Annonceringsbetingelser offentlig annoncering Juli 2015 Udlejning af cykelværksted til Syddansk Universitet 1
Indhold 1. Den ordregivende myndighed... 3 2. Annonceringens omfang... 3 2.1. BAGGRUND OG FORMÅL MED ANNONCERINGEN... 3 2.2. AFTALENS OMFANG... 3 2.3. DAGLIG BRUG AF SYDDANSK UNIVERSITET I ODENSE... 4 2.4. KRAVSPECIFIKATION... 4 3. Annonceringsprocedure... 4 3.1. TILDELING AF AFTALEN... 4 3.2 POINTSKALA... 5 4. Tilbudsbetingelser... 6 4.1. AFLEVERING AF TILBUD OG TILBUDSFRIST... 6 5. Generelt information til tilbudsgivere... 7 5.1. SPØRGSMÅL OG SVAR... 7 5.2. FORBEHOLD... 7 5.3. TAVSHEDSPLIGT, FORTROLIGHED, AKTINDSIGT MV.... 8 5.4. BESIGTIGELSE... 8 6. Underretning om tildelingsbeslutningen... 8 6.1. RETSVIRKNING... 8 7. Aflysning... 9 8. Tidsplan for annonceringsforretning... 9 Bilagsfortegnelse: Bilag A: Udkast til Aftale Bilag B: Tegningsmateriale af arealet Bilag C: Tilbudsliste 2
1. Den ordregivende myndighed Udbudskontoret hos Ordregiver er ansvarlig for annonceringsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse. Eventuel Aftale vil skulle indgås med afdelingen Plan & Byg. Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal ske via Ordregivers kontaktperson, Udbudskonsulent Stina Andersen, e-mail: sbna@sdu.dk. Yderligere information om Syddansk Universitet kan fås på www.sdu.dk. 2. Annonceringens omfang 2.1. Baggrund og formål med annonceringen Den pågældende annoncering omfatter Ordregivers udlejning af et cykelværksted i periode på 4 år med mulighed for yderligere forlængelse af 2 x 12 måneder. Aftalen ønskes indgået med én fremlejetager. Nærværende annoncering er ikke omfattet af de nationale eller europæiske udbudsregler. 2.2. Aftalens omfang Syddansk Universitet ønsker med denne annoncering at konkurrenceudsætte universitetets udlejning af et cykelværksted, som er en bygningsenhed med et samlet areal på 85,8 m2 og er beliggende på Campusvej 55, 5230 Odense M. Der vil ligeledes være adgang til et indhegnet areal på 32,32 m2 til brug af henholdsvis afleverede cykler og cykler klar til afhentning. Til udlejede areal stilles der toiletter til rådighed som kan benyttes i fællesskab med de øvrige brugere af området. De udlejede lokaler overtages "Rå", hvilket betyder, at der kun er netadgang og 230V-stik, nymalede vægge og ventilation med mulighed for etablering af punktudsug. Fremlejetager indretter selv forretningen, og står selv for alt inventar. 3
2.3. Daglig brug af Syddansk Universitet i Odense På Campusvej i Odense vil et nyt Teknisk Fakultet fra september 2015, blive taget i brug. Byggeriet kommer til at huse cirka 2.200 studerende og knap 300 medarbejdere, og det placeres i tæt sammenhæng med SDU s campus i Odense. Det samlede kundepotentiale vil på Campusvej fra september 2015, være op mod 20.000 brugere fordelt på 15 % ansatte og 85 % studerende. 2.4. Kravspecifikation Ud over aftalebetingelserne fra Bilag A, gælder følgende minimumskrav til aftaleforholdet: 1. Fremlejetager skal have uddannet personale til fysisk tilstedeværelse i den daglige drift af cykelværkstedet. 2. Fremlejertager sikrer bemanding af cykelværkstedet, i henhold til Universitetets drift. Der skal være bemanding af cykelværkstedet, så det kan holde åbent i henhold til et almindeligt semester, minimum fra 01. september til 30. juni. Der skal minimum være bemanding fra kl. 08.00-16.00 alle hverdage. 3. Fremlejetager skal sikre at der altid er engelsktalende personale til stede i værkstedets åbningstid. Personalet skal kunne kommunikere let forståeligt på både dansk og engelsk. Ovenfor stående minimumskrav bekræftes af tilbudsgiver, ved underskrivelse af fremsendte tilbud. I kontraktperioden og efter anmodning skal fremlejertager dokumentere ovenstående forhold. 3. Annonceringsprocedure Alle interesserede kan afgive tilbud på nærværende annoncering. Vurderingen af de indkomne tilbud sker ud fra tildelingskriterierne i punkt 3.1. Ud fra en konkret vurdering af de indkomne tilbud besluttes det, hvilken Tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. 3.1. Tildeling af Aftalen Tildeling sker på baggrund af kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 4
Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret gennem anvendelse af nedenstående underkriterier, hvor prioriteringen af hvert underkriterium er angivet. Underkriterium Vægt Beskrivelse Pris 35 % Underkriteriet pris vurderes ud fra følgende: Overskudsdeling, 70 % o Der skal tilbydes en % - del af omsætningen som går til Syddansk Universitet. Jo højere % - sats jo højere point. o Denne overskudsdeling vil i aftaleforholdet blive beregnet som huslejen. Prisdannelse, 30 % o Der skal angives et priseksempel på Sammedag-lapning o Der skal angives et priseksempel på Dag-tildaglapning. Beskrivelse af tilbudsgivers vision 65 % Underkriteriet Beskrivelse af tilbudsgivers vision vurderes ud fra følgende: Studerende, vægter 40 % o Tilbudsgiver skal indsende en beskrivelse af, hvordan de påtænker at skabe og bibeholde et godt samarbejde med de studerende. Medarbejdere, vægter 40 % o Tilbudsgiver skal indsende en beskrivelse af, hvordan de påtænker at skabe og bibeholde et godt samarbejde med medarbejderne. Servicetiltag, vægter 20 % o Tilbudsgiver skal indsende en beskrivelse af, hvilke servicetiltag de påtænker at gennemfører i kontraktperioden. Beskrivelsen må samlet set maksimalt fylde de 3 A4- sider i bilag C Tilbudsliste. 3.2 Pointskala I annonceringen vil de indkomne tilbud blive vurderet ud fra følgende pointskala: Point Gives for 8 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 7 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 6 God/meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet 5 Over middel i opfyldelse af kriteriet 4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under middel i opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 0 Dårlig opfyldelse af kriteriet (fx konditionsmæssigt tilbud, der alene opfylder ufravigelige krav) 5
Ordregiver tildeler point på alle ovenstående underkriterier på en skala fra 0-8, hvor 0 er lavest og 8 er højest. Ad Prisen : Den højeste pointscore opnås ved den højeste tilbudte overskudsdelingsprocent og den laveste prisdannelse set i forhold til ovenstående vægtning i afsnit 3.1. Ad Beskrivelse af tilbudsgivers vision : For så vidt angår underkriteriet Beskrivelse af tilbudsgivers vision vil Ordregiver tildele point på grundlag af en vurdering med baggrund i, hvad Ordregiver forstår ved et optimalt tilbud. Det optimale tilbud på Beskrivelse af tilbudsgivers vision vil blive tildelt 8 point på dette underkriterium. Tilbud, der måtte vise sig at være bedre end dette hypotetisk optimale tilbud, eksempelvis fordi de indeholder en særdeles god beskrivelse, der går ud over Ordregivers behov, vil ligeledes blive tillagt 8 point. Et tilbud med den dårligst tænkelige beskrivelse, som dog opfylder de oplistede minimumskrav, vil blive tildelt 0 point på dette underkriterium. Det er således muligt, at ingen tilbud opnår maksimumspoint på dette underkriterium, og det er muligt, at to eller flere tilbud opnår samme point på dette underkriterium. 4. Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende annonceringsmateriale. Endelig aftale indgås på grundlag af vedlagte udkast til Aftale, Bilag A. 4.1. Aflevering af tilbud og tilbudsfrist Tilbud skal afleveres ved indsendelse af e-mail til e-mailadressen: sbna@sdu.dk. Tilbuddet skal være mærket: Tilbud på cykelværksted. Annonceringsmaterialet er tilgængeligt på www.sdu.dk. Konditionsmæssige tilbud udformes ud fra tildelingskriterierne i punkt 3.1: Udfyldt bilag C Tilbudsliste Beskrivelse af Tilbudsgivers Vision, max 3 A4sider 6
Tilbudsfristen er den 15. juli 2015 kl. 12.00. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil automatisk blive afvist. Det er Tilbudsgiver ansvar, at alle dokumenter er udfyldt og vedhæftet tilbuddet, så det når frem inden tidsfristen udløber. 5. Generelt information til tilbudsgivere 5.1. Spørgsmål og svar Tilbudsgiver opfordres til at fremsætte skriftlige spørgsmål til materialet samlet og senest den 09. juli kl. 10.00. Eventuelle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på www.sdu.dk senest den 10. juli kl. 17.00. Besvarelse af spørgsmål vil således ikke blive sendt direkte til tilbudsgiverne. Alle spørgsmål til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal ske til e-mailadressen: sbna@sdu.dk. 5.2. Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold over for indholdet af bestemmelserne i udkastet til Aftalen, bilag A, eller i forhold til de oplistede krav i punkt 4.3 Kravspecifikation. Ej heller kan der tages forbehold over for de grundlæggende annonceringsbetingelser. Tilbud, der indeholder forbehold i forhold til de fastlagte annoncerings- og kontraktvilkår vil derfor ikke blive taget i betragtning i forbindelse med tilbudsvurderingen. Aftalen har altid forrang frem for fremlejetagerens standardvilkår, forretningsbetingelser, branchesædvaner o. lign. Dette gælder uanset fremlejetageren ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. Hvis fremlejetageren vedlægger sine egne betingelser betragtes dette alene som en serviceoplysning. Vedlæggelse af egne betingelser vil således ikke blive betragtet som et forbehold ved tilbudsevalueringen. 7
5.3. Tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt mv. Nærværende annonceringsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Det skal bemærkes, at Ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til videregive dem til andre offentlige myndigheder. 5.4. Besigtigelse Forinden afgivelse af tilbud kan tilbudsgiverne besigtige det fremlejede lokale. Besigtigelsen af lokalet finder sted på Campusvej 55 den 08. juli 2015 kl.14.00. Universitetet vil gerne bede interesserede tilbudsgivere om at møde op ved Indgang B (udenfor på Campusvej), Syddansk Universitetet, Campusvej 55, 5230 Odense M. De kan finde mødestedet på følgende link: http://vejviser.sdu.dk/vejviser/servlet/main?level=1&map=74a359f2-9d5e-4d76-96f5-41bb3f301bb2 Tilmelding til besigtigelsen skal ske til Udbudskonsulent Stina Andersen, e-mail: sbna@sdu.dk senest 08. juli 2015, kl. 12.00. Der kan stilles spørgsmål ved besigtigelsen, som dog ikke besvares på dagen. Spørgsmålene vil blive skriftligt noteret og besvarelse heraf vil ske senest den 10. juli kl. 17.00 på www.sdu.dk, jf. punkt 5.1 ovenfor. 6. Underretning om tildelingsbeslutningen 6.1. Retsvirkning Alle deltagere i annonceringen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftligt underretning om tildelingsbeslutningen via e-mail. 8
Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om, at tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. 7. Aflysning Indtil annonceringen er afsluttet med indgåelse af endelig kontrakt, underskrevet af begge parter, vil annonceringsforretningen af den ordregivende myndighed kunne aflyses, såfremt der er en saglig grund hertil. 8. Tidsplan for annonceringsforretning Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister: 01. juli 2015 Offentliggørelse af annonceringsbetingelser i både Fyns Stiftstidende og på www.sdu.dk. 08. juli 2015 kl. 14.00-15.00 Besigtigelse af lokalet 09. juli 2015 kl. 10.00 Frist for tilbudsgiverne til at afgive skriftlige spørgsmål 09. juli 2015 kl. 17.00 Frist for ordregivers offentliggørelse af besvarelse af indkomne spørgsmål på www.sdu.dk 15. juli 2015 kl. 12.00 Tilbudsfrist. Bemærk at tilbud der modtages efter udløb af fristen afvises. 17. juli 2015 Uge 30 01. september 2015 Resultat af tilbudsvurderingen forventes meddelt alle tilbudsgivere. Forventet kontraktindgåelse med fremlejetageren. Forventet kontraktstart 9