Vedrørende: Sygefraværsindsats 2013 Sagsnavn: Sygefraværsindsats 2013 - Personale og HR Sagsnummer: 81.28.00-A00-1-13 Skrevet af: Christina Willumsen E-mail: christina.willumsen@randers.dk Forvaltning: HR team Dato: 07-03-2013 Sendes til: Økonomiudvalget Dette notat giver en kort redegørelse om sygefraværet i Randers Kommune, og det beskriver initiativer og indsatser, der har indflydelse på nedbringelse af sygefraværet i Randers Kommune. Sygefravær har store omkostninger både menneskelige og økonomiske. Derfor er der fortsat brug for stor opmærksomhed på det, der virker, og at vi fortsat gør en konkret indsats for nedbringelse af sygefraværet. Sygefravær i tal Sygefraværet i Randers Kommune er i en positiv udvikling det falder. Tabel 1 viser det samlede sygefravær i Randers Kommune i perioden 2008 2012. Mest markant er faldet fra 2011 til 2012, hvor der især er sket en positiv udvikling i Sundhed og Ældre. Det skyldes blandt andet en skærpet fokus på sygefraværet i forbindelse med organisationsændringer. 2008 2009 2010 2011 2012 Randers Kommune, samlet 5,26 5,21 5,19 5,38 5,05 Børn, Skole og Kultur 5,08 4,83 4,76 4,88 4,95 Kommunaldirektør 2,20 3,17 2,06 3,39 2,64 Miljø og Teknik 4,09 3,75 3,52 4,18 4,24 Social og Arbejdsmarked 5,26 5,64 5,87 5,74 5,19 Sundhed og Ældre 6,07 6,18 6,15 6,46 5,50 Tabel 1: Udtræk fra Opus i KMD. Fritid og Kultur indgår som en del af Børn, Skole og Kultur i 2011. Ultimo 2012 skiftede Randers Kommune koncernløsning. Fremover udtrækkes sygefraværsstatistikken i SD Datawarehouse, hvilket vil give få ændringer i layoutet men ingen ændringer indholdsmæssigt. 1
Tabel 2 sammenligner Randers Kommune i 7-by regi. Tallene er fra 2011 og er opgjort i dagsværk pr. ansat (fuldtidsbeskæftigede) og fravær i procent. Kommune Fuldtidsbeskæftigede Dagsværk Fravær i procent Herning 6.149 10,6 4,7 Holstebro 4.001 11,6 5,1 Horsens 6.034 11,9 5,2 Randers 7.470 12,7 5,6 Silkeborg 6.204 11,5 5,1 Skive 3.943 10,7 4,7 Viborg 6.661 10,8 4,7 Tabel 2: FLD-tal, 2011 Tabel 3 sammenligner Randers Kommune i 6-by regi. Tallene er fra 2011 og er opgjort i dagsværk pr. ansat (fuldtidsbeskæftigede) og fravær i procent. Kommune Fuldtidsbeskæftigede Dagsværk Fravær i procent Esbjerg 9.477 12,0 5,3 København 34.585 14,6 6,4 Odense 13.891 13,5 5,9 Randers 7.470 12,7 5,6 Aalborg 17.252 13,2 5,8 Aarhus 23.005 12,0 5,3 Tabel 3: FLD-tal, 2011 Differencen på 0,22 procentpoint mellem tallene fra KMD Opus og FLD på henholdsvis 5,38 % og 5,6 % skyldes primært beregningsmetoden, hvor KMD Opus opgør i faktisk antal fraværstimer og FLD omregner kalenderdage til arbejdsdage/timer = dagsværk. Ydermere er der forskel i definitionen af sygefraværet, hvor FLD også medtager barselsfravær, det gør KMD Opus ikke. 2
Initiativer og indsatser Meget af det vi gør i Randers Kommune har en positiv effekt på sygefraværet, blandt andet: God og konstruktiv ledelse Fokus på kerneopgaven Et godt arbejdsmiljø Konkrete indsatser til nedbringelse af sygefraværet Et fortsat skærpet fokus på ovennævnte punkter skal medvirke til en yderligere reduktion i sygefraværet. God og konstruktiv ledelse Kommunikation er et af lederens vigtigste redskaber, og god kommunikation kan læres. En tydelig og anerkendende dialog medvirker til at skabe tillid og tryghed i samarbejdet mellem leder og medarbejder. I Randers Kommune er der fokus på ledelsens rolle og værdi i forhold til sygefraværet. Tydelig og synlig ledelse er et af de vigtigste parametre for at nedbringe sygefraværet, det viser en ny undersøgelse fra FTF 1. Forvaltningen har udviklet et ledelsesværktøj, 3 vigtige samtaler, som er en folder om god praksis ved samtaler i forbindelse med sygefravær. Erfaringen fra Falck Healthcare viste et behov for klare aftaler omkring sygemeldinger. I Randers Kommune er det derfor praksis at sygemelde sig til nærmeste leder. Et nyt og målrettet tiltag er konsulenthjælp til ledelsen på de arbejdspladser, hvor man har et højt sygefravær. Derved får man mulighed for at kortlægge allerede kendte procedure og samtidig få klarlagt nye sygefraværsreducerende tiltag. Konsulenthjælpen kan være fra Personale og HR eller fra den enkelte forvaltning. Forvaltningen har samtidig opmærksomhed på de arbejdspladser, som har et lavt sygefravær for derigennem at skabe læring og erfaringsudveksling. Endelig tager HR initiativ til at udbyde en række workshops ultimo 2013, med det formål at fastholde fokus på nedbringelse af sygefraværet. Fokus på kerneopgaven Kerneopgaven er den fundamentale begrundelse for arbejdspladserne i Randers Kommune og for ledere og medarbejdere. Kerneopgaven er den centrale arbejdsopgave og altså dét den enkelte arbejdsplads arbejder med. Kerneopgaven er at skabe forandring hos en specifik målgruppe af borgere. Ex folkeskolen som skaber læring og udvikling hos børnene og ældrecentret som yder pleje- og omsorg og hjælp til selvhjælp hos ældre borgere. Det kan være svært at definere kerneopgaven i den offentlige sektor på grund af mange hensyn og interessenter. Hertil kommer at der skal være en fælles forståelse blandt flere fagligheder. Ex en folkeskole hvor lærere, pædagoger, rengørings- og tekniskservice personale alle skal have en fælles forståelse for kerneopgaven og dens højere formål. Ledelsen har hermed en væsentlig opgave med at skabe og synliggøre mening og sørge for fælles forståelse af retning og mål. Dette gøres sammen med medarbejderne ved at sætte ord på kerneopgaven og få det integre- 1 Undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø blandt over 15.000 FTF'ere som sygeplejersker, pædagoger, lærere og socialrådgivere. FTF er hovedorganisation for 450.000 offentlig og privat ansatte. 3
ret i handlinger. 2 Ved at have fokus på kerneopgaven skabes en effektiv arbejdsdag med et godt arbejdsmiljø. Et godt arbejdsmiljø Arbejdsmiljøet omhandler blandt andet forhold, som kan forårsage nedslidning og sygefravær. Det kan være arbejdsulykker, fysiske arbejdsmiljøbelastninger og psykiske belastninger som utilfredshed, afmagt og frustrationer. Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) vurderer, at den del af sygefraværet på arbejdspladsen, som kan tilskrives arbejdsmiljøet udgør ca. 1/3 af det totale sygefravær. Trivsel på arbejdspladsen giver overskud. Trivsel opstår når der dels er balance mellem ressourcer og krav og dels når hverdagens udfordringer kan håndteres. I Randers Kommune skal vi blive bedre til at lære af de gode eksempler og dele vores succeshistorier med hinanden på tværs i organisationen. Der sker mange gode tiltag i organisationen som også kan inspirere andre, ex fremgår nedenfor. Konkrete indsatser til nedbringelse af sygefraværet Eksempler på konkrete indsatser i organisationen: målrettet opfølgning med konkrete tiltag på sygefraværssamtalen at ledelsen rutinemæssigt anvender sygefraværsstatistikken budskab om vigtigheden af at komme på arbejde gennem kulturændring og holdningsarbejde tilbud om fysisk træning og adgang til træningsredskaber arbejdspladser som har udarbejdet en trivselspolitik Godt i Gang startede i 2010 som en indsats mod sygefravær og fremme af trivsel og sundhed hos medarbejdere. Projektet har tre typer af tilbud: Et tilbud for sygemeldte, hyppigt syge og medarbejdere i risiko for en sygemelding Et tilbud med forebyggende indsats Et tilbud om sundhedsfremme I forhold til tilbuddet for sygemeldte kontakter Godt i Gang, med lederens accept, medarbejdere med 14 dages sygefravær. Medarbejderen tilbydes en samtale med Godt i Gang, og hvor man i fællesskab finder den bedst mulige løsning, der kan hjælpe medarbejderen både godt og hurtigt tilbage på arbejdet. I 2011 deltog 383 medarbejdere i sygefraværsdelen, og projektet havde samtidig sundhedsfremmende indsatser på 25 arbejdspladser. I 2012 deltog 297 medarbejdere i alt i projektet og ca. 20 arbejdspladser, heraf ca. 15 i længerevarende forløb. Evalueringsrapporter fra 2012 konkluderer, at Godt i Gang har størst effekt i forhold til medarbejderens selvvurderet helbred. Deltageren i projektet bevæger sig typisk fra et dårligere selvvurderet helbred end gennemsnittet i Randers Kommune til at ligge lige så højt eller højere end i de kommuner i regionen der ligger højst i forhold til selvvurderet helbred (Odder og Hedensted). Godt i Gang har gennem årene løbende tilpasset tilbuddene efter behov og ønsker fra arbejdspladser, ledere, 2 Kend din kerneopgave af Morten Christensen og Anders Seneca 4
nyeste forskning og gældende love og regler. I 2013 er fokus rettet endnu mere mod den forebyggende og sundhedsfremmende indsats. Godt i Gang har udviklet 5 pakkeløsninger, der retter sig mod områder og belastninger man gennem forskning har identificeret som værende særligt belastende for et højt sygefravær. Pakkerne tilrettes hver enkelt arbejdsplads behov og økonomisk formåen. Afslutning Sygefraværet i Randers Kommune falder, det viser tallene for perioden 2008-2012. Vi er i en god udvikling og det skal vi fortsætte med. Nedenfor er nuværende måltal og forslag til nye måltal inddelt efter farve. Grøn betyder målopfyldelse, gul betyder observation og evt. igangsætning af aktiviteter, og rød betyder at indsats er påkrævet. Nuværende måltal for sygefraværet i Randers Kommune er: mindre end 5% mellem 5% og 7% over 7% Fremadrettet kan et tiltag til nedbringelse af sygefraværet være at ændre måltallene. Derigennem signaleres til organisationen; at i Randers Kommune sætter vi barren højt og målet kan nås. Forslag til fremtidige måltal: mindre end 4,5% mellem 4,5% og 6,5% over 6,5% Indstilling Det indstilles til økonomiudvalget, at notatet tages til efterretning at forslag til fremtidige måltal godkendes 5