Bestyrelsesmøde Referat Møde/dagsorden nr.: 478 Dato: 12. februar 2010 kl. 13.00-15.00 Sted: KL Bestyrelse: Torben Nøhr TN Formand Anders Thanning AT Trine L. Holmberg TLH Jesper Brandt JB Kjeld Bussborg Johansen KBJ Søren Peter Sørensen SPS Christian Bjerg CB Øvrige: Ane Marie Clausen AMC Sekretariatsleder Jesper Hedegaard JH IT- og specialkonsulent Afbud Dagsorden: Indhold Pkt. 1 Referat fra bestyrelsesmøder d. 12.12.2009 og 29.1.2010... 1 Pkt. 2 KTCs handlingsplan 2009. Opdatering af handlingsplan for 2010... 2 Pkt. 3 Opfølgning på faggruppekonferencen 2010... 3 Nedsættelse af ad-hoc-faggrupper.... 3 Strategiske temaer til behandling i TKU.... 3 Ny formand for PLAN-faggruppen... 4 Pkt. 4 Drøftelse af tema for KTCs årsmøde... 5 Pkt. 5 Drøftelse af udkast til Håndbog for godt kredsarbejde... 5 Pkt. 6 Samarbejdsaftalen mellem COK og KTC. Projektforslag til udmøntning af netværksmodeller for KTC... 6 Pkt. 7 Eventuelt... 6 Pkt. 8 Det fælleskommunale kvalitetsprojekt hvad sker på det tekniske område?... 8 Pkt. 1 Referat fra bestyrelsesmøder d. 12.12.2009 og 29.1.2010 Bilag 1: referat fra 12.12. 2009 Bilag 2: referat fra 29.1. 2010 Referaterne godkendes. Referaterne blev godkendt.
2 Pkt. 2 KTCs handlingsplan 2009. Opdatering af handlingsplan for 2010 Bilag 3. Status på KTCs handlingsplan 2009 Bilag 4. Udkast til Håndbog for godt kredsarbejde Bilag 5. Årsplan for KTC Bilag 6. Handlingsplan 2009, udvidet udgave (NB: Supplerende informationsmateriale) KTCs bestyrelse vedtog for et år siden Handlingsplan 2009 i forbindelse med faggruppekonferencen 09. Hvad er nået? Og hvor skal der lægges en ny kurs for 2010? Der skal blandt andet samles op på faggruppedrøftelsen fra faggruppekonferencen 2010. Hvor langt er de forskellige faggrupper kommet, og hvorledes kan KTC styrke indsatsen, hvor det stadig halter? Skal der nedsættes ad-hoc-faggrupper? Et af de vigtigste udviklingsområder er kredsarbejdet, som nu skal løfte en central funktion i forhold til alle de nye medlemmer. På mødet med kredsformænd efter årsmødet i september blev der talt om Håndbog for godt kredsarbejde. Sekretariatet har, på baggrund af dialog med forskellige kredsrepræsentanter, skrevet første udkast til håndbogen, som er sendt til skriftlig høring hos alle kredsbestyrelser. Denne første udgave medsendes som bilag 2 til bestyrelsens kommentarer. På bestyrelsesmødet i forbindelse med sidste års faggruppekonference drøftede bestyrelsen også en ny model for samarbejde og indflydelse på den kommunaltekniske dagsorden. Dette arbejde har ført til at indsatsen omkring TKU-møderne er blevet rettet mere imod det dagsordenssættende og temaorienterede. Men hvordan styrkes denne udvikling i 2010? Bestyrelsen gjorde på bestyrelsesmødet 9. oktober 2009 status over handlingsplan 2009 og konstaterede følgende: Der er truffet klare aftaler om medvirken i at udarbejde Håndbog for godt faggruppearbejde og Håndbog for godt kredsarbejde fra hhv. faggruppeformænd og kredsformænd. Bestyrelsen fastholder fokus på, at de tre bærende elementer Håndbog for godt faggruppearbejde, Håndbog for godt kredsarbejde og KTC s kommunikationsstrategi bliver færdige inden faggruppekonferencen i januar 2010. Faglig dækning: Der er stort behov for en særlig indsats på energi og klima, som kan styrkes med en (ad hoc?) klimafaggruppe til at følge indsatsen op efter klimatopmødet. Der skal udarbejdes et forslag til kommissorium for en klimafaggruppe, som tager højde for overlap til FOR, MIG, NOV, PLAN, mv., samt argumenterer for, hvorfor der skal etableres en sådan faggruppe. Sagen drøftes med faggruppeformændene i januar. Bestyrelsen drøftede kontakten mellem bestyrelse og faggrupper. Man besluttede, at de systemet med referencebestyrelsesmedlemmer skal styrkes gennem større aktivitet fra referencebestyrelsesmedlemmerne, så der løbende kan sikres en tættere dialog mellem faggrupperne og bestyrelsen. Status handlingsplan 2009 i januar 2010: Der er gjort status over handlingsplan 2009 i bilag 3. Der resterer indsats på følgende punkter: 1. Håndbog for godt kredsarbejde er ikke fuldført.
3 2. Bestyrelsens kommunikationsstrategi er ikke udarbejdet. Der foreligger et udkast i sekretariatet, som skal bearbejdes færdigt sammen med den nye redaktør. 3. Årsplanen er ikke fulgt på følgende punkter: a. Der er ikke gennemført den planlagte temafastlæggelse inden 2010 i samarbejde med faggruppeformændene. b. Handlingsplan 2010 er ikke vedtaget inden årsskiftet, som planlagt i årsplanen. c. Studieturstemaer er ikke behandlet af bestyrelsen i efteråret, som planlagt i årsplanen. 4. KTC Portalen er ikke færdigudviklet og taget i brug. Handlingsplanen for 2009 drøftes og justeres til Handlingsplan 2010. Handlingsplanen for 2010 opdateres som beskrevet i dagsordenspunktet og i status-papiret med følgende tilføjelser: Faggruppearbejdet. Relationerne mellem faggruppeformænd og bestyrelse skal styrkes via tæt kontakt mellem referencebestyrelsesformændene og de respektive faggruppeformænd når der er relevante sager på dagsordenen i TKU. Det er på sigt et mål at alle faggruppemedlemmer skal være medlemmer af KTC. Dette er specielt vigtigt af hensyn til faggruppemedlemmernes vigtige netværksrolle i KTC s kredse. Økonomi: Der skal udarbejdes en økonomisk strategi for KTC, som skal være færdig til bestyrelsesmødet 11. juni 2010. Kassereren bistår sekretariatet i udarbejdelsen af strategien. Strategien skal bla. indeholde følgende elementer: Analyse af muligheder for ny kontingentstruktur, som skal føre til et forsalg om ændret kontingentstruktur på generalforsamlingen 2010. Målet er at kunne give en flerårsmelding vedr. kontingentet. Analyse af sekretariatsdriften og oplæg til prioritering af opgaveportefølje og mandskabsressourcer. 2010 betragtes som det afsluttende forandringsår med den nye foreningsstruktur. Der gennemføres en egentlig strategiproces i KTCs bestyrelse i august 2010, hvor handlingsplanen for 2011-12 drøftes. Pkt. 3 Opfølgning på faggruppekonferencen 2010 På faggruppekonferencens fællesmøde blev en række indsatsområder drøftet med henblik på vurdering af, hvorledes man bedst løfter indsatsen i 2010. Der skal træffes beslutning om, hvorvidt områderne kan dækkes af det almindelige faggruppearbejde, eller der skal nedsættes ad-hoc-faggrupper, som kan sætte særlig fokus på udvalgte områder. Og der skal træffes beslutning om, hvilke temaer KTC vil anbefale til særlig TKU-temadrøftelse i årets løb. Nedsættelse af ad-hoc-faggrupper. Der skal træffes beslutning om nedsættelse af ad-hoc-faggrupper på følgende områder: Kollektiv trafik Klima Evt. øvrige? Strategiske temaer til behandling i TKU. Der skal træffes beslutning om, hvorledes KTC kan medvirke til at dagsordenssætte de væsentligste temaer i TKU i 2010. De hidtidige temadrøftelser har taget udgangspunkt i et oplæg fra KL, inddragelse af faggruppeformanden i mødet, samt en generel drøftelse på TKU-mødet. Men KL efterlyser forslag til større medspil fra KTC/faggrupperne i form af oplæg, notater eller ansvar for at arrangere temadrøftelsen.
4 KL har udpeget følgende 5 top-indsatsområder på teknik- og miljøområdet i 2010. Vand og naturplaner - realisering af grøn vækst Husdyrområdet nedbringelse af sagspukkel Klimaindsats strategiske energiplaner og klimatilpasning Trafik trafikformerne skal spille sammen Digitalisering digitaliseringsstrategi, miljøportal og FOT KTC ønsker ud over de fem prioriterede områder følgende strategiske temaer behandlet på TKU-møder i løbet af 2010: Se herunder. Ny formand for PLAN-faggruppen. Der udpeges ny formand for PLAN-faggruppen på baggrund af indstilling fra Jesper Brandt. Bestyrelsen besluttede at pege på flg. strategiske emner til TKU-temadrøftelse i 2010: Klimaindsats strategiske energiplaner og klimatilpasning (herunder energiforbrug og energiforsyning) Trafik Kollektiv trafik i et strategisk perspektiv. Trafikformerne skal spille sammen Digitalisering digitaliseringsstrategi, miljøportal og FOT Der blev truffet beslutning om at nedsætte en ad-hoc-faggruppe på kollektiv trafik i 2010, for at give dette vigtige område strategisk fokus i 2010. Opgaven bliver, at danne en model for transport / kollektiv trafik-udvikling, som både tilgodeser behovet for effektivt transportarbejde og rationel drift. Modeller/analyser skal være et alternativ til trafikselskabernes egne analyser og modeller. Målet er at gøre kommunerne mere dagsordenssættende i trafikselskaberne og kontrollere udviklingen af den kommunale infrastruktur. Temaet for dette arbejde er mere at skabe rammerne for en ny organisering af trafikselskaberne, når regionerne f.eks. er væk. Transportøkonomisk Forening kunne inddrages i arbejdet. Der blev ligeledes truffet beslutning om at nedsætte en ad-hoc-gruppe på klimaområdet og finde medlemmer i dialog med alle de relevante faggrupper. Klima-ad-hoc-gruppen får til opgave at forberede TKU-drøftelsen i juni 2010. Målet er at få skabt en definition af den kommunale rolle og opgaveportefølje på klimaområdet samt forberede en temadrøftelse i TKU i juni 2010.. Digitaliseringsemnet håndteres af faggruppen for digital forvaltning. Referat fortsat (Lukket punkt) Følgende formands-emner blev bragt i spil til ad-hoc-faggrupperne: Klima: Mikael Jentsch udpeges som bestyrelsens særligt udpegede. Der håndplukkes repræsentanter fra alle kredse og faggrupper til opgaven. AMC kontakter MJ. Kollektiv trafik: Jes Møller udpeges som bestyrelsens særligt udpegede i 2010 og ad-hocgruppen dannes ved at trække underfaggruppen midlertidigt ud af VTT-faggruppen i 2010. Torben + Kjeld drøfter formandsemner. Formand for Plan-faggruppen: Torben og Jesper holder møde med Hanne Moe snarest og drøfter formandsemner. Følgende blev bragt i overvejelse: Philip Hartmann, Gladsaxe, Ole Møller, Roskilde, Lene Jensen, Lejre, Hanne Arendt, Silkeborg, Erik Jespersen, Fredericia, Kjell Stockfisch, Haderslev. Der foreslås følgende repræsentanter til Vejforums styregruppe: Gitte Høeg, Kolding Rune Asmussen, Randers Evt. Thomas Fonnesbech Boe, Odense
5 Forsynings-faggruppen: Er i færd med at strukturere underfaggrupper, bla. på Affaldsområdet. Faggruppen mangler pt. en rep. fra Sjælland og fra Nordjylland i faggruppen. Nordjylland udpeger på det kommende kredsmøde og AMC rykker Kreds 2. Det blev nævnt at Dorte Olsen fra Guldborgsund var udpeget. Pkt. 4 Drøftelse af tema for KTCs årsmøde KTCs årsmøde 2010 er fastlagt til 23. og 24. september og afvikles i Rønne på Bornholm. Det giver visse udfordringer at planlægge dette arrangement, idet konferencefaciliteterne på Bornholm ikke er på højde med de faciliteter, vi normalt benytter til KTCs årsmøder. Der er ikke et tilstrækkeligt antal store grupperum til at vi kan holde de sædvanlige del-seminarer om eftermiddagen på de to hoteller, vi benytter til årsmødet. Samtidig har vi en forventning om flere deltagere pga. den udvidede medlemskreds i KTC og skal sikre, at vores årsmøde har noget at tilbyde alle de forskellige grupper i medlemskredsen. Derfor skal det besluttes om årsmødet kan gennemføres i en form, hvor dele af årsmødet finder sted rundt på øen med forskellige besøg. Det overordnede årsmødetema skal meget snart meldes ud. Derfor ønskes en første drøftelse af, om man skal videreføre sidste årsmødes tema om teknik som en del af velfærdsproduktionen, eller der skal et nyt fokus på KTCs arbejde i år. Årsmødeformen overlades til sekretariatet. Det kan overvejes at indhente ekstern assistance fra professionelle rådgivere i konferencetilrettelæggelse, f.eks. Center for borgerinddragelse, eller andre. Brain-storm på KTCs bestyrelsesmøde 12. februar 2010 Tema 1: Kultur, turisme og oplevelsesøkonomi integreret i Teknik & Miljø. Sætte fokus på forvaltningsmodeller og udviklingstendenser som følge af, at en ændret forvaltningsmodel vinder frem i en række kommuner. Hvilke synergieffekter findes i den integrerede kultur-, oplevelses- og teknik-forvaltning? Tema 2: Teknik & Miljø under pres. Fortsætte temaet TEKNIK SKABER VELFÆRD med fokus på teknik- og miljøområdets egne store prioriteringsudfordringer i en situation med klemte rammer og begrænsninger. Debattere hvor grænserne går mellem offentlig og privat service i fremtiden og hvorledes effektiviseringer og nye samarbejdsmodeller kan styrke teknik- og miljøområdet i de kommende år. De foreløbige overvejelser om årsmødets tema fremgår af separat notat. Det endelige tema for årsmødet 2010 skal godkendes på bestyrelsesmødet 26. marts. Pkt. 5 Drøftelse af udkast til Håndbog for godt kredsarbejde Bilag 7: Udkast til Håndbog for godt kredsarbejde Efter årsmødet 2009 drøftede KTCs bestyrelse og kredsformænd, hvorledes KTCs kredsarbejde kan styrkes, især når der ville komme mange nye medlemmer som følge af vedtægtsændringerne. Der blev på mødet truffet aftale om at arbejde videre med en Håndbog for godt kredsarbejde som støtte for kredsbestyrelserne og KTCs kredsarbejde. Udkastet er sendt i høring hos KTCs kredsbestyrelser med anmodning om tilbagemeldinger til redigering af udkastet, inden godkendelse i KTCs bestyrelse. Det er et vigtigt redskab for samarbejdet i foreningen, som også er relevant for KTCs bestyrelse at kommentere. Udkast til Håndbog for godt kredsarbejde indstilles til drøftelse.
6 Bestyrelsen opfordres til at kommentere udkastet skriftligt inden 1. marts. Pkt. 6 Samarbejdsaftalen mellem COK og KTC. Projektforslag til udmøntning af netværksmodeller for KTC Bilag 8: Projektforslag. Udvikling af netværksmodeller for KTC Torben Nøhr og Ane Marie Clausen har d. 11.1.2010 gennemført et statusmøde med Jens Hornemann og Hanne Lykke, COK, for at følge op på samarbejdsaftalen fra 2008. Der er stor tilfredshed med samarbejdet fra COK s side, da teknik og miljø er hovedområde for COK s aktiviteter, så KTC er en central samarbejdspart. Konferencen Chef i teknik og miljø er en stor fælles aktivitet, som der er enighed om at styrke samarbejdet yderligere omkring, så det bliver en fælles KTC COK konference. Der er enighed om at drøfte, om konferencen også skal være et økonomisk fællesprojekt fra næste år. I samarbejdsaftalen reserverer COK 250.000,- til KTC-aktiviteter årligt. Sekretariatet har i samarbejde med Hanne Lykke udarbejdet medsendte projektforslag for udmøntning af størstedelen af projektpuljen i 2010. Det resterende beløb reserveres til analyser eller specielle aktiviteter i årets løb. Projektforslaget drøftes og indstillingen om anvendelse af COK-puljen for 2010 godkendes. Projektforslaget godkendt. Det skal overvejes, hvorledes resten af puljen kan anvendes, enten til årsmødet eller til en proceskonsulent i forbindelse med bestyrelsens strategimøde i august. Pkt. 7 Eventuelt Bilag 9: Mødeplan for 2010. Opdateret januar 2010 Mødeplan 2010. Det foreslås, at bestyrelsesmødet 9. april 2010 aflyses, da formanden er på studierejse. I stedet gennemføres det reserverede bestyrelsesmøde fredag d. 26. marts i forlængelse af konferencen Chef i teknik og miljø kl. 13 15 på COK, Den kommunale højskole i Grenå. Mødet 9. april aflyses. Internationale møder i 2010: De nordiske årsmøder skal fordeles i bestyrelsen. Torben Nøhr deltager i årsmøde + nordisk møde på Island. Trine Holmberg deltager i årsmødet i Finland. Anders Thanning deltager i årsmødet i Norge. Søren Peter Sørensen deltager i årsmødet i Sverige. Anders Thanning deltager i årsmøde + nordisk møde i Estland. Det besluttes, at evt. ledsagere fremover deltager for egen regning. Torben Nøhr og Anders Thanning overvejer at deltage i IFME-mødet i Boston delvist for egen regning. Alle opfordres til i et vist omfang at deltage i IFME-mødet i Danmark i maj i det omfang, man har mulighed for det. Programmet udsendes snarest. Årsregnskab 2009: Plan for årsafslutning, revision og behandling i bestyrelsen. Sekretariatet har påbegyndt arbejdet med årsafslutning og regnskab 2009 og forventer at regnskabsafslutningen kan gennemføres efter følgende model:
7 Medio marts: Aflevering til Revisor Marts-april: Revision og udarbejdelse af årsregnskab Primo maj: Udsendelse af foreløbigt årsregnskab til orientering for KTCs bestyrelse 11. juni: Godkendelse af årsregnskabet i KTCs bestyrelse Plan for regnskabsaflæggelse godkendes med følgende ændring: Der forelægges en foreløbig regnskabsvurdering for resultatet 2009 samt budgetopfølgning for jan-feb. 2010 på mødet i marts. Økonomiopfølgning fastholdes som fast dagsordenspunkt indtil videre. Status på tegning af nye Politiker-abonnementer. KTC tilbød i begyndelsen af januar abonnement af politikerpakker a. 10 blade til alle landets kommuner sammen med en liste over kommunernes nuværende abonnementer. På nuværende tidspunkt har over 50 kommuner taget imod tilbuddet og oprettet politikerpakker, som er langt lettere at administrere for både kommunerne og KTC. Enkelte kommuner har tegnet løse abonnementer og 33 kommuner har endnu ikke svaret. Politikerpakkerne og revisionen af abonnementer har indtil videre samlet givet ca. 20 nye abonnementer i forhold til tidligere. Det økonomiske resultat af den nye abonnements-tegning ender på ca. samme beløb som før politikerpakkerne med rabat. Status på KTCs medlemsudvidelse. Medlemsfremgangen fortsætter og KTC har pr. 5. februar 283 ordinære medlemmer og 25 seniormedlemmer. Der er kommet 101 nye medlemmer siden årsmødet i september, men samtidig er nogle medlemmer gået på pension eller har skiftet job. KTC har budgetteret med 300 ordinære medlemmer og 20 seniormedlemmer og dette mål forventes opnået inden 1. april. KTC mangler medlemmer fra Nordfyns kommune og Samsø kommune, der som de eneste kommuner i landet har valgt ikke at være medlem af KTC. Blandt de nye og gamle KTC-medlemmer tegner følgende grupper sig tydeligt: Tekniske direktører og chefer: 96 medlemmer. Natur- og miljøchefer: 62 medlemmer Planchefer: ca. 40 medlemmer Forsyningsdirektører og -chefer: ca. 40 medlemmer Drifts- og ejendomschefer: ca. 20 medlemmer KTCs eneste medlem på Grønland Jan Kjær har taget kontakt til sekretariatet for at drøfte, hvorledes KTC kan medvirke til at styrke netværket mellem de grønlandske kommuner via medlemskab af KTC. Der er sendt en pakke med blade samt akkvisitionsmateriale til Jan Kjær, og han vil informere om KTC-medlemskabet på et kommende møde i det grønlandske netværk, som kaldes KTCnetværket. Fremdriften i Portal-projektet. Ny (- den sidste store) dataimport er nært forestående og gentages lige inden launch. Den grønne sektion på KTC Portalen er stort set rettet igennem hvad angår almindeligt indhold. Der mangler opsætning af forside(r), samt plugins der kan finde nyheder, mm. De seneste nyheder skal flyttes pr. hånd til den nye løsning. På undersider til faggrupper mangler opsætning af lister over faggruppemedlemmer, samt projektrum og høringsmoduler. Vi undersøger pt. opsætning og konfiguration på disse ting. Rettelser til indhold på blå sektion ER påbegyndt og vil være hurtigt overstået, om end visse dele af indholdet skal pr. hånd. Intet format for artikelarkiv, så det er blot det gamle der overføres. KTC Viden (fildeling og kompetencenet), styres af plugins, så der bør ikke opstå indholdsproblemer. Automatiske mails på baggrund af abonnement og kategorier er under færdiggørelse. Subdomænet www.parkognatur.dk, som har været længe undervejs er endelig overleveret til KPN. STM er også tæt på. Høringsmodul og filarkiver er i skrivende stund stadig i test.
8 Der forventes ingen hindring for launch som planlagt 3. marts 2010. Orienteringen om abonnementer, KTC-medlemmer og KTC Portalen taget til efterretning. Pkt. 8 område? Det fælleskommunale kvalitetsprojekt hvad sker på det tekniske Torben Nøhr deltager som KTC-formand i Styregruppen og i tilrettelæggelsen af den fælles direktionskonference om Det fælleskommunale kvalitetsprojekt d. 21. -22. april. Men det kan være svært at overskue, hvilke indsatser, der på det kommunaltekniske område kan relateres til Kvalitetsprojektet. Derfor ønskes en drøftelse af kvalitetsprojektet og de enkelte bestyrelsesmedlemmers erfaringer hermed. På sidste års direktionskonference blev der udarbejdet et Konsensuspapir. Konsensuspapiret indtager ikke en central placering i kommunerne, men indholdet i konsensuspapirets forskellige temaer og kvalitetsprojektets resultater inddrages løbende i kommunernes arbejde med strategi- og kvalitetsudvikling. Resultaterne fra de enkelte delprojekter lever med andre ord videre lokalt, mens den overordnede projektparaply, som konsensus-papiret udtrykker, er svær at holde oppe. På Konferencen i april rejses følgende spørgsmål, som også skal besvares på det kommunaltekniske område: Hvilke udfordringer står kommunerne over for i fællesskab? Hvilke konkrete sager er det vigtigt i den kommende periode at koordinere sammen? Under dette programpunkt rejses udfordringerne vedr. den fælleskommunale digitale strategi, objektiv sagsbehandling, fælles dokumentation af kvalitetsresultater, eventuelle beslutninger om på udvalgte områder at gøre en koordineret indsats. Men hvordan er erfaringerne på det tekniske område? KTCs faggrupper har siden faggruppekonferencen indstillet deltagere til en række work-shops om den fælleskommunale digitaliseringsstrategi og de første to møder afholdes i løbet af marts måned. Der forventes et indspil fra denne og tilsvarende øvrige sektorers grupper, som vil blive præsenteret på Direktionskonferencen som grundlag for en sektorvis gruppedrøftelse. Erfaringerne med Det fælleskommunale kvalitetsprojekt drøftes. Taget til efterretning.