SOLRØD KOMMUNE DIREKTIONEN Direktionens årsplan 2018 Årsplan for udvikling af organisationen Støtte byrådet Styrke trivsel og nærvær helhedsorienterede og effektive organisation Direktionens årsplan interne Udvikle strategi, styring og ledelse på alle niveauer Styrke digitaliseringen
Indledning Formålet med direktionens årsplan er at sætte en fælles retning for udviklingen af Solrød Kommune som organisation. I 2018 har vi i direktionen valgt, at vores seks fælles fokusområder er: Støtte byrådet helhedsorienterede og effektive organisation Udvikle strategi, styring og ledelse på alle niveauer Styrke digitaliseringen interne Styrke trivsel og nærvær Direktionens årsplan understøtter den sammenhængende og resultatbaserede styring og er bindeleddet mellem byrådets politiske målsætninger, direktionens strategiske målsætninger for udviklingen af organisationen samt institutionernes og afdelingernes mål i deres egne årsplaner. Et centralt fokus i Solrød Kommunes styring er effekten af vores indsats; for alle mål i direktionens årsplan har vi derfor beskrevet, hvilken effekt vi ønsker at opnå. Udmøntningen af de fælles mål i direktionens årsplan sker enten gennem: Tværgående projekter, hvor direktionen eller chefgruppen spiller en aktiv rolle og har et ansvar i forhold til at nå målene. De enkelte institutioners og afdelingers årsplaner, hvor institutioner og afdelinger beskriver, hvordan de lokalt vil udmønte målene. På de følgende sider kan I læse om sammenhængen mellem direktionens årsplan og vores fælles fortælling og værdier, de overordnede temaer i direktionens årsplan samt de konkrete effektmål både de mål, som er forankret i direktionen og chefgruppen, og de mål, som institutionerne og afdelingerne er ansvarlige for at udmønte i deres egne årsplaner. Vi glæder os til at arbejde med målene i direktionens årsplan 2018 sammen med resten af organisationen, og vi ser frem til at høre mere om, hvordan institutionerne og afdelingerne arbejder med målene og med årsplanerne. Venlig hilsen Direktionen Henrik Winther Nielsen Dorte Saabye Charlotte Houlberg 1
Vores fælles fortælling og værdier I 2017 fik vi en ny intern fortælling om Solrød Kommune som organisation med overskriften: Sammen gør vi en forskel Fortællingen viser, hvad der binder os sammen på tværs af kommunens institutioner og afdelinger, og hvad der er vores fælles værdier. Fortællingen er skabt på baggrund af de mange input, som medarbejderne bidrog med via fortællestafetten Annes rejse. Fortællingen bygger derfor på de værdier, som allerede i dag kendetegner Solrød Kommune som organisation, og som vi også fremover gerne vil dyrke og fremme endnu mere. Værdierne er: Vi er et fællesskab Vi er i bevægelse Vi tager ansvar Vi har indflydelse Vi tror på, at disse værdier er vigtige for, at vi sammen kan skabe de bedste resultater med effekt for borgerne, og for at vi kan gøre Solrød Kommune til en dynamisk kommune det bedste sted at leve og bo i hovedstadsområdet, som er byrådets vision for kommunen. Det er derfor vigtigt, at vi bruger værdierne aktivt i vores hverdag. Vi har alle et ansvar for at gøre værdierne levende og omsætte dem til handling. I arbejdet med udrulningen af direktionens årsplan bruger vi fx værdierne på følgende måde: Vi er et fællesskab - Vi når kun målene i direktionens årsplan, hvis hele organisationen i fællesskab trækker i samme retning (det store fællesskab). - Nogle af målene fra direktionens årsplan skal omsættes til mål i institutionernes og afdelingernes årsplaner (de små fællesskaber). - Nogle af målene handler om strategiske udviklingsindsatser, som der arbejdes med i tværgående fællesskaber, fx projektgrupper og chefgruppen. Vi er i bevægelse - Målene i direktionens årsplan er ambitiøse, men samtidigt realistiske. Det er direktionens ønske, at målene kan være med til at sætte organisationen i bevægelse og drive en udvikling. - Vi skal gøre os umage og stå på tæer for at nå målene det kræver, at vi udvikler os, og at vi er parate til forandringer. Vi tager ansvar - Det er vigtigt, at hele organisationen prioriterer målene i direktionens årsplan vi skal tage ansvar for, at vi sammen udvikler os i den ønskede retning. - Samtidig med, at vi udvikler os, skal vi tage ansvar for, at driften og dagligdagen fungerer. Vi har indflydelse - Vores fælles mål, skabeloner og rammer for arbejdet med årsplanerne ligger fast men der er en høj grad af metodefrihed i forhold til, hvordan man vil arbejde med målene. Institutionerne og afdelingerne har desuden stor indflydelse på, hvilke yderligere mål man vil skrive ind i sin egen årsplan. 2
Temaer i årsplanen Der er seks overordnede temaer i direktionens årsplan temaerne fremgår af figuren: Støtte byrådet Styrke trivsel og nærvær helhedsorienterede og effektive organisation Direktionens årsplan interne Udvikle strategi, styring og ledelse på alle niveauer Styrke digitaliseringen I det følgende beskrives kort temaernes overordnede indhold og baggrund: Støtte byrådet I januar 2018 tiltræder det nye byråd, og det er derfor en højt prioriteret opgave at støtte byrådet og gennemføre en grundig introduktion, så vi skaber optimale rammer og muligheder for, at byrådet kommer godt fra start i byrådsperioden 2018-2022. I 2017 blev der gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt byrådets medlemmer, som viste, at byrådet overordnet set er tilfredse med både deres interne samarbejde i byrådet og samarbejdet med administrationen. Undersøgelsen viste dog også, at der er et særligt opmærksomhedspunkt omkring politikudvikling, hvor vi som administration skal være bedre til at udvikle og facilitere processer, som understøtter byrådets muligheder for politikudvikling. Politikudvikling er derfor et særligt fokus for os i vores arbejde med at støtte byrådet. helhedsorienterede og effektive organisation Den organisatoriske sammenhængskraft på tværs af institutioner og afdelinger har igennem en længere periode været et særligt fokusområde for direktionen. Vi skal have en robust og agil organisation, hvor vi samarbejder på tværs af fagligheder, institutioner og afdelinger og løser opgaverne i et helhedsorienteret perspektiv med borgeren i centrum. Dette kræver, at vi arbejder med løbende udvikling og omstilling af vores organisation, vores drift og vores kompetencer. Samtidigt skal vi udvikle og omstille organisationen og vores drift for at ruste Solrød Kommune endnu bedre til aktuelle og kommende udfordringer samt de krav, som kommunen mødes med fra borgere, byrådet og vores omverden i øvrigt. Den demografiske udvikling i Solrød Kommune sætter os under et pres for at levere 3
mere for mindre, og samme pres medvirker moderniserings- og effektiviseringsprogrammet til. Den effektbaserede styring er et af vores redskaber til at lykkes med dette. Det handler dog ikke kun om, at vi skal levere mere for mindre: Vi skal også kvalitativt løse vores opgaver på en anden måde, hvor vi bringer nye og innovative løsninger i spil, og hvor vi samarbejder på nye måder både internt i organisationen, med borgerne og med forskellige andre eksterne parter. Udvikle strategi, styring og ledelse på alle niveauer Der har gennem de senere år været fokus på at udvikle og optimere vores resultatbaserede styring med udgangspunkt i kerneopgaven og med fokus på motivation. Dette fokus fortsætter i 2018, og arbejdet vil tage afsæt i DIA-konferencen i 2017, hvor vi arbejdede med den eksisterende styringstænkning og ledelsesorganisering med henblik på at sikre strategi, styring og ledelse på alle niveauer. Samtidigt er effekt for borgerne et vigtigt fokusområde i forbindelse med styringen, og udarbejdelsen af effektmål vil være et omdrejningspunkt for vores udvikling af styringen i 2018. Styrke digitaliseringen Den digitale udvikling er drevet både af udefrakommende krav fra vores omverden og af vores egne ideer til udvikling og brug af digitale løsninger, der understøtter kerneopgaven. I 2018 kommer der en ny persondataforordning, som betyder, at det bliver endnu vigtigere, at vi arbejder med it-sikkerhed og korrekt håndtering af borgernes data. Vi vil desuden fortsat have fokus på at anvende digitale løsninger som et led i den løbende omstilling og effektivisering af kommunens opgaveløsning og drift. interne I 2018 skal vi arbejde med den interne i kommunen med henblik på at understøtte sammenhængskraften og den organisatoriske stolthed. I 2017 har vi udviklet en ny intern fortælling, som er baseret på de mange input, som medarbejdere fra alle hjørner af organisationen har bidraget med via fortællestafetten Annes rejse. I 2018 skal fortællingen synliggøres og udmøntes, så den bliver mere end bare en fortælling på et stykke papir: Fortællingen og værdierne i fortællingen skal udgøre et grundlag for vores handlinger i hverdagen. I 2018 får vi også et nyt intranet med nye muligheder for, at vi kan kommunikere på tværs af organisationen og dermed styrke vores sammenhængskraft, den organisatoriske stolthed og vores oplevelse af Solrød Kommune som én fælles arbejdsplads og organisation. Styrke trivsel og nærvær Trivsel og nærvær er et vigtigt fundament for, at vi kan nå alle de mange ambitiøse mål i direktionens årsplan og i institutionernes og afdelingernes egne årsplaner. I 2017 blev der gennemført en trivselsundersøgelse og lederevaluering i hele organisationen, og alle institutioner og afdelinger skal i 2018 følge op på undersøgelsen og de indsatsområder, som trivselsmålingen har vist for den enkelte institution eller afdeling. Det har gennem flere år været et fokus at reducere sygefraværet, og dette fokus fortsætter i 2018, fordi det er en forudsætning for den bedst mulige anvendelse af kommunens ressourcer. I 2018 vil vi dog til dels skifte perspektiv, så vi i højere grad har et positivt fokus på nærvær i stedet for på fravær. 4
Mål, som er forankret direktionen eller chefgruppen De mål, som er forankret i direktionen eller chefgruppen, handler om alle de seks overordnede temaer for direktionens årsplan: Støtte byrådet Styrke trivsel og nærvær helhedsorienterede og effektive organisation Direktionens årsplan interne Udvikle strategi, styring og ledelse på alle niveauer Styrke digitaliseringen Af skemaet på næste side ses de konkrete resultatmål, effektmål og indsatser for de seks temaer: 5
Tema Resultatmål Effektmål Indsatser Støtte byrådet Vi vil støtte det nye byråd. Effekten er, at byrådet får de bedste vilkår for deres politiske arbejde. helhedsorienterede og effektive organisation Udvikle strategi, styring og ledelse på alle niveauer Vi vil gennemføre en tilfredshedsundersøgelse blandt borgerne i Solrød Kommune. Vi vil udarbejde en ny sundhedspolitik, hvor rammen for Solrøds borgerrettede sundhedsfremme og forebyggelse og den sundhedsfaglige behandling og pleje af kommunens borgere beskrives og målsættes. Vi vil styrke den effektive og helhedsorienterede organisation. Vi vil videreudvikle den eksisterende styringstænkning og ledelsesorganisering. Effekten er, at vi understøtter byrådets politikudvikling. Effekten er, at borgernes sundhedstilstand forbedres. Effekten er, at vi kan levere mere kvalitet og service for de samme eller færre penge. Effekten er, at vi udøver strategi, styring og ledelse på alle niveauer. Vi skal gennemføre en grundig introduktion for det nye byråd. Vi skal udvikle og facilitere processer for den politiske strategiudvikling og måldannelse, som understøtter byrådets muligheder for politikudvikling. Vi skal gennemføre en tilfredshedsundersøgelse blandt et repræsentativt udsnit af befolkningen i Solrød Kommune. Undersøgelsen skal afdække såvel udviklingsområder samt kommunens styrkepositioner. Afdækningen af disse skal udgøre et grundlag for det nye byråds politikudvikling. Vi skal udarbejde en sundhedspolitik. Vi skal gennemføre en proces for den politiske udvikling af sundhedspolitikken. Vi skal gennemføre en proces for udbredelse og implementering af den nye sundhedspolitik. Vi skal fortsætte arbejdet med klagebaseret innovation, hvor vi bruger borgernes henvendelser og klager aktivt til at skabe læring, innovation, justering af arbejdsgange og procedurer samt optimering af vores praksis. Vi skal løbende følge og evaluere, hvordan vi arbejder og lykkes med de store og tværgående opgaver, som sættes i gang. Læringen skal omsættes til handling i form af forbedringer og justeringer af vores metoder til at håndtere tværgående indsatser. Vi skal understøtte en ændring i vores styringstænkning og ledelsesorganisering, så der er et større fokus på strategi, styring og ledelse på alle niveauer og med fokus på effekt. Chefgruppen spiller en vigtig rolle i dette arbejde og skal fortsat udvikle sin 6
Styrke digitaliseringen interne Styrke trivsel og nærvær Vi vil i højere grad arbejde med datadrevet udvikling og ledelse. Vi vil arbejde videre med digitalisering med henblik på at sikre korrekt håndtering af borgernes data samt udnytte nye, digitale muligheder. Vi vil arbejde med den interne. Vi vil arbejde med trivsel og nærvær/fravær. Effekten er, at vi understøtter den resultatbaserede styring med fokus på effekt. Effekten er, at de nye regler vedr. it- og datasikkerhed overholdes, og at kommunens ressourcer anvendes bedst muligt. Effekten er, at vi øger organisationens sammenhængskraft på tværs og skaber organisatorisk stolthed. Effekten er, at vi skaber attraktive arbejdspladser og sikrer den bedst mulige anvendelse af kommunens medarbejderressourcer. rolle i organisationen, herunder sammenhængen til de øvrige ledelsesfora. Vi skal justere styringshåndbogen, bl.a. med henblik på at understøtte den resultatbaserede styring med fokus på effekt. Vi skal justere relevante styringsdokumenter, bl.a. med henblik på at understøtte den resultatbaserede styring med fokus på effekt. Vi skal udvikle et koncept for ledelsesinformation og datadrevet ledelse. Vi skal implementere den nye persondataforordning og gennemføre en kampagne vedr. it-sikkerhed. Vi skal udrulle en løsning til virtuel borgerkontakt. Vi skal synliggøre kommunens nye interne fortælling skal synliggøres og udmøntes i hele organisationen. Vi skal udnytte det nye intranets muligheder for at styrke den interne. Vi skal arbejde på at øge nærværet ved fortsat fokus på nærværsfaktorer som fx sammenhæng og mening i forhold til den enkeltes jobfunktion og bidrag til kommunens målsætninger/kerneopgave, social kapital, tydelig ledelse og ved at lære af de langtidsfriske. Vi skal arbejde på at forebygge og reducere fravær ved bl.a. at evaluere relevante vejledninger og retningslinjer og ved systematisk at understøtte lederne med relevant støtte og kompetenceudvikling. Vi skal arbejde på at forebygge og reducere arbejdsrelaterede fysiske gener. 7
Indsatser, som følger af byrådets budgetaftale for 2018, og som er forankret i direktionen Af byrådets budgetaftale for 2018 følger en række politiske fokusområder og indsatser. De tiltag og projekter fra budgetaftalen, som har en særlig tværgående karakter, tyngde eller kompleksitet, er forankret i direktionen og er kort beskrevet i det følgende skema en mere uddybende beskrivelse kan ses af budgetaftalen. Disse indsatser handler alle om det overordnede tema støtte byrådet. Tema Fokusområde Indsatser Støtte byrådet Nedbringelse af sygefravær Fysio-/ergoterapeut September er idrætsmåned i Solrød Motivation af borgere Samarbejde med foreninger, skoler og SFO er Udbygning af idrætsfaciliteterne ved SIC Forprojektering i tæt samarbejde med de berørte foreninger Styrke dagtilbudsområdet og øge andel af pædagoger Analyse af forlig på dagtilbudsområdet og udmøntning af lovgivningen Udnyttelse af mulighederne ved Østre Strandvej Strandens Hus Inddragelse af flere interessenter i udviklingen af Solrød Center Grønne områder, legepladser og fælles arealer i kommunen Gør Solrød Smukkere Digitalt kompetence børn og unge i dagtilbud, skole og fritidstilbud UngSolrød og Musikskolen Cordoza-projektet et fyrtårnsprojekt Kunststofbane i Havdrup Forslag til styrkelse af dagtilbudsområdet Analyse af mulighederne for at fremme selvorganiseret idræt Forbedring af de grønne områder Oplæg til Strandens Hus Konstruktion for inddragelse af interessenterne Hovedindfaldsvinkel er indhold og idé Borgerinddragelse i udvikling af Solrød Center Fremtidige anvendelsesmuligheder for trafikpladsen Bibliotekets funktion i centret Belysning af samspil med grundejerforeninger, borgere m.m. Afklaring af afgrænsning og momsregler ved samfinansiering Forslag til projekter Del af kommende dannelses- og læringsstrategi for 0-18 år. Del af udmøntning af Retning og mål for folkeskolerne Analyse af: Hvorfor efterspørgslen har været faldene? Hvordan kan udviklingen vendes? Synergieffekter ved at se tilbuddene i en sammenhæng. Kan den fysiske placering af klubtilbuddene tilskynde de unge til at anvende tilbuddene? Undersøge muligheden for, at fritidstilbuddene motiverer de unges kreativitet og fællesskab gennem nye digitale teknologier Forslag til ny retning for det kommunale fritidsområde Oplæg til fremtidens bæredygtige boligbyggeri Muligheder for placering Muligheder for finansiering via fonds- og puljemidler 8
Mål, som institutionerne og afdelingerne skal udmønte i egne årsplaner De mål, som institutionerne og afdelingerne skal udmønte i deres egne årsplaner, handler om tre af de i alt de seks overordnede temaer i direktionens årsplan: Udvikle strategi, styring og ledelse på alle niveauer Direktionens årsplan Styrke trivsel og nærvær interne Af skemaet på følgende side ses de konkrete effektmål og indsatser for de tre temaer: 9
Tema Resultatmål Effektmål Indsatser Udvikle strategi, styring og ledelse på alle niveauer interne Styrke trivsel og nærvær Den resultatbaserede styringsmodel skal indtænkes i hele organisationen og udvikles. Den nye interne fortælling om Solrød Kommune skal udbredes i hele kommunen. Alle områder skal arbejde med intern. Alle områder skal udpege indsatsområder på baggrund af trivselsundersøgelsens resultater. Alle områder skal udpege indsatsområder på baggrund af lederevalueringen. Den samlede sygefraværsprocent skal højst være 4,75 %. Effekten er, at der skabes et særligt fokus på effekt i forhold til kerneopgaven. Effekten er, at der skabes sammenhængskraft på tværs og organisatorisk stolthed. Effekten er, at organisationen bindes bedre sammen. Effekten er, at vi styrker trivslen blandt medarbejderne i Solrød Kommune. Effekten er, at vi styrker den gode ledelse i Solrød Kommune. Effekten er, vi sikrer den bedst mulige anvendelse af kommunens ressourcer. Alle I/A er udarbejder deres årsplan med udgangspunkt i resultatbaseret styring og med en tydelig beskrivelse af den forventede effekt af målene i forhold til I/A ernes kerneopgave. Alle I/A er skal sætte minimum ét konkret mål for, hvordan de lokalt vil arbejde med den interne fortælling og organisationens værdier. Alle I/A er skal sætte minimum ét konkret mål for, hvordan de vil anvende intranettet og intranettets muligheder for videndeling, dialog og samarbejde. Alle I/A er skal sætte minimum ét konkret mål for, hvordan de følger op på de indsatsområder, som trivselsmålingen har vist. Alle I/A er skal sætte minimum ét konkret mål for, hvordan de følger op på de indsatsområder, som lederevalueringen har vist. I/A er med et sygefravær på over 6 % skal reducere fraværet med 20 % i forhold til året før. I/A er med et sygefravær på 6 % eller derunder skal reducere fraværet med 10 % - dog minimum til 4,75 %. I/A er med et sygefravær på 3,5 % eller derunder skal fastholde niveauet. 10