Referat af kombineret bestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde i Boligselskabet Kirstinevang den 25. april 2018 10. maj 2018 Deltagere Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Afdeling Egebjerg Lars Andersen og Heidi Kjærbye Afdeling Kirstinelund Laila Arlofelt, Tom Selmer og Berit Ryberg Afdeling Kornvænget Tina Jensen Medarb.repræsentant Paul Nielsen Ballerup Kommune Dennis Sørensen Repræsentantskabsmedlemmer Afdeling Egebjerg Lars Hansen, Mitta Samuelsen og Morten Just Nielsen Afdeling Kornvænget Michael Larsen og suppleant Bent Nielsen Administrationen Afbud Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Marie-Louise Scharling, Musa Kekec, Jan Nielsen og Bart Simon Gelert Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat: Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 23. oktober 2017 3. Optagne lån i perioden 23. oktober 2017 25. april 2018 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Boligorganisationen Kirstinevang inkl. sideaktiviteter og spørgeskema b. Afdeling Kirstinelund c. Afdeling Kornvænget d. Afdeling Egebjerghaven e. Afdeling Børneinstitutionen f. Revisionsprotokollat 6. Budget 2019 - Orientering om administrationsbidraget for 2019 7. Almindelig råderet - afskrivningsperiode køkkener i Boligselskabet Kirstinevang 8. Effektiv drift a. Oplæg: Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne b. Oplæg: Effektiviseringsmuligheder af Almenbo 9. Renoveringsarbejder a. Køkkenrenovering i afdeling Egebjerghaven b. Terrænarbejder ved børneinstitution og butiksblok i afdeling Kirstinelund 10. Almenbos ordinære generalforsamling den 30. maj 2018 a. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Tina Jensen) b. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling
11. Behandling af indkomne forslag 12. Valg af revisor 13. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra kommunens repræsentant d. Fra medarbejderrepræsentanten e. Fra administrationen 14. Fastsættelse af dato for næste møde 15. Eventuelt. ad 1 Valg af dirigent Lars Andersen blev valgt og konstaterede, at mødet var indkaldt efter reglerne. ad 2 Godkendelse af referat: Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 23. oktober 2017 Referatet blev godkendt. ad 3 Optagne lån i perioden 23. oktober 2017 25. april 2018 Der er hjemtaget lån på 6,3 mio. kr. til etablering af altaner i de hvide blokke. ad 4 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Lisbet Schaltz oplyste, at i forbindelse med en skærpelse af lovgivningen omkring regnskabsaflæggelse er årsberetningen trukket ud af regnskabet og udarbejdet som et selvstændigt dokument. Skærpelsen har ligeledes medført, at revisionsprotokollen fra år 2017 fremstår i ny form og er mere tekstbaseret end tidligere år. Formanden oplæste følgende beretning: Et år er gået og vi skal igen til at afholde beretning over året, der er gået. Siden sidste år har repræsentantskabet og bestyrelsen haft nok at se til, bl.a. er det altid en fornøjelse at se, at alle afdelinger kommer ud med at overskud i 2017, det er altid rart, når der ikke er et underskud at skulle forsvare på afdelingsmødet. Repræsentantskabet har arbejdet med, at man ikke føler vi modtager de relevante oplysninger fra Almenbo til brug på møderne. Jeg kan bl.a. nævne trådhegn ved institution, nævnt i referat fra april 2017. I det hele taget føler bestyrelsen, at de ikke blev taget med på råd m.m På efterårsmødet blev budgetter til 2018 gennemgået. Ude i de enkelte afdelinger har der været travlt med at få tingene til at fungere. I boligselskabet har vi haft afholdt et fælles bestyrelsesmøde for alle beboervalgte i afdelingsbestyrelserne, dette møde var rigtig givtigt, hvor der kom mange ting frem, som vi skal i gang med på selskabsplan. Det er rigtig godt, at afdelinger nu samarbejder på tværs, således at de fællesproblemer som den enkelte afdeling nu måtte lige inde med, måske også findes i de andre afdelinger, så vi bedre kan finde en løsning til gavn for alle.
Vi har aftalt at holde disse fælles møder mindst 2 gange årligt eller ved behov. Vi er samtidig ved at udarbejde en mailliste over alle beboervalgte til brug for bestyrelserne, så vi nemt kan kontakte hinanden, og gøre brug af de enkeltes erfaringer og kompetencer. Ellers vil jeg takke for et godt samarbejde i året, der er gået og vil samtidig håbe vi får et mindst ligeså godt samarbejde i året der kommer. Derefter oplæste formanden et notat med kritikpunkter omkring samarbejdet med Almenbo, som beboerdemokraterne havde udarbejdet på et fællesmøde. Da administrationen ikke havde kendskab til hverken notat eller utilfredsheden omkring samarbejdet med Almenbo, foreslog de, at der afholdes et ekstraordinært bestyrelses- og repræsentantskabsmøde, hvor notatet behandles og de opstillede kritikpunkter udredes. Til referat kan oplyses, at det ekstraordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøde er fastsat til den 22. maj 2018. Herefter blev beretningen godkendt. ad 5 Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Boligorganisationen Kirstinevang inkl. sideaktiviteter og spørgeskema Boligorganisationen har i 2017 et underskud på 34.957 kr., der skyldes afvikling af udgiften til et byggeprojekt. Egenkapitalen udgør 14.908.663 kr. pr. 31.12.2017. Boligorganisationen Kirstinevangs regnskab, sideaktiviteter samt spørgeskema for 2017 blev godkendt. b. Afdeling Kirstinelund Afdelingen har i 2017 et overskud på 409.328 kr., som primært skyldes faldende pris på vand- og renovationsafgiften. Pr. 1. januar 2017 blev afdelingens leje reguleret med 3 kr. pr. m 2 til en gennemsnitsleje på 806 kr. pr. m 2 årligt inkl. forbedringslejeforhøjelser. Afdeling Kirstinelunds regnskab for 2017 blev godkendt. c. Afdeling Kornvænget Afdelingen har i 2017 et overskud på 189.676 kr., som primært skyldes faldende pris på vand- og renovationsafgiften samt mindre forbrug af vand og el. Afdelingens husleje blev ikke reguleret i 2017. Afdeling Kornvængets regnskab for 2017 blev godkendt. d. Afdeling Egebjerghaven Afdelingen har i 2017 et overskud på 85.491 kr., som primært skyldes faldende pris på vandafgift samt mindre forbrug af varme. Afdelingens husleje blev ikke reguleret i 2017. Afdeling Egebjerghavens regnskab for 2017 blev godkendt.
e. Afdeling Børneinstitutionen Afdelingen har i 2017 et overskud på 85.491 kr., som primært skyldes faldende pris på vand- og renovationsafgiften samt mindre forbrug af varme. Afdelingens husleje blev ikke reguleret i 2017. Afdeling Børneinstitutionens regnskab for 2017 blev godkendt. f. Revisionsprotokol Revisionsprotokollatet blev godkendt. ad 6 Orientering om administrationsbidraget for 2019 Boligorganisationens administrationsbidrag for 2019 udgør 4.487 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2019 på efterårsmødet. ad 7 Almindelig råderet - afskrivningsperiode køkkener i Boligselskabet Kirstinevang I Almenbo er det tidligere besluttet, at køkkener, som opføres efter den individuelle råderet, afskrives over max. 15 år. Samtidig afskrives køkkener, som er opført efter den kollektive råderet, over 20 år. Det er svært at forsvare, at man på den kollektive råderet kan afskrive et køkken over 20 år og kun afskrive et tilsvarende køkken over 15 år på den individuelle råderet. Boligselskabet Kirstinevangs godkendelse af, at alle nyopførte køkkener fremover afskrives over 20 år, udbedes. Boligselskabet Kirstinevang godkendte, at alle nyopførte køkkener afskrives over 20 år. ad 8 Effektiv drift a. Oplæg: Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne Administrationen ønsker Kirstinevangs godkendelse af, at der kan arbejdes videre med ideen om en sammenlægning af rengøringen, så der på baggrund af konkrete analyser kan indhentes tilbud på opgaven. Før tilbud indhentes, skal et samarbejde med de enkelte afdelingsbestyrelser igangsættes, så man i fællesskab kan vurdere de enkelte afdelingers nuværende rengøringsudgifter og sætte disse op imod nye behov og ønsker. Der blev spurgt, om rengøringsarbejdet også omfatter rengøring af arealer udenfor. Administrationen svarede, at der kun er tale om indvendige fællesarealer, som f.eks. opgange og kældre. Kirstinevangs repræsentantskab godkendte, at administrationen arbejder videre med ideen om en sammenlægning af rengøringen i afdelingerne.
b. Oplæg: Effektiviseringsmuligheder af Almenbo Almenbos bestyrelse ønsker, at den enkelte boligorganisation giver tilsagn til, at administrationen kan arbejde videre med at finde effektiviseringstiltag i administrationen og herunder planlægge en temaaften, hvor boligorganisationerne mødes og får fremlagt et gennemarbejdet forslag for en effektivisering af Almenbo med fokus på en styrkelse af beboerdemokratiet på afdelingsniveau. Administrationen oplyste endvidere, at de mange ekstra nye arbejdsopgaver f.eks. digitalisering, vurdering af ressourcer, analyser, benchmark og egenkontrol kan betyde ansættelse af yderligere personale med relevante kompetencer i forhold til udarbejdelse af føromtalte opgaver. Almenbos bestyrelse har derfor drøftet muligheden for en anden administrationsform, herunder fusion. Oplægget blev drøftet og det blev nævnt, at en tidligere forespørgsel om fusion i 2011 på daværende tidspunkt var blevet markant nedstemt i Kirstinevang. Kirstinevangs repræsentantskab godkendte, at administrationen arbejder videre med ideen om en fusion af de stiftende boligorganisationer. ad 9 Renoveringsarbejder a. Køkkenrenovering i afdeling Egebjerghaven Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde, hvor bl.a. fejlen omkring køkkenopmåling blev clearet. Arbejdet er gået i gang og pt. er 47 lejemål tilmeldt køkkenrenovering. Der blev spurgt, hvor de nye elementer kan opbevares, indtil de skal anvendes. Det blev foreslået, at der midlertidigt opstilles en container i afdelingen til opbevaring af de nye køkkenelementer, indtil de skal anvendes. b. Terrænarbejder ved børneinstitution og butiksblok i afdeling Kirstinelund Afdeling Kirstinelund havde bedt administrationen udarbejde en løsning til en forskønnelse af arealet ved børneinstitutionen og butiksblokken. Administrationen havde derfor fremsendt et skitseforslag og bad repræsentantskabet godkende, at der arbejdes videre med projektet omkring børneinstitutionen på afdelingsniveau. Kirstinevangs repræsentantskab godkendte, at afdeling Kirstinelund arbejder videre på projektet. ad 10 Almenbos ordinære generalforsamling den 30. maj 2018 a. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Tina Jensen) Tina Jensen blev genvalgt. b. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Formanden fik udleveret valgkort.
ad 11 Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag til mødet. ad 12 Valg af revisor Revisionsfirmaet Deloitte blev genvalgt. ad 13 Meddelelser a. Fra formanden Formanden erindrede om, at organisationsbestyrelsesmedlemmer kan bestille en tablet til mødemateriale hos Almenbo. b. Fra afdelingerne Afdeling Kornvænget Afdelingsbestyrelsen ønsker en ensretning og opdatering af det materiale, som nye beboere får udleveret ved indflytning. Det blev oplyst, at Lisa Irmer er i gang med at tilrette samme materiale for afdeling Kirstinelund. Ejendomskontoret har endvidere foreslået, at der laves et velkomstbrev til nye beboere. Det blev foreslået, at afdelingerne sammen finder ud af, hvilket materiale der skal udleveres til nyindflyttere. Afdelingsformanden efterlyste brochuren om Kirstinevang, som var udarbejdet internt af afdelingsbestyrelserne. Formanden oplyste, at den var ved at blive tilrettet. Afdeling Kirstinelund Anlæggelse af ny sti foran institutionen afventer afklaring af renovering af området. Afdeling Egebjerghaven Afdelingsbestyrelsen har fokus på flyttelejligheder og indflytninger og ved næste kvartalsmøde skal kvaliteten af istandsætninger drøftes. Det blev drøftet, hvorvidt det var en god idé at bestyrelsesmedlemmer deltager ved ind- /fraflytninger. Det blev foreslået, at bestyrelsen ringer på hos nyindflyttere og byder velkommen og er behjælpelige med eventuelle spørgsmål. Medarbejderrepræsentanten oplyste, at ejendomskontoret tilbyder servicegennemgang ved fraflytninger. c. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant oplyste, at Ballerup Kommune skal spare 50 mio. kr. i næste budgetår. Kommunens repræsentant lovede at drøfte parkeringsproblematikken med kommunalbestyrelsen. Ballerup Kommunes affaldsplan følges, hvilket betyder, at også etageboliger skal til at sortere deres affald i løbet af 2019. Beboere samt ejendomsmestre vil blive orienteret af kommunen inden igangsætning. d. Fra medarbejderrepræsentanten Medarbejderrepræsentanten oplyste, at der holdes afskedsreception for Holger Steen den 30. april i afdeling Kirstinelund.
e. Fra administrationen Administrationen oplyste, at bageren i afdeling Kirstinelund er gået konkurs og at lejemålet forsøges genudlejet. Grundejerforeningen Egebjerggård afholdte generalforsamling den 19. april, hvor det blev besluttet at forøge foreningsbidraget med på 2-300 kr. Der holdes bestyrelsesmøde i Fællesskabet den 24. maj 2018. Der holdes generalforsamling i Ejerforeningen Egebjerg Bygade den 28. maj 2018. ad 14 Fastsættelse af dato for næste møde Næste møde afholdes den 24. oktober 2018 i afdeling Egebjerghaven. ad 15 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl. 19.25 Referat digitalt underskrevet af Formand og dirigent Lars Andersen Referent Lene Terpe