Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf. 9945 4545 - Fax 9945 4500 Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf. 9947 1111 - Fax 99 47 11 12 Internet: E-mail: www.broenderslevdronninglund.dk Raadhus@brslevkom.dk drlkom@dronninglund.dk Dato: 01.12.06 J. nr.: Sagsbeh.: admhj Lokaltlf.: 99 47 12 53 UDSKRIFT af protokollen fra møde i Midlertidigt Tværgående HovedSamarbejds- Udvalg (MT-HSU) for Brønderslev-Dronninglund Kommune
Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf. 9945 4545 - Fax 9945 4500 Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf. 9947 1111 - Fax 99 47 11 12 MT-HSU s møde den 29. november 2006. INDHOLDSFORTEGNELSE UDSKRIFT 1. Personalepolitik for Brønderslev-Dronninglund Kommune. 1 2. Kommunikationsstrategi. 4 3. Hjemme-pc ordning til kommunens ansatte. 4 4. Ansættelsesprocedurer. 5 5. Fokus på stress. 5 6. Kommunalreform. 6 7. Evt. 6
29. november 2006 1 Det Midlertidige Tværgående HovedSamarbejdsUdvalg (MT-HSU) holdt møde onsdag den 29. november 2006 kl. 13.00 i lokale 219 på Brønderslev Rådhus. Afbud: Per K. Christensen, Ole Holdt Ole Holdt deltager fremover som AC-repræsentant i stedet for Henrik Kierkegaard. REFERAT 1. Personalepolitik for Brønderslev-Dronninglund Kommune. Kommissoriet for Projektgruppe nr. 6 Personale & Løn indeholder et resultatmål om, at der pr. 1. januar 2007 skal foreligge en fælles personalepolitik. Den fælles personalepolitik skal omfatte de værdier og holdninger, som Brønderslev-Dronninglund Kommune personalepolitisk skal bygge på. Personalepolitikken skal endvidere suppleres af en række praktiske retningslinier for personaleforhold. Projektgruppen delte arbejdet med personalepolitikken og de praktiske retningslinier op i fire delprojektgrupper. For at skabe et nærværende produkt, engagement under processen og for at skabe ejerskab til det færdige produkt har delprojektgrupperne haft en dialoggruppe tilknyttet. Dialoggrupperne har haft deltagelse af både ledelses- og medarbejderrepræsentanter. Følgende delprojektgrupper har været nedsat: Delprojekt B1 Ledelsesgrundlag/-værdier Delprojekt B2 Rummelighed Delprojekt B3 Arbejdsmiljø Delprojekt B4 Ansættelsesforhold generelt Processen I projektgruppen var der fra start enighed om, at de nye materialer skulle være kortfattede og lette at gå til, og at der skulle findes den 3. vej og tænkes nyt. På baggrund af ønsket om en mere værdibaseret personalepolitik, startede processen i de fire delprojektgrupper, som hver gennemførte en værdiproces. I værdiprocessen tog man udgangspunkt i de tre personalepolitiske visioner attraktiv, udviklingsorienteret og trivselsskabende arbejdsplads. Visionerne er udarbejdet af de to byråd, og fremgår af Idé- og visionsgrundlaget for Brønderslev-Dronninglund Kommune.
29. november 2006 2 For hver af de tre personalepolitiske visioner fandt delprojektgrupperne sammen med deres dialoggruppe frem til de værdier, som de mente personalepolitisk skulle være bærende i den nye kommune. Efter endt værdiproces i de fire delprojektgrupper, har projektgruppe Personale & Løn koordineret arbejdet. Dette har resulteret i to foldere med værdihjul. En folder med ledelsesværdier og en med bærende personalepolitiske værdier. Begge foldere har brugt de tre personalepolitiske visioner som udgangspunkt for værdiprocesserne. Værdihjul konstruktivt redskab og fælles referenceramme Udgangspunktet taget i de tre personalepolitiske visioner, har naturligt gjort dem til kerneværdier og dermed omdrejningspunktet for hele organisationens virke. Derved er de værdier, som delprojektgrupperne i fællesskab har defineret, blevet til nøgleværdier, som har et bærende og fremadrettet element. I en projektorganisation med stor decentraliseringsgrad, er en vigtig forudsætning at have en fælles referenceramme i forhold til strategier, målsætninger og værdier. Helhedstanken i organisationen skal være gennemgående, og værdierne og de nye værdihjul er med til at danne denne helhed. Værdihjulenes anvendelse i den personalepolitiske proces Værdihjulene har været det grundlæggende redskab i forhold til at producere de øvrige materialer. Især har de været centrale i forhold til formuleringen af den nye personalepolitik. Værdierne har således været fokuspunkter og retningsgivende i forhold til konkret at formulere udkast til politikker. Personalepolitikkerne er samlet i hæftet Personalepolitik rundt om værdierne. Den samlede pakke består endvidere af nogle retningslinier for personaleforhold. Disse er samlet i et ringbind, og kaldes Personale ABC. Til ringbindet hører også fire foldere. To vedrører ansættelse af nye medarbejdere, og to vedrører henholdsvis vold og trusler samt misbrug. Projektgruppen ønsker rent visuelt at signalere sammenhængen mellem værdier, politikker og retningslinier for personaleforhold. Derfor har gruppen valgt at have værdihjulet med de fire eger som det gennemgående logo i alle materiale. Det har endvidere været et mål for projektgruppen, at den samlede pakke er et produkt, som både giver rum for, at man på den enkelte arbejdsplads kan implementere det og samtidigt understøtte særlige forhold på den enkelte arbejdsplads. Men samtidigt skal materialet også være den fælles referenceramme, som udtrykker de bærende og kulturdannende værdier og holdninger, som former helhedsperspektivet i den samlede organisation. Forretningsledelsen har behandlet materialet, som hermed sendes til høring i MT- HSU. Materialet vil efterfølgende blive offentliggjort på kommunens hjemmeside med udvalgets bemærkninger. Efterfølgende sendes materialet til foreløbig høring hos de decentrale enheder. Høringsrunden løber i perioden frem til den 22. december 2006. Den 14. december 2006 forelægges materialet for Sammenlægningsudvalget.
29. november 2006 3 Primo januar 2007 drøftes de indkomne høringssvar i MT-HSU. Målet er en godkendelse i Økonomiudvalget den 11. januar 2007 og efterfølgende politisk godkendelse i det nye byråd den 18. januar 2007. Når valg er foretaget til den nye MED-struktur optages materialet til drøftelser i MEDsystemet, med henblik på endelig vedtagelse. I den forbindelse åbnes for endelig høring i de decentrale enheder. Materialet er derved principielt gældende fra den 1. januar 2007. Og der ageres således i henhold til intentionerne og retningslinierne i materialet fra denne dato. Af hensyn til implementeringen kan der dog blive tale om evt. at undtage visse retningslinier i Personale ABC en. Disse eventuelle undtagelser vil der blive orienteret om senere. BILAG: Ledelsesværdier Personalepolitik - Bærende værdier Personalepolitik rundt om værdierne Personale ABC Ny ved Brønderslev Dronninglund Kommune Ny medarbejder en god start Vejledning Vold og trusler Vejledning vedr. misbrug Personalechef Inger Marie Nielsen indledte omkring tilblivelsen af den nye personalepolitik processen, inddragelse af ledere og medarbejdere og den samlede pakke. Medarbejder repræsentanterne har drøftet Personale ABC en, og havde bemærkninger til følgende emner: Sammensætningen af ansættelsesudvalg Lønniveau i forbindelse med flexjob Formuleringerne i afsnit 3.1. Uddannelse/kursus uden for arbejdstiden Korrektur i afsnit 8.2. Afsnittet omkring arbejdsmiljø er svær at læse. Ønskes mere læsevenligt Standardskemaer til APV indenfor hvert område ønskes ændret til, at den enkelte arbejdsplads selv vælger materiale og skema Folder vedr. vold definition skal være lig den definition der er i ABC en. Endvidere bør definitionen præsenteres først i folderen. Udvalget drøftede bemærkningerne, og afventer høringsrunden. Medrbejdersiden udtrykte stor tilfredshed med materialet, og roste de enkelte projektgrupper. Selve implementeringen af den nye personalepolitik arbejder HR-funktionen med et udkast til. Dette bemærkes i følgebrevet ved udsendelse af materialet til høring.
29. november 2006 4 Med de indkomne og foreløbige bemærkninger anbefaler udvalget det foreliggende materiale og forslag til proces. Materialet sendes herefter til høring hos de decentrale enheder. 2. Kommunikationsstrategi. En gruppe bestående af ledere og medarbejdere fra centrale og decentrale enheder har sammen med projektlederen for området udarbejdet en kommunikationsstrategi. Forretningsledelsen anbefaler strategien, som derfor nu foreligger til behandling i MT-HSU. Herefter sendes udkastet videre til høring i de politiske udvalg. Som et nyt tiltag er det vedtaget, at effekten af kommunikationsindsatsen skal måles. Effekten skal måles i løbet af de kommende år. Pr. 1. januar 2007 vil der være en ny midlertidig hjemmeside for Brønderslev-Dronninglund Kommune, men i løbet af 2007 skal der udarbejdes en helt ny hjemmeside for den nye kommune. I dette arbejde vil både centrale og decentrale enheder blive inddraget. Under forudsætning af at strategien vedtages, vil der blive udbudt kurser i forskellige former for kommunikation - f.eks. håndtering af pressen, sprogpolitik, formidling af gode historier etc. Og så fortsætter personalebladet Over Åsen også til næste år. BILAG: Kommunikationsstrategi MT-HSU synes, at der er mange gode aspekter, og anbefaler strategien. 3. Hjemme-pc ordning til kommunens ansatte. Brønderslev-Dronninglund Kommune har mulighed for at tilbyde medarbejderne ved kommunen en hjemme-pc samt internetforbindelse finansieret dels ved bruttoløntræk. Metoden medfører, at den enkelte medarbejder kan anskaffe en pc billigt, samt at betalingen foregår løbende over 3 år ved en nedsættelse af bruttolønnen. Konsekvensen for den enkelte medarbejder er: at den udbetalte løn bliver mindre (svarende til det månedlige afdrag) at den årlige feriepengeudbetaling af samme årsag bliver nedsat med et mindre beløb at der foretages en mindre indbetaling til medarbejdernes pensionsordning at medarbejderen beskattes med kr. 3.000,- årligt efter reglerne om fri telefon, men opnår skattefrihed, såfremt et af nedenstående forhold er til stede: Telefonudgifterne i medarbejderens husstand overstiger kr. 3.000
29. november 2006 5 Medarbejderens husstand beskattes allerede af en fri telefon Medarbejderen har via bredbåndsforbindelsen adgang til kommunens netværk Kommunen medfinansierer en del af prisen, men kan på den anden side afløfte moms, og spare løn, feriepenge og pension, hvorved metoden bliver udgiftsneutral for kommunen. Ordningen administreres af et privat firma, som også leverer den nødvendige support til brugerne. Firmaet vil arrangere en demonstration af de påtænkte pc er, og udarbejde fyldigt informationsmateriale om ordningen. Medarbejderrepræsentanterne foreslår en ordning, der ikke har konsekvenser i forhold til feriepenge og pensionsbidrag, eller at man evt. undersøger muligheder for nettolønstræk i stedet. Der ønskes endvidere oplyst, hvorvidt man skal købe hele pakken eller man kan vælge at købe dele af pakken. Der var enighed om, at man arbejder videre med sagen med hensyn til disse ting, og at sagen tages op på et senere tidspunkt. 4. Ansættelsesprocedurer. Medarbejdersiden ønsker en drøftelse af procedurerne i forbindelse med ansættelse/interessetilkendegivelse vedr. stillinger i Brønderslev-Dronninglund Kommune. Medarbejdersiden tilkendegav forventning om, at man henholder sig til de vedtagne procedurer i forbindelse med ansættelser og interessetilkendegivelse, og at de ledere, der ikke har fulgt reglerne mindes på de vedtagne procedurer. Der blev under drøftelserne fremført eksempler på, hvor procedurerne ikke har været fulgt. Parterne er enige om, at procedurerne stadig følges. 5. Fokus på stress.
29. november 2006 6 Udvalget drøftede status på arbejdssituationen. Medarbejdersiden tilkendegav, at man er bekymret, og appellerede til, at ledelsen er meget opmærksomme på pressede medarbejdere, og at man som leder hjælper med at prioritere opgaveløsningen. Problematikken omkring afvikling af flex blev drøftet. Ledelsen tilkendegav, at ingen vil få frataget flex, som ikke er afviklet pr. 1.1. 2007. Det føres naturligvis over til ny kommune. 6. Kommunalreform. Formanden orienterede kort om Sammenlægningsudvalgets møde den 28/11 2006. Bl.a. er flere serviceområder nu fastlagt organiseringsmæssigt. Med hensyn til placering af Jobcenteret er der endnu ikke taget endelig stilling. Man arbejder på højtryk med sagen, og tager hånd om medarbejderne ved at informere så meget som muligt. Forhandlingsorganet om MED har møde den 8/12, som forventes at være sidste møde inden høring/godkendelse hos organisationerne. Så snart MED-organisationen er på plads nedlægges MT-HSU, og den nye samarbejdsorganisation tage over. 7. Evt. Medarbejdersiden efterlyste orientering af personalet efter møder i Sammenlægningsudvalget. Der blev forespurgt på amtsinstitutionernes opkobling til netværket. Mødet hævet.