BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD RÅDGIVERUDBUD Trafikal Drift 2013-2016 SEPTEMBER 2012
Vejdirektoratet, Driftsområdet Side 1 af 7 Orientering Ordregiver Opgaven Vejdirektoratet Driftsområdet Niels Juels Gade 13 Postboks 9018 1022 København K Udbuddet omfatter teknisk konsulentassistance for Vejdirektoratets Driftsområde, Trafikal Drift. Inden for dette område forventes det, at der løses følgende hovedopgaver: Behandling af ansøgninger om Råden over Vej og udstedelse af rådighedstilladelser. Tilsyn med vejarbejder, samt myndighedstilsyn. Udarbejdelse og vurdering af trafikale konsekvensvurderinger af vejarbejder. Koordinering og prioritering af vejarbejder. Sikring af den bedst mulige fremkommelighed. Opgaverne er uddybet i vedlagte Bilag 1, Funktionsbeskrivelse - Trafikal Drift, af 18. juni 2012. Løsning af opgaven forudsætter følgende kompetenceprofiler: 1. Senior projektleder med omfattende erfaring i trafikafvikling og anlægslogistik (antal: 1). 2. Erfaren sagsbehandler på myndighedsniveau med omfattende erfaring i Trafikal Drift. Rutineret sagsbehandler på Trin III pensum (antal: 1-2). 3. Trafikal Drifts sagsbehandler på Trin II pensum, med erfaring indenfor trafikforhold og beredskab på veje, samt myndighedstilsyn (antal: 1-4). 4. Administrativ medarbejder med erfaring i administrative opgaver indenfor Trafikal Drift, herunder belysning af skadevolderog erstatningssager (antal: 1-4). Yderlig beskrivelse af opgaven fremgår af bilag 2, Opgavebeskrivelse, af 31. august 2012. Kontraktform Vejdirektoratet agter at indgå en rammeaftale med den vindende tilbudsgiver. Tidsplan Rammeaftalen påregnes indgået primo november 2012, med virkning fra den 1. januar 2013. Rammeaftalen løber herefter i 4 år indtil den 31. december 2016. Arbejdssted Arbejdsstedet og tilhørelsesforholdet er Vejdirektoratets lokale Driftsafdeling i Næsted, Toldbuen 6, 4700 Næstved.
Vejdirektoratet, Driftsområdet Side 2 af 7 Bestemmelser om udbud og tilbud Udbudsbekendtgørelse Rammeaftalen udbydes i offentligt udbud ved bekendtgørelse til kontoret for den Europæiske Unions Officielle Publikationer den 3. september 2012. Udbuddet vil være bekendtgjort i "Ted tenders electronic daily", samt på Vejdirektoratets køberprofil www.vd.dk/udbud, hvor udbudsmaterialet vil være tilgængeligt, og hvor efterfølgende meddelelser fra Vejdirektoratet til tilbudsgiverne vil blive offentliggjort. Kvalitativ udvælgelse Vejdirektoratet vil, i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45, udelukke tjenesteydere der er under konkurs eller lignende. For at kunne deltage i tildelingen af rammeaftalen skal tjenesteyder i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin ret til at udføre erhvervet, sin økonomiske og finansielle formåen samt sin faglige dygtighed og erfaring ved at fremlægge: Fuldstændigt firmanavn, registreringsnummer i fagligt register, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Artikel 45 Erklæring, hvor virksomheden dokumenterer at den ikke er udelukket fra at afgive tilbud iht. artikel 45 i Rådets Direktiv 2004/18 af 31.03.2004. Erklæringen kan downloades fra www.vd.dk/udbud. Tro og love Erklæring om omfang af ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.03.1997. Erklæringen er skrevet ind i tilbudslisten. Oplysning om virksomhedens system for kvalitetsstyring, ved fremlæggelse af et eksempel på kvalitetsplan for en tilsvarende opgave. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at tilbudsgivers kvalitetsplan er baseret på et dokumenteret kvalitetsstyringssystem, der tager udgangspunkt i kravene i DS/EN ISO 9001:2008 eller lignende relevant standard. Erklæring om arbejdsmiljø. Erklæringen skal angive at tilbudsgiveren har taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, jf. Udbudsdirektivets artikel 27. Erklæringen kan downloades fra www.vd.dk/udbud. Tal for omsætning i de seneste 3 år for det område opgaven vedrører. Oplysninger om egenkapital efter afsluttet regnskab. Dokumentation for at ansøgeren har fornøden faglig kompetence og kapacitet, herunder referenceliste for udførelse af
Vejdirektoratet, Driftsområdet Side 3 af 7 tilsvarende opgaver indenfor de 3 seneste år, med angivelse af kunde, kontraktsum og udførelsesperiode. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav, at tjenesteyder tidligere har gennemført sammenlignelige opgaver samt at der en dokumenteret sammenhæng mellem disse tjenesteydelser og den tilbudte medarbejdergruppe. Oplysning om tilbudsgivers projektleder, ved CV med angivelse af uddannelse og erfaring mv. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav, at projektlederen har erfaring med projektledelse inden for det udbudte fagområde både i Vejdirektoratets regi og i anden sammenhæng. Bevis for rådgiver- og erhvervsansvarsforsikring. Rådgiverens forsikring skal omfatte en personskadeforsikring på mindst 10 mio. kr. pr. forsikringsår og tingskadeforsikring og/eller tabsforsikring på mindst 2,5 mio. kr. pr. forsikringsår. Tilbudsgrundlag Tilbudsgrundlaget omfatter følgende dokumenter: Eventuelle rettelsesblade, af 31. august 2012 Bilag 1, Funktionsbeskrivelse Trafikal Drift, af 18. juni 2012 Bilag 2, Opgavebeskrivelse, af 31. august 2012 Bilag 3, Rammeaftalen, af 31. august 2012 Bilag 4, Tilbudsliste, af 31. august 2012 Bilag 5, Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand, februar 2011 Tilbudslabel Tilbuddet skal afleveres på dansk. Kontrakt- og arbejdssproget er dansk. Udbudsmaterialet, samt tilbudslabel findes på Vejdirektoratets køberprofil: www.vd.dk/udbud. Her vil rettelser til udbudsmaterialet kunne ses. Vejdirektoratets standardvilkår for aftaler om rådgivning og bistand (Bilag 5) findes under Vejdirektoratets standarder og paradigma. Tilbudsfasen Såfremt noget i dette udbudsmateriale giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål, som skal være bygherren i hænde senest 14 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudslistens udløb. Al kommunikation i tilbudsfasen skal ske til: Grontmij, Ulrike Klasterer ukl@grontmij.dk Spørgsmål skal stilles skriftligt via mail.
Vejdirektoratet, Driftsområdet Side 4 af 7 Besvarelsen af spørgsmål og eventuelle rettelser til udbudsmaterialet vil fremgå af Vejdirektoratets køberprofil: www.vd.dk/udbud. Aflevering af tilbud Tilbudsgiver skal ved afgivelse af tilbud aflevere følgende: Udfyldt tilbudsliste Beskrivelse af kvalitetskriteriet kompetencer (se afsnit om tildelingsmodel) Beskrivelse af kvalitetskriteriet Opgaveløsning (se afsnit om tildelingsmodel) Medarbejdernes CV'er De under afsnit kvalitativ udvælgelse anførte dokumentationer. Supplerende oplysninger herunder supplerende bilag skal på anfordring fremsendes med en frist på maks. 48 timer. Vejdirektoratet gennemfører dette udbud ved anvendelse af to-kuvert systemet. Tilbudsgiveren skal aflevere tilbuddet i to dele: Del 1 indeholdende den udfyldte tilbudsliste, som afleveres i særskilt lukket kuvert med tydelig mærkning Tilbudsliste. Del 2 indeholdende det øvrige tilbudsmateriale, som afleveres i særskilt lukket kuvert med tydelig mærkning Øvrige tilbudsdokumenter. Tilbuddet skal afleveres i 2 enslydende eksemplarer i papirudgave, samt på et USB-stik for hhv. Tilbudslisten (Del 1) og Øvrige tilbudsdokumenter (Del 2). I tilfælde af uoverensstemmelser mellem papirudgave og den elektroniske udgave, har papirudgaven forrang. Tilbuddet skal være tydeligt mærket: TILBUD TRAFIKAL DRIFT. Alle bilag skal mærkes med firmanavn. Tilbud skal afleveres i lukket kuvert. Der modtages ikke elektronisk fremsendte tilbud. Tilbudslabel, som kan downloades fra www.vd.dk/udbud. bedes benyttet. Tilbuddet fremsendes til: Grontmij A/S Granskoven 8 Att.: Ulrike Klasterer 2600 Glostrup Tilbuddet skal være modtaget senest den 15. oktober 2012 kl. 12:00. Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbud.
Vejdirektoratet, Driftsområdet Side 5 af 7 Tildelingskriterier Ordregiver vil vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud for valg af part til rammeaftalen efter følgende vægtning: Kriterium Vægtning Pris 50 % Kompetencer 30 % Opgaveløsning, herunder udvikling af kompetencer, 20 % samt rekruttering af personale Der vedlægges CV for hver medarbejder, der tilbydes til løsning af de efterfølgende kontrakter. Et CV bør ikke overstige 2-3 sider, og primært forholde sig til medarbejderens med hensyn til denne opgave relevante kompetencer. Tildelingsmodel Priskriterium: Tilbuddet med laveste pris gives karakteren 10. Et tænkt tilbud, hvor prisen er 2 millioner kr. højere end den laveste pris, gives karakteren 0. Øvrige tilbud gives karakter ved interpolation og ekstrapolation. Kvalitetskriterier: Kompetencer og Opgaveløsning, herunder vedligeholdelse af kompetencer, samt rekruttering af personale bedømmes efter en 11-trins absolut skala: Karakteren 0 gives til et netop acceptabelt tilbud. Karakteren 3 gives til et tilbud, der er under middel. Karakteren 5 gives til et tilbud, der er middel. Karakteren 8 gives til et tilbud, der er over middel. Karakteren 10 gives til det bedst mulige tilbud, som ikke behøver at foreligge. De ikke specifikt nævnte karakterer gives for besvarelser, der ligger mellem de nævnte karakterer. Tilbudsgiveren skal som en del af tilbuddet levere en beskrivelse af, hvorledes kvalitetskravene sikres opnået i den konkrete opgave. Ved bedømmelse af kriteriet Kompetencer lægger bygherren vægt på følgende: Medarbejdernes erfaring inden for Trafikal Drift. Medarbejdernes faglige kvalifikationer. Sikring af et højt fagligt niveau, samt fortrolighed med de gældende lovkrav på området. Ved bedømmelse af kriteriet Opgaveløsning, herunder vedligeholdelse af kompetencer, samt rekruttering af personale lægger bygherren vægt på følgende: Tilrettelæggelse af arbejdet under hensyntagen til opnåelse af den foreskrevne kvalitet og tidsfrister. Plan for ansættelse og uddannelse af de medarbejdere, som skal varetage udførelsen af den udbudte opgave, således at
Vejdirektoratet, Driftsområdet Side 6 af 7 medarbejderes kompetenceniveau og fleksibilitet vedligeholdes og til stadighed øges. Plan for sikring af kontinuitet og faglighed. Den samlede vurdering: Et tilbuds totalværdi findes ved summen af produkterne af vægte og karakterer for kriterierne. Det tilbud, som opnår den højeste totalværdi, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Forbehold Alternative tilbud Danske Arkitektvirksomheders og FRI's standardforbehold eller tilsvarende organisationers standardforbehold vil kunne tages i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Andre forbehold og forudsætninger kan kun tages/gøres, såfremt disse i en "Meddelelse til de bydende" fra ordregiver er blevet godkendt. Der modtages ikke alternative tilbud. Vedståelse Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 40 dage. Efter tilbudsafgivelsen I henhold til bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet kan der ikke indgås bindende aftaler eller underskrives kontrakt herom før tidligst 10 dage efter at samtlige tilbudsgivere er underrettet om tildelingsbeslutningen. Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiveren kan på nedennævnte adresser få relevante oplysninger om forpligtelser vedr.: skatter og afgifter miljøbeskyttelse forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: SKAT Østbanegade 123 DK 2100 København Ø Telefon: + 45 7222 1818 Fax: + 45 7222 1919 E-mail: skat@skat.dk Internetadresse: www.skat.dk Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade 29 DK 1401 København K Telefon: + 45 7254 4000 Fax: + 45 3332 2228 E-mail: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk
Vejdirektoratet, Driftsområdet Side 7 af 7 Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Arbejdstilsynet Postboks 1228 DK 0900 København C Telefon: + 45 7012 1288 Fax: + 45 7012 1289 E-mail: at@at.dk Internetadresse: www.at.dk
DRIFTSDIVISIONEN Niels Juels Gade 13 1059 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk