Advokat Annelouise Dalgaard Pedersen Philip Heymans Allé 7 2900 Hellerup Tlf. +45 3334 4000 Bilag 5b J.nr. 176757 25. oktober 2017 Faxe Affald A/S Jens Chr. Skous Vej 1 4690 Haslev FAXE AFFALD A/S' AFGIVELSE AF KONTROLBUD I FORBINDELSE MED RE- NOVATIONSUDBUD 1. BAGGRUND Faxe Affald A/S (herefter "Forsyningen") forestår den daglige administration af affaldshåndteringen i Faxe Kommune. Selve affaldsindsamlingen varetages af en ekstern leverandør. I forbindelse med implementeringen af en ny affaldsordning 1 planlægger Forsyningen at udbyde renovationsopgaven på ny. I den forbindelse har Forsyningen ønsket mulighed for kunne hjemtage renovationsopgaven, såfremt dette er hensigtsmæssigt. Byrådet godkendte den 12. oktober 2017 Økonomiudvalgets flertalsindstilling, hvorefter: "Faxe Forsyning fremover skal udbyde opgaven til private renovatører, men de gives mulighed for at afgive kontrolbud og hjemtage opgaven, såfremt kontroludbuddet er det økonomisk mest fordelagtige. Der skal sikres en fuldstændig adskillelse mellem dem, der forestår udbuddet og dem der afgiver kontrolbuddet i Faxe Forsyning." 2 På ovenstående baggrund er Horten blevet anmodet om at udarbejde et notat, der beskriver de udbudsretlige rammer for afgivelse af kontrolbud, samt den praktiske gennemførelse heraf. Notatet er struktureret som følger: Introduktion til kontrolbud (afsnit 2). Retlige rammer (afsnit 3). Den praktiske gennemførelse (afsnit 4). 1 Den ny affaldsordning forventes at træde i kraft 1. januar 2019. 2 Referat af Byrådets møde den 12. oktober 2017. Vedlagt som bilag 1. H:\bestyrelsesmøde 7. november 2017\bilag 5b-HORTEN - Notat om kontolbud.docx Horten Advokatpartnerselskab CVR 33775229
2. KONTROLBUD HVAD ER DET? Forsyningen er underlagt udbudsreglerne på lige fod med andre ordregivere, f.eks. kommuner. Udbudsreglerne dikterer ikke, om en ordregiver (her Forsyningen) skal varetage en opgave med sit eget personale ("in house" produktion), eller om opgaven skal udliciteres til en ekstern aktør. Hvis ordregiver vælger at overdrage opgaven til en ekstern leverandør, skal udbudsreglerne imidlertid iagttages. Kontrolbud er en mekanisme til efterprøvelse af, om intern eller ekstern opgavevaretagelse er mest hensigtsmæssig. Kontrolbud indebærer, at der parallelt med en udbudsproces foretages en beregning af omkostningerne forbundet med intern opgavevaretagelse. Derved sikres, at det interne "bud" kan sammenlignes med de eksterne tilbud, som måtte komme. Samtidig vil et kontrolbud ofte fungere som en ekstra kontrol af, om de eksterne bud (priser) er realistiske. 3. KONTROLBUD - DET RETLIGE GRUNDLAG Der er truffet beslutning om, at Forsyningens afgivelse af kontrolbud skal baseres på reglerne i "Kontrolbudsbekendtgørelsen" 3. Kontrolbudsbekendtgørelsen er præciseret i "Vejledning om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud" 4 ("Vejledningen"), der er vedlagt som bilag 2. Disse regler regulerer, hvordan kontrolbuddet skal beregnes (afsnit 3.1), samt hvilken procedure, som skal iagttages for at sikre, at kontrolbuddet behandles som ethvert andet tilbud (afsnit 3.2). 3.1 BEREGNING AF KONTROLBUDDET Kontrolbudsbekendtgørelsen indeholder en række bestemmelser om selve beregningen af kontrolbuddet. Udgangspunktet er, at kontrolbuddet skal medregne de samlede langsigtede gennemsnitsindtægter og omkostninger ved den udbudte opgave, jf. Kontrolbudsbekendtgørelsens 2. Kontrolbuddets beregning skal således omfatte 5 : "Alle de direkte omkostninger der er forbundet med opgavevaretagelsen, f.eks. løn, køb af materialer og tjenesteydelser, reparations- og vedligeholdelsesudgifter, husleje m.v." 3 Bekendtgørelse nr. 607 af 24. juni 2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. 4 Vejledning nr. 32 af 24. juni 2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. 5 Kontrolbudsbekendtgørelsens 3, stk. 1. Side 2
"Alle de indirekte omkostninger der er forbundet med opgavevaretagelsen, f.eks. lokale- og kontorudgifter, indirekte lønomkostninger, IT-udgifter, udgifter til ledelse, administration m.v., forsikringer, udviklingsomkostninger, beregnede tjenestemandspensioner, beregnede omkostninger til lovpligtige forsikringer, beregnede skadesomkostninger (selvforsikring), forrentning af driftskapital, forrentning og afskrivning af anlægskapital samt beregnede omkostninger for faciliteter i øvrigt, der er stillet til rådighed ved opgavevaretagelsen." Ved omkostningsberegningen skal følgende principper anvendes 6 : Såfremt en omkostning er udelelig, fordeles den ved brug af en fordelingsnøgle, der dokumenteres. Afskrivninger beregnes i overensstemmelse med principperne i kapitel 8 i "Budget- og regnskabssystem for kommuner". Herudover skal afskrivninger være udtryk for de langsigtede afskrivninger. Ved beregning af forrentning af drifts- og anlægskapital anvendes markedsrenten. Beregningen af omkostninger til tjenestemandspensioner foretages med en procentsats af den pensionsgivende løn som anført i kapitel 4 i "Budget- og regnskabssystem for kommuner". Såfremt opgaven, der sendes i udbud, er omfattet af lov om merværdiværdiafgift, medtages moms ikke. Såfremt opgaven, der sendes i udbud, ikke er omfattet af lov om merværdiværdiafgift, medtages moms. De omkostninger, som Forsyningen skal medregne i kontrolbuddet, er derved en refleksion af de omkostninger, som eksterne tilbudsgivere må forvente at indregne i prisen på deres tilbud. Herved bliver tilbuddene sammenlignelige. 7 For en uddybende gennemgang af omkostningsberegningen henvises til Vejledningen (bilag 2). 3.2 PROCEDUREN Af Kontrolbudsbekendtgørelsens 4, stk. 2 og 3, fremgår: "Kontrolbud skal afgives senest samtidigt med udløbet af fristen for aflevering af eksterne tilbud". "Kontrolbud skal foretages på samme vilkår som eksterne bud og som specificeret i udbudsmaterialet". 6 Kontrolbudsbekendtgørelsens 3, stk. 1. 7 Jf. Vejledningens pkt. 3. Side 3
Udgangspunktet i Kontrolbudsbekendtgørelsen er dermed, at kontrolbuddet er underlagt de samme betingelser som de eksterne tilbud. Kontrolbuddet skal altså respektere de formelle krav, der måtte være stillet til tilbuddets indhold og udformning, herunder skal kontrolbuddet respektere udbudsmaterialets beskrivelse af kvalitetskrav til opgavens løsning. For fuldstændighedens skyld bemærkes, at kontrolbuddet ikke skal prækvalificeres (eller egnethedsvurderes). Kontrolbuddet skal således ikke indeholde oplysninger om den interne enheds økonomiske og/eller faglige formåen, jf. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledende udtalelse af 10. februar 2009. Det skal fremgå af udbudsgrundlaget, at der afgives kontrolbud 8, ligesom eksterne tilbudsgivere i samme omfang som Forsyningens medarbejdere skal have adgang til information, der har betydning for udarbejdelsen af tilbuddet. 9 I forhold til evalueringen bestemmer Kontrolbudsbekendtgørelsens 4, stk. 4: "Vurderingen af de indkomne eksterne tilbud og [..] kontrolbud skal foretages således, at der ikke deltager nogen, der har medvirket ved udarbejdelsen af kontrolbuddet." Afsnit 4 herunder indeholder en beskrivelse af, hvordan Forsyningen vil sikre den fornødne adskillelse i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen af udbuddet. 4. DEN PRAKTISKE GENNEMFØRELSE Udbuddet forventes at skulle gennemføres i perioden november 2017-februar 2018. Forsyningen har allerede i forbindelse med den politiske behandling igangsat arbejdet med at sikre, at der skabes den fornødne adskillelse mellem de personer, som varetager udbudsprocessen, og de, som skal beregne kontrolbuddet. Hverken udbudsgrundlaget eller kontrolbuddet kan udarbejdes uden deltagelse af Forsyningen, men der etableres "vandtætte skotter" mellem de to funktioner (henholdsvis "udbudsholdet" og "kontrolbudsholdet"). Udbudsholdet består af i alt tre personer med Timm Bochdam som ansvarlig, og kontrolbudsholdet består af i alt fire personer med Henrik Ellermann som ansvarlig. Behovet for adskillelse af de to funktioner er over for Forsyningens medarbejdere italesat indgående. For at understøtte og sikre realitet i adskillelsen bistås Forsyningens medarbejdere af eksterne rådgivere, se nedenstående illustration: 8 Jf. Kontrolbudsbekendtgørelsens 4, stk. 1. 9 Jf. Vejledningens pkt. 6.4. Side 4
Sweco Danmark A/S COWI A/S UDBUDSHOLD Internt ansvarlig: Timm Bochdam KONTROLBUDSHOLD Internt ansvarlig: Henrik Ellermann Udbudsmateriale Kontrolbud Det er de eksterne rådgivere, som er de primært ansvarlige for at indhente og bearbejde Forsyningens input. Samtidig påhviler det de eksterne rådgivere at dokumentere forberedelsen og gennemførelsen af udbuddet. Der sker ingen udveksling af oplysninger eller dokumenter mellem de to "hold" inden udbuddets offentliggørelse. Efter udbuddets offentliggørelse vil kontrolbudsholdet på lige fod med eksterne tilbudsgivere kunne stille spørgsmål i overensstemmelse med den procedure, som foreskrives i udbudsgrundlaget. Sweco Danmark A/S forelægger Forsyningens bestyrelse udbuddets tildelings- og underkriterier, inden udbuddet offentliggøres. I forlængelse af evalueringen modtager Forsyningens bestyrelse evalueringsresultatet til godkendelse. I overensstemmelse med det politiske beslutningsgrundlag kan Forsyningen hjemtage opgaven, "såfremt kontroludbuddet er det økonomisk mest fordelagtige" 10. Hjemtages opgaven, annulleres udbuddet (idet der ikke sker en ekstern tildeling af opgaven). Såfremt Forsyningen hjemtager renovatøropgaven, følger det af god budget- og regnskabsopfølgning, at der skal følges op på, om opgaven faktisk gennemføres til de priser og på de betingelser, der er angivet i kontrolbuddet. 11 10 Byrådets beslutning af 12. oktober 2017. 11 Jf. Vejledningens pkt. 6.3. Side 5