Indstilling Valg af totalrådgiver Rebild Kommune Ny Genbrugsplads Sørup 10. november 2014
Side 2 af 11 Forord I forbindelse med indgåelse af totalrådgivningsaftale vedrørende gennemførelsen af genbrugsstationen i Sørup for Rebild Kommune, er der i overensstemmelse med udbudsreglerne for gennemførelsen af nærværende udbud gennemført en udbudsforretning jf. indstilling fra Udvalget for Teknik og Miljø den 7. maj 2014. Udbudsforretningen er gennemført som en indbudt licitation med 5 totalrådgiverteams, som er udvalgt fra Rebild Kommunes tidligere erfaringer med virksomhederne. De udvalgte totalrådgiverteams har modtaget et udbudsmateriale som grundlag for afgivelse af deres tilbud. Der er i det efterfølgende redegjort for udbudsgrundlagets indhold, bedømmelse af de modtagne tilbud og indstilling om tildeling af ordren.
Side 3 af 11 Indhold Forord... 2 Indhold... 3 1. Udbudsforretningen... 4 1.1 Udbudsgrundlaget... 4 2. Bedømmelse af de indkomne tilbud... 4 2.1 Oversigt over indbudte tilbudsgiver... 4 2.2 Modtagne tilbud... 4 2.2.1 Tilbudspris... 5 2.3 Tildelingskriterier... 5 2.3.1 Tildelingskriterier jf. udbudsmaterialet... 5 2.3.1.1 Vurderingsmodel for de kvalitative underkriterie... 6 2.4 Grundlag for tildeling af ordren... 6 2.4.1 Tilbudspris... 6 2.4.2 Vurdering af honorar/ tilbudspris... 7 2.4.2.1 Vurderingsmodel ekskl. miljøscreening... 7 2.4.2.2 Vurderingsmodel inkl. miljøscreening... 8 2.4.3 Vurdering af organisation... 8 2.4.3.1 Rambøll Danmark A/S... 8 2.4.3.2 Niras A/S... 8 2.4.3.3 MOE A/S - (Underrådgiver ENG- arkitekter)... 9 2.4.3.4 Sammenfatning og karaktergivning for underkriteriet Organisation... 9 2.4.4 Vurdering af teknisk løsning af opgaven... 9 2.4.4.1 Rambøll Danmark A/S... 10 2.4.4.2 Niras A/S... 10 2.4.4.3 MOE A/S- (Underrådgiver ENG- arkitekter)... 10 2.4.4.4 Sammenfatning og karaktergivning for underkriteriet Teknisk løsning... 11 2.5 Konklusion samlet vægtet vurdering... 11
Side 4 af 11 1. Udbudsforretningen 1.1 Udbudsgrundlaget Nærværende udbud af totalrådgivningen vedrørende gennemførelsen af genbrugsstationen i Sørup for Rebild Kommune, er gennemført efter retningslinerne i tilbudslov nr. 338 af 18. maj 2005 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren, og i henhold til udbudsmaterialet udsendt til de 5 tilbudsgiver jf. udbudsbrev af 6. oktober 2014 2. Bedømmelse af de indkomne tilbud 2.1 Oversigt over indbudte tilbudsgiver Rambøll Danmark A/S Niras A/S MOE A/S Bang & Beenfeldt A/S Grontmij A/S 2.2 Modtagne tilbud Ved tilbudsfristens udløb var der alene modtaget tilbud fra 3 totalrådgiverteams. Rambøll Danmark A/S Niras A/S MOE A/S sammen med underrådgiver landskabsarkitektfirmaet ENG- Arkitekter Totalrådgiverteamsene Bang & Beenfeldt A/S samt Grontmij A/S valgt i tilbudsperioden at afstå fra at afleverer tilbud på opgaven. Derfor er den gennemførte bedømmelse alene gennemført på de 3 modtaget tilbud. Bedømmelse af de indkomne tilbud er vurderet ud fra tildelingskriterierne i udbudsmaterialet. Følgende kan overordnet konstateres: Alle modtagne tilbud er modtaget rettidigt. Alle tilbud har indregnet rettelsesblad nr. 1. Alle firmaer har afleveret tilbud uden væsentlige forbehold. Alle tilbudene har opfyldt udbudsbetingelsernes krav til tilbudsdokumentation, og er dermed optaget til bedømmelse.
Side 5 af 11 2.2.1 Tilbudspris Nedenfor angivne tilbudspriser er modtaget på tilbudsdagen, som et samlet fast honorar ekskl. miljøscreening: Niras A/S kr. 763.275,00,- Rambøll Danmark A/S kr. 840.050,00,- MOE A/S kr. 975.000,00,- Nedenfor angivne tilbudspriser er modtaget på tilbudsdagen, som et samlet fast honorar inkl. miljøscreening: Rambøll Danmark A/S kr. 885.050,00,- Niras A/S kr. 957.950,00,- MOE A/S kr. 1.005.000,00,- De ovenfor anførte tilbudssummer er alle i overensstemmelse med udbudsmaterialet, og det har heller ikke været nødvendigt, at foretage kapitalisering af forbehold eller tilbudsforudsætninger. 2.3 Tildelingskriterier Ved tilbudsvurderingen er der, som anført i udbudsmaterialet, lagt vægt på nedenfor angivne tildelingskriterier. 2.3.1 Tildelingskriterier jf. udbudsmaterialet Kontrakten skal tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Honorar/ tilbudspris 50 % Organisation 35 % Teknisk løsning af opgaven 15 % Rebild Kommune har i forbindelse med vurderingen af underkriterierne lagt vægt på følgende forhold. jf. udbudsbetingelserne dateret 3. oktober 2014: Honorar/ tilbudspris Ved vurderingen af honorar/tilbudspris vil Rebild Kommune lægge vægt på det tilbudte samlede honorar, honorarets fordeling ift. aftaleudkast 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4, 4.2, 4.3, 4.4, og 4.6 samt tilbudte timesatser for den enkelte medarbejderkategori jf. punkt 4.4.5. Organisation Ved vurderingen af organisation vil Rebild Kommune lægge vægt på tilbudsgiveres organisationsplan, herunder de enkelte medarbejderes erfaringer.
Side 6 af 11 Til brug for vurderingen af organisation skal tilbudsgiveren således vedlægge tilbuddet de i punkt 4.4.3 og 4.4.4 anførte oplysninger jf. udbudsbetingelserne. Teknisk løsning af opgaven Ved vurderingen af den tekniske løsning af opgaven vil Rebild Kommune lægge vægt på tilbudsgiverens metodebeskrivelse af opgavens gennemførelse. Vurderingen af teknisk løsning af opgaven vil således være en samlet helhedsvurdering af totalrådgiverens styring af opgaven tidsmæssigt, økonomisk, ressourcemæssigt, koordineringsmæssigt, gennemførelsen af processen omkring miljøgodkendelsen samt kvalitetsmæssigt. Nærmere detaljeret beskrivelse af tildelingskriterierne fremgår af udbudsbetingelser. 2.3.1.1 Vurderingsmodel for de kvalitative underkriterie Ved bedømmelsen af de modtagende tilbud i henhold til de kvalitative underkriterie (organisation og Teknisk løsning af opgaven) har Rebild Kommune anvendt følgende skala: Point 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 8 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med en tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 1 0 Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet. Alle karakterer i karakterskalaen finder anvendelse. 2.4 Grundlag for tildeling af ordren 2.4.1 Tilbudspris Efter modtagelse af tilbuddene jf. pkt. 2.2.1 kan der konstateres en jævn spredning mellem de afgivne tilbud, med en forholdsvis lav spredning mellem laveste og dyreste tilbud. Ved vurderingen af det tilbudte honorar/ tilbudspris er ligeledes anvendt en pointskal fra 0 til 10, således at det bedste tilbud (det tilbud med den laveste honorarsum samt timepriser) får
Side 7 af 11 10 point. Det bedste tilbud tildeles 10 point ud fra en betragtning om, at det bedst indkommen tilbud tillige må anses som den bedst tænkelige pris i det nuværende marked. Ved fastsættelse af pointskalaen er det endvidere forudsat, at et tilbud der er 50% dyrere end det højeste honorar og timepriser får 0 point, da et samlet honorar og timepris med mere end 50% dyrere end den højeste pris, ikke af Rebild Kommune anses som økonomisk acceptabel. De 2 tilbudsgivere, der ikke har afgivet det laveste samlede honorar og timepriser, tildeles point efter en retlinet interpolation mellem de to yderpunkter (0 og 10), på baggrund af de tilbudte procentvise afvigelser. I relation til timepriserne er disse overvejende interessant i relation til eventuelle særydelser, hvorfor disse er vurderet alene til 10% i forhold til det samlede kriterier under honorar/ tilbudspris. Timepriserne er taget som en gennemsnitspris i forhold til de jf. tilbudslisten krævede timesatser. Der er i nærværende indstilling udarbejdet 2 prismodeller, for at afklare den evt. misforståelser der kan være omkring fortolkningen af følgende tekst omkring tildelingskriteriet Honorar/ tilbudspris. - Ved vurderingen af honorar/tilbudspris vil Rebild Kommune lægge vægt på det tilbudte samlede honorar. Hvorfor de 2 efterfølgende prismodeller viser vurderingen af det samlede honorar inkl. og ekskl. miljøscreening. 2.4.2 Vurdering af honorar/ tilbudspris Vurderingen af underkriteriet er foretaget som beskrevet ovenfor under afsnit 2.4.1. Hovedvægtning Delvægtning Tilbudspris 50% Samlet tilbudspris, jf. pkt. 2.2.1 90% Timepriser 10% 2.4.2.1 Vurderingsmodel ekskl. miljøscreening Honorar/ Tilbudspris Honorar Timepriser Samlet vægtet karakter (90%) (10%) (50%) Karakter Vægtet Karakter Vægtet Niras A/S 10,0 4,50 10,0 0,50 5,00 Rambøll Danmark A/S 8,9 4,01 9,0 0,45 4,46 MOE A/S 7,0 3,15 6,7 0,34 3,49
Side 8 af 11 2.4.2.2 Vurderingsmodel inkl. miljøscreening Honorar/ Tilbudspris Honorar Timepriser Samlet vægtet karakter (90%) (10%) (50%) Karakter Vægtet Karakter Vægtet Niras A/S 8,8 3,96 10,0 0,50 4,46 Rambøll Danmark A/S 10,0 4,50 9,0 0,45 4,95 MOE A/S 8,1 3,65 6,7 0,34 3,99 2.4.3 Vurdering af organisation Vurderingen af underkriteriet Organisation er foretaget som beskrevet ovenfor under afsnit 2.3.1, og skal ses som en samlet vurdering af de oplysninger som skulle afleveres i forbindelse med tilbudsafgivelsen jf. udbudsbetingelsernes afsnit 4.4.3 og 4.4.4 2.4.3.1 Rambøll Danmark A/S Rambøll Danmark A/S s tilbud demonstrer på meget god til fremragende vis, at den af Rambøll Danmark A/S tilbudte projektorganisation besidder tilstrækkelig kompetencer og erfaringer til at kunne gennemføre en kvalificeret løsning af opgaven. I den forbindelse har særligt følgende forhold indgået i vurderingen: Særdeles overbevisende kompetencer indenfor gennemførelse af totalrådgivningsopgaver Særdeles overbevisende kompetencer indenfor gennemførelsen af tilsvarende og lignede opgaver. Meget tilfredsstillende beskrivelse af organisations opbygning omkring kommunikationsveje mv., samt tilstræbes det at skabe en flad og simpel organisation. Robust og dynamisk organisation. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en meget god til fremragende opfyldelse af underkriteriet Organisation og tildeles derfor karakteren 9. 2.4.3.2 Niras A/S Niras A/S tilbud demonstrer på god vis, at den af Niras A/S tilbudte projektorganisation besidder tilstrækkelig kompetencer og erfaringer til at kunne gennemføre en kvalificeret løsning af opgaven. I den forbindelse har særligt følgende forhold indgået i vurderingen: Meget overbevisende kompetencer indenfor gennemførelse af totalrådgivningsopgaver Meget gode kompetencer indenfor gennemførelsen af tilsvarende og lignede opgaver.
Side 9 af 11 God beskrivelse af organisations opbygning omkring kommunikationsveje mv., dog virker den samlede organisation en smule kompleks, ved inddragelse af mange personer/ ressourcer. Robust projektorganisation ved anvendelse af mange personer/ ressourcer, med de bekymringer der også kan være i denne henseende. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en god opfyldelse af underkriteriet Organisation og tildeles derfor karakteren 7. 2.4.3.3 MOE A/S - (Underrådgiver ENG- arkitekter) MOE A/S samt underrådgiveres tilbud demonstrer på god vis, at den af MOE samt underrådgivere tilbudte projektorganisation besidder tilstrækkelig kompetencer og erfaringer til at kunne gennemføre en kvalificeret løsning af opgaven. I den forbindelse har særligt følgende forhold indgået i vurderingen: Meget overbevisende kompetencer indenfor gennemførelse af totalrådgivningsopgaver Meget gode kompetencer indenfor gennemførelsen af tilsvarende og lignede opgaver. God beskrivelse af organisations opbygning omkring kommunikationsveje mv., hvor det bl.a. er forsøgt at skabe en kompakt og robust organisation. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en god opfyldelse af underkriteriet Organisation og tildeles derfor karakteren 7. 2.4.3.4 Sammenfatning og karaktergivning for underkriteriet Organisation Point Samlet vægtet karakter Karakter (35 %) Niras A/S 7,0 2,45 Rambøll Danmark A/S 9,0 3,15 MOE A/S 7,0 2,45 2.4.4 Vurdering af teknisk løsning af opgaven Vurderingen af underkriteriet teknisk løsning af opgaven er foretaget som beskrevet ovenfor under afsnit 2.3.1. Generelt må det konkluderes at alle 3 tilbudsgiver har afleveret nogle meget overbevisende beskrivelse i forhold til løsning af opgaven.
Side 10 af 11 2.4.4.1 Rambøll Danmark A/S Rambøll Danmark s løsningsbeskrivelse demonstrer en meget god til fremragende løsning af den udbudte opgave. I den forbindelse er der særligt lagt vægt på følgende forhold: Overbevisende beskrivelse af tilgangen til styringen af økonomi, ressourcer og tidsmæssige aktiviteter. Meget god til fremragende beskrivelse i forbindelse med inddragelse af relevante kompetencer igennem forløbet, herunder inddragelsen af bygherren ved bl.a. anvendelse af opstartsmøder mv. Meget god beskrivelse af håndteringen af OSD området og de krævede miljøgodkendelser Meget god beskrivelse omkring gennemførelsen af byggeledelsen og gennemførelsen af fagtilsyn. Meget overbevisende beskrivelse for håndtering af den løbende kvalitetssikring. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en meget god til fremragende opfyldelse af underkriteriet Løsning af opgaven, og tildeles derfor karakteren 9. 2.4.4.2 Niras A/S Niras s løsningsbeskrivelse demonstrer en meget god til fremragende løsning af den udbudte opgave. I den forbindelse er der særligt lagt vægt på følgende forhold: Overbevisende beskrivelse af tilgangen til styringen af økonomi, ressourcer og tidsmæssige aktiviteter. Overbevisende beskrivelse af håndteringen af OSD området og de krævede miljøgodkendelser God beskrivelse omkring gennemførelsen af byggeledelsen og gennemførelsen af fagtilsyn. Overbevisende beskrivelse for håndtering af den løbende kvalitetssikring, herunder bl.a. ved anvendelse af forskellige risikomodeller. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en meget god til fremragende opfyldelse af underkriteriet Løsning af opgaven, og tildeles derfor karakteren 9. 2.4.4.3 MOE A/S- (Underrådgiver ENG- arkitekter) MOE s løsningsbeskrivelse demonstrer en meget god til fremragende løsning af den udbudte opgave. I den forbindelse er der særligt lagt vægt på følgende forhold:
Side 11 af 11 Meget god til fremragende beskrivelse i forbindelse med inddragelse af relevante kompetencer igennem forløbet, herunder inddragelsen af bygherren ved bl.a. anvendelse af indledende workshops mv. Overbevisende beskrivelse af tilgangen til styringen af økonomi, ressourcer og tidsmæssige aktiviteter. Meget god men dog lidt kort, beskrivelse af håndteringen af OSD området og de krævede miljøgodkendelser God beskrivelse omkring gennemførelsen af byggeledelsen og gennemførelsen af fagtilsyn. Overbevisende beskrivelse for håndtering af den løbende kvalitetssikring, herunder bl.a. ved anvendelse af forskellige risikomodeller. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en meget god til fremragende opfyldelse af underkriteriet Løsning af opgaven, og tildeles derfor karakteren 8. 2.4.4.4 Sammenfatning og karaktergivning for underkriteriet Teknisk løsning Point Samlet vægtet karakter Karakter (15 %) Niras A/S 9,0 1,35 Rambøll Danmark A/S 9,0 1,35 MOE A/S 8,0 1,20 2.5 Konklusion samlet vægtet vurdering Honorar/ Tilbudspris Organisation Teknisk løsning af opgaven Samlet point Miljøscreening Ekskl. Inkl. Ekskl. Inkl. Rambøll Danmark 4,46 4,95 3,15 1,35 8,96 9,45 A/S Niras A/S 5,00 4,46 2,45 1,35 8,80 8,26 MOE A/S inkl. ENG- arkitekter 3,49 3,99 2,45 1,20 7,14 7,64 Som det fremgår ovenfor er tilbuddet fra Rambøll Danmark A/S vurderet til at være det mest økonomisk fordelagtige tilbud i henhold til ovennævnte tildelingskriterier, hvilket er tilfældet ved anvendelse af begge prisvurderingerne inkl. eller ekskl. miljøscreeningen.