BIOFOS A/S Refshalevej 250 DK-1432 København K post@biofos.dk www.biofos.dk Tlf: +45 32 57 32 32 CVR nr. 25 60 19 20 Udbudsbetingelser Begrænset udbud af Rammeaftaler om levering af håndværkerydelser Udbudsbekendtgørelse 2015/S 197-357353 af den 7. oktober 2015
Indholdsfortegnelse 1. Ordregiver... 3 2. Udbuddets omfang... 3 3. Besigtigelse og gennemgang af udbudsmateriale... 4 4. Kontraktperiode... 4 5. Udbudsform og retsgrundlag... 4 6. Udbudsmaterialet... 4 7. Tidsplan... 5 8. Tildelingskriterium... 5 9. Spørgsmål... 5 10. Kontraktindgåelse... 6 10.1 Indgåelse af Rammeaftaler... 6 10.2 Indgåelse af aftaler omkring enkelte Arbejder... 6 11. Krav til tilbuddets udformning... 6 11.1 Tilbudsliste... 6 11.2 Oplysninger om, hvordan Leverandøren vil overholde Rammeaftalens arbejdsklausul... 6 11.3 Oplysninger om anvendelse af lærlinge... 6 12. Tilbudsfrist og aflevering af tilbud... 7 13. Alternative tilbud... 7 14. Vedståelsesfrist... 7 15. Fortroligt... 8 16. Vederlag... 8 17. Forbehold... 8 18. Vurdering af tilbud og underretning om tildelingsbeslutning... 8 Side 2 af 8
1. Ordregiver BIOFOS A/S Refshalevej 250 1432 København K CVR: 25 60 19 20 (i det følgende benævnt "BIOFOS" og "Ordregiver"). Alle henvendelser vedrørende udbuddet skal rettes til: Jakob Stampe via e-mail til adressen: jsj@biofos.dk Alle henvendelser bedes mærket "Udbud Håndværkerydelser". Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelser om udbuddet. 2. Udbuddets omfang BIOFOS består af Renseanlæg Lynetten, Renseanlæg Avedøre og Renseanlæg Damhusåen samt en række pumpestationer og regnvandsbassinger i Storkøbenhavn. Derudover drifter og vedligeholder BIOFOS enkelte andre små renseanlæg i Storkøbenhavn. Arbejder omfattet af Rammeaftalerne forventes primært udført på BIOFOS tre renseanlæg. Der kan dog forekomme Arbejder på BIOFOS andre adresser. I tilfælde af organisatoriske ændringer i koncernen, forbeholder Ordregiver sig ret til, at flere eller færre selskaber/anlæg mv. vil anvende Rammeaftalen. BIOFOS ønsker at indgå Rammeaftaler om levering af håndværkerydelser fordelt på fire faggrupper. BIOFOS forventer at indgå Rammeaftaler med tre Leverandører per faggruppe, således at der i alt forventes at blive indgået 12 Rammeaftaler. Rammeaftaler omfatter levering af håndværkerydelser på alle BIOFOS' adresser indenfor BIOFOSkoncernen. Rammeaftalerne omfatter følgende håndværksmæssige delaftaler/faggrupper: - Delaftale 1 - Smede - Delaftale 2 - Tømrer/snedker - Delaftale 3 - VVS-installatør/Blikkenslager - Delaftale 4 - El-installatør Rammeaftalerne dækker almindelige mindre vedligeholdelsesopgaver, reparationer og udskiftninger på alle bygninger og produktionsanlæg, herunder forbrændingsanlæg, i BIOFOSkoncernen. Derudover mindre småprojekter. Arbejderne er mere detaljeret beskrevet i dokumentet Kravspecifikation. Rammeaftalerne kan anvendes af hele BIOFOS-koncernen. De primære aftagere på Rammeaftalerne forventes at være BIOFOS vedligeholdelses- og serviceafdeling. BIOFOS har medarbejdere ansat indenfor faggrupperne smede og el-installatører, der som udgangspunkt varetager de daglige driftsopgaver på disse områder. BIOFOS kan således lade egne medarbejdere udføre Arbejdet. BIOFOS' projektafdeling forventes alene at anvende Rammeaftalerne i mindre omfang, i det projektafdelingen selvstændigt udbyder større bygge- og anlægsprojekter samt bygge- og anlægsar- Side 3 af 8
bejder, der ikke er omfattet af Rammeaftalerne. Projektafdelingen vil således alene anvende Rammeaftalerne ifm. mindre småprojekter. Rammeaftalen fastlægger de maksimale timepriser, som kan faktureres for Arbejder udført under Rammeaftalen. BIOFOS trækker på Rammeaftalen efter behov, og er ikke bundet til at aftage en bestemt volumen. Arbejder igangsættes efter forudgående direkte tildeling eller mini-udbud, jf. bilag 3. Rammeaftalen er eksklusiv for BIOFOS, så samtlige Arbejder omfattet af kravspecifikationen indkøbes på Rammeaftalen, medmindre særlige forhold gør sig gældende. Rammeaftalen indeholder en arbejdsklausul med krav om, at Leverandøren tilbyder sine medarbejdere visse løn- og ansættelsesvilkår. Rammeaftalen indeholder endvidere en opfordring til at Leverandørerne på Rammeaftalerne lader en del af arbejdet under Rammeaftalen udføre af lærlinge. 3. Besigtigelse og gennemgang af udbudsmateriale Den 18. december 2015 kl. 9.30 inviteres alle Tilbudsgivere til et informationsmøde, hvor udbudsmaterialet gennemgås på et overordnet plan, hvorefter der vil være en kort besigtigelse, på Renseanlæg Lynetten, hvor der vises repræsentative områder, hvor Arbejder indenfor de enkelte faggrupper kan forekomme. Informationsmøde og besigtigelse afholdes på adressen Refshalevej 250, 1432 København K, Mødelokale København og forventes at vare ca. 1½ time. Deltagelse i informationsmøde og besigtigelse er ikke et krav, men alle Tilbudsgivere opfordres til at deltage. Tilmelding til besigtigelse med angivelse af deltagerantal (dog maksimalt 2 deltager per virksomhed) bedes sendt senest den 15. december 2015 til BIOFOS på e-mail adressen: jsj@biofos.dk. I emnefeltet angives "Tilmelding informationsmøde/besigtigelse håndværkerydelser". 4. Kontraktperiode Rammeaftalerne indgås for en periode på 2 år med mulighed for 2 x 1 års forlængelse. Rammeaftalerne forventes at træde i kraft omkring den 9. februar 2016. Tidspunktet for Rammeaftalernes ikrafttræden er fastsat i henhold til den foreløbige tidsplan for udbudsprocessens afvikling. Ændringer i denne tidsplan kan betyde, at tidspunktet for Rammeaftalernes påbegyndelse udskydes tilsvarende. 5. Udbudsform og retsgrundlag Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter) samt bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer. 6. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Side 4 af 8
Udbudsbetingelser (nærværende dokument) Udbudsbekendtgørelse 2015/S 197-357353, fremsendt til offentliggørelse den 7. oktober 2015. Rammeaftale (UDKAST) Procedurer for bestilling af Arbejder (bilag 3) AB-Service (tilpasset) (bilag 4) Kravspecifikation (bilag 5) Supplerede kravspecifikationer (bilag 5a og 5b) Information til eksterne samarbejdspartnere om sikkert og sundt arbejde (bilag 6) Tilbudsliste (bilag 7) Ovenstående udbudsmateriale er tilgængeligt på www.biofos.dk/udbud. Det påhviler Tilbudsgiver at kontrollere, at materialet er komplet ifølge ovenstående fortegnelse. 7. Tidsplan Udbuddets hovedtidsplan er som følger: Hovedtidsplan Dato Informationsmøde og besigtigelse 18. december 2015 kl. 9.30 Frist for spørgsmål 05. januar 2016 kl. 12.00 Tilbudsfrist 14. januar 2016 kl. 10.00 Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) 29. januar 2016 Kontraktindgåelse (forventet) 09. februar 2016 Inden for udbudsdirektivets rammer forbeholder Ordregiverne sig ret til at ændre på ovenstående tidsplan. 8. Tildelingskriterium Tildelingskriteriet er laveste pris. Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet vil Ordregiver lægge vægt på en beregnet evalueringsteknisk tilbudssum. Det fremgår af tilbudslisten for den enkelte delaftale/faggruppe, med hvilken vægt de enkelte delsummer indgår i den samlede evalueringsteknisk tilbudssum. Hensigten er, at de enkelte delsummer vægtes svarende til de pågældende posters forventede andel af det samlede træk på Rammeaftalerne. Priser angivet i bilag 7 er ekskl. moms, men skal være inkl. alle andre omkostninger, afgifter, gebyrer og evt. told. Leverandørens pris inkluderer levering, kørsel samt alle øvrige ydelser, der måtte være påkrævet for opfyldelse af Rammeaftalen. Inden for hver delaftale/faggruppe vil Rammeaftalerne blive tildelt de tre Tilbudsgivere, som har afgivet tilbud med de laveste evalueringstekniske tilbudssummer. 9. Spørgsmål Eventuelle spørgsmål skal fremsættes pr. e-mail til: jsj@biofos.dk Alle henvendelser bedes mærket "Udbud Håndværkerydelser". Side 5 af 8
Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 5. januar 2016 kl. 12:00. Spørgsmål vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. 10. Kontraktindgåelse 10.1 Indgåelse af Rammeaftaler Rammeaftalerne indgås mellem Ordregiver og tre Tilbudsgivere pr. delaftale/faggruppe, således at der i alt forventes at blive indgået 12 Rammeaftaler, efter udløbet af stand-still perioden. Rammeaftalerne indgås på baggrund af det kontraktudkast, som indgår i udbudsmaterialet. Stand-still perioden løber i 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver elektronisk har afsendt underretningen om tildelingsbeslutningen til Tilbudsgiverne. 10.2 Indgåelse af aftaler omkring enkelte Arbejder Direkte tildeling Arbejder, der af Ordregiver vurderes til beløbsmæssigt at ligge under 50.000 kr., vil blive tildelt efter direkte tildeling efter kaskademodellen til Leverandørerne på Rammeaftalerne. Mini-udbud Arbejder, der af Ordregiver vurderes til beløbsmæssigt at være 50.000 kr. og derover, vil blive udsat for fornyet konkurrenceudsættelse igennem miniudbud blandt Leverandørerne på Rammeaftalerne. Arbejder vil blive tildelt den Leverandør, der afgiver den laveste pris. For flere detaljer se bilag 3. 11. Krav til tilbuddets udformning 11.1 Tilbudsliste Tilbuddet skal indeholde en tilbudsliste for hver delaftale/faggruppe, som Tilbudsgiver er prækvalificeret til at afgive tilbud på. Excel-filen "Tilbudsliste" skal udskrives for hver delaftale/faggruppe og vedlægges tilbuddet i underskrevet form. Den elektroniske udgave af tilbuddet bør indeholde en MS Excel version af dokumentet. Ordregiver lægger tilbudslisten op på www.biofos.dk/udbud i excel format. 11.2 Oplysninger om, hvordan Leverandøren vil overholde Rammeaftalens arbejdsklausul Leverandører på Rammeaftalerne skal senest 10 dage efter kontraktindgåelse skriftligt beskrive, over for BIOFOS, hvordan Leverandøren konkret i kontraktperioden vil overholde Rammeaftalens arbejdsklausul i punkt 11. Beskrivelsen kan vedlægges tilbuddet. 11.3 Oplysninger om anvendelse af lærlinge Leverandører på Rammeaftalerne opfordres til at beskrive, hvorvidt og hvordan Leverandøren vil anvende lærlinge i kontraktperioden, jf. Rammeaftalens punkt 13. Leverandører opfordres til at Side 6 af 8
fremsende beskrivelsen sammen med beskrivelsen nævnt ovenfor i punkt 11.2. Beskrivelsen kan vedlægges tilbuddet. 12. Tilbudsfrist og aflevering af tilbud Tilbudsfristen er den 14. januar 2016 kl. 10:00. Tilbud skal fremsendes til/afleveres hos: BIOFOS A/S Refshalevej 250 1432 København K CVR: 25 60 19 20 Tilbuddet skal være kommet frem senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbuddet bedes tydeligt mærket TILBUD Håndværkerydelser. Tilbuddet skal afleveres i 2 fysiske eksemplarer, samt i én digital udgave enten på CD-rom eller på et USB-stik. De fysiske eksemplarer af tilbuddet bedes mærket henholdsvis "original" og "kopi". I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de to fysiske eksemplarer, eller mellem de fysiske eksemplarer og den elektroniske udgave af tilbuddet, vil det fysiske eksemplar, som er mærket "original" blive lagt til grund for evalueringen. Tilbuddet kan ikke fremsendes pr. e-mail. Såfremt Tilbudsgiverne fremsender tilbuddet pr. post, skal Tilbudsgiverne selv sikre sig, at Ordregiverne modtager tilbuddet inden tilbudsfristens udløb. Det er Ordregivers erfaring, at posten modtages på forskellige tidspunkter af dagen. Således kan det ikke forventes, at BIOFOS modtager posten før kl. 10. Tilbuddet skal indeholde tilbudslisten, der er anført i afsnit 11.1. Det står Tilbudsgiver frit for, hvorvidt de i punkt. 11.2 og 13.3 nævnte skriv vedlægges tilbuddet eller om skrivene fremsendes iht. Rammeaftalens pkt. 11.2 og 13.3. Tilbuddet skal affattes på dansk. Dokumenter af teknisk, beskrivende karakter vil blive accepteret på engelsk. Leverandøren har mulighed for at få udleveret en kvittering for aflevering af tilbuddet, hvis dette afleveres personligt i receptionen på ovenstående adresse. Receptionen er åben fra mandagtorsdag kl. 9-15 og fredag fra kl. 9-14. Leverandøren bærer entydigt risikoen for, at tilbuddet kommer rettidigt frem. Tilbud, der modtages senere end tilbudsfristens udløb, vil blive afvist som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære Ordregivernes åbning af de modtagne tilbud. 13. Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 14. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 6 måneder efter udløbet af tilbudsfristen. Side 7 af 8
15. Fortroligt Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver og evt. rådgivere, dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Tilbudsgiver opfordres til i sit tilbud at anføre, hvilke dele af tilbuddet som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt. Ordregiverne vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af offentlighedslovens regler. Samtlige oplysninger, herunder udbudsmaterialet, som Tilbudsgiver modtager fra Ordregiverne i forbindelse med udbuddet, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom Tilbudsgiver måtte vælge ikke at afgive tilbud. 16. Vederlag Der udbetales ikke vederlag til Tilbudsgiverne i forbindelse med udbuddet. 17. Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmateriale og tilbud har karakter af forbehold. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at beskrivelser i tilbud vil kunne konstateres som værende forbehold uagtet ordet forbehold ikke fremgår. Det afgørende er indholdet af beskrivelserne. Tilbudsgiver opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold, da forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Ordregiver er i alle tilfælde berettiget til at forkaste tilbud, som indeholder forbehold, og vil i visse tilfælde være forpligtet hertil. Ordregiver gør opmærksom på, at alle krav anført i kravspecifikationen er mindstekrav. Enhver form for afvigelse/forbehold over for mindstekrav indebærer, at Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Såfremt Tilbudsgiver opfatter vilkår i udbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres Tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil hurtigst muligt frem for at tage forbehold. BIOFOS vil herefter tage stilling til, om der kan/skal foretages ændringer i udbudsmaterialet. 18. Vurdering af tilbud og underretning om tildelingsbeslutning Efter tilbudsfristens udløb foretager BIOFOS indledningsvist en vurdering af, om tilbuddene opfylder kravene til tilbuddets indhold og udformning. Dernæst foretager BIOFOS en evaluering af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet, jf. afsnit 8. På baggrund af denne evaluering underretter BIOFOS elektronisk Tilbudsgiverne om, hvilke Tilbudsgivere, der har afgivet tilbud med de laveste priser. Side 8 af 8