Revideret udbudsstrategi 2010-2013 Udarbejdet af: Lis Christiansen / Marlene Møller Dato: 15-02-2012 Sagsnummer.: 00.15.00-G00-6-10 Version nr.: 02 Vedtaget af Kommunalbestyrelsen den 6. marts 2012
Indledning Kommunalbestyrelsen godkendte den 18. januar Udbudsstrategi for Faaborg- Midtfyn Kommune 2010 2013. Strategien er udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 62b og skal give borgere og potentielle leverandører kendskab til Kommunalbestyrelsens planer for udbud og konkurrenceudsættelse. Udbudsstrategien skal indeholde: Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver, herunder for særligt udbudsegnede områder. En beskrivelse af de initiativer, som Kommunalbestyrelsen vil sætte i gang for at nå de fastsatte mål. En oversigt over de driftsopgaver, som kommunen påtænker at udbyde. Loven giver Kommunalbestyrelsen mulighed for at revidere udbudsstrategien i funktionsperioden. Alle fagudvalg har været involveret i udarbejdelse af strategien. Hen over eftersommeren 2010 blev udbud og konkurrenceudsættelse drøftet i alle udvalg. Dette gav anledning til en dialog om de muligheder og udfordringer, der er i forbindelse med udbud og konkurrenceudsættelse. Af dialogen på udvalgsmøderne blev konklusionen, at Kommunalbestyrelsen er opmærksom på en række driftsområder, der skal analyseres i henhold til at vurdere mulighederne for udbud. Opmærksomheden skal ligeledes være på opgaver, der kan løses i samarbejde med eller indgå i et muligt udbud med andre kommuner. Endelig er der områder, hvor Kommunalbestyrelsen ønsker at konkurrenceudsætte mindre dele af et område for at danne sig et erfaringsgrundlag. Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver Overordnet set er det Kommunalbestyrelsens ønske, at alle opgaver, der kan udbydes eller konkurrenceudsættes bliver analyseret og vurderet. Herefter behandles resultatet i det aktuelle fagudvalg, som tager stilling til, om opgaven skal udbydes. Målet med udbud og konkurrenceudsættelse er at foretage en kvalitets- og priskontrol af opgaven og de mulige løsningsmodeller, der eksisterer. Dette skal sikre borgerne den bedste ydelse til lavest mulige pris og samtidig være med til at forbedre den ydede service. Hvor det er muligt og relevant ønsker Kommunalbestyrelsen, at beskrivelsen af den ydelse, der skal i udbud, foregår i samspil mellem de involverede parter. Eventuelt i samspil med potentielle leverandører i en form for dialogbaseret konkurrenceudsættelse. Kommunalbestyrelsen har det krav til udbudsmaterialet, at det skal indeholde et punkt vedrørende social ansvarlighed fra leverandørens side. Kommunalbestyrelsen finder det vigtigt, at potentielle leverandører tager et medansvar i forhold til sociale opgaver. Det kan være i forhold til miljø, oprettelse af lærepladser, medarbejderansvarlighed eller andre lokale forhold, hvor leverandøren har mulighed for at influere på omgivelserne i positiv retning. Økonomi og omkostninger set i forhold til social ansvarlighed vil blive vurderet og indekseret fra udbud til udbud. Side 2
Kommunalbestyrelsen ser arbejdet med at øge graden af udbud på driftsområder i flere trin: Første trin er at udbyde de driftsområder, der er klart egnede til et udbud. Andet trin er at analysere de områder, som udvalgene har peget på. Gevinster og udfordringer i forhold til et udbud skal afdækkes. I denne fase bør andre kommuners erfaringer med udbud på lignende områder indgå. Dette gøres løbende, dog inden udgangen af 2012. Tredje trin er at undersøge mulighederne for udbud på driftsområder, der ikke tidligere typisk har været udbudt. Dette vil ske løbende. Kommunalbestyrelsen ønsker at følge udviklingen gennem forelæggelsen af en årlig redegørelse. Af redegørelsen skal det forventede eller hjemtagne økonomiske potentiale fremgå. Forsyningssikkerhed Når Kommunalbestyrelsen beslutter sig for at udbyde et område vil det være afgørende for Kommunalbestyrelsen, at forsyningssikkerheden af opgaven er sikret. Dette vil ske gennem overholdelse af lovformeligheden i udbudsmaterialet. (fx indhentelse af tro- og loveerklæring samt serviceattest - overholdelse af henholdsvis udbudsdirektiverne, tilbudsloven og forsyningsvirksomhedsdirektivet) I tilfælde hvor forsyningssikkerheden er af vital karakter, kan der indgås rammekontrakter med flere leverandører. Det giver mulighed for at sikre levering gennem anden leverandør uden et nyt udbud. Beskrivelse af initiativer for at opnå de fastsatte mål I forbindelse med vedtagelsen af strategi for omstilling, effektivisering og innovation (OEI-strategien) har Kommunalbestyrelsen indarbejdet en række økonomiske målsætninger for, hvad der skal hentes på udbud og konkurrenceudsættelse. Dette initiativ vil understøtte udbudsstrategien og sikre, at der arbejdes målrettet med at hjemtage de forventede potentialer. Det skal tydeligt fremgå af kommunens hjemmeside, hvilke udbud der er prioriteret. Kommunalbestyrelsen vil sikre en bred politisk opbakning og forståelse af mulighederne og udfordringerne forbundet med udbud. Kommunalbestyrelsen vil løbende have fokus på og ønske en orientering af tendenser og erfaringer indenfor udbudsområdet. Dette politiske fokus skal være med til at fremme arbejdet med udbud i fagområderne. Den økonomiske målsætning er en besparelse på minimum: Mio. kr. 2012 2013 2014 Udbud og konkurrenceudsættelse 0,3 2 4 8 Udbudsstrategien vil være den overordnede del, der redegør for intentioner, ideer og områder, der ønskes udbudt. Strategien vil fungere som en platform for administrationens fremadrettede arbejde med konkrete og direkte indsatser. Der blev i forbindelse med OEI - strategien nedsat en projektgruppe til at arbejde videre med forslag til områder, der er egnede til udbud og konkurrenceudsættelse. Nogle af områderne fra udbudsstrategien indgik i OEI - arbejdet til budget 2012. Andre områder er vurderet ikke egnede til udbud på nuværende tidspunkt. Det kan være på grund af ændret lovgivning, manglende besparelsespotentiale eller at opgaven indgår i andre effektiviseringsprojekter. Side 3
Inden der tages endelig beslutning om et eventuelt udbud præsenteres idéer og muligheder for det berørte fag- eller stabsområde med henblik på viderebehandling i fagudvalg, økonomiudvalg og endelig godkendelse i kommunalbestyrelsen. Jf. Faaborg-Midtfyn Kommunes MED - aftale kan udbud og konkurrenceudsættelse betragtes som et omstillingsprojekt og MED - aftalens retningslinier og bestemmelser skal derfor overholdes for dermed at sikre medarbejdernes medbestemmelse og medindflydelse. Offentliggørelse Det fremgår af Styrelsesloven, at udbudsstrategien skal offentliggøres fx på kommunens hjemmeside. http://www.faaborgmidtfyn.dk/virksomhed/udbud-i-faaborgmidtfyn-kommune/ Opfølgning og evaluering Udbudsstrategien vil blive behandlet og revurderet i forlængelse af de krav om statusopfølgning, der fremgår af OEI-strategien. Udbudsstrategien for 2010 2013 skal evalueres i 3. kvartal af kommunalbestyrelsen funktionsperiode perioden fra 1. juli til 30. september 2013. Status på udbud og konkurrenceudsættelse I 2010 har Faaborg-Midtfyn Kommune nået en IKU på 25,1. IKU står for indikator for konkurrenceudsættelse. Som det fremgår af nedenstående tabel udvikler kommunens IKU sig løbende og nærmer sig et landsgennemsnit. Indikator for konkurrenceudsættelse 2008 2009 2010 i pct. Faaborg-Midtfyn Kommune 21,4 23,5 25,1 Hele landet 24,8 25,0 25,7 Kilde: De Kommunale Nøgletal, www.noegletal.dk I april blev der indgået Aftale om Konkurrencepakken. I aftalen indgik, at der frem mod 2015 skulle ske en stigning i kommunernes konkurrenceudsættelse til 31,5 pct. og at de kommuner, som i dag konkurrenceudsætter mindst skulle øge konkurrenceudsættelsen mere end de øvrige kommuner. Arbejdet med udbudsstrategien i Arbejdet med udbud og konkurrenceudsættelse i har givet anledning til en revision af udbudsstrategien for 2010 2013. Det har været projektgruppens intention at vurdere samtlige områder for at sikre, at der er grundlag for at udpege de mest udbudsegnede områder. Der er sket en vurdering af samtlige driftsopgaver via: Gennemgang af budget Forespørgsler hos fag- og stabschefer Gennemgang af materiale fra udbudsportalen www.udbudsportalen.dk Side 4
Resultatet er en oversigt med 20 udbudsegnede områder (A1 A20) samt 9 områder (D1 - D9), som projektgruppen ikke vurderer som egnede på nuværende tidspunkt. Oversigten er godkendt i koncernledelsen den 16. januar 2012 samt drøftet i Hovedudvalget den 9. februar 2012. Oversigten vedhæftes som bilag. Der er etableret en database, der indeholder de områder, der allerede er udbudt lokalt samt de udbud, der gennemføres i FællesIndkøb Fyn (FIF). (Databasen er dog endnu ikke fuldt opdateret) Arbejdet med udbud af vintertjeneste er allerede højt prioriteret. Økonomiudvalget besluttede den 5. september, at der skal laves en undersøgelse vedrørende udbud af opgaven. Materialet skal være klar i maj 2012. For at opnå et bedre grundlag til at vurdere effekten af udbud, er der i perioden fra 1. november til 15. april 2012 som en et-årig forsøgsperiode udbudt 8 ruter. Erfaringer herfra vil kunne anvendes ved et efterfølgende udbud. Samtidig er der igangsat en proces med analyse og vurdering af udbud af drift af hjælpemiddeldepot. Der er orienteret i det lokale MED-udvalg og processen er påbegyndt. FIF vil stå for gennemførelsen. Udbud og konkurrenceudsættelse i Der er gennemført udbud af Vandløbsvæsen Rabat- og hegnsklipning Genforhandling af it-aftaler samt direkte tildeling via SKI Koncernløsningssystem (løn-, økonomi- og debitorsystem) For vandløbsvæsen vil der først være en besparelse i 2012. Vedrørende rabat- og hegnsklipning blev der givet et bud for perioden 15. maj til 31. december, der var 14.000 kr. billigere end kommunens kontrolbud. Kontrakten udløber pr. 31. december 2012. Genforhandling af it-aftaler samt direkte tildeling via SKI har givet en besparelse på 1,3 mio. kr. Det samlede potentiale for koncernløsningssystemet forventes først i 2013. Økonomiudvalget besluttede den 5. september, at der skal laves en undersøgelse vedrørende udbud af vintertjeneste. Materialet skal være klar i maj 2012. For at opnå et bedre grundlag til at vurdere effekten af udbud, er der i perioden fra 1. november til 15. april 2012 som en et-årig forsøgsperiode udbudt 8 ruter. Erfaringer herfra vil kunne anvendes ved et efterfølgende udbud. Mål og initiativer i Opfølgning på mål og initiativer i fremgår af nedenstående tabel Mål Tidsramme Opfølgning Etablering af regelsæt for, hvornår udbud og konkurrenceudsættelse skal udføres lokalt og hvornår der skal være stordrift Inden 2. kvartal 2012 Er ikke gennemført, da der ikke har været tilstrækkelig viden om udbudsegnede områder til at kunne udarbejde regelsættet. Vurdering af klart egnede driftsområder til udbud inden udgangen af 3. kvartal Indgår som en del af den reviderede udbudsstrategi for 2010 2013. (februar marts 2012) Analyse og vurdering af mindre 2. kvartal Indgår som en del af den reviderede Side 5
traditionelle udbudsegnede driftsopgaver 2012 udbudsstrategi for 2010 2013. (februar marts 2012) Forslag til helt nye udbudsområder Løbende Indgår som en del af den reviderede udbudsstrategi for 2010 2013. (februar marts 2012) Vurdering af mulige fælleskommunale samarbejder omkring udbud af Løbende Såfremt der kommer en konkret mulighed vil potentialerne blive undersøgt driftsområder Initiativer Etablering af én indgang på kommunens hjemmeside Senest 1. kvartal Udbudsstrategien fremgår af hjemmesiden. Skal fortsat udbygges. Opfølgning på strategi for omstilling, effektivisering og innovation Årligt Sker som en del af budgetprocessen samt de kvartalsvise budgetopfølgninger. Politisk opbakning Løbende Foreslås at udgå, idet aktuelle udbud vil blive fremsendt til politisk beslutning. Halvårlig opfølgningsredegørelse 2 gange årligt Foreslås ændret til én gang årligt med den begrundelse, at der inden for ét halvt år vil være få ændringer. Oversigt over driftsopgaver drøftet i udvalgene med henblik på en eventuel analyse og vurdering af potentialer og udfordringer ved udbud Af nedenstående tabel fremgår status på de områder, der har været drøftet i udvalgene i eftersommeren 2010 i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsstrategien 2010 2013. Udvalg Områder Tidsramme Opfølgning Økonomiudvalg Lønadministration 2. og 3. kvartal. Afventer erfaringerne efter udbud af koncernløsningssystem. Økonomiudvalg Drift af itsystemer 2. kvartal Genforhandling af KMD-aftale samt direkte tildeling via SKI Økonomiudvalg Salg af byggegrunde 1. kvartal Analyseret i forbindelse med budget 2012. Udgår bl.a. på grund af et forholdsvis lille besparelsespotentiale. Økonomiudvalg Postmodtagelse og - 1. kvartal Indgår som en del af OEI - projekt for digitalisering. forsendelse Økonomiudvalg Call-center 2. kvartal Indgår som en del af OEI - projekt for digitalisering. Arbejdsmarkedsog beskæftigelsesudvalg Sprogundervisning 2013 Har været drøftet i FIF. Hvis det ikke udbydes via FIF vil området blive prioriteret ved revision af udbudsstrategi. Arbejdsmarkedsog beskæftigelsesudvalg Aktiveringstilbud til forsikrede ledige /2012 Besparelsespotentiale lille efter lovændring og hjemtagelse af tilbud. OEI projekt: Samling af aktive forløb. Arbejdsmarkeds- Beskæftigel- /2012 Besparelsespotentiale lille efter lov- Side 6
og beskæftigelsesudvalg sestilbud ændring og hjemtagelse af tilbud. OEI projekt: Samling af aktive forløb. Teknik- og miljøudvalse Vedligeholdel- Udbudt i af hegn og rabatter Socialudvalg Socialfaglig Prioriteret i 2012 tilsynsopgave Socialudvalg Kørsel Prioriteret analyseret i 2. halvår 2012. Socialudvalg Madudbringning Analyseres i 2. kvartal 2013. Som følge af omlægning til kølemadsproduktion vil der først der være erfaringer og data til brug for analyse. Socialudvalg Drift af hjælpemiddeldepot 2012 Analyse igangsat i 1. kvartal 2012. Socialudvalg Delområder af hjemmeplejen 4. kvartal og 1.kvartal Analyseres først 2. kvartal 2014 som følge af igangværende organisationsændring. 2012 Kultur- og Fritidsudvalg Dele af biblioteksdrift 1. kvartal 2012 Udgår. Rengøring medtages sammen med øvrige områder, der benytter eksterne rengøringsselskaber. Bøger og andre materialer udbydes af FIF. Herudover ikke potentiale. Kultur- og Fritidsudvalg Musikskolen 2. kvartal 2012 Udgår. Enhver kommune er forpligtet til at drive en musikskole, enten som en kommunal institution eller som selvejende institution med kommunalt tilskud. Børne- og undervisningsudvalget Drift af skole-it / 2012 Ses i sammenhæng med drift af itsystemer under Økonomiudvalg Sundhedsudvalget Genoptræning 3. kvartal Indgår i oversigt over udbudsegnede områder, men er ikke prioriteret blandt de første 10. Sundhedsudvalget Ortho (tandregulering og tandpleje) 3. kvartal Indgår i oversigt over udbudsegnede områder, men er ikke prioriteret blandt de første 10. Sundhedsudvalget Opgaver fra de mobile sundhedscenter 3. kvartal Indgår i oversigt over udbudsegnede områder, men er ikke prioriteret blandt de første 10. Side 7
Mål og initiativer i 2012 Forslag til tidsplan for gennemførelse af udbud og konkurrenceudsættelse 2012 2013 2014 2015 Område 1. halvår 2. halvår 1. halvår 2. halvår 1. halvår 2. halvår 1. halvår 2. halvår A 1 Kørsel A 2 Kørsel for handicappede Job og Aktiv A 3 Kørsel af skoleelever til specialskoler mv. A 4 Socialfaglig tilsynsopgave A 5 Rengøring, der udføres af private A 6 Drift af et plejehjem eller en del deraf A 7 Praktisk hjælp og personlig pleje i en sektion A 8 Drift af hjælpemiddeldepot A 9 Intern Drift Park og Vej Intern Drift Vintertjeneste A 10 Intern Drift Øvrige områder Undersøgelse og klargøring Udbud Igangsætning Side 8