Desuden deltager: - Under punkt 2, 3, 7, 9,10 og 11 Erik Cederberg og Maiken Trier Kold, Økonomiafdelingen

REFERAT Bestyrelsesmøde nr. 81 i BO-VEST Mandag den 15. december 2014 kl. 16.30 Malervangen 1, Glostrup. 15. dec. 2014 Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Karl Neumann Hugo Thuge, Jørgen Fahlgren Allan Nielsen, Biba Schwoon, Per Mogensen Ulla Rønnov Rønnebech (medarbejderrepræsentant) Kim Corlin (observatør) Fra administrationen Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Desuden deltager: - Under punkt 2, 3, 7, 9,10 og 11 Erik Cederberg og Maiken Trier Kold, Økonomiafdelingen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 2 2. Budgetkontrol pr. 31. oktober 2014... 2 3. Budgetkontrol for 2015... 3 4. Status på Økonomiafdelingen... 3 5. Vildtbanegaard... 3 6. Årsberetning 2014... 4 7. Evalueringen af budgetprocessen i foråret 2014 i forbindelse med budget 2015... 5 8. Status på gældsteamets arbejde siden august 2014... 6 9. om opkrævning af manglende vaskeriregnskabsadministrationsgebyr i 2011, 2012 og 2013... 7 10. Vaskeriregnskabsadministrationsgebyr: Forslag om ændring til fast honorar... 8 11. SMS-afregning: Forslag om at ændre fra forbrugsafregning til en fast årlig afregning... 10 12. Evaluering af Boligpolitisk Forum den 4. november... 11 13. Europæisk samarbejde om boliger og det at bo... 11 14. Temamøde om drift... 13 15. Direktionens beretning... 14 16. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen... 17

17. Punkter til næste møde... 17 18. Næste møde og kommende møder... 17 19. Eventuelt... 18 Til drøftelse og beslutning Vinie Hansen indledte med at byde velkommen til den nye medarbejderrepræsentant Ulla Rønnov Rønnebech. 1. Godkendelse af dagsorden Behandling af punkterne 7, 9, 10 og 11 om evaluering af budgetproces samt vaskeri- og sms-gebyrer blev flyttet op på dagsordenen, så de to økonomimedarbejdere kunne deltage i behandlingen i forlængelse af budgetkontrollerne. Bestyrelsen godkendte dagsordenen med denne ændring. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. Budgetkontrol pr. 31. oktober 2014 Bestyrelsen ønskede, at kommentarerne fremover opdateres for hele budgetkontrolperioden og ikke kun opdatering siden sidste budgetkontrol. Bestyrelsen tog budgetkontrollen til efterretning. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning Beskrivelse Budgetkontrollen udviser et estimeret underskud på ca. 1,2 mio. kr. Der henvises til de vedlagte kommentarer. Bilag 2.1 Budgetkontrol pr. 31.10. 2014 2.2 Kommentarer til Budgetkontrol pr. 31.10 2014 2

3. Budgetkontrol for 2015 Bestyrelsen anmodede om, at administrationen bestræber sig på, at få rettet op på det forventede underskud på ca. 900.000 kr. i 2015. Bestyrelsen tog herefter budgetkontrollen til efterretning. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - at bestyrelsen tager budgetkontrollen til efterretning Beskrivelse Budgetkontrollen udviser et underskud på ca. 950.000 kr. Der henvises til de vedlagte kommentarer. Bilag 3.1 Budgetkontrol for 2015 3.2 Kommentarer til Budgetkontrol 2015 4. Status på Økonomiafdelingen Lukket punkt. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Ulrik Brock Hoffmeyer giver en status på mødet. 5. Vildtbanegaard Bestyrelsen godkendte indstillingen. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Administrationen indstiller, - at bestyrelsen godkender, at BO-VEST byder på administration af Vildtbanegaard, og at selskabet også tilbydes at blive andelshaver. Beskrivelse: Bestyrelsen for Vildtbanegaard har gennem BL den 28. november indbudt BO-VEST til at afgive tilbud på den fremtidige administration. 3

Deadline for indsendelse af skriftligt tilbud på administrationsopgaven er den 19. december 2014, og den 6. januar 2015 kl. 15 er der præsentation og drøftelse af tilbuddet for Vildtbanegaards bestyrelse på Malervangen 1. Foruden BO-VEST er Boligkontoret Danmark, Domea og DAB indbudt til at byde på opgaven. Ulrik Brock Hoffmeyer vil uddybe tilbuddet på mødet. Relevans for startegien Hvis BO-VEST får mulighed for at administrere flere boliger, vil vi på sigt udnytte vores ressourcer bedre. Desuden vil det være med til at udvikle BO-VEST. Økonomi og ressourcer Præsenteres at Ulrik Brock Hoffmeyer på mødet. Tidsplan: Aflevering af tilbud: 19. december 2014 Præsentation: 6. januar 2015 Evt. overtagelse af administrationen: 1. marts 6. Årsberetning 2014 Bestyrelsen besluttede, at der i 2014 udarbejdes en fælles årsberetning, der er 50.000 kr. billigere end i 2013 for på den måde at leve op til spare/indtægtskataloget. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - at bestyrelsen beslutter, at der i 2014 udarbejdes en fælles årsberetning, der er 50.000 kr. billigere end i 2013 for på den måde at leve op til spare/indtægtskataloget. Beskrivelse Bestyrelsen besluttede på bestyrelsesmøde i oktober 2014 at bede organisationerne drøfte årsberetningen for 2014 med en opfordring til, at der blev taget stilling til, om der fortsat skal udarbejdes en 58-siders BO-VEST-beretning og to beboermagasiner, eller om der er behov for ændringer. Beretningen koster ca. 200.000 kr. at producere(udover medarbejder timer i BO-VEST). Heraf betales 50.000 af BO-VEST. Dette beløb indgår i BO-VESTs sparekatalog som en besparelse i 2015. Organisationsbestyrelserne blev på bestyrelsesmøder i uge 49 præsenteret for tre modeller for udgivelser. Den nuværende, et alternativ med en fælles beretning, der er 50.000 kr. billigere end 2013-beret-ningen, samt et alternativ, hvor der udgives et tredje beboermagasin, som indeholder årsberetningsoplysninger. 4

Alle tre organisationer har valgt modellen med en fælles årsberetning, der er 50.000 kr. billigere end 2013-beretningen. Tidsplan Arbejdet med årsberetning 2014 starter hurtigst muligt inden årets udgang og forløber frem til udgivelsen i april. 7. Evalueringen af budgetprocessen i foråret 2014 i forbindelse med budget 2015 Bestyrelsen tog resultatet af spørgeskemaundersøgelsen til efterretning samt godkendte, at evalueringen forenkles fremover for eksempel, at afdelingerne kun skal svare, hvis de er utilfredse med noget i budget- eller regnskabsprocessen. Det står i evalueringen, at Maglelund ikke har svaret på evalueringsskemaet, men Dorthe Larsen oplyste, at de har svaret. Administrationen undersøger, hvor fejlen er. - at bestyrelsen tager resultatet af spørgeskemaundersøgelsen til efterretning samt godkender, at evalueringen forenkles fremover. Beskrivelse: Som et led i en strategi om at højne kvaliteten af forløbet og samarbejdet om boligafdelingernes budgetter har administrationen gennem flere år spurgt afdelingsbestyrelserne om deres mening om processen. Også i 2014 er der gennemført en sådan spørgeskemaundersøgelse om budgetprocessens forløb. Spørgeskemaet blev mailet ud til afdelingens kontaktperson med en opfordring til, at skemaet blev behandlet på et møde i afdelingsbestyrelsen. Ud af 36 mulige afdelinger har 25 afdelinger svaret på spørgsmålene om budgetprocessen i efteråret 2014 vedrørende budget 2015. Det er 6 besvarelser færre end sidste år, hvor 31 afdelinger besvarede spørgeskemaet. Det er administrationens vurdering, at både regnskabs- og budgetprocessen går væsentligt bedre, end da vi for tre år siden startede med at udsende evalueringsskemaer. Dog kan vi i forhold til sidste budgetevaluering se, at flere afdelinger i år har haft udfordringer, der enten er taget - eller skal tages - hånd om. Noget af kritikken kan skyldes, at der ikke har været ansat en ejendomsleder / mester, samt at der samtidig har været nye medarbejdere i Driftsafdelingen i administrationen, der har skullet lære afdelingerne at kende. I evalueringen er der ikke indkommet svar fra Læhegnet, Banehegnet, 4 Nord, 4 Syd Gadekæret, Maglelund, Silergården, Rigelvænget og Oldbuen. Disse afdelinger er ble- 5

vet rykket pr. mail. Økonomiafdelingen vil tage kontakt til de afdelingsbestyrelser, der ikke har besvaret spørgeskemaet. Tranehaven og Troldnøddegården har været uden afdelingsbestyrelse under budgetprocessen og har derfor ikke kunnet besvare evalueringsskemaet. De afdelinger, som har kritik til processen, vil blive kontaktet af Økonomiafdelingen, så Økonomiafdelingen kan få uddybet kritikken/besvarelsen og dermed få mulighed for at forbedre de kommende processer for regnskab og budget. Evalueringer af budget- og regnskabsproces fremover Den nuværende evaluering er blevet kørt over en årrække nu, og det er vanskeligt at få afdelingerne til at svare på spørgeskemaet. Derfor foreslår administrationen, at spørgeskemaet forenkles, og at det eventuelt kun er afdelinger, der ikke er tilfredse, der skal aflevere skemaet. Et forslag et nyt spørgeskema fremlægges for bestyrelsen til foråret. Bilag: 7.1 Resultatet af evaluering af budgetprocessen for afdelingsbudget 2015 7.2 Evaluering af afdelingernes budgetproces for budget 2015. Kommentarer til resultatet 8. Status på gældsteamets arbejde siden august 2014 Bestyrelsen tog status på gældsteamets arbejde til efterretning og roste indsatsen. Bestyrelsen foreslog, at det stiles efter færre end 20 økonomiske udsættelser i 2015. Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager status til efterretning Beskrivelse: I 2014 blev det vedtaget, at indsatsen for at forebygge udsættelser skal forankres i hele BO-VEST. Derfor blev Lars S. Christensen ansat pr. 1.9.2014, for sammen med Stine Hartmann at tilbyde gældsrådgivning til beboere i alle afdelinger. Med den nye indsats har det været muligt at være mere opsøgende i forhold til at kontakte beboere med huslejerestance, og det har vist sig at bære frugt. Antallet af udsættelser i 2014 har været faldende set i forhold til det forgående år: I 2013 var der 46 udsættelser, mens der i 2014 har været 22 udsættelser indtil videre - der kan stadig nå at forekomme udsættelser i december 2014. For detaljer henvises til det vedlagte statusnotat fra gældsrådgiver-teamet. 6

Relevans for strategien: Teamet til reduktion af udsættelser er i overensstemmelse med vores strategi-spor om ASA Alment SamfundsAnsvar. Desuden medvirker det til at reducere afdelingernes omkostninger, hvilket er en del af sikker og ordentlig drift. Økonomi og ressourcer Omkostningerne til gældsteamet er1,2 mio. kr. om året. Gældsteamet er fuldt finansieret af de tre organisationers dispositionsfonde frem til sommeren 2015. På det tidspunkt ønsker Tranemosegård at evaluere projektet. Bilag: 8 Status på Gældsrådgivningen i 2014, 1. dec. 2014. 9. om opkrævning af manglende vaskeriregnskabsadministrationsgebyr i 2011, 2012 og 2013 Administrationen undersøger, om vaskeriregnskabsadministrationsgebyret opkræves hos den enkelte beboer - og hvis ikke - hvornår og under hvilke omstændigheder vaskeriregnskabsadministrationsgebyret er blevet ændret fra at blive opkrævet hos den enkelte beboer til at blive opkrævet hos afdelingerne. Der udarbejdes et notat om emnet. Endelig behandling af punktet udsættes til næste møde. - at bestyrelsen beslutter, at afdelingerne slipper for at betale den del af vaskerigebyret, der fejlagtigt ikke er blevet opkrævet i 2011, 2012 og 2013. Beskrivelse: Administrationen opkræver et vaskeriregnskabsadministrations-gebyr hos afdelingerne for at administrere vaskekortene. Gebyret, der fremgår af prisbladet, er i 2014 20 kr. inkl. moms pr. måned, hvor vaskekortet anvendes. Når en beboer vasker i afdelingens fællesvaskeri, registreres antallet af vaske på kortet. Dette kommunikeres automatisk til beboerens mappe i Unik-systemet og opkræves månedligt sammen med huslejeopkrævningen. Samtidig sendes en melding til Økonomiafdelingen om, at vaskekortet i denne måned er blevet anvendt, så afdelingen skal faktureres 20 kr. for administration af kortet. Selvom beboeren vasker 40 gange, opkræves ikke mere end de 20 kr. i vaskerregnskabsadministrationsgebyr (men beboeren opkræves naturligvis for alle vaske). De 20 kr. i vaskerkortadministrationsgebyr opkræves ikke i måneder, hvor beboeren ikke vasker. 7

På bestyrelsesmøde i oktober informerede Ulrik Brock Hoffmeyer om, at der fra 2011 har været en fejl i faktureringen af vaskerigebyr, som betyder, at der i 2011, 2012 og 2013 er blevet opkrævet for lidt. Årsagen er en fejlprogrammering af det program, der styrer faktureringen af vaskeriregnskabsadministrations-gebyret. Forklaringen er, at den første dato i måneden, som er den dag, hvor mange af gebyrerne normalt bogføres, er blevet udeladt som en dato, hvor der skulle udskrives fakturaer fra. For årene 2011, 2012 og 2013 mangler BO-VEST i alt indtægter på ca. 950.000 kr. Men eftersom det er en fejl begået af administrationen, anbefaler administrationen, at beløbet ikke opkræves i hos afdelingerne, men af BO-VEST bærer tabet. For 2014 er fejlen er rettet, således at der i 2014 opkræves korrekte gebyrer, hvilket afdelingerne er informeret om den 30. september 2014. De korrekte gebyrer indgår således i budgetkontrollerne fra september 2014 og ligeledes i 2015. Med hensyn til opkrævning fremover henvises til punkt 10, hvor er forslag til ændret praksis beskrives. Økonomi og ressourcer Oversigt over manglende opkrævning af vaskerigebyrer ca.kr. 2011 2012 2013 VA 100.000 225.000 221.000 Tranemosegård 26.000 81.000 73.000 AB 40.000 94.000 97.000 BO-VEST samlet 166.000 400.000 391.000 Vurdering Da det er en fejl fra administrationens side anbefaler administrationen, at afdelingerne ikke faktureres for de manglende gebyrer i 2011, 2012 og 2013. 10. Vaskeriregnskabsadministrationsgebyr: Forslag om ændring til fast honorar Punktet udsættes til næste møde. - at bestyrelsen tager stilling til, om vaskerigebyret ændres fra at være forbrugsafregnet til et fast årligt honorar beregnet på baggrund tidligere års forbrug eller lejemålsenheder. 8

Beskrivelse: Som det er i dag så faktureres vaskerigebyret efter prisbladet, og det opgøres hver anden måned efter forbrug på de enkelte vaskerier i afdelingerne. Administrationen har gennemgået forbruget siden 2011, og kan se at det er meget ens måned for måned, hvor meget der vaskes på de enkelte vaskerier. Det er en tidskrævende proces at opgøre og fakturere disse vaskerigebyrer, og administrationen foreslår derfor, at vaskerigebyret fremadrettet bliver fastsat som et årligt honorar, baseret på enten forbruget i afdelingen siden 2011 eller antal lejemål. Af vedhæftede bilag fremgår estimatet over omkostningerne i 2015 for de berørte afdelinger, ud fra den antagelse, at der ikke sker en væsentlig ændring i antallet vaske i forhold til tidligere år. Desuden fremgår administrationens forslag til to forskellige nye afregningsmodeller. Model A) Ændring til et fast honorar baseret på tidligere års forbrug. For alle afdelinger gælder, at der vil være en minimumsbesparelse på ca.10%. Denne besparelse er mulig, fordi der spares tid ved kun at fakturere én gang årligt i stedet for at udarbejde opgørelser hver anden måned og fakturere dem efterfølgende. Med denne model vil honoraret fremover blive fastsat på baggrund af en årsopgørelse af antal anvendte vaskekort i afdelingerne. Hvis årsopgørelsen viser, at der i en afdeling er anvendt færre vaskekort, end honoraret er baseret på, vil afdelingen blive kompenseret det følgende år. Hvis der er anvendt flere kort, bærer BO-VEST meromkostningen. Model B) Ændring til et fast honorar baseret på antal lejemål. Samlet set vil afdelingerne her spare 50.000 kr. om året. Dog vil nogle afdelinger komme til at betale mere, mens andre sparer penge. Det skyldes, at afdelingerne efter denne model også kommer til at betale for lejemål, hvor der er egen vaskemaskine. Prisen bliver 84 kr. pr. lejemål for at dække administrationsomkostningerne. Denne metode anvendes af de fleste andre selskaber. Relevans for strategien: Det at forenkle administrationen og dermed levere en besparelse for afdelingerne, lever op til det strategiske hovedspor om sikker og ordentlig drift samt værdien ressourcebevidsthed. Økonomi og ressourcer Vaskerigebyr som fast honorar vil i 2015 give afdelingerne en besparelse på 10% i forhold til det estimerede gebyr for året. Lovgrundlag: Der er ingen regler om metoder til opkrævning af vaskeri-gebyrer. 9

Tidsplan Hvis bestyrelsen godkender den foreslåede opkrævningsmodel, vil den blive effektueret fra januar 2015. Bilag: 9.1 Oversigt over beløb i 2014, samt estimater på gebyrer ved 2 forskellige modeller i 2015. 11. SMS-afregning: Forslag om at ændre fra forbrugsafregning til en fast årlig afregning Bestyrelsen besluttede, at SMS-gebyret ændres fra at være forbrugsafregnet til at blive afregnet med et fast årligt beløb. - at bestyrelsen beslutter, at SMS-gebyret ændres fra at være forbrugsafregnet til at blive afregnet med et fast årligt honorar Beskrivelse: Siden sms er blev introduceret som kommunikation mellem ejendomskontoret og beboere, har afdelingerne betalt efter forbrug, som er blevet opgjort hver anden måned. Proceduren for opkrævningen er, at selskabet bag sms-løsningen, der hedder Blue idea, lægger det månedlige sms-forbruget pr. afdeling på deres hjemmeside i er særligt BO-VEST-område. En medarbejder fra BO-VESTs IT-afdeling aflæser forbrugstallene og sender dem til økonomiafdelingen, som derefter fakturerer afdelingerne for deres forbrug. Administrationen har gennemgået forbruget i 2014, og det viser sig, at der af og til er blevet faktureret så lave beløb som 50 øre. Det er administrativt ufornuftigt, da små beløb jo tager lige så lang tid at behandle som større. Alt i alt er det en meget tidskrævende proces for BO-VEST at opgøre og fakturere sms-forbruget, hvorfor vi foreslår, at det fremover faktureres som et årligt beløb baseret på de faktiske udgifter i det foregående år og de faste licensomkostninger for det aktuelle år. Af vedlagte fremgår det estimerede beløb for de berørte afdelinger i 2015. Forbruget er baseret på 2014-frobruget med en lille stigning. Hvis der er et merforbrug i nogle afdelinger, vil BO-VEST dække disse omkostninger. Hvis der er et lavere forbrug, vil dette blive reguleret det følgende år. Økonomi og ressourcer Som nævnt ovenfor, vil det give en besparelse i arbejdstid i BO-VEST, og derved kan ressourcerne bruges på andre opgaver i huset. BO-VEST har indtil videre ikke opkræver ikke særligt gebyr for at administrere smsordeningen. 10

Relevans for strategien: Det at forenkle administrationen og dermed levere en besparelse for afdelingerne, lever op til det strategiske hovedspor om sikker og ordentlig drift samt værdien ressourcebevidsthed. Lovgrundlag: Der er ingen regler om metoder til opkrævning af sms-gebyrer. Tidsplan Hvis bestyrelsen godkender den foreslåede opkrævningsmodel, vil den blive effektueret fra januar 2015. Bilag: 11.1 Oversigt over fast SMS-honorar for 2015, fordelt på afdelingerne. 12. Evaluering af Boligpolitisk Forum den 4. november Bestyrelsen fandt, at Boligpolitisk Forum havde været et godt arrangement. Flere bestyrelsesmedlemmer havde fået positive tilkendegivelser fra deltagerne. På næste bestyrelsesmøde fastsættes en dato for forårets Boligpolitiske Forum. Administrationen indstiller, - at bestyrelsen evaluerer Boligpolitisk Forum Beskrivelse: Den 4. november blev der holdt Boligpolitisk Forum om den nye boligaftale og effektiv drift med Bent Madsen, adm. direktør i BL, som oplægsholder. Der var 43 beboere og beboerdemokrater til mødet. Lokale aviser blev orienteret om arrangementet både forud og efter mødet. Artikel fra Albertslundposten er vedlagt. Bilag 12. BO-VEST holder Boligpolitisk Forum, Albertslundposten, 18. nov. 2014 13. Europæisk samarbejde om boliger og det at bo Administrationen trak forslaget, da ressourcerne ikke er til stede på nuværende tidspunkt, hvilket bestyrelsen tog til efterretning. 11

- at bestyrelsen godkender, at BO-VEST ansøger om medlemskab i sammenslutningen European Federation for Living i første omgang for et år, hvorefter det evalueres. Beskrivelse: European Federation for Living er et europæisk forum for samarbejde og udvikling for virksomheder og institutioner med tilknytning til det at bo. P.t. er der i alt 30 medlemmer fra Belgien, Frankrig, Tyskland, Holland, Schweiz, Finland og Storbritannien. Medlemmerne er boligselskaber, universiteter, virksomheder, EU-støtterådgivere og virksomheder i byggebranchen (bl.a. ingeniører, arkitekter, leverandører). Formålet med organisationen er at udvikle billigt og bæredygtigt boligbyggeri og skaffe støtte til disse fra EU s mange støtte- og tilskudsordninger. Desuden danner den rammen om videndeling om forbedringer i boligsektoren. Den bærende idé er, at der ved fælles indsats på tværs af landegrænser skabes bedre boliger, og de fleste EU støtte- og tilskudsordninger stiller krav om samarbejde på tværs af mindst 3 medlemslande. De emner, der arbejdes med i medlemskredsen, er erfaringsudveksling om gode eksempler på byggeri til lave omkostninger, byudvikling, lavenergibyggeri, Alment Samfunds Ansvar (CSR) og nye finansieringsmodeller mm. Der holdes 2 årlige generelle medlemsmøder på skift i de forskellige medlemslande. Herudover holdes en lang række emnerelaterede arbejdsmøder, hvor der gennemføres en meget målrette erfaringsudveksling, projekter planlægges og ansøgninger til EU udarbejdes. Ulrik Brock Hoffmeyer har deltaget i et emnemøde i London i september i den gruppe, der beskæftiger sig med finansiering. Et emne der for deltagerne fra de øvrige lande er meget relevant, da de ikke har vores unikke almene system, som deltagerne til gengæld blev præsenteret for. Til gengæld var der et oplæg på mødet af repræsentanter fra Moody s, der vurderer virksomheders kreditværdighed, hvilket kan gå hen og blive relevant i Danmark også, alt afhængig af udviklingen omkring realkreditsystemet, som er under pres fra EU. Herudover har Ulrik Brock Hoffmeyer været til den årlige generalforsamling i Paris i november og fik her mulighed for at se organisationen i arbejde og fik yderligere information om de mange projekter, som har modtaget støtte og kommende samme. Ulrik Brock Hoffmeyer vil uddybe punktet på bestyrelsesmødet. Økonomi og ressourcer BO-VEST er blevet opfordret/inviteret til at søge medlemskab. Et medlemskab koster det første år 5250, svarende til ca. 31.000 kr. Dertil kommer 1-2 rejser om årligt til en europæisk by. 12

På generalforsamlingen i Paris og pr. mail efterfølgende har 2 mulige samarbejdsparter inviteret til samarbejde om projekter med mulighed for ganske betragtelig EU-støtte og med klar relevans for boligorganisationerne i BO-VEST-samarbejdet. Tidsplan Indmeldelse kan ske fra 1. januar 2015. Vurdering Det kan stilles spørgsmål ved, om det i en situation, hvor er presset økonomisk er det rette tidspunkt for BO-VEST at indlede samarbejde på europæisk plan. Administrationens vurdering er, at det konstant er vigtigt og følge med og orientere sig i nye retninger, fordi det kan være indgangen til nye indbringende samarbejder og projekter. Med en vision om at blive førende er det nødvendigt for BO-VEST hele tiden at afsøge nye måder at gøre tingene på. Ovennævnte forening kan ligeledes blive et væsentligt element i at gøre BO-VEST til en interessant arbejdsplads og på den måde tiltrække og fastholde de rigtige medarbejdere. Der er p.t. ikke andre almene danske boligorganisationer/boligadministrationer, der er medlem af EFL, men BO-VEST er blevet opfordret til at invitere kolleger i branchen og andre danske partnere med ind i samarbejdet. Mht. årskontingentet det første år svarer det til medlemsskabet i et ledelsesnetværket Board Institute, som netop er opsagt. Så et medlemskab af European Federation for Living vil ikke betyde en øget udgift. Med disse argumenter anbefaler den administrerende direktør, at BO-VEST melder sig ind for et år, og herefter evaluerer udbyttet. 14. Temamøde om drift Bestyrelsen godkendte administrationens forslag til programfor temamødet, som blev omdelt på bestyrelsesmødet. - at bestyrelsen godkender administrationens oplæg til temamødet. Beskrivelse: På bestyrelsesmødet i oktober besluttede bestyrelsen, at der holdes til temamøde om drift for de tre organisationsbestyrelser. Emnerne, der foreslås er: - Den centrale drifts rolle i effektiviseringsprocessen. - Projektet med at fastsætte et serviceniveau for den enkelte afdeling - Forventninger til afdelingens ledelse, samdrift, udbud og arbejdet med at udvikle kompetencerne. 13

På mødet præsenteres et udkast til program. Økonomi og ressourcer: Ca. 7000 kr. Arbejdstimer til forberedelse: ca. 40. Tidsplan: Hvis det besluttes at holde møde i januar, oplyses om datoen pr. mail til organisationsbestyrelserne snarest. Invitation med program for mødet udsendes inden jul. Relevans for strategien: Temamødet skal ses om led i at leve op til strategisporet om sikker og ordentlig drift. 15. Direktionens beretning Ulrik Brock Hoffmeyer tilføjede følgende til den skriftlige beretning: SKAT Bestyrelsen blev orienteret om seneste nyt angående BO-VESTs henvendelse til SKAT. Bilagssagen BO-VEST har modtaget svar på vores klage fra Statsadvokaturen. Statsadvokaten ønsker ikke ønsker at tage sagen op. De berørte boligafdelinger orienteres snarest. Administrationen udsender anbefaling om håndtering af sagen i starten af det nye år. Frikøb af Hjemfald Ulrik Brock Hoffmeyer informerede om, at BO-VEST den 12. december 2014 har modtaget et påbud fra Albertslund kommune om at indgå en aftale om frikøb for hjemfald efter nærmere angivne retningslinjer. Ulrik Brock Hoffmeyer redegør for sagen for AB s og VA s organisationsbestyrelser på møde den 7. januar 2015. Bestyrelsens kommentarer: Boligaftalen Bestyrelsen ønskede, at aftalen sendes ud til alle afdelinger. Bestyrelsen tog direktionens beretning til efterretning. - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. 14

Information om frikøb for kommunale tilbagekøbsdeklarationer Boligselskabernes Landsforening har på vegne af 38 boligorganisationer i de københavnske omegnskommuner indgået aftaler med de berørte kommuner om frikøb af såkaldte hjemfaldsklausuler. Der er dog endnu ikke faldet en endelig aftale på plads med Albertslund kommune. Boligorganisationerne har længe ønsket at få frikøbt for hjemfaldet, fordi det for flere og flere afdelinger er med til at spænde ben for mange renoveringer, når der er færre år til hjemfald end løbetiden på de lån, der skal optages. Samtidig er det sådan, at prisen for frikøb stiger jo nærmere man kommer hjemfaldstidspunktet. Og endelig har det været muligt at opnå en afgørende reduktion i betalingen ved at indgå en samlet aftale. Aftalen skal godkendes i hver af de berørte kommunalbestyrelser og boligorganisationer. Kommunalbestyrelsen i Albertslund har emnet på dagsordenen den 9. december 2014. Ulrik Brock Hoffmeyer vil på bestyrelsesmødet informere om, hvad der besluttes. Boligaftale 2014 Den 28. november blev der indgået en boligaftale mellem regeringen, Enhedslisten, SF, De Konservative og Dansk Folkeparti. Aftalen indebærer følgende: Tryghed: Aftalen sætter midler af til en boligsocial indsats, til ændringer af infrastrukturen i boligområder, til nedrivning og til nybyggeriet. Dermed vil der komme et samlet løft ikke bare af boligerne, men af hele områder. Renovering: Rammerne i 2015 og 2016 øges, så de udgør 4.200 mio. kr. årligt. Herudover afsættes 2.555 mio. kr. i 2017, 2.500 mio. kr. i 2018 og 2.300 mio. kr. årligt i 2019 og 2020. Boligsociale midler: Der afsættes en boligsocial ramme 465 mio. kr. årligt i perioden 2015-2018, hvoraf op til halvdelen kan anvendes til huslejenedsættelser. Hertil kommer, at indsatser, der øger trygheden og bryder den negative sociale arv skal prioriteres Infrastrukturændringer: Infrastrukturrammen videreføres med 160 mio. kr. årligt fra 2017 til 2020. Nedrivning: Nedrivningsrammen fastsættes til 600 mio. kr. samlet i perioden 2015-2018. Bidrag til nybyggeri: Landsbyggefonden skal i årene 2015-2018 bidrage til finansiering af det almene nybyggeri med 25 pct. af den statslige ydelsesstøtte. Bilag 15.1 Boligaftalen 2014 Medlemskab af Foreningen Byggeriets Samfundsansvar BO-VESTs bestyrelse drøftede på bestyrelsesmøde d. 29. oktober en sag om, hvorvidt vi kunne være medstiftere af Foreningen for Byggeriets Samfundsansvar. en var, at BO-VEST ikke kunne meldes ind, førend kontingentets størrelse var kendt. 15

På generalforsamlingen den 7. november 2014 blev foreningen etableret af 42 stiftende medlemmer og med Palle Adamsen, adm. direktør i Lejerbo, som formand. Kontingentet fastsat til 7.000 kr. pr. år for medlemmer med 10 eller flere funktionærer, der beskæftiger sig med byggeri. Tranemosegårds bestyrelse har den 2. december på bestyrelsesmøde besluttet at støtte et medlemskab af foreningen. Formændene for AB og VA har givet tilsagn om støtte til medlemsskabet pr. mail. Bilag 15.2 Foreningen Byggeriets Samfundsansvar, medstiftere og bestyrelse Valg af medarbejderrepræsentant til bestyrelsen Den tidligere medarbejderrepræsentant i BO-VEST-bestyrelsen, Thomas Green Andersen, har forladt BO-VEST. Derfor skal der vælges en ny repræsentant, som skal sidde valgperioden ud, dvs. indtil sommeren 2014. Valget afholdes den 12. december blandt medarbejderne på Malervangen og på de boligsociale projekter. Hvis alt går efter planen, kan den nye medarbejderrepræsentant deltage på bestyrelsesmødet den 15. december. På bestyrelsesmødet i oktober bad bestyrelsen om, at det undersøges, hvorfor ejendomsfunktionærernes medarbejderrepræsentant i bestyrelsen har observatørstatus og ikke er fuldgyldigt medlem. Administrationen vender tilbage med svar i starten af 2015. Mundtlig orientering Ulrik Brock Hoffmeyer vil på mødet give en status på bilagssagen og henvendelsen til SKAT og Malervangen 1. Nyt om navne Tiltrædelser Afdelingerne: Lene Liljedahl Leit, driftssekretær, Damgårdsarealet, 27. okt. Rodrigo Bout Concillado, ejendomsfunktionær, Silergården, 10. nov. Tine Aabald, ejendomsmester, i Kanalens Kvarterm 1. dec, Jesper Byhøi Grandjean, ejendomsleder, Hyldespjældet, 1. dec. Boligsociale: Henrik Hansen, ledende medarbejder til børne- og ungearbejde i Brøndby Strand.1. nov. Administrationen: Andreas Hilton starter den 1. november som IT-supporter i Kommunikation og Udvikling. Mads Westberg Steiness starter den 1. november som juniorcontroller i Økonomi. Lise Klagenberg starter den 10. november som administrativ sagsbehandler i Bolig. 16

Fratrædelser Administrationen: Kenn Erik Hansen, økonomichef, Økonomiafdelingen, 4. nov. Gert Stradel, driftskonsulent, Driftsafdelingen, 30. nov. Thomas Green-Andersen, jurist, Kommunikation og Udvikling, 30. nov. Afdelingerne: Morten Bührmann, ejendomsfunktionær, Gadekæret, 3. nov. Tommy Juhl Bukholt, ejendomsfunktionær i Hyldespjældet, 30. nov. Jimmi Eibye, ejendomsleder, AB Vest, 14. januar 2015 16. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der var ingen henvendelser. 17. Punkter til næste møde Blandt andet: - Årsberetning 2014 - Budget 2016-18 - Fastsættelse af dato for Boligpolitisk Forum - Vaskerigebyr - at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 18. Næste møde og kommende møder Tirsdag den 3. februar kl. 16.30 Bestyrelsesmøder i resten af perioden Onsdag den 18. marts Tirsdag den 21. april Mandag den 27. april - i tilfælde af, at regnskabet ikke godkendes den 23. april Onsdag den 13. maj - i tilfælde af forslag til repræsentantskabet Onsdag den 17. juni Onsdag d. 2. september Onsdag d. 28. oktober Onsdag d. 9. december 17

Repræsentantskabsmøde 2015 Tirsdag den 26. maj Temamøde om drift Mandag den 23. februar, kl. 17-20. 19. Eventuelt IPad-brug i bestyrelsen Evt. kursus i starten af de nye år - evt. sammen med VA s bestyrelse. Karl Neumann og Kim Corlin ønsker ikke at modtage dagsordenen på papir fremover. Glostrup, den 15. december 2014 Vinie Hansen Dorthe Larsen Karl Neumann Biba Schwoon Allan Nielsen Per Mogensen Jørgen Fahlgren Hugo Thuge Ulla Rønnov Torp 18