Vejledning om betalingsfrister og opkrævning af gebyrer og renter ved forsinket betaling. November 2015



Relaterede dokumenter
Vejledning om betalingsfrister og opkrævning af gebyrer og renter ved forsinket betaling

Annonceringsmateriale - Annoncering af Computere til skoler i Silkeborg Kommune

Quick Guide Vejen til rettidige betalinger December 2010

Hillerød Kommune. It-sikkerhedspolitik Overordnet politik

Effektiv digital selvbetjening

MinBilDinBil Forretningsbetingelser Opdateret: 7. april 2014

Vejledning til standardkontrakter vedr. sociale tilbud på det specialiserede voksenområde

September Retningslinjer for brugen af Copenhagen Business Schools whistleblower-ordning

Checkliste ved revision

Bilag 12 Udkast til databehandleraftale

Bilag 17. Databehandleraftale

Vejledning til tilskudsordning for Grøn industrisymbiose

os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et medlems-/kunde- eller

Varsling af påbud om regulering af støvemission fra håndtering af flis og træpiller på Assens Havn

Politik for mødet med borgeren

Databeskyttelseserklæring Web formularer

Informationsmøde for virksomheder udtaget til kvalitetskontrol i 2018

ko p/ Samarbejdsaftale mellem Erhvervsrådet Herning & Ikast-Brande Herning Kommune Ikast-Brande Kommune

Bilag 5: Medicinsk behandlingsprogram for diskusprolaps, isolerede lændesmerter og spinalstenose.

Retningslinjer og henstillinger Retningslinjer for periodiske oplysninger, som kreditvurderingsbureauer skal indsende til ESMA

Program for intern overvågning

INFORMATION TIL INVESTORER OG DISTRIBUTØRER OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Årsberetning. Program for intern overvågning

1.1 Formål Dataansvar BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER RELATERET TIL UDLEJNING MV Oprettelse af sag... 2

Privatlivsbeskyttelsespolitik for Udlejer

Privatlivsbeskyttelsespolitik for lejere

I det følgende overbliksskema er de væsentligste ændringer i Komitéens reviderede anbefalinger beskrevet.

B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M B E B O E R E V O J E N S A N D E L S - B O L I G F O R E N I N G

Privatlivsbeskyttelsespolitik for E/F

Privatlivspolitik for EJENDOMSVISIONER A/S

Privatlivsbeskyttelsespolitik for Ejerforeninger

B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M B E B O E R E. 1. Indledende bemærkninger Formål Dataansvar...

Privatlivsbeskyttelsespolitik for Andelsboligforeninger

BETINGELSER FOR AIRWALLET TIL VIRKSOMHEDER

J.nr februar 2011

Information om Realkredit Danmarks behandling af personoplysninger

Programplan - Vejledning

Kommunalbestyrelsen Langeland kommune. Regionsrådet Region Syddanmark

Forhandlinger - regler og proces IKA Indkøbsjura, 16. juni Advokat, partner, Henrik Holtse hho@bechbruun.com

Lægemiddel industri foreningen

Orientering Håndtering af varer til reparation

Annoncering vedrørende frit-valgsområdet i Faaborg-Midtfyn Kommune

Prisliste for Strålfors Connect ydelser. juni 2014

Beskyttelse af personlige oplysninger

Bølgeplan - Vejledning

P E R S O N D A T A P O L I T I K B E B O E R E O G F R A F L Y T T E R E. 1. Indledende bemærkninger Formål Dataansvar...

K O N T R A K T. mellem. Miljøstyrelsen Strandgade København K. (i det følgende kaldet Kunden )

Kommissorium for revisionsudvalget i Den Jyske Sparekasse

FORRETNINGSORDEN FOR REVISIONSKOMITEEN I DSV A/S. Global Transport and Logistics

Nedenstående regler gælder for IT-brugere ved Aalborg Handelsskole medmindre andet er skriftligt aftalt.

Fakta, spørgsmål og svar om udredningsretten

Privatlivspolitik for

B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M B E B O E R E. 1. Indledende bemærkninger Formål Dataansvar...

1 Den ordregivende myndighed Beskrivelse af tjenesteydelsen Tilbudsgivers egnethed... 7

Samtykke. November /18. Samtykke

Høring over udkast til bekendtgørelse om adgang til tinglysningssystemet og tinglysningsmåden

Databehandler aftale (Standard)

1 Baggrund og sammenfatning

Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen

EN/DA /EU XXIV. GP. Eingelangt am 05/07/12. Brussels, 5 July 2012 COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION 12231/12 AGRIFIN 127 FIN 505

Privatlivsbeskyttelsespolitik for EJERFORENINGEN Duevej og Mariendalsvej 65-67

Virksomhedsoplysninger

Sagens omstændigheder: I Finanstilsynets afgørelse af 30. marts 2009 hedder det:

Information om vores behandling af personoplysninger. Hvorfor registrerer og bruger vi dine personoplysninger?

Indflydelse på budgettet i regionerne

Retningslinjer for indsendelse af adressefiler til produktet

Privatlivsbeskyttelsespolitik for Udlejer

Betingelser for handel med værdipapirer i Sparekassen Faaborg

Privatlivspolitik for A/B Haraldsted

Sanktioner - hvordan er processen op til og under en sanktion?

B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R S O M B E B O E R E H O S S I L K E B O R G B O L I G S E L S K AB

Morsø Kommune Frit valg på ældreområdet Godkendelse af leverandører August 2010

Information om Realkredit Danmarks behandling af personoplysninger

Almindelige forretningsbetingelser

Information om vores behandling af personoplysninger

Forhandlinger - regler og proces IKA Indkøbsjura, 15. september Advokat, partner, Henrik Holtse

Notat. SOCIALE FORHOLD OG BESKÆFTIGELSE Socialforvaltningen Aarhus Kommune

Privatlivsbeskyttelsespolitik for Andelsboligforeninger

VILKÅR OG BETINGELSER VED KØB AF SUPERVISERINGSUDDANNELSE TIL KOSMETISK SYGEPLEJERSKEUDDANNELSE HOS N'AGE ACADEMY

Vejledning til kommuner om refusion af kommunale udgifter ved køb af refusionsgodkendte forestillinger af børneteater og opsøgende teater

Begrænset udbud af Bygge Anlægsopgaver. Prækvalifikation af VVS installatører. Offentligt udbud

Vestergaard Invest Ejendomsadministration

Vejledning om ansøgning til Særligsoc 2009 / Tips og Lottopuljen til særlige sociale formål - frivilligt socialt arbejde

Fragt og levering. Priser, Betaling og sikkerhed. Kundeservice o o o o o o o o o o o

1. Indledning. 2. Gældende ret. Socialudvalget L 178 Bilag 5 Offentligt. Socialministeriet Lovkoordinering/Børnekontoret

Behandling af personoplysninger om beboere

Privatlivsbeskyttelsespolitik for Ejerforeninger

IT- og Telestyrelsen har med henblik på fastsættelse af fradrag i slutbrugerprisen

Dansk kvalitetsmodel på det sociale område. Fælles regionale retningslinjer for: Standard 1.1 Kommunikation

VEDTÆGTER FOR VÆKSTFONDEN

Privatlivsmeddelelse til ansøgere 25. maj 2018

VEJLEDNING OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER OM BEBOERE

Udbudsbetingelser EU-udbud af rammeaftale vedrørende tøjvask for borgere i eget hjem i Aarhus Kommune

Privatlivspolitik for Ansøgere og medarbejdere hos Flügger A/S. Legal

Vejledning til blanket nr Registrering af udenlandsk virksomhed og tjenesteydelser - start

B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M B E B O E R E Version 2

Aftale om ny struktur for statsforvaltningerne

Vejledning om tilskud fra Danskernes Digitale Biblioteks driftspulje (DDB s driftspulje)

Persondatapolitik. S. Chr. Sørensen A/S. S. Chr. Sørensen A/S

Samhandelskriteriet indeholder et krav om mærkbarhed, dvs. markedsandel, der er større end 5 %

Transkript:

Vejledning m betalingsfrister g pkrævning af gebyrer g renter ved frsinket betaling Nvember 2015

Indhld 1. Indledning 3 2. Regler fr betalingsfrister 5 2.1 Betalingsfrister i aftaler mellem virksmheder 5 2.2 Betalingsfrister i aftaler mellem virksmheder g ffentlige myndigheder 5 3. Sanktiner ved frsinket betaling 7 3.1 Rykkergebyrer 7 3.2 Mrarenter 7 3.3 Kmpensatinsbeløb 7 3.3.1 Hvrnår kan der pkræves et kmpensatinsbeløb 8 3.3.2 Kmpensatinsgebyrets størrelse 8 3.4 Opfølgning på myndigheders betaling af mrarenter g gebyrer 8 4. Gd prces fr rettidig betaling af fakturaen 10 4.1 Ordreafsendelse 10 4.2 Varemdtagelse 11 4.3 Fakturamdtagelse 12 5. Mere infrmatin m det gældende regelsæt 14

Side 3 af 15 1. Indledning Denne vejledning handler m de gældende regler fr betalingsfrister samt pkrævning af mrarenter g gebyrer ved frsinket betaling. Reglerne er blevet skærpet efter implementering af EU s betalingsdirektiv (det såkaldte Late Payment Directive) i rentelven pr. 1. marts 2013. Frmålet med de skærpede regler er at bekæmpe frsinkede betalinger blandt andet ved at pkræve højere mrarenter g et fast kmpensatinsgebyr, der indtræder så snart fakturaens betalingsfrist er verskredet. Det er derfr vigtigt, at ffentlige myndigheder betaler til tiden fr ikke at blive påført den ekstra mkstning, der er frbundet ved at blive pålagt gebyrer samt mrarenter. Hvis der freligger en pkrævning ved frsinket betaling, g den ffentlige myndighed er enig i, at betalingen er sket fr sent, er den ffentlige myndighed frpligtet til at betale pkrævningen til leverandøren. De gældende regler medfører, at ffentlige myndigheder ikke kan aftale en betalingsfrist på mere end 30 dage, da dette sikrer en rimelig behandlingstid af en faktura. Det tilskyndes samtidigt, at de ffentlige myndigheder vervejer muligheden fr en krtere betalingsfrist, såfremt dette stadig sikrer den frnødne tid til kntrl g håndtering af fakturaen. Betalingsfristen regnes fra det tidspunkt, kreditr har fremsat sin anmdning m betaling. I dag er der en række ffentlige kntraktaftaler med standardbetingelser, der indehlder en aftalt kredittid, der afviger fra de 30 dage. Kredittiden kan være krtere, men en aftalt kreditfrist på mere end 30 dage, vil ikke længere være gældende. Den ffentlige myndighed skal være pmærksm på, at 30 dages kreditfrist er den højest tilladte Sm eksempel, indehlder IT standardkntrakterne (K01, K02 g K03) en betalingsbestemmelse m, at debitren tidligst 30 dage efter mdtagelse af en fyldestgørende faktura er frpligtet til at betale. Denne bestemmelse er dg ikke længere gældende, da den maksimale kreditfrist højest må være 30 dage fra leverandørens betalingsanmdning. Fr at synliggøre mfanget af fr sent betalte fakturaer g fr at Finansministeriet kan følge p på de ffentlige myndigheders verhldelse af aftalte betalingsfrister, blev der i januar 2014 prettet en særskilt knt i statens kntplan til bgføring af gebyrer g mrarenter af fakturagælden til leverandører. De ffentlige myndigheder skal være pmærksmme på, at det udelukkende er gebyrer, kmpensatinsbeløb samt mrarenter af faktura gæld, der skal knteres på disse knti. Retningslinjer fr kntering af gebyrer g mrarenter beskrives i

Side 4 af 15 frlængelse af gennemgangen af reglerne fr pkrævning af mrarenter g kmpensatinsgebyr. Betaling af en faktura er ikke en isleret prces, men det sidste led i indkøbsprcessen. Det er derfr vigtig at have alle trin i indkøbet fr øje. Derfr gennemgås afslutningsvis prcessen fr indkøb g fakturahåndtering med fkus på rettidighed g med henblik på at sikre, at den ffentlige myndighed undgår rykkergebyrer, mrarenter g kmpensatinsbeløb.

Side 5 af 15 2. Regler fr betalingsfrister Betalingsfrister aftales mellem de pågældende parter. Det gældende regelsæt sætter dg en øvre grænse ver de aftalte betalingsfristerne g sndrer mellem aftaler indgået mellem t virksmheder g aftaler mellem en virksmhed g en ffentlig myndighed. Sm udgangspunkt gælder der i dag en betalingsfrist på maksimalt 30 dage i alle kntraktfrhld, uanset m aftalen er mellem t virksmheder eller mellem en virksmhed g en ffentlig myndighed. De ffentlige myndigheder tilskyndes at aftale en krtere betalingsfrist, såfremt dette stadig sikrer den frnødne tid til kntrl g håndtering af fakturaen. Betalingsfristen regnes fra det tidspunkt, kreditr fremsætter anmdning m betaling. 2.1 Betalingsfrister i aftaler mellem virksmheder Ved kntraktfrhld mellem t virksmheder gælder kravet m den maksimale betalingsfrist på 30 dage dg ikke, såfremt kreditr ved aftale udtrykkeligt har gdkendt en længere betalingsfrist, g denne længere betalingsfrist ikke er urimelig ver fr kreditr. Myndigheder, der er defineret sm ffentlige virksmheder ifølge transparensdirektivets artikel 2, litra b, har ligeledes mulighed fr at aftale en længere betalingsfrist end 30 dage, hvis leverandøren udtrykkeligt gdkender den. Offentlige virksmheder er ifølge transparensdirektivet (2006/111/EF) artikel 2, litra b 1, defineret ved virksmheder, hvr ffentlige myndigheder enten direkte eller indirekte har en dminerende indflydelse i relatin til, at myndigheden besidder majriteten af virksmhedens tegnede kapital, at myndigheden råder ver mere end halvdelen af de stemmer, sm er knyttet til andele, sm virksmheden har udstedt, eller når myndigheden kan udpege mere end halvdelen af medlemmerne i virksmhedens bestyrelse, direktin eller tilsynsråd. Sm eksempler på ffentlige virksmheder kan nævnes DONG, Pst Danmark, g TV2, sm ligesm de private virksmheder knkurrerer på markedsvilkår. 2.2 Betalingsfrister i aftaler mellem virksmheder g ffentlige myndigheder Er debitr derimd en ffentlig myndighed, kan myndigheden ikke indgå aftale med en leverandør m en betalingsfrist på mere end 30 dage. En betalingsfrist på 30 dage er abslut maksimal, regnet fra det tidspunkt, leverandøren anmder m betaling. Det tilskyndes samtidigt at den ffentlige myndighed aftaler en krtere 1 Transparensdirektiv 2006/111/EF af 16. nvember 2006 handler m gennemskueligheden af de øknmiske frbindelser mellem medlemsstaterne g de ffentlige virksmheder g m den finansielle gennemskuelighed i bestemte virksmheder.

Side 6 af 15 betalingsfrist, såfremt dette sikrer den frnødne tid til kntrl g håndtering af fakturaen. Betalingsfristen regnes fra den angivne fakturadat, sm i de fleste tilfælde vil være den samme sm mdtagelsesdat hs den ffentlige myndighed, da en elektrnisk faktura umiddelbart vil kunne indlæses i myndighedens indkøbs- g fakturahåndteringssystem. Dette vil være tilfældet når fakturaen pfylder de frmelle krav, jf. bekendtgørelsen m elektrnisk fakturering med ffentlige myndigheder, samt de tekniske krav, jf. bekendtgørelsen m infrmatin i g transprt af OIOUBL elektrnisk regning til brug fr elektrnisk afregning med ffentlige myndigheder. Sender leverandøren en papirbaseret faktura til et Læs-Ind bureau, der knverterer fakturaen til en elektrnisk fil, således de tekniske krav pfyldes, regnes betalingsfristen fra den dag, den ffentlige myndighed mdtager fakturaen elektrnisk. Det er ved aftaleindgåelse vigtigt enten at aftale en kreditfrist eller at være bekendt med leverandørens knkrete betalingsbetingelser. Dette skyldes, at hvis der ved aftaleindgåelse ikke er aftalt en kredittid, er det sm udgangspunkt leverandørens betalingsbetingelser, der er gældende dg maksimalt 30 dage. Den ffentlige myndighed kan efterfølgende ikke med rette hævde, at infrmatin m myndighedens kreditplitik, herunder hvilke betalingsfrister myndigheden nrmalt accepterer, er tilgængelig på fx deres hjemmeside g dermed gældende. Freligger der en aftale m ratevis betaling, hvr den enkelte rates frfaldstid er fastsat i en betalingsplan, g denne er udtrykkeligt gdkendt af kreditr, så er hver rate mfattet af en betalingsfrist på maksimalt 30 dage. Dette kan fx være tilfældet ved entreprisekntrakter. Den ffentlige myndighed skal være pmærksm på: At myndigheden ikke kan aftale en betalingsfrist, der er længere end 30 dage, men hvis det er hensigtsmæssigt kan en krtere frist aftales. En betalingsfrist på 30 dage er maksimal g gælder fra den dag, leverandøren fremsender elektrnisk faktura. Hvis der ved aftaleindgåelse ikke er aftalt en betalingsfrist, er det leverandørens betalingsbetingelser, der er gældende. En ffentlig myndighed kan ikke med rette hævde, at plysninger m deres kreditplitik er ffentligt tilgængelige på fx deres hjemmeside g dermed er gældende.

Side 7 af 15 3. Sanktiner ved frsinket betaling Ved frsinket betaling gælder det i dag, at den ffentlige myndighed kan kmme til at betale rykkergebyrer, mrarenter g et fast kmpensatinsbeløb til leverandøren. Den ffentlige myndighed er først frpligtet til at betale, når der er enighed m, at fakturaen er betalt fr sent, g leverandøren har sendt en pkrævning. 3.1 Rykkergebyrer Når betalingsfristen på fakturaen verskrides, kan leverandøren rykke den ffentlige myndighed fr betaling af fakturaen, jf. reglerne i rentelven. Leverandøren kan sende en rykker med et rykkergebyr på højst 100 kr. Er fakturaen frtsat ubetalt, kan leverandøren sende 3 rykkerskrivelser med gebyr med mindst 10 dages mellemrum vedrørende samme faktura. Rykker leverandøren, er den ffentlige myndighed frpligtet til at betale rykkeren g kan således ikke afvise at betale hverken selve kravet eller gebyrerne. 3.2 Mrarenter Tillægget til referencerenten er pr. 1. juli 2015 på 8%. Det vil sige, at myndigheder i mra skal betale 8% plus referencerenten. Referencerenten svarer til Natinalbankens fficielle udlånsrente, der pr. 1. juli 2015 er fastsat til 0,05%. Den ffentlige myndighed skal være pmærksm på, at mrarenterne påløber, når den sidste rettidige betalingsdat, der fremgår af fakturaen, verskrides, g frtsætter med at påløbe, indtil myndigheden betaler fakturaen. Myndigheden kan ikke afvise betaling af de påløbne mrarenter, men er frpligtet til at betale mrarenterne, når leverandøren pkræver dem. Mrarentesatsen i rentelvens 5, stk. 1 må heller ikke fraviges til skade fr leverandøren, g den ffentlige myndighed kan heller ikke aftale en krtere peride fr frrentning end den gældende. 3.3 Kmpensatinsbeløb Ved frsinket betaling har leverandøren i dag mulighed fr at pkræve et fast kmpensatinsbeløb, der er uafhængigt af fakturagældens størrelse. Den ffentlige myndighed er frpligtet til at betale kmpensatinsbeløbet, hvis leverandøren sender en pkrævning. Hvis leverandøren ikke sender en pkrævning, er der ikke et krav m, at den ffentlige myndighed af egen drift skal betale kmpensatinsbeløbet, når fakturaens betalingsfrist verskrides.

Side 8 af 15 3.3.1 Hvrnår kan der pkræves et kmpensatinsbeløb Leverandøren er berettiget til et kmpensatinsbeløb, når den sidste rettidige betalingsdat, der fremgår af fakturaen, verskrides, under frudsætning af, at leverandøren sender en pkrævning herpå. Opkrævning af kmpensatinsbeløbet har ingen indflydelse på rykkergebyrer, dvs. kmpensatinsbeløbet kan pkræves ved siden af rykkergebyrer g kan ikke mdregnes i rykkergebyrerne. 3.3.2 Kmpensatinsgebyrets størrelse Kmpensatinsbeløbet er pr. 1. januar 2014 fastsat til 310 kr. i ændringsbekendtgørelsen m udenretlige inddrivelsesmkstninger i anledning af frsinket betaling. Kmpensatinsbeløbet er fast g uafhængigt af betalingskravets størrelse g skal betales, hvis det pkræves af leverandøren. Ved en ffentlig myndigheds fristverskridelse af en fakturas betalingsfrist kan leverandøren pålægge myndigheden krav m: Betaling af rykkere: Leverandøren kan sende p til tre rykkerskrivelser med rykkergebyr på højst 100 kr. med mindst 10 dages mellemrum. Myndigheden er frpligtet til at betale den senest fremsendte rykker. Betaling af de påløbne mrarenter: Mrarenten er i dag på 8% plus referencerenten, der svarer til Natinalbankens udlånsrente, der pr. 1. juli 2015 er fastsat til 0,05%, jf. rentelvens 5, stk. 1. Myndigheden er frpligtet til at betale, når leverandøren pkræver mrarenter fr den ubetalte faktura, g skal være pmærksm på, at mrarenter påløber, indtil fakturaen bliver betalt. Betaling af kmpensatinsbeløbet: Myndigheden skal betale kmpensatinsbeløbet på 310 kr., jf. ændringsbekendtgørelsen m udenretlige inddrivelsesmkstninger i anledning af frsinket betaling, såfremt leverandøren sender en pkrævning af dette gebyr. Det er ikke et krav, at myndigheden skal betale gebyret, hvis leverandøren ikke selv anmder m betaling af sådan et gebyr. Gebyret er uafhængigt af fakturagældens størrelse. 3.4 Opfølgning på myndigheders betaling af mrarenter g gebyrer Fr at synliggøre mfanget af fr sent betalte fakturaer g fr at følge p på, at de statslige myndigheder rent faktisk betaler mrarenter g gebyrer, når leverandøren sender pkrævning, er der fra januar 2014 prettet en særskilt regnskabsknt i statens kntplan til bgføring af gebyrer g mrarenter af fakturagælden til private leverandører.

Side 9 af 15 Hvis der pstår krav m mrarenter g gebyrer mellem ffentlige myndigheder, skal disse bgføres på den regnskabsknt, sm hidtil er blevet anvendt i statens kntplan, jf. knteringseksempel 1 nedenfr. Knteringseksempel 1 kntering af mrarenter g gebyrer Mrarenter g gebyrer vedrørende fakturagæld til andre ffentlige myndigheder udgiftsføres på regnskabsknt 26.80. Mrarenter g gebyrer til andre ffentlige myndigheder. Resultatpgørelse Mrarenter g gebyrer til andre ffentlige myndigheder 26.80 Balance SKB FF7 Finansieringsknt 100 100 Mrarenter g gebyrer vedrørende fakturagæld til leverandører udgiftsføres på regnskabsknt 26.81. Mrarenter g gebyrer til private leverandører. Mrarenter g gebyrer til private leverandører 26.81 SKB FF7 Finansieringsknt 100 100

Side 10 af 15 4. Gd prces fr rettidig betaling af fakturaen Fr at de ffentlige myndigheder kan betale fakturaen rettidigt g dermed undgå at blive frpligtet til at betaler mrarenter g rykkere, er det vigtigt, at hele prcessen fr håndtering af indkøb g fakturaer frløber effektivt. En rettidig betaling af fakturaen hs den ffentlige myndighed frudsætter, at prcesserne frinden, allerede fra myndighedens rdreafsendelse, er frløbet prblemfrit g rettidigt. En gd prces kræver gså en rettidig mhu fra leverandørens side. Figur 1 nedenfr viser den gde g digitaliserede prces fr indkøb g fakturahåndtering, hvr rækkefølgen i figuren samtidig illustrerer afhængigheden mellem prcesserne. Figur 1. Overrdnet prces fr indkøb, fakturahåndtering, bgføring g betaling 1. Aftale - indgåelse Leverandør: Mdtager rdre, behandler denne, sender varerne, g udsteder faktura 6. Bgføring 2. Rekvisitin 3. Ordreafsendelse 4. Vare- mdtagelse 5. Faktura - mdtagelse 7. Betaling Kilde: Best practice: Digitalt indkøb (staten), maj 2007 Kerneprcesserne i figur 1 er rdreafsendelse, varemdtagelse g fakturamdtagelse, sm gennemgås nedenfr. 4.1 Ordreafsendelse En rettidig håndtering af fakturaer frudsætter, at rdren fra den ffentlige myndighed indehlder de krrekte plysninger, da de angivne plysninger danner grundlag fr en fyldestgørende faktura hs leverandøren. Oplysninger, sm den ffentlige myndighed sm minimum skal angive i rdren, er de frmelle krav, der fremgår af 4 i bekendtgørelsen m elektrnisk afregning med ffentlige myndigheder. Oplysningspligten i bekendtgørelsen blev skærpet i frlængelse af rapprten m sikring af rettidig betaling, således at myndigheden i frbindelse med rdreafsendelse skal plyse sin plitik vedrørende kredittid. Med de nugældende regler m lft ver betalingsfrister, kan de ffentlige myndigheder ikke længere plyse en betalingsfrist, der er længere end 30 dage. En krtere frist kan derimd aftales, hvis det stadig sikrer den frnødne tid til kntrl g håndtering af fakturaen.

Side 11 af 15 Når leverandøren mdtager rdren, skal leverandøren være pmærksm på, m den ffentlige myndighed har angivet plysninger, der danner grundlag fr en fyldestgørende faktura. Ved manglende plysninger skal leverandøren kntakte den ffentlige myndighed, før en faktura udstedes. Krav til ffentlig myndighed ved rdreafsendelse: Ordren skal indehlde plysninger svarende til de frmelle krav, der er fastsat i 4 i bekendtgørelsen m elektrnisk afregning: EAN-lkatinsnummer Persnreference eller anden reference Myndighedens plitik vedrørende kredittider. Offentlig myndighed skal være pmærksm på, at myndigheden ikke længere kan plyse en betalingsfrist, der er længere end 30 dage. En betalingsfrist på 30 dage er maksimal g regnes fra det tidspunkt leverandøren fremsender elektrnisk faktura. Evt. rdre- g rekvisitinsnummer Evt. kntstreng Leverandørens pligter ved mdtagelse af en rdre Leverandøren skal kntakte den ffentlige myndighed ved mdtagelse af rdrer, hvr plysningerne er ufuldstændige g mangelfulde. Leverandøren skal sm minimum sikre sig, at rdren indehlder: EAN-lkatinsnummer Persnreference eller anden reference Den aftalte betalingsfrist 4.2 Varemdtagelse En rettidig håndtering g betaling af fakturaen frudsætter ligeledes en kntrl af de leverede varer i frhld til de bestilte varer. En varemdtagelseskntrl er essentiel g sikrer, at den ffentlige myndighed alene betaler fr varer, der er bestilt g leveret i rette mængde g kvalitet. Såfremt de leverede varer ikke svarer til det bestilte, skal leverandøren tidligst muligt kntaktes med henblik på en krrektin af leverancen. Fakturaen kan først sendes til betaling, når der freligger en fyldestgørende vareleverance, sm samtidig er blevet kntrlleret g registreret i et indkøbs- g fakturahåndteringssystem.

Side 12 af 15 Den ffentlige myndighed skal være pmærksm på: At vareleverancen skal afstemmes med det bestilte At hvis vareleverancen er mangelfuld, skal leverandøren kntaktes med henblik på en fyldestgørende leverance At når der freligger en vareleverance i den rette mængde g kvalitet, kan vareleverancen registreres sm mdtaget i indkøbssystemet At varemdtagelseskntrl g - registrering er frudsætning fr den endelige gdkendelse g betaling af fakturaen 4.3 Fakturamdtagelse Efter varekntrllen er fretaget, g varerne er registreret i et indkøbs- g fakturahåndteringssystem, skal den ffentlige myndighed kntrllere, m fakturaen indehlder de plysninger, der er nødvendige i frbindelse med behandling g betaling af fakturaen. Myndigheden skal sikre, at fakturaen både pfylder de tekniske såvel sm de frmelle krav, der fremgår af henhldsvis bekendtgørelsen m infrmatin i g transprt af OIOUBL elektrnisk regning til brug fr elektrnisk afregning med ffentlige myndigheder g bekendtgørelsen m elektrniske afregning med ffentlige myndigheder. Er fakturaen mangelfuld, skal den ffentlige myndighed kntakte leverandøren med henblik på en fyldestgørende faktura. Dette skal ske hurtigst muligt efter mdtagelse af fakturaen, således at betaling så vidt muligt kan ske inden fr 30 dage fra mdtagelsen af den prindelige faktura. Det kan gså frekmme, at betalingsfristen allerede er verskredet, fx frdi der er sket en fejl, eller fremsendelsen er blevet frsinket af at skulle frbi et Læs-Ind bureau. I sådanne tilfælde er det vigtigt, at den ffentlige myndighed kntakter leverandøren med henblik på at aftale en krrekt frist, så fakturaen kan nå at blive behandlet hs den ffentlige myndighed g betalt rettidigt. Det er vigtigt, at både den ffentlige myndighed g leverandør er pmærksmme på, m de angivne plysninger er ufuldstændige, da begge parter har en fælles interesse i, at rdren g efterfølgende fakturaen er rigtig g fyldestgørende allerede fra starten af frløbet. Opmærksmheden bidrager til at sikre en effektiv håndtering g dermed rettidig betaling af fakturaen.

Side 13 af 15 Leverandørens pligter ved fakturaudstedelse - g fremsendelse af faktura Ved fremsendelse af fakturaer skal leverandøren sikre sig: At fakturaen udfyldes med de plysninger, der følger af myndighedens rdre, så fakturaen umiddelbart kan indlæses i myndighedens fakturahåndteringssystem At leverandøren i tilfælde af mangelfulde eller ufuldstændige plysninger kntakter myndigheden med henblik på en krrekt udfyldelse af fakturaen. Myndighedens pligter ved mdtagelse af faktura Ved mdtagelse af fakturaer skal myndigheden så hurtigt sm muligt kntrllere, at fakturaen pfylder de frmelle krav, der fremgår af bekendtgørelsen m elektrnisk afregning samt de tekniske krav, så fakturaen umiddelbart kan indlæses i myndighedens indkøbs- g fakturahåndteringssystem. Er fakturaen mangelfuld, skal myndigheden tage kntakt til leverandøren med henblik på at få rettet fejlene eller med henblik på fremsendelse af en ny faktura således, at betalingen så vidt muligt kan finde sted inden fr de maksimale 30 dage. Er fakturaen fristverskredet ved mdtagelse, skal leverandøren kntaktes hurtigst muligt, så fejlen kan blive berigtiget g leverandøren ikke uberettiget fremsender pkrævning af kmpensatinsgebyr g mrarenter. Sammenfattende kan det siges, at ansvaret fr rettidig mhu i prcessen fr indkøb g fakturahåndtering ligger både hs den ffentlige myndighed g leverandøren. Med de gældende regler m leverandørens ret til at pkræve mrarenter g kmpensatinsgebyr er det vigtigt fr den ffentlige myndighed at kntakte leverandøren, hvis fejl fra leverandørens side hindrer en rettidig færdigbehandling g betaling af fakturaen. Fakturaen kan gså være fristverskredet ved mdtagelse g fr at undgå pkrævning af kmpensatinsgebyr g mrarenter, skal myndigheden hurtigst muligt kntakte leverandøren, så fejlen kan blive berigtiget. Når pkrævning af mrarenter g gebyrer freligger, er den ffentlige myndighed frpligtet til at betale. De statslige myndigheder skal fra januar 2014 bgføre disse udgifter på en særskilt knt, der særligt er prettet til dette frmål. En særskilt kntering vil synliggøre mfanget af de sene betalinger, g m de statslige myndigheder reelt betaler de gebyrer g mrarenter, sm leverandørerne pkræver ved frsinket betaling.

Side 14 af 15 5. Mere infrmatin m det gældende regelsæt Læs mere m de gældende regler på www.retsinfrmatin.dk BEK nr. 206 af 11/03/2011 - Gældende Bekendtgørelse m elektrnisk afregning med ffentlige myndigheder BEK nr. 354 af 26/03/2010 - Gældende Bekendtgørelse m infrmatin i g transprt af OIOUBL elektrnisk regning til brug fr elektrnisk afregning med ffentlige myndigheder LBK nr. 459 af 13/05-2014 - Gældende Bekendtgørelse af lv m renter ved frsinket betaling m.v. (Rentelven) LOV nr. 1244 af 18/12/2012 - Gældende Lv m ændring af lv m renter ved frsinket betaling m.v., lv m erstatningsansvar g lv m frsikringsaftaler (Gennemførelse af direktiv m bekæmpelse af frsinket betaling i handelstransaktiner g ændring af rentesatsen i visse frmueretlige lve) BEK nr. 896 af 21/12/1990 - Gældende Bekendtgørelse m ændring af mrarentesatsen i lv m renter ved frsinket betaling, frsikringsaftalelven m.v. BEK nr 105 af 31/01/2013 - Gældende Bekendtgørelse m ændring af bekendtgørelse m udenretlige inddrivelsesmkstninger i anledning af frsinket betaling Læs mere m den gde prces fr indkøb g fakturahåndtering på Mderniseringsstyrelsens hjemmeside www.mdst.dk Best Practice prcesser fr digital indkøbs- g fakturahåndtering Rapprt m sikring af rettidig betaling Quickguide m Vejen til rettidige betalinger Flder m Vejen til rettidige betalinger

mdst.dk