UDBUDSBETINGELSER. Udbud på. arbejdsstationer (bærbare computere, stationære computere og skærme) til Fredericia kommune.

UDBUDSBETINGELSER Udbud på arbejdsstationer (bærbare computere, stationære computere og skærme) til Fredericia kommune Offentligt udbud Oktober, 2012 [internt referencenummer 2012-146997] Tovholder for udbuddet: Fredericia Kommune: Att.: Andreas Wærn Madsen Gothersgade 20 DK-7000 Fredericia Danmark andreas.madsen@fredericia.dk 1

Indhold 1. Indledning... 4 2. Definitioner... 4 3. Den ordregivende myndighed... 4 4. Udbudsmaterialet... 4 5. Udbuddets genstand og omfang... 4 6. Tidsplan... 5 7. Afgivelse af bud og delbud... 5 8. Alternative bud... 5 9. Tilbudsgivers forbehold... 5 10. Underleverandører... 6 11. Konsortier... 6 12. Forhandlingsforbud... 6 13. Fredericia Kommunes forbehold... 7 14. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 7 15. Tilbudsfrist... 7 16. Formkrav til tilbudsmaterialet... 8 17. Sprog... 8 18. Behandling af tilbud... 8 19. Udvælgelseskriterier... 8 20. Tildelingskriterium... 9 21. Minimumskrav... 10 22. Udformning af tilbud... 10 23. Vedståelse af tilbud... 11 24. Tilbudsgivers omkostninger... 11 25. Kontrakttildelingen... 11 2

Bilagsoversigt Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Tro og Love erklæring Forpligtelser i forhold til skat, arbejdsmiljø mv. Erklæring om udelukkelseskriterierne artikel 45 Kravspecifikation Tilbudsliste 3

1. Indledning I overensstemmelse med Europa-parlamentets og rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåden ved offentlig indkøb udbyder Fredericia Kommune som offentligt EUudbud: Et nærmere specificeret antal bærbare computere, stationære computere og skærme Bekendtgørelsen er offentliggjort i EU-tidende [dd.mm.åååå] med følgende nummer: TED-publication xxxxxxxxx. ([internt referencenummer 2012-146997]) 2. Definitioner Kontrakt er det juridiske dokument, som regulerer retsforholdet mellem Fredericia Kommune og Leverandøren, hvad angår produktet. Leverandøren er den tilbudsgiver, der vinder udbuddet, og derfor efterfølgende får tildelt Kontrakt med Fredericia Kommune. Tilbudsgiver er den juridiske person, der afgiver tilbud i forbindelse med nærværende udbud. Udbyder er Fredericia Kommune, der forestår nærværende udbud. 3. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Fredericia Kommune Gothersgade 20 7000 Fredericia 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale er opbygget på følgende måde: Udbudsbetingelser Udkast til kontrakt Bilag 1 Tro & love, forpligtelser vedr. skat og miljø og udelukkelse på baggrund af art. 45 Bilag 2 Kravspecifikation Bilag 3 Tilbudsliste 5. Udbuddets genstand og omfang Fredericia Kommune ønsker at udbyde området; bærbare computere, stationære computere og skærme. Der er tale om køb på et nærmere specificeret antal bærbare computere, stationære computere og skærme. Der vil skulle ske levering over 4 omgange i løbet af 2013 (første levering er d. 1. februar 2013). Der er i fastsættelsen af antallet taget udgangspunkt i Fredericia Kommunes årlige indkøb af produkter i disse kategorier. Kravene til de enkelte produkter fremgår af kravspecifikationen i bilag 1. Der er tale om en eneleverandøraftale. 4

Antallet af de enkelte produkter fordeler sig således (minimumskrav til de enkelte produkter kan findes i afsnit 21): Leverance Leverance 2 Leverance 3 Leverance 4 Samlet 1 Model (bærbar) 1 50 50 50 50 200 Model (bærbar) 2 30 30 30 30 120 Model (bærbar) 3 40 40 40 40 160 Model (bærbar) 4 20 20 20 20 80 SFF (Small Form 20 20 20 20 80 Factor) model 1 Tower model 1 10 0 10 0 20 Skærm model 1 10 0 0 0 10 Skærm model 2 20 20 20 20 80 Skærm model 3 5 5 5 5 20 Dockingstation 90 90 90 90 360 Replikator 40 40 40 40 160 6. Tidsplan Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse den 23. oktober 2012 Sidste frist for modtagelse af spørgsmål kl.12.00 den 19. november 2012 Sidste frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar uge 47 Sidste frist for modtagelse af tilbud kl.12.00 den 4. december 2012 Forventet beslutning om leverandørvalg primo december 2012 Forventet leveringsdato (første levering) senest d. 1. februar 2013 7. Afgivelse af bud og delbud Tilbudsgiver kan kun afgive et tilbud. 8. Alternative bud Alternative bud tages ikke i betragtning. 9. Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af udbudsmaterialet herunder kontraktudkastet. Såfremt der er ét eller flere punkter i udbudsmaterialet, som Tilbudsgiver ikke kan acceptere, skal Tilbudsgiver tage et udtrykkeligt forbehold herfor, som skal beskrives i en forbeholdsliste. Såfremt der ikke er taget et udtrykkeligt forbehold, anses tilbuddet for at være afgivet i overensstemmelse med det samlede udbudsmateriale, herunder navnlig udkastet til kontrakten. For at sikre sammenlignelighed mellem de indkomne tilbud accepteres forbehold for følgende forhold ikke: Den tilbudte pris, De fastsatte tidsfrister, herunder vedståelsesfristen, De nedenfor angivne minimumskrav. At Tilbudsgivers almindelige kontraktvilkår skal gælde, Kontraktudkastets bestemmelser om erstatning, Kontraktudkastets bestemmelser om lovvalg og værneting. 5

Såfremt der er taget et lovligt forbehold, kan Udbyder vælge på en objektiv og gennemskuelig måde at prissætte forbeholdet ved tilbudssammenligningen for at undgå, at Tilbudsgiveren som følge af sit forbehold opnår en fordel på de øvrige Tilbudsgiveres bekostning. Udbyder forbeholder sig ret til at afvise tilbud som værende ikke-konditionsmæssige, hvis det indeholder uacceptable forbehold, eller forbehold der ikke kan prissættes. I tilfælde af at Tilbudsgiver efter fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder i udbudsmaterialet, skal Tilbudsgiver i tilbuddet angive hvilke forudsætninger, der er lagt til grund. 10. Underleverandører Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører, som Fredericia Kommune skal kontrahere direkte med, uden forudgående skriftligt samtykke fra Fredericia Kommune, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbuddet. Meddeles sådant samtykke, skal det imidlertid understreges, at Tilbudsgiver er ansvarlig for sine underleverandører og hæfter fuldt ud for underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Der henvises endvidere til kontraktudkastets bestemmelser herom. Hvis nogle af de tilbudte produkter baserer sig på underleverandører, skal dette fremgå af tilbudsmaterialet. Det skal præciseres, at hovedleverandøren har det fulde ansvar for produkternes endelige tilstand, og garanterer for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Tilbudsgiver selv havde udført leverancen. 11. Konsortier Såfremt anmodning afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæftelse overfor Fredericia Kommune. Endvidere skal de deltagende virksomheder udpege en befuldmægtiget, som Fredericia Kommune med bindende virkning kan føre drøftelser samt indgå aftaler med. Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 19 Udvælgelseskriterier som minimum gives for den virksomhed der er udpeget som befuldmægtiget. De øvrige deltagende virksomheder i konsortiet skal vedlægge dokumentation og underskrift for opfyldelse af udelukkelseskriterierne (jf. afsnit 19): Bilag 1 (a): Udfyldt Tro - og Love erklæring. Bilag 1 (b): Erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. Bilag 1 (c): Erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. Såfremt der indgås aftale med et konsortium, skal de deltagende virksomheder i forbindelse med kontraktindgåelse underskrive en erklæring om solidarisk hæftelse. 12. Forhandlingsforbud Det skal understreges, at Fredericia Kommune ikke kan forhandle med Tilbudsgiver om de afgivne tilbud. Der henvises til erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/73/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994). "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller 6

supplere indholdet af deres tilbud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." På den baggrund opfordres Tilbudsgiver til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås Kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 13. Fredericia Kommunes forbehold Fredericia Kommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. I forbindelse med forberedelse af nærværende udbud har Fredericia Kommune undersøgt, om der i kommunens afdelinger og institutioner forekommer lokalindgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt at der efter kontraktindgåelse ved nærværende udbud stadig foreligger eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, vil disse blive forsøgt afviklet hurtigst muligt og senest ved den lokale indgåede aftales udløb. Der tages forbehold for budgetmæssig dækning. 14. Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til Andreas Wærn Madsen, på e-mail: andreas.madsen@fredericia.dk, med emnet: Spørgsmål EU-udbud på arbejdsstationer (bærbare computere, stationære computere og skærme) til Fredericia Kommune Senest den 19. november 2012, kl. 12.00. Anonymiserede kopi af samtlige spørgsmål og de afgivne svar herpå, vil blive uploaded på nedenstående link: http://www.fredericia.dk/erhverv/indkob-udbud/sider/kommunale_udbud.aspx Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristen udløb, vil blive besvaret, såfremt Fredericia Kommune har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. 15. Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er: d. 4. december 2012, kl. 12.00. Tilbuddet bør sendes anbefalet, med kurer eller afleveres personligt på nedenstående adresse. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for rettidig levering, hvorfor tilbudsgiver bør modtage en kvittering for rettidig aflevering. Tilbuddet skal være i en lukket kuvert, hvorpå der foruden adressen er påført for de enkelte tilbud: "Tilbud på arbejdsstationer (bærbare computere, stationære computere og skærme) - må ikke åbnes af poståbningen". Tilbud skal sendes til/afleveres på følgende adresse: 7

Fredericia kommune Team Udbud & Indkøb, 1. sal, lokale 617 Gothersgade 20 7000 Fredericia Att. Andreas Wærn Madsen Aflevering af tilbud kan ikke ske på en anden adresse. Såfremt der afleveres personligt skal dette være til Andreas Wærn Madsen eller andet personale i lokale 617. Hvis der afleveres andre steder kan det ikke garanteres, at tilbuddet når frem til modtager i overensstemmelse med tilbudsfristen og bliver taget med i vurderingen. Tilbud, der modtages efter den fastsatte frist, vil ikke blive taget i betragtning. 16. Formkrav til tilbudsmaterialet Tilbuddet skal afgives i underskrevet stand i både papirform og elektronisk form. For sidstnævnte form kan dette enten være på cd-rom eller USB-stik. Tilbudslisten skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Det er således ikke tilladt at ændre kolonner/rækker i tilbudslisten. Tilbudsgiver skal udfylde alle de hvide felter i tilbudslisten. De blå felter er faste, og kan ikke ændres. De gule felter bliver autoudfyldt. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, dog inkl. alle øvrige afgifter og omkostninger. Tilbud skal afgives i form af nettopriser. Det skal angives, hvilke evt. rabatsatser der ligger til grund for de tilbudte nettopriser med udgangspunkt i tilbudsgivers offentligt tilgængelige priser. Alle forhold i annonceringsmaterialet skal indregnes i tilbuddet. Ved tilbudsafgivelsen bør tilbudsdispositionen i afsnit 22 følges. Det er vigtigt at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Manglende besvarelse heraf gør tilbuddet ikke-konditionsmæssigt. 17. Sprog Tilbud, samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 18. Behandling af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt og anonymt af Fredericia Kommune, dog jf. reglerne om aktindsigt i forvaltningsloven og offentlighedsloven. Indkomne tilbud vil ikke blive returneret. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning om det afgivne tilbuds antagelse eller afståelse hurtigst muligt efter, at Fredericia Kommune har truffet beslutning herom. Beslutningen herom forventes at finde sted den primo december 2012. 19. Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud, vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed set i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne udvælgelseskriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation. 8

Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet, se dog afsnit 11 for undtagelser hertil. Er der angivet underleverandører i tilbuddet, skal Tilbudsgiver indestå for, at disse ligeledes opfylder udvælgelseskriterierne, men dokumentation herfor skal modsat konsortier ikke vedlægges tilbuddet. Ved Tilbud skal følgende vedlægges: De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i erhvervs- eller handelsregister Bilag 1(a): underskrevet tro - og love erklæring. Bilag 1(b): underskrevet erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. Bilag 1(c): underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. Økonomisk og finansiel kapacitet Vedlægges separat: Angivelse af virksomhedens egenkapital det seneste disponible regnskabsår. Dette kan enten være kopi af Tilbudsgivers regnskabstal for det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed. Alternativt underskreven erklæring fra Tilbudsgivers revisor med angivelse af Tilbudsgivers egenkapital. o Minimumskrav: om positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår Vedlægges separat: Angivelse af virksomhedens omsætning det seneste disponible regnskabsår. Dette kan enten være kopi af Tilbudsgivers regnskabstal for det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed. Alternativt underskreven erklæring fra Tilbudsgivers revisor med angivelse af Tilbudsgivers omsætning. o Minimumskrav: Omsætning på minimum 10 mio. kroner årligt i det seneste disponible regnskabsår. Oplysninger om Tilbudsgivers forpligtelser vedrørende skatter, afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås ved henvendelse til Skat, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. Opmærksomheden henledes på, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som ikke - konditionsmæssigt. Udbyder forbeholder sig dog ret til anvendelse af implementeringsbekendtgørelsen, såfremt et tilbud ikke opfylder de formelle krav, der følger af udbudsmaterialet. 20. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive indgået med den Tilbudsgiver, der har afgivet den laveste pris: Delkriterium Vægtning i procent Pris 100% 9

Ad. pris Ved bedømmelse af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser, jf. Bilag 3 tilbudsliste. Vægtningen af pris vil tage udgangspunkt i den samlede pris for det ønskede antal produkter på hver varelinje i tilbudslisten. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbud skal afgives ved udfyldning af tilbudslisten, jf. bilag 3. Tilbud skal afgives i form af nettopriser. Det skal angives, hvilke evt. rabatsatser der ligger til grund for de tilbudte nettopriser med udgangspunkt i tilbudsgivers listepriser. Tilbudslisten, bilag 3 skal udfyldes i uændret form. Det er ikke tilladt at ændre kolonner/rækker. Priserne på leveringstidspunktet skal til enhver tid ligge under tilbudsgivers normale listepris. 21. Minimumskrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på at følgende krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. Dette gør sig gældende for de i bilag 2 indeholdende underpunkter. Alle minimumskrav skal således findes i bilag 2. 22. Udformning af tilbud Tilbud bør følge følgende disposition: Disponering af tilbud: 1. Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). 2. Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til kontrakten. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 9 vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 3. Udvælgelseskriterier pkt. 19 3.1 Bilag 1(a): underskrevet tro - og love erklæring. 3.2 Bilag 1(b): underskrevet erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. 3.3 Bilag 1(c): underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. 3.4 Angivelse af egenkapital (vedlægges separat) 3.5 Angivelse af omsætning (vedlægges separat) 4. Tildelingskriterier pkt. 20 (inkl. tilbudsliste) 4.1 Pris (tilbudslisten, bilag 3) Alle bilag skal udfyldes og fremsendes sammen med tilbud. Såfremt der er flere Tilbudsgivere, der byder i forening, skal jf. pkt. 11 fremgå af tilbuddet, med hvem Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller Fredericia Kommunes krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Tilbud skal udformes således, at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbudsmaterialet. Oplysninger, som eksempelvis fremgår af brochurer og lignende, vil således ikke indgå i vurderingen. 10

Før et tilbud kan betragtes som værende konditionsmæssigt, skal tilbudsgiver byde på alle produkter i tilbudslisten (med mindre der er taget lovligt forbehold herfor). 23. Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 24. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud eller andet i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Fredericia Kommune uvedkommende. 25. Kontrakttildelingen Efter sammenligning af de indkomne tilbud tildeles kontrakt til den Tilbudsgiver, der har afgivet det tilbud med den laveste pris. Supplerende oplysninger til Udbudsmaterialet er Fredericia Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Udbudsmaterialet må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden tilladelse fra Fredericia Kommune. Fredericia Kommune anser ikke valg af leverandør for afsluttet, før end der er indgået endelig kontrakt med Tilbudsgiver. 11

Kontraktudkast på arbejdsstationer (bærbare computere, stationære computere og skærme) mellem [Leverandør] [CVR-nr.] [Adresse] [Telefon] [Telefax] (herefter benævnt Leverandør) og Fredericia Kommune Gothersgade 20 7000 Fredericia (herefter benævnt FK) 1

1. Baggrund Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i henhold til udbudsbekendtgørelsesnr. [201X/S XX/XXXX.] i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet. Der er tale om levering af arbejdsstationer (bærbare computere, stationære computere og skærme) til FK i en 1-årig periode. Leveringerne sker af 4 omgange (Q1, Q2, Q3 og Q4) Der er tale om et nærmere bestemt antal. 2. Kontraktgrundlag Formålet med aftalen er at fastlægge Leverandørens vilkår for opfyldelsen af nærværende kontrakt med FK, samt at fastlægge vilkårene for samarbejdet mellem Leverandøren og FK. Leverandøren skal i samarbejde med FK forestå udførelsen af opgaven i henhold til udbudsmaterialet. Leverandøren er ansvarlig for at overholde alle på området gældende love og regler. Kontrakten beskriver Udbyders og Leverandørs forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Kontrakten mellem FK og Leverandør 2. Supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, spørgsmål og svar 3. Udbudsmateriale med tilhørende bilag af [dd.mm.åååå] 4. Leverandørs tilbud af [dd.mm.åååå] Såfremt der sker senere skriftlige ændringer i samarbejdet anses det ligeledes som en integreret del af aftalen. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler, og herudover finder dansk rets almindelige regler anvendelse. Leverandørs almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt. 3. Ikrafttræden og ophør Der vil være tale om et samlet varekøb på et antal nærmere specificerede antal produkter. Produkterne skal leveres samlet over 4 kvartaler, jf. bilag 2 kravspecifikation. Den første levering skal falde senest d. 1. februar 2013, mens de øvrige leveringer skal falde i Q2, Q3 og Q4. Den præcise leveringsdato for efterfølgende leveringer bliver d. 1. maj (Q2), d. 1. august (Q3) og d. 1. november (Q4). Ovenstående leveringsdato kan svinge med +/- én måned, og såfremt leveringsdatoen ændres vil leverandøren blive orienteret omkring dette inden for rimelig tid. 4. Loyalitet Parterne skal medvirke i opfyldelsen af nærværende kontrakt på en loyal og rimelig måde, der er egnet til at fremme samarbejdet og en smidig udførelse af de af kontrakten omfattede ydelser. 5. Tredjemands rettigheder Leverandøren indestår overfor FK for, at Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] og opfyldelse af kontrakten, ikke på nogen måde krænker tredjemands rettigheder. Anlægges der sag mod FK i denne forbindelse, er Leverandøren pligtigt i enhver henseende at holde FK skadesløs for enhver omkostning i forbindelse med sagen, som måtte blive påført FK. Foreligger der krænkelser af tredjemands ret, er Leverandøren pligtig for egen regning at skaffe FK retten til fortsat at gøre anvendelse af Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] eller at bringe krænkelsen til ophør ved at ændre eller erstatte tilbuddet, såfremt dette er muligt i henhold til nærværende kontrakt. 2

Omsætningen med FK i denne aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. 6. Leverandørens indeståelser og forpligtelser Leverandøren indestår for, at aftalen opfyldes under anvendelse af landets gældende love og regler, herunder miljøregler, standarder og EU regler. Leverandøren forpligter sig til at rådgive FK om alle forhold af relevans for FK i hele aftalens løbetid. Konstaterer eller forudser Leverandøren forhold, der kan føre til væsentlige problemer eller uhensigtsmæssigheder eller væsentligt formindske FK s udbytte af aftalen, er Leverandøren forpligtet til straks at oplyse FK herom og fremkomme med forslag til ændring af aftalen. Leverandøren skal anvende et formaliseret system for kundereklamationer for at sikre, at disse behandles seriøst. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Leverandøren kan hverken ved skjulte eller åbenlyse mangler påberåbe sig reglerne om forsinket reklamation. 7. Brugsret FK har brugsretten til enhver form for materiale og oplysninger i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af kontrakten. FK er dog ikke berettiget til at udnytte brugsretten på kommerciel vis. 8. Levering Produkterne skal være frit leveret på den af Ordregiver angivne adresse. 9. Priser og fakturering For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser på nettosortimentet. Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos FK, som skal modtage fakturaen Evt. Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Kontrakthavers CVR-nummer. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal elektroniske fakturaer udarbejdes i det fællesoffentlige OIOUBL2.02 og fremsendes enten via NemHandel.dk, eller via VANS (Value Added Network Service). FK er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. 10. Prisregulering Der kan ikke ske prisregulering. 11. Betalingsbetingelser: Løbende måned + 30 dage fra fakturadato efter hver enkelt levering. Alle priser er angivet i danske kroner eksklusive moms. Alle betalinger skal ske i danske kroner. 12. Ændring i produktsammensætning 3

Såfremt ændringer i lovgivning og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produktsammensætningen, er Leverandør pligtig til omgående at informere FK herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt Leverandør ved produktudvikling eller af andre årsager udvider eller ændrer sit sortiment af produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal Leverandør efter aftale med FK tilbyde FK disse produkter. 13. Kvalitetssikring Leverandøren garanterer, at de leverede ydelser nøje er i overensstemmelse med de angivne minimumskriterier pkt. 21 i udbudsbetingelserne og Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå]. 14. Garanti og reklamation Alle produkter skal have 3 års garantiperiode og dækker kun hardware. Garantien skal indeholde on-site reparation, hvor udstyr samles på en adresse i kommunen. Konstaterer FK mangler ved varen, kan denne kræve, at Leverandøren afhjælper manglen enten ved reparation eller omlevering inden for rimelig tid medmindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for Leverandøren. Undlader Leverandøren på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er FK berettiget til at lade manglen afhjælpe for Leverandørens regning. Hvor intet andet er anført gælder købelovens reklamations- og ansvarsregler. Leverandørs almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 15. Forsikring Leverandør forpligter sig til i kontraktperioden at have tegnet ansvarsforsikring, arbejdsskadeforsikring, sædvanlig tingsforsikring, samt sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring, herunder driftstabsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Ansvarsforsikringen skal omfatte skader på 3. mandsperson og ting. Eventuelle skader som Leverandør måtte forårsage eller på anden måde være involveret i ved udførelsen af sit arbejde for FK er kommunen uvedkommende, og ansvaret herfor påhviler alene Leverandør. Leverandør bærer ansvaret og hæfter endvidere ubegrænset, solidarisk og direkte for eventuelle underleverandører og entreprenørers forhold, som falder indenfor kontrakten. Eventuelle selvrisici for ovennævnte forsikringer er uvedkommende for FK og skal afholdes af Leverandør selv. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft, og overgive FK kopi af forsikringspolicer samt kvittering for præmiens betaling. 16. Misligholdelsesbeføjelser Enhver af parterne kan hæve aftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt den anden part gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse eller gentagne gange overtræder kontraktens bestemmelser, hvor en enkelt overtrædelse ikke isoleret set vil være væsentlig misligholdelse. Misligholdelse: Som misligholdelse anses bl.a.: Forsinkelser i forbindelse med udførelse af opgaverne Mangler ved ydelsen/produkterne Undladelse af information til FK om uregelmæssigheder i den daglige drift og service hos Leverandøren. 4

Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for misligholdelse. Dersom Leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtelser iht. denne kontrakt, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele FK dette, og Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette FK om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. FK kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Særlige misligholdelsesbeføjelser i tilfælde af mangler ved ydelsen: Leverandøren skal straks ved konstateret mangler ved ydelsen sørge for afhjælpning. Sker dette ikke er FK berettiget til så vidt muligt at anvende en anden kontraktpart. Såfremt manglen ikke kan afhjælpes af andre, kan FK hæve aftalen. I så fald er Leverandøren kun berettiget til at modtage betaling for dokumenterede udgifter i forbindelse med allerede gennemførte dele af aftalen og kun efter eventuel modregning af erstatningskøb. Væsentlig misligholdelse: Som væsentlig misligholdelse anses bl.a., Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt, i kontraktperioden. Såfremt Leverandøren ændrer i ydelserne uden meddelelse til FK. Gentagne gange manglende overholdelse af krav og bestemmelser i nærværende kontrakt. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for væsentlig misligholdelse. Leverandøren er i øvrigt ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse og væsentlig misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden. I tilfælde af FK s forsinkelse med betaling: Såfremt der ikke sker rettidig betaling, kan Leverandøren kræve forrentning af det skyldige beløb efter rentelovens bestemmelser. FK er overfor Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 17. Erstatningspligt Parterne er overfor hinanden erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler. 18. Ekstraordinær opsigelse af kontrakt Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at kontrakttildelingen annulleres eller kontrakten helt eller delvis erklæres for uden virkning, er FK berettiget til per den dato den pågældende instans fastsætter eller med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige kontrakten for fremtiden. FK s ret til at opsige Kontrakten gælder selvom afgørelsen/dommen ankes. Sker opsigelsen på baggrund af ovenstående er hver part frit stillet og parterne kan ikke kræve erstatning af hinanden. 19. Leverandørens hæftelse for underleverandører 5

Såfremt Leverandøren ønsker at gøre brug af underleverandører, der ikke fremgår af aftalen, kræver dette forudgående skriftligt samtykke fra FK. Leverandøren hæfter fuldt ud for sine underleverandører i forhold til FK på samme måde som for sine egne forhold. 20. Force majeure Parterne kan kun påberåbe sig force majeure, der omfattes af dansk rets almindelige definition af force majeure. Parterne kan kun påberåbe sig force majeure i det tidsrum, hvor force majeure situationen er gældende, og kun efter skriftlig meddelelse herom til den anden part. Hver af parterne er berettiget til at annullere aftalen, såfremt den anden part i en sammenhængende periode på 30 dage ikke kan opfylde sine forpligtelser grundet force majeure. 21. Genforhandling Der kan ikke ske genforhandling af væsentlige dele af denne kontrakt. 22. Tavshedspligt og offentligt påbud Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger, som Leverandøren i forbindelse med aftalen måtte opnå kendskab til. Sådanne fortrolige oplysninger må alene anvendes og opbevares som led i opfyldelsen af aftalen. Leverandøren skal beskytte sådanne oplysninger med mindst samme omhu, som Leverandøren udviser i omgangen med egne fortrolige forhold og i øvrigt mindst i overensstemmelse med ufravigelige lovgivningskrav. Leverandøren er pligtig at pålægge medarbejdere, der på "need-to-know" basis får adgang til oplysninger omfattet af denne bestemmelse, samme tavshedspligt. Leverandøren er tillige forpligtet til at pålægge alle underleverandører og andre tredjemænd tilsvarende forpligtelse overfor såvel Leverandøren som FK. FK er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. FK meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. FK er ikke bundet af udtalelsen. FK s økonomiske interesser kan også være til hinder for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt lovgivning, eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten. FK skal i øvrigt henvise til forvaltningslovens og offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. FK forbeholder sig dog ret til at bekendtgøre aftalen for medarbejderne på FK s intranet. Leverandøren er imidlertid berettiget til at anvende FK som reference. Parternes tavshedspligt og forpligtelse til fuld diskretion gælder også efter aftalens ophør. 23. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Leverandørs rettigheder og forpligtelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til tredjemand uden forudgående skriftlig aftale med FK. Leverandør kan ikke overdrage, sælge, eller optage lån på grundlag af de krav, som Leverandør har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. 24. Forbehold Enhver tilretning af nærværende kontrakt begrundet i pålæg, vejledende udtalelser eller andet fra de Kommunale tilsynsmyndigheder, Konkurrencemyndighederne eller Klagenævnet for Udbud kan ske, på den for Leverandøren mindst indgribende måde, uden at der herved er tale om misligholdelse fra FK s side. 6

Ovennævnte forbehold påvirker ikke betaling for allerede udførte ydelser, samt de af Leverandøren allerede afholdte omkostninger for planlagte ordrer. 25. Bodsbestemmelse Såfremt Leverandøren uberettiget ophæver aftalen, eller nægter at foretage leveringer under aftalen til de tilbudte priser, med den konsekvens, at FK ophæver aftalen og iværksætter et nyt udbud, ifalder Leverandøren en bod på kr. 200.000,00 kroner Boden fradrages i det erstatningskrav FK har mod Leverandøren i medfør af punkt 18. Såfremt Leverandøren fremsender fakturaer i strid med bestemmelsen i punkt 9, eller såfremt Leverandøren fremsender fakturaer med indholdsmæssige fejl, ifalder Leverandøren en bod på kr. 40,00 per forkert faktura. Såfremt leveringen bliver forsinket udover den fastsatte seneste leveringsdag betaler leverandøren Ordregiver 1000 kroner pr. dag (hverdag) indtil korrekt levering er sket. Boden træder i kraft dagen efter den dag, hvor der skulle være sket levering. 26. Lovvalg Nærværende aftale er undergivet dansk ret. 27. Værneting Ethvert spørgsmål om forståelsen af nærværende aftale, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse m.v. skal - såfremt mindelig ordning ikke kan opnås - afgøres i første instans - ved retten i den retskreds hvori FK er beliggende. Afhængigt af sagens genstand er dette byretten eller landsretten. 28. Soliditetsoplysninger, Insolvens og konkurs FK forbeholder sig ret til at anmode om soliditetsoplysninger. Går Leverandøren konkurs, eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af FK s kendskab hertil som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 29. Aftaleeksemplarer Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. Dato: Dato: Underskrift: Underskrift: 7

Sæt et kryds Bilag 1 A. Tilbudsgivers tro- & love erklæring 1. Gæld til det offentlige Ifølge lov nr. 1093 af 21.december 1994 som ændret ved lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. I forbindelse med afgivelse af tilbud på/indgåelse af aftalen:.erklærer undertegnede tilbudsgiver 1. Virksomhedens navn: 2. Adresse: 3. Postnummer, by: 4. CVR-nr..på tro og love at 5. Virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 6. 7. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under 100.000 kr. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. 100.000 kr. Denne gæld specificeres i Felt 8 & 9 8. Kreditor nr. 1 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) b. Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Kr. 9. Kreditor nr. 2 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og b. Kr. omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Tilbudsgiver erklærer sig indforstået med, at Fredericia Kommune kan indhente oplysninger om rigtigheden af de afgivne oplysninger i det fælleskommunale debitorsystem og det centrale fordringsregister. Undertegnede er bekendt med, at afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger om 1

virksomhedens gældsforhold til det offentlige kan straffes med bøde efter 3, stk. 1, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivning. Undertegnede giver samtidig samtykke til, at Fredericia Kommune, i forbindelse med udbudsforretning, kan undersøge om der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbud kan ikke accepteres, såfremt denne erklæring ikke er afgivet af tilbudsgiver. B. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de oplistede statslige tjenester. Navn: Skat, Hovedcentret Miljøstyrelsen Arbejdstilsynet Adresse: By: Østbanegade 123 2100 København Ø, Strandgade 29 1401 København K, Landskronagade 33 2100 København Ø, Telefon: Fax: E-mail: Internetadr.: DK + 45 72 37 90 00 + 45 72 37 90 01 skat@skat.dk www.skat.dk DK + 45 32 66 01 00 + 45 32 66 04 79 mst@mst.dk www.mst.dk DK + 45 70 12 12 88 + 45 70 12 12 89 at@at.dk www.at.dk Tilbudsgiver angiver ved at underskrive denne erklæring, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, dvs. at tilbudsgiver tilkendegiver, at virksomheden overholder de danske love og regler på disse områder. Hvis tilbudsgiver ikke underskriver erklæringen, er tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning. C. Udelukkelsesforhold I henhold til Direktiv 2004/18/EF - artikel 45, stk. 1-2 opstilles følgende udelukkelseskriterier. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: deltagelse i en kriminel organisation. bestikkelse. svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser. hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. 2

b)hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. c) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. g) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. Tilbudsgiver erklærer på tro og love, at ingen af de ovennævnte forhold er til stede. Hvis tilbudsgiver ikke underskriver erklæringen, kan tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning. Fredericia Kommune forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor, eventuelt ved krav om fremsendelse af serviceattest eller tilsvarende dokumentation. 3

E. Underskrift Undertegnede erklærer herved: at have udfyldt ovenstående tro- og love erklæring korrekt. at der i virksomheden er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jf. direktiv 2004/18/EF art 45, stk. 1 og 2 Undertegnede erklærer, at ovennævnte oplysninger er korrekte. Dato Underskrift 4