1. Centerets formål Formål er etableret med det formål at skabe sammenhængende administrative serviceydelser for kommunens øvrige centre; herunder for ledelse, direktion og det politiske niveau. Primære opgaver Centeret er organiseret i fem afdelinger, der varetager følgende overordnede opgaveområder: Økonomistyring med fokus på kommunens samlede økonomi og ansvaret for de samlede budgetog regnskabsprocesser. Løn og personaleadministration, herunder også ansvaret for MED-organisation og arbejdsmiljø samt juridiske og forhandlingsmæssige opgaver indenfor personaleområdet HR og Kommunikation med ansvar for pressehåndtering, intern kommunikation, strategisk kompetence- og ledelsesudvikling, rekruttering m.v. Sekretariatsbetjening af Borgmester og Byråd, herunder valghandlinger og vielser samt understøttelse af fagcentrene med juridisk, indkøbs- og udbudsretlig rådgivning. Den tværgående digitaliserings- og effektiviseringsindsats, herunder leverandør- og kontraktstyringsopgaver ift. IT-Forsyningen og øvrige leverandører, varetagelse af kommunens samlede digitaliseringsstrategi og implementering af større digitaliserings- og forandringsprojekter. Politisk udvalg Økonomiudvalget 2. Strategi og resultatmål De væsentligste strategiske mål: har ansvaret for, i samarbejde med kommunens øvrige fagcentre, at drive to store forandringsprojekter i de kommende år. Monopolbrudsprogrammet er et obligatorisk digitaliserings- og forandringsprojekt for alle kommuner, der initieres og ejes af KOMBIT. Programmet består af en række delprojekter, der tilsammen gør op med KMD s tidligere monopol på kommunale forretningssystemer. Delprojekterne omhandler både implementering af ny systemunderstøttelse samt nye- og optimerede forretningsgange. Delprojekterne følger en fælles tidsplan lagt af KOMBIT. Parat til Fremtiden er kommunens effektiviseringsindsats, der via udvalgte projekter skal tilvejebringe økonomisk råderum for i alt 125 mio. kr. med helårseffekt fra 2018. har ansvaret for at drive det samlede program og som en del af programmet har Center for Administrativ Service i 2015 igangsat fem administrative effektiviseringsprojekter. I 2015 gennemføres en række tilbundsgående analyser, hvorefter der kan træffes beslutning om egentlig implementering i 2016 og årene frem. Særlige fokusområder: Udover de strategiske mål, har nogle særlige fokusområder. Det drejer sig om etablering af et effektivt og styrket styringssetup for kommunens it- og digitaliseringsaktiviteter, herunder samarbejdet med IT-forsyningen samt kontrakt- og porteføljestyringen for kommunens samlede it-investeringer. Endvidere skal sikre indkøb, og implementeringsplan for et nyt intranet for hele kommunen, der skal sikre adgang til relevant information for alle kommunens ansatte. Finansielle mål: Parat til Fremtiden: De del-projekter, er ansvarlig for at tilvejebringe analyser på i 2015 skal samlet set anvise effektiviseringspotentialer på min. 25 mio. kr., som kan realiseres med effekt senest i 2018. Monopolbrud: Effektiviseringspotentialer identificeres løbende. Første bud på businesscases på alle områder etableres senest i ultimo 2015. Samlet set har KOMBIT en forventning om, at Monopolbruddet skal resultere i en udgiftsreduktion for kommunerne på 25 %.
Ikke-finansielle mål: skal i samarbejde med Udviklingssekretariatet tilvejebringe en Governancemodel for it-området, herunder en model for leverandørstyring, it-investeringer og porteføljestyring. Modellen skal være fuldt implementeret i løbet af 2016. skal understøtte, at alle centre i løbet af 2016 er fuldt implementeret på det ny intranet. opfylder kommunens målsætninger om sygefravær. 3. Driftsbudget 3.1 Driftsbudget Tabel 1 viser s bevilling fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter. Tabel 1 Driftsbudget for fordelt på løn, øvrige udgifter og indtægter Beløb i 1.000 kr 1) Korrigeret Budget- Budget- Budget- Budgetbudget forslag forslag forslag forslag 2015 2) 2016 2017 2018 2019 Løn 67.934 66.430 65.353 64.312 65.912 Øvrige udgifter 96.868 88.342 85.989 86.729 76.027 Udgifter totalt 164.802 154.772 151.341 151.041 141.939 Indtægter totalt -20.811-18.742-18.727-18.727-18.727 Centerets nettobevilling i alt 143.991 136.030 132.615 132.314 123.212 1) Beløbene i tabellen er alle i 2015-priser 2) Det korrigerede budget 2015 er pr. 25.3.2015 (i 2015-priser) 1) Beløbene i tabellen er alle i 2015-priser 2) Det korrigerede budget 2015 er pr. 25.3.2015 (i 2015-priser) Tabel 2 Driftsbudget for fordelt på rammer Beløb i 1.000 kr 1) Korrigeret Budget- Budget- Budget- Budgetbudget forslag forslag forslag forslag 2015 2) 2016 2017 2018 2019 Centrets ramme 68.435 61.969 59.469 59.469 59.469 Personale og Forhandling 7.787 7.787 7.787 7.787 7.787 SOLT, ADM bidrag m.v. 22.091 21.753 20.698 20.698 9.108 Den Centrale Refusionsordning -12.665-12.665-12.665-12.665-12.665 Fælles for alle - lønpuljer m.v. 48.282 46.187 47.325 48.099 48.987 Byrådet 10.062 10.999 10.001 8.926 10.526 Centerets nettobevilling i alt 143.992 136.030 132.615 132.314 123.212 Det korrigerede budget er i 2015 på 144 mio. kr. På baggrund af regnskab 2014 og udarbejdelse af budget 2016-19 vil budgettet ved budgetopfølgningen pr. ultimo marts 2015 blive nedreguleret med netto 6,5 mio. kr., og udgør herefter 137,5 mio. kr. Det er hovedsageligt området lønpuljer m.v. (seniorjobs, barsel, tjenestemandsforsikringer, selvforsikringen på arbejdsskade og ulykkesforsikring), der er udarbejdet nye forudsætninger på. Derudover er leasingafgifterne vedr. SOLT projekterne blevet reduceret på baggrund af fornyet skøn for renteudviklingen. Herudover er der i centerets ramme indregnet øget effektivisering fra 2016 vedr. serviceplatform på 2,3 mio. kr., IT-forsyningens budget er reduceret med 0,8 mio. kr. og effektiviseringer vedr. Parat til Fremtiden (IT og indkøbsportefølje) er indregnet med en stigning fra netto 0,5 mio. kr. i 2015 til netto 3,5 mio. kr. i 2016. Fra 2017 og frem er der indregnet yderligere effektiviseringer for netto 2,5 mio. kr. Faldet i SOLT fra 2018 til 2019 skyldes tilbagekøb af Jørlunde skole og Stenløse skolerne m.m. På lønpuljer m.v. er der indarbejdet aktivitetsstigninger på tjenestemandspensioner og selvforsikringen på arbejdsskade- og ulykkesforsikring forventes også at stige med årene.
På Byrådets område skyldes faldet fra 2016 og frem, at udgifterne til valg falder periodisk over årene i forhold til hvornår der afholdes valg. Derudover er der i 2016 afsat en engangsudbetaling i forbindelse med en åremålsansættelse. 3.2 Primære udgifts-og indtægtsdrivere og deres forudsætninger Primære drivere Forudsætninger 1. IT afholder udgifterne til kommunens centrale IT systemer. 2. Løn En stor del af centerets budget anvendes til aflønning af medarbejdere og ledere i centeret. 3. SOLT Ølstykke og Stenløse Kommuner indgik i 2000 hver et SOLT-projekt arrangement omkring kommunernes skoler, Sandbjergkomplekset i Stenløse og Stenløse Rådhus. Stenløse Rådhus er tilbagekøbt ultimo 2014. I 2018 tilbagekøbes Sandbjergkomplekset i Stenløse, Jørlunde skole og Stenløse skolerne. Denne ramme indeholder betalingen af leasingafgifterne. Leasingafgiften fastsættes ud fra den korte rente (tre måneders variable rente). Herudover betales et tillæg. 4. Den centrale refusion ordning Den Centrale Refusionsordning: Statsrefusionen udbetales på grundlag af kommunens udgifter jf. Serviceloven til særlig støtte. Udgifterne bliver budgetteret i de respektive fagcentre. Statsrefusionsindtægten beregnes af og budgetteres ligeledes i. Budgettet er afsat uændret i forhold til budget 2015-18, og er ved at blive revurderet. 5. Tjenestemandspensioner Der er budgetteret i forhold til de tjenestemænd, der er primo januar samt forventninger til af-/tilgang i årene frem. 6. Lønpuljer Barselpuljen er den største pulje, den er beregnet på baggrund af regnskab 2014 og forventningerne til 2016. De øvrige lønpuljer er afsat uændret i forhold til budget 2015-18.
3.3 Periodiseret budget Figur 1 Forventet udgiftsniveau for løn og øvrige udgifter 2016 i 1.000 kr. Løn Størstedelen af budgettet er fordelt i 1/12 dele. På de fastansatte er der i april taget højde for særlig feriegodtgørelse og i maj for udbetaling af 6 ferieuge til nogle medarbejdere. Derudover er der taget højde for en lønstigning på 1 % pr. 1. oktober 2016. De fleste lønpuljer udmøntes til øvrige centre ultimo året, hvilket bevirker udsvinget i december. Øvrige udgifter Centerets bevilling indeholder seks rammer og herunder mange aktiviteter, de store udsving vedrører især området Digitalisering og effektivisering. Her er en stor del af basisbidraget til IT-forsyningen periodiseret i januar. Effektiviseringspuljerne Parat til Fremtiden, Bølgeplan og Monopolbrud er lagt i oktober. Derudover er flere aktiviteter periodiseret i 1/2 dele og 1/4 dele. Figur 2 Forventede indtægtsniveau for 2016 i 1.000 kr. Indtægter Størstedelen af indtægterne er refusionsindtægter vedr. Den Centrale Refusionsordning og seniorjob, de er begge periodiseret i 1/12 dele. Herudover er der indtægter vedr. administrationsbidrag m.m. der kommer ind sidst på året.
3.4 Risici Centrets største risici i forhold til at overholde budgettet Område Beskrivelse Beløb Forebyggelse Ansvarlig 1. Selvforsikring på arbejds- ska-der/- ulykker Risiko i for hold til dyrere arbejdsskader/-ulykker end skønnet bland andet ud fra aktuarberegning. Den særlige risiko ved skader på flere personer samtidig med erstatningssum over 2,5 mio. kr. er der tegnet særligt arbejdsskade/katastrofeforsikring på, dog med en selvrisiko. 2. SOLT Ændringer i renteniveau vil påvirke leasingydelsen. I notatet vedrørende den samlede økonomi for SOLTprojekterne er risici for hele projektet beskrevet. 3. Monopolbrud Manglende funktionalitet og forsinkelse hos KOMBIT på de nye it-løsninger under Monopolbruddet, samt evt. ændrede krav til kommunens it-infrastruktur for at kunne afvikle it-løsningerne og høste de udmeldte gevinster. Behov for at investere i nye snitflader mellem kommunes eksisterende løsninger og de nye it-løsninger 4. ITforsyningen Vedr. IT-forsyningen er der fremlagt budgetforslag for 2016 på itsamarbejdskredsmøde d. 4. maj 2015. Budgetforslaget indeholder justeringer, der samlet set betyder en merudgift i 2016 og BO-årene på ca. 1,4 mio. kr. Afhængigt at det variable bidrag, er det usikkert om merudgiften kan afholdes indenfor budgettet. 0,5 1 mio. kr. 1,7 2 mio. kr. Daglig arbejdsmiljøleder der skal sikre opprioriteret indsats i forhold til arbejdsmiljøområdet God forberedelse i organisationen fokus på need-to-have, samt opfølgning på indfrielse af de aftalte besparelser og gevinster jf. KL/KOMBITs udmeldinger Løbende opfølgning Personale forhandling Økonomi og Digitalisering og Effektivisering Digitalisering og Effektivisering