DPSD undervisning Vejledning til rapport og plan opsætning
Side 1 Vejledning Oversigt over vejledningerne Opret en simpel listerapport... 2 Opret en krydstabuleringsrapport... 14 Opret en visualiseringsrapport... 25 Opret en plan... 36
Side 2 Opret en simpel listerapport Denne rapporttype kan indeholde meget data, og er derfor en informationsrig rapporttype. Denne rapporttype kan dermed være med til at give et overblik over detaljerne, og et godt udgangspunkt for at kunne arbejde videre med, eller kunne gå tilbage til, for at få overblik. 1. Gå til rapportcenteret Alt arbejde med rapporterne sker fra rapportcenteret, som findes i venstre fanemenu, hvor rapportcenteret er visualiseret med fire søjler. Fra forsiden i rapportcenteret har du mulighed for at se tidligere rapporter, eller oprette nye. Mens du arbejder med rapporter i denne arbejdssession (det vil sige fra du logger på systemet og til du logger af), har du mulighed for at finde dine rapporter under `Mine rapporter, og herefter vælg `seneste. Hvis du skal finde en rapport du har lavet tidligere går du over i venstre side, under fanen med `Rapportoversigt, klikker på pilen og finder den mappe hvor i rapporten er gemt. Åbner rapporten, eller klikker på `fuld skærm, for at få overblikket over rapporterne i mappen over i stor visning. 2. Opret ny rapport I venstre side under fanen `Handling findes `Rapporteditor, som klikkes på for at oprette en ny rapport.
Side 3 3. Vælg rapporttype Vælg simpel listerapport, og angiv hvilken retning papiret skal vende, afhængigt af hvor mange og hvilke informationer rapporten skal indeholde. Ved rapporter der indeholder oplysninger, med beskrivelser er det en fordel at vende papiret således at det er `Landskab, så det bliver så læsevenligt som muligt. 4. Angiv titel på rapporten Angiv en retvisende titel til rapporten, hvor undertitlerne er valgfrie, hvilket variabler også er.
Side 4 Tips: En retvisende titel indeholder hvilke(t) tilbud rapporten er gældende for. Det kan også være med til at skabe et hurtigt overblik over ens rapporter, hvis man yderligere tilføjer information om datointervallet for rapporten. Eksempel på en titel: Høj Strup Have, månedlig listerapport. Høj Strup Have, liste måned. Høj Strup Have, månedlig overblik. Egne noter:
Side 5 5. Tilføj listerapport detaljer Her vælges de data man ønsker rapporten skal indeholde, og man har også mulighed for at angive hvilke data der er styrende for rækkefølgen. Det kan for eksempel være at man ønsker at hændelsesdatoen stiger, således at de utilsigtede hændelser bliver listet med de ældste først og nyeste til sidst. Man tilføjer de ønskede informationer en af gangen ved at klikke på `Tilføj og herefter vælge det ønskede på en liste. Herefter kommer der en liste frem, hvor man kan vælge at gå igennem listen ved at bruge scrollbar, eller man kan søge. Tips: Hvis man ved hvilke information man ønsker, kan man med stor fordel søge efter dette, ved at skrive det nederst, som vist på billedet, hvor der søges efter hændelsesdato, som man kan vælge når det kommer frem på listen.
Side 6 Eksempler på informationer der ofte anvendes i en listerapport: Sagsnummer Stednavn Hændelsesdato (sorter: stigende) DPSD Hovedgruppe Alvorlighed Hændelsesbeskrivelses (bredde: 3) Forslag til forebyggelse (bredde: 3) Sagsstatus 6. Tilpasning af informationerne Når man har tilføjet en informationstype har man mulighed for at tilpasse den yderligere, hvilket ses på ovenstående billede, hvor man har mulighed for at angive hvis der er tale om et antal under funktion eller under resumé. Den anden mulighed er under sortér, hvor man har mulighed for at påvirke hvilken rækkefølge de enkelte utilsigtede hændelser kommer i rapporten, hvor man kan vælge om den skal være stigende eller faldende. Denne funktion bruges typisk ved dato eller ved stednavn (se ovenstående eksempel). Den sidste mulighed er cellens bredde når rapporten bliver dannet, det vil sige hvor bredt er det felt med den information. Her kan tekstfyldte felter såsom hændelsesbeskrivelse eller forslag til forebyggelse gøres bredere, så der er plads til mere i feltet (se ovenstående eksempel).
Side 7 7. Angiv datointerval for rapporten Når man skal vælge datointervallet for en rapport er der flere muligheder. Den første mulighed er at vælge alle datoer, det vil dog hurtigt give en lang og uoverskuelig liste, hvorfor dette som udgangspunkt ikke er hensigtsmæssigt. En anden mulighed er at man vælger et af de prædefineret intervaller, som man vælger ved at klikke af i det ønskede interval. Hvis denne mulighed anvendes skal man definere feltet `For: (markeret med en stjerne på nedenstående billede), hvor man ofte anvender hændelsesdatoen. En sidste mulighed er en manuel indtastning af det datointerval man ønsker rapporten skal dække over, hvor der ligeledes skal udfyldes feltet `For:. Tips: Hvis man ønsker at rapporten automatisk genereres af systemet og bliver udsendt hver måned eller hvert kvartal skal man anvende et af de prædefinerede intervaller. Her vil det typisk være et af datointervallerne i højre kolonne der skal anvendes, så man for eksempel i starten af måneden får et overblik over sidste måneds utilsigtede hændelser. Eksempel: Hændelsesdato
Side 8 8. Angiv betingelserne for rapporten I betingelserne angiver man hvilke utilsigtede hændelser der skal bidrage med informationer til rapporten. Betingelserne er baseret på baggrund af matematiske sætninger, med operatorer som er lig med, forskellig fra og større/mindre end. Her anvendes oftest lig med (=), da det sikrer at det kun er de utilsigtede hændelser med præcis det ønskede, der kommer med i rapporten og ikke andre. I `feltnavn anvendes der typisk `stednavn fra de utilsigtede hændelser som værdi, da man hermed sikrer at det kun er de utilsigtede hændelser, som har fundet sted på de steder rapporten dækker over, der medtages. DPSD hovedgruppe kan også anvendes i `feltnavn, hvis man kun ønsker en rapport over en af hovedgrupperne, eller man kan anvende værdien alvorlighed, hvis det er dette der ønskes. Når man skal angive hvilken værdi man ønsker i betingelserne, skal man tilføje en værdi af gangen, ved at vælge fra dropdownlisten der kommer frem når man klikker på pilen. Listen vil blive vist, hvor alle de mulige værdier vil fremgå alfabetisk, men man kan også søge, ved at starte med at skrive det man søger efter (se nedenstående billede).
Side 9 Når man har valgt en værdi i `feltnavn, skal man vælge hvilken operator man ønsker, som i forbindelse med stednavn ofte er =. Feltet `feltværdi er afhængigt af hvordan tilbud er identificeret i kommunen, det kan derfor både være tekst eller tal der er feltværdien. Systemet skelner ikke mellem tal eller bogstaver, men leder blot efter det man har angivet i feltet. Tips: Når man starter med at anvende stednavn i arbejdet med utilsigtede hændelser, er det vigtigt at man tænker over hvilke stednavne der bruges. Stednavne som kan staves forskelligt, skrives i et eller to ord, skrives med stort eller lille eller stednavne der nogle gange forkortes og så videre er ikke hensigtsmæssige stednavne, da dette kan medføre at sagsbehandleren af de utilsigtede hændelser skal rette stednavnene ofte. Helt korte forkortelser kan dog anvendes, som vist i nedenstående eksempel, eller tal. Yderligere kan man med fordel ligge en lille vejledning til personalet om utilsigtede hændelser og udfyldningen af disse, hvor det lokale stednavn fremgår. Eksempel: Stednavn = 111 Stednavn = 3191 Stednavn = HH1 Stednavn = HH2 Ved angivelse af flere betingelser er det vigtigt, at de bliver opstillet i lige linje, hvilket betyder at systemet leder efter utilsigtede hændelser, som opfylder en af de listede værdier. Tips: Ved tilføjelse af mere end to betingelser, skal man derfor klikke med musen, således at den nederste betingelse er markeret med gråt, inden man tilføjer den tredje betingelse. Herefter vil systemet automatisk kun markere den nederste betingelse.
Side 10 Eksempel på hvordan betingelserne skal stå: Egne noter:
Side 11 9. Udfør rapporten Nu er alle informationerne om rapporten indtastet, og det er dermed muligt at få systemet til at vise, hvordan rapporten ser ud. Dette gøres ved at klikke nederst til højre på `Udfør rapport (se nedenstående billede). 10. Gennemgå rapporten Systemet har dannet rapporten på baggrund af de informationer der er angivet, samt struktureret det efter angivelserne for dette, herunder papirets retning, bredden på kolonnerne og så videre. Du har nu mulighed for at gennemgå rapporten med henblik på at finde fejl der skal rettes inden rapporten gemmes. Hvis der ønskes ændringer kan disse foretages ved at klikke på ikonet med de to stjerner (se nedenstående billede), som leder dig tilbage til de indtastede informationer du arbejdede med før.
Side 12 11. Gem rapporten Når rapporten er som ønsket, skal den gemmes hvilket gøres ved at klikke på pilen der peger på en skuffe (se nedenstående billede), hvor efter der skal vælges hvad rapporten skal gemmes som, det vil sige de samme principper som når du gemmer et Word-dokument på din computer, det er bare ikke på din computer men i databasen at rapporten skal gemmes. Når rapporten gemmes første gang, gemmes denne som en ny rapport, hvorefter man skal skrive det ønskede navn på rapporten. Dette kan med fordel være det samme navn, som man har angivet i selve rapporten, da dette sikrer ensartethed i navngivningen og gør det lettere at finde den ønskede rapport efterfølgende. Hvis man har gemt rapporten tidligere (det vil sige en gammel version), men har ændret i informationerne eller opsætningen (så det er blevet en ny version), kan man vælge at gemme den ved at overskrive en rapport. Herefter vælges den mappe, hvor rapporten skal gemmes i, ved at klikke på den ønskede mappe, og klik på gem. Du kan se de andre kommuners mapper, men da rapporterne er personlige kan du kun se de rapporter du selv har lavet, selvom andre eventuelt har gemt rapporter i den samme mappe som der anvendes.
Egne noter: Side 13
Side 14 Opret en krydstabuleringsrapport Denne rapporttype indeholder kun få informationer, men med mulighed for at skabe et overblik over hele området. Den kan skabe overblik over fordelingen af utilsigtede hændelser, antallet og fordele det på de forskellige tilbud. 1. Gå til rapportcenteret Alt arbejde med rapporterne sker fra rapportcenteret, som findes i venstre fanemenu, hvor rapportcenteret er visualiseret med fire søjler. Fra forsiden i rapportcenteret har du mulighed for at se tidligere rapporter, eller oprette nye. Mens du arbejder med rapporter i denne arbejdssession (det vil sige fra du logger på systemet og til du logger af), har du mulighed for at finde dine rapporter under `Mine rapporter, og herefter vælg `seneste. Hvis du skal finde en rapport du har lavet tidligere går du over i venstre side, under fanen med `Rapportoversigt, klikker på pilen og finder den mappe hvori rapporten er gemt. Du kan åbne rapporten, eller klikke på `fuld skærm, for at få overblikket over rapporterne i mappen over i stor visning. 2. Opret ny rapport I venstre side under fanen `Handling findes `Rapporteditor, som klikkes på for at oprette en ny rapport.
Side 15 3. Vælg rapporttype Vælg Krydstabuleringsrapport, og angiv hvilken retning papiret skal vende, afhængigt af hvor mange og hvilke informationer rapporten skal indeholde. Ved en krydstabuleringsrapport med mange forskellige tilbud er `Landskab mest optimal, således at det bliver så læsevenligt som muligt. 4. Angiv titel på rapporten Angiv en retvisende titel til rapporten, hvor undertitlerne er valgfrie, hvilket variabler også er.
Side 16 Tips: En retvisende titel indeholder hvilke(t) tilbud rapporten er gældende for. Det kan også være med til at skabe et hurtigt overblik over ens rapporter, hvis man yderligere tilføjer information om datointervallet for rapporten. Eksempel på en titel: Høj Strup Have, månedlig krydstabuleringsrapport. Høj Strup Have, kvartals krydstabel. Høj Strup Have, kvartals overblik. Egne noter:
Side 17 5. Tilføj listerapport detaljer Her vælges de data man ønsker rapporten skal indeholde, og i den rækkefølge man ønsker informationerne skal være ordnet efter. Når man skal udfylde felterne klikkes på pilen, så der kommer en liste frem, hvor man kan anvende scrollbaren til at finde den ønskede værdi, eller man kan starte indtastningen af ordet i bunden af listen, således at de muligheder der stemmer overens kommer frem. Man kan yderligere vælge om det skal være stigende eller faldende, om dette giver et bedre overblik er afhængigt af hvilke informationer man anvender. Når man skal vælge hvilke informationer man ønsker til et helt overordnet overblik over hvilke utilsigtede hændelser der har fundet sted samt deres alvorlighed, vil der med stor fordel kunne anvendes de informationer der er skrevet i nedenstående eksempel. Tips: Hvis man ved hvilke informationer man ønsker, kan man med stor fordel søge efter dette, ved at skrive det nederst, som vist på billedet, hvor der søges efter hændelsesdato, som man kan vælge når det kommer frem på listen.
Side 18 Eksempler på informationer der ofte anvendes i en krydstabuleringsrapport: Aggregeringsfunktion til angivelse på graf: Antal Dataværdi der anvendes i krydstabulering: Sagsnummer Række gruppering: Grupperet via: DPSD hovedgruppe Undergrupperet via: Alvorlighed Kolonne gruppering: Grupperet via: Stednavn 6. Angiv datointerval for rapporten Når man skal vælge datointervallet for en rapport er der flere muligheder. Den første mulighed er at vælge alle datoer, det vil dog hurtigt give en lang og uoverskuelig liste, hvorfor dette som udgangspunkt ikke er hensigtsmæssigt. En anden mulighed er at man vælger et af de prædefinerede intervaller, som man vælger ved at klikke af i det ønskede interval. Hvis denne mulighed anvendes skal man definere feltet `For: (markeret på nedenstående billede med stjernen), hvor man ofte anvender hændelsesdatoen. En sidste mulighed er en manuel indtastning af det datointerval man ønsker at rapporten skal dække over, hvor der ligeledes skal udfyldes feltet `For:.
Side 19 Tips: Hvis man ønsker at rapporten automatisk genereres af systemet og bliver udsendt hver måned eller hvert kvartal skal man anvende et af de prædefinerede intervaller. Her vil det typisk være et af datointervallerne i højre kolonne der skal anvendes, så man for eksempel i starten af måneden får et overblik over sidste måneds utilsigtede hændelser. Eksempel: Hændelsesdato 7. Angiv betingelserne for rapporten I betingelserne angiver man hvilke utilsigtede hændelser der skal bidrage med informationer til rapporten. Betingelserne er baseret på baggrund af matematiske sætninger, med operatorer som er lig med, forskellig fra og større/mindre end. Her anvendes oftest lig med (=), da det sikrer at det kun er de utilsigtede hændelser med præcis det ønskede, der kommer med i rapporten og ikke andre. I `feltnavn feltet anvendes der typisk `stednavn fra de utilsigtede hændelser som værdi, da man hermed sikrer at det kun er de utilsigtede hændelser, som har fundet sted på de steder rapporten dækker over, der medtages.
Side 20 Når man skal angive hvilken værdi man ønsker i betingelserne, skal man tilføje en værdi af gangen, ved at vælge fra dropdownlisten der kommer frem når man klikker på pilen. Listen vil blive vist, hvor alle de mulige værdier vil fremgå alfabetisk, men man kan også søge, ved at starte med at skrive det man søger efter (se nedenstående billede). Når man har valgt en værdi i `feltnavn, skal man vælge hvilken operator man ønsker, som i forbindelse med stednavn ofte er =. Feltet `feltværdi er afhængigt af hvordan tilbud er identificeret i kommunen, det kan derfor både være tekst eller tal der er feltværdien. Systemet skelner ikke mellem tal eller bogstaver, men leder blot efter det man har angivet i feltet. Tips: Når man starter med at anvende stednavn i arbejdet med utilsigtede hændelser, er det vigtigt at man tænker over hvilke stednavne der bruges. Stednavne som kan staves forskelligt, skrives i et eller to ord, skrives med stort eller lille eller stednavne der nogle gange forkortes og så videre er ikke hensigtsmæssige stednavne, da dette kan medføre at sagsbehandleren af de utilsigtede hændelser skal rette stednavnene ofte. Helt korte forkortelser kan dog anvendes, som vist i nedenstående eksempel, eller tal. Yderligere kan man med fordel ligge en lille vejledning til personalet om utilsigtede hændelser og udfyldningen af disse, hvor det lokale stednavn fremgår.
Side 21 Eksempel: Stednavn = 111 Stednavn = 3191 Stednavn = HH1 Stednavn = HH2 Ved angivelse af flere betingelser er det vigtigt, at de bliver opstillet i lige linje, hvilket betyder at systemet leder efter utilsigtede hændelser, som opfylder en af de listede værdier. Tips: Ved tilføjelse af mere end to betingelser, skal man derfor klikke med musen, således at den nederste betingelse er markeret med gråt, inden man tilføjer den tredje betingelse. Herefter vil systemet automatisk kun markere den nederste betingelse. Eksempel på hvordan betingelserne skal stå: Egne noter:
Side 22 8. Udfør rapporten Nu er alle informationerne om rapporten indtastet, og det er dermed muligt at få systemet til at vise, hvordan rapporten ser ud. Dette gøres ved at klikke nederst til højre på `Udfør rapport (se nedenstående billede). 9. Gennemgå rapporten Systemet har dannet rapporten på baggrund af de informationer der er angivet, samt struktureret det efter angivelserne for dette, herunder papirets retning, bredden på kolonnerne og så videre. Du har nu mulighed for at gennemgå rapporten med henblik på at finde fejl der skal rettes inden rapporten gemmes. Hvis der ønskes ændringer kan disse foretages ved at klikke på ikonet med de to stjerner (se nedenstående billede), som leder dig tilbage til de indtastede informationer du arbejdede med før.
Side 23 10. Gem rapporten Når rapporten er som ønsket, skal den gemmes hvilket gøres ved at klikke på pilen der peger på en skuffe (se nedenstående billede), hvor efter der skal vælges hvad rapporten skal gemmes som, det vil sige de samme principper som når du gemmer et Word-dokument på din computer, det er bare ikke på din computer men i databasen at rapporten skal gemmes. Når rapporten gemmes første gang, gemmes denne som en ny rapport, hvorefter man skal skrive det ønskede navn på rapporten. Dette kan med fordel være det samme navn, som man har angivet i selve rapporten, da dette sikrer ensartethed i navngivningen og gør det lettere at finde den ønskede rapport efterfølgende. Hvis man har gemt rapporten tidligere (det vil sige en gammel version), men har ændret i informationerne eller opsætningen (så det er blevet en ny version), kan man vælge at gemme den ved at overskrive en rapport. Herefter vælges den mappe, hvor rapporten skal gemmes i, ved at klikke på den ønskede mappe, og klik på gem. Du kan se de andre kommuners mapper, men da rapporterne er personlige kan du kun se de rapporter du selv har lavet, selvom andre eventuelt har gemt rapporter i den samme mappe som der anvendes.
Egne noter: Side 24
Side 25 Opret en visualiseringsrapport Der er forskellige rapporttyper, som kan give et visuelt overblik over utilsigtede hændelser, og hvordan fordelingen af disse har været. Her kan der anvendes lagkagediagram, søjlediagram, linjediagram eller boblediagram. Principperne bag disse rapporter er de samme, og der gennemgås derfor kun hvordan man laver et søjlediagram, da opsætningen til de forskellige rapporttyper er ens. En visualiseringsrapport indeholder kun få data informationer, men skaber et visuelt overblik, som kan være et godt supplement til en overbliksrapport eller en informationsrig rapport. 1. Gå til rapportcenteret Alt arbejde med rapporterne sker fra rapportcenteret, som findes i venstre fanemenu, hvor rapportcenteret er visualiseret med fire søjler. Fra forsiden i rapportcenteret har du mulighed for at se tidligere rapporter, eller oprette nye. Mens du arbejder med rapporter i denne arbejdssession (det vil sige fra du logger på systemet og til du logger af), har du mulighed for at finde dine rapporter under `Mine rapporter, og herefter vælg `seneste. Hvis du skal finde en rapport du har lavet tidligere går du over i venstre side, under fanen med `Rapportoversigt, klikker på pilen og finder den mappe hvori rapporten er gemt. Du kan åbne rapporten, eller klikke på `fuld skærm, for at få overblikket over rapporterne i mappen over i stor visning.
Side 26 2. Opret ny rapport I venstre side under fanen `Handling findes `Rapporteditor, som klikkes på for at oprette en ny rapport. 3. Vælg rapporttype Her vælges en af rapporttyperne: lagkagediagram, søjlediagram, linjediagram eller boblediagram. 4. Angiv titel på rapporten Angiv en retvisende titel til rapporten, hvor undertitlerne er valgfrie, hvilket variabler også er.
Side 27 5. Tilføj diagram detaljer Udvælg de informationer du ønsker skal med i din rapport, de felter du skal være opmærksom på at udfylde er nedenfor markeret med en stjerne. De andre felter behøver du ikke at have fokus på til at starte med, da de er sat til standardopsætningen, men hvis du har behov for at lave ændringer til visualiseringen af dine informationer er der mulighed for det. Når man skal udfylde felterne klikkes på pilen, så der kommer en liste frem, hvor man kan anvende scrollbaren til at finde den ønskede værdi, eller man kan starte indtastningen af ordet i bunden af listen, således at de muligheder der stemmer overens kommer frem. Man kan yderligere vælge om det skal være stigende eller faldende, om dette giver et bedre overblik er afhængigt af hvilke informationer man anvender. Når man skal vælge hvilke informationer man ønsker til et helt overordnet overblik over hvilke utilsigtede hændelser der har fundet sted samt deres alvorlighed, vil der med stor fordel kunne anvendes de informationer der er skrevet i nedenstående eksempel.
Side 28 Tips: Ved oprettelsen af en visualiseringsrapport er det en god ide at sætte lidt ekstra tid af, i forhold til at prøve sig frem for hvilke indstillinger der giver det bedste billede, specielt i forhold til den mængde af informationer der medtages i rapporten. Eksempel: En visualiseringsrapport som medtager de samme data som i en overbliksrapport. Aggregeringsfunktion til angivelse på graf: Antal Dataværdi der anvendes på graf: Sagsnummer Række gruppering: Grupperet via: DPSD hovedgruppe Undergrupperet via: Alvorlighed
Side 29 6. Angiv datointerval for rapporten Når man skal vælge datointervallet for en rapport er der flere muligheder. Den første mulighed er at vælge alle datoer, det vil dog hurtigt give en lang og uoverskuelig liste, hvorfor dette som udgangspunkt ikke er hensigtsmæssigt. En anden mulighed er at man vælger et af de prædefinerede intervaller, som man vælger ved at klikke af i det ønskede interval. Hvis denne mulighed anvendes skal man definere feltet `For: (markeret på nedenstående billede med stjernen), hvor man ofte anvender hændelsesdatoen. En sidste mulighed er en manuel indtastning af det datointerval man ønsker at rapporten skal dække over, hvor der ligeledes skal udfyldes feltet `For:. Egne noter:
Side 30 7. Angiv betingelserne for diagrammet I betingelserne angiver man hvilke utilsigtede hændelser der skal bidrage med informationer til diagrammet. Betingelserne er baseret på baggrund af matematiske sætninger, med operatorer som er lig med, forskellig fra og større/mindre end. Her anvendes oftest lig med (=), da det sikrer at det kun er de utilsigtede hændelser med præcis det ønskede, der kommer med i diagrammet og ikke andre. I `feltnavn feltet anvendes der typisk `stednavn fra de utilsigtede hændelser som værdi, da man hermed sikrer at det kun er de utilsigtede hændelser, som har fundet sted på de steder diagrammet dækker over, der medtages. Når man skal angive hvilken værdi man ønsker i betingelserne, skal man tilføje en værdi af gangen, ved at vælge fra dropdownlisten der kommer frem når man klikker på pilen. Listen vil blive vist, hvor alle de mulige værdier vil fremgå alfabetisk, men man kan også søge, ved at starte med at skrive det man søger efter (se nedenstående billede). Når man har valgt en værdi i `feltnavn, skal man vælge hvilken operator man ønsker, som i forbindelse med stednavn ofte er =.
Side 31 Feltet `feltværdi er afhængig af hvordan tilbud er identificeret i kommunen, det kan derfor både være tekst eller tal der er feltværdien. Systemet skelner ikke mellem tal eller bogstaver, men leder blot efter det man har angivet i feltet. Tips: Når man starter med at anvende stednavn i arbejdet med utilsigtede hændelser, er det vigtigt at man tænker over hvilke stednavne der bruges. Stednavne som kan staves forskelligt, skrives i et eller to ord, skrives med stort eller lille eller stednavne der nogle gange forkortes og så videre er ikke hensigtsmæssige stednavne, da dette kan medføre at sagsbehandleren af de utilsigtede hændelser skal rette stednavnene ofte. Helt korte forkortelser kan dog anvendes, som vist i nedenstående eksempel, eller tal. Yderligere kan man med fordel ligge en lille vejledning til personalet om utilsigtede hændelser og udfyldningen af disse, hvor det lokale stednavn fremgår. Eksempel: Stednavn = 111 Stednavn = 3191 Stednavn = HH1 Stednavn = HH2 Ved angivelse af flere betingelser er det vigtigt, at de bliver opstillet i lige linje, hvilket betyder at systemet leder efter utilsigtede hændelser, som opfylder en af de listede værdier. Tips: Ved tilføjelse af mere end to betingelser, skal man derfor klikke med musen, således at den nederste betingelse er markeret med gråt, inden man tilføjer den tredje betingelse. Herefter vil systemet automatisk kun markere den nederste betingelse.
Side 32 Eksempel på hvordan betingelserne skal stå: 8. Udfør rapporten Nu er alle informationerne om diagrammet indtastet, og det er dermed muligt at få systemet til at vise, hvordan diagrammet ser ud. Dette gøres ved at klikke nederst til højre på `Udfør rapport (se nedenstående billede).
Side 33 9. Gennemgå diagrammet Systemet har dannet diagrammet på baggrund af de informationer der er angivet, samt struktureret det efter angivelserne for dette, herunder papirets retning, bredden på kolonnerne og så videre. Du har nu mulighed for at gennemgå rapporten med henblik på at finde fejl der skal rettes inden rapporten gemmes. Hvis der ønskes ændringer kan disse foretages ved at klikke på ikonet med de to stjerner (se nedenstående billede), som leder dig tilbage til de indtastede informationer du arbejdede med før. 10. Gem diagrammet Når diagrammet er som ønsket, skal det gemmes hvilket gøres ved at klikke på pilen der peger på en skuffe (se nedenstående billede), hvorefter der skal vælges hvad diagrammet skal gemmes som, det vil sige de samme principper som når du gemmer et Word-dokument på din computer, det er bare ikke på din computer men i databasen at diagrammet skal gemmes. Når diagrammet gemmes første gang, gemmes denne som et nyt diagram, hvorefter man skal skrive den ønskede titel på diagrammet. Dette kan med fordel være den samme titel, som man har angivet i selve diagrammet, da dette sikrer ensartethed i navngivningen og gør det lettere at finde det ønskede diagram efterfølgende. Hvis man har gemt diagrammet tidligere (det vil sige en gammel version), men har ændret i informationerne eller opsætningen (så det er blevet en ny version), kan man vælge at gemme det ved at overskrive det tidligere diagram.
Side 34 Herefter vælges den mappe, hvor diagrammet skal gemmes i, ved at klikke på den ønskede mappe, og klik på gem. Du kan se de andre kommuners mapper, men da rapporterne og diagrammerne er personlige kan du kun se dem du selv har lavet, selvom andre eventuelt har gemt rapporter eller diagrammer i den samme mappe som der anvendes.
Egne noter: Side 35
Side 36 Opret en plan Rapporterne ligger i DPSD og er personlige, hvilket betyder at de kun er tilgængelige for den der har oprettet rapporten. Hvis man ønsker at dele en eller flere rapporter med andre, skal man derfor sende rapporterne til de personer man ønsker at dele rapporterne med. Hvis man ønsker denne deling skal ske kontinuerligt og med et fast interval, kan man med stor fordel oprette en plan til at sende rapporten afsted på et angivet tidspunkt, med et defineret interval. Dette kan også gøres, hvis man i arbejdet har behov for rapporten kontinuerligt i sit arbejde, så man får den automatisk tilsendt i en mail, i stedet for at man skal ind og hente den i DPSD. En plan er med andre ord det, som gør at rapporterne bliver sendt ud til en række foruddefinerede modtagere på et angivet tidspunkt, og da de sendes ud af systemet, har man også mulighed for at sende til modtagere der ikke har adgang til DPSD. 1. Gå til indstillinger for at oprette en plan Under indstillinger (tandhjulet), finder du funktionen plan, som du klikker på for at komme hen til planadministration.
Side 37 2. Opret ny plan Alt arbejdet med planer sker via planadministrationssiden, da det er herfra at planer oprettes, ændres eller slettes. For at kunne ændre eller slette en plan, sættes et flueben ud fra den rapport der skal ændres eller slettes, hvorefter man i toppen kan vælge at ændre, kopiere, slette rapporten. Der er yderligere to muligheder, hvilket er at aktivere eller deaktivere en plan. For at oprette en ny rapport klikkes på `tilføj. Hvorefter der kommer et pop-up vindue frem, med opgavestyring for den plan man ønsker at oprette. Opgavestyringen består af fem faner, som alle skal udfyldes inden der klikkes på ok. 3. Udfyld første fane under Opgavestyring Generelt Den første fane omhandler det generelle for planen, såsom et navn på den plan du er i gang med at oprette, samt eventuelt en planbeskrivelse. Herudover vil du være angivet som planejer, og der vil fremstå en oprettelsesdato. Det vigtigste felt på denne fane er Plannavn, da det er dette navn der vil stå i din planadministration, og navnet skal derfor være sigende så du kan huske hvem den sender den til, hvor tit den sendes og hvad der sendes med planen. De andre felter er ikke obligatoriske, men du kan lave en planbeskrivelse, hvis du har behov for dette.
Side 38 Tips: Det kan være en god ide, at navngive planen efter hvilke rapporter der skal vedhæftes planen, da det dermed fortæller hvad planen indeholder i forhold til område, men også om det er en kvartalsrapport eller månedlig eller andet. Eksempler på plannavne: Høj Strup Have, månedlige overblik Høj Strup Have, månedlig liste Høj Strup Have, kvartalsrapport til arbejdsgruppen Høj Strup Have, kvartalsrapport orientering til chefer
Side 39 4. Udfyld første fane under Opgavestyring Gentagelse Her skal der defineres hvor tit planen skal afsendes (dette skal stemme overens med rapportens opsætning af datointerval). Da det er sjældent at man opsætter en plan der gentages hvert minut, time, daglig eller årlig er disse muligheder ikke med i vejledningen, men principperne bag er de samme, at man vælger for hvert minut/ time eller dag man ønsker planen skal afsendes. Gentagelse - ugentlig: De informationer der er obligatoriske at udfylde er markeret med en rød cirkel på nedenstående billede. Informationerne om afgræsning af gentagelse, er præudfyldt således at start dato er den aktuelle dato, og der er klikket af i `Ingen slutdato, man skal derfor kun ændre i disse, hvis man ikke ønsker den prædefinerede løsning. Den røde cirkel markerer to muligheder som giver dig mulighed for at angive intervallet for hvor ofte du ønsker planen skal afsendes, og herefter kan du vælge hvilken ugedag planen skal afsendes. Herudover er det vigtigt, at angive på hvilket tidspunkt af døgnet planen skal sendes afsted, hvilket du gør ved at klikke på pilen ud for de tre prikker, der er markeret inden i cirklen på nedenstående billede.
Side 40 Gentagelse -månedlig: De informationer der er obligatoriske at udfylde er markeret med en rød cirkel på nedenstående billede. Informationerne om afgræsning af gentagelse, er præudfyldt således at start dato er den aktuelle dato, og der er klikket af i `Ingen slutdato, man skal derfor kun ændre i disse, hvis man ikke ønsker den prædefinerede løsning. Her kan du vælge imellem to muligheder. Den første giver dig mulighed for at angive hvilken numerisk dato i måneden og hvor ofte du ønsker planen skal afsendes angivet i x-antal måned. Den anden giver dig mulighed for at vælge på hvilken ugedag samt for hvert x-antal måned at planen skal afsendes. Herudover er det vigtigt, at angive på hvilket tidspunkt af døgnet at planen skal sendes afsted, hvilket du gør ved at klikke på pilen ud for de tre prikker, der er markeret inden i cirklen på nedenstående billede.
Side 41 Gentagelse -kvartal: De informationer der er obligatoriske at udfylde er markeret med en rød cirkel på nedenstående billede. Informationerne om afgræsning af gentagelse, er præudfyldt således at start dato er den aktuelle dato, og der er klikket af i `Ingen slutdato, man skal derfor kun ændre i disse, hvis man ikke ønsker den prædefinerede løsning. Til at begynde med skal du angive hvilke type af kvartal du ønsker at anvende, hvor der klikkes af i kalender kvartal. Her kan du vælge imellem to muligheder. Den første giver dig mulighed for at angive hvilken numerisk dato i kvartalet og hvor ofte du ønsker planen skal afsendes angivet i x-antal kvartaler. Den anden giver dig mulighed for at vælge på hvilken ugedag samt for hvert x-antal kvartaler at planen skal afsendes. Herudover er det vigtigt, at angive på hvilket tidspunkt af døgnet at planen skal sendes afsted, hvilket du gør ved at klikke på pilen ud for de tre prikker, der er markeret inden i cirklen på nedenstående billede. Tips: Når du angiver hvilket tidspunkt planen skal afsendes, husk at dette er det tidspunkt for hvornår der også tikker en mail ind hos modtageren, og det er derfor god skik at sende den indenfor normal arbejdstid.
Side 42 5. Udfyld første fane under Opgavestyring Besked Felterne `beskedskabelon og feltet `Fra: er automatisk udfyldt, og disse behøver du ikke at gøre noget ved. Til gengæld skal du udfylde `Beskedemne og `Beskedindhold (markeret med en rød cirkel), som bliver sendt med rapporten, og er det som vil fremgå i modtagerens mail. Skriv derfor emnet og beskeden til modtageren, således at modtageren hurtigt kan få en forståelse for rapportens indhold. Tips: Når du skriver en besked til modtageren har du mulighed for at anvende nogle prædefinerede variabler, såsom modtagerens fornavn, efternavn, plannavn og så videre. Dette betyder at den vil indsætte informationen i besked automatisk, men også at hvis du ændre en af variablerne automatisk for eksempel plannavn, skal du ikke ind i beskedindholdet og ændre dette, men blot ændre det i plannavnet under generelt.
Side 43 6. Udfyld første fane under Opgavestyring Modtager Under modtager fanen kan du tilføje modtager, redigerer eller slette modtager. Hvis du ønsker at redigerer en modtager eller slette, skal du sætte et flueben ud for den aktuelle modtager og nederst vælge hvilke handling du ønsker. Ønsker du at tilføje en ny modtager klikkes på tilføj (markeret med en rød cirkel), hvorefter et pop-up vindue kommer frem. Vinduet `Tilføj modtager skal udfyldes for én modtager af gangen, og der skal derfor klikkes ok, efter indtastning af én modtager. Man har mulighed for at tilføje forskellige typer af modtagere, en modtager der har adgang til DPSD og en modtager der ikke har adgang til DPSD. Hvis modtageren har adgang anvendes den øverste mulighed, og der klikkes på vælg, hvorefter man kan søge efter personens navn og herefter vælge den korrekte modtager. Hvis man ønsker at tilføje en modtager der ikke har adgang til DPSD, anvendes den anden mulighed, hvor der indtastes modtagerens navn, arbejdstitel samt mail. Disse brugere kan dog kun modtage PDFfiler, hvilket du skal være opmærksom på når du vælger hvilke(n) rapport(er) der skal være i planen.
Side 44 7. Udfyld første fane under Opgavestyring Indhold Under `Indhold fanen kan du tilføje, redigere eller slette rapporter. Hvis du ønsker at redigere eller slette en rapport, skal du sætte et flueben ud for den aktuelle rapport og vælge hvilken handling du ønsker. Ønsker du at tilføje en ny rapport klikkes på `Tilføj (markeret med en rød cirkel), hvorefter et pop-up vindue kommer frem. Vinduet `Tilføj indhold skal udfyldes for én rapport ad gangen, og der skal derfor klikkes ok, efter indtastning af én rapport.
Side 45 Når du skal tilføje en rapport, skal du anvende scrollbaren for at finde den mappe hvori du har gemt din rapport. Herefter klikker du på den lille pil ud for mappens navn, således at mappens indhold vises, og du kan se din(e) rapport(er). Når du har fundet den ønskede rapport markerer du den med musen, således at den bliver lysegrå, og rapport id samt navn udfyldes under `Rapport information. Til sidst klikker du af i vedhæftet fil (PDFformat) og i link (til DPSD) (begge er markeret med en rød cirkel på billedet) inden du klikker på ok. Dette skal gentages for hver rapport som planen skal indeholde. 8. Kontrol af oplysninger i opgavestyringen Inden du klikker på `OK, er det en god idé at gå alle fanerne igennem for at se om alle informationerne er som du ønsker dem, specielt om modtagerne er de korrekte, men også indholdet og tidspunkt for gentagelsen for planen. Når du har gennemgået dette, kan du klikke på OK, skulle der være noget du har overset og ikke fået udfyldt, som er obligatorisk vil systemet give dig en fejlmeddelelse om dette, hvor der står hvad du mangler at udfylde, for eksempel at du skal angive tidspunkt for afsendelsen, som er under gentagelsesfanen. Når du har klikket på `ok, og planen er udfyldt korrekt, vil den fremgå på listen i din planadministration.
Egne noter: Side 46