over pris- KL KL s budgetvejledning og lønskøn til brug for budgetlægningen til 2010 10. marts Der laves oplæg til de pris- og Pris- og lønskøn lønskøn som skal indarbejdes i økonomisystem 10. marts Der laves et oplæg til principper Principper for lønpuljer for lønpuljer 11. marts Drøftelse af forudsætninger Direktionen Pris- og lønskøn Principper for lønpuljer - side 3 af 14 -
17. marts udvalget godkender pris- og lønskøn samt principper for lønpuljer 18. marts Pris og lønskøn indberettes og første budgetversion 2010 oprettes 27. marts Første budgetversion i 2010 priser udsendes udvalget, aftaleholdere Pris- og lønskøn Principper for lønpuljer Pris- og lønskøn Principper for lønpuljer Budgetversion i 2010 priser 4. Oplæg til anlægsbudget Til brug for budgetlægningen skal der udarbejdes et basisbudget for anlægsområdet med udgangspunkt i overslagsårene i det vedtagne budget for 2010, samt de efterfølgende politiske beslutninger som følge af kommunens dispensation hos Velfærdsministeriet. 12. februar Udarbejdelse oplæg Oplæg til anlægsbudget 18. februar Drøftelse i direktionen Direktion Oplæg til anlægsbudget 23. februar Færdiggørelse af oplæg Oplæg til anlægsbudget 2. 4. marts Orientering om oplæg til anlægsbudget Fagudvalg Oplæg til anlægsbudget 17. marts Orientering om oplæg til anlægsbudget udvalget Oplæg til anlægsbudget 27. marts udvalgets basisbudget for anlæg indarbejdes i basisbudget Budgetversion i 2010 priser 5. Effektiviserings- og strukturtiltag I forbindelse med budget 2009 er det besluttet, at der er behov for i de kommende år at indhente de faglige og effektiviseringsmæssige fordele som stordrift på en række områder kan medføre. Der skal derfor i det kommende år forberedes en række strukturændringer i den kommunale drift, herunder Der skal beskrives muligheder for rationaliseringer, der ikke umiddelbart forringer leverancen af ydelser til borgerne; men strukturelle ændringer og forbedrede forretningsgange m.v., som kan give grundlag for at levere uændrede eller bedre ydelser indenfor lavere budgetter. Beskrivelserne skal som minimum forelægges med indstillinger til det politiske niveau forud for budgetforhandlingerne hvert år. Første gang primo maj 2009. På områder hvor der stadig forefindes en organisering der har udgangspunkt i strukturen før 1. januar 2007 beskrives mulighederne for samling i én Syddjurs-enhed uden yderligere distriktsopdeling. Beskrivelsen skal fokusere på rationalisering og produktivitetsstigning ved yderligere samling af opgaver og deraf følgende muligheder for besparelser på ledelse, administration og ejendomsudgifter. Der skal ikke indarbejdes serviceforringelser. Det økonomiske rationale ved strukturændringerne og ændret organisering beskrives og fremlægges for det politiske niveau primo maj 2009. Specifikt på udgiftsområder indgår i budget 2009, at På ældreområdet gennemføres en ekstern undersøgelse af struktur og organisering. Undersøgelsen forudsættes iværksat straks og færdig senest 1. april 2009. På arbejdsmarkedsområdet gennemføres en ekstern generel evaluering af den hidtidige indsats og de opnåede resultater. Evalueringen sættes i gang straks og forventes færdig senest 1. april 2009. Skolestruktur. Beskrivelser senest primo maj. - side 4 af 14 -
Specialskole. Beskrivelser senest primo maj. Udskoling. Beskrivelser senest primo maj. Muligheden for yderligere effektiviseringer og rationaler indhentes løbende i dialog med medarbejdere, direktion, fagudvalg og byråd. Således vil arbejdsgange, herunder mødestruktur i den kommunale organisation blive gennemgået via LEAN-projekter i de forskellige afdelinger. Formålet med projekterne er at øge kvalitet og borgerservice, medarbejderindflydelse og tilfredshed samt effektivitet. Såfremt der i drøftelserne af strukturtiltag opstår politisk enighed om at godkende et eller flere forslag inden sommerferien forudsættes de fremsendt til økonomiudvalg og byråd som enkeltsager, hvorefter de indarbejdes i budgetgrundlaget svarende til at der er tale om tekniske budgetkorrektioner på baggrund af politiske beslutninger. Effektiviserings- og strukturtiltag der ikke godkendes politisk før sommerferien forudsættes at indgå i budgetkataloget som forelægges byrådet efter sommerferien. Året rundt Dialog mellem alle aktører i budgetlægningen vedr. emner til effektivisering og konstruktiv udnyttelse af ressourcerne Alle Effektiviseringstiltag Strukturændringer Emner til budgetkatalog 2. april Temadag om ældre- og arbejdsmarkedstiltag Byrådet Struktur- og effektiviseringstiltag 23. april Temadag om skoletiltag Byrådet Struktur- og effektiviseringstiltag 29. april Drøftelse af struktur og effektiviseringstiltag Direktion Struktur- og effektiviseringstiltag 29. april 1. maj Udsendelse af struktur- og effektiviseringstiltag til fagudvalg Afdeling Struktur- og effektiviseringstiltag 4. 6. maj Opsamling vedr. struktur- og effektiviseringstiltag Fagudvalg Struktur- og effektiviseringstiltag 12. maj Opsamling vedr. struktur- og effektiviseringstiltag udvalget Struktur- og effektiviseringstiltag 6. Korrigeret basisbudget Budgetkorrektionerne kan omfatte konsekvenser af politiske beslutninger, konsekvenser af lovændringer m.v., demografiske ændringer samt andre rent tekniske ændringer eller fejl. Hensigten er, at grundlaget for budgettet er overslagsår 2010 i det vedtagne budget for 2009 korrigeret for Prisfremskrevet til 2010-priser, men reduceret med 1% på en del udgiftsarter. Reguleret med politiske beslutninger, der er vedtaget efter budgetvedtagelsen. Reguleret med ændringer som følge af ny lovgivning, der er gennemført efter budgetvedtagelsen. Reguleret for væsentlige demografiske ændringer. Rettet for evt. tekniske fejl i overslagsåret. Reguleret i henhold til de af byrådet godkendte mål, politikker og serviceniveauer. Reguleret efter regnskab 2008 og budgetopfølgning 2009 i det omfang der er tale om finansiering af uændret drift, som det er politisk godkendt. - side 5 af 14 -
Tilretning af basisbudget gennemføres i afdelingerne med en behandling af basisbudgettet i udvalgene og en godkendelse af basisændringer i økonomiledelsen med henblik på at sikre mod serviceglidning. 23. februar 13. Gennemgang af 2010 overslagsår Stamdata i økonomisystem marts i budget 2009 mht. koder for udvalg, aftaleholdere m.v. 27. marts Første budgetversion i 2010 priser udsendes, aftaleholdere Basisbudget i budgetversion i 2010 priser 3. april Orientering om drejebog, budgetforudsætninger m.v. Direktion og alle budgetansvarlige ledere Tekniske budgetkorrektioner Korrigeret basisbudget 3. april 15. maj Beregning af tekniske korrektioner Afdeling og økonomi Tekniske budgetkorrektioner 18. 25. maj Tekniske korrektioner kontrolleres Afdeling og økonomi Tekniske budgetkorrektioner for serviceændringer 27. maj Drøftelse af de tekniske korrektioner Direktionen Tekniske budgetkorrektioner 28. maj Udsendelse af tekniske korrektioner Afdeling Tekniske budgetkorrektioner til fagudvalg 2. 8. juni Udvalgsbehandling af tekniske Fagudvalg Tekniske budgetkorrektioner korrektioner 9. juni Drøftelse af økonomiudvalgets udvalget Tekniske budgetkorrektioner tekniske korrektioner 11. juni Udsendelse af tekniske korrektioner Notat og oversigter som beskriver områdernes korrektioner 16. juni Godkendelse af tekniske bud- udvalget Notat og oversigter som beskri- getkorrektioner 25. juni Orientering om tekniske budgetkorrektioner og eventuel aftale med regeringen Byrådet ver områdernes korrektioner Notat og oversigter som beskriver områdernes korrektioner Korrigeret basisbudget 7. Aftale mellem KL og regeringen En eventuel aftale mellem KL og regeringen indgår i det materiale som byrådet får til orientering før sommerferien. KL orienterer normalt om aftalen på et halvdagsmøde i midten af juni måned. Derudover startede KL i forbindelse med budget 2009 en mere struktureret tilgang til økonomiaftalen. Formålet er at sikre kommunernes overholdelse af den overordnede økonomiaftale gennem øget koordinering kommunerne imellem. I praksis betyder den faseopdelte budgetlægning i forhold til KL, at der på et tidspunkt i foråret skal laves et skøn over kommunens korrigerede basisbudget. Dette må laves som et skøn ud fra basisbudget og eventuelle politiske tilkendegivelser ultimo april. Efter sommerferien skal der tages stilling til forudsætningerne overfor KL i forbindelse med budgetseminaret. I den sidste fase indberettes budgetforslaget som det ligger til 1. behandling. 22. april Skøn over basisbudget, budgetkorrektioner Direktion og økonomi Indberetningsskema samt effektivise- rings- og strukturtiltag 30. april Eventuel drøftelse af forudsætninger Byrådet Indberetningsskema brugt overfor KL 7. maj Borgmestermøde Borgmester Indberetningsskema - side 6 af 14 -
En dag i perioden 8. 19. juni Orienteringsmøde om aftalen mellem KL og regeringen KL KL udarbejder som regel et notat inkl. aftalen og et bilagssæt 19. juni Udsendelse af evt. aftale mellem regeringen og KL til byrådet aftalen med relevante bilag og evt. uddybende notater 24. juni Drøftelse af aftalens betydning for kommunens økonomi Direktionen aftalen med relevante bilag og evt. uddybende notater 25. juni Orientering om evt. aftale mellem regeringen og KL Byrådet aftalen med relevante bilag og evt. uddybende notater 20. 21. august Budgetseminar Byrådet Budgetmateriale 25. august Indberetning til landsprognose Indberetningsskema 28. august Udmelding af landsprognose KL Landsprognose 2. september Borgmestermøde Borgmester Landsprognose 17. september 1. behandling af budget Byrådet Budgetforslag 24. september Borgmestermøde Borgmester Indberetningsskema 8. Budgetkatalog Direktionen har ansvaret for at fremsætte forslag til prioriteringer/handlinger, som sikrer tilstrækkelige politiske handlemuligheder til at frembringe et budget i balance. Direktionen har i den forbindelse mulighed for at ændre procentsatsen for det råderum der skal findes i budgetkataloget. Det forudsættes, at der er skabt et budgetmæssigt råderum i forbindelse med drøftelserne om effektiviserings- og strukturtiltag, samt indarbejdelsen af 1% effektiviseringsrationale i forbindelse med pris- og lønfremskrivningen. Fordelingen af det budgetmæssige råderum har betydning for, hvor det vil være relevant at pege på yderligere reduktionsmuligheder i forbindelse med budgetkataloget, og det er derfor nødvendigt, at direktionen forinden starten på budgetkataloget drøfter budgetkatalogets overordnede sammensætning. Som omtalt i afsnittet om effektiviserings- og strukturtiltag forudsættes det, at tiltag der ikke er politisk endeligt vedtagne indgår som en del af budgetkataloget. På baggrund af kommunens likviditet, budgetopfølgningen for 2008 og 2009, usikkerheden omkring tilladt servicevækst og finanskrisen m.v. foreslås det, at der som udgangspunkt udarbejdes forslag til reduktion af den samlede driftsramme på netto 2%. Forslag til udvidelser foreslås til maksimalt også at udgøre 2% af den samlede driftsramme. Forslag til reduktioner eller udvidelser bør som hovedregel udarbejdes eller samles så de som minimum udgør 100.000 kr. Ud over driftsforslag skal forslag til ændringer i anlægsbeløb også indgå i budgetkataloget. Forslag til ændringer på finansieringssiden kan også indgå i budgetkataloget. For både anlæg og finansiering gælder ingen procentsatser for henholdsvis reduktions eller udvidelsesforslag. Forslagene på anlægssiden skal ses i forhold til oplægget til anlægsbudget. Som for den øvrige budgetlægning udarbejdes budgetkataloget i 2010 pris- og lønniveau. Efter budgetseminaret vil de dele af budgetkataloget der arbejdes videre med indgå som en del af bemærkninger til budgetforslaget ved 1. behandlingen. - side 7 af 14 -
29. april Drøftelse af emner til budgetkatalog Direktionen Emner til budgetkatalog samt drøftelse af rammens størrelse og fordeling 4. 6. maj Fagudvalgene drøfter emner til Fagudvalg Emner til budgetkatalog budgetkatalog 12. maj udvalget drøfter emner udvalget Emner til budgetkatalog til budgetkataloget 12. juni Der udarbejdes revideret skøn Oversigt over 2% ramme over 2% rammens størrelse og fordeling 13. maj 12. august Udarbejdelse af budgetkataloget Afdelinger og økonomi Budgetkatalog 5. august Drøftelse af budgetkatalog Direktionen Budgetkatalog 12. august Budgetkataloget færdiggøres til Direktionen, Budgetkatalog brug for budgetorientering 13. august Budgetorientering og gennemgang Byrådet, direktionen Budgetkatalog af budgetkatalog 14. august Udsendelse af materiale til budgetseminar Budgetkatalog 14. august Udsendelse af budgetkatalog Høringsparter, økonomi og Budgetkatalog m.v. til høringsparter direktionssekretariat 14. august Fælles drøftelse af budgetsituationen Hovedudvalget, dialogfora Budgetkatalog 18. august Drøftelse af budgetkatalog Hovedudvalget Budgetkatalog 18. august Dialogmøde om af budgetkatalog udvalget Budgetkatalog mellem ØK og HU Hovedudvalget 20. 21. august Budgetseminar Byrådet Budgetkatalog 9. Lov- og cirkulæreprogram I bloktilskuddet for 2010 og efterfølgende år indgår ændringer som følge af regeringens lovog cirkulæreprogrammet. I programmet reguleres for mer- eller mindreudgifter som følge af statslige love og regler. For at huske at indregne de driftsbudgetter der modsvares af finansieringsændringer på indtægtssiden, så forudsættes det, at der beregnes og indarbejdes et skøn over lov- og cirkulæreprogrammets indvirkning på kommunens driftsudgifter. Ændringer som følge af nye love og regler opgøres kun i det omfang det ikke har været muligt at indarbejde ændringerne i de tekniske korrektioner som blev godkendt før sommerferien. 23. juli Oplæg til ændringer som Lov- og cirkulæreprogram følge af Lov- og cirkulæreprogram udsendes 5. 6. august Beregninger over virkning Afdelinger og økonomi Lov- og cirkulæreprogram udsendes til fagudvalg og økonomiudvalg 10. 12. august Ændringer som følge af lovog cirkulæreprogram drøftes Fagudvalg udvalg Lov- og cirkulæreprogram - side 8 af 14 -
10. og takster Syddjurs Kommune drejebog for budget 2010 Ud over de talmæssige bevillinger så udgør budgetbemærkningerne også en del af det vedtagne budget i form af materielle forudsætninger for bevillingerne. Det forudsættes i drejebogen at bemærkningerne udarbejdes i to omgange. I perioden med budgetforhandlinger forudsættes det at beslutningsgrundlaget er de oprindelige bemærkninger med tilføjelse af de foreslåede elementer fra budgetkataloget. De endelige bemærkninger til brug for budgethæftet udarbejdes først efter budgettets vedtagelse. Taksterne er ligeledes en væsentlig forudsætning for budgettet. Af hensyn til at kunne beregne det korrigerede basisbudget bør taksterne også udarbejdes i to omgange, dels i forbindelse med basisbudgettet, dels på baggrund af beslutningerne i de politiske forhandlinger. Med henblik på godkendelse af takster ved budgetvedtagelsen, bør påvirkning af takster i forbindelse med budgetkatalog eller ændringsforslag fremgå af disse. Takster som ikke godkendes ved 2. behandlingen af budgettet forudsættes beregnet og politisk behandlet snarest efter derefter og senest på udvalgsmøderne i november måned. 10. marts Overførsel af budgetbemærkninger for 2009 til bemærknings- skabelon for 2010 12. marts 3. Arbejde med kvalitetsforbedring Afdelinger og økonomi april af budgetbemærkninger 6. april 26. maj Beregning af takster Afdelinger og økonomi Takstblad 27. maj 4 juni Udsendelse af takster til fagudvalg Afdelinger Takstblad 2. 8. juni Udvalgsbehandling af takster Fagudvalg Takstblad 9. juni Drøftelse af økonomiudvalgets udvalget Takstblad takster 15. juni 4. augusninger Udarbejdelse af budgetbemærk- Afdelinger på baggrund af korrigeret basisbudget 5. 6. august Udsendelse af budgetbemærkninger Afdelinger til udvalgsbehandling 10. august 12. Udvalgsbehandling af budgetbemærkninger Fagudvalg august udvalget 10. september Takstblad tilrettes på baggrund Afdelinger og økonomi Takstblad af eventuelle ændringer 10. september Takstblad, budgetbemærkninger og dele af budgetkatalog udsendes til 1. behandling af budget i byrådet. 17. september 1. behandling af budget, bemærkninger og takster indgår til brug for fremsættelse af evt. ændringsforslag 27. november 3. december 30. november 8. december 8. oktober 2. behandling af budget, godkendelse af takstblad 19. oktober 26. Sammenskrivning af budgetbemærkninger november og dele af budgetkataloget m.v. Udsendelse af budgetbemærkninger til udvalgsbehandling Udvalgsbehandling af budgetbemærkninger til budgethæftet Byrådet Byrådet Afdelinger Afdelinger Fagudvalg udvalg Takstblad Takstblad Takstblad - side 9 af 14 -
11. Budgetseminar, høring, budgetforhandlinger og borgermøder Budgetseminaret udgør et nøgleelement i budgetprocessen, hvor en række af trådene fra de øvrige aktiviteter samles. Materialet til seminaret vil som udgangspunkt bestå af følgende: Korrigeret basisbudget inkl. godkendte effektiviserings- og strukturtiltag Oplæg til anlægsprogram Aftale mellem KL og regeringen Oplæg til indtægtsgrundlag Lov- og cirkuæreprogram Budgetkatalog inkl. øvrige effektiviserings- og strukturtiltag Foreløbige budgetbemærkninger En sammenfatning af korrigeret basisbudget med anlægsprogram beskrives sammen med regeringsaftalen samt lov- og cirkulæreprogrammet i et overordnet budgetnotat. Materialet som sendes ud til budgetseminaret sendes samtidig i høring hos interessenterne. Høring af budgetforslaget foretages i Alle medudvalg Personalemøder Ældre- og handicapråd Folkeoplysningsudvalg Skolebestyrelser Forældrebestyrelser Generelt holdes der en åben og løbende dialog i forbindelse med møder omhandlende budgettet og deres drøftelse i ovenstående udvalg og bestyrelser. I tidsplanen indgår et borgermøde, som er en gennemgang af budgetforudsætninger og oplæg til budget som det ligger ved 1. behandlingen. Direktionen fungerer som tovholder i forhold til den politiske proces, herunder budgetseminaret. Såfremt der skal udarbejdes notater eller konsekvensberegninger på baggrund af de politiske drøftelser er det direktionens opgave at koordinere dette arbejde. På baggrund af de politiske drøftelser på budgetseminaret og efterfølgende samler økonomifunktionen op på de politiske signaler i form af taloversigter, udsnit af budgetkataloget samt et overordnet budgetnotat. Ud over økonomifunktionen er direktionssekretariatet tilknyttet opgaven omkring information og høring om budgettet, herunder videreformidling af indkomne høringssvar. Forløbet af de politiske forhandlinger har betydning for, hvorvidt det vil være relevant at inddrage fagudvalgene. Hvis fagudvalgene på baggrund af budgetseminaret skal inddrages i oplæg til 1. behandling skal det udvalgsbehandles på møderne i perioden 31. august til 2. september, og kan herefter medtages i økonomiudvalgets møde den 8. september 2009. Hvis fagudvalgene skal inddrages i oplæg til ændringsforslag skal det udvalgsbehandles på møderne i perioden 21. til 23. september, og kan herefter medtages i økonomiudvalgets møde den 29. september 2009. - side 10 af 14 -
13. august Budgetorientering Byrådet, direktion Materiale til budgetseminar 14. august Udsendelse af materiale til budgetseminar Materiale til budgetseminar 14. august Udsendelse af budgetkatalog Høringsparter, økonomi og Materiale til budgetseminar m.v. til høringsparter direktionssekretariat 14. august Fælles drøftelse af budgetsituationen Hovedudvalget, dialogfora Materiale til budgetseminar 20. 21. august Budgetseminar Byrådet, direktion Materiale til budgetseminar 24. august 8. september Politiske drøftelser Byrådspolitikere Direktionen understøtter den politiske proces. Notater og konsekvensberegninger som aftalt før, under og efter budgetseminaret 2. september Drøftelse af budgetnotat Direktionen Budgetnotat 3. september Færdiggørelse og udsendelse af Budgetnotat budgetnotat 8. september Indstilling til byrådets 1. behandling udvalget Budgetnotat og drøftelse med HU Hovedudvalget 9. september Frist for høringssvar som udsendes Høringsparter, direktionsse- Høringssvar til byrådets 1. behandling kretariat 10. september Udsendelse af materiale til 1. behandling af budget i byrådet., direktionssekretariat 10. september Offentligt budgetmøde som budgettet ligger ved 1. behandlingen Borgere, byrådspolitikere, presse, direktion, økonomi, direktionssekretariat Høringsparter, direktionsse- Budgetnotat. Budgetoversigter og budgetbemærkninger. Høringssvar. Budgetnotat 16. september Frist for høringssvar som udleveres Høringssvar til byrådets 1. behandling kretariat 17. september 1. behandling af budget Byrådet Budgetnotat. Budgetoversigter og budgetbemærkninger til brug for fremsættelse af evt. ændringsforslag. Høringssvar. 9. 28. september Politiske drøftelser 28. september Frist for høringssvar som udsendes til 2. behandling af budget 28. september Tidsfrist for indlevering af ændringsforslag som administratio- kl.12 nen forelægger økonomiudvalget 28. september Udarbejdelse af notat med tekniske og politiske ændringsforslag til 2. behandling 29. september Eventuelt dialogmøde om budgetforslaget mellem ØK og HU 29. september Drøftelse af ændringsforslag til budget og høringssvar 1. oktober Udsendelse til byrådet af indkomne ændringsforslag samt høringssvar 7. oktober Frist for høringssvar som udleve- Byrådspolitikere Direktører understøtter den politiske proces Høringsparter, direktionssekretariat Byrådspolitikere udvalget Hovedudvalget udvalget, direktionssekretariat Notater og konsekvensberegninger. Høringssvar Ændringsforslag som afstemmes i forhold til budgetmaterialet Ændringsforslag som afstemmes i forhold til budgetmaterialet Ændringsforslag Ændringsforslag Høringssvar Ændringsforslag som afstemmes i forhold til budgetmaterialet. Høringssvar. Høringssvar Høringsparter, direktionssekretariares til 2. behandling af budget 8. oktober 2. behandling af budget Byrådet Ændringsforslag Høringssvar - side 11 af 14 -
12. Forankring og budgetopfølgning Efter budgetvedtagelsen forankres budgettet administrativt i form af Indberetning af data til IM, KL m.fl. Teknisk budgetvedtagelse i økonomisystemet Udsendelse af budgetrammer Eventuel justering af aftalestyring i forhold til ændrede mål Færdiggørelse af budgethæfte Budgethæfte og øvrigt relevant budgetmateriale forelægges til efterretning i byrådet på mødet den 17. december 2009. Budgethæftet vil også være en del af det materiale som det nye byråd modtager. Budgetopfølgning i 2010 gennemføres løbende og forelægges for politikerne 8 gange om året, idet der ikke forelægges for januar, juli, november og december måned. - side 12 af 14 -
Mødeplan for budgetlægningen Syddjurs Kommune drejebog for budget 2010 Uge Byråd udvalg Fagudvalg Andre møder 10 2/3 4/3, Oplæg til anlægsbudget 4/3 PUK, befolkningsprognose 11 12 17/3 Befolkningsprognose, pris- og lønskøn, principper for lønpuljer, oplæg til anlægsbudget 13 26/3 Befolkn.prognose 14 2/4 Temamøde vedr. ældre- og beskæftigelsesområdet 15 16 17 23/4 Temamøde vedr. skoleområdet 18 19 4/5 6/5 Opsamling vedr. struktur og effektiviseringsforslag 4/5 6/5 Emner til budgetkatalog 20 12/5 Opsamling vedr. struktur og effektiviseringsforslag 12/5 Emner til budgetkatalog 21 22 23 2/6 8/6 Tekniske korrektioner og takster 24 9/6 Tekniske korrektioner og takster 25 16/6 Tekniske korrektioner 26 25/6 Tekniske korrektioner og aftale mellem KL og regeringen 27-32 33 13/8 Budgetorientering, budgetkatalog 11/8, emner til budgetkatalog, lovog cirkulæreprogram 10/8-12/8,, emner til budgetkatalog, lov- og cirkulæreprogram 34 20/8 21/8 Budgetseminar 18/8 Budgetkatalog drøftes med Hovedudvalget 35 36 31/8 2/9 Evt. drøftelser vedr. budget 37 8/9 Indstilling til 1. behandling 8/9 Budgetforslaget drøftes med Hovedudvalget 38 17/9 1. behandling af budget 39 21/9 23/9 Evt. drøftelser vedr. budget 40 29/9 Behandling af ændringsforslag 29/9 Eventuel drøftelse med Hovedudvalget 41 8/10 2. behandling af budget 3/4 Møde med aftaleholdere 14/8 Møde med HU og dialogfora 18/8 Møde i HU om budgetkatalog 10/9 Offentligt budgetmøde - side 13 af 14 -
Materialeplan for budgetlægningen Uge Drejebog Aftaleskabelon Befolkningsprognose Pris- og lønskøn, lønpuljer Oplæg til anlægsbudget Budgetversion i 2010 priser Struktur- og effektiviseringstiltag Budgetkorrektioner aftalen Budgetkatalog Lov- og cirkulæreprogram Takster Budgetnotat Ændringsforslag 7 X X X X 8 17/2 X X X 9 X X X 10 X X X X 11 X X X X 12 17/3 17/3 17/3 X X 13 X X X 14 X 2/4 X X 15 X X X X 16 X X X X X 17 X 23/4 X X X X 18 X X X X 30/4 X X 19 X X X X X X X 20 X X 12/5 X 12/5 X 21 X X X X X 22 X X X X X 23 X X X X X 24 X X X X 9/4 25 X 16/6 X X X 26 X 25/6 25/6 X X 27 X X X X 28 X X X X 29 X X X X X 30 X X X X X 31 X X X X X 32 X X X X X 33 X X 13/8 11/8 11/8 34 X 21/8 21/8 X 35 X X X X X 36 X X X X X X 37 X X X X X 8/9 38 17/9 17/9 17/9 17/9 17/9 17/9 17/9 X 39 X X 40 X 41 8/10 42 X X 43 X X X X 44 X X 45 X X 46 X X 47 X X 48 26/11 X - side 14 af 14 -