Skolepenge og Indbetalinger

Skolepenge og Indbetalinger

Afstemning af abonnementskørsel... 3 Abonnementskørsel... 5 Fil til PBS og/eller faktura sendes med posten.... 7 Basisløsning:... 7 Totalløsning fil til PBS... 9 Afsendelse af fil til PBS... 11 Oprettelse af en faktura... 12 Extra faktura sendes med posten... 13 Faktura flettes sammen med fakturalinje fra abonnementskørslen... 14 Indbetalinger... 15 Import af nye PBS betalere... 16 TEA s Økonomisystem 14. april 2014 2

Afstemning af abonnementskørsel: Inden skolepengene køres, bør der afstemmes. Det anbefales at man udskriver: Klasseoversigt Søskende pr. husstand SFO liste Abonnements prognose. Klasseoversigt Klasser marker alt højre-klik udskriv klasseoversigt. Søskende pr. husstand Skole søskende pr. husstand marker alt højre-klik udskriv Totalerne viser hvor mange elever der er 2. barn 3. barn etc. Gå til Abonnement prognose og marker den dato du vil afstemme. Abonnement prognose Sæt flueben i den måned du vil se prognosen for. Vis valgte terminer Nu vises total beløbet. Luk terminen op (ved at åbne +) Herefter kommer alle detaljerne. TEA s Økonomisystem 14. april 2014 3

Åben måneden ved at trykke på +. Du kan f.eks. afstemme om abonnement skolepenge stemmer med det antal elever du har på skolen (udskriv f.eks. en klasseoversigt) Moderation barn 2-3 osv. kan afstemmes med listen over søskende pr. husstand, som findes under Skole søskende pr. husstand (marker alle og udskriv listen) Hvis du har fået afstemt dine opkrævninger, er du klar til at køre abonnementskørslen. Gå til Abonnementskørsel på side 5. Hvis det ikke stemmer, har du mulighed for at benytte et analyse værktøj for at finde fejlen. Debitor Debitoroversigt. Marker alt (Ctrl + A) højre-klik vælg Abonnementsoversigt Nu vises et nyt sorteringsbillede. Vælg start dato slut dato. (slutdato skal være blank hvis abonnementet er aktiv) Man kan herefter sortere i kolonnerne. Vælg. f.eks. skolepenge. Nu vises en total i bunden af billedet. F.eks. Kr. 120.000,- Prisen for en måneds skolepenge er kr. 1200,-. dvs. der er 100 børn. Antal børn/ opkrævninger pr. aftale kan ses på en nemmere måde: Træk med musen en kolonneoverskrift op i det mørkegrå felt og slip med musen. Hvis du f.eks. trækker klasse op vil du kunne se hvor mange elever der er pr. klasse. TEA s Økonomisystem 14. april 2014 4

Nu ser billedet herefter sådan ud: Når Aftale kolonnen er trukket op, vil billedet ændre sig. Af billedet fremgår det, hvor mange opkrævninger der er på hver aftale. Der kan fortsat sorteres på datoer. Kolonner som er trukket op i billedet sættes bare på plads igen med musen. Du har også mulighed for at se om der er to betaler på eleven. Se kolonnen Pct. Abonnementskørsel Når antal opkrævninger er afstemt, er du klar til at køre abonnementskørsel for en måned. Abonnement - abonnementskørsel Vælg den dato du skal køre abonnementer for. Vælg de Abonnements typer du skal køre. OK Abonnementerne beregnes. Systemet beregner skolepenge opkrævningen og nedenstående vises. TEA s Økonomisystem 14. april 2014 5

(Der kan gå nogle minutter før kørslen er færdig. (Mange abonnementer mange børn tager længere tid)) Når abonnementskørslen er afsluttet, vises vinduet Resultat af abonnementskørsel Du kan udskrive fakturalisten hvis du ønsker det. Du har i ovenstående resultat mulighed for at se hvordan f.eks. kr. 1.860,- er beregnet ved at dobbeltklikke på den enkelte linje. Hvis der er mange fejl som skal rettes, skal du lukke abonnementskørslen. (Sig nej til Gem ). Hvis der er enkelte tilføjelser til nogle af opkrævningerne, har du mulighed for at gøre dette senere. Hvis du har valgt nej til at gemme abonnementskørslen, kan den køres om. Hvis du har valgt ja til at gemme abonnementskørslen, vil fakturalinjerne gemme sig i TØS. (Debitor fakturaliste) Har du glemt et par abonnementer, kan du køre abonnementskørslen igen, på samme dato. De abonnementer du evt. havde glemt, vil herefter være at finde på fakturalisten, sammen med alle de andre abonnementer, du allerede har kørt for perioden. Når man først har gemt en abonnementskørslen for en periode, kan den IKKE køres om, man kan kun tilføje! - (kontakt TEA teamet) TEA s Økonomisystem 14. april 2014 6

Gå herefter til: Økonomi Debitor - Fakturaliste Fakturaerne vil nu være overført til fakturalisten fanebladet ikke bogførte Opret eller slet linje. Vælg varen ved Opret eller slet linje Hvis du skal rette en fakturalinje, skal du dobbeltklikke på den. Fakturaen åbnes, og du har mulighed for at rette beløb tilføje flere linjer osv. Hvis du i løbet af måneden har oprettet manuelle fakturaer eller kreditnotaer, er det muligt at flette disse fakturaer/kreditnotaer, sammen med din abonnementskørsel (PBS modtager kun en linje pr. debitor). Se side 14, i denne vejledning. Fil til PBS og/eller faktura sendes med posten. Hvis du har Basisløsning, opkræves skolepengene dels via PBS og dels via faktura, som du sender med posten. Hvis du har Totalløsning, skal du sende alle dine fakturalinjer i en fil til PBS. Herefter sørger PBS for at opkræve beløbene. (Totalløsning er en smule dyrere løsning end Basisløsning) Basisløsning: (Hvis du har totalløsning, gå til side 9) Fakturalisten sorteres. Du vælger PBS aktive J. Nu vises alle som er PBS aktive. Marker alle eller dem du vil bogføre. Højre-klik - Bogfør Bogfør til PBS forsendelse Bogfør uden udskrifter = der dannes IKKE fil til PBS og der udskrives ikke Bogfør og udskriv = der bogføres og udskrives men ingen filer sendes til PBS TEA s Økonomisystem 14. april 2014 7

Bogfør ny dialog vises vælg bogf. Dato Tryk OK. Bogføringsdatoen kan sagtens ligge frem i tiden. Hvis du f.eks. kører abonnementskørsel for juni den 14-05-2012, kan den bogføres pr. 01-06-2012. Det har inge betydning for PBS afviklingen. Herefter bogføres de valgte fakturaer og filen som skal uploades til PBS dannes. til PBS dannes Filen til PBS lægger sig det sted, som er valgt i forbindelse om opsætning af TØS. Du kan se hvor under Indstillinger PBS. I eksemplet er F drevet valgt. Sådan er det nødvendigvis ikke i din opsætning. Det er en god idé, at du notere dig, hvor dine filer gemmer sig, så du har det til de fremtidige abonnementskørsler. Der vises nu et bogførings resultat som kan udskrives. TEA s Økonomisystem 14. april 2014 8

Herefter kommer der et nyt skærmbillede. Lad billedet stå indtil vi har fået sendt filen til PBS og hentet kvitteringen fra PBS som viser, at leverancen er accepteret og fundet i orden. Afvent Tryk IKKE OK før du har fået accept fra PBS om at din V-fil er accepteret af PBS. Det er din garanti for at filen er fejlfri og accepteret af PBS. Når du har hentet filerne retur fra PBS det er specielt V filen du skal være opmærksom på. Åben V filen og læs, om PBS har modtagen filen uden fejl. Det er en god ide at udskrive denne kvittering. Gå evt. til punktet Afsendelse af fil til PBS i denne vejledning på side11. Totalløsning fil til PBS Fakturalisten markeres (Ctrl + A) (gælder alle både PBS aktive og ikke aktive) højre-klik Bogfør Bogfør til PBS forsendelse. (Nu danner TØS en fil til PBS) Marker alle. Højre-klik - Bogfør Bogfør til PBS forsendelse Bogfør uden udskrifter = der dannes IKKE fil til PBS og der udskrives ikke Bogfør og udskriv = der bogføres og udskrives men ingen filer sendes til PBS TEA s Økonomisystem 14. april 2014 9

Bogfør ny dialog vises vælg bogf. Dato Tryk OK. Bogføringsdatoen kan sagtens ligge frem i tiden. Hvis du f.eks. kører abonnementskørsel for juni Den 14-05-20xx, kan den bogføres pr. 01-06-20xx. Det har inge betydning for PBS afviklingen. Herefter bogføres de valgte fakturaer og filen som skal uploades til PBS dannes. Filen til PBS til PBS dannes lægger sig det sted, som er valgt i forbindelse om opsætning af TØS. Du kan se hvor under Indstillinger PBS. (I det viste eksempel er det F drevet, sådan er det nødvendigvis ikke i din opsætning. Det vil være en god idé, at du noterer dig, hvor dine filer gemmes dig, så du har det til de fremtidige abonnementskørsler.) I eksemplet er F drevet valgt. Dine filer gemmer sig i det drev du har valgt under din opsætning (under indstillinger) Der vises herefter et bogførings resultat, som kan udskrives. TEA s Økonomisystem 14. april 2014 10

Herefter kommer der et nyt skærmbillede. Lad billedet stå indtil vi har fået sendt filen til PBS og hentet kvittering fra PBS som viser, at leverancen er accepteret og fundet i orden. Afvent Tryk IKKE OK før du har fået accept fra PBS om at din V-fil er accepteret af PBS. Det er din garanti for at filen er fejlfri og accepteret af PBS. Afsendelse af fil til PBS 1) Log dig nu på PBS. 2) Find den fil som blev dannet i forbindelse med abonnementskørslen, og indsæt den her. 3) Tryk Send 4) Vent et par minutter og hent så kvittering fra PBS 5) Tryk Hent (du behøver ikke vælge fra til dato. Hent hvad der er at hente) 6) Kvittering fra PBS kan nu hentes og gemmes på din computer. TEA s Økonomisystem 14. april 2014 11

(Der kommer en T-fil og en V-fil fra PBS. T-filen er blot en slags følgeseddel. V filen er den du skal åbne og udskrive.) 7) Stil dig på V-filen. Du kan nu Åbne filen og læse indholdet og/eller du kan gemme filen. 8) Tryk på Gem distination som.. og du gemmer nu filen med kvitteringen i den sti du har valgt. 9) Gå så til denne sti højreklik og udskriv kvitteringen. a. Hvis kvitteringen viser, at leverancen er accepteret af PBS, kan du gå tilbage til TØS og acceptere. b. Hvis kvitteringen oplyser, at leverancen er fejlbehæftet, skal du svare Abort Hvis PBS leverancen er i orden tryk på OK Hvis PBS leverancen ikke er i orden- tryk på Abort Hvis du svarede OK vil fakturaerne være bogført og abonnementskørslen gennemført. Hvis du svarede Abort på grund af en fejl, skal denne rettes og du kan gennemføre PBS overførslen igen indtil denne er accepteret af PBS. Oprettelse af en faktura Hvis du vil fakturere noget extra til en debitor, kan du oprette disse fakturaer udskrive, bogføre og sende den med posten. Det kan også lade sig gøre at flette den extra faktura sammen med de fakturalinjer som dannes i forbindelse med abonnementskørslerne. Opret faktura som flg.: TEA s Økonomisystem 14. april 2014 12

Økonomi Debitor Fakturaliste Funktioner opret faktura. 2 1 3 1. Vælg betaler ved at trykke på Vælg Herefter åbner betaler kartoteket sig og du finder den betaler, som du ønsker at fakturere. 2. Udfyld forfalds dato. 3. Vælg den vare/ydelse du ønsker at fakturere. Hvis du ønsker at fakturere flere varer, skal du oprette flere linjer. Antal og enhedspris kan rettes. Gem og luk billedet. Ekstra faktura sendes med posten Hvis fakturaen skal sendes med posten gøres flg.: Den manuelle faktura har nu lagt sig under ikke bogførte, og kan bogføres herfra ved at højreklikke Vælg bogfør og udskriv. TEA s Økonomisystem 14. april 2014 13

Faktura vil nu blive udskrevet og indtægten bogført på den finanskonto, som varen er opsat til. Faktura udskrives og der udskrives et bilag som dokumentation. Faktura flettes sammen med fakturalinje fra abonnementskørslen Hvis en manuel oprettet faktura skal flettes sammen med fakturaen, som dannes i forbindelse med abonnements kørslen, skal du lade den ligge i fakturalisten indtil du har kørt abonnementerne. Når abonnementskørslen er kørt og accepteret, vil der være dannet nye fakturalinjer i fakturalisten. Vi ønsker at flette disse linjer med de fakturaer som er oprettet manuelt i løbet af måneden. 1) PBS modtager kun et bilag med samme forfaldsdato pr. kunde. Derfor er det nødvendigt at flette fakturaer og sætte samme forfaldsdato. Gå til: Debitor fakturaliste Marker nu hele fakturalisten (Ctrl + A) højreklik Vælg funktioner Sæt forfaldsdato Vælg derefter Saml fakturaer TEA s Økonomisystem 14. april 2014 14

Vælg Ja hvis du ønsker at samle. De manuelt oprettede fakturaer er herefter flettet sammen med fakturalinjen som blev dannet ved abonnementskørslen. Derved er der dannet én fakturalinje pr. kunde. Du kan i øvrigt altid prøvekøre et abonnement på en debitor. Stå på debitor i debitoroversigten højreklik kør abonnement pr. en given dato. Når resultatet vises, kan du dobbeltklikke på linjen for at se, hvorledes tallene er sammensat. Gem IKKE resultatet. En sådan prøvekørsel kan du foretage det antal gange du ønsker. Du skal bare ikke gemme prøvekørslen. Indbetalinger Indbetalinger (fil med disse) fra PBS eller banken hentes. Filen indlæses i TØS. (Filen vil blive gemt i det drev som er valgt under dine indstillinger) Økonomi - Finans Kladder vælg Indbetalingskladde Find filen med den relevante kladde og indlæs denne i TØS. Det er vigtigt, at det er den samme dato, som står på alle linjer, idet TØS tjekker op på, at bilaget har samme dato at debet og kredit = 0 Hvis der er forskellige datoer skal der rettes, så alle datoer er den samme på bilaget. En fejlmeddelelse i.f.m. bogføring kan skyldes forskellige datoer. Bogfør kladden. Når dine forældre har meldt sig til PBS via deres bank, skal du hente en fil, gemme den på det valgte drev og importere den ind i TØS. Herved bliver debitor beriget med et PBS aftale nr. og startdato for PBS aftalen. TEA s Økonomisystem 14. april 2014 15

Det er også muligt for dig, at tilmelde forældre til PBS. På debitoroversigten, skal du på fanebladet PBS oplyse reg. nr. og kontonr. på debitor. Systemet vil herefter danne en fil, som du kan sende til PBS Indsæt reg. og kontonr. på debitor. Herefter kan du sende filen til PBS med oplysningerne og derefter senere importere aftale nr. ind Import af nye PBS betalere Når du har hentet filer fra PBS som indeholder nye PBS betalere, skal disse importeres til TØS. Import / Eksport - Importer PBS tilmeldte TEA s Økonomisystem 14. april 2014 16

Tryk på Importer Find den fil du har downloadet og gemt fra PBS. Nu importeres de nye PBS betalere. Du kan udskrive oversigten ved at eksportere den til Excel og udskrive. Debitor er nu blevet beriget med aftalenummeret hos PBS. Rigtig god fornøjelse. Hvis du har brug for hjælp, kan du altid kontakte TEA teamet, på tlf. 46 76 18 92 eller support@tabulex.dk TEA s Økonomisystem 14. april 2014 17