Bilag 2: Beskrivelse af Fujitsu, KMD og SAS

Bilag 2: Beskrivelse af Fujitsu, KMD og SAS I dette bilag er de tre mulige leverandører vurderet ud fra 12 kriterier, som er centrale for valg af ledelsesinformation. Punkt 13 omhandler kriterier for præsentationsværktøjet, som er det værktøj, hvor rapporter/analyser bygges op og brugeren navigerer rundt i for at se rapporterne. 1. Kort beskrivelse: Herunder er en kort beskrivelse af de tre mulige leverandører af et ledelsesinformationssystem. Kort beskrivelse KMD er i gang med at udvikle en standardløsning som de kalder Koncernstyring. Løsningen er under implementering i Fredericia og Esbjerg Kommune. Fujitsu har udviklet en standardløsning som de kalder KOMLIS. Løsningen er implementeret i ca. 12 kommuner, bl.a. Roskilde og Jammerbugt. SAS er i gang med at udvikle en løsning. Løsningen er ikke implementeret i større omfang nogen steder, så det vil være et udviklingsprojekt. Moduler Fujitsu har udviklet følgende moduler: økonomi, løn, borger, ældre, anbringelse, skole og beskæftigelse. Sundhed er på vej. KMD har udviklet følgende moduler: økonomi, personale, ældre, arbejdsmarked. Og de har følgende moduler på vej: skole, institution og det specialiserede socialområde. SAS har planlagt følgende fokusområder: beskæftigelse, ældre, social og sygedagpenge (SDP) indtil videre. 2. Hosting: Der er to hosting muligheder; internt hos kommunens IT-afdeling eller eksternt hos leverandøren. Vi er fortalere for en intern hosting, idet vi så har rådighed over egne data, og selv kan ligge data i vores datawarehouse (DWH). Fordelen ved en ekstern hosted løsning er, at leverandøren har ansvaret for driften. Hosting KMD kan tilbyde både intern og ekstern hosting. Intern hosting er på en SQL-server. Fujitsu kan tilbyde både intern og ekstern hosting. Intern hosting er på en SQL-server. SAS skal hostes internt på en SAS-server. En SAS server er dyrere end en SQL-server og kræver særlige kompetencer i IT-afdelingen. 3. Dataadgang/datasikkerhed: Såfremt der skal være fri adgang til data, kræver det, at leverandøren kan levere fuldt kolonneudtræk. Dataadgang indebærer ligeledes sikkerhed for, at data bliver trukket rigtig fra kildesystemerne/flis og over i systemet. Her lægges især vægt på, at vores indblanding under processen er minimal. Dataadgang/ datasikkerhed Er i forvejen leverandør af ca. 70 % af data, så de burde have nemt ved at trække data. KMD har udviklet prædefinerede variabler i deres universer, som anvendes til opbygning af analyser/rapporter. Vil endnu ikke trække data fra FLIS, men er i dialog med dem herom. med FLIS. Fujitsu har erfaring med at udvikle standardsnitflader til diverse kildesystemer via deres nuværende kunder, så vi formoder at vores indblanding er minimal. Fujitsu har udviklet prædefinerede variabler i deres kuber, som anvendes til opbygning af analyser/rapporter. De vil endnu ikke trække data fra FLIS, men er i dialog SAS vil udvælge en række relevante variabler i samarbejde med Skb. De leverer dermed ikke fuldt kolonneudtræk. Det er endnu uvist, hvordan SAS vil trække data fra kildesystemerne og de er endnu ikke i dialog 1

med FLIS herom. 4. Opdateringsfrekvens: Opdateringsfrekvensen skal være så hyppig, at det giver værdi for kontrakt- og aftaleholdere at anvende systemet som styringsværktøj. Dermed kan opdateringsfrekvenserne godt være differentierede, da det f.eks. ikke på alle områder vil give mer-værdi med daglig opdatering frem for månedlig. Opdateringsfrekvens Opdateringsfrekvensen er som udgangspunkt Opdateringsfrekvensen er som udgangspunkt Mulig opdateringsfrekvens er uvis. daglig, men afhænger af kommunens aftaler daglig, men afhænger af kommunens aftaler med med dataleverandørerne. FLIS har månedlig dataleverandørerne. FLIS har månedlig opdatering, og det betyder, at de data der opdatering, og det betyder, at de data der trækkes via FLIS opdateres månedligt. trækkes via FLIS opdateres månedligt. 5. Organisatorisk mapning: Mapningen skal afspejle organisationens opbygning. Vi forestiller os, at mapningen bygges op omkring OPUS (evt. LOS eller SOFD). Organisatorisk mapning KMD burde være i stand til at mappe efter LOS, idet de er leverandører af systemet. Det er uvist, hvordan Fujitsu strukturer den organisatoriske mapning og om det koster ekstra. Organisatorisk mapning er et tilvalg hos SAS prisen fastsættes via dialog med SAS. 6. Mulighed for at lave tværgående analyser: Denne funktion er helt grundlæggende for et nyt ledelsesinformationssystem, da det for alvor vil bidrage med forretningsmæssigværdi i forhold til styring og ledelse i organisationen. Udarbejde tværgående analyser Fujitsu har erfaring med at gøre data tværgående på tværs af modulerne. KMD har udviklet tværgående data i deres universer ifm. Koncernstyringsprojektet i Fredericia. SAS har ingen erfaring med tværgående data, så vidt vi ved. Det er dog ambitionen med deres fokusområder, at dette skal være muligt. 7. Prædefinerede variabler: Det vil være en stor gevinst, såfremt leverandøren har udviklet prædefinerede variabler, som f.eks. sygefravær Det vil spare analysemedarbejderne for rigtig meget tid, da de ellers selv skal ind og lave disse definitioner og derefter dokumentere dem. Foruddefinerede variabler Fujitsu har udviklet en række prædefinerede KMD har udviklet prædefinerede variabler i Har ikke udviklet prædefinerede variabler. variabler i deres kuber. deres universer. 2

8. Fleksibilitet: Vi vil gerne have en vis grad af fleksibilitet, så systemet kan tilpasses styringsbehovene i organisationen. Fleksibilitet KMD arbejder på at udvikle deres Koncernløsning til en standardløsning. Det er ikke umiddelbart meningen, at det skal være muligt for analysemedarbejdere at kunne oprette nye KPI er/mål osv. i systemet, men vi kan selv udvikle rapporter. Fujitsus produkt (KOMLIS) er en standardløsning, hvor fleksibiliteten måske ikke er til stede i så høj grad, men der er meget med fra start og vi har rådighed over egne data. De vil gerne udvikle et standardkoncept, som også kan sælges til andre kommuner. Vi kan i princippet få det som vi vil have det selvfølgelig mod betaling. 9. Leverandørernes erfaring: En erfaren leverandør af det pågældende system vil være at foretrække. Dette for at undgå flest mulige børnesygdomme, så vi kan komme godt og hurtigt i gang. Dette vil tillige betyde meget for troværdigheden til systemet, at det får en god start. Erfaring Implementeringen af KMD Koncernstyring, er i gang i enkelte kommuner. Fredericia og Esbjerg kommune er længst med det og har pt. 3 dataområder, men forventer at der kommer 3 mere i løbet af efteråret 2013. Fordelen ved KMD er, at de har stor erfaring med og viden om kommunernes udfordringer. Det betyder bl.a. at de er opmærksomme på, når der sker lovændringer og hvad det har af betydning for systemet. Fujitsus KOMLIS er på nuværende tidspunkt i drift i 12 kommuner og de fleste af kommunerne har implementeret flere KOMLISmoduler, bl.a. Roskilde og Jammerbugt. SASs system er meget nyt og endnu ikke fuld afprøvet. Viborg Kommune har en meget lille del af systemet, så der er ikke nogle erfaringer at trække på. 10. Tidshorisont: Det er vigtigt, at en fraværsløsning er en del af systemet indenfor kort tid, da PLUTO udgår den 14/12 2013. Tidshorisont Vi har ikke talt om tidsplan med KMD, så det vides ikke hvornår det vil være muligt at få systemet i drift. Fravær er en del af løsningen i Fredericia, så de burde kunne lanceres forholdsvist hurtigt efter aftalens indgåelse. Ifølge Fujitsu har de modulerne klar, så det der tager tiden er, at data er tilgængelige, så KOMLIS kan trække data derfra. Det burde ikke tage lang tid, da kommunen har/får alle data på en SQL-server via KMD DB2. Lanceringen af det første område vil formentlig være 4 måneder efter aftalens indgåelse. Umiddelbart er det ikke fraværsområdet der er først på trapperne. 3

11. Budgetsikkerhed: Budgetsikkerhed indebærer, at kommunen minimerer risikoen for, at der kommer høje uforudsete omkostninger i form af ugennemsigtighed i pris og indhold. Budgetsikkerhed KMD er kommet med et prisudkast. Konsulenttimer er ikke med i prisen. Budgetsikkerheden vurderes at være okay for selve løsningen, mens omkostningerne til implementering er usikre. Budgetsikkerheden vurderes at være ret god, eftersom de har en fast prisliste, hvor risikoen for ekstraomkostninger, efter vores vurdering, er forholdsvis lav. SAS er kommet med et prisudkast. Ud fra dette udkast, er det svært at vurdere hvad de samlede omkostninger løber op i, idet prisstrukturen ikke er let at gennemskue. Konsulentydelser indgår ikke i prisen og vi har via SOL erfaring med, at det er en ret stor omkostningspost. Desuden er omkostninger til data ikke medtaget. 12. Implementeringsproces: Implementeringsproces dækker både over den tekniske og organisatoriske implementering. Implementeringsproces Som udgangspunkt vil KMD stå for den tekniske implementering og en del af den organisatoriske. Den organisatoriske del vil foregå via seminarer på hvert niveau (det strategiske, taktiske og operationelle) og indenfor hvert fagområde. På seminarerne skal deltagerne drøfte hvilke KPI er/mål der giver værdi at styre efter og disse sætter KMD ind i de enkelte styringscirkler. Ved eventuel kontrakt med skal implementeringsprocessen tilpasses Skanderborgmodellen. Ved køb af KOMLIS, vil Fujitsu stå for implementeringen af selve kuberne. Den organisatoriske implementering skal vi selv stå for, og vi kommer selv til at skulle udvikle alle rapporter (på nær dem vi kan få fra andre kommuner). Da der er tale om et udviklingssamarbejde, er det svært at sige præcis, hvordan implementeringsprocessen vil komme til at foregå. 4

13. Analyseværktøj: Analyseværktøjet, er det værktøj, hvor analyserne bygges op til visning og kan udgives som rapporter. Derfor er brugervenlighed og funktionalitet vigtige parametre at vurdere ud fra. Sproget indgår som en del af brugervenligheden, og her vil dansk klart være at foretrække. Anvendelse Licenser Brugervenlighed Targit Business Object Microsoft Visual Analytics Targit kan anvendes som præsentationsværktøj på både Fujitsu og KMDs data. Licenser til Targit skal købes separat. Det er vores indtryk, at Targit er yderst brugervenligt og meget let at navigere rundt i. Det visuelle indtryk er meget pædagogisk og der er mulighed for at skabe nysgerrighed via analyserne, idet det er muligt at indsætte triggerfelter som linker til en uddybende rapport, f.eks. Hvad koster mit fravær? Business Object (BO) kan anvendes som præsentationsværktøj på KMDs data. Kommunen har i forvejen licenser til Business Objects via OPUS LIS på arbejdsmarkedsområdet. KMD vurderer, at omfanget af licenser er tilstrækkeligt i.f.t. at implementere både koncernrapportering - og styring. Brugervenligheden i rapportbyggeren er okay. Det visuelle udtryk til brugeren er dog knap så brugervenligt som Targit, og der er en del funktioner der mangler ift. Targit. Microsofts programmer kan anvendes som præsentationsværktøj ovenpå både Fujitsu og KMDs data. Kommunen er i forvejen i besiddelse af de licenser der skal til for at anvende Microsofts programmer til præsentationsværktøj (f.eks. Excel, Power Pivot, Reporting Services osv.) En del kender til Microsofts programmer, såsom Excel og Power Pivot. Erfaringen med FLIS (hvor Microsoft anvendes som præsentationsværktøj) er dog, at det er svært at navigere rundt i. Visual Analytics kan anvendes som præsentationsværktøj på SASs data. Licenser til Visual Analytics skal købes separat. Brugervenligheden er okay, men vores indtryk er, at layoutet er meget business-agtigt (meget sort og grå). Det er rimelig let at navigere rundt i. Sprog Mulighed for at gemme rapporter Abonnere på rapporter Targit er på dansk. Man kan selv udvikle og gemme rapporter, med den rette licens. Det er muligt for brugere at abonnere på rapporter samt for rapportudviklere at sende rapporter ud til relevante medarbejdere. Business Object er på dansk. Det er muligt selv at udvikle og gemme rapporter, med den rette licens. Brugeren kan selv gå ind og abonnere på rapporter, men det er ikke muligt at sende rapporter til relevante medarbejdere. Microsofts programmer er som regel på dansk. Man kan selv udvikle og gemme rapporter. Vores erfaring fra FLIS er, at man ikke kan abonnere på rapporter, men måske er muligt på andre måder. VAs menulinjer osv. er på engelsk. Man kan selv udvikle og gemme rapporter i Visual Analytics (VA) Brugerne skal selv ind og abonnere på rapporter og sørge for opdatering. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt for en rapportudvikler at sende rapporten til relevante medarbejdere. 5

Kort/GIS Advisering Se dynamiske rapporter på mobile enheder (mulighed for drill-down) KOMLIS/Targit er integreret med en kort/gis funktion for Skanderborg, som giver et rigtig godt overblik over data i analyser, hvor geografi er værdiskabende. Det er muligt for en bruger at opsætte grænseværdier for advisering i KOMLIS/Targit. (f.eks. at systemet skal sende en advisering når der skal indhentes refusioner og på hvem). Denne mulighed kan tilkøbes hos Targit. BO er ikke integreret med en GISfunktion. Pt. er en adviseringsfunktion ikke tilgængelig i BO. Rapporterne kan ses på mobile enheder, de er dog ikke så dynamiske. Vi ved ikke om det er hensigten, at systemet skal kunne integreres med GIS. Der er umiddelbart ikke mulighed for advisering via Microsofts præsentationsværktøj. Alm. Excelark burde kunne ses på mobile enheder, men det er tvivlsomt, hvorvidt det er muligt med rapporterne. I den nuværende version er en GISfunktion ikke til rådighed og vi ved om ikke om det er hensigten, at den skal udvikles. I den nuværende version er en adviserings-funktion ikke til rådighed og vi ved om ikke om det er hensigten, at den skal udvikles. SAS har udviklet en app, hvorfra det er muligt at se og dykke ned i de rapporter som brugeren abonnerer på. App en er udviklet til Apples produkter. Rapportbygger Vi har endnu ikke set, hvordan rapporter bygges op i Targit. BOs rapportbygger virker rimelig overskuelig at finde ud af. Microsofts rapportbygger, er afprøvet via FLIS. Visual Analytics (VA) er SASs rapportbygger-værktøj. I forbindelse med møder har vi set værktøjet i drift. Brugervenlighed Da vi endnu ikke har set Targits rapportbygger, kan vi ikke komme med en vurdering af brugervenligheden. Jammerbugt Kommune og Horsens Sygehus finder det dog utroligt nemt at bruge. I Fagsekretariatet Beskæftigelse og Sundhed er der delte meninger om BOs brugervenlighed. Vores indtryk er dog, at med den rette uddannelse i værktøjet, vil man komme ret langt. Erfaringen er, at rapportbyggeren er ret kompliceret at arbejde i. Umiddelbart virker VA rimelig brugervenligt, især pga. sin dragand-drop funktion. 6