Nemmere FMK Projektbeskrivelse Alle rettigheder ejes af PR2 - Projekter - Rådgivning Resultater. www.pr2.dk. Enhver anvendelse eller videreudvikling og editering, inklusive editering af dokumenter, som tidligere er blevet editeret baseret på det originale dokument, kræver en licensaftale med og køb af brugsret fra rettighedshaver PR2. 31. juli 2007 brugsret til Region Midtjylland. Dokument identifikation Projekt identifikation Projektid 01578 Projekt titel Nemmere FMK Projektleder Matine Kvist Systemejer / Niels Nørgaard Pedersen projektejer Projektregi Sæt kryds RSI / NSI Regional Lokal X Applikationsansvarlig OUH enhed Deltagende enheder OUH, SLB, PSYK, SVS, SHS, SundhedsIT, Regional IT Projektets varighed 1/2 2015 til 1/2 2018 Udarbejdet dato 10/9 2015 Udarbejdet af Matine Kvist Revisionshistorik Version Dato Bemærkning (udkast, endelig, godk.) 0.9 14/9 2015 Udkast 1.0 21/9 2015 Godkendt 1.1 22/9 2015 Justeringer 2.0 12/10 2015 Reducering af indhold: Snitfladeopgradering som separat projekt 2.1 20/10 2015 Økonomi korrigeret efter møde med stg. formand, systemejer samt RePro ledelse. 2.2 21/10 2015 Præcisering af finansiering. Endelig version. Godkendelser Governance organ / rolle Dato Bemærkning Peder Jest, Stg. formand 22/9 2015 Godkendt version 1.0 Distributionsliste Navn mail Dato Version IT arkitekt, Kevin Donovan 14/9 2015 0.9 Peder Jest, stg. formand 21/9 2015 1.0 Niels Nørgaard, systemejer 21/9 2015 1.0 Michael Hjorth Damkær 21/9 2015 1.0 Ruth Svop 21/9 2015 1.0 Christian Mercado 21/9 2015 1.0 RSD It Projektbeskrivelse
Lokale FMK projektledere: Birgitte Søgaard Rønnedal Helle Rossen Birthe Lundkvist Britt Lehrmann Bille FMK styregruppe: Peder Jest Ruth Svop Niels Tougaard Michael Hjorth Damkær Henning Voss Flemming Lauemøller Elisabeth Sonnichsen Bjarke Thyregod Petersen Helle Andersen 21/9 2015 1.0 22/9 2015 1.1 Christian Mercado 22/9 2015 1.1 Michael Hjorth Damkær 12/10 2015 2.0 Christian Mercado Niels Nørgaard 14/10 2015 2.0 Peder Jest Henrik Nygaard Jensen 14/10 2015 2.0 RSD It Projektbeskrivelse Side 1
Indhold Indhold... 2 0. LEDELSESRESUMÉ... 3 I. LØSNINGSBESKRIVELSE... 4 I.1. Projektnavn... 4 I.2. Formål og baggrund... 4 I.3. Forretningsudbytte... 5 I.4. Projektets målgruppe og hoved interessenter... 5 I.5. Forretningsmæssig løsningsbeskrivelse... 7 I.6. Teknisk løsningsbeskrivelse... 8 I.7. Afgrænsning... 8 I.8. Projektleverancer... 8 I.9. Grænseflader og afhængigheder... 9 II. BUSINESS CASE... 10 II.1. Nødvendighed... 10 II.2. Arkitekturmæssig vurdering... 10 II.3. IT strategisk vurdering... 10 II.4. De økonomisk målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper... 11 II.4.1. Direkte besparelser... 11 II.4.2. Direkte udgifter... 11 II.4. 3. Ressourceforbrug... 12 II.6. Økonomiske nøgletal... 12 II.7. De økonomisk ikke-målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper... 12 Kvalitative benefits... 12 Kvalitative ulemper... 13 III. IMPLEMENTERING... 14 III.1. Implementeringsstrategi... 14 III.2. Tidsplan og milepæle... 14 Milepæle... 14 IV. RISICI... 16 IV.1. Samlet risikomål... 16 IV.2. Risikoanalyse... 16 V. FINANSIERING OG RESSOURCETILVEJEBRINGELSE... 18 VI. ORGANISATION OG EJERSKAB... 18 VI.1. Systemejer, styregruppeformand og projektleder... 18 VI.2. Leverandører... 18 VII. Gevinstrealiseringsplan... 20 VII.1. Gevinstrealiseringsplan... 20 VIII. BILAGSOVERSIGT... 20 RSD It Projektbeskrivelse Side 2
0. LEDELSESRESUMÉ Behov og indhold Der har vist sig at være et forretningsmæssigt behov for forbedring og optimering af FMK på tværs af sygehusenhederne i RSD. Projektet favner forbedring af FMK funktionalitet, systemhastighed og optimering af anvendelsen af FMK, her benævnt som implementering: Funktionalitet Analysedel 2 Hastighed Implementering RSD står overfor en obligatorisk opgradering af nuværende FMK snitfladeversion. Denne opgradering har vist sig at kræve yderligere analyse og betragtes som en særskilt proces. Snitfladeopgraderingen vil derfor blive projektbeskrevet som led i analysedel 2. Selve anskaffelsen af snitfladeopgraderingen placeres i særskilt projekt økonomisk såvel som procesmæssigt. Gevinster Projektets væsentligste gevinster er af kvalitativ karakter. Der forventes større brugertilfredshed, bedre understøttelse af den kliniske arbejdsgang samt lavere risiko for utilsigtede hændelser i forbindelse med anvendelsen af FMK. Derudover skal projektet sikre efterlevelse af det nationale FMK roadmap. Økonomi og tidshorisont Der ansøges om kr. 5.975.000,- til at gennemføre projektet. Heraf estimeres leverandøromkostninger til kr. 5.000.000,- i projektets løbetid gældende fra d.d. til 1. juli 2016. Bemærk at økonomien ikke dækker anskaffelsen af snitfladeopgraderingen. Metode og projekttype Projektet er et IT projekt og understøtter agil udviklingsmetode i videst mulig omfang ud fra størrelse og kompleksitet i RSD som organisation. Derudover følger projektet RSD projektmodel. RSD It Projektbeskrivelse Side 3
I. LØSNINGSBESKRIVELSE I.1. Projektnavn Nemmere FMK I.2. Formål og baggrund Projektets overordnede formål er, at levere en forbedret løsning for FMK i COSMIC samt anbefalinger til de lokale sygehuse relateret til arbejdsgange, organisering, implementering, uddannelse mv. Projektforslaget blev godkendt på USIT januar 2015. I analysefasen af projekt Nemmere FMK er der afdækket kvalitetssikringsrapporter, der påpeger risici for utilsigtede hændelser ved brug af FMK bl.a. som følge af en uhensigtsmæssig brugerflade. Funktionalitet Som en del af analysefasen blev der på klinikerworkshops i maj 2015 fremhævet en række uhensigtsmæssigheder i brugerfladen samt utilfredsstillende systemhastighed. Klinikerne prioriterede hastighedsforbedring højest og da der efterfølgende blev foretaget målinger med meget lange svartider igangsatte systemejer en fokuseret indsats med formålet om at forbedre hastigheden ved første mulige release, 1/9 2015. Det medførte, at projektet Nemmere FMK og dermed behandlingen af de udpegede funktionelle uhensigtsmæssigheder i brugerfladen blev pauseret. Det er således et formål med projektet at genoptage klinikernes ændringsønsker og implementere disse ved en kommende release. Performance/hastighed Releasen d. 1/9 indeholdt en række tekniske performancerettelser og få funktionelle ændringer. Klinikken udtaler sig positivt om de funktionelle ændringer, der havde til formål at forbedre oplevelsen af hastigheden. De tekniske performancerettelser havde til formål at forbedre svartiderne. Svartiderne med relation til COSMIC betragtes som uændret og svartiderne med relation til det nationale FMK betragtes som lettere forbedret. Klinikken har således fortsat et behov for forbedring af hastigheden i FMK, hvorfor dette indgår som formål i projektet. Dette er en udvidelse af scope i forhold til det oprindelige projektforslag. Snitfladeopgradering Den foreløbige analyse har belyst at, snitfladeopgraderingen har karakter af et udviklingsprojekt fremfor implementering af en række systemmæssige tiltag. Ud over at være en mere teknisk opgave vil håndtering af snitfladeopgraderingen sandsynligvis indbefatte ledelsesmæssig afklaring mellem NSI og RSD i forhold til valg af version, tidspunkt for opgradering og konsekvenser heraf. Ind til nu har RSD i samråd med CGI peget på version 1.4.4 som den snitfladeversion regionen ønsker at opgradere til. Men dette har muligvis ændret sig og bør undersøges nærmere. Der anbefales en foranalyse, der skal belyse fordele og ulemper ved opgradering til to aktuelt relevante snitfladeversioner henholdsvis 1.4.2 og 1.4.4 samt forslag til proces inden der tages beslutning om den ønskede version. Det anbefales, at den ny snitflade ses i produktion og at afledte fejl er korrigeret inden RSD gennemfører opgraderingen. Version 1.4.4 forventes tidligst i produktion til maj 2016 og det anses som en fordel for RSD, at opgraderingen tidsmæssigt placeres herefter. Muligheden for denne tidshorisont skal afklares via IT5 med NSI, der som udgangspunkt lukker den nuværende snitflade ultimo 2016 jf. det nationale FMK roadmap. RSD It Projektbeskrivelse Side 4
Da der er behov for yderligere analyse af snitfladeopgraderingen sideløbende med aktiviteterne i Nemmere FMK, anbefales det at igangsætte en analyse del 2 af snitfladeopgraderingen som en del af nærværende projekt. Når analysen er komplet, projektbeskrives snitfladeopgraderingen særskilt både økonomisk og procesmæssigt. I.3. Forretningsudbytte Projektets overordnede forretningsmæssige mål er: Forbedring af brugervenligheden af FMK i COSMIC. Forbedring svartiderne i FMK i COSMIC og COSMIC ordinationsfunktionalitet, som FMK er afhængig af. Understøttelse en sammenhængende og ensartet anvendelse af FMK i COSMIC. Reduktion af tidsforbruget forbundet med anvendelse af FMK i COSMIC. Understøttelse korrekt og tidstro registrering i FMK i COSMIC. Tilvejebringelse af forudsætningerne for et fyldestgørende og validt datagrundlag. Reduktion af risikoen for utilsigtede hændelser, som følge af brugen af FMK i COSMIC. Analysen af snitfladeopgraderingen skal sikre den forsatte anvendelse af FMK i COSMIC efter d. 31. december 2016. I.4. Projektets målgruppe og hoved interessenter Interessent Interesse Påvirkning Bidrag Imødegåelse Udvalg for Sundheds- IT Nemmere FMKstyregruppen FMK koordineringsgruppen COSMIC og FMK Forvaltningen Lokal forvaltninger Projektgruppe Test organisation Budget, Projektplan, Milepæle Budget, Projektplan, Milepæle, Fremdrift Milepæle, FMK roadmap, budget Ansvarlig for regional forvaltning af COSMIC og FMK, modtager af projektets slutleverancer Ansvarlig for den lokale forvaltning af FMK Projektplan, projektaktiviteter, milepæle Projektplan, indhold i Beslutningstager; igangsætning og afslutning af projektet. Beslutningstager; styring af projektet Koordinering af FMK projektportefølgen Krav til løsningen; modtager af endelig løsning. Krav til løsningen Ansvarlig for projektleverancer Godkendelse af Projektforslag og Projektbeskrivelse samt Projektafslutningsrapp ort Tilsikrer at projektet gennemføres inden for aftalt tid og scope med de allokerede ressourcer. Tilsikrer at projektet er afstemt på andre FMK projekter og aktiviteter. Bidrag med viden omkring nuværende anvendelse af løsningen, herunder fejl og ændringer. Afklaring af sygehuslokale forhold. Udførende i projektet Anvendelse af fællesregional itprojektmodel. Månedlig projektstatusrapporterin Gennemførelse af månedlige styregruppemøder. Orientering på møder Indgår i projektgruppen Inddragelse i projektarbejdet Allokeret til projektet Test af løsning Test af løsning Inddragelse i planlægning RSD It Projektbeskrivelse Side 5
Release manegement Ledelse herunder IT chefer på sygehusenheder ne Klinisk reference gruppe Regional-it Sundheds-it Klinikere NSI IT5 National FMK styregruppe Øvrige regioners FMK projekter Leverandører: CGI og Cambio Krav til løsningens infrastrukturarkitektur Praksisafdelingerne MED-Com leverance Projektplan, indhold i leverance Forretningsværdi en af løsningen Sikring af brugervenlighed og værdi af løsning Infrastruktur arkitektur Forretnings- og applikationsarkit ektur Slutbruger af løsningen Løsningen skal leve op til certificeringskrav Efterlevelse af national FMK roadmap Implementering og driftssikring på nationalt plan Særligt i fht. snitfladeopgrade ring RSD som kunde Særligt i fht. snitfladeopgrade ring Særligt i fht. snitfladeopgrade ring Planlægning af samlet release Allokering af ressourcer Krav til brugervenlighed, funktionalitet og arbejdsgange Krav til løsningens itarkitektur Krav til løsning Krav til løsning jf. certificering, beskrivelser af snitflade-versioner og opgraderinger Godkendelse af national FMK roadmap Forsinkelse/efterle velse af deadlines Planlægning af samlet release Allokering af ressourcer Sikre at den udviklede løsninge giver den ønskede slutbrugerværdi samt at den løbende prioritering af aktiviteter er baseret på forventninger om værdiskabelse. Rådgivning om anliggender relateret til løsningens infrastruktur. Rådgivning om anliggender relateret til løsningens itarkitektur. Realisering af projektets forretningsudbytte. Hjemtages i forbindelse med daglige brug af løsningen. Leverer national snitflade Afstemning af roadmap i forhold til RSD interesser Videndeling Tekniske og funktionelle leverancer End-to end test End-to end test Inddragelse i planlægning Information og ressourceanmodni ng Deltager i workshops i analyseforløb Rådgiver til projektgruppen. Rådgiver til projektgruppen. Repræsenteret ved den kliniske reference-gruppe. Indgåelse af aftaler ved opdateringer og certificering. Deltagelse på relevante projektmøder. RSD repræsentant i nationalt forum. RSD repræsentant deltager på møder RSD repræsentant deltager på møder Samarbejde efter kunde/leverandør forhold Videndeling og samarbejde med RSD repræsentant Målrettet videndeling RSD It Projektbeskrivelse Side 6
I.5. Forretningsmæssig løsningsbeskrivelse Projektet består af nedenstående overordnede indsatsområder: Brugervenlighed Performance Arbejdsgange Implementering Dokumentation Analyse af opgradering af FMK snitfladen De enkelte indsatsområder gennemgås i detalje nedenfor. Brugervenlighed Der har i projektets analysefase været afholdt tre kliniker workshops, hvor der er udpeget og prioriteret en række ændringsønsker. Ændringsønskerne består af en række funktionelle systemændringer, som projektet har til formål at udvælge og planlægge så mange som muligt af disse ændringsønsker i kommende FMK releases. Performance/hastighed I analysefasen har der været afholdt en række workshops med RSDs IT arkitekt, FMK specialister og leverandøren, hvor det blev klart, at der er behov for bl.a. instrumentel målemetode ved performancerettelser. Det anses en forudsætning for det videre arbejde omkring hastighedsforbedringer. Der bør således etableres en valid målemetode i samarbejde med Regional IT, SundhedsIT og leverandøren. Målemetoden skal dels hjælpe med at svare på om fremtidige performancerettelser har effekt og dels hjælpe med at afgøre om performance lever op til en kommende SLA aftale. Der bør foretages periodiske performancemålinger for FMK ligesom for COSMIC. Arbejdsgange For at understøtte hurtig, korrekt og tidstro registrering samt en ensartet anvendelse af løsningen, skal der foretages en analyse af muligheden for etablering af fællesregionale arbejdsgange i relation til anvendelse af FMK i COSMIC. Der skal i den forbindelse foretages en vurdering af hvorvidt, der skal fastlægges specialespecifikke arbejdsgange på tværs af sygehusene. Analysen vil tage afsæt i den eksisterende anvendelse af løsningen på de lokale sygehuse samt etablerede arbejdsgange forbundet hermed. Analysen er påbegyndt på workshoppen i maj 2015, herefter pauseret og forventes genoptaget ultimo 2015. Implementering Implementering af FMK på de lokale sygehuse, er i forbindelse med den initiale ibrugtagning af FMK, gennemført decentraliseret. Den forretningsmæssige implementering, herunder gennemførelse af uddannelse og fastlæggelse af arbejdsgange, er således gennemført uden en formaliseret koordinering. Dette har bevirket, at FMK i COSMIC i dag anvendes på forskelig vis på regionens sygehuse. Endvidere kan der på de enkelte sygehuse være forskelle i anvendelse fra afdeling til afdeling. De konkrete gennemførte implementeringstiltag på de enkelte sygehuse, skal identificeres i forbindelse med gennemførelse af projektets analysefase. Der skal efterfølgende gennemføres en vurdering af hvilke implementeringstiltag, som har resulteret i den største forretningsmæssige gevinst samt hvilke tiltag, som har haft en eventuel negativ konsekvens. Der vil på baggrund af denne vurdering identificeres et sæt fællesregionale anbefalinger, relateret til den forretningsmæssige implementering af FMK i COSMIC. Dokumentation Der er i analysefasen blevet udarbejdet systemdokumentation, af den nuværende idriftsatte løsning. For at sikre en fremadrettet kost-effektiv forvaltning af løsningen bør der gennemføres aktiviteter, som undersøger om systemdokumentationen nu er tilstrækkelig. RSD It Projektbeskrivelse Side 7
Analyse af opgradering af snitfladen Analysen skal klarlægge økonomi, proces og planlægning af den forestående opgradering af snitfladen. I.6. Teknisk løsningsbeskrivelse Den tekniske løsning består af: Opsætning af instrumentelle metoder til måling af performance Tekniske systemrettelser med formålet om at forbedre performance Funktionelle systemændringer med formålet om at forbedre brugerfladen Den tekniske løsning beskrives ikke yderligere her og er i overensstemmelse med it-strategi og it-principper. Der er ingen særlige forhold ved nedenstående punkter: Indpasning i RSD it-arkitektur. Omfang af udvikling versus standard/rammesystem Teknologisk koncept og driftsplatform Hovedkomponenter i løsningen Leverandørforhold. Særlige krav til brugeradgangen til løsningen, f.x. PDA, Web -løsning, client/server, RFID, talegenkendelse, etc. Forudsætninger/krav i forhold til eksisterende it-infrastruktur (netværk, storage, etc). I.7. Afgrænsning Projektet afgrænser sig fra at gennemføre snitfladeopgraderingen. Analysen medfører et nyt behov for finansiering til gennemførsel af snitfladeopgradering. Projektet afgrænser sig fra at gennemføre en teknisk og organisatorisk implementering på de lokale sygehuse. Projektet afgrænser sig fra at levere ændringer til COSMIC som ligger uden for medicinmodulet. Projektet afgrænses til kun at levere forbedringer i relation til samspillet mellem FMK og COSMIC i det omfang det er muligt inden for projektets tidsmæssige ramme. Forbedringstiltag må ikke medføre en risiko for projektets leverancer vedrørende opgradering af FMK snitfladen. I.8. Projektleverancer Projektet leverer følgende hovedleverancer i forbindelse med gennemførelse af projektet: Nemmere FMK (funktionelle og non-funktionelle forbedringer) Etablering af velegnet metode til måling af performance Performancerettelser Efterlevelse af skærpede certificeringskrav til løsningen ved NSI Anbefaling om fællesregionale arbejdsgange og implementeringstiltag Arkitektur RSD It Projektbeskrivelse Side 8
Dokumentation af løsning Analyse af snitfladeopgradering Systemmæssige leverancer er tidsmæssigt bundet op på COSMIC Roadmap, hvor der på nuværende tidspunkt forventes to leverancer relateret til FMK i hhv. maj og november 2016. I.9. Grænseflader og afhængigheder Andre projekter vedr. medicinhåndtering: Dosisdispensering Apoteker system CIS projekt (IT understøttelse af intensiv og anæstesifunktionerne i RSD) COSMIC R8: Der skal, i forbindelse med afklaring af hvilken FMK snitflade der opgraderes til, indgå overvejelser omkring den forventede udløbsdato for den pågældende version af FMK snitfladen, set i lyset af resultatet af analysen vedr. COSMIC R8. Derudover bør der foretages en vurdering om inkludering af CAVE. Projektet koordineres desuden med COSMIC roadmap Mini-Patch spor Der skal ske en koordinering med gruppen, der arbejder med Mini-Patch sporet, hvor der bl.a. er sket en prioritering af nuværende kendte fejl, relateret til FMK. Der skal i den forbindelse foretages af afvejning af hvorvidt eventuelle fejlrettelser, skal håndteres i regi af Mini-Patch sporet eller i regi af dette projekt. RSD It Projektbeskrivelse Side 9
II. BUSINESS CASE II.1. Nødvendighed Der er identificeret et stort klinisk behov for at få forbedret løsningen vedr. FMK i COSMIC. Der er et stort potentiale i forbedringen af brugerfladen samt forbedring af performance, hvilket tilsammen forventes at mindske risikoen for utilsigtede hændelser og dels om at effektivisere brugen af FMK. Derudover er det nødvendigt, at planlægge opgraderingen af integrationen mellem FMK og COSMIC mod en nyere version for at efterleve det nationale FMK roadmap. Nul-alternativet Der er ikke et nul-alternativ til opgradering af FMK-snitfladen. Analysen skal give udgøre beslutningsgrundlag for valget af snitfladeversion, afklare den tidsmæssige placering samt genere et udkast til plan for gennemførelse af opgraderingen. NSI har varslet lukning af nuværende snitflade ved udgangen af 2016. Dette er pt. til behandling i IT5, hvor der er lagt op til at RSD kan opgradere snitflade i 2016/2017. FMK online anses ikke som et reelt alternativ fordi: FMK online ikke dimensioneret til at kunne håndtere samtlige af Regions Syddanmarks brugere. Ved anvendelse af FMK online opfyldes dokumentationspligten ikke med mindre der skrives notater parallelt. II.2. Arkitekturmæssig vurdering Her beskrives de arkitekturmæssige tiltag både udførte og forventede i fh.t. projektets hovedfacetter: Nemmere FMK forbedringer På workshoppen med klinikkerne blev der udarbejdet forretningsanalyse af processerne omkring: Ordinationsbeslutning ved Indlæggelse Håndtering af medicin ved udskrivelse De foreslåede forbedringer går primært ud på tilpasninger i brugergrænsefladen og ændrer ikke væsentligt på arbejdsgange eller medfører større funktionalitetstilpasninger. Der forventes ikke yderligere analyse af forbedringerne. Performance forbedringer Performance forbedringer blev anbefalet gennemført med udførlig baseline målinger og der blev udarbejdet forslag til proces og metode. Der foreligger en brugbar plan udarbejdet sammen med leverandøren for indførelse af performance-logning på tværs i COSMIC. Disse danner grundlag til løbende performance forbedrende tiltag som en del af enhver release fremover. II.3. IT strategisk vurdering Projektet understøtter fire af de fem strategiske mål i Region Syddanmarks besluttede Sundheds-it Strategi 2013-2017. RSD It Projektbeskrivelse Side 10
Indre sammenhængende patientforløb Projektet understøtter Regions Syddanmarks strategiske mål relateret til en bedre understøttelse af samarbejde og koordinering i patientforløbene, således at løsningen opleveres som hensigtsmæssig og fornuftig af personalet. Ydre sammenhængende patientforløb Projektet understøtter Regions Syddanmarks strategiske mål relateret til en bedre understøttelse af samarbejde og koordinering på tværs af sektorer og aktører, idet en bedre understøttelse af korrekt og tidstro registrering vil bidrage til at sundhedsdata og informationer er til rådighed når og hvor, der er behov for dem. Kvalitet Projektet understøtter Regions Syddanmarks strategiske mål relateret til fokus på sikker implementering af it-løsninger, herunder gennemførelsen af opfølgende implementeringstiltag, såfremt der konstateres manglende eller uhensigtsmæssig anvendelse af regionens itsystemer. Effektivitet Projektet understøtter Regions Syddanmarks strategiske mål relateret til at sikre, at it anvendelse bidrager til overskuelighed og klarhed til gavn for patientsikkerheden og arbejdsglæden og derved ikke medfører stigende kompleksitet i arbejdet og de kliniske processer. II.4. De økonomisk målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper II.4.1. Direkte besparelser Der forventes ingen direkte besparelser. II.4.2. Direkte udgifter II.4.2.1. Etableringsudgifter Der forventes ikke yderligere udgifter end de nævnte i tabellen i afsnit II.4. 3. Ressourceforbrug. Dog kan generering af tværregionale retningslinjer forvente at medføre et implementeringsforløb med involvering af lokalforvaltningerne, hvilket kan betyde ansøgning om yderligere finansiering. II.4.2.2. Afledte driftsudgifter (kr. pr. år) Aftalen medfører ikke en forøgelse af vederlag for vedligeholdelse af løsningen, men emnet medtages i en vurdering af den samlede portefølje af opgaver i den harmonisering af PAS aftalen, som aktuelt drøftes imellem Region Syddanmark og CGI. Projektet favner etablering af performancemålinger. Performancemålinger kan medvirke i grundlaget for en SLA aftale. Evt. indgåelse af en SLA aftale forventes at være forbundet med øget driftsudgift. Historisk har leverancer med systemmæssige ændringer medført driftsmæssige omkostninger relateret til fejlretning. Projektet bør tidsmæssigt og økonomisk holdes åbent svarende til at leverancerelaterede fejl er håndteret. RSD It Projektbeskrivelse Side 11
II.4. 3. Ressourceforbrug Lokale sygehuse (pr. sygehus) 2015 Dage 2016 Dage SUM/dage Allokering/ dagssats kr. Lokalforvaltninger 30 50 80 - - Lokale klinikere 5 15 20 - - Test 15 15 - - Regionale ressourcer Regional projektledelse Allokering/ beløb/kr. 30 70 100 2.904,- 290.000,- Regionale 30 100 130 2.904,- 375.000 - projektressourcer 1 Sundheds-it 5 40 45 - - Infrastruktur Regional-it 3 2 5 2.904,- - Omkostninger til - - - - 5.000.000,- leverandør Møder - - - - 25.000,- Uforudsete - - - - 285.000,- udgifter 2 SUM 5.975.000,- Beregningen er baseret på 2015 priser, hvor timesatsen er 484 kr. pr. netto time. Det bemærkes, at sygehusene selv for egen regning skal forestå både teknisk og organisatorisk implementering. II.6. Økonomiske nøgletal II.7. De økonomisk ikke-målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper Kvalitative benefits Snitfladeanalysen skal sikre efterlevelse af nationalt FMK roadmap NSI melder lukning af snitfladeversioner. Forbedret brugervenlighed. Vil primært bidrage til øget medarbejdertilfredshed og større arbejdsglæde. Sekundært en forbedret patientoplevelse; idet der frigøres mentale ressourcer hos klinikere til bedre patientbehandling. Reduceret tidsforbrug. Vil bidrage til frigørelsen af kliniske ressourcer til øvrige aktiviteter Korrekt og tidstro registrering. Vil bidrage til et forbedret datagrundlag idet kvaliteten og validiteten af indtastede data forøges. 1 Indbefatter releasemanagement, testkoordinering, fællesforvaltning, projektsupport mm. 2 Uforudsete udgifter udgør 5 % af de estimerede udgifter. RSD It Projektbeskrivelse Side 12
Fællesregionale arbejdsgange. Vil reducere kompleksiteten forbundet med vedligehold af løsningen samt understøtte en øget mobilitet på tværs af sygehuse for klinikere. Anbefaling om implementeringstiltag. Vil forbedre forudsætningerne for en succesfuld forretningsmæssig implementering af FMK i COSMIC på tværs af sygehuse. Hindre fejlbehandling (utilsigtede hændelser). Reduktion i risikoen for at patientkritiske informationer ikke er tilgængelige eller overses. Kvalitative ulemper Projektet kan få konsekvenser for allerede planlagte aktiviteter i henhold til COSMIC Roadmap. Ændringer til COSMIC som følge af gennemførelses af projektet, kan have indflydelse på hvilke yderligere fejl og ændringsønsker, der kan håndteres i projektperioden. RSD It Projektbeskrivelse Side 13
III. IMPLEMENTERING III.1. Implementeringsstrategi Implementeringen foregår som big bang, hvor leverancen rammer samtlige brugere på en gang. Implementeringen koordineres regionalt med inddragelse af samtlige sygehusenheder. III.2. Tidsplan og milepæle Tidsplan Der fokuseres på at forbedre performance og funktionalitet. Samtidig analyseres og planlægges den forestående snitfladeopgradering. År Måned Etablering af målemetode (R3.3) 2015 Okt. Kravspecifikation Nov. Løsningsbeskrivelse Funktionalitet (R3.4) Kravspecifikation Løsningsbeskrivelse Snitfladeanalyse Dec. Kodning Analyse 2016 Jan. Implementering Feb. Mar. April Maj Juni Juli Evaluering Test Idriftsættelse Implementering Projektbeskrivelse Beslutning om initiering Planlægning Milepæle Milepæl 1 Løsningsbeskrivelse af ændringsønsker Forventet dato December 2015 Nøgleleverancer Beskrivelse af performancerettelser og funktionelle forbedringer Milepæl 2 Etablering af målemetode for performance Forventet dato Jan 2016 Nøgleleverancer Målemetode velegnet til performance Milepæl 3 Analyse af snitfladeopgradering Forventet dato Januar 2016 Nøgleleverancer Projektbeskrivelse i USIT RSD It Projektbeskrivelse Side 14
Milepæl 4 Idriftsættelse og implementering Forventet dato Maj 2016 Nøgleleverancer Performancerettelser Funktionelle forbedringer Implementering RSD It Projektbeskrivelse Side 15
IV. RISICI IV.1. Samlet risikomål Projektrisiko Lav risiko Middel risiko risiko X IV.2. Risikoanalyse Risikoområde 1 Interessent og organisation Beskrivelse af identificeret risiko Efterlevelse af skærpede certificeringskrav: Der er risiko for at RSD ikke kan overholde tidsfristen for implementering af de skærpede certificeringskrav (januar 2016). Sandsynlighed Konsekvens Lav Håndtering af identificeret risiko Dispensation om udsættelse til maj 2016. Risikoområde 2 Beskrivelse af identificeret risiko Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko Interessent Det er ikke muligt at foretage end-to-end test. Fortsat dialog med NSI om muligheden for at oprette testperson Risikoområde 3 Beskrivelse af identificeret risiko Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko Leverandør Forbedring af performance er afhængig af multiple faktorer, applikation, infrastruktur mm. Mellem Krav om effekt via aftalegrundlag Risikoområde 4 Beskrivelse af identificeret risiko Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko Interessenter RSD ser gerne snitfladeversion 1.4.4 i produktion inden planlægningen af opgraderingen foretages. Det er en risiko at andre regioner bliver forsinket i opgraderingsprojekter, hvormed version 1.4.4 ikke er i produktion, når RSD ønsker at planlægge opgraderingen. Håndteres i snitfladeanalysen. Risikoområde 5 Beskrivelse af identificeret risiko Leverandør Der mangler analyse af opgraderingen til snitfladeversion 1.4.4. RSD It Projektbeskrivelse Side 16
Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko Initiering af analyse hurtigst muligt. Risikoområde 6 Beskrivelse af identificeret risiko Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko Teknisk Kompleks løsningsarkitektur: Den nuværende løsning for FMK i COSMIC, er relativt kompleks qua det tætte samspil med medicinmodulet i COSMIC. Projektet indeholder et særskilt indsatsområde relateret til afdækning og fastlæggelse af løsningens arkitektur. Risikoområde 7 Beskrivelse af identificeret risiko Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko Organisation Ressource allokering: FMK kræver højt specialiserede ressourcer. Løbende forventningsafstemning med projektdeltagere om forventet ressourceforbrug. Identifikation af suppleant for kliniske nøgleressourcer. Risikoområde 8 Beskrivelse af identificeret risiko Sandsynlighed Konsekvens Håndtering af identificeret risiko Teknisk Test: Test af FMK har historisk vist sig at kræve omfattende test. Mellem Estimeret ressourceallokering til test, inkluderer dedikerede timer til tilvejebringelse af testcases. I forbindelse med fastlæggelse af systemmæssige ændringer vil der samtidig blive fastlagt hvorledes disse testes. RSD It Projektbeskrivelse Side 17
V. FINANSIERING OG RESSOURCETILVEJEBRINGELSE Projektet er et prioritet 1. projekt i Sundheds IT strategien 2015-2017. Det indstilles at USIT godkender projektforslaget og frigiver 5,975mio kr. til projektet. Der er afsat 5,36mio. til projektet i sundheds IT strategien heraf er brugt 1,8 mio. til hurtigere FMK dvs. 3,65mio. tilbage. Det foreslås at resten (5,975mio-3,65mio) dvs. 2,415 mio. fordeles således: 415.000kr fra midler afsat til FMK stabilisering* også et 1. prioriteringsprojekt i sundheds IT strategien. De restende 2 mio. indstilles det, at USIT finder indenfor de prioriterede projekter i sundheds IT strategien. *Der foretages som en del af projektet en analyse af snitfladeopgraderingen af FMK 2016, som hører under FMK stabilisering. Selve anskaffelse af FMK snitfladeopgraderingen 2016, er således ikke med i projektet, men vil kunne anskaffes fra FMK stabilisering prioritet 1 i sundheds IT strategien. Det bemærkes, at sygehusene selv for egen regning skal forestå både teknisk og organisatorisk implementering. Årlig service og vedligehold: Aftalen medfører ikke en forøgelse af vederlag for vedligeholdelse af løsningen, men emnet medtages i en vurdering af den samlede portefølje af opgaver i den harmonisering af PAS aftalen, som aktuelt drøftes imellem Region Syddanmark og CGI. Projektet inkluderer ikke etableringsomkostningerne forbundet med snitfladeopgraderingen af FMK, der forventes ved udgangen af 2016. Det betyder, at der skal søges om yderligere finansiering i forlængelse af Nemmere FMK til snitfladeopgraderingen. Omkostningerne hertil forventes at blive henvist til midler afsat til FMK stabilisering prioritet 1. projekt under Sundheds IT strategien. VI. ORGANISATION OG EJERSKAB VI.1. Systemejer, styregruppeformand og projektleder Systemejer Styregruppeformand Projektleder Niels Nørgaard Pedersen Peder Jest Matine Kvist VI.2. Leverandører Leverandør CGI/Cambio Hovedansvarsområder og/eller nøgleleveranceansvar Løsningsbeskrivelse, kodning, test, idriftsættelse RSD It Projektbeskrivelse Side 18
Regional IT Sundheds IT Projektgruppe med regionale FMK specialister Testorganisation NSI Etablering af egnet målemetode til performance Arkitektur Kravspecificering, løsningsbeskrivelse, test, idriftsættelse, implementering Test af løsningen Levering af ny snitflade og certificering RSD It Projektbeskrivelse Side 19
VII. Gevinstrealiseringsplan VII.1. Gevinstrealiseringsplan Gevinst Efterlevelse af nationalt FMK roadmap Øget arbejdsglæde Reduceret tidsforbrug Korrekt og tidstro registrering Fællesregionale arbejdsgange Hindre fejlbehandling (utilsigtede hændelser) Hjemtages af FMK forvaltningen Klinikken Klinikken Klinikken Fællesforvaltningen Klinikken VIII. BILAGSOVERSIGT RSD It Projektbeskrivelse Side 20