Annoncering vedr. Køb af 4 eldrevne varevogne til Fredericia kommune Offentliggjort annoncering Marts 2011 Tovholder for annonceringen: Fredericia Kommune: Att.: Jacob Prange Gothersgade 20 DK-7000 Fredericia Danmark Jacob.prange@fredericia.dk 1
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 2. Definitioner... 4 3. Den ordregivende myndighed... 4 4. Annonceringsmaterialet... 4 5. Annonceringens genstand og omfang... 4 6. Tidsplan... 5 7. Mulighed for afgivelse af flere bud... 5 8. Eneleverandøraftale... 5 9. Alternative bud... 5 10. Underleverandører... 5 11. Forhandlingsforbud... 5 12. Fredericia Kommunes forbehold... 6 13. Skriftlige spørgsmål... 6 14. Tilbudsfrist... 6 15. Sprog... 7 16. Behandling af tilbud... 7 17. Egnethedskriterier... 7 18. Tildelingskriterium... 7 18.1 Økonomi... 8 18.2 Ergonomi/arbejdsmiljø/brugertest... 8 19. Minimumskrav... 8 19.1 Tekniske minimumskrav til varevognene... 8 19.2 Garanti, service og reparationer... 9 19.3 Demonstration ved Tall Ship d. 10/6-13/6 2011 i Fredericia... 9 20. Besigtigelsesplan/test... 9 21. Option på kursus... 9 22. Udformning af tilbud... 10 23. Vedståelse af tilbud... 10 24. Tilbudsgivers omkostninger... 11 25. Kontrakttildelingen... 11 2
3
1. Indledning I henhold til lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a 15 d annonceres følgende: Køb af 4 eldrevne varevogne Der er tale om et enkeltstående varekøb. Denne annoncering er offentliggjort på Fredericia Kommunes hjemmeside. 2. Definitioner Kontrakt er det juridiske dokument, som regulerer retsforholdet mellem Fredericia Kommune og Leverandøren, hvad angårkøb af 4 eldrevne varevogne. Leverandøren er dentilbudsgiver, der vinder annonceringen, og derfor efterfølgende får tildelt Kontrakt med Fredericia Kommune. Tilbudsgiver er den juridiske person, der afgiver tilbud i forbindelse med nærværende annoncering. Udbyder er Fredericia Kommune, der forestår nærværende annoncering. 3. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed defineres som udbyder og er Fredericia Kommune. Alle henvendelser, herunder spørgsmål m.v., skal i løbet af annonceringsprocessen skriftligt, pr. email rettes til: Fredericia Kommune Team Udbud & Indkøb Gothersgade 20,lokal 617 7000 Frederica Att.: Jacob Prange Mail: jacob.prange@fredericia.dk 4. Annonceringsmaterialet Det samlede annonceringsmateriale er opbygget på følgende måde: Annonceringsbetingelser Udkast til kontrakt Bilag 1-6 5. Annonceringens genstand og omfang Fredericia Kommune ønsker at indkøbe 4 eldrevne varevogne. Aftalen udbydes som en obligatorisk eneleverandøraftale og Tilbudsgiver kan kun afgive tilbud med fabriksnye eldrevne varevogne. Leverandøren kan under ingen omstændigheder opsige aftalen, kræve erstatning eller lign., såfremt aftalen ikke udnyttes 100 % af Fredericia Kommune. 4
6. Tidsplan Tidsplan: Offentliggørelse af annonceringen den 25/3-2011 Sidste frist for modtagelse af spørgsmål kl.12.00 den 5/4-2011 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål/svar den 9/4-2011 Sidste frist for modtagelse af tilbud kl.12.00 den 15/4-2011 Evaluering af konditionsmæssige tilbud den 18/4-2011 Afprøvning af varevognene den 26/4-2011 Forventet beslutning om leverandørvalg den 28/4-2011 Kontraktstart den 9/5-2011 Leverandørdemonstration ved Tall Ship i Fredericia den 9/6-14/6 2011 Seneste levering den 1/8-2011 7. Mulighed for afgivelse af flere bud Tilbudsgiver kan kun afgive et tilbud maksimalt indeholdende en eldrevenvarevognsmodel. 8. Eneleverandøraftale Aftalen udbydes som en eneleverandøraftale. 9. Alternative bud Alternative bud tages ikke i betragtning. 10. Underleverandører Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører uden forudgående skriftligt samtykke fra FredericiaKommune, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbuddet. Meddeles sådant samtykke, skal det imidlertid understreges, at Tilbudsgiver er ansvarlig for sine underleverandører og hæfter fuldt ud for underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Der henvises endvidere til kontraktudkastets bestemmelser herom. Hvis nogle af de tilbudte varevogne baserer sig på underleverandører, skal dette fremgå af tilbudsmaterialet. Det skal præciseres, at hovedleverandøren har det fulde ansvar for varevognesendelige tilstand, og garanterer for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Tilbudsgiver selv havde udført leverancen. 11. Forhandlingsforbud Det skal understreges, at FredericiaKommune ikke vil forhandle med Tilbudsgiver om de afgivne tilbud. Der henvises til erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/73/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994). "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." 5
På den baggrund opfordres Tilbudsgivertil at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås Kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 12. Fredericia Kommunes forbehold FredericiaKommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette annonceringsmateriale væsentligt. 13. Skriftlige spørgsmål Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende denne annoncering skal være skriftlige og rettes tiljacob Prange, på e-mail: jacob.prange@fredericia.dk, med emnet: Spørgsmål Annoncering Køb af 4 eldrevne varevogne Senest den 5/42011 kl. 12.00 Anonymiserede kopi af samtlige spørgsmål og de afgivne svar herpå, vil kunne findes på: http://www.fredericiakommune.dk/fredericiakommune/menu/kommunen/udbud/ Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt FredericiaKommune har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 14. Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er: 15/4 2011 kl. 12.00. Tilbuddet skal afgives i underskrevet stand i bådepapirform og elektronisk form. For sidstnævnte form kan dette enten være på cd-rom eller USB-stik. Tilbuddetskal sendes anbefalet eller afleveres personligt til den nedenfor angivne person. Tilbuddet skal være i en lukket kuvert, hvorpå der foruden adressen er påført for de enkelte tilbud: "Tilbud på køb af eldrevne varevogne - må ikke åbnes af poståbningen". Aflevering af tilbud kan ikke ske på en anden adresse. Tilbud skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Fredericia kommune Team Udbud & Indkøb, lokale 617 Gothersgade 20 7000 Fredericia Att.: Jacob Prange Tilbud, der modtages efter den fastsatte frist, vil ikke blive taget i betragtning. 6
15. Sprog Tilbuddet skal være affattet på dansk. Al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 16. Behandling af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om andre Tilbudsgiveres tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt og anonymt af FredericiaKommune, idet omfang gældende lovgivning giver mulighed herfor. Indkomne tilbud vil ikke blive returneret. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning om det afgivne tilbuds antagelse eller afståelse hurtigst muligt efter, at FredericiaKommune har truffet beslutning herom. Beslutningen herom forventes at finde sted den18/4 2011. 17. Egnethedskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud, vil der ske en vurdering af tilbudsgivers egnethed set i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne egnethedskriterier og på baggrund af den efterspurgte dokumentation. Ved Tilbud skal følgende vedlægges: Det seneste års revisionspåtegnede regnskab(eller budget hvis nystartet virksomhed). En beskrivelse af organisationen og ejerskabsforhold. Ved Tilbud skal følgende underskrives og vedlægges i bilag 1: Udfyldt Tro - og Love erklæring Erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. Erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. Er der flere, der byder i forening eller er der angivet underleverandører i tilbuddet, skal disse ligeledes opfylde egnethedskriterierne. Oplysninger om Tilbudsgivers forpligtelser vedrørende skatter, afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås ved henvendelse til Skat, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. Opmærksomheden henledes på, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation vil medføre, at tilbuddet afvises som ikke - konditionsmæssigt. 18. Tildelingskriterium Nedenstående vægtning vil være grundlaget for den samlede vurdering. 60 % - Økonomi 40 % - Ergonomi/arbejdsmiljø/brugertest Tilbuddene bedømmes i forhold til de indkomne oplysninger og ud fra, i hvilket omfang Tilbudsgiver er i stand til at opfylde de anførte krav. 7
18.1 Økonomi Økonomihar en samletvægtningpå 60 % ivurderingenaftilbuddet. Dervilherunderforetagesfølgendedelvægtning: 75 % - Tilbudt pris 25 % - Priser på reservedele Tilbudt pris: Den tilbudte pris på nye varevogne vil blive vurderet på varevognenes anskaffelsespris inkl. ekstraudstyr som nævnt i kravspecifikationen.(se bilag 3) Reservedele: Pris på reservedele vil blive vurderet efter reservedelenes anskaffelsespris. (se bilag 3) 18.2 Ergonomi/arbejdsmiljø/brugertest Ergonomi/arbejdsmiljø/brugertesthar en samletvægtningpå 40% ogblivervurderetafbrugernepåbaggrundafbrugertestpåbrandstationen, Prangervej 7, 7000 Fredericia, iperioden d. 21/4-2011 kl. 9.00 til d. 21/5-2011 kl. 15.00. Bilernevilblivevurderetjf.bilag 6. Dissefaktorervedrørersærligtmuligheden for etgodtarbejdsmiljø for brugerneibilerne. Bilernevurderespåbaggrundafhhv. funktionalitet, siddekomfort, oversigtsforhold, styreegenskaber, parkering, rummelighedikabinen, bremseroglastrum. Flereinformationeromheromkanfindesiafsnit 20. 19. Minimumskrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på at følgende krav i pkt. 19.1, 19.2 og 19.3 er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. 19.1 Tekniske minimumskrav til varevognene Krav: Skal opfyldes: Generelt Varevogn på guleplader. Ved varevogn forstås køretøj med 1 førersæde samt min. 1 passagerplads. Varevognen skal være EU-type godkendt Varevognen skal være egnet til både by og landkørsel Der må ikke være tale om en ombygget eldreven varevogn Km. pr. opladning 140 km. pr. opladning ved blandet kørsel Drivmiddel Der ønskes kun tilbud på eldrevne varevogne hastighed Tophastighedmin 100 km/h Brugsmanualer Døre Dæk Rat Sæde Rude Varmesystem Lygter Bremser Alle manualer etc. skal være udarbejdet på dansk Der skal være min. 5 døre, herunder med sidedøre og delte bagdøre Rudehejs i sidedøre Varevogne skal leveres med påsatte M+S helårsdæk Servostyring Højdeindstilleligt rat Justerbart førersæde (ryglæn, frem og tilbage, sæde højdejusterbart) Indstillelig nakkestøtte Indstillelig varme i forsæder m/ afbryder Elvarme i forrude, viskere og vaskere på forrude Der skal være varme i varevognen og varmen skal være baseret på el Automatisk kørelys (for og bag) ABS-bremser 8
Airbag Lås Lastrum Udstyr Ladestationer Ladning Airbag foran til både fører og passager Centrallås Varevognen skal kunne laste min. 400 kg. Lastrummet skal have en volumen på min. 3 m2. Elektronisk parkeringsur ESP udskridningskontrol Advarselstrekant Autoradio 3 sæt nøgler Varevognene skal leveres med 5 intelligente ladestationer Varevognene skal kunne oplades ved almindelig opladning 19.2 Garanti, service og reparationer Tilbudsgiver skal give en 2-årig garanti på varevognene fra leveringsdatoen. Samtidigt skal tilbudsgiver acceptere at service og reparationer vil blive foretaget af Fredericia Brandvæsen i garantiperioden og at dette kan ske med uoriginale reservedele. Fredericia Kommune kan dog også vælge at få foretaget service og reparationerne på tilbudsgivers værksted, såfremt dette findes fordelagtigt. Såfremt der kræves specielt udstyr eller værktøj til servicering eller reparation af den tilbudte model skal det angives i bilag 4. 19.3 Demonstration ved Tall Ship d. 10/6-13/6 2011 i Fredericia Tilbudsgiver skal, såfremt denne vælges som leverandør, stille en demomodel af varevognen til rådighed for Fredericia Kommune, som skal anvendes ved en demostand for eldrevne køretøjer ved Tall Ship i Fredericia. Varevognen skal afleveres d. 9/6 2011 kl. 12.00 på Brandstationen, Prangervej 7 ifredericiaogafhentesigensammested d. 14/6 2011 kl. 12.00. VarevognenforudsættesfuldtforsikretafTilbudsgiver, ellerdennesleverandør, med en maksimalselvrisikopå 3.000 kr. forfredericiakommune. 20. Besigtigelsesplan/test Tilbudsgiverskalstille en model af den tilbudtevarevogntilrådighed for en brugertesti 5 timer påbrandstationen, Prangervej 7iFredericia. Varevognenskalleveres d. 21/4 2011 kl. 9.00 ogskalafhentesigenpåovennævnteadresse d. 21/4 2011 kl. 15.00 Den varevognderstillestilrådighed, skalvære den sammesomindgåritilbudsgivningen. Udgifternehertil, inkl.levering/afhentning, afholdesaftilbudsgiver. Bilenforudsættes leveret til test fuldtopladet. TestvarevognenforudsættestilligefuldtforsikretafTilbudsgiver, ellerdennesleverandør, med en maksimalselvrisikopå 3.000 kr. for FredericiaKommune. 21. Option på kursus Frederica Kommune ønsker, at tilbudsgiver afgiver et tilbud på et kursus afholdt inden d. 1/7 2011 for 5 af Fredericia Brandvæsens mekanikere i den teknisk gennemgang af varevognens elektroniske dele, 9
således at der kan foretages fejlsøgning og vedligeholdelse af disse. Kurset skal have en varighed af 8 timer. Kursusprisen skal oplyses i bilag 5. Tilbuddet skal anses som en option som Fredericia Kommune kan vælge at gøre brug af, men som er obligatorisk for tilbudsgiver af afgive. Den tilbudte pris indgår derfor ikke i den samlede vægtning af tilbuddene. 22. Udformning af tilbud Disponering af tilbud: 1. Indledning, herunder angivelse af Tilbudsgiverens navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer). 2. Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. 3. Egnethedskriterier 3.1 Det seneste års revisionspåtegnede regnskab(eller budget hvis nystartet virksomhed). 3.2 En beskrivelse af organisationen og ejerforhold (se pkt. 17) 3.3Tro- og Love erklæring (se bilag 1) 3.4Erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45 (se bilag 1) 3.5 Erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse (se bilag 1) 4. Tildelingskriterier 4.1 Tilbudsliste på varevognene (se bilag 3) 4.2 Tilbudsliste på reservedele (se bilag 3) 5. Minimumskrav 5.1 Huskeliste til minimumskrav (se bilag 2) 5.3 Specialværktøj til servicering og reparation (se bilag 4) 6. Option 6.1 Option på kursus i teknisk gennemgang af de elektroniske dele (se bilag 5) Alle bilag skal udfyldes og fremsendes sammen med tilbud. Såfremt der er flere Tilbudsgivere, der byder i forening, skal det fremgå af tilbuddet, med hvem Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller Fredericia Kommunes krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Tilbud skal endvidere udformes således, at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbudsmaterialet. Oplysninger, som eksempelvis fremgår af brochurer og lignende, vil således ikke indgå i vurderingen. Tilbud skal følge udbudsmaterialets disposition. Tilbudslisterne (bilag 3, 4 og 5) skal angives i danske kroner og være eksklusive moms samt inkl. afgifter. Alle bilag skal udfyldes og fremsendes sammen med tilbud. Før et tilbud kan betragtes som værende konditionsmæssigt, skal Tilbudsgiver byde på linjer i tilbudslisterne, bilag 3, 4 og 5. 23. Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 10
24. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud eller andet i forbindelse med nærværende annonceringsforretning er FredericiaKommune uvedkommende. 25. Kontrakttildelingen Efter sammenligning af de indkomne tilbud tildeles kontrakt til den Tilbudsgiver,der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Annonceringsmaterialet er FredericiaKommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Annonceringsmaterialet må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden tilladelse fra Fredericia Kommune. Fredericia Kommune anser ikke valg af leverandør for afsluttet, førend der er indgået endelig kontrakt med Tilbudsgiver. 11
Kontraktudkast på Køb af 4 eldrevne varevogne mellem [Leverandør] [CVR-nr.] [Adresse] [Telefon] [Telefax] (herefter benævnt Leverandør) og Fredericia Kommune Gothersgade 20 7000 Fredericia Kommune (herefter benævnt FK) 12
1. Baggrund I henhold til lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a 15 d annonceres følgende: Køb af 4 eldrevne varevogne Kontrakten beskriver udbyders og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af udbyder udarbejdede annonceringsmateriale med bilag og kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] i prioriteret rækkefølge udgør det samlede kontraktmateriale. Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt. 2. Bilag Bilag til denne kontrakt udgør en integreret del af aftalen: 1) Udbudsmateriale (Udbudsbetingelser, udkast til kontrakt og bilag) 2) Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå]. 3. Fortolkningsprincipper Såfremt der er uoverensstemmelse mellem et bilag og selve kontrakten, har kontrakten forrang og herefter følger i prioriteret rækkefølge 1) Udbudsmateriale (Udbudsbetingelser, udkast til kontrakt og bilag). 2) Leverandørens tilbud af[dd.mm.åååå]. 4. Aftalens formål Formålet med aftalen er at fastlægge Leverandørens vilkår for opfyldelsen af nærværende kontrakt med FK, samt at fastlægge vilkårene for samarbejdet mellem Leverandøren og FK. Leverandøren skal i samarbejde med FK forestå udførelsen af opgaven i henhold til udbudsmaterialet. Leverandøren er ansvarlig for at overholde alle på området gældende love og regler. Der er tale om en eneleverandøraftale på køb af eldrevne varevogne i aftaleperioden. 5. Loyalitet Parterne skal medvirke i opfyldelsen af nærværende kontrakt på en loyal og rimelig måde, der er egnet til at fremme samarbejdet og en smidig udførelse af de af kontrakten omfattede ydelser. 6. Tredjemands rettigheder Leverandøren indestår overfor FK for, at Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] og opfyldelse af kontrakten, ikke på nogen måde krænker tredjemands rettigheder. Anlægges der sag mod FK, er Leverandøren pligtigt i enhver henseende at holde FK skadesløs for enhver omkostning i forbindelse med sagen, som måtte blive påført FK. Foreligger der krænkelser af tredjemands ret, er Leverandøren pligtig for egen regning at skaffe FK retten til fortsat at gøre anvendelse af Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] eller at bringe krænkelsen til ophør ved at ændre eller erstatte tilbuddet, såfremt dette er muligt i henhold til nærværende kontrakt. Omsætningen med FK i denne aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. I øvrigt finder dansk rets almindelige regler anvendelse. 7. Leverandørens indeståelser og forpligtelser Leverandøren indestår for, at aftalen opfyldes under anvendelse af landets gældende love og regler, herunder miljøregler, standarder og EU direktiver. Leverandøren forpligter sig til at rådgive FK om alle forhold af relevans for FK i hele aftalens løbetid. 13
Konstaterer eller forudser Leverandøren forhold, der kan føre til væsentlige problemer eller uhensigtsmæssigheder eller væsentligt formindske FK s udbytte af aftalen, er Leverandøren forpligtet til straks at oplyse FK herom og fremkomme med forslag til ændring af aftalen. Leverandøren skal anvende et formaliseret system for kundereklamationer for at sikre, at disse behandles seriøst. Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Tilbudsgiver kan hverken ved skjulte eller åbenlyse mangler påberåbe sig reglerne om forsinket reklamation. 8. Garanti For varevognene gælder der en 2-årig garanti fra leveringsdato. Service og reparationer skal kunne udføres med uoriginale reservedele af Fredericia Brandvæsen uden at det ændrer garantiforhold. 9. Brugsret FK har brugsretten til enhver form for materiale og oplysninger i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af kontrakten. FK er dog ikke berettiget til at udnytte brugsretten på kommerciel vis. 10. Bestillingsforhold Leverandøren kan modtage bestilling via telefon/fax, post og e-mail. 11. Betalingsforpligtelser Faktura fremsendes elektronisk til et eller flere EAN-numre efter Fredericia Kommunes ønske. Fakturaen skal overholde OIOXML-standarderne for elektronisk fakturering. Der skal fremsendes faktura for hvert konto-nummer. Betaling: Løbende måned + 30 dage fra fakturadato. Alle priser er angivet i danske kroner eksklusive moms. Alle betalinger skal ske i danske kroner. Fakturering foretages gebyrfrit jfr. L1203 elektronisk fakturering. Da købet af de eldrevne varevogne skal indgå i et etransprojekt, skal der ved fremsendelse af faktura påføres følgende tekst: Etans projekt nr. ERDFD 080054. 12. Statistikker Leverandøren skal på forespørgsel fra FK fremsende en forbrugsoversigt. 13. Kvalitetssikring Leverandøren garanterer, at de leverede ydelser nøje er i overensstemmelse med de angivne minimumskriterier og jf. Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå]. 14. Erstatningspligt Parterne er overfor hinanden erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler, dog således at en part ikke kan gøres ansvarlig for en anden parts eventuelle driftstab, tabt indtjening eller andre indirekte tab. Såfremt en administrativ myndighed, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa-Kommissionen, eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med tildelingen af kontrakten med den konsekvens, at beslutningen om tildeling af kontrakten annulleres, er FK berettiget til med 2 måneders varsel at opsige kontrakten for fremtiden. FK s ret til at opsige Kontrakten gælder selvom afgørelsen/dommen ankes. 15. Misligholdelsesbeføjelser 14
Enhver af parterne kan hæve aftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt den anden part gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse eller gentagne gange overtræder kontraktens bestemmelser, hvor en enkelt overtrædelse ikke isoleret set vil være væsentlig misligholdelse. Misligholdelse: Som misligholdelse anses bl.a.: Forsinkelser i forbindelse med udførelse af opgaverne Klager fra FK over ydelsens kvalitet Undladelse af information til FK om uregelmæssigheder i den daglige drift og service hos Leverandøren. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for misligholdelse. Dersom Leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtelser iht. denne kontrakt, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele FK dette, og Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette FK om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. FK kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Særlige misligholdelsesbeføjelser i tilfælde af mangler ved ydelsen: Leverandøren skal straks ved konstateret mangler ved ydelsen sørge for afhjælpning. Sker dette ikke er FK berettiget til så vidt muligt at anvende en anden kontraktpart. Såfremt manglen ikke kan afhjælpes af andre, kan FK hæve aftalen. I så fald er Leverandøren kun berettiget til at modtage betaling for dokumenterede udgifter i forbindelse med allerede gennemførte dele af aftalen og kun efter eventuel modregning af erstatnings køb. Væsentlig misligholdelse: Som væsentlig misligholdelse anses bl.a., Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt, i kontraktperioden. Såfremt Leverandøren ændrer i ydelserne uden meddelelse til FK. Gentagne gange manglende overholdelse af krav og bestemmelser i nærværende kontrakt. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for væsentlig misligholdelse. Leverandøren er i øvrigt ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse og væsentlig misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden. I tilfælde af FK s forsinkelse med betaling: Såfremt der ikke sker rettidig betaling, kan Leverandøren kræve forrentning af det skyldige beløb efter rentelovens bestemmelser. Fredericia Kommune er overfor Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 16. Leverandørens hæftelse for underleverandører Såfremt Leverandøren ønsker at gøre brug af underleverandører, der ikke fremgår af aftalen, kræver dette forudgående skriftligt samtykke fra FK. 15
Leverandøren hæfter fuldt ud for sine underleverandører i forhold til FK på ganske samme måde som for sine egne forhold. 17. Forsikring Leverandøren er forpligtet til at tegne og betale sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft, og overgive FK kopi af forsikringspolicer samt kvittering for præmiens betaling. 18. Force majeure Parterne kan kun påberåbe sig force majeure, der omfattes af dansk rets almindelige definition af force majeure. Parterne kan kun påberåbe sig force majeure i det tidsrum, hvor force majeure situationen er gældende, og kun efter skriftlig meddelelse herom til den anden part. Hver af parterne er berettiget til at annullere aftalen, såfremt den anden part i en sammenhængende periode på 30 dage ikke kan opfylde sine forpligtelser grundet force majeure. 19. Genforhandling Der kan ikke ske genforhandling af væsentlige dele af denne kontrakt. 20. Tavshedspligt og offentligt påbud Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger, som Leverandøren i forbindelse med aftalen måtte opnå kendskab til. Sådanne fortrolige oplysninger må alene anvendes og opbevares som led i opfyldelsen af aftalen. Leverandøren skal beskytte sådanne oplysninger med mindst samme omhu, som Leverandøren udviser i omgangen med egne fortrolige forhold og i øvrigt mindst i overensstemmelse med ufravigelige lovgivningskrav. Leverandøren er pligtig at pålægge medarbejdere, der på "need-to-know" basis får adgang til oplysninger omfattet af denne bestemmelse, samme tavshedspligt. Leverandøren er tillige forpligtet til at pålægge alle underleverandører og andre tredjemænd tilsvarende forpligtelse overfor såvel Leverandøren som FK. FK er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. FK meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. FK er ikke bundet af udtalelsen. FK s økonomiske interesser kan også være til hinder for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt lovgivning, eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten. FK skal i øvrigt henvise til offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. FK forbeholder sig dog ret til at bekendtgøre dele af aftalen for medarbejderne på FK s intranet. Leverandøren er imidlertid berettiget til at anvende FK som reference. Parternes tavshedspligt og forpligtelse til fuld diskretion gælder også efter aftalens ophør. 21. Overdragelighed Leverandøren kan ikke, uden forinden at have indhentet skriftlig tilladelse fra FK, overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt til tredjemand. 22. Fortolkning af aftalen 16
De til aftalen hørende bilag, som foreligger ved aftalens indgåelse og senere måtte blive ændret skriftligt samt nye bilag og underskrevne formularer, anses for en integreret del af aftalen. Henvisning til aftalen eller til en bestemmelse deri omfatter også de til aftalen hørende bilag. 23. Ikrafttræden Aftalen ikræfttrædes pr. 9/5 2011 med levering pr. 1/8 2011. 24. Forbehold Enhver tilretning af nærværende kontrakt begrundet i pålæg, vejledende udtalelser eller andet fra de Kommunale tilsynsmyndigheder eller Konkurrencemyndighederne kan ske, på den for Leverandøren mindst indgribende måde, uden at der herved er tale om misligholdelse fra FK s side. Ovennævnte forbehold påvirker ikke betaling for allerede udførte ydelser, samt de af Leverandøren allerede afholdte omkostninger for planlagte ordrer. 25. Lovvalg Nærværende aftale er undergivet dansk ret. 26. Værneting Ethvert spørgsmål om forståelsen af nærværende aftale, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse m.v. skal - såfremt mindelig ordning ikke kan opnås - afgøres i første instans - ved retten i den retskreds hvori Fredericia Kommune er beliggende. Afhængigt af sagens genstand er dette byretten eller landsretten. 27. Soliditetsoplysninger, Insolvens og konkurs FK forbeholder sig ret til at anmode om soliditetsoplysninger. Går Leverandøren konkurs, eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af FK s kendskab hertil som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 28. Aftaleeksemplarer Dato: Dato: Underskrift: Underskrift: 17
Bilagsoversigt Bilag 1 Tro og Love erklæring Bilag 1 Erklæring om udelukkelseskriterierne artikel 45 Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Oversigt over statslige institutioner Huskeliste til minimumskrav Tilbudsliste Specialværktøj til servicering og reparation Option på kursus i de elektroniske dele Ergonomi/arbejdsmiljø/afprøvning 18
Sæt kryds Bilag 1 - Erklæringer Tilbudsgivers tro-& love erklæring 1. Gæld til det offentlige Ifølge Lov nr. 1093 af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver Tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang Tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor Tilbudsgiveren er etableret. I forbindelse med afgivelse af tilbud på/indgåelse af aftalen:.erklærer undertegnede Tilbudsgiver 1. Virksomhedens navn: 2. Adresse: 3. Postnummer, by: 4. CVR-nr..på tro og love at 5. Virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 6. 7. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under 100.000 kr. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. 100.000 kr. Denne gæld specificeres i Felt 8 & 9 8. Kreditor nr. 1 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) b. Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Kr. 9. Kreditor nr. 2 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og b. Kr. omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Tilbudsgiver erklærer sig indforstået med, at Fredericia Kommune indhenter oplysninger om rigtigheden af de afgivne oplysninger i det fælleskommunale debitorsystem og det centrale fordringsregister. Undertegnede er bekendt med, at afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger om virksomhedens 19
gældsforhold til det offentlige kan straffes med bøde efter 3, stk. 1, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivning. Undertegnede giver samtidig samtykke til, at Fredericia Kommune, i forbindelse med udbudsforretning, undersøger om der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbud kan ikke accepteres, såfremt denne erklæring ikke er afgivet af Tilbudsgiver. 1. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de oplistede statslige tjenester. Navn: Skat, Hovedcentret Miljøstyrelsen Arbejdstilsynet Adresse: By: Østbanegade 123 2100 København Ø, Strandgade 29 1401 København K, Landskronagade 33 2100 København Ø, Telefon: Fax: E-mail: Internetadr.: DK + 45 72 37 90 00 + 45 72 37 90 01 skat@skat.dk www.skat.dk DK + 45 32 66 01 00 + 45 32 66 04 79 mst@mst.dk www.mst.dk DK + 45 70 12 12 88 + 45 70 12 12 89 at@at.dk www.at.dk Tilbudsgiver angiver ved at underskrive denne erklæring, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, dvs. at Tilbudsgiver tilkendegiver, at virksomheden overholder de danske love og regler på disse områder. Hvis Tilbudsgiver ikke underskriver erklæringen, er tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning. 2. Udelukkelsesforhold I henhold til Direktiv 2004/18/EF - artikel 45, stk. 1-2 opstilles følgende kriterier for kvalitativ udvælgelse. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: deltagelse i en kriminel organisation. bestikkelse. svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser. hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør: hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. 20
hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. a) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. b) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. c) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. d) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. 3. Underskrift Undertegnede erklærer herved: at have udfyldt ovenstående tro- og loveerklæring korrekt. at der i virksomheden er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jf. direktiv 2004/18/EF art 45, stk. 1 og 2 Undertegnede erklærer, at ovennævnte oplysninger er korrekte. Dato Underskrift 21
Bilag 2 Huskeliste til minimumskrav Dette bilag skal benyttes til at afkrydse, hvorvidt varevognene lever op til de i udbudsmaterialet opstillede minimumskrav under pkt. 19. Det vil blive betragtet som et forbehold, og således ikkekonditionsmæssigt -, såfremt der afkrydses i feltet nej. Krav: Skal opfyldes: Ja Nej Generelt Varevogn på guleplader. Ved varevogn forstås køretøj med 1 førersæde samt min. 1 passagerplads. Varevognene skal være EU-type godkendt Skal være egnet til både by og landkørsel Der må ikke være tale om ombyggede eldrevne varevogne Km. pr. opladning 140 km. pr. opladning ved blandet kørsel Drivmiddel Der ønskes kun tilbud på eldrevne varevogne Hastighed Tophastighed min 100 km/h Brugsmanualer Døre Dæk Rat Sæde Rude Varmesystem Lygter Bremser Airbag Lås Lastrum Udstyr Alle manualer etc. skal være udarbejdet på dansk Min 5 døre, herunder med sidedøre og delte bagdøre Rudehejs i sidedøre Varevognene skal leveres med påsatte M+S helårsdæk Servostyring Højdeindstilleligt rat Justerbart førersæde (ryglæn, frem og tilbage, sæde højdejusterbart) Indstillelig nakkestøtte Indstillelig varme i forsæder m/ afbryder El varme i forrude Viskere og vaskere på forrude Der skal være varme i varevognene og varmen skal være baseret på el Automatisk kørelys (for og bag) ABS-bremser Airbag foran til både fører og passager Centrallås Varevognene skal kunne laste min. 400 kg. Lastrummet skal have en volumen på min. 3 m2. Elektronisk parkeringsur ESP udskridningskontrol Advarselstrekant Autoradio 3 sæt nøgler Ladestationer Varevognene skal leveres med 5 intelligenteladestationer Ladning Varevognene skal kunne oplades ved almindelig opladning 22
Bilag 3 Tilbudsliste Varevogns model: Vejledende udsalgspris ekskl. moms pr. stk.: Prisoplysninger: Tilbudspris ekskl. moms pr. stk.: Samlet tilbudspris ekskl. moms: Reservedele I forbindelse med tilbudsgivning, skal der samtidig fremsendes priser på reservedele, til den i tilbuddet nævnte model. Der skal fremsendes reservedelspriser på følgendeoriginale dele: Reservedel: Bremseklodser Bremseskiver Bremsebakker Viskerblade Kofanger for (ved skader) Kofanger bag (ved skader) Skærm for (ved skader) Skærm bag (ved skader) Dør for (ved skader) Dag bag (ved skader) Bagklap (ved skader) Sidespejle Pris i kr. (ex. moms): 23
Bilag 4 Specialværktøj til servicering og reparation: I forbindelse med tilbudsgivning skal det oplyses, om der kræves specielt udstyr eller værktøj til servicering eller reparation af den tilbudte model. Særligt udstyr eller værktøj: Pris i kr. (ex. moms): 24
Bilag 5 Option: Kursus i servicering af de elektroniske dele Der ønskes en option på et kursus afholdt inden d. 1/7 2011 i servicering af varevognens elektriske dele. Kursets titel: Prisoplysninger: Tilbudspris ekskl. moms: 25
Bilag 6 - Ergonomi/arbejdsmiljø/afprøvning Nedenfor følger det skema som vil blive vurderet efter i forbindelse med brugertesten. Der kan max. tildeles 55 point (Den nedenfor nævnte samlede evaluering vægter 40% i det samlede resultat). Tilbudsgiver: Model: Vurdering af bilen på baggrund af: Giv karakter og kort begrundelse Bilen opleves af brugeren som (1=virkelig dårlig, 2=dårlig, 3=acceptabel 4=god, 5=virkelig god) 1 Siddekomfort på førersæde (hvor behagelig oplever brugerne siddekomforten på førersædet. Endvidere vurderes mulighed for individuel indstilling af førersædet og rat i forhold til føreren) 2 Funktionalitet (hvordan oplever brugerne overblikket over instrumenterne op knapperne i kabinen. F.eks. er det nemt at finde ud af hvordan det hele virker, er det tydeligt at se, er der let forståelige symboler, og er det nemt at betjene uden at det forstyrre kørslen) 3 Klima (hvordan oplever brugerne klimaet i bilen. F.eks. hvor nemt er det at indstille varme- og ventilationsanlægget, evt. hvor effektivt dette kan afdugge ruderne) 4 Styreegenskaber (hvordan oplever brugerne styreegenskaberne i bilen ved blandet kørsel samt f.eks. trepunktsvendinger) 5 Træk (hvordan oplever brugerne bilens træk når der trykkes på speederen) 6 Affjedring (hvordan oplever brugerne bilens affjedring ved blandet kørsel) 7 Parkering (hvordan er brugernes oplevelse af at parkere f.eks. at foretage parallelparkeringer) 8 Udsyn (hvordan oplever brugerne udsynet fra førersædet i forhold til ruder, bakspejl og sidespejle. Er der f.eks. mange blinde vinkler, og kan spejlene nemt betjenes fra førersædet) 26
9 Rummelighed (hvordan oplever brugerne rummelighed, lys og luft i bilens kabine. Dette kan f.eks. være rummelighed omkring fødder, ben, arme og hoved fra førersædet ved kørsel og ved ind/udstigning. Det tillægges endvidere værdi, hvorvidt det er muligt at komme ind på førersædet uden at vride sig. Er døråbningen tilstrækkelig stor) 10 Bremser (hvordan oplever brugerne bilens bremser f.eks. i forhold til bremsepedalens størrelse og bremsetid) 11 Lastrum(hvordan oplever brugerne lastrummet i forhold til størrelse, læssehøjde og tilgængelighed) 27