Ejerforeningen Åhavnen II 16. maj 2011 Referat fra generalforsamling onsdag, den 4. maj 2011 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor. 4. Forelæggelse og godkendelse af budget for det indeværende regnskabsår, inklusive forelæggelse og godkendelse af andel i driftsudgifter for depotrum til matr.nr. 20 aq. 5. Behandling af indkomne forslag 6. Valg af formand 7. Valg af andre medlemmer er til bestyrelsen 8. Valg af to suppleanter 9. Valg af administrator 10. Valg af revisor og eventuelt suppleant for denne 11. Eventuelt Ad dagsordenens s pkt. 1. Valg af dirigent og referent. Lonnie Hjorthenborg fra Datea vælges som dirigent. Aase Møller (bestyrelsesmedlem) vælges som referent. Lonnie Hjorthenborg (Datea) konstaterer, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt med indkalden 8. april 2011 og revideret dagsorden den 20. april 2011. Generalforsamlingen skal ifølge vedtægterne afholdes inden udgangen af delse maj. Ad dagsordens pkt. 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest for- løbne år. Beretningen tages til efterretning og kan findes på hjemmesiden. Niels Prahl (80) ønsker at vide, hvad bestyrelsen mener med at opretholde gennemkørslen mellem blok 4/9 og 5/10. Bestyrelsen lover at se på dette igen i forbindelse med opsætning af endnu et cykelskur.
Claus Olsen (63) spørger, hvorfor kan man ikke køre igennem blokkene 3/4 og 9. Jens Friis (formand) oplyser, at byggeriet er planlagt med et gangareal og et køreareal med vendeplads og der er ikke plads til gennemkørsel. Imellem de bagerste blokke er der mere plads, hvilket giver mulighed for gennemkørsel. Knud Werner Sørensen (87) oplyser at indkørsel mellem de bagerste blokke går til 6 boliger ved blok 9 fra Vestre Havnevej og til 8 boliger fra Carlsensvej. Gør endvidere opmærksom på at fugerne i den reparerede mur er lysere end de oprindelige. Foreslår desuden, at der placeres en 1 tons kampesten for enden at stien ud mod Vestre Havnevej. Jens Friis (formand) oplyser, at spørgsmålet med de lyse fuger allerede er taget op med murerfirmaet. Majbritt Thulin (39) oplyser, at der ikke må opsættes nogen kampesten ved stien. Ad dagsordenens pkt. 3. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor. Regnskab 2010 Lonnie Hjorthenborg (Datea) gennemgår årsrapport 1. januar 31. december 2010. Revisionsfirmaet BDO konkluderer, at Det er vor opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af ejerforeningens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2010 samt at resultatet af ejerforeningens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar 31. december 2010 i overensstemmelse med årsregnskabsloven. Karsten Rye (81) spørger til beløbet på 54.000 for kælderleje i 2007 og 2008. Jens Friis (formand) oplyser, at beløbet dækker kælderleje for perioden 2007, 2008 og 2009 frem til oktober 2010. Erik Popp Andersen (77) spørger, hvad Åhavnen I har betalt for leje af kælder. Jens Friis (formand) præciserer overfor Datea, at vi bør have udarbejdet et særskilt kælderregnskab, da det p.t. ikke er gennemskueligt. Lonnie Hjorthenborg (Datea) oplyser, at der er tilknyttet en controller til ejerforeningens regnskaber. Der arbejdes på at få teksterne gjort mere forståelige. Ejerforeningen har nu fået en forståelse fra Dateas side, således at vi fremover får et bedre specificeret regnskab, inkl. kælderregnskab. 2
Mariann Bjurner (74) forstår ikke, at kælderudgiften først forekommer som en udgift og efterfølgende som en indtægt. Jens Friis (formand) oplyser, at det er fordi vores udgift til kælder køres i et separat regnskab. Mariann Bjurner (74) spørger, hvorfor er mødeugifter ikke er medtaget i budget 2010. Jens Friis (formand) oplyser, at de ligger i diverse og uforudsete udgifter. Herefter godkendes regnskab 2010. Aktiver/passiver: Aktiver i alt 568.305. Egenkapital: Gæld 43.917. Passiver i alt: 568.305. Lonnie Hjorthenborg (Datea) oplyser, at skyldige omkostninger på 28.375 er snerydning på 14.375 og revisionshonorar på 14.000. Beløbet er først betalt efter årsskiftet, men skal fremgå af regnskabet i 2010. Karsten Rye (81) Udgifter til kælder skjules, når man tager kælderregnskabet ud af det officielle regnskab. Kælderregnskabet bør fremgå af det egentlige regnskab og indtægten fra Åhavnen I bør fremgå tydeligt. Jens Friis (formand) anmoder igen Datea om, at kælderregnskabet bliver gennemskueligt. Lonnie Hjorthenborg (Datea) oplyser, at det er regnskabsteknisk fra revisors side og lover at se på det. Med disse bemærkninger tiltræder generalforsamlingen regnskabet for 2010. Ad dagsordenens pkt. 4. Forelæggelse og godkendelse af budget for det indeværende regnskabsår, inklusive forelæggelse og godkendelse af andel i driftsudgifter for depotrum til matr.nr. 20 aq. Budget 2011: Jens Friis (formand) oplyser, at driftsudgifterne i 2011 bliver forholdsvis store, idet der bliver en del udgifter. Det helt store beløb er oliering af vinduer og skralde/haverækværk, som beløber sig til små 100.000 kr. Bestyrelsen mener dog, at det over en 2-årig periode (2011 og 2012) hænger sammen. Der kommer ikke forslag om et højere bidrag fra beboerne. De 30.000 kr. til konsulentbistand skal kun figurere i 2012. Karsten Rye (81) spørger til, hvad udgiften til konsulentbistand omfatter. 3
Jens Friis (formand) oplyser, at bestyrelsen har besluttet at anvende samme konsulentfirma til 5- års gennemgangen, som jo skal gennemføres i 2012. Jan Hendeliowitz (82) foreslår, at snerydning opgraderes. Ejerne/Ejerforeningen har ansvaret for, at der er ryddet sne og hvis der sker uheld, kan der blive tale om en større erstatning. Foreslår en praktisk foranstaltning med flytning af bilerne, således at der kan ryddes bedre og sneen kan flyttes og at der afsættes et realistisk beløb til snerydning og fjernelse af sneen. Og måske håbe på, at vi ikke behøver at bruge pengene. Jens Friis (formand) oplyser, at Vestre Havnevej er ikke prioriteret fra kommunens side, hvilket øger problemet med sne i Åhavnen. Det koster ca. 12.000 kr. pr. gang at få flyttet sneen. Jan Hendeliowitz (82) muligheden for at en af os kommer til skade (gennemsnitsalderen er høj!) bør give anledning til at overveje at opgradere snerydningen. Jens Friis (formand) lover, at bestyrelsen vi vil se på det og lover også, at det vil koste yderligere, hvis der skal ryddes mere end hidtil. Bjørn Rem (83) mener, at 25.000 kr. i 2012 til vedligeholdelse og forbedringer ikke lyder af ret meget. Spørger om bidrag til ejerforeninger på 35.000 kr. og vil gerne vide, hvad det er. Beløbet er det samme for 2011 og 2012. Jens Friis (formand) oplyser, at de 35.000 kr. er årlig leje af kælder. Vi vender tilbage med kælderregnskabet. Erik Popp Andersen (77) beder om en specifikation af kælderregnskab og budget for kælder. Jens Friis (formand), det lover vi. Med disse bemærkninger tiltræder generalforsamlingen budget for 2011. Budget 2012. Generalforsamlingen har ingen bemærkninger til budget for 2012. Jan Hendeliowitz (82) foreslår, at generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at anvende yderligere midler til at få sneen ryddet og foreslår, at beløbet hæves med 20.000 kr. Birger Davidsen (44) mener også, at det er en god ide at afsætte ekstra til snerydning. Mener, at det er naturligt, at generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at træffe nogle ekstraordinære foranstaltninger af en sådan karakter. Jens Friis (formand). Bestyrelsen modtager gerne generalforsamlingens bemyndigelse og vil naturligvis tage evt. spørgsmål op, hvis der bliver behov herfor. 4
Niels Prahl (80) foreslår øget grusning. Susanne Toft ( 42) støtter gerne, at der gruses ekstra på gangarealer. Sven Levandowsky (38). Der har været en lang overgang i vinteren 2010-2011, hvor man ikke kunne købe salt. Vi fik desuden oplyst fra vicevært, at man ikke kan salt hvis det fryser for meget. Jan Hendeliowitz (82) mener, at det handler om at få et bedre beredskab og gøre det, der er muligt også mht både grusning og saltning. Ønsker med sine bemærkninger at signalere, at bestyrelsen kan handle. Knud Werner Sørensen (87) mener, at det materiel, som der ryddes med er for småt. Michelle (88) mener, at der kan overvejes med nogle kummer med salt, som beboerne kan tage af. Ole Thulin (39) mener, at grus er bedre end salt. Lonnie Hjorthenborg (Datea) konkluderer, at bestyrelsen er bemyndiget til at træffe ekstraordinære beslutninger til flytning af sne, saltning eller grusning. Generalforsamlingen ønsker et bedre sneberedskab, især med saltning og grusning af gangarealer. Frede Grønne (70) spørger om der med gangarealerne menes området foran boligerne. Jens Friis (formand) oplyser, det er arealerne mellem husene, hvor det både kan gås og køres, der er tale om. Svend Erik Kristiansen (85) spørger til, om vi ikke er underlagt offentlige regler vedr. snerydning Jens Friis (formand) oplyser, at det er vi. Lonnie Hjorthenborg (Datea) konkluderer, at nyt, opdateret budget 2012 udsendes med referat og at det vil blive lagt på hjemmesiden. Ad dagsordenens pkt. 5. Behandling af indkomne forslag. Der var indløbet 2 forslag. Karsten Rye foreslår: Jeg vil gerne have vedlagte emne optaget på den kommende generalforsamling som et selvstændigt punkt til diskussion og vedtagelse. (Håber ordlyden er til at forstå, ellers må vi snakke om teksten.) Jeg skal nok stå frem på generalforsamlingen og fortælle om emnet. Det foreslås at der nedsættes et udvalg, der skal undersøge muligheden for at etablere alternativ energi. Udvalget skal inden næste generalforsamling fremlæg en plan for etableringen, samt økonomien i projektet. Ifølge de nuværende prognoser vil det allerede fra 2012 være nødvendigt at importere naturgas fra udlandet, 5
idet de danske naturgas lagre ikke kan klare efterspørgslen. Vi skal derfor forventer at priserne på naturgas vil stige mere, end den økonomiske udvikling på olie og gas i øvrigt er i øjeblikket. Karsten Rye (81) oplyser, at fra slutningen af 2012 skal vi til at købe gas fra Rusland, og hvis udviklingen går som i andre lande stiger priserne mellem 30-50 %. Vi bør se på noget alternativ energi. Det bør undersøges, hvad der kan betale sig. Der er fx mulighed for at føre noget ned gennem kanalerne fra taget. Foreslår derfor, at spørgsmålet undersøges til drøftelse på næste generalforsamling. Bestyrelsen støtter op om forslaget. Foreslår, at der nedsættes et udvalg. Frede Grønne (70) mener, at det er en rigtig god ide med noget alternativt energi. Har hørt noget om jordvarme via et 80 meter langt spyd ned i jorden. Det besluttes at der nedsættes et udvalg, som skal fremlægge et forslag på generalforsamlingen i 2012. Udvalget består af: Niels Prahl (80), Kurt Toft (42), Karsten Rye (81) og Sven Levandowsky (38). Mariann Bjurner foreslår: 1. Hvorfor stadig gennemkørsel imellem de sidste boligblokke efter at der er kommet blomsterkasser. 2. Fællesting med Åhavnen I: Julearrangement, Fastelavnsarrangement, Vinduespudsning og rensning af emhætter/udluftningskanaler (og hvorfor er det ikke sket endnu?) Hvorfor jeg foreslår disse fællesarrangementer med Åhavnen I er både af praktiske/sociale/besparende grunde Mariann Bjurner (74) bemærker, at det i vedligeholdelsesmappen fra JM Danmark fremgår, at ventilatorer skal rengøres efter behov, dog mindst 1 gang årligt. Oplyser, at Åhavnen I får renset deres 1 gang årligt. Jens Friis (formand). Vi har ikke været opmærksomme på dette og har dermed ikke drøftet det i bestyrelsen. Vi undersøger sagen. Mariann Bjurner (74) spørger, hvorfor skal der være gennemkørsel nogle steder og ingen gennemkørsel andre steder. Bjørn Rem (83) oplyser, at det i byggeriet er betinget, at der skulle være gennemkørsel mellem de bagerste blokke, da fordelingen af boligerne var således at der i afsnittet ud mod Vestre Havnevej skulle holde 6 biler og at disse ikke ville have mulighed for at vende. Jens Friis (formand) bemærker, at generalforsamlingen i 2010 besluttede, at blomsterkasserne skulle opsættes som chikane, men at beboerne skulle kunne køre igennem. Det vil bestyrelsen fortsat arbejde for, men afvente den endelige placering af blomsterkasserne i forbindelse med opsætning af nyt cykelskur. Niels Prahl (80) spørger, om det skal forstås således, at når det nye cykelskur er sat op, så laver vi en ny prøveopsætning af blomsterkasserne. 6
Jens Friis (formand) lover, at berørte beboere vil blive inddraget i placeringen. Mariann Bjurner (74) foreslår, at overboere får pudset ovenlysvinduer at samme pudser, hvilket må kunne give en besparelse. Janet Rye (81) / Jens Friis (formand) oplyser, at der foreligger et tilbud fra vores vicevært. Mariann Bjurner (74) mener generelt, at det er en god ide at slå arrangementer sammen med Åhavnen I. Janet Rye (81) foreslår, at arrangementsudvalget drøfter forslaget. Ad dagsordenens pkt. 6. Valg af formand. Nuværende formand, Jens Friis er på valg i 2012. Ad dagsordenens pkt. 7. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen. Majbritt Thulin genvælges for en 2-årig periode. Aase Møller genvælges for en 2-årig periode. Gunnar Clausen vælges for en 2-årig periode. Kurt Toft indtræder i bestyrelsen for en 1-årig periode. Ad dagsordenens pkt. 8. Valg af to suppleanter. Knud Werner Sørensen (87) vælges for en 1-årig periode. Janet Rye (81) vælges for en 1-årig periode. Ad dagsordenens pkt. 9. Valg af administrator. Datea vælges som administrator. Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at vælge anden administrator, hvis det vurderes hensigtsmæssigt. 7
Ad dagsordenens pkt. 10. Valg af revisor og eventuelt suppleant for denne. BDO vælges som revisor. Generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til at vælge anden revisor, hvis det vurderes hensigtsmæssigt. Ad dagsordenens pkt. 11. Eventuelt. Orientering fra arrangementsudvalget: Janet Rye (81) oplyser, at arrangementsudvalget vil prøve at lave lidt flere fælles aktiviteter. Igangværende og kommende arrangementer: Cykeltur hver mandag kl. 19.00. Vi mødes ved cykelskuret ud for nr. 81. Man kan medbringe kaffe eller andet turen tager ca. 1½ time. Tirsdag 17/5 kl. 19.00 lægges der op til at deltage i turistforeningens byvandring og evt. afslutte med en forfriskning i Hugo s kælder. Tilmelding senest den 6. maj til Janet (81) eller Addy 85). Sommerfest afholdes lørdag, den 28. maj 2011. Invitationer er udsendt. Tilmelding bedes ske senest den 9. maj til Janet (81) eller Addy (85). Bestyrelsen gør opmærksom på, at generalforsamlingen i 2012 afholdes: onsdag, den 21. marts 2012. Birger Davidsen (44) gør opmærksom på, at kloakken ud for nr. 44 er tilstoppet. Bjørn Rem (83). Der er igen dukket stilladser op omkring vores byggeri. Beboerne mangler orientering om, hvad der sker. I etape I lavede de en byggefond, således at alle fejl er fundet inden 5- års gennemgang. Foreslår at det samme firma, som har etape I også får vores byggeri. Det kunne måske betale sig for os, hvis vi skulle sælge, at få en kyndig gennemgang af byggeriets standard. Foreslår, at bestyrelsen vurderer, hvad det koster. Erik Popp Andersen (77) spørger, hvad har bestyrelsen tænkt sig at gøre i forhold til JM Danmark. Jens Friis (formand) oplyser, at det er vanskeligt at komme igennem til JM Danmark. Måske kan vi løse problemet med et firma, men så skal vi være forberedt til en evt. retssag og udgiften bliver betragtelig. Bestyrelsen vurderer, at det, der laves nu løser problemerne. Michelle Vincent Müller (88) spørger til, hvad indskud til en byggefond vil beløbe sig til. Bjørn Rem (83) det vil angiveligt koste 5.000 kr. pr. husstand. 8
Jan Hendeliowitz (82) er principielt enig. Foreslår, at det er 5-års gennemgangen, der er afgørende. De skader vi har nu, har JM Danmark også ansvaret for efter 5-års gennemgangen. Birger Davidsen (44) oplyser, at meldingen fra JM Danmark er, at hvis tidligere ejer ikke har rejst problemer ved 1-års gennemgangen, kan spørgsmålet ikke rejses ved 5-års gennemgang. Jens Friis (formand) oplyser, at det også var, hvad vi blev mødt med ved vores møde med JM Danmark i januar. JM Danmark påstår, at har man ikke rejst problemerne tidligere, er der reelt ikke noget problem. Bestyrelsen kender ikke lovgivningen i forhold hertil. Birger Davidsen (44) spørger til hvad en fond nytter, hvis JM Danmark afviser alt. Bjørn Rem (83) oplyser, at de problemer, der er påpeget, har JM Danmark også ansvar for efter 5 år. Problemer ved 5-års gennemgang hæfter JM Danmark også for. Birger Davidsen (44), JM Danmark har oplyst, at de ikke har noget ansvar, når tidligere ejer ikke har meldt det. Claus Olsen (63) har fået oplyst af JM Danmark, at det skulle tages op ved 5-års gennemgang. Karsten Rye (81) siger, at hvis det er sådan, at hvis der ikke kan tages noget op ved 5-års gennemgangen, som ikke er rejst ved 1-års gennemgangen, så er det ikke relevant at gennemføre en 5-års gennemgang. Foreslår, at Carl Bro spørges om det juridiske. Hvis vi står stærkt, bør det nedsættes en fond. Jens Friis (formand) foreslår et udvalg til at undersøge dette. Udvalget sammensættes af: Bjørn Rem (83), Birger Davidsen (44) og Jens Friis (72). Svend Erik Kristiansen (85) spørger til, hvad man gør, hvis man ikke har en PC er, når nu al kommunikation lægges på hjemmeside. Jens Friis (formand) har hørt om et fornuftigt samarbejde mellem naboer og har ikke oplevet det som et problem, at kommunikation foregår via hjemmesiden. Jens Friis (formand) takker bestyrelsen for et frugtbart samarbejde og deltagerne i generalforsamlingen for en konstruktiv debat. 9