Kogebog 2016 Side 1 af 49
Indhold Indholdsfortegnelse... 3 Kapitel 1 Indledning... 5 Kapitel 2 Ændringer i forhold til sidste år... 7 Kapitel 3 Hvad er et fordelingsregnskab?... 11 Kapitel 4 Definitioner... 14 Kapitel 5 Hvordan laves fordelingsregnskabet? - fra input til output... 18 Kapitel 6: Output-tabeller... 34 Kapitel 7: Årsager til, at Sundhedsdatastyrelsen stopper arbejdet med et fordelingsregnskab... 39 Bilag... 40 2
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 3 Kapitel 1 Indledning... 5 Kapitel 2 Ændringer i forhold til sidste år... 7 2.0 Der sker hele tiden noget... 7 2.1 Sådan beregnes 2017-taksterne... 7 2.2 Tidsplan for 2015-data... 7 2.3 Plan for processen efter aflevering af fordelingsregnskaber... 9 2.4 Ændringer i skabelonen... 9 2.5 Inspirationslisten... 9 2.6 Nyt i kogebogen... 10 2.7 Opmærksomhedspunkter til FD2015... 10 Kapitel 3 Hvad er et fordelingsregnskab?... 11 3.0 Det ene ben i takstberegningen... 11 3.1 Hvorfor skal der laves et fordelingsregnskab?... 12 3.2 Ansvarsfordeling... 12 3.3 Hvordan får jeg hjælp?... 13 Kapitel 4 Definitioner... 14 4.1 Matrice... 14 4.2 Økonomiudtræk... 14 4.3 Omkostningssteder... 14 4.3.1 Endelige omkostningssteder... 14 4.3.2 Midlertidige omkostningssteder... 15 4.3.3 Eksterne omkostningssteder... 15 4.4 Omkostningstyper... 16 4.5 Implantater og medicin... 16 4.6 Fordelingsnøgler... 16 4.7 Løntyper... 17 4.8 Skabelon... 17 Kapitel 5 Hvordan laves fordelingsregnskabet? - fra input til output... 18 5.1. Definition af omkostningssteder... 18 5.2 Udelukkelse af observationer pga. forkerte omkostningssteder... 21 5.3 Implantater og dyr medicin... 23 3
5.4 Fordelingsregnskab... 24 5.5 Fordeling af løn... 24 5.6 Deadline d. 1. februar... 25 5.7 Fordelingsnøgler... 25 5.8 De midlertidige omkostningssteder... 27 5.9 Udleveret medicin... 29 5.10 Håndtering af De kalkulatoriske udgifter (skema 7) i fordelingsregnskabet... 29 5.11 Pointsystemer til dannelse af omkostningsdatabasen... 29 5.12 Metoder og kilder til opgørelse af aktivitetsdata... 31 5.13 Validering... 33 5.14 Diverse... 33 Kapitel 6: Output-tabeller... 34 Tabel 1:... 34 Tabel 2... 35 Tabel 3... 36 Tabel 4... 36 Tabel 5... 36 Tabel 6... 37 Tabel 7a+7b... 37 Tabel 8... 38 Kapitel 7: Årsager til, at Sundhedsdatastyrelsen stopper arbejdet med et fordelingsregnskab... 39 Deadlines... 39 Valideringsark... 39 Outputtabeller... 39 Bilag... 40 Bilag 1 Kontaktpersoner... 41 Bilag 2 Kaskademodellen... 42 Bilag 3 Inspirationsliste over udleveret onkologisk medicin, der skal holdes ude af fordelingsregnskabet... 47 Bilag 4 Udtømmende liste... 48 4
Fordelingsregnskab Kapitel 1 Indledning Velkommen til en kompleks, men spændende opgave. Det, at udarbejde et fordelingsregnskab, involverer rigtig mange forskellige mennesker og mange forskellige dele af hospitalets drift, men det betyder også, at opgaven er rigtigt spændende, fordi den giver et indblik i, hvad der sker rundt omkring på hospitalet. Fordelingsregnskaber bruges til den årlige dannelse af omkostningsdatabasen, som danner grundlaget for beregningen af DRG- og DAGS-takster. Sundhedsdatastyrelsen er i høj grad afhængige af hospitalernes bidrag til denne proces. Fordelingsregnskabet kan også anvendes på hospitalet, da det bl.a. giver et overblik over stamafdelingernes træk på serviceafdelingerne. De første fordelingsregnskaber blev udarbejdet i år 2000, og siden da har samarbejdet omkring forbedringerne og anvendelsen af fordelingsregnskaber været i fokus. I år 2015 var der kun et hospital, som ikke afleverede fordelingsregnskab for år 2014. Et flot resultat som er skabt i et tæt samarbejde med regionerne og hospitalerne. Samarbejdet betyder også, at kvaliteten af fordelingsregnskaberne løbende bliver bedre, og at der arbejdes med form og indhold hen over hele året. Samarbejdet har betydet, at der i dag findes en skabelon til indtastning af fordelingsregnskabet, og at fokus derfor nu kan være på indholdet både på hospitalerne, og når data bearbejdes i Sundhedsdatastyrelsen. I økonomiaftalen mellem Regeringen og Danske Regioner fastslås vigtigheden af, at hospitalerne udarbejder fordelingsregnskaber til takstberegningen. I Økonomiaftalen for 2009 blev det aftalt at nedsætte en arbejdsgruppe, der fik til opgave at sikre, at DRG-systemet understøtter en effektiv styring på hospitalsområdet. Arbejdsgruppen bestod af medlemmer fra Danske Regioner, en fra hver region, KL, Finansministeriet, Sundhedsstyrelsen og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Arbejdsgruppen udarbejdede rapporten: Effektiv styring på hospitalsområdet. Rapporten udpegede arbejdet med fordelingsregnskabet som et fokusområde. Resten af denne vejledning, som kaldes Kogebogen i daglig tale, beskriver, hvordan du udarbejder et fordelingsregnskab; Hvilke ting skal du særligt være opmærksom på? Hvad sker der efter afleveringen? Kogebogen er udarbejdet af Sundhedsdatastyrelsen med inspiration fra regionerne og hospitalerne og ændrer sig løbende i dialogen med dem, som arbejder med fordelingsregnskaberne. Sundhedsdatastyrelsen er meget taknemmelig for dit bidrag. 5
Med venlig hilsen Annemette Anker Nielsen Sektionsleder Afdeling for National Sundhedsdokumentation Sundhedsdatastyrelsen 6
Kapitel 2 Ændringer i forhold til sidste år 2.0 Der sker hele tiden noget Formålet med dette kapitel er at beskrive de ændringer, der er sket med skabelonen til matricen og de krav, der er til udarbejdelsen af fordelingsregnskabet siden sidste år. Kapitlet kan stå alene for de medarbejdere, der har udarbejdet fordelingsregnskabet før og derfor ikke har brug for en gennemgang af de enkelte begreber i metoden. For nye medarbejdere vil de enkelte ting i dette kapitel også være indføjet i selve beskrivelsen af fordelingsregnskaberne i kapitel 5 til 7. 2.1 Sådan beregnes 2017-taksterne Taksterne til 2017 bliver beregnet på fordelingsregnskaberne 2014 og 2015 1. 2.2 Tidsplan for 2015-data Deadline Hvad? Kommentar Den nyeste version af skabelonen Se afsnit 2.4 for ændringer i skabelonen. til matricen udsendes til hospitalerne Kogebog udsendes til hospitalerne Foreløbige aktivitetsdata Som noget nyt udsendes der også en aktivitetsoversigt 15. november 2015 (stamdata og landsregisterdata) over foreløbig data i landsregistrene. udsendes til hospitalerne Dataoversigt for 2015 Oversigten viser hvilke data Sundhedsdatastyrelsen har adgang til, forventer at modtage, måske modtager samt hvilke data Sundhedsdatastyrelsen ikke 1. december 2015 Hospitalerne afleverer mapningstabellen til Sundhedsdatastyrelsen, samt liste over særskilt data har adgang til. Hospitalet bedes sammen med mapningstabellen aflevere en liste over det særskilte data hospitalet forventer at afleverer sammen med fordelingsregnskabet d. 1 april, givet at hospitalet har særskilt data. 20. december 2015 1. februar 2016 Foreløbige økonomital udsendes Fordelingsnøglerne afleveres til Sundhedsdatastyrelsen Når mapningstabellen er godkendt, sættes foreløbige økonomital ind i fordelingsregnskabet (for de regioner, hvor økonomidata er tilgængelige). Der afleveres en oversigt over, hvilke fordelingsnøgler, der anvendes samt hvornår de er opdateret. 1 Grundlaget for takstberegningen 2017 er ikke endeligt besluttet, men vil snarest muligt blive fastlagt i regi af DRGudvalget. 7
15. februar 2016 15. marts 2016 Arket med implantater og medicin afleveres, samt særydelser og tillægsydelser Oversigt over ydelser fra praksissektoren udsendes Oversigt over, hvilke data vi har adgang til udsendes Endelige økonomi- og aktivitetstal afleveres Deadline for at aflevere særskilt data Arket med implantater og medicin afleveres og Sundhedsdatastyrelsen sender en optælling retur til hospitalerne. Hvis hospitalet har særydelser eller tillægsydelser skal der i kommentarfeltet i mapningstabellen angives hvordan disse ydelsesdatasæt skal dannes. Sygehuset tager stilling til praksissektorens andel af aktivitet. Deadline afhænger, hvornår regionerne melder data klar. Hvis hospitalet har særskilt data ved siden af fordelingsregnskabet, skal det sendes til Sundhedsdatastyrelsen senest d. 15 marts 2016. 1. april 2016 Fordelingsregnskab afleveres 8. april 2016 DTD afleveres De tilrettede driftsudgifter afleveres fra regionerne til Sundhedsdatastyrelsen. 29. april 2016 Dialog omkring fordelingsregnskaber afsluttes ninger tilsendt i perioden. Hvilket betyder, at hospitalerne får enhedsomkost- Ultimo juni 2016 De endelige takster 2017 udsendes Sundhedsdatastyrelsen gør opmærksom på at afleveringsdeadlines er kl 8:00 på de angivne datoer. Efter afleveringen af mapningstabellen melder kontaktpersonen til hospitalet om alt er med og om tabellen passer med det foreløbige aktivitetsudtræk. Når de midlertidige økonomital indsættes i fordelingsregnskabet kan sygehuset allerede i december påbegynde arbejdet med at fordele omkostningerne til omkostningsstederne. Selvom det ikke er de endelige udgiftstal, der indsættes i fordelingsregnskabet, kan fordelingen af omkostningerne stadig godt foretages. En stor del af de procentvise fordelinger er uafhængige af det endelige regnskabstal. Når nøgler og implantat/medicinarket er afleveret, melder kontaktpersonen tilbage til hospitalet om dokumentationen af nøglerne opfylder kravene og om de valgte implantater og medicin stemmer med forventningerne hos Sundhedsdatastyrelsen. Hospitalerne skal rette fordelingsregnskabet til efter tilbagemeldingerne fra kontaktpersonen til de aftalte deadlines. Ved den endelige aflevering vil der muligvis også komme krav om tilretninger, som skal udarbejdes til de aftalte deadlines. 8
2.3 Plan for processen efter aflevering af fordelingsregnskaber De følgende punkter beskriver forløbet efter fordelingsregnskaberne er blevet afleveret til Sundhedsdatastyrelsen: Hospitalerne afleverer fordelingsregnskaberne til Sundhedsdatastyrelsen d. 1. april. Hospitalerne modtager, kort tid efter afleveringen af fordelingsregnskaberne, første version af output-tabellerne. Sammen med output-tabellerne modtager hospitalerne en excel-skabelon, som skal anvendes til at kommentere på output-tabellerne. Deadline for tilbagemelding til Sundhedsdatastyrelsen på output-tabellerne er 2-3 dage. Samarbejdet omkring output-tabellerne forventes at vare 2-3 uger, hvor der vil være en del pingpong frem og tilbage mellem hospitalerne og Sundhedsdatastyrelsen. Processen efter aflevering af fordelingsregnskaberne slutter når omkostningsdatabasen er dannet og valideret. 2.4 Ændringer i skabelonen I år er der sket følgende ændringer i skabelonen: I mapningstabellen er der blevet oprettet 3 nye omkostningstyper: TILL: Tillægsydelser dækker over særlige omkostninger på en sengeafdeling, et ambulatorie eller operationsgang, som kan knyttes til specifikke patienterne via fx en procedurekode. KFNM: Klinisk fysiologi og nuklearmedicin sidste år var der kun omkostningstypen AMBKFN i mapningstabellen, men vælges denne omkostningstype kobles der kun KFNM ydelser på ambulante patienter. Ved omkostningstypen KFNM kobles der KFNM ydelser på både ambulante og stationære patienter. AMBKAR: Kardiologisk ambulatorium, hvor der anvendes et speciale specifikt ambulant vægtningssystem til at fordele udgifterne ud på de patienter der mappes ved denne omkostningstype. De eksterne omkostningssteder i matricen er blevet ændret så de svarer til skema 4, 5 og 6 i De tilrettede Driftsudgifter: Slettet: o Skema 4 Andre udgifter til psyk uden for psyk. Afd., soma. Sgh o Skema 5: Andre udgifter Ændret: o Skema 6: Akutbiler, lægeambulancer og helikopter er blevet ændret til Præhospital Tilføjet: o Skema 6: Tolkebistand o Skema 6: Udleveret medicin 2.5 Inspirationslisten Inspirationslisten for implantater og medicin kan ses på www.drg.dk. Listen er opdateret i efteråret 2015. 9
2.6 Nyt i kogebogen I år er der blevet tilføjet følgende nye afsnit i Kogebogen: 5.11 Pointsystemer til dannelse af omkostningsdatabasen o Afsnittet beskriver hvilke pointsystemer Sundhedsdatastyrelsen anvender til at fordele omkostningerne ud på patienterne. 5.12 Metoder og kilder til opgørelse af aktivitetsdata o For at der kan dannes en omkostningsdatabase skal der både anvendes et fordelingsregnskab (økonomi) og aktivitetsdata. Aktivitetsdata kommer fra forskellige kilder og opgøres efter forskellige metoder. I afsnittet beskrives det hvilke kilder og metoder Sundhedsdatastyrelsen anvender for opgørelsen af aktivitetsdata for aktivitetsåret 2015. 5.1 Definition af omkostningsstederne o Afsnittet er ikke nyt, men der er blevet tilføjet en uddybende beskrivelse af forskellen på de fire forskellige typer af operations- og anæstesiomkostningssteder. 2.7 Opmærksomhedspunkter til FD2015 Udleveret medicin Ligesom sidste år, skal udleveret medicin til onkologiske ambulante patienter ikke længere indgå i DRG-taksterne. Se afsnit 5.8 for uddybelse. Output-tabeller Efter fordelingsregnskaberne er blevet afleveret d. 1. april 2016, dannes individuelle omkostningsdatabaser for alle hospitalerne. I den forbindelse udsendes output-tabeller til hospitalerne, som skal bruge tabellerne til at validere data med. Validering af data på dette tidspunkt i takstberegningen er meget vigtig og derfor har Sundhedsdatastyrelsen udarbejdet en manual til output-tabellerne (kapitel 6). Sundhedsdatastyrelsen har desuden udarbejdet et excel-ark til kommentarer, som sendes ud sammen med output-tabellerne. Hospitalerne bedes returnere disse med kommentarer til outputtabellerne. Format Det er vigtigt, at skabelonen gemmes i.xlsm-format. Der er indbygget en række automatisk tjek, samt restriktioner i skabelonen, som kun fungerer, hvis makroerne tillades. Restriktionerne er særligt vigtige, da det sikrer at Sundhedsdatastyrelsen modtager struktureret data. 10
Kapitel 3 Hvad er et fordelingsregnskab? 3.0 Det ene ben i takstberegningen Fordelingsregnskabet er en metode til at opgøre et hospitals samlede udgifter til patientbehandling. I modsætning til hospitalets officielle regnskab, som overordnet har til formål at opgøre de afholdte udgifter målt i kroner og sammenholde det med budgettet, skal fordelingsregnskabet medvirke til en mere detaljeret beskrivelse af sammenhængen mellem det faktiske ressourceforbrug og produktionen på hospitaler. I fordelingsregnskabet fordeles udgifterne fra hjælpeafdelingerne som f.eks. køkken, teknisk afdeling og administrationen til de afsnit, hvor patientbehandlingen foretages, således, at det bliver muligt at udregne en samlet udgift for hele patientens ophold på et hospital. Et ophold på hospitaler, uanset om det er en indlæggelse eller et ambulant besøg, består af en række ydelser; det kan være undersøgelse af en læge, en blodprøve eller et røntgenbillede. Det kan også være en operation, hvor patienten bliver bedøvet og bagefter er på opvågningen inden patienten udskrives eller overføres til en sengeafdeling. Sammen med alle hospitalets patientdata kobles fordelingsregnskabet i Sundhedsdatastyrelsens omkostningsdatabase. Resultatet bliver en pris for den samlede behandling for forskellige patientgrupper defineret ved speciale, patienttype og til dels ved diagnose og procedure. På denne baggrund kan der sammenlignes på tværs af afdelinger og hospitaler. Omkostningsdatabasen er opbygget på baggrund af økonomi- og aktivitetsdata indsamlet fra hospitalerne som illustreret i figur 1. Figur 1 Metode Aktivitet Ressourceforbrug Patientadministrative system Kliniske databaser Andre elektroniske aktivitetsopgørelser Årsregnskab Kalkulatoriske udgifter Tjenestemandspension Forrentning og afskrivning Patientrelateret aktivitet Fordelingsregnskab Patientrelateret omkostningsdatabase For at kunne prissætte ydelser for behandling i DRG-systemet skal man i princippet fastlægge de omkostninger, som den enkelte patientkontakt har medført. En kontakt kan indeholde forskellige ydelser. Det kan f.eks. være et antal sengedage, en røntgenundersøgelse og en operation. 11
For at bestemme omkostningerne forbundet med kontakten vil det således være nødvendigt, at kende omkostningen forbundet med en sengedag, omkostningen ved røntgenundersøgelsen samt omkostningen ved operationen. De enkelte delomkostninger summeres, og den samlede omkostning forbundet med indlæggelsen kan beregnes. 3.1 Hvorfor skal der laves et fordelingsregnskab? Sundhedsdatastyrelsen beder hvert år hospitalerne om et fordelingsregnskab, som bidrag til den årlige takstberegning. Det er vigtigt, at så mange hospitaler som muligt deltager i takstberegningen med et fordelingsregnskab for at kunne beregne så korrekte takster som muligt, der dækker den størst mulige aktivitet og økonomi på hospitalsområdet. På den måde kommer udgifterne, til den samme behandling, fra både et lille hospital og fra et universitetshospital med i beregning af taksten. Udarbejdelsen af fordelingsregnskaberne på hospitalerne er vigtig for at give et billede af hospitalets træk på egne afdelinger, og fordelingsregnskaberne udarbejdes bedst lokalt, hvor kendskabet til hospitalets drift er størst. På den måde bliver fordelingsnøgler og koblingen mellem økonomi og aktivitet udarbejdet i samarbejde med de enkelte kliniske afdelinger. 3.2 Ansvarsfordeling Skal fordelingsregnskaberne opfylde ovenstående formål, er det nødvendigt med både en højere grad af standardisering og detaljeringsniveau. Detaljeringsgraden skal implementeres på hospitalerne, mens standardiseringen skal ske i fordelingsregnskabsmatricen, der udarbejdes af Sundhedsdatastyrelsen. Det er hospitalernes ansvar at udarbejde korrekte og detaljerede fordelingsregnskaber, og som tidligere nævnt er det vigtigt, at fokus ligger på hospitalerne pga. lokalt kendskab. Det er regionernes ansvar, at stå for den interne koordination af arbejdet med fordelingsregnskabet i regionen. Det er Sundhedsdatastyrelsens ansvar at anvende fordelingsregnskaberne til takstberegningen samt at levere en skabelon således, at fordelingsregnskaberne kan udarbejdes på matriceform og i samarbejde med regionerne at sørge for, at kvaliteten i fordelingsregnskaberne højnes. Sundhedsdatastyrelsen, regionerne og hospitalerne har et fælles ansvar for at sikre et fortløbende godt samarbejde om at forbedre fordelingsregnskaberne. Dette sker ved at udvikle redskaberne til udarbejdelse af et godt fordelingsregnskab, således at Sundhedsdatastyrelsen får gode input til at forbedre matricen, ligesom regionerne og hospitalerne får gode input til at forbedre fordelingsnøgler, omkostningssteder og lignende i fordelingsregnskaberne. 12
3.3 Hvordan får jeg hjælp? Sundhedsdatastyrelsen tilbyder løbende hjælp til udarbejdelse af fordelingsregnskabet. Hvert hospital tildeles en kontaktperson i Sundhedsdatastyrelsen (se bilag Kontaktpersoner ), og kontaktpersonerne kommer gerne ud på hospitalerne, både ved introduktion af nye medarbejdere til opgaven og ved det almindelige arbejde med fordelingsregnskabet. Desuden har hver region en kontaktperson for arbejdet med fordelingsregnskab, som kan kontaktes og evt. formidle en sparring med andre hospitaler. Derudover er det en god idé, at der i regionen foregår et koordinerende arbejde, hvor hospitalerne kan ensrette metoder, diskutere omkostningssteder eller fordelingsnøgler, samt generelt at udveksle metoder og idéer, der kan forbedre fordelingsregnskabets kvalitet. 13
Kapitel 4 Definitioner Dette kapitel er en introduktion til de begreber, der benyttes i arbejdet med fordelingsregnskabet. Kapitlet vil derfor kunne anvendes som et opslagsværk, når selve fordelingsregnskabet skal udarbejdes. 4.1 Matrice En matrice er i matematikken en nyttig måde at stille en række "tal" op i en tabel. Matricer har et antal rækker og et antal søjler. Man snakker om en m n-matrice, hvor m er antallet af rækker, og n er antallet af søjler. Rækker og søjler knyttes til hinanden via tallene i matricen. I fordelingsregnskabet er udgifterne rækker og omkostningsstederne kolonner. De bliver knyttet sammen, når fordelingerne af udgifterne bliver sat ind med procentangivelser. Af matricen fremgår det således, hvilket omkostningssted hver enkelt udgift knyttes til. 4.2 Økonomiudtræk Talgrundlaget for fordelingsregnskabet er hospitalets årsregnskab og kontoplan. Der rekvireres et udtræk fra økonomisystemet for hele hospitalet på registreringskontoniveau. Udtrækket overføres til Excel (regneark) således, at der bliver en række for hvert kontonummer med forbrug. Region Midtjylland, Region Syddanmark og Region Nordjylland får deres økonomiudtræk fra Sundhedsdatastyrelsen. 4.3 Omkostningssteder Omkostningssteder kan være endelige, midlertidige eller eksterne. Fælles for dem er, at der er tilknyttet en økonomi som enten er bogført direkte eller tilført i matricen. De midlertidige og endelige omkostningssteder indgår i takstberegningen, De eksterne omkostningssteder holdes ude. 4.3.1 Endelige omkostningssteder De endelige omkostningssteder er sengeafsnit, ambulatorier (bemærk at indlagte og ambulante patienter ikke må være under samme omkostningssted), akutmodtagelser, visitationsafsnit, intensivafsnit, operationsgange, anæstesiafdeling, opvågning, fødegang, jordemoderkonsultationer, hjemmefødsler samt alle de kliniske hjælpeafdelinger som f.eks. røntgenafdeling, laboratorium osv. Som udgangspunkt er hvert afsnit med aktivitet et endeligt omkostningssted. Der kan dog være steder, hvor det enten ikke er muligt at opdele udgifterne på så lavt niveau eller steder, hvor det ikke giver mening. 14
Eksempel: En medicinsk afdeling med to sengeafsnit, hvor patienterne ikke ligger opdelt efter diagnoser, men er placeret tilfældigt på de to afsnit. Her er det ikke nødvendigt at dele sengeafsnittene op i to selvstændige omkostningssteder, da det er samme type patienter/samme DRG-grupper på begge afsnit. På en kirurgisk afdeling, hvor alle knæoperationerne ligger på afsnit 1 og alle hofteoperationerne på afsnit 2, giver det mening at dele afdelingen op i to særskilte omkostningssteder, da omkostningerne vil blive fordelt til forskellige patienttyper (DRG-grupper). 4.3.2 Midlertidige omkostningssteder De midlertidige omkostningssteder er de afdelinger, der senere i fordelingsregnskabet skal fordeles til de øvrige afdelinger. Det kan være køkken, administration, teknisk afdeling mv., men også tværgående kliniske afdelinger, hvor der ikke er cpr-relatér bare data til rådighed. De midlertidige omkostningssteder fordeles efter en kaskademodel. Modellen er beskrevet i kapitel 5 og i bilag 2 omkring Kaskademodellen. 4.3.3 Eksterne omkostningssteder Der findes en række omkostninger, som holdes ude af fordelingsregnskabet. Dette gøres for at kunne sammenligne hospitalerne med hinanden. Det kan f.eks. være, at et hospital køber en ny MR-scanner, mens et andet hospital leaser den, i dette tilfælde vil udgiften ikke være ens over de forskellige år. Det, der holdes ude af fordelingsregnskabet, skal være det samme som holdes ude af de tilrettede driftsudgifter. Sammenhængen mellem fordelingsregnskabet og de tilrettede driftsudgifter er ubrydelig. Fordelingsregnskabet beskriver, hvad det koster at drive behandling på de enkelte afsnit og de ting, der ikke bidrager til taksterne, holdes ude akkurat som i de tilrettede driftsudgifter. En korrekt indberetning skal derfor kunne aflæses i fordelingsregnskabet. De tilrettede driftsudgifter deler udgifterne op i syv skemaer. Det er skema 4-7, som er de eksterne omkostningssteder i fordelingsregnskabet: Skema 4: Udgifter til psykiatriske afdelinger konteret på somatiske hospitaler (funktion 4.01). Da psykiatriske afdelinger ikke indgår i takstgrundlaget, vil disse i fordelingsregnskabet være henført som eksterne udgifter, og oprettes disse som et særskilt omkostningssted, kan udgiften tages direkte herfra. Skema 5: Leasing og huslejeudgifter, hvis disse allerede har et særskilt eksternt omkostningssted, kan udgiften aflæses heraf. 15
Skema 6: Udgifter til andet end egen patientbehandling og korrektioner for forskelle i regnskabspraksis. På samme måde som i skema 4 og 5 er der oprettet særskilte omkostningssteder for dækningsbidrag, forsikringer m.m., og alle korrektionerne kan hentes her. Omkostningsstedet Aktivitet der ikke indgår i LPR, er summen af den udtømmende liste (se bilag 4). Skema 7: Vederlagsfri ydelser mellem hospitaler (interne overførsler, der ikke er bogført). I skabelonen til Fordelingsregnskabet er alle de eksterne omkostningssteder prædefineret. Der må derfor ikke oprettes nye eksterne omkostningssteder. 4.4 Omkostningstyper Til hvert af de endelige omkostningssteder skal der knyttes en betegnelse for hvilken type omkostningssted, der er tale om. Oplysningen er nødvendig for, at Sundhedsdatastyrelsen kan koble den rigtige aktivitet med de rigtige omkostninger. Eksempelvis fremgår det ikke umiddelbart, om et operationsafsnit er med eller uden anæstesi (bemærk at der er forskel på omkostningstypen ved operationsafsnit med anæstesi og de operationsafsnit, hvor anæstesi er et særskilt afsnit). Ambulatorierne skal defineres ud fra, hvilket speciale afsnittet tilhører, mens sengeafdelingerne kun benævnes som sengeafsnit. I skabelonen er alle omkostningstyper indsat i en drop-down menu. På den måde er listen altid opdateret, og det er let at finde den rigtige omkostningstype. Se også kapitel 5 for en mere detaljeret gennemgang af de forskellige omkostningstyper og konsekvenserne af forkerte omkostningssteder i fordelingsregnskabet; udelukkelse af observationer i takstberegningen. 4.5 Implantater og medicin I behandlingen på hospitaler indgår der ofte særligt dyre implantater eller medicin, som gør behandlingen dyr. For at de enkelte ydelser ikke skal belaste den gennemsnitlige pris for behandlingen, og for at man kan isolere udgiften til de patienter, som reelt har fået implantatet eller medicinen, laves der særskilte omkostningssteder for udgifterne. Det er vigtigt, at man kan isolere udgiften ved at udskille de patienter, som det drejer sig om enten via behandlings- eller procedurekoder (SKS-koder), eller via en liste med CPR-numre over de pågældende patienter. På www.drg.dk ses en inspirationsliste over implantater og medicin, som anvendes på hospitalerne. 4.6 Fordelingsnøgler Hvert kontonummer i matricen (rækkerne) skal fordeles på et eller flere omkostningssteder (kolonnerne). Fordelingsmetoden er defineret ud fra fordelingsnøgler. 16
Langt de fleste kontonumre vil skulle henføres direkte med 100 pct. til et specifikt omkostningssted. Det drejer sig typisk om alle de midlertidige omkostningssteder og fordelinger bogført på sengeafsnit og ambulatorier. Nogen steder bogføres der ikke direkte på afsnit, men på afdelingens fællesafsnit (hovedsagligt læge- og sekretærløn), og dette kræver en fordelingsnøgle således, at beløbet kan blive delt ud på de afsnit, hvor der er aktivitet. Eksempelvis bør lægelønnen fordeles efter arbejdstidsplaner. Der anvendes også fordelingsnøgler til fordelingen af de midlertidige omkostningssteder til de endelige omkostningssteder. Eksempelvis kan køkken fordeles med antallet af kostdage. 4.7 Løntyper I fordelingsregnskabet skal der for alle lønudgifter vælges en løntype i kolonnen Løntype (arket Fordelingsregnskab). Her er løntyperne prædefineret, og der vælges mellem: Lægeløn Sygeplejerskeløn Lægesekretærløn Anden løn Vikarløn, egne Det er vigtigt at følge denne ensretning af navnestandarder, da det øger muligheden for sammenlignelighed og brug af fordelingsregnskabet til ABC-analyser. 4.8 Skabelon Hvert år udarbejder Sundhedsdatastyrelsen en Excel-skabelon som skal bruges til at lave fordelingsregnskabet på matriceform i. Skabelonen består af flere ark, med hver sin betydning: OmkostningsstedMapning til definition af omkostningsstederne Fordelingsregnskab som er selve matricen til fordeling af udgifter FordelingMidlertidige til fordelingen af de midlertidige omkostningssteder Implantater til indtastning af implantater, som kan relateres til de enkelte patienter via procedurekoder Medicin til indtastning af særlig dyr medicin, som kan relateres til de enkelte patienter via procedurekoder FordelingsNøgler til fastlæggelse af mulige fordelingsnøgler til fordeling af løn og af de midlertidige omkostningssteder Validering arket som viser brugerfejl i fordelingsregnskabet Ford2SAS som er beregning af takstgrundlaget; Udgifterne til de endelige omkostningssteder + udgifterne fordelt hertil via de midlertidige omkostningssteder. 17
Kapitel 5 Hvordan laves fordelingsregnskabet? - fra input til output Udarbejdelsen af fordelingsregnskabet er en proces, der kræver indhentning af en række forskellige materialer fra hele hospitalet og skal derfor igangsættes i god tid. Hertil kommer, at Sundhedsdatastyrelsen har fastsat en række tidsfrister, hvor forskellige dele af fordelingsregnskabet skal afleveres. Det kræver derfor et overblik over hele arbejdet tidligt i processen, så materiale kan indhentes, og deadline kan overholdes. Tidsfristen for de forskellige deadlines kan ses i kapitel 2. Sundhedsdatastyrelsen hjælper gerne hospitalerne med udarbejdelsen af en arbejdsplan, samt med selve fordelingsregnskabet ved problemområder. Kapitel 5 er en gennemgang af processen omkring udarbejdelsen af fordelingsregnskabet og kan anvendes som en trin-for-trin guide. 5.1. Definition af omkostningssteder Arket OmkostningsstedMapning udfyldes som det første. Dette kræver, at omkostningsstederne defineres. En definition af omkostningssteder betyder, at alle hospitalets afdelinger/afsnit vedr. somatisk behandling skal indsættes som hhv. midlertidige eller endelige omkostningssteder. De endelige omkostningssteder kobles med aktivitetsdata. Det er derfor vigtigt at anvende den oversigt over, hvilke systemer, der er adgang til, som Sundhedsdatastyrelsen sender ud. Et eksempel på dette kan være en klinisk mikrobiologisk afdeling, hvor Sundhedsdatastyrelsen ikke har adgang til data på cpr-nummer niveau. I dette tilfælde skal der oprettes et midlertidigt omkostningssted, for den kliniske mikrobiologiske afdeling, og udgifter for afdelingen skal fordeles med en fordelingsnøgle efter f.eks. forbrug, for de forbrugende afdelinger. Da der ikke er adgang til aktivitetsdata, skal der således heller ikke mappes nogen afdeling på de midlertidige omkostningssteder. De eksterne omkostningssteder er prædefineret. Det er dog muligt at ændre og slette i dem. Hvis der tilføjes ekstra eksterne omkostningssteder, skal dette ske efter aftale med Sundhedsdatastyrelsen. De eksterne omkostningssteder er defineret ud fra De tilrettede driftsudgifters skema 4-7 og skal derfor stemme med hospitalets indberetning. For de endelige omkostningssteder defineres også hvilke SKS-koder, aktiviteten (sengedage, ambulante besøg og operationer) findes på. SKS-koderne skrives i kolonne Afd1 og videre ud. Der kan kun skrives én SKS-kode i hvert felt. SKS-koden skrives med sygehusnummeret først og dernæst afdelingskoden uden punktummer eller mellemrum. Eksempelvis skal der stå 4202029, og hvis der yderligere skal defineres et afsnit sættes afsnitskoden efter den 7- cifrede SKS-kode uden mellemrum og punktummer: 4202029medamb. 18
På de ambulante (omkostningstype AMB(XXX)) og indlagte (omkostningstype SENG) omkostningssteder må SKS-koden kun anvendes én gang, de må dog gerne gentages under operations- og anæstesiomkostningssteder. Vær også opmærksom på, at en 7-cifret SKS-kode betyder, at alle afsnitskoderne inden for denne kode medtages. Eksempelvis betyder SKS-kode 1501032, at 1501032M2 medtages og derfor ikke må gentages igen et andet sted under omkostningssteder defineret med omkostningstypen SENG eller en af de ambulante omkostningstyper. I tabellen nedenfor, som er et udsnit af en mapningstabel, vises forskellige måder at indsætte SKS-koder på. Den første tabel viser to forkerte måder at indsætte SKS-koder på: 1. SKS-koden 1501037 er anvendt under to AMB steder, hvilket betyder at aktiviteten kommer til at tælle dobbelt og de samme patienter vil få fordelt omkostninger fra begge AMB omkostningsstederne. 2. Der skal være konsistens i mapningen af SKS-koder, derfor må der ikke være mappet på afsnitsniveau ved SENG, samtidig med der er mappet på afdelingsniveau ved AMB. Forkert indsættelse af SKS-kode: OmkType Kommentar OmkTypeNummeret Afd1 SENG: Stationære omkostninger Orto-kir. SENG 1501032M2 AMB: Ambulatorium AMB 1501037 AMB: Ambulatorium AMB 1501037 De to næste tabeller viser to korrekte måder, at indsætte SKS-koder på. Begge måder går helt enkelt ud på, at man skal være konsekvent i brugen af SKS-koder: Enten bruges den 7-cifret SKS-kode alle steder, hvor afdelingen skal stå i mapningstabellen - ellers bruges afsnitskoder alle steder. Korrekt indsættelse af SKS-kode: OmkType Kommentar OmkTypeNummeret Afd1 SENG: Stationære omkostninger Orto-kir. SENG 1501032 AMB: Ambulatorium AMB 1501037 AMB: Ambulatorium AMB 1501039 OmkType Kommentar OmkTypeNummeret Afd1 SENG: Stationære omkostninger Orto-kir. SENG 1501032M2 AMB: Ambulatorium AMB 1501037M7 AMB: Ambulatorium AMB 1501039M9 Bemærk at operationsgangene skal være opdelt på speciale og patienttype (ambulant/stationær). Dette betyder, at hvis der findes fælles operationsgange, skal udgifterne til disse deles op på hvert speciale. Dette gøres bedst i samarbejde med afdelingerne. På mange hospitaler er lønnen til de læger, som udfører operationerne, allerede i dag bogført på afdelingen og bliver efter den gamle metode flyttet til operationsafsnittet. Nu skal lønningerne i stedet flyttes til de respektive operationsomkostningssteder, hvor afdelingerne er mappet efter speciale. Udgifterne kan både være løn til operationssygeplejersker, rengøring og utensilier m.m. 19
Som udgangspunkt for en snak med afdelingerne kan bruges en oversigt over operationskoder udført på operationsgangen. Det er vigtigt, at der for hvert omkostningssted defineres en omkostningstype, som beskriver, hvilken type afdeling, der er tale om. Vær opmærksom på, at der for sammedags- og dagkirurgi skal anvendes den tilhørende ambulante, specialespecifikke omkostningstype (AMB(XXX)) og ikke operationsomkostningstypen (OP- ANVGT eller OPERVGT). Der er udarbejdet særlige vægte for sammedags- og dagkirurgien, og de anvendes ikke hvis omkostningstypen er OPANVGT eller OPERVGT. For stationære operationsgange og ambulante operationsgange, der ikke er dækket af det specialespecifikke vægtningssystem, har valget af omkostningstype betydning for udvælgelsen af patientaktiviteten på operationsgangen. Da udvælgelsen af patienter sker på baggrund af stamdata, vil registreringen af aktivitet have betydning. Den ene mulighed er, at patientaktiviteten udvælges på baggrund af patientens stamafdeling i stamdata. Alle patienter med de stamafdelinger, der er mappet på operationsomkostningsstedet, vil få fordelt omkostninger, såfremt der er registreret vægtbærende k-koder. Her vælges OPANVGT/OPERVGT. Den anden mulighed er, at udvælgelsen sker på baggrund af den producerende afdeling. Da vil udvælgelsen af patientaktiviteten ske på baggrund af, hvor de mappede afdelinger/afsnit på operationsomkostningsstedet har været producerende afdeling i stamdata. Her vælges OPAN/OPER. Det vil sige: Vælges der OPANVGT/OPEVGT, så udvælges de patienter, som har stamafdeling på de afdelinger der er mappet i mapningstabellen. Vælges der OPAN/OPE, så udvælges de patienter, hvor de mappede afdelinger har været producerende afdeling (altså har lavet en ydelse på patienten). Når patientmængden er defineret (enten ved OPANVGT/OPEVGT eller OPAN/OPE metode), så kobles operationsvægtningssystemet på. Operationsvægtsystemet består kun af K-koder. Når der ses på de registrerede procedurekoder på patienterne er det kun de K-koder, der findes i vægtsystemet som vil få tildelt en vægt, derfor udtrykket vægtbærende K-koder. Dvs. hvis en patient får udført en specifik K-kode og denne K-kode ikke eksisterer i operationsvægtsystemet, så vil denne patient ikke få tildelt nogle operationsomkostninger. Det er det samme vægtningssystem som benyttes ved de to metoder (OPANVGT/OPEVGT og OPAN/OPE). Eksempel: En patient er indlagt på afdeling 3800XXX, og bliver opereret under indlæggelsen. I fordelingsregnskabet er defineret en sengeafdeling (SENG), som endeligt omkostningssted. Sygehuset fordeler udgifter til sengeafdelingen, som Sundhedsdatastyrelsen fordeler ud på patienterne efter antal sengedage. Men da denne patient også har været på operationsgangen, skal denne patientkontakt også have fordelt nogle udgifter for operationen, for at omkostningsdatabasen kan afspejle det rigtige ressourcetræk. Sygehuset har derfor også defineret en operationsgang i mapningstabellen som et endeligt omkostningssted. Hvis der er valgt OPANVGT og afdeling 3800XXX er mappet, så vil Sundhedsdatastyrelsen finde alle patienter, der har stamafdeling 3800XXX, og samtidig har en vægtbærende k-kode registreret som procedurekode. Hvis der derimod er valgt OPAN som omkostningstype på operationsgangen, og afdeling 3800XXX er mappet, så vil 20
Sundhedsdatastyrelsen søge efter alle patienter i stamdata, hvor afdeling 3800XXX har været producerende afdeling på K-koder. I dette tilfælde vil sengeafdelingen, 3800XXX, sandsynligvis ikke være registreret som producerende afdeling på de udførte operationer, og Sundhedsdatastyrelsen kan ikke finde nogle patienter i stamdata. Her vil Sundhedsdatastyrelsen foreslå at omkostningstypen ændres eller at den mappede afdeling ændres til operationsgangen. For udefunktioner, fastlægger regionen i samarbejde med Sundhedsdatastyrelsen hvorledes det håndteres i fordelingsregnskabet. Regionen skal derfor kontaktes, hvis der er udefunktioner. 5.2 Udelukkelse af observationer pga. forkerte omkostningssteder Det er vigtigt at have oprettet de korrekte omkostningssteder i fordelingsregnskabet, ellers kan det medføre udelukkelse af observationer. På hospitaler med en fødegang skal der være oprettet et særskilt omkostningssted for fødegangen, som kun indeholder aktiviteten på fødestuen. Det vil sige, at på omkostningsstedet er isoleret de omkostninger, der går til fødslen. Det betyder, at barselsafsnittet ikke skal indgå i fødselstaksten. Altså udgifter til driften af fødegangen, medicin, evt. hjælp fra anæstesi til epiduralbedøvelser, udgifter til jordemoder og plejepersonale samt de sekretærudgifter, der er i forbindelsen med registreringen af de fødende. Akutte kejsersnit m.m. skal ligge på operationsgangen. Ligeledes skal der være oprettet et særskilt omkostningssted til jordmoderkonsultationer. Alle afdelinger/afsnit, som der er aktivitet på (dvs. har udskrivninger eller ambulante besøg registreret i PAS) skal være placeret på et omkostningssted i mapningstabellen. Der skal være konsistens i brugen af SKS-koder, i forhold til om der bruges 7-cifrede afdelingskoder eller 8- cifret afsnitskoder. Hvis der bruges 8-cifret eller mere (afsnitskoder), skal de anvendes konsekvent alle steder, dog undtaget kliniske hjælpeafdelinger. Der skal være et omkostningssted for hver operationsgang. Operationsgangene skal være specialeopdelte, samt være opdelt på stationær og ambulant aktivitet. Der skal være oprettet særlige omkostningssteder for dyr medicin, implantater og særydelser/tillægsydelser. Det er vigtigt at få udskilt særligt dyre implantater, særlig dyr medicin eller andre dyre særydelser/tillægsydelser, så omkostningen til dette rammer de rigtige patienter, i stedet for bare at deles ud på alle patienter. Udefunktioner fysisk placeret på andre hospitaler skal fremgå af mapningstabellen. 21
Omkostningsstederne skal have de rigtige omkostningstyper: Ambulatorier skal have den specialespecifikke ambulante omkostningstype AMBxxx eller AMB, hvis der ikke er lavet specialespecifikke ambulante vægte på det pågældende speciale. Øjenområdet: Skal have omkostningstype AMBOJI, hvis omkostninger til implantater er inkluderet, ellers AMBOJE. Disse omkostningstyper benyttes uanset om det er en sengeafdeling, et ambulatorium eller en operationsgang. Sengeafdelinger: Skal alle have omkostningstypen SENG. Stationære operationsgange inkl. anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af deres stamafdeling i PAS: Skal have omkostningstypen OPANVGT. Stationære operationsgange inkl. anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af producerende afdeling på de udførte operationer: Skal have omkostningstypen OPAN. Stationære operationsgange ekskl. anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af deres stamafdeling i PAS: Skal have omkostningstypen OPERVGT. Stationære operationsgange ekskl. anæstesi, hvor patienterne udvælges på baggrund af producerende afdeling på de udførte operationer: Skal have omkostningstypen OPER. Anæstesi: Hvor patienterne udvælges på baggrund af deres stamafdeling skal omkostningstypen være ANAEVGT, hvor patienterne udvælges på baggrund af producerende afdeling på de udførte operationer skal omkostningstypen være ANAE Ambulante operationsgange (sammedags- og dagkirurgi): Skal have samme omkostningstype som det tilhørende ambulatorium dvs. AMBxxx eller AMB. Intensiv: Skal have omkostningstypen INTE. Fys- og ergoterapi: Skal have omkostningstypen FYER Patienthotel: Skal have omkostningstypen HOTL Opvågning: Skal have omkostningstype OPV. Fødegang: Skal have omkostningstypen FOED. Jordemoderkonsultationer: Skal have omkostningstypen JORD. Tværgående ydelser: Skal have de tilhørende omkostningstyper (RADI, PATO osv.) Medicin og implantater: Skal hhv. have omkostningstypen MEDI og IMPL. Særydelser: Dyre utensilier, dimser og dutter, som ikke kan defineres som medicin eller implantater, skal have omkostningstypen SYDE. Tillægsydelser: Særlige omkostninger på en sengeafdeling, et ambulatorie eller operationsgang, som kan knyttes til specifikke patienterne via fx en procedurekode, skal have omkostningstypen TILL. For omkostningstyperne OPER, OPAN, OPV, FOED, JORD, SYDE, TILL, MEDI, IMPL og de tværgående ydelser gælder, at hvis der er flere af samme type, skal de nummereres fortløbende og have tre bogstaver og et tal f.eks. INT1 og INT2. Disse omkostningstypeangivelser skal stå i kolonne G OmkTypeNummeret. Dette er dog indbygget i skabelonen og opdateres automatisk. 22
5.3 Implantater og dyr medicin Implantater og dyr medicin skal defineres som endelige omkostningssteder, hvis de prismæssigt er belastende for den enkelte patient. Disse omkostningssteder skal identificeres via procedure-, behandlingsog/eller diagnosekoder, eller pr. CPR nummer. Udover at oprettes som et endeligt omkostningssted, skal implantat- og medicinomkostningssteder også indsættes i arkene Implantater og Medicin. I arket vælges i kolonnen OmkstedNavn, via drill-down, mellem omkostningsstederne, som er defineret i mapningstabellen. Det er derfor nødvendigt, at omkostningsstedet allerede er oprettet i mapningstabellen, inden definitionerne i arket med implantater og medicin laves. I arket laves en linje for hver kode, der skal medtages. Hvis der er fire procedurekoder til et implantat, laves der fire linjer med samme OmkstedNavn, og der skrives en kode på hver linje. Det betyder, at der med fordel kan sættes farver på linjerne via Opdater Farve -knappen, så samme omkostningssted får samme farve. SKS-koden (det kan være diagnose-, behandlings- eller procedurekode) tastes ind i kolonnen Kode, og det markeres det med *, hvis koden også gælder underkoder. Eksempel: Kode BOHJ18; hvis der skrives * efter, betyder det, at også BOHJ18A medtages, men hvis der ikke står *, medtages kun den specifikke kode BOHJ18. Kolonnen Kodebeskrivelse kan bruges af dokumentationshensyn til at indtaste navnet på koden, såfremt hospitalerne ønsker det. Kolonnen Fritfelt bruges som fri-tekstfelt, som er et felt til hospitalets egne notater. Kolonnen Regel bruges til at angive efter hvilken regel procedurekoderne skal optælles. I drill-down menuen skal der vælges mellem fire regler: stamafdeling pr. kode, stamafdeling pr. udskrivning, producerende afdeling pr. kode eller producerende afdeling pr. udskrivning. I de tilfælde, hvor der skal anvendes en CPR-liste til at optælle medicin eller implantater, udfyldes regel-kolonnen ikke. I kolonnen Forventet enhedspris angives, hvis hospitalet har en fastsat pris pr. implantat/medicin, og i kolonnen Forventet antal enheder angiver hospitalet det antal ydelser, som det forventes, at der findes. Det er ikke altid, at Sundhedsdatastyrelsen finder det samme antal ydelser som hospitalerne, så derfor angiver Sundhedsdatastyrelsen det antal ydelser, som indgår i omkostningsdatabasen i kolonnen Sundhedsdatastyrelsen antal enheder. 23
Der er udarbejdet en inspirationsliste med udgangspunkt i implantater og medicin, som hospitalerne tidligere har anvendt (prisen på medicin og implantater er vejledende). Hospitalerne skal forholde sig til om alle implantater/medicin er medtaget i fordelingsregnskabet. De enkelte koder diskuteres med afdelingerne og medtages, hvis de findes på hospitaler. I forbindelse med identifikation af patienter med implantater og medicin, kan det være nødvendigt, at hospitalerne sender et udtræk indeholdende cpr-numre. CPR-numre sendes elektronisk til Sundhedsdatastyrelsen via lukket esundhed. 5.4 Fordelingsregnskab Arket med Fordelingsregnskab udfyldes med et økonomi-udtræk. I Region Midtjylland, Region Syddanmark; Region Hovedstaden og Region Nordjylland er det muligt at få Sundhedsdatastyrelsen til at levere økonomiudtrækket indsat i matricen, og herudover kan det også kobles med de procenter, der var sat på et givent kontonummer sidste år. På den måde bliver der sat det samme kontonummer på i år, hvis omkostningsstederne er de samme som sidste år. Således skal procenterne på kontonumre, der var i brug sidste år, ikke indtastes igen, men blot verificeres eller tilrettes af hospitalet. Der må ikke være tomme felter i kolonne I KontoNr, ellers kan Sundhedsdatastyrelsen ikke anvende matricen til beregninger. 5.5 Fordeling af løn I fordelingsregnskabet fordeles hvert kontonummer med procenter til omkostningsstederne. Udgifterne til løn kan være bogført både på det enkelte afsnit, eksempelvis på sengeafsnit X, eller på afdelingens fællesafsnit. Den udgift til løn, der er bogført på fællesafsnittet, skal fordeles ud på afdelingens omkostningssteder. For at synliggøre hvilken type løn, som fordeles, kræves en opdeling af lønudgiften på stillingskategorier. Dette gøres med et udtræk fra lønsystemet og anvendelse af knapperne Indsæt og Slet række. Udtrækket indsættes i stedet for den linje, hvor summen af lønnen står i. Desværre stemmer lønsystem og økonomisystem ikke altid overens, men det er vigtigt, at det er lønudtrækket, der kommer til at stemme overens med den sum, som økonomisystemet angav. Der kan evt. indsættes en restsum, eller differencen kan uddeles på stillingskategorierne. I kolonnen Løntype vælges også den løntype, der kan knyttes til beløbet. Bemærk, at det kræves, at alle lønfordelingerne tilknyttes en nøgle. Dette betyder, at kolonnen Fordelingsnoegle skal udfyldes, når der er tale om lønudgifter. Her kan der vælges enten prædefinerede nøgler (fra arket FordelingsNøgle) eller at indtaste beskrivelser af egne nøgler. 24
5.6 Deadline d. 1. februar Der er sat en deadline d. 1. februar, hvor hospitalerne skal aflevere en oversigt over, hvilke fordelingsnøgler de vil anvende i fordelingsregnskabet. Denne deadline er sat af flere årsager. Deadlinen bruges som en kontrol af fordelingsnøglerne. Her ses på opdateringsfrekvens samt om det er muligt, at anvende en mere sigende nøgle. Der tjekkes desuden for gamle fordelingsnøgler. En fordelingsnøgle må ikke være mere end fem år gammel, så hvis ingen fordelingsnøgler er opdateret siden sidste år, så tages der en snak omkring fordelingsnøglerne med hospitalet. Der er to typer af fordelingsnøgler. Der er de fordelingsnøgler som fordeler de midlertidige omkostningssteder og de fordelingsnøgler, der fordeler lægelønnen og de udgifter, som bliver bogført på afdelingernes fælles konto. I arket med de midlertidige omkostningssteder er der en kolonne til beskrivelsen af nøglen, samt en kolonne til angivelse af, hvornår nøglen sidst er opdateret. Disse to kolonner, sammen med en forklaring af nøgler som skal anvendes til fordelingen af lægeløn og udgifterne fra afdelingernes fælles konto, er det der skal udfyldes til deadline d. 1. februar. 5.7 Fordelingsnøgler Arket FordelingsNoegler benyttes til at fremme dokumentationen af nøglerne, som anvendes både til fordelingen af de midlertidige omkostningssteder og til fordelingen af lønudgifter i selve fordelingsregnskabet. Arket FordelingsNoegler skal ses som en hjælp til fordelingen og det er derfor valgfrit om arket udfyldes eller der i stedet vælges at skrive nøglerne direkte ind i fordelingsregnskabsarket. Arket FordelingsNoegler er dog det letteste sted at dokumentere lønnøglerne i fordelingsregnskabet til deadlinen d. 1. februar. I arket FordelingsNoegler kan man definere de fordelingsnøgler, der anvendes. For hver nøgle indtastes et NoegleNavn og en NoegleType, og derudover kan nøglen i kolonnen Beskrivelse defineres nærmere. F.eks. lægeløn som NoegleNavn, vagtplaner som NoegleType og Arbejdstidsplaner kombineret med samtale med afdelingen som Beskrivelse. NoegleNavn NoegleType Beskrivelse FritFelt1 FritFelt2 Lægeløn Vagtplaner Elektroniske arbejdstidsplaner kombineret med samtale med afdelingen Felterne NoegleNavn og NoegleType er røde, fordi de skal udfyldes og feltet Beskrivelse er blåt, fordi det ikke er obligatorisk, at dette felt udfyldes, det er dog en god ide at beskrive nøglerne nærmere, især lønnøglerne. Derudover skal det angives om nøglen bliver anvendt i kolonnen Er nøglen brugt?. Er nøglen brugt? Nøgle Sum Omksted001 Omksted002 Omksted003 100,00 50,00 50,00 100,00 100,00 x 100,00 25,00 25,00 50,00 25
Specifikke nøgler, som bruges flere gange til fordeling af omkostninger, kan med fordel skrives ind i FordelingsNoegler arket, da nøglens procentfordeling kan indtastes på omkostningssteder og denne procentfordeling følger så med over i de to andre ark (FordelingMidlertidige og Fordelingsregnskab), når nøglerne bruges i disse. Derved undgås det at skulle indtaste procentfordelingen hver gang den samme nøgle bruges. Kolonnen NoegleSum viser, om hver række summer til 100 pct. For de generelle nøgler, skal der ikke indtastes procentfordelinger, da procentfordelingen vil være forskellig for hver gang nøglen anvendes. Når nøgler i FordelingsNoegler arket er indtastes, vil det være muligt i FordelingMidlertidige og Fordelingsregnskabs arkene, at vælge nøglerne i nøglekolonnerne. I nøglekolonne felterne fremkommer der en drilldown menu, hvor der kan vælges mellem alle de nøgler, der er indtastet i FordelingsNoegler arket. Knappen Tjek Nøgler i FordelingsNoegler arket tjekker for dubletter af dokumentation af nøglerne. Som det kan se i nedenstående fremkommer der en fejl fordi Nøgle1_bruttodriftsudgift er blevet brugt i Fordelingsregnskabs eller FordelingMidlertidige arkene, men ikke er blevet oprettet i arket FordelingsNoegle. 26
Det er vigtigt at forholde sig til, hvilke nøgler, der skal anvendes til de forskellige fordelinger. Nogle nøgler vil være mulige at udarbejde inden de endelige regnskabstal foreligger. Det kan eksempelvis være fordelingen af lægeløn og kvadratmeter. I forbindelse med afleveringen d. 1. februar af oversigten over hvilke nøgler der anvendes, er det vigtigt at have forholdt sig til, hvorfor den konkrete nøgle er valgt. Hvis der anbefales en anden nøgle end den valgte, skal valget begrundes. 5.8 De midlertidige omkostningssteder Når de midlertidige omkostningssteder bliver defineret i mapningstabellen kommer de frem i arket FordelingMidlertidige. I arket står alle omkostningsstederne angivet som kolonner, mens de midlertidige omkostningssteder står som rækker. Kaskadestrukturen er indtegnet i skabelonen og bevirker, at der ikke kan fordeles udgifter forkert jf. kaskademodellen. Modellen er beskrevet i bilag 2 Kaskademodellen. I kolonnen FordelingsNoegle skal der indtastes en beskrivelse af hvilken fordelingsnøgle, der er anvendt. Nøglerne er nu prædefineret og flere kan tilføjes i arket FordelingsNøgler. Desuden skal der i kolonnen NoegleAar også indtastes hvilket år, nøglen er opdateret i. Dette er indsat for at henlede opmærksomheden på opdateringsfrekvensen. Bemærk at der ikke må fordeles fra midlertidige omkostningssteder til de endelige omkostningssteder, der udelukkende indeholder medicin eller implantater, da disse udelukkende skal bestå af den konkrete udgift. 27