Mødedato: Mødetid: Mødested: Fremmødte: Anmeldt forfald: Tirsdag den 6.2.2018 Kl. 18.30 Vilstrup Sognehus Pernille Reschat, Thyra Bohsen, Kirsten Jensen, Flemming Madsen, Lars-Peter Melchiorsen, Christa Bloch, Marius Fallesen, Rasmus Haugaard, Anette Eilers, Helle Evers, Susanne Lind Bente Staub, Eva Anker, Dorthe Knudsen Referat: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Bemærkninger til referat fra den 11.1.2019. 1. Dagsorden godkendt. 2. Referat godkendt. 3. Meddelelser. a. Budgetudvalg 1)Tilretning af bilag til regnskabsinstruksen. 2)Forklaring til momsopgørelsen (hvis muligt). 3)Kort om regnskab 2017. 4)Ønske om en bærbar PC til regnskabsføreren. b. Kirkeværge 3.a 1) I regnskabsinstruksen skal Flemming Madsen erstatte Aase Daugaard. 2) Der er foretaget et skøn over arbejdsfordelingen mellem kirkegård og kirke. Tidligere nævnt spørgsmål omkring moms på stier og gange. Det er lige nu konkluderet, at vi i Vilstrup går ud fra, at 90% er ikke-moms-belagt og 10% er momsbelagt på stier og gange. Men det ser ud til, at der kommer en ny central beregningsmåde. Thyra orienterer senere om den nye beregningsmåde. 3) På nuværende tidspunkt ser det ud til, at der er et overskud på 38.126 kroner. Det vil ændre sig lidt, når regnskabet er helt færdigt. Udgift til gravers merarbejde fordeles mellem de involverede sogne. Der afholdes et afklarende møde med graveren om hans arbejdstid. Næste møde: Godkendelse af regnskab. 4) Regnskabsføreren har tidligere selv lagt bærbar PC til opgaverne som regnskabsfører. Bærbar PC indkøbes til en pris á ca. 6.500 kroner incl. Officepakken. Vilstrups udgift er 25%. 3.b Intet.
c. Kirke- Kirkegård- og markudvalg 3.c Intet d. Aktivitetsudvalg e. Medarbejderne - Opfølgning på aftalerne med organisterne. -Justering af regnskabsførerens honorar i takt med nettoprisindekset (0,7% i 2017 og 1,58% i 2018) f. Formanden - Tilmelding til Stiftsdag 17.3.18. - Møde om sognekoordinator m.m. for formænd, kontaktpersoner, sognekoordinator og præster på Næsset den 6.3.18. 3.d Kontakt med pigekoret. De kommer den 25.4. og ønsker, at kirken er tilgængelig fra kl. 17.00. Pris 8000 kroner. Entre: 50 kroner. Der arbejdes videre med gospel 29.+30. september. Sonja kommer i kirken kl. 15.30 den 21.2. for at snakke udformningen af et klæde, der skal hænge et sted i kirken. Alle i menighedsrådet er velkomne til at deltage i denne samtale. Fin kyndelmisseaften. Fremover lægges det en tirsdag, onsdag eller torsdag. 3.e -Organisternes deltagelse i aktivitetsudvalgsmøde to gange årligt drøftes i aktivitetsudvalget i forhold til det bedste tidspunkt. Eva inviterer til lokalt personalemøde omkring Vilstrup. En kirketjener, præsten, begge kirkesangere, begge organister og kontaktperson. Der arbejdes videre med personalehåndbogen. Ringning er gået i gang: 3 minutter og det er fint. -Menighedsrådet er enig i, at regnskabsførerens honorar skal stige i takt med nettoprisindekset. -Kobbelgaards legat har et gravsted. Slægtning til Kobbelgaard har vist interesse for at bruge gravstedet på et tidspunkt. Menighedsrådet accepterer, at gravstedet anvendes af familien, under forudsætning af, at Stiftet siger ja til det og til almindelig betaling. Flemming arbejder videre med sagen. -Graverne er ved at styne træer. Det bliver flot. Der plantes træer i alleen, hvor der mangler træer. 3.f - LPM er tilmeldt, og PR tilmelder sig. Kirsten og Helle deltager om eftermiddagen og tilmelder sig på Stiftets hjemmeside eller skriver til PR.
-Formandsmøde 28.2. kl. 19.00 i Hammelev. g. Andre 4. Præstens punkt - Gudstjenesteliturgi - Salmedatabasen -Uddeling af bibler til dåbsbørn og konfirmander Halk 12/8, Vilstrup 19/8 og Grarup 26/ kl. 10.30. -Filosofiske saloner 5. Alarm. Fortsætte som nu eller skære ned på omfanget af alarmen? (Se referat fra sidste møde) - PR kan ikke deltage i formandsmøde. Rasmus deltager. 3.g Intet 4. - Gudstjenesteliturgi drøftes på næste møde. - Salmedatabasen koster 1400 kroner for Halk- Grarup-Vilstrup for 6 adgange. Alle nye salmer, der bliver skrevet, kommer i denne database. Salmerne er inddelt i kategorier. Der må kopieres m.m. Menighedsrådet fra Vilstrup tilslutter sig og det afventes, hvad Halk-Grarup siger til forslaget. - Uddeling af bibler til dåbsbørn og konfirmander Halk 12/8, Vilstrup 19/8 og Grarup 26/ kl. 10.30. Aktivitetsudvalget planlægger et arrangement i forbindelse med denne gudstjeneste i Vilstrup. - Filosofiske saloner er kendt fra Nørrebro. Et nyt tema hver gang. Måske kunne man bruge ideen til fyraftensandagter? Så kunne det være Fyraftenssamtaler. Aktivitetsudvalget drøfter ideen. -Børnefestival i Haderslev arrangement arrangeret af KFUM og KFUK. Lokale børn bliver også inviteret herunder også konfirmander. Anmodning om et tilskud. Menighedsrådet tilslutter sig, at vi giver et tilskud på 1000 kroner. PR svarer bekræftende på anmodningen og herefter indbetaler Thyra. - Fastelavn drøftes i aktivitetsudvalget. Skal menighedsrådet være tovholder i afholdelse af Fastelavn. 5. Vi er glade for den mobile åbne-lukke-app, så man kan lukke og åbne kirken hjemmefra. Vi har svært ved at gennemskue, hvilke andre muligheder, der kan tænkes. Kan vi nøjes med låsesystemet? Mangler der en brandalarm? Flemming tager kontakt til et andet firma og undersøger, om der er andre muligheder for
låsemuligheder. Punktet drøftet på et senere møde. 6. Forespørgsel om lån/leje af kirken og et personale til et personalearrangement for personaleforeningen i Haderslev den 9.5.18 (Cohen i kirken). Se udsendt mail. 7. Hjemmesiden 8. Eventuelt 6. Menighedsrådet vil med glæde leje kirken ud til arrangementet. Pris 2000 kroner. Flemming vil gerne stille som personale. Ønsker billet: LPM 2 stk., Marius 1 stk., Christa 2 stk., PR 2 stk., Jytte 1 stk. Øvrige medarbejdere 3 stk. I alt 11 billetter. Flemming skal ikke have billet, da han er i kirken på arbejde. Thyra sender regning. PR svarer. 7. Udkast til ny hjemmeside fælles for Halk- Grarup og Vilstrup pastorater blev gennemgået. Man kommer til hjemmesiden ved at skrive Vilstrup kirke. Alt, hvad der tidligere har været på hjemmesiden, er med på den nye hjemmeside. Fremover vil det være Anette Eilers, der vedligeholder hjemmesiden. Der er mulighed for at tilmelde sig et nyhedsbrev. Er det muligt, at der i link-feltet kommer til at stå halkgrarupvilstrupsogne.dk? Det undersøges. PR læser oplysningerne om Vilstrup Kirke igennem og melder tilbage til Anette, hvis der er noget, der skal fjernes, erstattes eller mangler. Der skal tilføjes billeder af de ansatte ved Vilstrup kirke. Den gamle hjemmeside opsiges, og herefter dirigeres man om til den nye hjemmeside, hvis man søger på Vilstrup Kirke. 8. Thyra: Der er mange udfordringer med det nye lønsystem. Det er mange fejl og det er svært at finde rådgivning ved Stiftet. Det tager ekstra tid. Provsten tager det med i Stiftsrådet. LPM: Uddeling af plan for det næste halve år i kirken. LPM: Dåbsservietterne er færdige og de er blevet meget fine. Stor tak til de kvinder, der har strikket dem. De er forskellige og der er mulighed for at sætte dåbsbarnets navn på servietterne.
Flemming: En af gravermedhjælperne (Inger) har fået nyt arbejde. Der er endnu ikke ansat en ny. PR: Der er menighedsmøde den 4. marts efter gudstjenesten. LPM annoncerer det fra prædikestolen. Anette orienterer på hjemmesiden. Kirsten undersøger, hvem der er hjælpere til mødet. LPM: Forårskoncert med Det glade Kor den 10.4. kl. 19.00. Kirsten: Er det blevet undersøgt, hvad det koster at have lys på kirken? Flemming samler op på de oplysninger, vi har. Punkter til senere møder: - Personalehåndbogen. - Godkendelse af bilag til regnskabsinstruksen. - Godkendelse af regnskab. - Kirsten tager brød med til næste møde i stedet for Thyra. - Gudstjenesteliturgi. - Alarm.