Principper for målstyring et styringsdokument i Bornholms Regionskommune Økonomi- og Planudvalget 10. september 2014
2
Indhold Indhold... 3 Principper for målstyring... 4 1. Indledning... 4 2. Målstyring i Bornholms Regionskommune... 4 3. Målniveauer i Bornholms Regionskommune... 4 4. Politikker og planer... 7 5. Perspektiver... 8 Bilag 1, Politiktype og -navn... 10 3
Principper for målstyring B o r n h o l m s R e g i o n s k o m m u n e 1. Indledning Formålet med principper for målstyring er at beskrive sammenhænge mellem visioner, planer, politikker, langsigtede mål, delmål, lederaftaler og indsatser. Formålet er derudover at vise, hvordan den røde tråd kan følges fra kommunalbestyrelsens visioner til medarbejdernes hverdag. Principperne for målstyring indeholder en beskrivelse af målstyringen i Bornholms Regionskommune plan- og politikhierarkiet, herunder sammenhængen til de strategiske mål på udvalgsniveau en beskrivelse af sammenhængen mellem mål og budget, herunder hvordan sammenhængen mellem mål og indsatser relaterer sig til lederaftalerne en overordnet tidsplan for målarbejdet Økonomistyringen i Bornholms Regionskommune er baseret på mål- og rammestyring. For en nærmere definition af rammestyring henvises til publikationen Kompetencer og økonomistyring. Nærværende dokument udgør sammen med Kompetencer og økonomistyring og Beskrivelse af Bornholms Regionskommunes administrative organisation de centrale styringsdokumenter i regionskommunen. 2. Målstyring i Bornholms Regionskommune Ved målstyring i Bornholms Regionskommune forstås, at kommunalbestyrelse og udvalg formulerer mål, der skal understøtte regionskommunens visioner, politikker og strategier. Tanken med målstyring er, at kommunalbestyrelsens og udvalgenes ønsker til udvikling og drift af regionskommunen afspejles på alle niveauer af organisationen. Dermed er målstyringen det interne styringsredskab, der anvendes for at realisere de politiske ønsker i konkrete indsatser for borgerne, erhvervslivet og Bornholm som samfund. Målstyring er: en konkret formulering af langsigtede mål, der opfylder visionerne en konkret formulering af delmål, der opfylder de langsigtede mål en løbende opfølgning på om målene indfries en løbende stillingtagen til målene på baggrund af opfølgningerne Budgetvejledningen beskriver den proces, der hvert år sikrer sammenhængen mellem visioner, planer, politikker, de langsigtede mål, delmål og de økonomiske rammer. Det betyder, at der er en tæt kobling mellem de mål, kommunalbestyrelsen og udvalgene sætter, og de økonomiske prioriteringer, der foretages for at nå målene. Målformuleringen og prioritering af økonomien er således ligeligt integreret i budgetprocessen. Ved ændringer i målene vurderes de økonomiske rammer på det pågældende område og omvendt. 3. Målniveauer i Bornholms Regionskommune Målstyringen tager udgangspunkt i kommunalbestyrelsens visioner fra Bornholms udviklingsplan: Et godt og aktivt liv for alle Bornholm som vidensamfund Grøn bæredygtig ø Økonomisk bæredygtig ø 4
Med henblik på at nå visionerne i udviklingsplanen har denne og tidligere kommunalbestyrelser vedtaget politikker og strategier inden for specifikke områder. På grund af visionernes brede formuleringer findes også en del tværgående politikker og strategier. Politikkerne og de tilhørende strategier udgør bindeleddet mellem visionerne og de konkrete indsatser i Bornholms Regionskommune. Politikkerne sætter rammerne for indsatserne, og strategierne beskriver, hvilke indsatser der vælges for bedst at opnå de politiske mål. En videre udvikling af målstyringen i Bornholms Regionskommune vil blandt andet indebære, at der i de kommende år satses på at skabe en bedre sammenhæng mellem politikområder, bevillingsområder og politikker, således at økonomien og de politiske mål i endnu højere grad kan relateres til hinanden. Det betyder ikke nødvendigvis, at der vil være et 1:1 forhold forstået som én politik per politikområde, men en forenkling og en reduktion af de i alt over 1000 siders politikker er nødvendig for at få udviklet mål- og rammestyringen yderligere. Den nye kommunalbestyrelse vurderer ved første målseminar i valgperioden, om der er behov for en justering eller revision af visionerne. Udvalgene arbejder i det første år af valgperioden med langsigtede mål, der i valgperioden udgør udvalgenes bidrag til at nå visionerne. Udvalgene formulerer i forbindelse med den årlige budgetproces delmål, der er med til at opfylde de langsigtede mål. Opfølgning på delmål sker to gange om året, første gang i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 31. juli og anden gang ved årets udløb. Målopfølgningen foretages administrativt og afrapporteres i hvert fagudvalg i henholdsvis september og i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Arbejdet med målene på administrativt niveau afspejles i lederaftalerne, der indgås med alle ledere i Bornholms Regionskommune. Der foretages 3 årlige opfølgninger på lederaftalerne gennem samtaler mellem leder og leders leder. 5
Målproces overordnet Figur 1 Årshjulet for mål- og budgetprocessen fordelt med den politiske proces i yderste ring, den administrative proces i den mellemste ring og lederaftaleprocessen i den inderste ring Politikker er som udgangspunkt gældende over flere valgperioder. Det betyder, at politikkerne forventes at være langtidsholdbare. Politikker indeholder bærende principper, hensigtserklæringer og de overordnede politiske mål for området. Cyklussen for langsigtede mål er firårig, forstået således, at det er udvalgene i en ny kommunalbestyrelse, der for at sætte deres præg på udviklingen inden for udvalgsområdet udarbejder langsigtede mål for valgperioden. De langsigtede mål kan dog revideres i løbet af valgperioden, hvis udvalget reviderer politikken, som de langsigtede mål relaterer sig til. De langsigtede mål fastlægges på budgetseminar 1 i valgperiodens første år (se figur 1). Delmålene har til formål at indfri de langsigtede mål, politikkerne og i sidste ende visionerne. Delmålene kobles til budgettet sådan at forstå, at der knyttes økonomi til målene i løbet af budgetprocessen, hvad enten initiativerne kræver omprioriteringer, eller kan holdes indenfor budgetrammen. På den måde giver koblingen mellem delmålene og økonomien politikerne mulighed for at prioritere mellem forskellige indsatser og fastsætte ambitionsniveauet for de langsigtede mål i løbet af valgperioden. Delmålene indgår som en central del af arbejdet i administrationen. Delmålenes indfrielse og den udmøntning, der fastlægges i forlængelse af budgetprocessen indgår således i de aftaler, der indgås for ledere på alle niveauer i Bornholms Regionskommune (inderste ring i figuren ovenfor). 6
Udover at målstyring anvendes i den politiske ledelse, forventes målstyringen som ledelsesværktøj også at blive bragt i spil i den lokale ledelsespraksis. Dialogprocessen, der er tegnet ind i figur 1 ovenfor, afspejler den dialog med eksterne interessenter (brugerbestyrelser, råd, nævn, foreninger og organisationer), som knytter sig specifikt til mål- og budgetprocessen. Med udgangspunkt i Tæt sammen -strategien, hvis formål det blandt andet er at øge samarbejdet mellem regionskommunen og samfundet i øvrigt, forventes det, at dialogprocessen i figuren alene afspejler den formelle dialogstruktur. Således vil der være dialog løbende med de eksterne interessenter fx om udvikling af den kommunale service. 4. Politikker og planer Mål- og budgetprocessens sammenhæng til Bornholms Regionskommunes egne planer og politikker, samt til den nationale og regionale påvirkning, er skitseret i nedenstående figur 2. Som det ses, er Bornholms udviklingsstrategi, der fra 2015 består af vækst- og udviklingsstrategien, samt kommuneplanstrategien, det øverste strategiske styringsdokument. Bornholms udviklingsstrategi indeholder blandt andet kommunalbestyrelsens visioner for Bornholm. Bornholms Vækstforum bidrager til kommunalbestyrelsens samlede vækst- og udviklingsstrategi med en erhvervsudviklingsstrategi. Med udgangspunkt i Bornholms udviklingsstrategi kan kommunalbestyrelsen udarbejde tværgående politikker, mens udvalgene kan udarbejde politikker inden for udvalgets område. Udvalgene kan derudover tage initiativ til tværgående politikker, som lægges op til beslutning i kommunalbestyrelsen. Det tilstræbes at skabe sammenhæng mellem de politiske mål og økonomien allerede på politikniveau. Derfor har kommunalbestyrelsen/økonomi- og Planudvalget fastlagt politikområder, der i videst muligt omfang svarer til bevillingsområderne i budgettet. Nogle politikområder vil være opdelt i flere bevillingsområder. Dette giver udvalgene et bedre overblik over den samlede økonomi og giver dem samtidig mulighed for bedre at kunne prioritere mål og midler inden for deres eget område. De enkelte fagudvalg kan igangsætte udvikling af nye politikker og revisioner af eksisterende poltikker, der skal lægges op til kommunalbestyrelsens godkendelse. Medmindre kommunalbestyrelsen eller udvalget ønsker at revidere en politik for et givet område eller erstatte den med en ny, gælder politikken på tværs af valgperioder. En overvejende del af politikkerne kan betragtes som tværgående. For en samlet oversigt over planer, politikker og strategier henvises til bilag 1. 7
Figur 2 Målhierarki i Bornholms Regionskommune (den stiplede linje angiver mål- og budgetprocessens område) Som det ses af figur 2, er det ikke alene i regionskommunens egne politikker og strategier, at der formuleres mål. Statslige og regionale mål for forskellige områder kan således også have direkte indflydelse på regionskommunens mål og økonomi på alle niveauer i processen. De langsigtede mål er derfor formuleret sådan, at det er muligt at måle på, hvorvidt de opfyldes. Samlet set over valgperioden udgør delmålene det, der anses som nødvendigt for at indfri de langsigtede mål. Det betyder, at delmålene både kan være aktivitetsmål, hvor målet er at gennemføre en aktivitet (fx en ændring af arbejdsprocesser eller gennemføre et projekt), eller være et effektiviseringsmål, der vedrører forholdet mellem kvalitet og økonomi. Delmålene bør derudover ses i sammenhæng med de tilpasninger, der sker i forhold til at fastholde en balanceret økonomi. 5. Perspektiver Målstyringen handler ikke alene om økonomi og afgrænsede udviklingsprojekter, der på sigt kan være med til at forbedre driften og udvikle Bornholm. Målstyringen handler også om at sætte mål for den service regionskommunen leverer til borgerne hver eneste dag. Der arbejdes derfor fortsat med at videreudvikle målstyringen inden for fire perspektiver: Serviceniveau og kvalitet Brugertilfredshed 8
Økonomi Medarbejdertrivsel Formålet med at vælge disse perspektiver, hvor de to første er eksternt rettet, mens de to sidste primært er internt rettede områder, er at give kommunalbestyrelsen og udvalgene mulighed for at foretage prioriteringer på det bedst mulige grundlag. 9
Bilag 1, Politiktype og -navn Eksternt rettet (mod samfundet) Vedtaget Internt rettet (mod organisationen) Vedtaget Kommunalbestyrelsens visioner 2010 (2014) Bornholms Udviklingsplan 2012 Overordnede strategier Overordnede interne strategier Bright Green Island (= brandingstrategi) Mål- og rammestyring 2011 Regional udviklingsplan 2012 Organisationsform 2013 Overordnede politikker Børnepolitik Overordnede interne politikker 2011 Kasse- og regnskabsregulativ 2010 Ungepolitik 2011 Politik for regionskommunens økonomi 2009 Politik for borgerinddragelse 2011 Politik for personale 2009 Politik for internationalt samarbejde 2009 Politik for fælles administration 2009 Sundhedspolitik 2008 Kommunikationspolitik 2008 Politik for de specialiserede sociale indsatser 2013 Designpolitik 2013 Udbuds- og indkøbspolitik 2010 (2014) Informationssikkerhedspolitik 2006 Kulturpolitik 2009 (Ligestillingspolitik) Ældrepolitik 2013 Kommuneplanen Retningslinjer 2011 Rammebestemmelser 2011 Centerstruktur 2014 Byudviklingsplaner 2011 Udmøntende politikker og strategier Landdistriktspolitik Udmøntende interne politikker og strategier 2006 Ejerstrategi kommunale selskaber 2013 Digitaliseringsstrategi Inkluderende læringsmiljøer Klimakommune 2011 Udbuds- og indkøbsstrategi 2008 2010 Skolepolitik 2012 Udbudsstrategi 2011 Mad- og måltidspolitik 2012 Den røde tråd (om overgange) 2010 Rusmiddelspolitik 2008 Alkoholpolitisk handleplan 2009 Idrætspolitik 2008 Arkitekturpolitik 2012 Handicappolitik 2009 Folkeoplysningspolitik 2012 Borgerinddragelsesstrategi 2011 Boligpolitik 2013 Politik for sund kost, bevægelse og udelæring 2007 Kriminalpræventiv Handleplan 2011 Agenda 21 2012 (Bevaringspolitik) Sektorplaner/temaplaner Bornholms energistrategi 2025 2008 Spildevandsplan (2014) Vandforsyningsplan 2006-2016 Beredskabsplan Klimaplan vand 2013 Råstofplan 2012-2024 2012 Varmeforsyningsplan 2013 Affaldsplan 2009-2012 2009 Beredskabsplan mod seksuelle overgreb og 2012 Kvalitetsstandarder Ældre 10
Handicappede Udsatte børn og unge Mål for valgperioden Budget BUP-Handlingsplan Beskæftigelsesplan 2014 2013 Udmøntning af overordnede strategier og politikker Udmøntning af overordnede strategier og politikker Læsemålsætning 2012 E-mailpolitik 2012 Sprog- og skrivevejledning 2003 Organisationsbeskrivelse 2013 HR-strategi 2014 Lederaftaler LUS Restaurationsplan 2013 Lederaftaler Godkendelseskriterier for private dagtilbud 2011 LUS Tværfaglig håndbog, 6. rev. udg. 2013 Lederaftaler MUS 11