REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 18. marts 2014, 18:00 København N Formalia Til stede: Fraværende: Dirigent: Referent: Lars Kristoffersen (LK), Christoffer Halken (CH), Sussi Askler (SA), Maj Svendstorp (MS), Anne Korch (AK), Lisa Suhr (LS), Inge Kristoffersen (IK) Julia Sandner (JS) LK CH Dagsorden Konstituering af ny bestyrelse Gennemgang af viceværtens sager Gennemgang og overdragelse af LK s sager Eventuelt Næste bestyrelsesmøde Konstituering IK valgt som formand, CH som næstformand, SA som 1. kasserer, MS som 2. kasserer, AK som sekretær. LS og JS blev valgt som suppleanter på forrige generalforsamling. Vicevært 1. Etablering af cykelkælder med cykelstativer og et arbejdsrum til cykler. Det skal være de billigste cykelstativer. Martin indhenter to tilbud og laver tegning over stativer. Martin har indhentet to tilbud. Bestyrelsen har besluttet at acceptere tilbud fra Referat af bestyrelsesmøde 18. marts 2014 Side 1 af 1
Hista-Hejls A/S. Tilbuddet indeholder levering af cykelstativer til 69 cykler samt 8 espaliere. Tilbuddet er ekskl. montering. Martin vil forestå arbejdet omkring montering. Beløbet henføres til det på tidligere generalforsamling afsatte beløb. Grundet levering af forkerte espaliere. Levering af korrekte espaliere er nu sket mod en merpris på kr. 13.000 (MN har godkendt). Brædder til montering af fodhegn er indkøbt og malet. Opsætning af fodhegn udsættes til efter altanprojektet er afsluttet. Espalierer og cykelstativer forventes etableret ultimo marts. Indkøb af udstyr til cykelværksted (i kælderen mellem BA 25 og 27); kroge til loft, etablering af belysning. Der er blevet opsat kroge i loftet. Martin sørger for opsætning af belysning. Der skal opsættes nye skilte, så værkstedet bliver mere synligt. Martin undersøger hvorfra tidligere skilte er blevet købt. Arbejdet omkring opsætning af nye cykelstativer er næsten afsluttet. Arbejdet omkring montering af espalierer er undervejs. De sidste fire espalierer, der skal monteres på inder- og ydersiden af porten, afventer altanprojektets afslutning. 2. Martin indhenter tilbud på tilslutning af tre ekstra kameraer til overvågning af skraldesug. Grundet travlhed hos leverandøren afventer vi fortsat det efterspurgte tilbud. CH kontakter Thomas (Grubbe) vedr. redegørelse for håndtering af evt. videomateriale. Tilbud modtaget fra leverandør. Beslutning om eventuel accept af tilbud udsættes til efter afholdelse af ekstraordinær generalforsamling. Opsætning af ekstra kameraer afventer altanprojektets afslutning. 3. --FJERNET FRA EKSTERNT REFERAT-- 4. Installation af BEKEY-enheder (se særskilt punkt under afsnittet Ejendom, vedligeholdelsessager ). Martin koordinerer arbejdet omkring installation af enhederne. 5. Indbrudssikring af port. LK har informeret Martin. (AFSLUTTET) 6. --FJERNET FRA EKSTERNT REFERAT-- 7. Oliering af gulv på altaner. Martin sørger for at indkøbe olie. Andelshaverne sørger for at oliere gulvet første gang. Referat af bestyrelsesmøde 18. marts 2014 Side 2 af 2
Ejendom, vedligeholdelsessager 1. (LK) Altanprojekt, problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Altaner, der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. Opdateringer på hjemmesiden. Møde med Grubbe og Altan.dk torsdag den 10. oktober kl. 9.30. Mødet er afhold mellem Per fra Altan.dk og Martin, Thomas og LK. Uoverensstemmelserne mellem Altan.dk og LK er nu afklaret. Produktionen er sat i gang og monteringen forventes at starte op i januar 2014. Der er ikke planlagt en første byggemøde endnu. Thomas rykker Altan.dk. Skattemæssig konsekvens af korrigeret ejendomsvurdering fra SKAT? CH beder Grubbe om redegørelse. Vi afventer fortsat svar fra Grubbe. LK og Martin gennemgår de foreløbige skader i forbindelse med altanprojektet og dokumenterer skader overfor både Grubbe og Altan.dk. Lars undersøger, hvordan altan gulvet skal vedligeholdes fremover, med oliebehandling mv. Der skal aftales en vedligeholdelsesplan samt indhentes tilbud på halvårlig/årlig oliering fra ekstern virksomhed 2. LK har hørt Asbjørn om at han kan lave en fejlmelding link på hjemmesiden så beboerne kan fejlmelde lys, røgalarmer, rengøring eller andet evt. fra hjemmesiden pris kr. 1.100,- (3 timer). Der skal også udarbejdes link til det nye vaskeri. Bestyrelsen godkender, at det bliver gjort. Der er nogle tekniske problemer med hjemmesiden, når siden forsøgs tilgået via en smartphone. LK beder Asbjørn om at udbedre fejlen. LK har d.d. anmodet Asbjørn om, at han udbedrer fejlen på mobiludgaven af hjemmesiden. 10/3 LK har stadig ikke hørt fra Asbjørn. (FORTSÆTTER) 3. (LK) Bestyrelsen har godkendt, at der indkøbes fire blomsterkasser (inkl. beplantning samt materialer til fæstning), som skal opstilles på Borups Alle på stykkerne mellem butikkerne, hvor der ikke er opsat espalierer. Forventet pris ca. 7500 kr. Viceværten og IJK tager stilling til beplantning på et senere tidspunkt. (FORTSÆTTER) Referat af bestyrelsesmøde 18. marts 2014 Side 3 af 3
Erhverv 1. (LK) Renovering af facader for butikker: Vores nye frisør og caféen har begge fået mundtlig tilsagn om at måtte opføre skilte, men kun midlertidigt. Der er dog også blevet malet ved Ivan M s butik. Han har fået at vide, at det skal der søges om. Han vil søge snarest. Plan for ny facade diskuteres senere. (LK) skaffer tilbud på hvad det koster at rive facade ned + nyt skilte. Fremlægger tilbud næste møde 3. februar. Tilbud på maling af butiksfacader, jf. mail d. 31/1-13 fra Martin. Det vil komme til at koste 21000 + 30000 = 51000 + moms for de 6 butiksfacader. Martin undersøger det nye tilbud for 6 butiksfacader i stedet for 4 butiksfacader. Der er skrevet til http://www.hardenberger.dk/ om tilbud om fremstilling af 6 stk. skilte. Bestyrelsen har besluttet, at der etableres skilte (med belysning) for alle seks butikker, til en samlet pris på kr. 117.000 inkl. moms (nedrivning af eksisterende facade, maling af facader, opsætning af skilte med belysning, etablering af elektriske installationer til lys. Der skal følges op på om arbejdet er lavet ordenligt, inden vi betaler. Indtil videre er det ikke særlig kønt, de nye lister rundt om vinduerne er ikke skåret i vinkel, og malerarbejdet er heller ikke for kønt. LK følger op med Martin om status på udbedring af farve. Butikkerne er nu malet igen og derfor godkendes malerarbejdet. NU mangler der kun at sætte belysning og blomsterkummer. Der er ankommet en lampe som bestyrelsen skal kigge på til næste møde. Forslaget bliver taget op på GF den 8/10-13. Montering af lamper er gennemført. Murerarbejde efter elektrikkeren afventer. Arbejdet skrider frem og nu mangler bare mureren færdiggøre arbejdet. Renovering omkring dørene skal der påpeges at der skal være rengjort efter muren. Mureren mangler endnu at udskifte enkelte mursten samt øverste del af indgangsport på BA 29, jf. aftale. Martin og LK gennemgår det udførte arbejde. Der er nu kun ét udestående: ej fjernet lås i sokkel ved siden af frisør Beboersager -- FJERNET FRA EKSTERNT REFERAT -- Eventuelt Referat af bestyrelsesmøde 18. marts 2014 Side 4 af 4
1. Bestyrelsesmøder vil fremover ligge første onsdag i måneden kl. 18:00. Næste bestyrelsesmøde Dato: onsdag d. 2. april 2014, kl. 18:00 Referat af bestyrelsesmøde 18. marts 2014 Side 5 af 5