Effektvurdering af elektronisk booking på Parenkymkirurgisk Afdeling

Effektvurdering af elektronisk booking på Parenkymkirurgisk Afdeling Det Digitale Sygehus Sygehus Vendsyssel, Frederikshavn Handelshøjskolen i Århus December 2003

Forord Nærværende skrift indeholder en effektvurdering af et elektronisk booking system igangsat og anvendt på Parenkymkirurgisk Ambulatorium på Sygehus Vendsyssel i Frederikshavn. Vurderingen sker i forbindelse med Det Digitale Sygehus, der er et projekt under Det Digitale Nordjylland. En gruppe medarbejdere med tilknytning til Institut for Informationsbehandling ved Handelshøjskolen i Århus (HHÅ) har foretaget denne vurdering. Gruppen har sideløbende hermed foretaget effektvurdering af EPJ (Elektronisk Patient Journal) på det kirurgiske område, DiasNet, samt digital diktat. Desuden har gruppen udviklet værktøjer til anvendelse ved effektvurderinger af digitale sygehusløsninger. Effektvurderingen af den digitale booking-løsning på Parenkymkirurgisk Ambulatorium er foregået i perioden september 2002 til november 2003. Vores arbejde har nødvendiggjort mange interviews med medarbejdere, der har tilknytning til booking-opgaverne på Ambulatoriet. Flere medarbejdere og ledere har vi talt med en del gange, de har også forsynet os med de samme oplysninger flere gange. De har været tålmodige, venlige og forstående over for vores forehavende. Det siger vi mange tak for. Også tak til sygehusets ledelse, til projektlederne knyttet til Det Digitale Sygehus og projektets Styregruppe. Opgaven har til tider (hele tiden) været præget af turbulens på grund af sygehusomlægninger og et stramt program, hvor den ene ITimplementering og effektvurdering afløste den anden. Via et godt og konstruktivt samarbejde er det lykkedes at få skabt de bedst mulige rammer for vores undersøgelsesarbejde. Til sidst en tak til ledelsen af Det Erhvervsøkonomiske Fakultet og Institut for Informationsbehandling ved Handelshøjskolen i Århus for den økonomiske støtte, der i stor udstrækning har muliggjort inddragelse af studerende i projektet. Birthe Dinesen Forskningsmedarbejder Cand. scient. adm., sygeplejerske. Carsten B. Dahlgaard, Forskningsmedarbejder Stud. merc.(dat.) Povl Erik Rostgård Andersen Projektleder Lektor, Ph.d. 2

1. INDLEDNING 4 1.1 FORMÅL 4 1.2 FORMÅL MED LØSNINGEN OG EFFEKTVURDERINGEN 5 1.3 DISPOSITION 5 1.4 TERMINOLOGI 6 2. BESKRIVELSE AF DET ELEKTRONISKE BOOKING SYSTEM 8 2.1 INDLEDNING 8 2.2 DATAINDSAMLING 8 2.3 TEKNISK BESKRIVELSE AF EBS-LØSNINGEN 8 2.4 FUNKTIONALITETERNE I EBS-LØSNINGEN 10 3. PRÆSENTATION AF KIRURGISK AMBULATORIUM, SYGEHUS VENDSYSSEL I FREDERIKSHAVN 14 3.1 INDLEDNING 14 3.2 DATAINDSAMLING 14 3.3 ØJEBLIKSBILLEDET AF KIRURGISK AMBULATORIUM FORÅR 2002 15 3.4 AMBULANT FUNKTION I SENGEAFSNIT K2 18 3.5 SYGEHUSSAMMENLÆGNING KONSEKVENSER FOR KIRURGISK AMBULATORIUM 19 4. METODE 21 4.1 INDLEDNING 21 4.2 ÆNDRINGER PÅ SYGEHUSET 24 4.3 MÅLINGSMÆSSIGE OVERVEJELSER 25 4.4 ANVENDT FREMGANGSMÅDE 27 5. IMPLEMENTERING AF ELEKTRONISK BOOKING SYSTEM 32 5.1 INDLEDNING 32 5.2 DATAINDSAMLING 32 5.3 DET DIGITALE SYGEHUS INTEGRERET I SUNDHEDSPLANLÆGNING OG IT- HANDLINGSPLAN 32 5.4 ORGANISERING AF DET DIGITALE SYGEHUS 33 5.5 PROJEKTGRUPPE PARENKYMKIRURGISK AMBULATORIUM 35 5.6 IMPLEMENTERING AF ELEKTRONISK BOOKING SYSTEM 35 6. PRÆSENTATION AF RESULTATER 38 6.1 INDLEDNING 38 6.2 PLANLÆGNING 41 6.3 ARBEJDSGANGE 46 6.4 RESULTATER VEDRØRENDE PATIENTER 53 6.5 SAMARBEJDET 54 6.6 IMPLEMENTERINGSPROCESSEN 56 6.7 KONKLUSION AF EFFEKTVURDERINGEN AF EBS 63 LITTERATURLISTE 65 BILAGSOVERSIGT 3

Kapitel 1 Indledning 1.1 Formål Sygehus Vendsyssel i Frederikshavn deltager i perioden 1. oktober 2001 til 31. december 2003 i et projekt: Det Digitale Sygehus, som er et projekt under Det Digitale Nordjylland. Dette Digitale Sygehus skal opnås via en massiv IT indsats, herunder systemintegration og øget datatilgængelighed, på et enkelt sygehus. Formålet med Det Digitale Sygehus er: At øge borgernes tilfredshed med sygehussektoren ved: At skabe større åbenhed for patienterne At støtte patienterne i en ny og mere aktiv rolle (den kompetente patient) At sikre et bedre patientforløb At bidrage til et mere sammenhængende sundhedsvæsen gennem en effektiv udnyttelse af mulighederne i Det Digitale Sygehus. 1 Dette formål skal opnås gennem fire forskellige resultater, blandt andet ved at: skabe et bedre patientforløb gennem en bedre og mere effektiv tilrettelæggelse og gennemførelse af undersøgelser, behandling og pleje understøttet af digitale hjælpemidler 2. Et af de digitale hjælpemidler er Elektronisk Booking System (EBS). Det kan i flere forskellige sammenhænge hjælpe til med at styre patienters behandlinger på sygehuset. I forbindelse med Det Digitale Sygehus skal der indføres elektronisk booking til ambulatoriet, til OP og til Røntgen. I forbindelse med Det Digitale Sygehus projekt har der været et ønske om at få foretaget en vurdering af dele af de løsninger, der skal sættes i værk. Det formuleres på følgende måde: Projektet foretager en systematisk indsamling af data om digitaliseringens betydning for sygehusets drift samt en effektvurdering foretaget af en uafhængig akademisk projektpartner med henblik på at påvise og demonstrere muligheder for at effektivisere sygehusdriften 3 En gruppe medarbejdere ved Institut for Informationsbehandling ved Handelshøjskolen i Århus har fået opgaven med at foretage denne effektvurdering. En af de løsninger, der skal effektvurderes er elektronisk booking af Parenkymkirurgisk Ambulatorium. Vurderingen, der er gennemført i perioden september 2002 til november 2003, bygger på nogle før-målinger og observationer og nogle tilsvarende efter-målinger. 1 Det Digitale Sygehus, 2001 2 Ibid. 3 Ibid. 4

1.2 Formål med løsningen og effektvurderingen I projektbeskrivelsen for Det Digitale Sygehus formuleres der flere mål og forventninger for booking-løsningen. Der skal opnås: Bedre planlægning. Patienterne skal inddrages i planlægningen, så der kommer færre aflysninger. Patienterne skal vente i kortere tid, inden de kommer i behandling på ambulatoriet. Ressourceudnyttelsen skal blive bedre. Der skal ske ændringer af arbejdsgangene, og de erfaringer, der opnås herigennem, skal stilles til rådighed for de efterfølgende bookingimplementeringer. Bedre dokumentation i ambulatorier 4. Disse mål og forventninger er udgangspunkter for effektvurderingen. Mere herom i kapitel 4. 1.3 Disposition Til den travle læser, der gerne vil have et overblik over rapporten har vi udarbejdet en disposition over indholdet af rapportens respektive kapitler: I kapitel 1 beskrives indledningsvis det overordnede formål med EBS effektvurderingen. I kapitel 2 gives en teknisk beskrivelse af systemet, samt en beskrivelse af systemets funktionalitet. Herunder beskrives de centrale elementer i systemet, som er selve bookingskærmbilledet, ressourcebelægningen og dagsoversigten, ud fra et anvendelsesmæssigt perspektiv. Kapitel 3 indeholder et øjebliksbillede af Kirurgisk Ambulatorium fra foråret 2002, før implementering af EBS. Formålet med øjebliksbilledet er at give en forståelse af og indsigt i ambulatoriet som en arbejdsplads, herunder fokuseres på arbejdsgange, holdninger og forventninger til ny teknologi, IT-kompetencer og læring. I forbindelse med øjebliksbilledet vises de efterfølgende omstruktureringer i Kirurgisk Ambulatorium, som en konsekvens af sygehussammenlægningen. I kapitel 4 uddybes, hvordan vi metodisk har valgt at gribe effektvurdering af booking-løsningen an. Herunder beskrives før - efter -setup et for effektvurderingen, samt hvilke overvejelser, der ligger til grund for valget af set-up. Samtidigt behandles hvad, ændringerne på sygehuset har givet af målingsmæssige overvejelser. Vi beskriver desuden vores fremgangsmåde, forberedelser samt udarbejdelse og brug af måleværktøjerne. Kapitel 5 giver en præsentation af Det Digitale Sygehus organisering, samt en beskrivelse af, hvordan EBS er blevet implementeret i praksis på Kirurgisk Ambulatorium, herunder projektets etablering, undervisning, projektgruppemøder, arbejdsgangsanalyser med videre. Formålet er at give læseren en forståelse for såvel den organisatoriske baggrund som den kontekst, implementeringen skal ses i lyset af. 4 Nielsen, 2002. 5

Kapitel 6 præsenterer resultaterne fra undersøgelsen af, hvilke effekter der er kommet ud af at implementere Elektronisk Booking System på Parenkymkirurgisk Ambulatorium. Resultaterne præsenteres på baggrund af det valgte setup, så førsituationen holdes op mod efter-situationen, hvilket viser effekterne. Samtidigt gives også en beskrivelse af, hvad der har ført til, at effekten er blevet, som den er. Der er desuden et omfattende antal bilag med. Det har alt sammen været brugt i forbindelse med effektvurderingen. Andet materiale har også været brugt, men ikke i samme omfang, og er derfor ikke taget med. 1.4 Terminologi I dette afsnit præsenterer vi læseren for de forskellige forkortelser, som vi, rapportskriverne, vil anvende. Der gives desuden en kort forklaring, hvor dette skønnes nødvendigt. PatientAdministrationsSystem (PAS) er sygehusets centrale administrationssystem for patientdata. Her registreres oplysninger om patienten: Navne- og adresseoplysninger samt oplysninger om indlæggelsestidspunkter samt diagnoser. Elektronisk Patient Journal (EPJ) er en IT-løsning, som præsenterer en elektronisk udgave af de papirjournaler, som sygehuset hidtil har benyttet sig af. Elektronisk Booking System (EBS) - er en IT-løsning, som giver mulighed for elektronisk at booke patienter og koordinere planlægningen af sygehusets ressourceforbrug i forbindelse hermed. Det Digitale Nordjylland (DDN) 5 - Det Digitale Nordjylland er et regionalt treårigt IT-fyrtårnsprojekt, der med en bevilling på 170 mio. kr. fra Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, skal afprøve netværkssamfundets muligheder for alle i Nordjylland. Dette gøres via 89 forskellige IT-projekter inden for temaerne: Digital forvaltning, Kompetence og uddannelse, IT og erhvervsudvikling samt IT og infrastruktur. Det Digitale Sygehus (DDS) 6 Et projekt under digital forvaltning under DDN. Det overordnede formål med projektet Det Digitale Sygehus er at øge borgernes tilfredshed med sygehussektoren. Dette opnås via en massiv IT indsats, herunder systemintegration, på et enkelt sygehus. Der skabes øget datatilgængelighed, bedre ressourceudnyttelse og dermed øget effektivitet og patienttilfredshed. Handelshøjskolen i Århus (HHÅ) Projektpartner, med ansvar for effektvurderingen af Det Digitale Sygehus projekt. Både Handelshøjskolen i Århus og HHÅ vil blive brugt i i rapporten. Parenkymkirurgisk sengeafsnit (AK3) Tidligere hed afsnittet (K2), begge betegnelser bruges i rapporten. 5 Nordjyllands Amt, 2001 6 Det Digitale Sygehus 6

Ortopædkirurgisk sengeafsnit (OK3) Tidligere hed afsnittet (K3), begge betegnelser bruges i rapporten. De medarbejdere vi har talt med har alle udtalt sig anonymt. Som følge heraf og af hensyn til sporbarheden i vores undersøgelser, anvender vi koder for de enkelte respondenter/informanter. Formen er x B dd-mm-åå, hvor x er et løbenummer. Datoen refererer til den dag, hvor kontakten med informanten har fundet sted. 7

Kapitel 2 Beskrivelse af det Elektroniske Booking System 2.1 Indledning Hensigten med dette kapitel er at præsentere booking-løsningen, som er B-Datas Elektroniske Booking System (EBS). Dette gøres ved at belyse følgende centrale områder: Teknisk beskrivelse af EBS Funktionaliteten af EBS Indledningsvis beskrives kort de anvendte dataindsamlingsteknikker i forbindelse med den tekniske beskrivelse af EBS. 2.2 Dataindsamling For at få et indblik i booking-systemet, har vi anvendt forskellige dataindsamlingsmetoder til at skabe et forståelsesgrundlag for booking-løsningens funktionaliteter. Metoderne vi har anvendt beskrives nedenfor. Kvalitativt interview Vi har, under vores kvalitative interviews om EBS, haft en dialog med både læger, sygeplejersker, sekretærer og afdelingsledelse omkring funktionaliteterne i EBS, således at vi fra forskellige kilder har fået en forståelse af, hvad der på det pågældende tidspunkt fungerede såvel godt som mindre godt. Observation Vi har i løbet af perioden fra oktober 2002 til november 2003 observeret de steder, hvor arbejdsgangene i forbindelse med booking foregår på sygehuset, det være sig i ambulatoriet, på Kirurgisk Sekretariat og på AK3. Vi har desuden observeret i forbindelse med undervisning og indtastning/omkodning af patienter, under vejledning af implementeringskonsulenterne. Denne observation har tjent som forståelsesgrundlag for booking-processen. Dokumentarmateriale Den litteratur, som vi har anvendt i forbindelse med den tekniske beskrivelse af EBS omfatter: Materiale til undervisning af superbrugere Materiale til undervisning af sygeplejersker og sekretærer Bookingvejledning fra implementeringskonsulenterne, DDS EBS-implementeringsmappe fra implementeringskonsulenterne, DDS Materiale fra B-Datas website Materiale fra DDS projektwebsite 2.3 Teknisk beskrivelse af EBS-løsningen I dette afsnit giver vi en teknisk beskrivelse af løsningen. Dette afsnit vil derfor indeholde nogle IT-tekniske ord og begreber, som vi vil forklare løbende ved hjælp af fodnoter. 8

Teknologi 7 Booking-systemet er opbygget med grafisk brugergrænseflade i Windows. Den anvendte database er en åben SQL-database 8, men systemet opfylder de sikkerhedskrav offentlige myndigheder stiller, når der arbejdes med personhenførbare data. Til alle funktioner er der on-line hjælpefaciliteter, hvor brugeren kan få støtte til arbejdet med systemet. Desuden er systemet meget fleksibelt, og for udvalgte superbrugere er der mulighed for selv at designe skærmbillederne efter individuelle behov. Booking-systemet er opbygget som en client-server løsning 9. Der anvendes en central databaseserver, placeret hos IT-Sundhed i Aalborg, samt decentrale filservere 10. Omgivende systemer EBS er integreret med sygehusets PatientAdministrationsSystem(PAS), som også er leveret af B-Data. Integrationen er til stede på følgende områder: - CPR-oplysninger - Henvisningssystemet (henvisninger) - Ambulantsystemet (besøgsregistrering) - Assistanceregistrering - Ydelsesregistrering - Cave-oplysninger (Kritiske medicinske data) Integrationen er en databaseintegration, hvor booking-systemet og patientadministrationssystemet anvender samme data, i henhold til ovenstående integrationsområder. Dataene er lagret ét centralt sted, i PAS database, hvormed dataredundans 11 undgås. Integrationen til andre systemer er central, da der spares arbejdsgange, og dermed tid, ved ikke at skulle dobbeltregistrere. Samtidigt betyder færre dobbeltregistreringer at validiteten af dataene øges, da antallet af fejlkilder falder, jo færre dobbeltregistreringer der forekommer. EBS er ikke integreret med sygehusets nye EPJ-system eller med Labkasystemet 12, hvilket en af lægerne 13 godt kunne ønske sig. En større integration kunne måske effektivisere nogle arbejdsgange yderligere. I det følgende afsnit vil vi beskrive funktionaliteterne i selve booking-systemet, for at give et indblik i systemet. 7 Kilde: www.b-data.dk, samt Nielsen 2002 8 Structured Query Language (SQL) er et standard forespørgselsprog, som bruges til at oprette/ændre/slette data i en database. At databasen her er åben, betyder at dataene lagres på en standardmåde, så de er nemt tilgængelige. 9 En client-server løsning betyder, at data lagres centralt på én stor computer (serveren), hvor client erne, som er de decentrale PC ere på sygehuset, kun indeholder de programmer (EBS), som behandler dataene. 10 En decentral filserver kan bruges til at lagre programmer og data, som kun bruges på sygehuset. 11 Redundans forekommer, hvis samme data om én hændelse er lagret flere forskellige steder. Dette kan betyde, at nogle data ikke opdateres, og dermed kan der opstå tvivl om validiteten af dataene. 12 Labka SygehusPakken er et laboratorie-system, hvori der bestilles laboratorie-prøver via pc fra og hvor svarene leveres tilbage til afdelingen via pc. 13 24 B 06-10-03 9

2.4 Funktionaliteterne i EBS-løsningen Efter brugeren har logget på systemet og har valgt booking i menuen i opstartsbilledet, toner det centrale booking skærmbillede frem. Det centrale skærmbillede i EBS ses her nedenfor. De nummererede indikatorer viser de centrale elementer, der indgår i en elektronisk booking af en patient. Numrene indikerer også en mulig rækkefølge i booking-processen, uden dog at udelukke andre rækkefølger. 1: Patientens CPRnummer indtastes 2: Datofelt 3: Type af undersøgelse / behandling 4: Ydelse vælges, varighed bestemmes 5: Ressource(r) vælges (rum, personale) 6: Vinduet viser bookingen med ress. og ydelse 7: Bemærkningsfelt (fritekst) 8: Type af brev til patienten 9: Find ledig tid 10: Fundet dato og tidspunkt Figur 2.1: Screendump af det centrale skærmbillede i EBS. 11: Gem den nyoprettede booking 1. Patientens CPR-nummer indtastes i feltet. EBS sikrer mod forkert indtastning ved at checke at CPR-nummeret er gyldigt. 2. Datofeltet kan bruges til at indikere hvilken måned og dag, der ønskes at booke efter. 3. Type af undersøgelse/behandling kan eksempelvis være: - Forundersøgelse = Forundersøgelser - Forbehandling = Journalskrivning - Behandling = 2. kontakt med afsnit, evt. sår - Efterambulant = Behandling efter indlæggelse 4. Ydelse indikerer aktiviteten samt varigheden. Typer af ydelser kan eksempelvis være: - Samtale - Forundersøgelse - Ambulant behandling - Kontrolundersøgelse/opfølgning - Skiftning af sår - Efterbehandling 10

5. Ressourcer indikerer valg af stue og personale til den ovenfor valgte ydelse. Ressourcer kan eksempelvis være: - Lokaler - Personale 6. Bookingen af patienten, med tilknyttet type, ydelse og ressourcer fremgår nu af dette vindue. 7. Bemærkningsfeltet videregiver ofte vigtige oplysninger omkring forløbet, eksempelvis hvis patienten har diabetes, og derfor ikke så godt tåler ventetid, eller at patienten er kørestolsbruger, og at der derfor eventuelt skal tænkes på portørhjælp. 8. Brevfeltet gør det muligt at vælge hvilken slags brev, der udskrives til patienten. Brevtype afhænger af hvilken type undersøgelse/behandling, som patienten skal modtage. 9. Find ledig tid. Ved et tryk på denne knap finder EBS en ledig tid, ud fra de angivne kriterier om måned/dag, type, ydelse og ressource. Systemet angiver en række tider, og én af tiderne vælges ud. 10. Den fundne tid trækkes automatisk med over i det centrale skærmbillede i EBS, hvor den fremgår af felterne Møde dato og Mødekl. 11. Gem. Ved et tryk på denne knap gemmes den nyoprettede booking i EBS, og et brev til patienten udskrives. Vi har her, i store træk, beskrevet en simpel arbejdsgang i forbindelse med en booking af en patient. Det er naturligvis muligt at foretage en mere avanceret booking ved at anvende flere menuer, afkrydsningsfelter etc., som er tilgængelige i det centrale skærmbillede i EBS. Udover det centrale skærmbillede i EBS, benyttes to andre skærmbilleder i systemet meget. Disse to skærmbilleder er henholdsvis ressourcebelægningen og dagsoversigten. 11

Ressourcebelægningen Ressourcebelægningen er et andet centralt skærmbillede i personalets brug af EBS. Ressourcebelægningen er vist i figuren nedenfor. Ressourcer, der vises i ressource belægningen Dato Ressourcebelægning Farvekoder for ressourcebelægningen Figur 2.2: Screendump af skærmbillede for ressourcebelægningen i EBS Som det fremgår af figuren, kan man se udnyttelsen af ressourcerne. I figuren er lægerne på Parenkymkirurgisk Ambulatorium afbilledet på en tilfældig dag 14. De centrale elementer er her selve ressourcebelægningen, samt de tilhørende farvekoder, der viser status for ressourcen på det pågældende tidspunkt. Den lysegrønne farve viser, at den pågældende ressource, her lægen, er åben, hvilket betyder, at der kan bookes til undersøgelse eller behandling af en patient. Tilsvarende viser den mørkeblå farve, at der er en booking på lægen i det angivne tidsrum. Den grå farve, som en af lægerne er markeret med, betyder at lægen denne dag er lukket som ressource, og det er dermed ikke muligt at booke på ressourcen. Ressourcebelægningen anvendes af personalet til at danne sig et overblik over status på de enkelte ressourcer. Ved at bevæge musen over de mørkeblå felter på en vilkårlig ressource, kan personalet desuden se, hvilken patient og hvilken ydelse, der er tale om. 14 Notits: Den aktuelle belægning på den pågældende dag er fiktiv, da skærmbilledet er taget fra uddannelsessystemet til EBS. 12

Dagsoversigten Dagsoversigten giver personalet overblik over hvilke patienter, der kommer i løbet af dagen. I nedenstående figur er skærmbilledet for dagsoversigten vist. Figur 2.3: Screendump af skærmbillede for dagsoversigten i EBS Som det fremgår af figuren, kan man se hvilke patienter, der kommer på den valgte afdeling, her Parenkymkirurgisk Ambulatorium, til den valgte læge, her overlæge Lasse Strand, på en given dag. Personalet kan på den måde set holde sig ajour. Der kan desuden anføres start- og sluttid for undersøgelsen/behandlingen, og patienten kan aflyses, slettes eller ombookes fra dette skærmbillede. Konklusion Vi har hermed beskrevet de tekniske elementer, integrationen mellem EBS og andre af sygehusets IT-systemer, samt funktionaliteterne i booking-løsningen. De mest centrale funktioner i booking-systemet er beskrevet, herunder at booke en tid, at se på ressourcebelægningen, samt at aflyse eller ombooke patienter. Disse funktioner er centrale elementer i arbejdsgangene omkring booking, som beskrives nærmere under kapitel 6. Herunder behandles også personalets introduktion til booking-løsningen, samt undervisningen i at anvende systemet. I det næste kapitel gives en præsentation af Kirurgisk Ambulatorium i form af et øjebliksbillede. 13

Kapitel 3 Præsentation af Kirurgisk Ambulatorium, Sygehus Vendsyssel i Frederikshavn 3.1 Indledning Formålet med dette kapitel er at give læseren en præsentation af Kirurgisk Ambulatorium. Indledningsvis følger et øjebliksbillede - fra foråret 2002 - af ambulatoriet, inden der blev implementeret (EBS) på Frederikshavn - Skagen Sygehus. I efteråret 2002 blev sygehuset lagt sammen med Hjørring Sygehus til Sygehus Vendsyssel. Sygehussammenlægningen har betydet væsentlige organisatoriske ændringer i forhold til ambulatoriets funktion og opgavevaretagelse, hvorfor vi vil beskrive disse ændringer, da de har stor betydning for forståelsen af konteksten, før og efter EBS er implementeret. Som baggrund for effektvurderingen har vi i foråret 2002 foretaget en bestemmelse af organisationskonteksten i form af et øjebliksbillede. Dette er et udtryk for de kvalitative aspekter af organisationen, som har betydning for effekten af ITløsninger. Formålet med øjebliksbilledet er at få en forståelse af og indsigt i ambulatoriet som en arbejdsplads, herunder fx arbejdsgange, holdninger og forventninger til ny teknologi, mv. 3.2 Dataindsamling I udarbejdelsen af øjebliksbilledet har vi anvendt en triangulering af dataindsamlingsteknikker. Vi har konkret anvendt følgende: Kvalitative interviews Der er gennemført interviews med repræsentanter fra forskellige faggrupper samt ledelses- og medarbejderrepræsentanter. Det drejer sig konkret om følgende: 1 sekretær 1 sygeplejerske Afsnitsledelsen i Skade-Modtagelsen 1 overlæge Kirurgisk afdelingsledelse Til disse interviews er der konkret anvendt semistrukturerede interviewguides. Observation To personer fra HHÅ har hver især tilbragt en dag i ambulatoriet, hvor vi fulgte det daglige arbejde. Formålet med observationen var at få en indsigt i arbejdsgange, personalets holdning til indførelse af ny teknologi, mv. Vi har udarbejdet observationsnoter, som ikke er med i bilagsmaterialet. Dokumentarmateriale Vi har indsamlet og læst forskelligt skriftligt materiale, fx manualer, målsætninger fra Nordjyllands Amt, serviceaftaler, mv. 14

3.3 Øjebliksbilledet af Kirurgisk Ambulatorium forår 2002 Kirurgisk Ambulatorium var i foråret 2002 en del af kirurgisk afdeling på Frederikshavn-Skagen Sygehus, og Ambulatoriet hører ind under kirurgisk afdelingsledelse. Ambulatoriet er fysisk placeret sammen med Skade-Modtagelsen, Dagkirurgisk afsnit. Disse tre forskellige enheder udgør en afdeling, som ledes af en afdelingssygeplejerske, og der er ansat en souschef i hver af enhederne. Der er et tæt samarbejde mellem de tre funktioner med hensyn til personaleressourcer og lokaler. Opgaver og funktioner i ambulatoriet Kirurgisk Ambulatorium omfatter tre kirurgiske specialer: gynækologi, parenkymkirurgi og ortopædkirurgi. Der kommer ikke patienter fra de tre specialer hver dag i ambulatoriet. I det nedenstående ses, hvorledes de forskellige specialer er fordelt på hverdagene i en uge: Mandag: Parenkymkirurgi og orthopædkirurgi Tirsdag: Gynækologi og orthopædkirurgi Onsdag: Orthopædkirurgi Torsdag: Gynækologi og orthopædkirurgi Fredag: Parenkymkirurgi og orthopædkirurgi Figur 3.1: Specialefordelingen i ambulatoriet Ambulatoriet modtager såvel elektive som akutte patienter indenfor alle specialer. Der foretages undersøgelser, forundersøgelser før indlæggelse til operation, efterbehandling og kontrol efter indlæggelse. Vi vil her gøre opmærksom på, at effektvurdering af booking-systemet kun omfatter parenkymkirurgien, som er: Patienter til udredning for mave-tarm-sygdomme, fx gastroskopier. 15 Patienter til udredning for nyre- og urinvejssygdomme, fx cystoskopier. 16 I nedenstående tabel er der en oversigt over, hvor mange akutte og elektive patienter, som kom i ambulatoriet i september og oktober 2002. Perioden 1.9 til 31.10 2002 Parenkymkirurgisk Dagafdeling Akut Elektiv Total 0 109 109 Parenkymkirurgisk Ambulatorium 74 485 559 Figur 3.2: Fordelingen af akutte/elektive patienter 17 15 Gastroskopi er en kikkert undersøgelse af spiserør og mavesæk. Følgende link giver en beskrivelse af undersøgelsesmetoden: www.netdoktor.dk/sunderaad/undersoegelser/gastroskopi.htm 16 Cystoskopi er en kikkertundersøgelse af blæren. Følgende link giver en beskrivelse af undersøgelsesmetoden: www.netdoktor.dk/sunderaad/undersoegelser/cystoskopi.htm 17 Tallene er oplyst af administrationen ved Sygehus Vendsyssel 15

De ambulante parenkymkirurgiske patienter kommer primært i ambulatoriet, men der er også en ambulant funktion i den parenkymkirurgiske sengeafdeling, K2. Denne funktion er uddybet senere. Teknologi i dag Der er ingen computer i Kirurgisk Ambulatorium. Sygeplejerskerne anvender i stedet computere i Skade-Modtagelsen - hvilket er fysisk tæt på ambulatoriet til at hente blodprøvesvar fra Labka Sygehuspakken. Journalnotater, notater på nyhenviste samt skadejournaler, som skal skrives bliver bragt til Kirurgisk Sekretariat eller en sekretær i Skade-Modtagelsen afhængigt af om, det er en gynækologisk, orthopædkirurgisk eller parenkymkirurgisk patient, der har været til kontrol i ambulatoriet. Personalet i ambulatoriet Der er en souschef på fuldtid og tre sygeplejersker på deltid i ambulatoriet. To sygeplejersker har været mange år i Ambulatoriet og to er relativt nye. Der er knyttet 4 parenkymkirurgiske overlæger til Kirurgisk Afdeling, som tilser patienter i ambulatoriet. Sekretæropgaver varetages i et fælles kirurgisk sekretariat. Om samarbejdet mellem faggrupperne siger en sygeplejerske: 18 Der er et godt forhold mellem sygeplejersker og læger, selvom der er mange læger. Jeg personligt indordner mig under lægerne, selvom det nogle gange kan være svært. Jeg synes også vores samarbejde med sekretærerne er godt. En læge udtaler: Jeg synes, at det fungerer godt. Det er nogle dygtige piger, hurtige piger de er gode til at få det til at gå effektivt. 19 Afdelingsledelsen karakteriserer personalet i Kirurgisk Ambulatorium således: Personalet er meget fagligt bevidste. Lægestaben er præget af individualisme. Fagdisciplinen er afslappet - der er ikke nogen, der pådutter andre en måde at gøre det på, hvis det ikke er oplagt. Det vil sige, at der er frihed til metodevalg. Vi vil karakterisere ambulatoriet som en travl arbejdsplads, men hvor der er åbenhed og et godt samarbejde mellem faggrupperne. IT-kompetencer og læring Sygeplejerskerne anvender kun computere i det daglige til bestilling og modtagelse af blodprøver i Labka Sygehus - pakken. 20 I forhold til at lære de nye IT-systemer at kende siger en sygeplejerske: 18 Interview 3B 24-05-02 19 Interview 8B 12-11-02 20 Interview 4B 17-07-02 16

Jeg tror, de, der har været her i mange år, er bange for ændringerne men jeg tror, at booking-systemet vil lette arbejdet meget. 21 En læge udtaler: Jeg bruger og tror meget på teknologien jeg tror, at det godt kan gøre det lettere. 22 En sekretær udtaler herom: Vi bruger IT meget i vores daglige arbejde, f.eks gennem patientsystemet. 23 I forhold til læring udtales følgende: Vi er gode til at lære hinanden nye ting ved at trække på hinandens erfaringer. 24 Gennem interviews og observation i ambulatoriet har vi fået det indtryk, at personalet har forskellige erfaringer med anvendelse af IT. Det svinger fra almindelig bruger til mere avanceret niveau. Arbejdsgang i forbindelse med booking Hvordan gives en patient en tid i dag? I bilagsdelen er arbejdsgange vedrørende booking, ændring af tider, mv. diagrammeret. Det kan ses, hvordan arbejdsprocessen forløber og hvilke faggrupper, der gør hvad. I kapitel 6 vil vi beskrive forskellen mellem arbejdsgange før og efter indførelsen af EBS. Om booking-arbejdsgang før indførelse af det elektroniske booking-system udtaler en sygeplejerske: Jeg synes, at de nuværende værktøjer til booking er udmærkede og nemme at arbejde med men jeg har jo også selv lavet dem. De er rimelige overskuelige selvom der er mange oplysninger: patient data, tidspunkt for ankomst, forskel på mødetidspunkt, undersøgelsestype og tidspunkt. Plus i margen skriver jeg initialer på mulige læger, hvis patienten ringer. 25 Der planlægges ud fra lægernes vagtplan, og mellem 8 og 15 uger frem kan man give en patient tid. På spørgsmål om hvordan sygeplejerskernes tjenestetidssplan hænger sammen med lægernes udtales: Vi har rimelig faste arbejdsdage, der er planlagt ud fra belastning i ambulatoriet. Planlægningen er lige så lang som lægernes. Modtagel- 21 Interview 3B 24-05-02 22 Interview 8B 12-11-02 23 Interview 1B 02-04-02 24 Interview 4B 17-07-02 25 Interview 11 B 14-11-02 17

sen hjælper med personale ved akut sygdom, ellers klarer vi det inden for egne rammer. 26 På spørgsmål om der forekommer aflysninger, har vi gennem interviews 27 fået oplyst, at det sker hver dag enten som udeblivelse eller en reel aflysning. Ambulatoriet aflyser kun ved akut opstået sygdom eller obligatoriske kurser. Forventninger og holdninger til Digital Ambulatorium Spørgsmålet er hvilke forventninger personalet og ledelsen har til den kommende digitalisering. Afdelingsledelsen er af den opfattelse, at personalet kan have svært ved at forestille sig, hvad fremtiden bringer: Lige nu er det svært for personalet at forestille sig, hvad der skal ske. De kan ikke se, hvad der kommer ud af det. Med Dicom kan man se, hvordan der går panik i tingene, når det ikke går, som det skal. Men det er kun i starten, at de er skeptiske. Når de først kender systemet, så går det som regel godt nok. 28 Repræsentant fra sygeplejerskegruppen udtaler: Og Jeg tror meget på det her booking-system, at det kan gøre det lettere...at man kan lave noget rationalisering. 29 Jeg glæder mig, for jeg regner med, at det vil lette arbejdsgangene. Jeg tror, at al begyndelse er svær, men det vil helt sikkert lette arbejdet i længden. Samarbejdet lettes sikkert også, og gnidninger vil ikke opstå så let, for man kan jo se hvem, der er ansvarlig for hvad i systemet. 30 En sekretær udtaler: Jeg tror, at det nye system vil minimere fejl. Vi kan ikke længere bruge labels og forskellige papirlister. Det er en sikkerhed for patienterne - kvaliteten vil blive bedre i vores daglige arbejde. Det er forskellige forventninger, der er til digitaliseringen, og det er svært at sige noget entydigt. Men vi fornemmer en afventende, men positiv holdning til den kommende tids udvikling. 3.4 Ambulant funktion i sengeafsnit K2 I den kirurgiske sengeafdeling kommer der ambulante patienter dagligt. Konkret er der tale om følgende patientkategorier: Forundersøgelse inden operation (indebære journaloptagelse ved læge, blodprøvetagning og indlæggelsessamtale med sygeplejerske) 26 Ibid. 27 Interview 9 B 13-11-02 og 11 B 12-11-02 28 Interview 5B 17-05-02 29 Interview 8B 12-11-02 30 Interview 3B 24-05-02 18

Fjernelse af tråde efter operation, fx ved brystreduktion, for stort maveskind, mv. Kontrol efter brokoperation Kontrol med patienter, som har kræft i blærehalskirtlen Mv. Det er afdelingssygeplejersken, souschefen og sekretæren som varetager den ambulante funktion i afdelingen. Det er overlæger, som har den ambulante kontrol med patienterne. Planlægning af tider til patienter i K2 Det er både sygeplejersker og sekretæren, som giver patienterne tid til ambulant kontrol. Konkret anvendes en spiralkalender til at holde styr på, hvornår patienterne kan komme til kontrol, forundersøgelse mv. Overlægernes vagtplan er en vigtig forudsætning for at kunne give patienterne en tid. Personalet synes, at det har fordele for såvel personale som patienter, at patienterne kommer direkte i afdelingen til ambulant kontrol, forundersøgelser, mv. Personalet oplever, at de kan følge patienterne efter udskrivelse, kommer til at lære patienterne at kende. Patienterne får mulighed for at komme i afdelingen, hvor de skal indlægges eller de kender personalet fra indlæggelsen. 3.5 Sygehussammenlægning konsekvenser for Kirurgisk Ambulatorium Som nævnt tidligere i rapporten modtager sygehuset, efter sygehussammenlægningen, kun elektive patienter. Ledelsesmæssigt har sammenlægningen betydet, at der kun er én sygehusledelse for Sygehus Vendsyssel. De Parenkymkirurgiske afdelinger i Frederikshavn og Hjørring er slået sammen og ledes af en afdelingsledelse. Oversygeplejersken fra den tidligere afdelingsledelse i Frederikshavn fortsætter, men der er ansat en ny administrerende overlæge. På Kirurgisk Ambulatorium er der sket en forøgelse i plejegruppen til to sygeplejersker på fuld tid og fem sygeplejersker på deltid. Der er overflyttet 4 parenkymkirurgiske overlæger fra Dronninglund Sygehus, og der er nu tilknyttet 8 overlæger til kirurgisk afdeling. Kravene til aktiviteterne er tilsvarende øget fra 8000 besøg/undersøgelser til 18 000 besøg årligt. 31 For en to måneders periode ser antallet af besøg således ud: Perioden 1.4 til 31.05 2003 Parenkymkirurgisk Dagafdeling Akut Elektiv Total 0 237 237 Parenkymkirurgisk Ambulatorium 47 917 964 Figur 3.3: Antallet af patienter på Parenkymkirurgisk Afdeling i perioden 32 31 Interview11 B 14-11-02 32 Tallene er oplyst af administrationen ved Sygehus Vendsyssel. 19

Opgaver og funktioner i ambulatoriet efterår 2003 Efter sygehussammenlægningen ser ugen således ud: Mandag: Parenkymkirurgi og orthopædkirurgi Tirsdag: Parenkymkirurgi og orthopædkirurgi Onsdag: Parenkymkirurgi og orthopædkirurgi Torsdag: Parenkymkirurgi og orthopædkirurgi Fredag: Parenkymkirurgi og orthopædkirurgi Figur 3.4: Opgaver og funktioner i ambulatoriet, efterår 2003 Parenkymkirurgisk Ambulatorium har i forbindelse med fusionen fået følgende nye funktioner: En veneklinik, hvor der kommer patienter med åreknuder for at blive ambulant undersøgt og indstillet til operation samt til efterkontrol Forundersøgelser fra AK3 patienter, som skal indstilles og klargøres til operation Kontrolpatienter, fx suturfjernelse/fjernelse af tråde efter operation, mv. Forundersøgelser til dagkirurgisk afsnit Der er taget et ekstra undersøgelsesrum og lokaler fra lægevagten i brug for at kunne imødekomme den øgede aktivitet. I det følgende kapitel vil vi beskrive, hvordan vi metodisk har grebet effektvurderingen an. 20

Kapitel 4 Metode 4.1 Indledning Vurderingen af booking-løsningen er foretaget ud fra et før - og efter -setup. Der er fastlagt målekriterier, der anvendes til at give et billede af før-situationen. De samme kriterier anvendes i en måling efter, at løsningen er sat i værk. Lidt firkantet sagt udgør forskellen mellem før- og efter-resultaterne så effekten af løsningen. Baggrunden for at anvende dette setup skal ses i de krav, der er stillet til effektvurderingen. Om formålet hedder det:..at få konkret viden om systemernes effekt med henblik på en mere præcis vurdering af mulighederne for større effektivitet og bedre kvalitet i behandling og pleje 33. Det er tydeligt, at der er et ønske om at få nogle eksakte vurderinger af de effekter, der kommer ud af anvendelsen af en ny IT-løsning. Der er desuden en forventning om, at der inden igangsætning kan defineres nogle meget præcise mål for den nye løsning: Der udvælges en række parametre og succeskriterier, som gør det muligt at måle effekten af enkeltsystemer før og efter systemintegrationen, der især vil være samlet om EPJ 34. Videre hedder det: Effektvurderingen vil typisk forholde sig til meget konkrete målelige forhold som økonomi, ressourceforbrug, ventetider o.lign. Vurderingen vil dog som baggrund for og supplement til de kvantitative værdier omfatte organisatoriske forhold og andre mere kvalitative værdier, der ikke i samme grad kan måles, men som i høj grad har betydning for effekten. Som grundlag for effektvurderingen etableres en model med et antal kriterier og parametre, diagrammeringsmetoder osv. Modellen udvikles i projektets løb gennem prototyping i et samspil med sygehuspersonalet, og anvendes f.eks. til vurdering af effekten af organisatoriske ændringer gennem arbejdsgangsanalyser og resultatmålinger 35. Med baggrund i kravet om at skulle levere konkrete målinger vedrørende forhold som økonomi, ressourcer, ventetider og lignende anvendes et før-/efter-setup 36, 33 Det Digitale Sygehus, afsnit 5.13 34 Ibid. 35 Ibid. 36 Denne metode bliver i stor udstrækning anvendt ved vurderingen af IT implementering inden for sundhedsvæsenet: Indføring af elektronisk patientjournal på Sct. Hans Hospital afsnit U7 Elektronisk patientjournal, indføring på Ortopædkirurgisk afdeling på Vejle og Give sygehuse Evaluering af SHIFT-EPJ-projekt, Elektronisk patientjournal i Sygehus 21

hvor målene defineres inden implementering af IT og efterfølgende anvendes som baggrund for målinger både før og efter. Det er baggrunden for valget af før - / efter -setup. En af ulemperne ved dette setup er, at der ikke gerne må ske for store ændringer i andre forhold mellem før og efter. Sådanne ændringer vil kunne have indflydelse på de effekter, det er tanken at måle på i forbindelse med den nye IT-løsning. Det viser sig, at dette forhold kommer til at spille en rolle i forbindelse med vores effektmåling af booking-løsningen. Der kommer til at ske sygehussammenlægninger, som kommer til at påvirke de mål og effekter, som er knyttet til booking-løsningen. Mere herom senere. Effektvurderingskonceptet er vist i figur 4.1. Under Før og Efter er effekterne placeret også kaldet for HVAD. Effekterne har fire overskrifter: Patientkvalitet, sundhedsfaglig kvalitet, medarbejderoplevet kvalitet og ledelseskvalitet. Før Implementering Efter Effekter/kvalitetsmål/HVAD: Patientkvalitet Sundhedsfaglig kvalitet Medarbejderoplevet kvalitet Ledelseskvalitet Procesfaktorer/ HVORFOR: Mennesker.. IT.. Organisation.. Effekter/kvalitetsmål/HVAD: Patientkvalitet Sundhedsfaglig kvalitet Medarbejderoplevet kvalitet Ledelseskvalitet Figur 4.1: Det samlede IT-effektvurderingskoncept Det var nærliggende at anvende den inddeling, som anvendes i forbindelse med MTV 37 : Teknologien, patienten, organisationen, økonomien. Denne inddeling er I et før / efter -setup er det den samme enhed, der både er undersøgelses- og kontrolgruppe. Alternativt kunne det være to forskellige grupper, en afdeling med elektronisk bookingløsning, og en afdeling uden. Disse to afdelinger bør naturligvis være så ens, som det overhovedet er muligt. Effektvurderingen skulle så bestå i at kigge på forskellene mellem de to afdelingers performance målt på nogle på forhånd fastlagte kriterier. Dette alternativ har ikke været seriøst overvejet, fordi der ikke vil kunne findes to afdelinger, der er tilstrækkelig ens, til at forskelle i definerede mål ville kunne tilskrives den nye IT-løsning. 37 MTV for Medicinsk Teknologivurdering, www.sst.dk 22

ikke anvendt, fordi de emner, der hører under teknologien og organisationen i vores koncept, er placeret under implementeringsdelen Procesfaktorer. Her er de med til at forklare, hvorfor der evt. ikke forekommer effekter. Mere herom nedenfor. Økonomien er ikke taget med som et selvstændigt punkt i effektmodellen. Emnet er naturligvis centralt. Det er taget med under Sundhedsfaglig kvalitet. Denne overskrift dækker forhold som bedre, hurtigere og billigere processer. Med processer menes behandling, pleje og kommunikation. Ideen med disse fire overskrifter er at dække så mange af de effekter, der vil kunne forekomme, som overhovedet muligt. Det betyder selvsagt også, at de skal kunne dække de mål, som er formuleret til EBS i projektbeskrivelsen. Indholdet under overskrifterne skal fastlægges i samarbejde med de interessenter, der er knyttet til den enkelte IT-løsning. I praksis gennemføres det i en dialog med den nedsatte projektgruppe. Her er de kommende brugere placeret. Det samme er afdelingsledelsen og projektledelsen. Sygehusledelsens og IT-sundheds mål og forventninger til en ny løsning hentes fra projektbeskrivelsen se kapitel 1. Imellem før og efter sker selve udrulningen. De processer, der er knyttet hertil har en afgørende indflydelse på de effekter, der kommer eller evt. udebliver. Vi kan ikke ignorere denne sammenhæng og vælger derfor at se effektvurderingen i sin helhed, det vil sige som både før/efter-målinger og som proces 38. Procestilgangen betyder, at der gives mulighed for at forklare manglende effekter. Det kan være udeladelser på undervisningsområdet, på ledelsesengagementet, på funktionaliteten i løsningen. Procestilgangen betyder også at læringsformålet tilgodeses, i og med at der laves opsamling, på hvad der går godt, og hvad der går mindre godt i projekterne. I figur 4.1 er processiden knyttet til Implementering eller HVORFOR. Der er tre overskrifter: Mennesker, teknik og organisation 39. Indholdet under de tre punkter er beskrevet i procesfaktormatricen (bilag a). Registreringer på processiden foregår, ved at implementeringsprocessen følges løbende - gennem deltagelse i: Projektgruppemøder Undervisning Igangsætning på afdelingen Desuden spørges de brugere, der har været med i hele processen, om, hvorledes de har oplevet forskellige forhold vedrørende implementeringsprocessen. Spørgsmålene, der tager afsæt i procesfaktormatricen, skal afklares/besvares af brugerne i en efter-situation. Den løbende registrering sker i procesfaktormatricen via et ITprogram, der er blevet udviklet til formålet. 38 Set i en evalueringsteoretisk sammenhæng udgør effektdelen en målbaseret evaluering, og processiden en målfri evaluering (Anderson, James G. mfl, 1994) 39 Andersen og Kølsen, 2003A Andersen og :Kølsen 2001, Andersen og Kølsen, 2003B 23

Skift i fokus Det var oprindelig planlagt, at vurderingen skulle have været gennemført på EBS på Ortopædkirurgisk Ambulatorium. En af forventningerne til en booking-løsning er, at det bliver nemt at booke på de forskellige ydelser, som en patient skal igennem i forbindelse med et besøg i ambulatoriet. En stor del af ortopædkirurgiske patienter skal, ud over at tilses i ambulatoriet, også have taget røntgenbilleder. Parenkymkirurgiske patienter har ikke det samme behov for at skulle undersøges eller tilses andre steder end i ambulatoriet. Når det så ikke blev booking-løsningen på Ortopædkirurgisk Ambulatorium, skyldes det at implementeringen heraf var planlagt så sent i forløbet, at vi ikke ville kunne nå at lave efter-målinger før afslutningen af Det Digitale Sygehus projekt. 4.2 Ændringer på sygehuset Vores før-undersøgelser blev gennemført i perioden september til oktober 2002. I begyndelsen af oktober måned 2002 blev der fra Nordjyllands Amt udmeldt, at der skulle ske sygehus-sammenlægninger. Det indebar blandt andet sammenlægning af Frederikshavn Sygehus med sygehuset i Hjørring under navnet Sygehus Vendsyssel, jævnfør beskrivelsen i kapitel 3. Denne omlægning kom til at betyde, at sygehuset i Frederikshavn skulle tage sig af planlagte parenkymkirurgiske patienter og tilsvarende skulle sygehuset i Hjørring tage sig af de akutte patienter. Som følge af andre omlægninger skulle de ambulante parenkymkirurgiske patienter fra Dronninglund og Brovst sygehuse overføres til Frederikshavn. Disse ændringer blev iværksat pr. 1. januar 2003. Det betød stort set en fordobling i antallet af ambulante parenkymkirurgiske patienter. Tilsvarende skete der en fordobling af personalet i ambulatoriet. Patientkategorierne er dog stort set de samme. Disse ændringer blev sat i værk mellem vores før- og efter-målinger. Det var ikke gunstigt for konceptet, fordi det skabte ændringer, som givetvis ville påvirke de effektmål, der var sat op. Endelig var det også en overvejelse værd om de to situationer før og efter var sammenlignelige. Det mente vi, de var, fordi centrale forhold var identiske: Det var de samme opgaver, der løses, det var det samme personale (plus nye udefra), det var den samme ledelse, og det var den samme type af patienter, der skulle behandles. Det var baggrunden for, at vi fastholdt konceptet. Med hensyn til om de opsatte effektmål blev påvirket af de ændringer, der skete, foretog vi en vurdering af hver af effekterne med henblik på at afgøre, om det kunne tænkes, at de organisatoriske ændringer øvede indflydelse på dem. På den måde er der blevet luget ud i effektmålene. Det vil fremgå af de følgende beskrivelser under Fastlæggelse af mål og forventninger til løsning. Vi havde og har en formodning om, at de gennemførte ændringer har haft en generel negativ indflydelse på de effekter, der er fastlagt. Begrundelsen er den, at de organisatoriske ændringer naturligt vil kræve ekstra ressourcer samt en nedprioritering af IT-løsningen til fordel for at få en ny hverdag til at fungere. Efter-undersøgelsen af booking-løsningen blev forsinket som følge af de gennemførte omlægninger. Undersøgelsen skulle have været foretaget fra ultimo april 2003 til primo juni 2003. Den blev udskudt til september og oktober, fordi lægernes rulleplaner ikke var blevet lagt ind i løsningen på en tilfredsstillende måde. Da læger- 24

ne er en væsentlig ressource set i sammenhæng med booking-løsningen, betød det at løsningen ikke kørte efter hensigten. Det ville ikke give mening at lave en effektvurdering på dette tidspunkt. Når lægernes rulleplaner ikke var lagt ind, skyldes det overflytning af læger fra Dronninglund Sygehus til sygehuset i Frederikshavn. Lægegruppen havde ikke indbyrdes fået lavet en fælles plan, der sikrede bemandingen af de forskellige funktioner, der løbende skulle tages vare på. Udsættelsen betød, at efter-målingen kom til at foregå ca. et år efter igangsætningen af løsningen. Det indebar, at erindringen om hvorledes den manuelle booking foregik, kunne være svær at genkalde sig for personalet. Hvilken indflydelse, de nævnte sygehussammenlægninger har haft på konceptet og de gennemførte målinger, vil fremgå af de følgende beskrivelser. 4.3 Målingsmæssige overvejelser Når der arbejdes med et før-/efter-koncept er det vigtigt, at der er overensstemmelse mellem det, der måles på i henholdsvis før- efter-situationen. Det vil sige, der skal være konsistens i de opstillede mål. Når der skal måles, er der nogle forskellige kilder at trække på, jævnfør figur 4.2. Diagrammet viser fire forskellige måder at samle data ind på. Før Implementering Efter 1. Vidner 2. Vidner/Efter 3. Observation 4. Dokumentarisk materiale Figur 4.2: Datakilder før og efter Vidner Dataindsamlingen kan basere sig på Vidner, det vil sige mennesker, som er til stede i før-situationen og i efter-situationen. Det bør være de samme, men behøver det ikke. Hvis ikke det er de samme, må de have en identisk profil. Det vigtigste er målene, at de er identiske i før- og efter-situationen. Fordelen ved denne metode er, at vi kan indsamle helt aktuelle informationer det være sig vurderinger, fx vedrørende bookingprocedurerne. Det giver mulighed for at få en absolut vurdering. I 25

bookingeksemplet kan måske indebære, at der skal vurderes på, hvor lang tid det i gennemsnit tager at give en patient en ny tid i ambulatoriet. Ulempen ved metoden er, at forskellene mellem før- efter-situationen kan tilskrives de ændringer, der er sket mellem før og efter. Det vil sige, hvis der er sket andre væsentlige ændringer end indførelsen af en ny IT-løsning, kan de ikke isoleres fra den effekt, som IT-løsningen har givet. Ved effektvurdering af EBS blev der planlægt med et interview af de berørte brugere/ledere først i en før-situation og efterfølgende i en efter-situation. Det skete ud fra Vidner -modellen. Den blev gennemført overfor syv brugere/ledere, heraf var to ledere. Ideen var at lade de samme syv personer udsætte for et tilsvarende interview i en efter-situation. Der skete et frafald i gruppen, idet der var to af bookingbrugerne, som overgik til andet arbejde, som følge af de omlægninger der skete efter sygehussammenlægningen. Så var der reelt kun tre brugere tilbage, og heraf havde den ene fået lidt andre arbejdsopgaver i forhold til bookingopgaverne. Det betød, at denne metode blev skrinlagt efter, at før-undersøgelsen var gennemført. Det gav ikke mening at gennemføre før- og efter-undersøgelsen med tre respondenter, når det i øvrigt også tages i betragtning, at metoden har visse svagheder, hvis der sker andet end planlagte ændringer mellem før og efter. Det betød at strategien blev lagt om til en Vidner/Efter (mere herom nedenfor). Den ville være mere velegnet til formålet. I den forbindelse skulle der så gøres en ekstra indsats for at få samlet så mange forhold/mål sammen, som så skulle danne baggrund for de målinger, der skulle ske med udgangspunkt i efter-situationen. Vidner/Efter Dataindsamling via Vidner/Efter sker, ved at vidnet står i efter-situationen og skal vurdere forskelle mellem før og efter. Svarene bliver derfor relative. Det betyder, at en vurdering af bookingopgaverne må tage sit udgangspunkt i en sammenligning mellem før og efter. Fx om procedurerne tager kortere eller længere tid efter end før. Eventuelt kan det angives, hvor meget længere/kortere tid det tager. Fordelen ved denne metode er, at vidner kan bedes om at lade deres vurdering tage sit afsæt i den IT-mæssige situation. Det betyder, at budet kan være, at de skal forsøge at udelukke andre ændringer, der er sket mellem før og efter. Det er ikke sikkert, det kan lykkes. Det må være op til dataindsamleren at afgøre. Måske det vil være meget nyttigt at anvende andre metoder til støtte for undersøgelsen, så det undersøgte fænomen, fx tidsforbruget ved booking, også undersøges ved hjælp af en eller flere alternative metoder. Metoden har også ulemper: Den baserer sig på vidnernes hukommelse, og spørgsmålet her er helt naturligt, om den rækker til det tidsspan, der er mellem før og efter. Vidnernes hukommelse kan også være selektiv, således at der huskes, hvad der er bekvemt at huske set i forhold til sagen. Som nævnt overfor, gennemføres der er en interview-undersøgelse ud fra denne metode. Seks brugere har deltaget. Kravet har været, at de skal have arbejdet med booking før og efter igangsætning af EBS. Det er der kun fem, der har. Den sjette respondent har været projektleder og har ikke fungeret som bruger. Desuden har afdelingsledelsen deltaget. 26