Referat af 6. Forretningsudvalgsmøde den 30. oktober 2012 Side 1 Referat af 6. Forretningsudvalgsmøde DATO: Tirsdag den 30. oktober 2012 TID: Kl. 18.00 21.00 STED: Christiansborg Forretningsudvalget Navn Deltager Afbud Stig Møller, forbundsformand Laila Nielsen, næstformand Ivan Bøgh, FU-medlem Dorte Rasmussen, FU-medlem Jonas Bakkendrup Larsen, forbundssekretær 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Referatet er godkendt via mail. Dagsordenen sættes til godkendelse. Bilag: Den udsendte dagsorden til aftenens møde. Indstilling: Til godkendelse. Dagsordenen blev godkendt. 2. Siden sidst Orientering om aktuelle emner siden sidst 3. Afdelingsarbejdet Status på afdelingsarbejdet Afdeling i Smørum er blevet stiftet og godkendtes af FU. Højby afdeling forventes lukket endeligt indenfor kort tid. Formanden for Høng og Slagelse er afgået ved døden efter lang tids svær sygdom. Forretningsudvalget og Landsforbundet udtrykker sin sorg og medfølelse i forhold til de efterladte. Vi vil nu inddrage forbundets kritiske revisorer i udredningsarbejdet, når de nødvendige dokumentationsmaterialer er fremskaffet. Det må forventes at politiet henlægger anmeldelsen. Forbundssekretæren indkalder snarest bestyrelse og medarbejdere i afdelingerne til møde, hvor der kan drøftes en evt. lukning af begge afdelinger fra årsskiftet. Vores vedtægter og konkurslovgivningen skal nøje følges i den forbindelse.
Referat af 6. Forretningsudvalgsmøde den 30. oktober 2012 Side 2 Forretningsudvalget glæder sig over, at der siden landsmødet er etableret 3 nye afdelinger: Holmegård, Spørring og Smørum. 4. Regionerne Status på arbejdet i regionerne. Manfred Erfurth stopper som regionsformand for region Syd ved årsmødet næste år. Der er endnu ikke fundet en afløser. Region syd foreslår, at der afholdes møde med ledelsen søndag den 13. januar 2013 efter FU mødet i Odense. 5. Aktiviteter Aktivitetsfestival 2012 Evaluering af aktivitetsfestivalen 2012 og pointer til aktivitetsfestivalen 2013. Bilag: Forbundsformandens opsamlingsmail. Indstilling: Til drøftelse. Stig har lavet et notat med ideer til fremtidige aktivitetsfestivaler, der nu overgår til Aktivitetsudvalgets videre behandling. Aktivitetsudvalget har taget en snak om konceptet og evalueringerne for dette års arrangement tages med i planlægningen af næste års aktivitetsfestival. Der kan med fordel tænkes i mere fysiske aktiviteter som supplement til de mere hobbyprægede. Der kan også med fordel tænkes i politiske oplæg for medarbejderne. Næste aktivitetsfestival ligger i weekenden 4. 6. oktober 2013. 6. Interne/eksterne repræsentationer Intet til punktet på dette møde. Der er på HB mødet lavet enkelte rettelser i repræsentationslisten. Disse rettes til og listen rundsendes til HB og lægges på hjemmesiden. 7. Medarbejderuddannelse Intet særskilt til punktet på dette møde.
Referat af 6. Forretningsudvalgsmøde den 30. oktober 2012 Side 3 8. Udvalgsarbejdet Kort status på udvalgenes arbejde. a) Aktivitetsudvalget Udvalget har afholdt møde 28. oktober. På mødet blev handlingsplanen gennemgået. Udvalget har en ide om at lave en DUI dag, som skal køre på landsplan. Kampagneugen flyttes i 2013 til uge 42. Der er fremkommet ideer til, at en minilandslejr kan placeres i Århus, hvor der på forhånd er planlagt en sommerlejr. Alternativt vil der blive arbejdet med regionale sommerlejre. Folkemødet på Bornholm i 2013, vil være en aktivitet, som udvalget vil engagere sig i. Der planlægges en medarbejderstudietur i 2014 til udlandet. Aktivitetsdatabasen blev drøftet og der kom flere nye ideer til konceptet. DUI butikken blev gennemgået og udvalget har ideer til forbedringer, disse tages med informationskonsulenten på forbundet. Forbundsformanden beder udvalget overveje udlicitering af butikken til en afdeling Jubilejren 2015 i Hals rykkes til uge 31, det vil nemlig give bedre mulighed for at få udenlandske gæster med. Næste udvalgsmøde ligger efter HB mødet i januar. b) LandsBørneUdvalget Efterårstræffet i 2013 er flyttet til uge 36. c) LandsUngdomsUdvalget Næste udvalgskonference har LUU ønske om at deltage i. Der skal findes en fast kontaktperson på Forbundskontoret. d) Uddannelsesudvalget Udvalget har afholdt møde 28. oktober. Der vil på Landskurset 2013 blive arbejdet på at opjustere graden af det holdningsbearbejdende arbejde i DUI-LEG og VIRKE. Der er fastsat datoer for de fleste af uddannelsesaktiviteterne. Disse lægges i den fælles kalender og på hjemmesiden.
Referat af 6. Forretningsudvalgsmøde den 30. oktober 2012 Side 4 e) Internationalt udvalg Udvalget har afholdt møde 28. oktober. Det oplyses, at Maja Busted og Ann Urbrand har ytret ønske om at varetage Landsforbundets repræsentation i IFM-SEI og vurdering af ansøgninger herfra. Forbundsformanden meddelte, at det kræver en mere indgående diskussion i Forretningsudvalget, inden det kan besluttes. Punktet drøftes på næste Forretningsudvalgsmøde. Maja Busted ønsker at deltage i IFM-SEI kongressen næste år. Det er forretningsudvalget som beslutter vores endelige repræsentation til kongressen, hvor Morten Lyager udtræder af finanskomiteen. Laila og Jonas står for repræsentationen i ABN. International afdeling Syd/Øst ønskes drevet med aktivitet i fremtiden. Der tages inden årsskiftet et møde i afdelingen. Der overvejes en sammenlægning af international afdeling Syd/Øst og International afdeling Nord. f) Solidaritetsudvalget Der har været afholdt et møde mellem Formandskabet, Børn Hjælper Børn Fonden og formanden for Solidaritetsudvalget. På mødet blev der aftalt klare adskillelser af udvalgenes arbejde. Udvalget har afsendt en ansøgning til DUF omkring dialogprojekt i Jenin. Forbundsformanden har denne gang underskrevet ansøgningen på landsforbundets vegne. Fremover skal det være Næstformanden, der skal underskrive i henhold til vores gældende ansvarsfordeling i Forretningsudvalget. g) Børn Hjælper Børn fonden Intet nyt siden sidst. h) DUI analyse Der er på HB mødet bevilget penge til undersøgelsen i 2013. Dette arbejde iværksættes nu. i) Økonomiudvalget Udvalget er godt i gang og har afholdt en lang række møder, hvor der bl.a. er blevet snakket budget og regnskab, månedlige budgetbalancer og debitoroversigter samt tipsansøgninger og medlemstal. j) HAL udvalget Udvalget har holdt ordinært møde den 23. oktober i Odense. Referat fra mødet afventes. k) DUI år 2020 Intet nyt. Arbejdet er ikke iværksat endnu.
Referat af 6. Forretningsudvalgsmøde den 30. oktober 2012 Side 5 9. Landsforbundet a) Eksisterende Skuffeaftaler med tidligere forretningsudvalg, ansatte medarbejdere m. fl. Bilag: Ingen bilag. Indstilling: Til drøftelse. Følgende regler har været benyttet tidligere: Forretningsudvalget har en gang årligt kunne bede om udbetaling på 2000,- til telefon og printerpenge. Den ordning afskaffes. Udlæg i henhold til bilag, der opfylder Landsforbundets gældende regler, vil alene kunne refunderes i fremtiden. Forretningsudvalget har ligesom personalet, uden omkostninger kunnet tage familien med på alle landsdækkende aktiviteter. Den ordning fastholdes. Forretningsudvalget og personalet kan benytte den høje kørselstakst ved repræsentationer for FU på 3.80 kr. henhold til de statslige skattemæssige gældende regler. Den regel fastholdes. b) 2 årig forlængelse af lejekontrakt for Stauninggården i Helsingør. Bilag: Ingen bilag. Indstilling: Til endelig godkendelse. Helsingør kommune er blevet informeret om, at vi har accepteret en 2 årig forlængelse af lejekontrakten, hvilket Forretningsudvalget hermed godkender endeligt. Forhandlinger med Helsingør Kommune om en ny langtidskontrakt indledes hurtigst muligt i det nye år. c) Personaleforhold og arbejdet i Forbundshuset. Bilag: Ingen bilag. Indstilling: Til orientering. Louise Juul Jensen er blevet fuldtidsansat fra 1. november og frem til hendes ansættelse udløber den 8. februar. Merudgiften dækkes via besparelser på personalekontoen. Yderligere til punktet udsættes til næste møde.
Referat af 6. Forretningsudvalgsmøde den 30. oktober 2012 Side 6 10. Økonomi/Kontingent/Medlemsindberetning a) Gennemgang af det godkendte budget 2013 Bilag: Budget 2013 (Udleveres på dagen) Indstilling: Til orientering. Budgettet for 2013 blev godkendt på weekendens Hovedbestyrelsesmøde uden de store bemærkninger. Vores tipsansøgning for indeværende år er godkendt med det fulde beløb på 2.870.859 kroner. b) Status på medlemsindberetningen 2012 Bilag: Inge bilag. Indstilling: Til orientering. Papirer er sendt ud og kontoret har haft kontakt til alle kasserere. Der er pt. 1167 unge under 30år indberettet, men vi forventer, at vi indenfor de næste to uger løbende får mange flere ind. Alle afdelinger skal i gang med dokumentationsarbejdet fra på torsdag den 1. november. c) Gennemgang af seneste budgetrapport. Bilag: Budgetrapport ultimo september 2012 Indstilling: Til drøftelse og godkendelse. Der har været uanmeldt kasseeftersyn, hvor der har været en række spørgsmål fra revisoren. Allan har 30. oktober svaret på de pågældende spørgsmål, som sendes til Forretningsudvalget snarest. Forbundshuset skal i fremtiden holde Formandskabet/Forretningsudvalget orienteret om alle uanmeldte revisionsbesøg og uanmeldte kasseeftersyn.
Referat af 6. Forretningsudvalgsmøde den 30. oktober 2012 Side 7 11. Børnepolitiske tiltag (Kl. 18.30 19.30) Drøftelse af vores børnepolitiske mærkesager og fremadrettede tiltag omkring vores Børneambassadører. Mf. for Socialdemokraterne Rasmus Langhoff Horn deltager i drøftelsen. Bilag: Ingen bilag. Indstilling: Til drøftelse. Der blev taget en grundig drøftelse af de børnepolitiske tiltag og det fremtidige samarbejde, med Rasmus Horn Langhoff og andre folketingsmedlemmer fra den Socialdemokratiske folketingsgruppe, som dækker børneområdet. Initiativ i forhold til vores børneambassadørkorps skal iværksættes snarest. 12. HB/FU d) Evaluering af HB mødet 27. oktober, samt udvalgskonferencen 28. oktober. Bilag: Ingen bilag Indstilling: Til orientering og drøftelse. HB mødet gik alt i alt godt. De ønskede beslutninger blev taget. Det var meget blandet, hvor stort HB-engagementet var på de enkelte punkter. Det kan overvejes at give opgaver til HB medlemmerne op til møde næste gang, så de kommer mere på banen. Det sociale skal vi overveje nøje at gøre meget mere ved. Der kan måske tænkes i en længere frokost, der indtages samlet, hvor der er tid til socialt samvær og så sløjfe den afsluttende fælles middag om aftenen. Flere af udvalgene lægger op til at afholde udvalgsmøder i forlængelse af HB møderne. Det skal der så tages højde for i planlægningen af Hovedbestyrelsesmødet. Merudgifterne for forbundet skal dækkes via udvalgenes egne budgetter. e) Udvidet forretningsudvalgsmøde 12. januar 2013 i Odense. Bilag: Ingen bilag Indstilling: Til orientering og drøftelse. Vi starter i Odense kl. 9.20 med oplæg for sekretariatschefen for Vollsmose 2020 Sekretariatet. Om eftermiddagen skal vi besøge den lokale fagforeningsbutik i Vollsmose. Om aftenen skal vi besøge Korsløkke afdeling, hvor vi også spiser middag. Arrangementet er for Forretningsudvalget med ledsagere og afsluttes søndag formiddag. Overnatning vil ske på Danhostel City Odense Vandrerhjem
Referat af 6. Forretningsudvalgsmøde den 30. oktober 2012 Side 8 13. Handlingsplan 2012-2016 Gennemgang af den konkretiserede Handlingsplan 2012 2016. Bilag: Den konkretiserede Handlingsplan 2012 2016. Indstilling: Til drøftelse. Punktet udskydes til næste møde. 14. Synlighed og information Orientering om nyt nyhedsbrevs koncept. Bilag: Ingen bilag. Nyhedsbrevet Indstilling: Til orientering. Et nyt nyhedsbrevskoncept blev gennemgået. Nyheder vil i fremtiden løbende blive lagt på hjemmesiden og efterfølgende samlet til et nyhedsbrev en gang hver 14. dag eller efter behov. Nyhedsbrevet skal også lande i den enkelte medarbejders mailbox. Vi skal også tænke i at lave løbende opdateringer på Facebook osv., når vi afholder møder, aktiviteter og lignende.. 15. Andre sager Eventuelle emner som ikke er indehold under de øvrige punkter. Ingen andre sager. 16. Næste FU møde Næste FU møde er 27. november Vi planlægger mødet, så vi afslutter med en beskeden julefrokost sammen med Vennerne, der også holder møde i Forbundshuset samme dag.