Målsætningsprogram Lej dig til muligheder - vejen til det gode boligliv 2020 Boligkontoret Danmark Med udgangspunkt i den nye strategi for Boligkontoret Danmark, hvor det gode boligliv og medlemmernes udviklingsmuligheder de kommende år står øverst på dagsordenen, er målsætningsprogrammet udviklet omkring de 15 strategiske mål. Overordnede mål, som Boligkontoret vil arbejde målrettet og fokuseret mod de kommende år mod 2020. I Boligkontorets strategi opereres med 5 hovedsøjler; basisadministration, beboerdemokrati, boligsocial indsats, drift samt byggeri/renoveringer. Målsætningsprogrammet går som en naturlig konsekvens af sammenhængene, ude hos beboerne og medlemmerne, på tværs af disse 5 søjler, hvilket betyder, at opnåelse af et konkret mål normalt vil medføre aktiviteter på tværs af søjlerne. Gennemførelse af målsætningerne vil ske i konkrete handlinger, og der henvises til det 3-årige handlingsprogram, som repræsentantskabet skal behandle. Målsætningsprogrammet består af følgende 15 hovedoverskrifter: 1. Mål for vækst 2. Kommunale boliger i administration 3. Eksterne kunder 4. Boligselskabet Sct. Jørgen og Boligforeningen 3B 5. Udvikling 6. Drift 7. Byggeri og renoveringer 8. Beboerdemokratiet 9. Beboerne 10. Boligsocial indsats 11. Boligsøgende 12. IT 13. Medarbejderne 14. Kommunerne 15. Kommunikation 1. Mål for vækst Boligkontoret Danmarks døre vil altid stå åbne for nye medlemmer. Dog vil det primære fokusområde være de nuværende medlemmer. Nye medlemmer skal kunne integreres i organisationen, hvis det giver mening for Boligkontoret Danmark og medlemmerne, bl.a. økonomisk, geografisk og vidensmæssigt, eller hvis det undtagelsesvist drejer sig om at redde en nødlidende boligorganisation. - gå stille med dørene hvad angår markedsføringen for nye medlemmer. - fortsat mene, at det er en vigtig samfundsopgave at hjælpe nødlidende boligorganisationer. Døren står derfor altid åben over for direkte anmodninger fra kommuner, BL eller boligorganisationer for indgåelse af administrations- og samarbejdsaftaler. - holde fast i, at vækst og maksimal ydeevne i stor udstrækning afhænger af antallet af medlemmer og boligafdelinger. For at opnå større effektivitet og ressourceudnyttelse vil 1
Boligkontoret Danmark, med respekt for det enkelte medlems integritet, arbejde for større og mere bæredygtige boligorganisationer og boligafdelinger ved fusioner og sammenlægninger. 2. Kommunale boliger i administration Kommunale ældreboliger vil fortsat være et fokusområde for Boligkontoret Danmark. Det gøres først og fremmest for at sikre en stabil og optimal udnyttelse af personalet på afdelingskontorerne til gavn for de tilknyttede medlemmer. - fastholde og udbygge sin nuværende andel af kommunale ældreboliger i administration, fortsat indenfor en forsvarlig økonomisk og personalemæssig ramme. - have sit interesseområde centreret omkring de kommuner, hvor der i forvejen administreres boliger, og der hvor det kan være en fordel for Boligkontorets medlemmer. 3. Eksterne kunder Samarbejdspartnere (eksterne kunder) har været en målrettet indsats de senere år for at opnå bedst mulig udnyttelse og merværdi af de store investeringer i stabsfunktioner, herunder udbygning af det IT-administrative system. Derfor har Boligkontoret oparbejdet en større portefølje af eksterne kunder, som først og fremmest er kunder på stabsfunktionerne og ITsystemet. Tre eksterne kunder, 3B, Fællesbo i Herning samt Skanderborg Andelsboligforening er tilknyttet Boligkontorets administrative system, svarende til ekstra 20.000 boliger. Sammen med Boligkontorets medlemmer udfører Boligkontoret således support til mere end 50.000 boliger, svarende til størrelsen af de største administrationsselskaber i landet. Boligkontoret har mere end opnået sit mål om at servicere mere end 30.000 boliger på de økonomisk og videnstunge områder som IT. - fastholde og udbygge samarbejdsrelationerne med de nuværende samarbejdspartnere, som specielt er koblet på IT-systemet. - Være åbne for nye eksterne samarbejdspartnere, men der vil ikke blive foretaget aktive tiltag på området, idet den nuværende kundestørrelse vurderes at være økonomisk optimal for Boligkontoret og medlemmerne. 4. Boligselskabet Sct. Jørgen og Boligforeningen 3B Boligselskabet Sct. Jørgen er et stort medlem, som på anderledes vis har tilknytning til Boligkontorets administrative opbygning. Boligselskabet Sct. Jørgen har egen administrativ ledelse og egen administration, som gør brug af flere væsentlige administrative systemer i Boligkontoret. En anden større samarbejdspartner, Boligforeningen 3B, deler hovedkontor med Boligkontoret, en konstruktion som gerne skulle give yderligere afledte synergier for begge organisationer. Boligkontorets mål er at sikre et fortsat konstruktivt samarbejde med de to store organisationer, herunder at cementere og udbygge det hidtidige samarbejde, bl.a. ved at gøre brug af fælles udviklingsinitiativer samt udvikle de områder, som i dag indgår i samarbejdet. - i et tæt samarbejde med ledelsen i Boligforeningen 3B udbygge samarbejdsrelationerne og sikre optimal økonomisk, administrativ og vidensmæssig udnyttelse af bofællesskabet - i samarbejde med ledelsen i Boligselskabet Sct. Jørgen udvikle de igangværende samarbejdsrelationer. 5. Udvikling 2
Udvikling er fortsat et højt profileret område for Boligkontoret Danmark. Udvikling vil løbende ske inden for såvel administrative områder (gør det nemmere og billigere), som inden for områder der berører beboerne og beboerdemokratiet direkte. Hovedfokus for Boligkontoret Danmarks udviklingsindsats vil være at skabe merværdi for brugerne. I det konkrete udviklingsarbejde vil Boligkontoret Danmark, afhængig af emne, tage medlemmerne med som udviklingsplatforme, ligesom der kan gøres brug af eksterne samarbejdspartnere til at rulle forsøg ud i den virkelige verden. Her vil de nuværende eksterne samarbejdspartnere udgøre en naturlig platform for partnerskaber i konkrete udviklingsprojekter. Boligkontoret Danmark vil fortsat være blandt de førende boligadministrationer, når det gælder forskellige udviklingstiltag, som enten nu eller senere kan give merværdi til brugerne og i sidste ende beboerne. For at effektivisere udviklingsomkostningerne vil Boligkontoret Danmark løbende søge samarbejde med andre organisationer, som kan bidrage til fælles strategiske udviklingstiltag. - være kendt i branchen som en udviklende boligadministration, som afprøver nye tiltag, der skaber merværdi for beboere, bestyrelser og medarbejdere. - være den førende i branchen på brugerundersøgelser, herunder være den boligadministration med de bedste og bredeste brugerundersøgelser. - arbejde for at fremme det frivillige og beboerdemokratiske arbejde hos medlemmerne, herunder afprøve nye modeller for deltagelse og brugerinddragelse hos medlemmerne og sikre en platform for det frivillige arbejde i boligafdelingerne. - løbende iværksætte udviklingstiltag i driften, som skal fremme effektivitet, service og god ejendomsvedligeholdelse. 6. Drift Driften af medlemmernes boligafdelinger udgør den fysiske ramme for beboernes boligliv. Driften omfatter vedligeholdelse, renholdelse og beboerservice. Boligkontoret Danmark vil, gennem driftsforsøg og erfaringsudveksling mellem de gode resultater og erfaringer, fremme beslutninger, der kan sikre effektiv drift, gode og billige indkøb omkring driften, og en optimal beboerservice. - aktivt arbejde for at optimere den daglige drift med det mål, at beboerne får reduceret deres driftsudgifter med minimum 20 procent. - gennem uddannelse og ledelse sikre motiverede, uddannede og proaktive lokale ejendomsfunktionærer, ejendomsmestre m.m. - aktivt arbejde for en professionel og fremadrettet driftsmæssig backup gennem uddannede og motiverede driftschefer 7. Byggerier og renoveringer Byggeri og renoveringer fylder meget hos medlemmerne og ude hos beboerne. Boligkontoret Danmark vil sikre, at renoveringer og nybyggeri for medlemmerne sker efter de mest fordelagtige økonomiske, moderne og bæredygtige metoder, ligesom energi og klima indtænkes i løsningerne af alle byggesager. Boligkontoret Danmark vil sikre, at der også tages boligsociale hensyn, når der skal indgås kontrakter med entreprenører i større byggesager. - proaktivt inspirere beboerne og medlemmerne i den løbende udvikling og fysiske tilpasning af boligafdelingerne og nybyggeriet gennem vidensdeling støttet op via vores egen tekniske byggeafdeling. - udvikle nye byggeprojekter i de områder, hvor medlemmerne og kommunerne identificerer fremtidige boligbehov. - medvirke til at identificere medlemmerne behov for moderniseringer. - gennemføre medlemmernes moderniseringer, herunder energirenoveringer. 3
- sikre gode beboerdemokratiske processer, hvor der tænkes i helhedsløsninger. - sikre den optimale kommunikation mellem en byggesags mange parter. - fastholde og videreudvikle dygtige kompetencer blandt byggeafdelingens medarbejdere, herunder arkitekter, ingeniører, bygningskonstruktører og byggeøkonomer. - tilbyde medlemmerne en bred palette af ydelser, herunder projektledelse, økonomistyring og mindre projekterings- og tilsynsopgaver. - sikre, at de eksterne rådgivere i en byggesag leverer gennemarbejdede projekter af høj kvalitet. - have kompetencer til at håndtere medlemmernes behov for løsning af større genhusningssager under et moderniserings- og ombygningsprojekt. 8. Beboerdemokratiet Beboerdemokratiet er fundamentet i Boligkontoret Danmark og hos medlemmerne. Boligkontoret Danmark vil øge indsatsen for vedligeholdelse og fornyelse af det lokale beboerdemokrati på såvel afdelings- som selskabsniveau. Indsatsen omkring kompetencer og en bred repræsentation i de besluttende organer skal søges styrket. - sikre, at beboerne løbende bliver orienteret om de beboerdemokratiske muligheder, ligesom de valgte beboertillidsrepræsentanter skal have de bedste muligheder for at udføre deres arbejde. Boligkontoret Danmark vil øge indsatsen for at få flere frivillige med i beboerarbejdet. - styrke bestyrelsernes indsats i forsøget på løbende at finde fornyelse blandt beboerne, herunder sikre, at de rette kompetencer fortsat er til stede. Der vil blive lagt vægt på, at få de unge og beboere med anden etnisk herkomst end dansk gjort mere aktive i beboerarbejdet. - fortsætte arbejdet med god selskabsskik i organisationsbestyrelserne. - gennem frivillighedsmodellen styrke de frivilliges arbejde ude i boligområderne, herunder skabe netværk til styrkelse af den boligsociale indsats lokalt. - understøtte et frit arbejdsrum til det beboerdemokratiske og frivillige arbejde samt bygge bro mellem det frivillige arbejde og det mere administrative arbejde med boligforvaltning. - arbejde aktivt for at støtte socio-økonomiske virksomheder, som har til formål at styrke det sociale liv i boligområderne. 9. Beboerne Beboerne er den primære kunde. Med udgangspunkt i Boligkontoret Danmarks mission og vision vil Boligkontoret Danmark sikre, at der leveres en nærværende, personlig og målrettet service overfor beboerne. Boligkontoret Danmark skal være tilgængelig døgnet rundt, enten via emails, telefon eller personlig ekspedition på afdelingskontorerne. Fokus er på hurtig og professionel ekspedition og besvarelse af henvendelser. Der skal tages særlig hånd om beboere med økonomiske, kommunikationsmæssige og sociale problemer, så Boligkontoret Danmark gennem individuel rådgivning kan være med til at forhindre udsættelser og andre begivenheder, som også kan få indflydelse på det lokale boligmiljø, ligesom Boligkontoret gennem dialog med kommunerne skal arbejde for kommunal fokus på eventuelle boligsociale problemer i boligafdelingerne. I kommunikationen med beboerne skal alle digitale redskaber tages i brug, herunder beboerportaler, digital kommunikation via emails m.m., ligesom beboermagasinet BoDK fortsat skal være Boligkontoret Danmarks fysiske ansigt i kommunikationen med beboerne. - arbejde for at mindst 80 procent af beboerne skal være tilfredse med Boligkontoret Danmarks service og under 10 procent må være utilfredse. - løbende følge behovet for åbningstider til personlig henvendelse, specielt i de områder hvor der er stort behov for en proaktiv udlejningsindsats. 10. Boligsocial indsats 4
Boligkontoret Danmark vil styrke den boligsociale og kommunikative indsats ude i boligafdelingerne. Boligkontoret vil tilbyde en mere proaktiv, målrettet, struktureret og forebyggende boligsocial indsats for alle medlemmer. Indsatsen skal kunne målrettes konkrete større problemstillinger, som de nuværende boligsociale helhedsplaner, men skal også fungere som rådgivning på ad hoc niveau til støtte for den lokale ejendomsdrift (den sociale vicevært), beboerdemokratiet samt de steder, hvor man lokalt beslutter at udbygge den boligsociale indsats med netværksgrupper og kontaktpersonordninger. - arbejde for en tidlig forebyggende boligsocial indsats hos medlemmerne og har fokus på begyndende sociale ubalancer i boligafdelingerne - inddrage fysiske, driftsmæssige og sociale tiltag i den boligsociale indsats. - arbejde for en mere systematisk koordinering mellem bygge- og renoveringsopgaver, boligsociale indsatser og den daglige drift, således at medlemmerne oplever en samlet helhedsorienteret indsats for boligafdelingerne. - sikre en professionel gennemførelse af de boligsociale indsatser og helhedsplaner samt være medlemmernes og Landsbyggefondens foretrukne samarbejdspartner på det boligsociale felt. - bidrage til gode beboerdemokratiske processer i det boligsociale arbejde. - Arbejde for en metode, som let kan vise om den boligsociale indsats virker efter hensigten. - arbejde for, at der løbende iværksættes og gennemføres undervisning omkring boligsocialt arbejde for bestyrelser, styregrupper og frivillige. - løbende uddanne vores medarbejdere, så vi sikrer, at de er klædt på til at håndtere det boligsociale område. - etablere en uddannelse for ejendomsfunktionærerne, som kan skabe flere boligsociale viceværter. - forpligtige kommunerne på det boligsociale arbejde og deres boligsociale ansvar. - sørge for, at der tages hånd om sårbare beboere og grupper (eksempelvis psykisk syge, misbrugere, udsatte familier og beboere på vej ud i økonomisk uføre) - fastholde og videreudvikle dygtige kompetencer inden for det boligsociale område, herunder anvende socialfaglige akademikere, socialrådgivere og udførende projektledere. 11. Boligsøgende Boligsøgende er de kommende beboere. I et marked hvor der er kamp om kunderne, er det vigtigt at vise rettidig omhu og ordentlighed i relation til de boligsøgende. Boligkontoret vil øge kommunikationen med de boligsøgende via email-kampagner m.m., ligesom den nye hjemmeside skal gøre det nemmere at navigere rundt blandt medlemmernes boligafdelinger. Gennem fælles ventelister medlemmerne imellem og gennem et attraktivt rabatsystem ved køb af flere opnoteringer vil Boligkontoret Danmark gøre det mere attraktivt at blive skrevet op blandt medlemmernes boliger. Boligkontoret skal arbejde for flere opnoteringer til medlemmerne. - arbejde for, at boligudbuddet matcher efterspørgslen, både ved at tilpasse boligudbuddet den nuværende og fremtidige efterspørgsel og ved at påvirke efterspørgslen til medlemmernes favør. - sikre, at udlejningen opleves som nem og tilgængelig for både boligsøgende, indflyttere, fraflyttere og medarbejdere, hvilket kræver uafbrudt opdatering af og udvikling af værktøjer, der støtter op omkring udlejningsprocesserne. - sikre en tilfredsstillende rådgivende service til boligsøgende, indflyttere og fraflyttere, så de føler sig hjemme i mødet med Boligkontoret Danmark og det enkelte medlem. Denne rådgivning skal medvirke til, at nuværende beboere opfatter sig som ambassadører for boligafdelingen og det enkelte boligselskab. 12. IT Det IT-administrative system er kernen i Boligkontoret Danmarks solide basisadministration. Boligkontoret vil fortsat udbygge systemerne med udgangspunkt i den digitale verden. Dette 5
skal gøres gennem allerede eksisterende standardsystemer, som er med til at minimere de løbende administrative omkostninger samt sikre lave udviklingsomkostninger. - styrke den digitale platform og arbejde på en fortsat effektivisering af de administrative funktioner gennem IT-anvendelsen med hovedtesen gør det nemt, effektivt og billigt - sikre fortsat udvikling af medlemmernes hjemmesider, således at de er den optimale indgang for såvel boligsøgende som bestyrelser, beboere og medarbejdere. - udvikle den optimale portalløsning for bestyrelser og beboere, som kan sikre hurtig og effektiv adgang til nødvendige oplysninger og selvbetjening. 13. Medarbejderne Medarbejderne er den vigtigste ressource. Boligkontoret vil arbejde for at fastholde og tiltrække de bedste hoveder i branchen ved at sikre en interessant, krævende og udfordrende arbejdsplads. Boligkontoret vil gennem målrettet værdibaseret ledelse og organisatorisk opbygning af organisationen sikre stor ledelseskraft samt selvstændig beslutningskompetence i alle led af organisationen. Boligkontoret Danmark skal opleves og reelt fungere som en flad ledelsesstruktur uden usikkerhed for, hvor de enkelte beslutninger tages. Medlemmernes egne medarbejdere ude lokalt i driften (driftschefer, lokalinspektører, ejendomsfunktionærer m.m.) udgør et vigtigt led i den samlede drift og service til beboerne. Uddannelse og kompetenceudvikling, trivsel samt rekruttering er et ligeså vigtigt element for disse medarbejdere som for de administrative medarbejdere ansat i Boligkontoret Danmark. Boligkontoret ønsker derfor at kunne tilbyde medlemmerne de samme kvalificerede HR funktioner til personalet, som ansatte i Boligkontoret har adgang til. - arbejde for en samlet personaleomsætning på under 8 procent om året. - sikre, at medarbejdertilfredsheden på de væsentligste faktorer omkring trivslen som arbejdsglæde, indflydelse på egen arbejdsdag samt balancen mellem arbejde og fritid skal ligge på over 4,0 på en 5-scala. - udbygge og intensivere kompetenceudviklingen for alle medarbejdergrupper - løbende udvikle og uddanne ledergruppen, så målet om en kraftfuld og effektiv ledelse fastholdes - gennem effektivitet og rationalitet sikre et lønniveau, som kan tiltrække de mest kompetente medarbejdere i branchen, uden at dette påvirker Boligkontorets konkurrenceevne på det samlede omkostningsniveau. 14. Kommunerne Kommunerne er den vigtigste eksterne samarbejdspartner for medlemmerne. Gennem bl.a. styringsdialogen vil Boligkontoret Danmark sikre, at medlemmerne og kommunerne får et tæt samarbejde til løsning af de udfordringer og problemstillinger, der måtte være i de lokale boligområder, og som skal løses i et tæt samarbejde mellem medlemmerne/boligkontoret Danmark og kommunerne. Boligkontoret vil fortsat være en professionel og troværdig samarbejdspartner for kommunerne til løsning af de boligsociale opgaver. - styrke samarbejdet mellem medlemmerne og kommunerne gennem en strategisk tilgang til styringsdialogen - gennem dialog med kommunerne skabe bedre grobund for kommunal fokusering og løsning af eventuelle boligsociale problemer i boligafdelingerne. 15. Kommunikation Kommunikation er et nøgleord for Boligkontoret Danmarks måde at sikre vidensdeling i organisationen, ligesom kommunikation skal bruges aktivt til at vise gennemsigtighed og ordentlighed i organisationen. 6
Boligkontoret Danmark vil satse på kommunikation som et bærende element i vidensdeling. internt som eksternt, og Boligkontoret Danmark vil via en aktiv kommunikationspolitik sikre, at de gode historier ude hos medlemmerne og beboerne bliver fortalt til en bred kreds i samfundet, lokalt som landsdækkende. - sikre en forståelig og nærværende kommunikation til beboerne om væsentlige forhold omkring boligen og det gode boligliv. - sikre, at kendskabet til Boligkontoret Danmark og medlemmerne er maksimalt - sikre en forståelig og nærværende kommunikation til alle målgrupper samt styrke vidensdelingen mellem medarbejdere og medlemmer. - sikre, at alle trykte og digitale kommunikationskanaler har et sammenhængende udtryk, der afspejler Boligkontorets kerneværdier. - gennem kommunikationen styrke beboerdemokratiet og bestyrelsesarbejdet og sikre nem adgang til information, værktøjer og kompetenceudvikling. - sikre, at kommunikationen til medlemmer overordnet skal underbygge medlemmernes unikke identitet, selvstændighed og synliggøre medlemmerne i lokalområderne og blandt beboerne. - udvikle og lancere en ny version af intranettet - styrke selvforståelsen og bruge pressen til at fortælle de gode historier om Boligkontoret Danmark og medlemmerne 7